Система менеджмента качества. Положение о международном отделе

Система менеджмента качества. Положение о международном отделе

ПРОЕКТ УТВЕРЖДАЮ Ректор Марийского государственного университета _________________ «___» ______________ 20__ г. СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПОЛОЖЕНИЕ о международном отделе ПСП СМК - Версия 1.0 Дата введения: < > СОГЛАСОВАНО Первый проректор – проректор по учебной работе, Представитель руководства по качеству ___________________ «___» ______________ 20__ г. Йошкар–Ола 2010

Содержание

1 Термины, определения, обозначения и сокращения 3

2 Общие положения 3

3 Назначение, основные задачи и функции международного отдела 3

4 Права начальника международного отдела 7

5 Ответственность начальника международного отдела 7

6 Взаимоотношения и связи с другими подразделениями 10

Лист согласования 12

1 Термины, определения, обозначения и сокращения

В настоящем документе приняты следующие сокращения:

ИВЦ – информационно-вычислительный центр;

КДО – курсы дополнительного образования;

МарГУ – ГОУ ВПО «Марийский государственный университет»;

МИД – Министерство иностранных дел;

МО – международный отдел;

РМЭ – Республика Марий Эл;

УМС – учебно-методический совет;

УБУФиП – управление бухгалтерского учета, финансов и прогнозирования;

УФМС – Управление Федеральной миграционной службы.

2 Общие положения

2.1 Международный отдел (МО) является структурным подразделением ГОУВПО «Марийский государственный университет».

2.2 Международный отдел создан приказом ректора №17-П от 01.01.2001 г. на основании решения Ученого совета университета.

2.3 Подразделение возглавляется начальником международного отдела.

2.4 Международный отдел находится в непосредственном подчинении ректора.

2.5 Начальник международного отдела назначается и освобождается от должности приказом ректора ГОУВПО «Марийский государственный университет».

2.6 Международный отдел в своей работе руководствуется действующим законодательством РФ в области образования и миграционной политики; приказами и инструктивными документами Министерства образования и науки; Уставом университета и дополняющими его внутренними нормативными актами, регламентирующими образовательную деятельность университета; приказами и распоряжениями ректора, распоряжениями проректоров по основным направлениям деятельности; планом работ отдела; правилами внутреннего трудового распорядка; правилами по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности, действующими в университете.

2.7 При обеспечении качества международный отдел руководствуется действующими в университете Политикой в области качества, Руководством по качеству и документацией системы менеджмента качества.

2.8 Подразделение реорганизуется и ликвидируется приказом ректора университета на основании решения Ученого совета МарГУ по представлению ректората.

2.9 На работников подразделения распространяются действующие в университете системы оплаты труда.

2.10 Международный отдел МарГУ имеет круглую печать и штамп для заверения документально оформленных действий с другими структурными подразделениями, сторонними организациями и гражданами Российской Федерации. Круглая печать недействительна в финансовых документах для отделения Федерального казначейства и учреждений банка, для всех видов договоров.

3 Назначение, основные задачи и функции международного отдела

3.1 Назначение: международный отдел призван активно содействовать интеграции МарГУ в мировое образовательное пространство, способствовать повышению качества образовательного процесса и эффективности научных исследований посредством международных академических обменов, совместных с зарубежными партнерами научно-образовательных проектов и программ.

3.2  Основные задачи международного отдела:

·  организационно-правовое обеспечение международного сотрудничества МарГУ с зарубежными партнерами;

·  выработка приоритетных направлений развития международных связей с конкретными странами, зарубежными академическими, научными и общественными организациями;

·  активизация академической мобильности профессорско-преподавательского и студенческого составов в рамках международных проектов и программ;

·  содействие внедрению в образовательный процесс принципов Болонской декларации 1999г.;

·  продвижение конкурентоспособных программ и учебных материалов университета на рынок международных образовательных услуг;

·  внедрение международного опыта и передовых методов в процессы управления университетом;

·  обеспечение обмена опытом с вузами региона в области передовых международных образовательных технологий;

·  привлечение на обучение в МарГУ иностранных студентов, аспирантов, стажеров и слушателей;

·  продвижение информации о возможностях обучения и реализации совместных программ сотрудничества с МарГУ на российском и международном рынке образовательных услуг;

·  организация языковой и страноведческой подготовки участников международных программ академического и культурного обмена в рамках курсов дополнительного образования (КДО);

·  осуществление индивидуальных консультаций по вопросам участия в международных программах образовательного и культурного обмена;

·  организация курсов повышения квалификации, курсов профессиональной подготовки в области международного академического сотрудничества, управления международными связями вуза и международной проектной деятельности.

