Регламент администрации муниципального образования «Гвардейское сельское поселение»

РЕГЛАМЕНТ

администрации муниципального образования

«Гвардейское сельское поселение»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом муниципального образования «Гвардейское сельское поселение» администрация является исполнительным органом местного самоуправления и действует под непосредственным руководством главы администрации.

1.2. Регламент является основополагающим нормативно-правовым документом, регулирующим деятельность администрации, определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности администрации.

1.3. Регламент администрации утверждается главой администрации муниципального образования.

1.4. Администрация осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Калининградской области, Уставом муниципального образования, решениями сельского Совета депутатов муниципального образования и главы администрации, настоящим Регламентом.

Администрация муниципального образования имеет печать с воспроизведением герба.

1.5. Администрация муниципального образования в интересах населения и в пределах своей компетенции решает вопросы обеспечения жизнедеятельности муниципального образования, функционирования социальной сферы, социально-экономического развития муниципального образования, координации всех видов деятельности на территории муниципального образования, не противоречащих действующему законодательству.

1.6. Администрация муниципального образования в интересах населения в установленном законом порядке вправе осуществлять международную, в том числе внешнеэкономическую деятельность.

1.7. Глава муниципального образования руководит деятельностью администрации на принципах единоначалия.

Исполнительные функции глава муниципального образования осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнение определяются настоящим Регламентом.

Гербовая печать администрации муниципального образования, а также факсимильная подпись главы муниципального образования хранятся в сейфе начальника общего отдела администрации.

Порядок применения печатей и факсимильной главы на распорядительных документах определяется распоряжением главы.

1.8. В случае отсутствия главы муниципального образования его полномочия осуществляет заместитель главы администрации муниципального образования либо по распоряжению главы муниципального образования одно из должностных лиц администрации муниципального образования.

1.9. Заместитель главы администрации и начальники отделов осуществляют руководство отделами в соответствии с Положениями о соответствующих подразделениях администрации муниципального образования, заключенными контрактами, должностными инструкциями, утвержденными главой муниципального образова-ния, структурой администрации муниципального образования.

1.10. Структура администрации муниципального образования утверждается сельским Советом депутатов муниципального образования, штатное расписание администрации утверждается главой муниципального образования.

1.11. Положения об отделах администрации муниципального образования утверждаются главой муниципального образования.

Должностные инструкции и должностные обязанности муниципальных служащих разрабатываются руководителем соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой муниципального образования, как правило, одновременно с положениями о структурных подразделениях администрации муниципального образования.

Должностные инструкции и должностные обязанности работников по техническому обслуживанию разрабатываются руководителями соответствующего структурного подразделения и утверждаются главой администрации.

Копии утвержденных должностных инструкций и функциональных обязанностей муниципальных служащих и технических работников направляются в общий отдел администрации муниципального образования.

Отделы администрации с правом юридического лица могут иметь свои печати и угловые штампы. Отделы администрации без права юридического лица могут иметь печати и штампы для внутреннего пользования. Первый заместитель главы администрации ведет учет утвержденных эскизов печатей и штампов и выдает их исполнителям под роспись.

Ответственность за сохранность и порядок применения печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.

1.12. Начальники отделов, являющиеся юридическими лицами, издают приказы по внутриорганизационным вопросам.

1.13. Глава муниципального образования вправе отменять распоряжения, приказы начальников отделов администрации, если они не соответствуют действующему законодательству, настоящему Регламенту и правовым актам администрации.

1.14. Размер расходов на содержание администрации муниципального образования утверждается решением сельского Совета депутатов муниципального образования по представлению главы администрации муниципального образования на соответствующий бюджетный год.

1.15. Информация о работе администрации муниципального образования, организационно-распорядительные документы, а также правовые акты главы муниципального образования, затрагивающие интересы и права граждан, доводятся до сведения населения через средства массовой информации.

2. СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ

2.1. Структура администрации муниципального образования утверждается сельским Советом депутатов муниципального образования по представлению главы муниципального образования, штатное расписание определяется главой муниципального образования в пределах бюджетных средств, утвержденных решением сельского Совета депутатов муниципального образования.

3. ОБЩИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

3.1. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях администрации муниципального образования возлагается на начальника общего отдела.

3.2. В администрации муниципального образования установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизованно:

3.2.1. В общем отделе осуществляются:

- регистрация и выпуск распорядительных документов администрации муници-пального образования и договоров, подписанных главой муниципального образова-ния либо по его распоряжению иными должностными лицами;

- прием, регистрация поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных главе муниципального образования, контроль и анализ хода их исполнения, формирование дел и их хранение, а также методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в аппарате администрации муниципального образования;

- регистрация, учет и хранение договоров, заключенных главой.

- регистрация писем и заявлений граждан, адресованных главе муниципального образования;

- регистрация и контроль исполнения поручений главы муниципального образования, управляющего делами по письмам граждан;

- регистрация граждан на прием к главе муниципального образования по личным вопросам;

- регистрация и выпуск распорядительных документов по личному составу администрации муниципального образования;

- регистрация и выпуск распорядительных документов, касающихся трудовых отношений с директорами муниципальных предприятий, учреждений;

- оформление и регистрация распорядительных документов и удостоверений на командировки работников администрации в пределах Российской Федерации;

- учет и постановка на контроль, исполнение поручений главы муниципального образования по постановлениям и распоряжениям Правительства области, решениям областной Думы и Совета депутатов муниципального района в части, касающейся администрации муниципального образования;

- учет постановлений и распоряжений главы муниципального образования, контроль за их исполнением;

- учет поручений главы муниципального образования, высказанных на аппаратных совещаниях.

3.2.6. Начальник общего отдела делами администрации осуществляет:

- подготовку проектов поручений по исполнению документов, поступивших в адрес главы муниципального образования;

- координация документооборота в администрации муниципального образования;

- подведение итогов работы по исполнению документов в отделах администра-ции муниципального образования;

- организовывает работу межмуниципального Совета муниципального района;

- организовывает и руководит проведением консультационной работой с Главами и сотрудниками муниципальных образований муниципального района.

