Порядок разработки, оформления и утверждения должностной инструкции, СМК-МИ-4.2.002-07

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Якутский государственный университет им.

«УТВЕРЖДАЮ»

Ректор ЯГУ им.

«___» ____________ 200__ г.

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

 

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, ОФОРМЛЕНИЯ

И УТВЕРЖДЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

СМК-МИ-4.2.002-07

Якутск, 2007

Согласования

РАЗРАБОТАНО
Отделом управления качеством образования
Начальник
	подпись, дата
Ведущий методист
	подпись, дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления кадров
	подпись, дата
Начальник юридического отдела
	подпись, дата
УТВЕРЖДЕНО
Приказом № 000 от « 25 » декабря 2007 г.

Содержание

Перечень сокращений и обозначений …………………………………………………	4
1. Область применения ………………………………………………………………….	4
2. Нормативные ссылки ………………………………………………………………...	4
3. Термины и определения ……………………………………………………………...	5
4. Общие положения …………………………………………………………………….	5
5. Порядок работ по управлению ДИ: разработка, утверждение, введение в действие, хранение, актуализация и внесение изменений ………………………….	5
6. Требования к построению ДИ ……………………………………………………….	6
6.1. Титульный лист ……………………………………………………………………..	6
6.2. Согласования ………………………………...............................................................	6
6.3. Общие положения ……………………………………………..................................	6
6.4. Основные функции ………………………………………………………………....	7
6.5. Пакет основополагающих документов ……………………………………….….	7
6.6. Права сотрудника ……………………………………………………….…………..	8
6.7. Ответственность сотрудника ……………………...................................................	8
6.8. Рабочее место сотрудника …………………………………………………….……	9
6.9. Оценка результатов деятельности ……………………….....................................	9
6.10. Отметка об ознакомлении с должностной инструкцией ……………..……….	9
Приложение . Форма титульного листа ………………………………………….	10
Приложение . Макет должностной инструкции ………………………………...	11

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И ОБОЗНАЧЕНИЙ

ЯГУ	—	Якутский государственный университет им.
ОУКО	—	Отдел управления качеством образования
УК	—	Управление кадров
ОКУД	—	Общероссийский классификатор управленческой документации
ОК	—	Общероссийский классификатор занятий
ОКПДТР	—	Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

В настоящей МИ использованы термины и определения по ГОСТ Р ИСО :

СМК	—	Система менеджмента качества
ДИ	—	Должностная инструкция
ПСП	—	Положение о структурном подразделении
МИ	—	Методическая инструкция

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящая МИ является документом СМК ЯГУ, определяющим требования к построению, содержанию, оформлению и утверждению должностных инструкций для сотрудников и изменений к ним.

1.2. Оформление и построение МИ соответствует требованиям стандарта ГОСТ Р 6.30-2003, управление изменениями осуществляется в соответствии с СМК-ДП-4.2.3. «Управление документацией».

1.3. Настоящая МИ обязательна к применению всеми структурными подразделениями университета в части ее деятельности, связанной с построением, содержанием, оформлением и утверждением ДИ для сотрудников университета и внесением изменений в ДИ.

1.4. Ответственность за разработку, издание, введение в действие и актуализацию настоящей МИ несут руководители подразделений, начальник ОУКО и УК.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Настоящая МИ разработана с учетом требований следующих правовых и нормативных документов:

- Трудовой кодекс Российской Федерации от 01.01.01 г. N 197-ФЗ;

- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. );

- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. N 332-ст);

- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. );

- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» (принят постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. );

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. № 000);

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 01.01.01 г. № 37);

- ОК 010-93 (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. N 298);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. № 000).

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника университета при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Полномочия — официально делегированное, ограниченное, присущее сотруднику (руководителю) право приказывать, исполнять, принимать решения и распределять ресурсы, которое проистекает из официальной власти.

Должностные обязанности — основные функции, которые полностью или частично могут быть поручены сотруднику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

Ответственность — возлагаемое на кого-либо или взятое кем-либо обязательство отчитываться в каких-либо действиях и принимать на себя вину за возможные их последствия.

Право — свобода, возможность совершать или осуществлять что-либо, предоставляемые законами государства.

4.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ДИ регламентирует правовое положение работников и устанавливает их права, полномочия, должностные обязанности и ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации об образовании, нормативными правовыми актами Федерального агентства по образованию, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

ДИ является организационно-правовой основой:

- объективного определения соответствия работника занимаемой должности при оценке его компетентности при приеме на работу, аттестации, присвоении квалификационного разряда, поощрении или наложении дисциплинарного взыскания;

- повышения ответственности сотрудника за результаты его деятельности и привлечения к установленной ответственности (административной, гражданской или уголовной) за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей или не использование полномочий.