3.3  Для решения основных задач, указанных в п. 2.2., международный отдел выполняет следующие основные функции:

Организационные функции отдела:

·  ведение номенклатуры дел отдела;

·  взаимодействие с инженерно-техническими подразделениями университета с целью соответствующего обеспечения качества рабочей среды международного отдела;

·  планирование деятельности отдела на учебный год;

·  ведение табеля учета рабочего времени.

Функции по основной деятельности отдела:

·  исполнение приказов и распоряжений ректора, решений Ученого совета, в рамках своей деятельности;

·  обеспечение выполнения Политики и Целей организации в области качества в рамках деятельности отдела;

·  разработка основных программных документов и планов развития университета в части, касающейся международного сотрудничества;

·  подготовка проектов международных договоров с участием университета;

·  координация вопросов взаимодействия университета с российскими и зарубежными партнерскими учреждениями путем ведения деловой переписки, переговоров, организации и участия в совместных мероприятиях;

·  подготовка и представление отчетов о международной деятельности университета ректору и руководству соответствующих курирующих структур Министерства образования и науки;

·  реализация проектов и предложений структурных подразделений университета, отдельных сотрудников о возможностях развития международных связей университета путем приглашения иностранных студентов и специалистов, направления студентов и преподавателей вуза за рубеж, проведения международных научных мероприятий и т. д.;

·  обеспечение взаимодействия международного отдела со структурными подразделениями университета, участвующими в мероприятиях по приему иностранных делегаций;

·  подготовка и представление на утверждение ректора МарГУ проектов приказов, касающихся международной деятельности университета;

·  организация работ по выполнению обязательств МарГУ в соответствии с заключенными международными договорами и соглашениями;

·  перевод специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, материалов переписки с зарубежными организациями, а также материалов конференций, совещаний, семинаров и т. п.;

·  привлечение и обеспечение приема иностранных делегаций, ученых, студентов, аспирантов и специалистов;

·  постановка/снятие с миграционного учета, визовая поддержка;

·  контроль соблюдения норм российского миграционного законодательства иностранными гражданами, находящимися на территории РФ по приглашению университета;

·  организация и проведение международных летних школ и студенческих лагерей;

·  оформление и выдача европейского приложения к диплому.

Функции по программно-информационной деятельности:

·  обеспечение информационного сопровождения международной деятельности университета в электронных, печатных и вещательных средствах массовой информации;

·  организация и проведение информационных мероприятий в рамках университета по вопросам международной деятельности;

·  участие в образовательных выставках регионального, российского и международного уровня;

·  распространение информации о возможностях получения финансирования из внешних источников на образование и проведение исследований в России и за рубежом;

·  информационная поддержка Интернет-страницы МарГУ.

Функции по организационному и документационному сопровождению программ международной академической мобильности:

·  программы LOGO («Сельское хозяйство и экологическое равновесие с Восточной Европой»), Германия;

·  международных волонтерских проектов;

·  стипендиальных программ Германской службы академических обменов (DAAD);

·  стипендиальных программ Франции (Campus France);

·  стипендиальных программ США (Программа Фулбрайта, IREX);

·  стипендиальных программ Европейского Союза (Erasmus Mundus и др.).

Функции по организации курсов дополнительного образования международного отдела (КДО МО):

·  разработка программ КДО МО, программ индивидуальных консультаций, курсов повышения квалификации и курсов профессиональной подготовки;

·  составление калькуляций стоимости обучения;

·  организация набора слушателей;

·  формирование списка слушателей и подготовка приказа о зачислении;

·  организационно-методическое сопровождение учебного процесса (расписание, взаимодействие с преподавателями/слушателями);

·  выдача сертификатов по итогам обучения и регистрация выдачи сертификатов;

·  контроль поступления денежных средств на субсчет МО.