3.2.4. В общем отделе администрации муниципального образования осуществляются:

- информационное обслуживание по запросам должностных лиц администрации, Совета депутатов муниципального района в части представления информации, подготовки обзоров по законодательным и нормативным актам РФ, Калининградской области, органов местного самоуправления муниципального образования, муниципальных образований области, других регионов РФ;

- координация работы по внедрению и эксплуатации автоматизированной системы документооборота администрации.

3.2.7. В общем отделе осуществляются:

- анализ проектов распорядительных, нормативно-правовых документов главы муниципального образования, договоров, заключенных главой муниципального образования, на предмет соответствия их действующему законодательству;

- систематизация поступивших новых законодательных актов РФ, области.

3.2.8. Отдел экономики, финансов и бухгалтерского учета ведет:

- сводный реестр закупок товаров, работ, услуг по муниципальному заказу;

- сводный реестр муниципальных контрактов (договоров) на исполнение муни-ципального заказа;

- учет данных по муниципальному заказу и готовит ежеквартальную отчетность.

3.2.9. Учет, организация контроля за исполнением договорных обязательств осуществляет структурное подразделение администрации муниципального образо-вания, заключившее договор, либо структурное подразделение, установленное главой муниципального образования.

Порядок заключения договоров, учет, организация контроля за их исполнением производятся в соответствии с постановлениями главы муниципального образования, регулирующими этот вопрос.

3.3. Децентрализовано осуществляются:

В управлениях, отделах регистрация, рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам и письмам организаций и граждан, адресованным в эти структуры непосредственно, и прием граждан по личным вопросам, а также отправка исходящей корреспонденции, если ответ готовится по поручению главы муниципального образования.

3.4. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы администрации несекретного характера и обязательны для всех сотрудников.

Секретное делопроизводство возлагается на первого заместителя главы администрации по вопросам ЖКХ, земельным и имущественным отношениям, строительства и благоустройства в соответствии с целями деятельности и осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами о защите государственной тайны.

3.5. Нарушение требований данного Регламента влечет дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством, сотрудников администрации.

4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ

4.1. Администрация муниципального образования осуществляет свою работу в соответствии с утвержденными главой муниципального образования основными направлениями деятельности по социально-экономическому развитию муниципаль-ного образования на год и координационным планом мероприятий на месяц.

4.2.Отделы администрации муниципального образования представляют ежемесячно до 25-го числа в общий отдел утвержденные соответствующими должностными лицами свои планы мероприятий на месяц.

Мероприятия, подлежащие освещению в средствах массовой информации, обозначаются в плане с отметкой "СМИ".

Начальники отделов несут персональную ответственность за качественное планирование работы в своих подразделениях.

4.3.На основе представленных планов общий отдел составляет проект координационного плана мероприятий администрации муниципального образования на месяц и представляет его для утверждения главе муниципального образования.

4.4. Координационный план мероприятий после утверждения главой в течение 3 дней рассылается общим отделом заместителям главы администрации муниципального образования, управлений, руководителям других структурных подразделений.

4.5.План мероприятий под руководством главы или с его участием представляется в общий отдел не позднее 5 дней до его проведения.

4.6.Ежегодно в феврале месяце общий отдел готовит письменные отчеты о проделанной работе за истекший год и представляются в отдел экономики, финансов и бухгалтерского учета администрации муниципального образования для подготовки итогового отчета главы муниципального образования перед населением.

4.7. Контроль за выполнением координационного и недельного планов администрации муниципального образования осуществляет общий отдел.

5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Виды распорядительных документов:

5.1.1. Распорядительными документами администрации являются постановления, распоряжения, поручения.

Постановление - правовой акт, принимаемый главой муниципального образо-вания для решения наиболее важных, оперативных и стратегических вопросов социально-экономического развития и обеспечения жизнедеятельности муниципаль-ного образования в соответствии с компетенцией администрации муниципального образования, определенной Уставом муниципального образования, требующий координации деятельности различных структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений, других организаций, а также по вопросам предоставления земельных участков.

Распоряжение - правовой акт, принимаемый главой муниципального образо-вания по вопросам организационной деятельности управлений и отделов админист-рации, муниципальных предприятий и учреждений, других организаций, и направлен на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции, определенной Уставом муниципального образования.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации муниципального образования.

Поручение - распорядительный документ главы муниципального образования, заместителей главы администрации муниципального образования, и начальника общего отдела по решению срочных вопросов хозяйственной деятельности на территории муниципального образования, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности администрации.

Разрешение на строительство (постановление) - распорядительный документ администрации муниципального образования, оформляемый отделом архитектуры и градостроения и удостоверяющий право собственника, владельца, арендатора или пользователя объекта недвижимости осуществить застройку земельного участка, строительство, реконструкцию здания, строения или сооружения, благоустройство территории.

5.1.2. Постановления и распоряжения главы муниципального образования вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом или действующим законодательством. Регистрация постановлений и распоряжений главы муниципального образования осуществляется общим отделом в день их подписания.

5.1.3. Постановления и распоряжения главы муниципального образования, затрагивающие права и интересы всего населения муниципального образования, вступают в силу с момента их опубликования, если иное не определено самим постановлением.

5.1.4. Постановления и распоряжения главы муниципального образования, принятые в пределах его компетенции, обязательны для исполнения всеми физическими лицами, пребывающими на территории муниципального образования, и юридическими лицами, действующими на территории муниципального образова-ния, независимо от организационно-правовой формы их создания.

5.2. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования

5.2.1. Право внесения проектов постановлений и распоряжений главы муници-пального образования предоставляется должностным лицам, структурным подразделениям администрации муниципального образования, юридическим лицам, депутатам Совета депутатов сельского поселения, гражданам, проживающим в муниципальном образовании. При этом подразделением администрации муниципального образования, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта, являются отделы, наиболее близкие по своим функциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проекте вопроса.

5.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден справкой, в которой автором проекта обосновывается необходимость принятия постановления или распоряжения, проводятся расчеты и ссылки на нормативные документы.

На лицевой стороне проекта (внизу) указывается фамилия автора документа, подготовившего документ, и контактный телефон. На обратной стороне проекта указывается наименование структурного подразделения.

