Справка, об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании Беляевский район

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ СПРАВКА 15.08.2008
Об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании Беляевский район

В целях контроля за соблюдением Закона Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области!», совершенствования архивного дела и ведения делопроизводства в учреждениях и организациях Беляевского района с 11 августа по 15 августа 2008 года комиссией в составе главного специалиста комитета по делам архивов Оренбургской области , заведующей архивным отделом администрации Кувандыкского района , заведующей архивным отделом администрации Ясненского района , начальником архивного отдела администрации Саракташского района , главного специалиста архивного отдела администрации Светлинского района , проведено комплексное обследование состояния архивного дела в муниципальном образовании Беляевский район, оказана методическая и практическая помощь архивным работникам и делопроизводственным службам органов местного самоуправления, организациям и предприятиям района.

Архивный отдел администрации Беляевского района

1.Организация труда

В штатном расписании архивного отдела числится два работника. Руководит архивной службой Беляевского района с октября 1989 года начальник архивного отдела Елешева Жамиля Гусмановна, имеющая два высших образования: техническое и юридическое.

Специалистом I категории архивного отдела с 1998 года работает , имеющая высшее педагогическое образование. С 2007 года находится в отпуске по уходу за ребенком.

Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004г.); Законом Оренбургской области "Об архивном деле в Оренбургской области" (2005 г.); Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007г.) и другими нормативными и правовыми актами Российской Федерации, Оренбургской области и муниципального образования Беляевский район.

В декабре 2006г. подписано соглашение о порядке взаимодействия комитета по делам архивов Оренбургской области и администрации муниципального образования Беляевский район в сфере архивного дела.

Работа архивного отдела организована в соответствии с Положением об архивном отделе (утверждено распоряжением главы администрации района от 01.01.01 года ). Имеются должностные инструкции на начальника архивного отдела и специалиста 1 категории (утверждены главой администрации муниципального образования Беляевский район 23 июня 2006года). Делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной главой администрации района 17.04.2004 и номенклатурой дел на 2007 год, утвержденной 25.01.2007. Все дела по номенклатуре заведены, оформлены обложки, документы формируются. В 2008 году утверждена опись дел постоянного хранения архивного отдела администрации Беляевского района.

Деятельность архивного отдела осуществляется по утвержденным годовым и полугодовым планам, которые охватывают все основные направления развития архивного дела в районе. Показатели основных направлений развития архивного дела в Беляевском районе представляются в комитет по делам архивов Оренбургской области в сроки, рекомендованные комитетом и в соответствии со сроками, установленными Федеральным архивным агентством; выполняются архивным отделом с хорошим качеством.

Начальником архивного отдела ведется дневник учета работы, в котором отражается текущая работа за каждый рабочий день.

Работники архивного отдела ежегодно принимают участие в работе семинаров, проводимых комитетом по делам архивов Оренбургской области для сотрудников архивных учреждений муниципальных образований области, изучают и внедряют в практику своей деятельности передовой опыт работы других государственных и муниципальных архивов.

В архивном отделе имеются все необходимые методические пособия, разработанные Федеральным архивным агентством, комитетом по делам архивов Оренбургской области, государственными архивами, которые постоянно используются в работе. Оформлен методический уголок.

2. Обеспечение сохранности документов

Архивный отдел администрации Беляевского района располагается на первом этаже административного здания. Архивохранилище документов постоянного хранения расположено в отдельно стоящем здании, площадью 110, 61 кв. м. и в настоящее время хранилище загружено на 92 процента.

В 2007 году для размещения документов по личному составу выделено дополнительное помещение на первом этаже административного здания, площадью 11,27 кв. м., в котором проведен косметический ремонт.

Установлен порядок работы архивного отдела.

Двери в хранилищах обшиты металлом. Соблюдается световой режим: в хранилище по личному составу - жалюзи, в хранилищах постоянного хранения плотные шторы.

Архивные документы размещены на металлических и смешанных стеллажах, в основном закартонированы. Расстояние между стеллажами и стенами соответствует установленным нормам. Фонды расположены в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск, коробки оформлены новыми этикетками.

Для измерения температурно-влажностного режима имеются два гигрометра ВИТ-1, показания которых регулярно заносятся в журналы контроля температурно-влажностного режима. В хранилищах соблюдается температурно-влажностный режим: температура воздуха в среднем составляет + 220 С, влажность воздуха - 56%.
В хранилищах соблюдается санитарно гигиенический режим; работниками архивного отдела регулярно проводятся обеспыливание и проветривание.