Функции в области мониторинга, анализа и измерения:

·  ведение статистического учета измеряемых показателей международной деятельности;

·  деятельность по анализу и улучшению.

Результаты деятельности международного отдела оцениваются с помощью системы следующих показателей:

показатели процесса:

·  количество заключенных международных договоров;

·  количество исполняемых проектов сотрудничества с иностранными партнерами;

·  количество проведенных информационных и научных мероприятий;

·  численность участников международных научных мероприятий;

·  численность иностранных граждан, посетивших университет;

·  численность представителей МарГУ, выезжавших за рубеж для участия в международных научных мероприятиях, стажировках, программах академического и культурного обмена;

показатели продукта:

·  количество лиц, выезжающих за рубеж для обучения, проведения исследований или участия в международных научных мероприятиях;

·  количество иностранных граждан, прибывающих по приглашениям университета, количество участников информационных и научных мероприятий;

·  количество слушателей, зачисленных, обучающихся и выпускаемых по итогам обучения по программам КДО МО, программам индивидуальных консультаций, курсов повышения квалификации и курсов профессиональной подготовки;

·  количество сертификатов, выданных по итогам обучения.

показатели удовлетворённости:

·  отзывы участников программ международных академических обменов, иностранных граждан, прибывающих в университет;

·  оценки международной деятельности университета федеральными курирующими структурами;

·  совместные с зарубежными соавторами научные публикации, патенты, сертификаты, дипломы и другие награды и формы подтверждения участия представителей университета в международном академическом сотрудничестве.

4 Права начальника международного отдела

4.1 Начальник международного отдела имеет право:

·  информировать ректора университета о нарушениях положений, инструкций, приказов, договоров университета по вопросам, отнесенным к компетенции подразделения;

·  вносить предложения руководству университета по вопросам, касающимся деятельности МО, применения мер поощрения сотрудников МО по результатам работы и взыскания за нарушение установленных норм и требований;

·  запрашивать и получать от подразделений университета в установленном порядке необходимые для работы отдела информацию, материалы, служебную документацию;

·  подготавливать и распространять в подразделениях университета в установленном порядке соответствующие профилю отдела информационные материалы;

·  требовать предоставления сведений о заграничных командировках сотрудников и преподавателей университета, а также направлении студентов на обучение и стажировки за рубеж;

·  требовать соблюдения правил миграционного учета и визового режима в отношении иностранных граждан, приглашенных МарГУ;

·  организовывать и проводить в подразделениях университета плановые и внеплановые мероприятия в соответствии с целями и задачами отдела;

·  давать заключения, рекомендации и установки по результатам проведенных мероприятий, контролировать их реализацию;

·  привлекать при необходимости к решению задач в пределах компетенции отдела преподавателей и сотрудников университета, включая создание рабочих инициативных и экспертных групп;

·  формировать заявки на приобретение технических средств и расходных материалов, необходимых для осуществления своей деятельности;

·  устанавливать деловые контакты со службами других вузов в пределах компетенции отдела;

·  начальник отдела имеет другие права, установленные для общеуниверситетских подразделений Уставом университета и дополняющими его нормативными актами.

4.2 Права других работников международного отдела устанавливаются должностными инструкциями.

5 Ответственность начальника международного отдела

5.1 Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением задач и функций несёт начальник международного отдела.

5.2 Степень ответственности других работников международного отдела устанавливается должностными инструкциями.