5.3. Порядок согласования постановлений и распоряжений главы:

5.3.1. Проекты распорядительных документов должны быть согласованы лицом, вносящим на рассмотрение проект распорядительного документа:

- с заместителем главы администрации муниципального образования (в соответствии с руководимыми ими структурными подразделениями);

- с должностными лицами структурных подразделений администрации, в компетенции которых находится данный вопрос;

- с правовым отделом администрации;

- с начальником общего отдела;

- с организациями, учреждениями, предприятиями, указанными в проекте в качестве исполнителей.

Проекты распорядительных документов:

- по разработке градостроительной документации о застройке территории муниципального образования, проектов планировки и застройки, проектной документации на строительство или реконструкцию объектов;

- о предварительном согласовании мест размещения объектов;

- о предоставлении земельных участков для строительства или реконструкции объектов промышленного и жилищно-гражданского назначения, а также изменения во все вышеуказанные распорядительные документы должны быть согласованы с отделом архитектуры и земельных отношений.

Согласование проектов постановлений и распоряжений начальником общего отдела осуществляется в последнюю очередь непосредственно перед передачей проекта главе для последующего подписания.

5.3.2. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов распорядительных документов нормативно-правового характера и регламентирующих земельные отношения - до 2 рабочих дней.

5.3.3. Распорядительный документ после согласования визируется (личной подписью) на обратной стороне последнего листа предлагаемого проекта постановления или распоряжения, где указываются должность, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, и дата согласования.

5.3.4. Замечания структурных подразделений и заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на обратной стороне постановления или распоряжения.

По замечаниям, имеющим принципиальное значение, руководитель структурного подразделения дает свое заключение с подробным обоснованием своего заключения и прилагает к проекту распорядительного документа, сделав соответствующую запись рядом со своею подписью.

5.3.5. Если по проекту распорядительного документа имеются замечания первого заместителя, заместителей, руководителей отделов администрации, то документ возвращается на доработку исполнителю. В этом случае проводится повторное согласование (визирование).

5.3.6. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа, изменений не влечет за собой повторного визирования.

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.

5.3.7. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих организаций и структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации, подведомственных организаций, представивших проект.

5.3.9. Проекты постановлений о предварительном согласовании места размещения объекта, о предоставлении земельного участка для строительства или для целей, не связанных со строительством, о разрешении выполнения проектов готовятся отделом архитектуры и земельных отношений.

5.3.10. Проекты постановлений о результатах ревизий финансово-хозяйственной деятельности администрации, отделов администрации, муниципальных предприятий и учреждений, а также предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, проведенных специалистами финансового отдела, готовит финансовый отдел администрации муниципального образования или должностное лицо, указанное в резолюции главы муниципального образования на акте ревизии, и визирует их в соответствии с пунктом 5.3.1.

5.3.11. Проекты постановлений и распоряжений о приватизации или сдаче в аренду подвальных помещений и центров досуга населения, задействованных для обеспечения мероприятий гражданской обороны по эвакуации и защите населения, подлежат обязательному визированию у начальника отдела ГО и ЧС, пожарной и экологической безопасности администрации муниципального образования.

5.3.12. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются главе муниципального образования на подпись.

5.3.13. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок, отражающий основное содержание документа.

5.3.14. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующую часть, содержащую краткое описание ситуации и причин, вызвавших ее, ссылки на нормативные документы, которая должна завершиться словом "постановляю".

5.3.15. Проекты распоряжений, как правило, могут и не иметь констатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т. п.

5.3.16. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта на оборотной стороне последнего листа.

5.3.17. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем или иным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование отдела и сроки исполнения поручений.

5.3.18. В завершающем пункте проекта обязательно определяется подразделение администрации муниципального образования или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления или распоряжения.

5.3.19. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения, должен быть пункт, поручающий общему отделу довести его до сведения населения через средства массовой информации, а также другим структурным подразделениям для доведения до населения непосредственно.

5.3.20. В целях контроля за правильностью оформления и предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами в проекты постановлений и распоряжений, по которым были приняты ранее аналогичные решения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу либо отмененными.

5.4. Порядок оформления:

5.4.1. Подписанные главой муниципального образования постановления и распоряжения с необходимыми визами должностных лиц, реестром рассылки и электронной копией документов передаются исполнителем в течение дня в общий отдел для регистрации.

5.4.2. Внесение каких-либо исправлений в принятые (подписанные) постановления и распоряжения запрещено.

5.4.3. Присвоение постановлениям и распоряжениям порядкового номера производится в раздельных журналах по единой в течение года нумерации.

5.4.4. Дата вступления в силу указанных видов документов определяется п. 5.1.2 настоящего Регламента.

5.4.5. Подписанные распорядительные документы тиражируются общим отделом в соответствии с реестром рассылки, содержащим список отделов администрации, которые обеспечивают исполнение документа и контроль, а также организации, которым записаны поручения. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью и подписью начальника общего отчета.

В число обязательных адресатов реестра включаются заместители главы администрации муниципального образования, начальник общего отдела, финансовый отдел, правовой отдел, Совет депутатов муниципального района и бюро информатизации и связи.

Рассылка производится общим отделом в 3-дневный срок заместителям главы администрации муниципального образования, начальнику финансового отдела - в течение дня со времени поступления документа на регистрацию.

5.4.6. В реестре рассылки исполнитель документа обязан указать почтовый адрес организации, куда рассылается документ, подписывает реестр и указывает дату.

5.4.7. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения начальника общего отдела. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются и аннулируются, о чем общий отдел делает запись в журнале регистрации.

5.4.8. С целью формирования автоматизированной базы правовых актов органов местного самоуправления проекты постановлений и распоряжений готовятся в электронном виде с использованием персональных ЭВМ.

5.4.9. Реквизиты, которыми заполняются при формировании проекты документов в электронном виде, заносятся в поля по стандартной форме.

5.4.10. Ежемесячно, к 25 числу, оформленные протоколы изданных постановлений и распоряжений главы муниципального образования направляются общим отделом в прокуратуру Багратионовского района.

5.4.11. Постановления и распоряжения главы муниципального образования могут быть опубликованы полностью в печати по согласованию с главой муниципального образования.

5.4.12. Постановления и распоряжения главы муниципального образования, принятые для обеспечения жизнедеятельности муниципального образования, направляются в общий отдел для доведения до населения через средства массовой информации.