5. ПОРЯДОК РАБОТ ПО УПРАВЛЕНИЮ ДИ: РАЗРАБОТКА, УТВЕРЖДЕНИЕ, ВВЕДЕНИЕ В ДЕЙСТВИЕ, ХРАНЕНИЕ, АКТУАЛИЗАЦИЯ И ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ.

5.1. ДИ разрабатывается руководителем структурного подразделения в соответствии с настоящей методической инструкцией, ОК и ОКПДТР. Наименование ДИ должно отвечать должности работника в соответствии со штатным расписанием университета. При наличии в структурном подразделении нескольких сотрудников, занимающих одинаковые должности и выполняющих одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция, которая является руководящим документом для всех этих сотрудников.

5.2. ДИ подписывается руководителем структурного подразделения — разработчиком ДИ и согласовывается с начальником юридического отдела, начальником УК и начальником ОУКО ЯГУ.

5.3. Руководитель структурного подразделения представляет ДИ на утверждение ректору.

5.4. Утвержденную ДИ руководитель структурного подразделения сдает в УК ЯГУ, где она и хранится в соответствии с установленным порядком хранения.

5.5. Копия ДИ для внутреннего пользования снимается с утвержденной ДИ руководителем структурного подразделения, заверяется в УК ЯГУ и находится в структурном подразделении.

5.6. ДИ доводится до сведения сотрудника под роспись до заключения трудового договора.

5.7. Внесение изменений в ДИ не допускается. При необходимости внесения изменений ДИ выпускается в новой редакции (версии) в следующих случаях:

- при перераспределении, изъятии или добавлении функций, при изменении структуры и т. п.;

- при изменении названия организации или структурного подразделения;

- при реорганизации университета;

5.8. Обозначение ДИ включает:

- код «ДИ»;

- номер структурного подразделения в соответствии со структурой ЯГУ (например, — );

- порядковый номер ДИ в структурном подразделении (например, 02 — главный специалист) в соответствии со штатным расписанием;

- две последние цифры года выпуска (например, 07).

Пример, СК-ДИ-1525.02-07.

6.  ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ ДИ.

Структурные элементы должностной инструкции:

- титульный лист;

- согласование;

- общие положения;

- основные функции;

- пакет основополагающих документов;

- права;

- ответственность;

- рабочее место сотрудника;

- отметка об ознакомлении с должностной инструкцией.

Макет ДИ приводится в Приложении №2.

6.1. Титульный лист

Титульный лист ДИ должен соответствовать форме титульного листа, приведенной в Приложении №1 настоящего документа.

6.2. Согласования

При большом составе согласующих должностных лиц Согласование оформляется на отдельном листе. В иных случаях допускается совмещение Согласования с Титульным листом ПСП, оформление в соответствии с Приложением №1.

6.3. Общие положения

В разделе «Общие положения» указываются правовые акты и нормативные документы, определяющие деятельность, права, полномочия и ответственность сотрудника, а также устанавливаются:

- категория должности;

- квалификационные требования и требования, предъявляемые к компетентности;

- подчиненность работника и перечисление работников и/или структурных подразделений, подчиненных ему;

- порядок назначения и освобождения сотрудника от занимаемой должности и замещения работника в период его отсутствия.

Категория должности определяется в соответствии с ОКПДТР: руководитель, специалист, технический исполнитель. Для одной и той же должности предусматривается без изменения ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда.

Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью, разрабатываются на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих ОК и ОКПТДТР.

Требования, предъявляемые к компетентности сотрудника:

уровень профессиональной подготовки, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

методы и средства, которые сотрудник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей и т. п.

Порядок назначения и освобождения сотрудника от занимаемой должности, наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник, а также порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия разрабатываются на основе ПСП.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

6.4. Основные функции

В разделе «Основные функции» указываются:

- должностные обязанности сотрудника;

- форма участия сотрудника в управленческом процессе.

Должностные обязанности сотрудника определяются исходя из задач и функций конкретного структурного подразделения университета и должны соответствовать матрице ответственности, представленной в ПСП.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями. Возможно расширение круга обязанностей сотрудников, установленных соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Кроме того, в качестве должностных обязанностей могут быть указаны обязанности, возлагаемые на сотрудника, в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых структурным подразделением по решению ректора (проректора). К должностным обязанностям относится также положение о выполнении разовых служебных поручений.