Матрица ответственности подразделения

Наименование работы (процесса)/ № по списку	1	2	3	4
Организационная деятельность отдела
Ведение номенклатуры дел отдела.	и	о	у	у
Взаимодействие с инженерно-техническими подразделениями университета с целью соответствующего обеспечения качества рабочей среды международного отдела.	и	о	у	у
Планирование деятельности отдела на учебный год.	о	у	у	у
Ведение табеля учета рабочего времени	о	у	у	у
Функциональная деятельность отдела
Исполнение приказов и распоряжений ректора, решений Ученого совета, в рамках своей деятельности.	о	у	у	у
Обеспечение выполнения Политики и Целей организации в области качества в рамках деятельности отдела.	о	у	у	у
Разработка основных программных документов и планов развития университета в части, касающейся международного сотрудничества.	о	у	у	у
Подготовка проектов международных договоров с участием университета.	о	у	у	у
Координация вопросов взаимодействия университета с российскими и зарубежными партнерскими учреждениями путем ведения деловой переписки, переговоров, организации и участия в совместных мероприятиях.	о	у	у	у
Подготовка и представление отчетов о международной деятельности университета ректору и руководству соответствующих курирующих структур Министерства образования и науки.	о	у	у	у
Реализация проектов и предложений структурных подразделений университета, отдельных сотрудников о возможностях развития международных связей университета путем приглашения иностранных студентов и специалистов, направления студентов и преподавателей вуза за рубеж, проведения международных научных мероприятий и т. д.	о	у	у	у
Обеспечение взаимодействия международного отдела со структурными подразделениями университета, участвующими в мероприятиях по приему иностранных делегаций.	о	у	у	у
Подготовка и представление на утверждение ректора МарГУ проектов приказов, касающихся международной деятельности университета.	о	у	у	у
Организация работ по выполнению обязательств МарГУ в соответствии с заключенными международными договорами и соглашениями.	о	у	у	у
Перевод специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, материалов переписки с зарубежными организациями, а также материалов конференций, совещаний, семинаров и т. п.;	и	у	у	о
Привлечение и обеспечение приема иностранных делегаций, ученых, студентов, аспирантов и специалистов.	о	у	у	у
Постановка/снятие с миграционного учета, визовая поддержка.	и	о	о	у
Контроль соблюдения норм российского миграционного законодательства иностранными гражданами, находящимися на территории РФ оп приглашению университета.	и	о	о	у
Организация и проведение международных летних школ и студенческих лагерей.	о	у	у	у
Выдача европейского приложения к диплому.	и	о	у	у
Программно-информационная деятельность:
Обеспечение информационного сопровождения международной деятельности университета в электронных, печатных и вещательных средствах массовой информации.	о	у	у	у
Организация и проведение информационных мероприятий в рамках университета по вопросам международной деятельности.	о	у	у	у
Участие в образовательных выставках регионального, российского и международного уровня.	о	у	у	у
Распространение информации о возможностях получения финансирования из внешних источников на образование и проведение исследований в России и за рубежом.	о	у	у	у
Информационная поддержка Интернет-страницы МарГУ.	и	у	о	у
Организационное и документационное сопровождение программ международной академической мобильности:
LOGO – Сельское хозяйство и экологическое равновесие с Восточной Европой (Германия)	и	у	о	у
Международные волонтерские проекты	и	у	о	у
DAAD – Германской службы академических обменов	и	у	о	у
Летние программы культурного обмена в США	и	о	у	у
Французские стипендиальные программы (Campus France)	и	у	у	о
Стипендиальные программы для обучения в США в рамках сети образовательных центров EducationUSA	и	о	у	у
Стипендиальные программы США (Fulbright, IREX и др.)	о	у	у	у
Программы Европейского Союза (Erasmus Mundus и др.)	о	у	у	у
Организационно-методическое руководство программами курсов дополнительного образования МО (КДО МО)
Составление калькуляций стоимости обучения по программам КДО МО	и	у	у	о
Организация набора слушателей КДО МО	и	у	у	о
Формирование списка слушателей и подготовка приказа о зачислении	и	у	у	о
Организационно-методическое сопровождение учебного процесса КДО МО (расписание, взаимодействие с преподавателями/слушателями)	и	у	у	о
Контроль поступления денежных средств на субсчет МО	и	у	у	о
Мониторинг, анализ и измерение
Статистический учет измеряемых показателей международной деятельности	о	у	у	у
Планирование и анализ мероприятий по улучшению деятельности	о	у	у	у

О – ответственный, отвечает за проведение и конечный результат

У – участвует в проведении работы

И – получает информацию о проведении процесса (работы) и результатах

Список должностных лиц по штатному расписанию

1 – начальник международного отдела;

2 – ведущий переводчик

3 – переводчик (1)

4 – переводчик (2)

6 Взаимоотношения и связи с другими подразделениями

Для организации работы по основным направлениям деятельности международный отдел взаимодействует с должностными лицами, службами и подразделениями Университета и внешними организациями.