6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ РЕШЕНИЙ

СОВЕТА ДЕПУТАТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПО ВОПРОСАМ, ВЫНОСИМЫМ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИЕЙ

6.1. Вопросы для обсуждения на заседании Совета депутатов муниципального района с проектами решений вносятся только главой муниципального образования.

6.2. Инициатор внесения вопроса составляет справку по данному вопросу с обоснованием необходимости рассмотрения его, готовит проект решения. На обратной стороне первой страницы проекта указывается, каким лицом, отделом, подготовлен проект, список приглашенных на обсуждение лиц, адреса рассылки решений, ставятся подпись и дата. Ниже указывается перечень председателей постоянных комиссий Совета депутатов и должностных лиц, с которыми в зависимости от содержания согласовывается проект решения.

6.3. Проекты решений до рассмотрения постоянными комиссиями визируются заместителями главы администрации муниципального образования, начальником соответствующего отдела администрации, правовым отделом администрации. Возражения и поправки со стороны указанных должностных лиц записываются на обороте проекта или оформляются отдельной запиской и не могут препятствовать дальнейшему рассмотрению проекта.

Материалы направляются в Совет депутатов муниципального района с сопроводительным письмом за подписью главы муниципального образования через общий отделом администрации.

6.4. В случае необходимости разработки нормативно-правового акта, утверждаемого решением Совета депутатов муниципального образования, по инициативе администрации заинтересованное структурное подразделение администрации муниципального образования за подписью руководителя представляет на рассмотрение главе муниципального образования справку с обоснованием необходимости принятия нормативно-правового акта.

Распоряжением главы муниципального образования подготовка проектов нормативно-правовых актов возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации с учетом их функции и компетенции, а при необходимости привлекаются другие специалисты, эксперты, ученые. В распоряжении указываются срок подготовки проекта, должностное лицо, ответственное за его подготовку. Копия распоряжения представляется председателю Совета депутатов муниципального района, который передает ее для контроля в соответствующую постоянную комиссию.

6.5. Подготовка проектов нормативно-правовых актов на основании решения Совета депутатов муниципального образования о разработке нормативно-правового акта производится структурными подразделениями администрации в соответствии с распоряжением главы муниципального образования.

6.6. Проекты нормативно-правовых актов, а также решений Совета депутатов муниципального района по вопросам, выносимым администрацией, направляются в Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью главы муниципального образования через общий отдел администрации.

6.7. Письмо с согласованным в соответствии с Регламентом администрации проектом вместе с дискетой общего отдела администрации передаются в аппарат Совета депутатов.

6.8. Структурные подразделения администрации по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы Совета депутатов муниципального района, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выписка из протокола заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту и справке. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.

6.9. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должны представляться в аппарат Совета депутатов городского округа не менее чем за 2 недели до заседания Совета депутатов муниципального района для обсуждения в постоянных комиссиях и комитетах на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.

6.10. За неделю до заседания Совета депутатов муниципального района подготовленные и согласованные проекты решений, справки к ним и выписки из решений комиссий представляются главе муниципального образования. Все проекты решений, поступившие позднее, включаются в проект повестки дня только с визой главы муниципального образования.

6.11. Вопросы, подготовленные с нарушением установленного порядка, главой муниципального образования могут не рассматриваться и в проект повестки дня заседания Совета депутатов муниципального района не включаться.

В течение недели до заседания Совета депутатов муниципального района аппарат Совета оформляет повестку дня, согласованную с главой муниципального образования, и список приглашенных, тиражирует проекты решений для депутатов Совета депутатов муниципального района.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ

7.1. Виды контролируемых документов:

7.1.1. В администрации контролю подлежит исполнение:

- поручений главы муниципального образования по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих органов и должностных лиц (указы, распоряжения и поручения Президента России, законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства России, постановления и решения областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства области);

- постановлений и распоряжений главы муниципального образования;

- поручений главы муниципального образования, заместителя главы администрации муниципального образования,

- поручений руководителей структурных подразделений администрации по исполнению служебных документов и писем граждан (резолюции);

- поручений по критическим выступлениям в адрес администрации в средствах массовой информации.

7.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

7.1.3. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение распорядительных документов возлагается на должностных лиц администрации, начальников отделов администрации в соответствии с распределением обязанностей.

7.2. Контрольные службы:

7.2.1. Контроль исполнения распорядительных документов администрации, как правило, возлагается на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено и зафиксировано в самом документе.

Контрольно-аналитическую деятельность по исполнению вышеназванных распорядительных документов администрации осуществляют соответствующие подразделения администрации: начальник общего отдела, отдел экономики, финансов и бухгалтерского учета и т. д. отделы.

Если в документе не указано должностное лицо, которому поручен контроль исполнения, то контроль исполнения осуществляют подразделения администрации в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

7.2.2. На начальника общего отдела возлагается:

- контроль за соблюдением настоящего Регламента должностными лицами, структурными подразделениями администрации;

- контроль за состоянием трудовой и исполнительской дисциплины в аппарате, структурных подразделениях администрации;

- контроль за своевременной подготовкой материалов к совещанию главы;

- методическое руководство по вопросам организации контроля за ходом исполнения распорядительных документов администрации;

- контроль за исполнением распорядительных документов Совета депутатов городского округа в части выполнения поручений, данных органам исполнительной власти;

- контроль за исполнением поручений главы муниципального образования по распоряжениям и постановлениям главы района;

- контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы муници-пального образования;

- контроль за сроками подготовки проектов распоряжений и постановлений главы муниципального образования, если было дано соответствующее поручение главой;

- контроль за сроками выполнения распорядительных документов вышестоящих органов власти в части поручений исполнительным органам местного самоуправления;

- организация контроля за исполнением поручений главы муниципального образования по результатам аппаратных совещаний.

7.2.4. На общий отдел возлагается:

- контроль за исполнением поручений главы муниципального образования, начальника общего отдела по письмам юридических и физических лиц;

- контроль за исполнением поручений по письмам и обращениям граждан и поручений, высказанных главой муниципального образования на личном приеме граждан;

- контроль за своевременным поступлением ответов от должностных лиц на критические выступления, высказанные в адрес администрации.

7.2.6. На правовой отдел возлагаются:

- контроль за соблюдением действующего законодательства при оформлении договоров и распорядительных документов, вносимых на подпись главе муници-пального образования;

- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, области и за ходом исполнения указов Президента и постановлений и распоряжений Правительства России в части, касающейся органов местного самоуправления.