Помимо основных функций в разделе приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов.

Форма участия сотрудника в управленческом процессе определяется на основе должностных обязанностей. В данном пункте указывается, что выполняет сотрудник: руководит, утверждает, обеспечивает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и т. п. и может быть представлен перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются).

6.5. Пакет основополагающих документов

В пакет основополагающих документов входят:

- должностная инструкция, на основании которой сотрудник университета осуществляет свою деятельность и реализует свои полномочия;

- правовые,

- организационно-распорядительные,

- нормативные,

- технические документы, которыми руководствуется сотрудник при осуществлении своей деятельности.

Пакет документов руководителей высшего звена и некоторых категорий сотрудников, работающих самостоятельно (например, юрисконсульт) должен соответствовать нормативным основаниям деятельности, приводимым в Положении о структурном подразделении.

Помимо перечисленных составляющих данного раздела в ДИ самостоятельного специалиста (не входящего в штат какого-либо структурного подразделения) целесообразно подробно изложить взаимоотношения со структурными подразделениями и отдельными специалистами.

6.6. Права сотрудника

В данном разделе приводят перечень определенных законодательством и внутренними документами университета прав сотрудника, необходимых ему для выполнения обязанностей.

Конструкция данного раздела может быть следующей:

Сотрудник вправе:

1. Знакомиться с проектами решений ректора (проректора), руководителя структурного подразделения, касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы.

2. Присутствовать на заседаниях, собраниях университета (структурного подразделения) по вопросам деятельности университета (структурного подразделения).

3. Участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей.

4. Вносить на рассмотрение ректора университета (проректора), руководителя структурного подразделения предложения по улучшению деятельности университета (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности университета (структурного подразделения) недостатков.

5. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений.

6. Запрашивать лично или по поручению ректора (проректора), руководителя структурного подразделения от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения ректора (проректора)).

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Обращаться к вышестоящим руководителям за содействием в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных должностной инструкцией.

В данном разделе могут быть зафиксированы права служащего на карьерный рост, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организациях, не запрещенных законодательством Российской Федерации.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:

1. Действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями университета в пределах своей компетенции.

2. Вносить на рассмотрение ректора (проректора) представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3. Сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

4. Те или иные права могут быть конкретизированы с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

6.7. Ответственность сотрудника

В разделе «Ответственность» формулируется содержание, формы и мера ответственности работника за результаты и последствия принимаемых решений и выполняемых работ, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, относящихся к кругу его обязанностей в соответствии с требованиями законодательства. Кроме того, в ДИ руководителя структурного подразделения можно включить пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников структурных подразделений — пункты о нарушении субординации.

6.8. Рабочее место сотрудника

В разделе указывается оснащенность рабочего места оборудованием, мебелью и инвентарем, необходимыми для выполнения работником своих должностных обязанностей. В зависимости от категории сотрудника необходимо указать, где находится рабочее место сотрудника.

Допускается изменение расположения стационарного рабочего места сотрудника в соответствии с приказом ректора в следующих случаях:

- изменение расположения структурного подразделения;

- ремонт аудитории;

- форс-мажорные обстоятельства.

6.9. Оценка результатов деятельности

В разделе рекомендуется отражать критерии, по которым будет оцениваться деятельность сотрудника. Например:

1. Скорость, полнота и достоверность предоставления информации о ЯГУ по кругу должностных обязанностей.

2. Качественное составление и оформление документации в рамках своей компетенции.

3. Соблюдение норм деловой этики.

6.10. Отметка об ознакомлении с должностной инструкцией

Требования ДИ являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой ДИ.

Приложение

Форма титульного листа

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Якутский государственный университет им.

«УТВЕРЖДАЮ»

Ректор ЯГУ им.

«___» ____________ 200__ г.

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

 

СМК-ДИ-ХХХХХ. ХХ-07

РАЗРАБОТАНО
Должность руководителя структурного подразделения
	подпись, дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления кадров
	подпись, дата
Начальник юридического отдела
	подпись, дата
Начальник отдела управления качеством образования
	подпись, дата

Якутск, 200 __

Приложение

Макет должностной инструкции

1 Общие положения

2 Основные функции

3 Пакет основополагающих документов

4 Права

5 Ответственность

6 Рабочее место

7 Оценка результатов деятельности

8 Отметка об ознакомлении с должностной инструкцией

С инструкцией ознакомлен(а):

Ф. И.О.		Подпись		Дата