Наименование подразделения и/или должностного лица	Получение	Предоставление
Внешние организации
1 Министерство образования и науки 2 Федеральное агентство по образованию 3 Государственный комитет по профессиональному образованию РМЭ	Постановления. Приказы. Распоряжения. Информационные письма. Инструктивные письма. Инструкции. Запросы.	Сведения о международной деятельности вуза. Информация по количеству иностранных студентов, обучающихся в МарГУ и приглашенных иностранных лиц. Документы по запросам.
4 Управление Федеральной миграционной службы по РМЭ	Акты проверок УФМС РФ по РМЭ. Приглашения для въезда в РФ иностранных лиц. Въездные учебные визы. Уведомления о постановке на миграционный учет иностранных граждан, приглашенных МарГУ.	Уведомления о прибытии/убытии иностранных граждан. Ходатайства о продлении въездных виз, ходатайства о выдаче приглашения на въезд иностранных граждан.
5 Прочие внешние партнеры (российские и иностранные образовательные и культурные учреждения, общественные организации, коммерческие структуры).	Договоры о сотрудничестве. Агентские соглашения. Информация о конкурсах, стипендиях, грантах для финансирования обучения и стажировок за рубежом.	Договоры о сотрудничестве, агентские соглашения. Информация о проводимых научных и культурных мероприятиях.
6 Представительство МИД РФ в г. Йошкар-Оле	Консульская поддержка в получении приглашений для оформления въездных виз для иностранных граждан.	Информация о мероприятиях с иностранным участием.
Должностные лица и подразделения МарГУ
Ректор	Приказы, распоряжения. Указания по проведению различных международных мероприятий и организации выезда научно-педагогического состава МарГУ за рубеж.	Отчёты, предложения по улучшению международной деятельности МарГУ.
Учёный совет университета	Решения Учёного совета.	Отчёт о выполнении решений
Совет университета по качеству	Решения совета университета по качеству.	Отчёт о выполнении решений
Учебно-методический совет	Решения УМС	Отчёт о выполнении решений
Ректорат	Решения ректората.	Отчёт о выполнении решений
Факультеты, институты, кафедры.	Данные о выезде сотрудников и студентов за рубеж. Информация о проводимых мероприятиях с иностранным участием. Данные о прибытии/убытии иностранных граждан, приглашенных МарГУ.	Информация о международных мероприятиях: конкурсах, грантах.
Управление документационного обеспечения	Копии приказов, нормативных и организационно-распорядительных документов. Почтовая корреспонденция, адресованная МО.	Проекты приказов, писем, распорядительных документов.
Управление кадров	Информация, материалы, служебная документация. Формы документов для заполнения.	Графики очередных отпусков работников.
УБУФиП	Информация, материалы, служебная документация, необходимая для деятельности отдела. Калькуляции, расчеты стоимости международных мероприятий, организуемых международным отделом. Работники отдела в индивидуальном порядке получают: - расчетные листки о начислении заработной платы; - доверенности на получение материальных ценностей; - справки 2 НДФЛ	Табель учета рабочего времени. Информацию о планируемых доходах от дополнительных образовательных платных услуг, оказываемых отделом. Сотрудники отдела в индивидуальном порядке передают: - отчеты о командировках с приложением соответствующих документов; - другие документы.
ИВЦ	Информация, материалы, служебная документация, необходимая для деятельности отдела. Доступ к сети Интернет, локальной сети университета. Сайт отдела. Обслуживание компьютерной и другой цифровой техники.	Служебные записки на предоставление доступа к сети Интернет, локальной сети университета. Информация для регулярного обновления сайта отдела.
Другие структурные подразделения	Информация, материалы, служебная документация, необходимые для деятельности отдела.	Информация о проводимых международных мероприятиях, конкурсах, грантах.

Лист согласования

Разработал:

Начальник

международного отдела__________________________

(дата и подпись)

Экспертиза проведена:

Начальник ОМКО________________________________

(дата и подпись)

Согласовано:

Начальник

юридического отдела ____________________________

(дата и подпись)

Начальник

управления кадров ______________________________

(дата и подпись)