7.3. Сроки исполнения распорядительных документов:

7.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов администрации (постановлений, распоряжений, поручений) указываются в тексте самих документов.

При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется со следующего дня после даты подписания поручения.

В случаях, если в распорядительных документах не указывается срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется по истечении месяца.

7.3.2. Увеличение сроков исполнения либо снятие с контроля постановлений и распоряжений главы осуществляются на основании мотивированной письменной информации, представляемой на имя главы муниципального образования.

7.3.3. Сроки исполнения заданий, установленных в приказах и поручениях руководителями структурных подразделений, могут изменяться только этими руководителями самостоятельно, а также курирующими их заместителями главы администрации муниципального образования.

7.3.4. Поручения главы муниципального образования на запросы из районной администрации, Правительства области, областной Думы должны исполняться в срок, указанный в поручении, запросе, или в месячный срок со дня его подписания или поступления в администрацию.

7.4. Система контроля:

7.4.1. Система контроля в аппарате и его отделах обеспечивает постоянный контроль и безусловное исполнение в установленные сроки заданий, содержащихся в нормативных документах. Система контроля предусматривает активное участие в работе по исполнению документов всех структурных подразделений администрации.

В общую систему контроля входят:

- администрация муниципального образования;

7.4.2. Управление делами администрации муниципального образования, осуществляющее контроль за ходом исполнения документов, обеспечивает руководителей и исполнителей информацией о поручениях:

- срок исполнения которых истекает в предстоящем периоде (ежемесячно);

- исполнение которых возложено на тот или иной отдел, комитет, управление (по мере необходимости);

- не исполненных своевременно или исполненных с нарушением срока - по мере необходимости (ежеквартально).

Анализирует информацию, поступающую от исполнителей, о результатах исполнения поручений, находящихся на контроле. На основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в администрации. Полученные сведения представляются руководству администрации и учитываются при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал, аттестации и оценки деятельности должностных лиц и структурных подразделений администрации.

7.4.3. Глава муниципального образования, заместители главы администрации муниципального образования, председатели комитетов, руководитель общего отдела, начальники отделов, организуют работу по исполнению организационно-распорядительных документов в закрепленных за ними организациях и подразделениях администрации, анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по повышению исполнительской дисциплины.

Начальник общего отдела информирует аппарат администрации о состоянии трудовой и исполнительской дисциплины на аппаратных совещаниях.

7.4.4. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за исполнение документов и организуют контроль исполнения в подчиненных им организациях, периодически анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по выполнению заданий в установленные сроки.

7.4.5. В отделах администрации приказами назначаются работники, ответственные за контроль и исполнение документов и ведение делопроизводства (заведующие приемных или др. ответственные лица по усмотрению руководителя).

7.5. Организация работы по контролю за исполнением распорядительных документов:

7.5.1. Постановка на учет:

- по одному экземпляру постановлений и распоряжений главы муниципального образования вместе с приложениями, подлежащими контролю исполнения, Управление делами направляет исполнителям, указанным в рассылке,

- копии постановлений и распоряжений Правительства области, подлежащие контролю исполнения, с резолюцией главы муниципального образования направляются общим отделом исполнителям.

7.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков:

- контроль за сроками исполнения постановлений и распоряжений осуществляется общим отделом совместно с работниками комитетов, управлений и отделов администрации, ответственными за контроль исполнения;

- в случаях, когда исполнение документа или поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Он обязан обеспечить исполнение документа или поручения в установленные сроки. Соисполнители, указанные в резолюции, обязаны представить необходимые материалы по исполнению документа лицу, указанному в резолюции первым.

Исполнителю предоставляется право привлекать для исполнения документа других должностных лиц и организации.

Замена исполнителя или передача исполнения документа, поручения другому лицу или организации может быть осуществлена только с разрешения руководителя Управления делами или по письменному указанию должностного лица, поручившего исполнять документ, с обязательной отметкой в журнале учета документов в общем отделе.

7.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки:

- о нарушении сроков представления документов, докладов и информации начальник общего отдела незамедлительно докладывает главе муниципального образования лично;

- предупреждение исполнителю о приближении или наступлении сроков исполнения документов осуществляется специалистами общего отдела;

- в случае нарушения срока исполнения поручения к информации прилагается объяснение руководителя соответствующего структурного подразделения на имя главы муниципального образования, и по его резолюции может быть установлен новый срок исполнения.

Если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение о переносе срока или снятии задания с контроля, документы возвращаются исполнителю для принятия мер по исполнению.

7.6. Снятие с контроля:

7.6.1. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем задачи и вопросы.

Исполненный распорядительный документ снимается с контроля на основании подробной информации о проделанной работе структурным подразделением администрации, с резолюцией руководителя, подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля. В дело".

7.6.2. Распорядительные документы снимаются с контроля главой муници-пального образования, а в его отсутствие - исполняющим обязанности главы администрации муниципального образования.

7.6.3. Отметка об исполнении делается в самом документе и в журнале регистрации документов.

7.6.4. Общий отдел ежеквартально доводит до должностных лиц отделов администрации сведения о распорядительных документах, снятых с контроля.

7.6.5. Общий отдел ежемесячно доводит до должностных лиц отделов администрации сведения о снятых с контроля поручениях по письмам организаций.

7.6.6. Общий отдел ежемесячно доводит до должностных лиц комитетов, управлений, отделов администрации сведения о снятых с контроля поручениях по письмам и обращениям граждан.

7.7. Организация контроля исполнения документов в структурных подразделениях администрации:

7.7.1. Работа по контролю исполнения распорядительных документов и поручений руководства администрации включает:

- рабочие планы по выполнению распорядительных документов соответствующих отделов администрации;

- непосредственно проверку хода и качества исполнения;

- обобщение результатов контроля и представление руководителям структурных подразделений необходимой информации для принятия мер по обеспечению своевременного и качественного исполнения решений соответствующими организациями;

- представление руководителям администрации сведений о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях для анализа и разработки мероприятий по ее улучшению;

- подготовку материалов для снятия решения с контроля.

7.7.2. На каждый документ, подлежащий контролю, оформляется дело, куда подшиваются:

- копия документа;

- рабочий план по его выполнению;

- справки, информации, отражающие ход исполнения документов (постановления, распоряжения, решения) и результаты проверок исполнения документа.

Рабочие планы составляются по главным вопросам для организации поэтапного контроля, обеспечивающего систематическую проверку промежуточных сроков и качества исполнения документа. Рабочие планы утверждаются руководителями структурных подразделений администрации.

7.7.3. Обобщение результатов контроля производится на основании:

- результатов проверок хода выполнения документов на местах;

- докладов исполнителей (устных и письменных).

Обобщенные материалы вместе с предложениями по обеспечению исполнения документов представляются соответствующему руководителю в установленные им сроки, при необходимости принятия экстренных мер - немедленно.

7.7.4. Состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации ежемесячно анализируются и принимаются меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.

По результатам анализа разрабатываются планы мероприятий по повышению исполнительской дисциплины, которые после утверждения руководителем доводятся до соответствующих исполнителей.

7.7.5. При поступлении от исполнителя ходатайства о переносе срока, снятии с контроля документа руководитель структурного подразделения обязан:

- изучить причины неисполнения;

- затребовать от исполнителей в случае необходимости дополнительные материалы, подтверждающие необходимость удовлетворения ходатайства о продлении срока исполнения;

- доложить руководителю вышестоящего структурного подразделения предложения по решению данного вопроса;

- направить в общий отдел справку с визой заместителя главы администрации муниципального образования продлении срока исполнения постановлений, распоряжений и поручений.

7.7.6. Для снятия с контроля исполненного распорядительного документа (постановления или распоряжения главы муниципального образования) исполнитель готовит справку, докладывает заместителям главы администрации муниципального образования или начальнику общего отдела, после чего заместитель главы администрации муниципального образования, начальник общего отдела докладывают главе муниципального образования, который решает вопрос о снятии документа с контроля.

7.7.7. По исполненным постановлениям, распоряжениям и поручениям главы контролируемый документ, справка о его исполнении с резолюцией главы муниципального образования и материалы, характеризующие ход исполнения, направляются в общий отдел, где документ снимается с контроля, о чем делаются специальные отметки в учетных документах.

7.7.8. По исполненным поручениям главы на письмах организаций справка или ответ, характеризующий ход исполнения поручений, направляется с резолюцией главы муниципального образования в общий отдел, где письмо снимается с контроля.

7.8. Организация ревизионной деятельности в администрации:

7.8.1. Контрольным органом главы муниципального образования является финансовый отдел администрации, который по его поручению выполняет функции финансового контроля за использованием бюджета муниципального образования и расходов за счет внебюджетных источников поступления доходов в пределах полномочий, установленных Положением о финансовом отделе, и проводит ревизии финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений администраций.

7.8.2. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности отделов администрации, муниципальных предприятий и учреждений осуществляются на основании "Порядка проведения и оформления ревизий финансово-хозяйственной деятельности муниципальных учреждений, организаций, предприятий и хозрасчетных отделов управлений и комитетов" и планов, утвержденных главой муниципального образования. Периодичность проведения ревизий установлена не реже 1 раза в 2 года.

Рекомендации по итогам проведенных проверок и ревизий обязательны для принятия мер по устранению выявленных нарушений в финансово-хозяйственной деятельности.

7.8.3. По итогам проведенной ревизии по требованию главы муниципального образования руководители проверяемых структур администрации и муниципальных предприятий и учреждений обязаны представить письменное объяснение по фактам, выявленным в ходе проведенных проверок и ревизий, в установленный главой срок.

По материалам проверок и ревизий глава муниципального образования издает постановления и распоряжения, которые находятся на контроле в финансовом отделе и общем отделе.

Руководители структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений обязаны в установленные главой муниципального образования сроки представлять информацию об устранении нарушений и принятых мерах по материалам проверок и ревизий в финансовый отдел для доклада главе муниципального образования.

7.8.4. Ответственность за реализацию материалов проверок и ревизий возлагается на руководителей структурных подразделений администрации и муниципальных предприятий, учреждений.

Контроль за устранением выявленных нарушений возлагается на финансовый отдел администрации.

8. ПОРЯДОК РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

8.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции:

8.1.1. Прием и отправка корреспонденции, адресованной главе муниципального образования и подписанной главой муниципального образования, осуществляются общим отделом.

8.1.2. В структурных подразделениях администрации осуществляются прием и отправка документов и корреспонденции, адресованной непосредственно этим структурам и их руководителям.

8.1.3. Работники общего отдела распределяют полученную почту по адресатам:

- почта главы муниципального образования;

- почта заместителей главы администрации муниципального образования;

- почта начальника общего отдела;

- почта структурных подразделений.

8.1.5. Организация доставки входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате администрации осуществляется общим отделом.

8.1.6. Документы, требующие срочного решения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы и телеграммы доставляются главе немедленно, через начальника общего отдела.

8.1.7 . Входящие и исходящие документы передаются из общего отдела в структурные подразделения администрации под роспись в реестрах или разносных книгах.

Ответственные лица за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации ежедневно получают корреспонденцию отделов в общем отделе администрации с 16.00 до 17.00 под роспись в разносной книге.

8.2. Регистрация документов:

8.2.1. Регистрация документов администрации осуществляется:

- в общем отделе.

8.2.2. Прием телефонограмм, телефаксов, адресованных главе, заместителям главы администрации, производится специалистом общего отдела с регистрацией в специальных журналах.

8.2.3. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же день направляются адресатам:

- адресованные главе муниципального образования через начальника общего отдела;

- адресованные заместителям главы администрации и начальнику общего отдела - через специалиста общего отдела администрации;

- поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности в соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений.

8.3. Оформление резолюций:

8.3.1. На документы, адресованные главе муниципального образования, начальник общего отдела готовит проекты его резолюций по их исполнению.

8.3.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца.

8.3.3. В проект резолюции должны входить следующие элементы:

- исполнитель (с указанием Ф. И.О.);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- дата подписания поручения;

- подпись лица, дающего поручение.

8.3.4. Кроме главы муниципального образования, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеет право подписывать от своего имени должностное лицо, официально его замещающее.

8.3.5. Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют:

- от имени главы муниципального образования - заместители главы администрации, начальник общего отдела;

- от имени заместителей главы администрации должностные лица, которым это право предоставлено.

8.3.6. Право, предоставленное должностным лицам от имени руководителей, давать поручения по исполнению документов должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных документах (положениях, должностных инструкциях).

8.3.7. На документах, адресованных заместителям главы администрации, начальники отделов готовят проекты их резолюции по их исполнению, а также контролируют их исполнение.

8.4. Исполнение документов:

8.4.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции) должно производится ежедневно, но не более двух дней с момента регистрации в общем отделе.

8.4.2. Все документы с резолюциями главы муниципального образования регистрируются в общем отделе администрации и направляются исполнителям.

Передача документов исполнителям производится не позднее 3 дней со дня их регистрации в общем отделе.

8.4.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа в аппарате администрации.

Срок исполнения документов по оформлению залога (ипотеки) прав аренды земельного участка до 7 дней.

Исключение составляют документы по следующим вопросам:

- предоставление жилой площади в муниципальном образовании;

- приватизация муниципальной собственности и аренда нежилых помещений;

- отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство;

- экономико-правовое регулирование земельных отношений на территории муниципального образования, в том числе отвод земельных участков под застройку;

- качество архитектурных и градостроительных проектов и их реализация в городе;

- закрепление муниципального имущества на праве хозяйственного ведения за муниципальными унитарными предприятиями и на праве оперативного управления за муниципальными учреждениями города;

- разрешение на реконструкцию домов, ввод в эксплуатацию объектов после реконструкции, перепланировка помещений, переоборудование нежилых помещений в жилые, снятие статуса общежития с жилых строений, принятие объектов в муниципальную собственность, перевод квартир из жилого фонда в нежилой фонд.

Срок исполнения поручения по этим проблемам составляет не более 2 месяцев (за исключением документов, поступивших из вышестоящих организаций, либо по которым срок рассмотрения установлен поручением):

- ликвидации муниципальных предприятий, учреждений - до 6 месяцев;

- банкротство муниципальных унитарных предприятий - до 8 месяцев.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнитель по согласованию с руководителем подразделения администрации, давшим поручение об исполнении, или с вышестоящей организацией, установившей срок исполнения, готовит справку с обоснованием необходимости продления срока и не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения представляет ее в общий отдел.

Для служебных документов срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности и хода решения вопроса, для писем граждан - не более чем на один месяц (с уведомлением об этом заявителя).

Информации по депутатским запросам подписываются главой или лицом, его замещающим. Ответы на депутатские запросы могут быть подписаны заместителем главы администрации муниципального образования. Ответы направляются в 2-недельный срок.

Ответ на обращение депутата по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, должен быть направлен в 2-недельный срок со дня получения обращения. В случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов исполнитель обязан сообщить об этом депутату в 3-дневный срок со дня получения его обращения. В этом случае ответ на запрос депутата должен быть направлен не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Ответы по запросам и представлениям прокуратуры направляются за подписью главы муниципального образования или лица, его замещающего, в 10-дневный срок.

8.4.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

8.4.5. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

8.4.6. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в общем отделе, должны направляться в тот отдел, где осуществляется контроль за ходом исполнения документа.

8.4.7. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений главы муниципального образования должны подписываться руководителями структурных подразделений администрации, которым даны поручения, или лицам, исполняющим их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении либо в месячный срок со дня его подписания.

Оригиналы документов, направленные исполнителю, возвращаются в общий отдел вместе со справками о результатах исполнения.

8.4.8. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в администрацию, даются только в письменной форме

8.5. Порядок оформления исходящих документов:

8.5.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов оформляются на бланках установленного образца.

8.5.2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование документа (справка, информация, акт и т. п.).

8.5.3. В любом документе ниже реквизитов указывается адресат (в состав реквизита входят почтовый адрес, заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание документа, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона).

8.5.4. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четверым адресатом не указывается.

8.5.5. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.

8.5.6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием вида документа, даты и номера исходящего. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

8.5.7. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам.

8.5.8. На документах, направляемых частному лицу, вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия, инициалы адресата.

8.5.9. Исковое заявление, жалобы, обращения, ходатайства и иные документы, направляемые в судебные и правоохранительные органы, а также ответы на запросы, представления и протесты судебных и правоохранительных органов согласовываются с правовым отделом.

8.6. Служебные документы подписываются:

8.6.1. Направляемые в органы государственной власти – главой муниципального образования

Направляемые в другие организации – главой муниципального образования, заместителем главы администрации.

8.6.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. При направлении в несколько адресов подписываются все экземпляры.

Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляре исполнителем с указанием даты.

8.6.3. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель. Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, подписываются у главы муниципального образования, заместителя главы администрации муниципального образования.

8.6.4. Подписанные главой муниципального образования документы передаются исполнителем в общий отдел.

Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

8.6.5. Исходящие документы, подписанные руководством подразделений администрации, которым предоставлено право переписки, регистрируются в соответствующем подразделении.

8.6.6. Исходящие письма адресату на бланках должностных лиц администрации (главы муниципального образования, заместителя главы администрации муниципального образования, начальника общего отдела администрации) подписываются должностным лицом, указанным на бланке, с указанием его инициалов и фамилии.

На бланках главы муниципального образования - только подпись главы муниципального образования, его инициалы и фамилия.

На бланках заместителей главы администрации муниципального образования - только подпись заместителей главы администрации муниципального образования, их инициалы и фамилии.

На бланке начальника общего отдела - подпись начальника общего отдела или лица, его официально замещающего, и их инициалы и фамилия.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

9.1. Письменные обращения граждан регистрируются в общем отделе администрации и представляются через руководителя общего отдела для рассмотрения главе муниципального образования. Глава муниципального образования дает поручения по рассмотрению писем граждан. Рассмотрение вопросов поручается соответствующему структурному подразделению администрации. Сроки рассмотрения не должны превышать законодательно установленных сроков. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается заявителю.

9.2. Обращения граждан не направляются для рассмотрения организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

9.3. Письма граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме.

9.4. Прием граждан осуществляется должностными лицами согласно разработанному графику, а в отдельных случаях - по мере необходимости.

Общий отдел ведет запись граждан на личный прием к заместителю главы администрации муниципального образования, а также осуществляют контроль за исполнением поручений, высказанных на приеме.

9.5. Порядок приема граждан в структурных подразделениях администрации определяется их руководителями.

9.6. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информации руководству администрации, контроль за сроками рассмотрения возлагаются на начальника общего отдела администрации.

9.7. Специалисты общего отдела администрации имеют право запрашивать от отделов администрации, подведомственных администрации учреждений, организаций и предприятий материалы, необходимые при рассмотрении обращений граждан.

10. СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ РАБОТНИКОВ АДМИНИСТРАЦИИ

10.1. Направление в служебные командировки работников администрации производится в соответствии с действующим законодательством о порядке оформления служебных командировок, возмещение расходов, связанных с ними, планируются отделами, управлениями, комитетами администрации.

10.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого четко формируется цель выезда, оформляется общим отделом на основании распоряжения главы и подписывается начальником общего отдела администрации.

10.3. Письменный отчет о результатах командировки, утвержденный руководителем соответствующего структурного подразделения, сдается в общий отдел в 3-дневный срок.

10.4. Зарубежные командировки планируются в соответствии с планом международной деятельности администрации. Распоряжения о загранкомандировке готовятся общим отделом, подписываются главой муниципального образования. Отчет о зарубежной командировке сдается в общий отдел.

11. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ

РУКОВОДИТЕЛЕЙ, А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ

ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

11.1. При смене руководителей, а также в случае реорганизации структурного подразделения администрации прием-передача документов, помещений, инвентаря и оборудования производится в установленном порядке по акту.

11.2. При ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому подразделению документы, относящиеся к архивному фонду области, а также подтверждающие трудовой стаж и заработную плату работников передаются в архивный отдел администрации; документы временного хранения и с не истекшими сроками - в архивный отдел.

При приеме-передаче документов проводится проверка их наличия и состояния. Документы передаются на муниципальное хранение в упорядоченном, обработанном виде, в соответствии с составленными описями дел.

В состав комиссии по приему-передаче документов включаются представители общего отдела и архивного отдела администрации.

12. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ

12.1. Совещание аппарата администрации с участием руководителей муниципальных предприятий и учреждений проводится под руководством главы муниципального образования один раз в неделю и по указанию главы муниципального образования.

12.2. Совещания под руководством главы муниципального образования готовятся начальником общего отдела администрации, оповещение аппарата и других участников совещания возлагается на общий отдел.

12.3. В аппаратном совещании участвуют заместитель главы администрации муниципального образования и должностные лица, установленные главой муниципального образования. Оформление поручений по итогам аппаратного совещания осуществляет начальник общего отдела.

12.4. Контроль за выполнением поручений, данных на аппаратных совещаниях, осуществляется общий отдел.

13. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

13.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел администрации, формирование дел в подразделениях и передача их в архивы структурных подразделений и архивный отдел определяется Положением об архивном отделе.

13.2. Документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации, представляются сотрудникам администрации для работы в помещении архива.

13.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации, требуются для других организаций, то они выдаются по письменному запросу этой организации для просмотра в архиве. Выписка из этих документов заверяется в общем отделе.

13.4. В архивный отдел администрации поступают документы постоянного срока хранения через 5 лет после завершения делопроизводством от следующих отделов: общий отдел, отдел экономики, финансов и бухгалтерского учета, отдел архитектуры и земельных отношений и отдел ЖКХ.

Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату сотрудников администрации, осуществляют соответственно общий отдел и бухгалтерия.

13.5. Дела постоянного срока хранения и по личному составу аппарата управления администрации через 2 года после завершения их делопроизводством передаются в архивный отдел. Передача документов производится в установленном порядке.

13.6. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архивный отдел не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях. По истечении срока хранения в структурных подразделениях администрации согласно номенклатуре дел дела подлежат уничтожению по акту в установленном порядке.

14. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ

14.1. Общий отдел выполняет машинописные работы для главы муниципального образования, заместителя главы администрации муниципального образования, начальника общего отдела.

14.2. На документе, сдаваемом в печать, необходимо указывать:

- дату;

- количество экземпляров;

- полностью написанную фамилию исполнителя с утверждением руководителя;

- форму бланка и отметку "срочно", если есть необходимость.

14.3. Принимаются в печать документы, написанные разборчиво, чернилами (за исключением написанных зелеными, красными чернилами или карандашом).

14.4. Машинописные работы, сданные в общий отдел после 17.00, считаются принятыми для печати на следующий день.

14.5. Сверка отпечатанного материала производится исполнителем, подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал вносится во все экземпляры.

14.6. Все документы печатаются только с разрешения начальника общего отдела, за исключением документов главы муниципального образования.

Очередность машинописных работ определяется начальником общего отдела.

14.7. Срочные материалы принимаются к исполнению немедленно и исполняются в первую очередь.

15. КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

15.1. Копирование материалов служебного характера в общем отделе производится по заказам, подписанным главой муниципального образования, начальником общего отдела, руководителями структурных подразделений аппарата управления администрации, за исключением тех отделов, где имеется множительная техника. В верхнем левом углу первой страницы исполнитель указывает количество экземпляров, свою фамилию, номер телефона, дату и время сдачи на копирование.

15.2. На копирование передаются первые экземпляры (оригиналы) материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям и стандартам.

15.3. Хозрасчетные муниципальные предприятия и отделы, находящиеся на самостоятельном балансе, имеющие множительную технику, тиражируют постановления и распоряжения самостоятельно и сдают их в общий отдел для оформления и рассылки.

16. ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ И ТЕЛЕФАКСОВЫХ СООБЩЕНИЙ

16.1. Право подписи телеграмм, телефаксовых и электронных сообщений имеют глава муниципального образования, заместители главы администрации муниципального образования, начальник общего отдела, а также руководители структурных подразделений администрации, имеющие право переписки.

16.2. Подписанные главой муниципального образования телеграммы и телефаксовые сообщения передаются исполнителем в общий отдел администрации.

16.3. Если телеграмма, телефаксовое или электронное сообщение являются ответом на контрольный документ, то исполнитель обязан приложить этот документ для отметки в общий отдел.

16.4. Передача вышеуказанных документов администрации от других организаций осуществляется с письменного разрешения главы муниципального образования, заместителей главы администрации или начальника общего отдела.