Выдача дел из хранилища во временное пользование оформляется актами выдачи документов во временное пользование. Возврат дел осуществляется в установленные сроки.

Решением коллегии комитета по делам архивов от 01.01.2001 №26 утверждены итоги проверки наличия и состояния дел в архивном отделе. По результатам проверки наличия все необходимые изменения внесены в учетные документы.

В 2007 году администрацией района были выделены средства для косметического ремонта помещений хранилищ, на приобретение коробок для картонирования документов.

Вместе с тем, сохранность документов в архиве полностью не обеспечена.

В помещении архивохранилищ отсутствует охранно-пожарная сигнализация, система автоматического пожаротушения, решетки на окнах - не распашные, расстояние от архивных коробок до осветительных не соответствует требованиям пожарной безопасности.

3. Организация учета документов

Государственный учет в архивном отделе организован в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007).

В архивном отделе ведутся все основные учетные документы: книга учета поступления документов, список фондов, листы фондов, описи дел, журнал учета изменений в составе и объеме фондов, дела фондов, листы заверители в делах фондов. Учет фотодокументов ведется по описям и регистрируется в журнале учета поступающих фотодокументов. Имеется полный комплект описей, в том числе страховые экземпляры, которые хранятся в металлическом сейфе в рабочем кабинете.

Ко всем экземплярам описей составлены сводные итоговые записи. Составлен и ведётся реестр описей архивных фондов.

Дела фондов заведены на все архивные фонды. В 80 из них имеются исторические справки и дополнения к ним, включены акты приема-передачи документов, акты проверок наличия и состояния дел. К делам фондов составлены внутренние описи.

Ежегодно в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (М.,1997) проводится паспортизация муниципального архива, составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки на вновь образованные фонды. Документы централизованного учета направляются ежегодно в установленные сроки в комитет по делам архивов Оренбургской области.

На учете в муниципальном архиве по состоянию на 01 августа 2008 года находится 87 фондов в объеме 14335 ед. хр., из них - 31 фонд действующих организаций, 12 фондов личного происхождения, 1 коллекция фотодокументов (235 фото); документов по личному составу - 10 фондов в объеме 666 ед. хр.

Проверка показала: сведения в учетных документах сбалансированы.

4.Организация комплектования муниципального архива

В списке №1 источников комплектования архивного отдела значится 31 организация, в их числе – 3 негосударственные организации.

Комплектование проводится ежегодно по графику упорядочения и передачи документов организаций, учреждений, предприятий, утвержденному главой администрации района.

Архив комплектуется документами постоянного срока хранения, по личному составу, личного происхождения, фото-фоно-видеодокументами и научно-технической документацией.

Прием на постоянное хранение осуществляется по актам приема-передачи и утвержденным описям. Проверено качество приема документов от администраций Буртинского и Крючковского сельсоветов за годы. Документы приняты по акту, имеют удовлетворительное физическое состояние, заголовки на делах соответствуют заголовкам дел в описи. Документы оформлены датами, необходимыми подписями.

Описи поступают на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области с хорошим качеством.

Наблюдательные дела имеются на все учреждения списка источников комплектования муниципального архива, ведутся в соответствии с требованиями.

Ежегодно проводится работа по организации паспортизации архивов организаций. В 2006 году заключены договоры о сотрудничестве и взаимодействии в области архивного дела с 4 сельскохозяйственными предприятиями, в 2007 году 4 соглашения об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела с организациями федеральной формы собственности.

Ежегодно проводится прием документов от ликвидированных организаций Беляевского района. На 01.08.2008 в архивном отделе хранится 9 фондов ликвидированных организаций.

В архивном отделе ведется картотека учета работы с организациями. На все учреждения ведутся карточки учета работы с организациями, в которых отражаются результаты проведенных проверок.

С 2003 года для оказания методической и практической помощи осуществлено 48 проверок организаций - источников комплектования, в том числе 12 комплексных проверок (по сельсоветам и организациям района), 36 тематических. Практикуется проведение повторных проверок организаций, в которых были выявлены нарушения, за данный период их было 26. По результатам проверок составляются справки с рекомендациями по устранению недостатков в работе с документами.

30 учреждений и организаций-источников комплектования имеют согласованные и утвержденные номенклатуры дел и утвержденные инструкции по делопроизводству.

В практике работы архивного отдела с организациями - проведение методических семинаров. Ежегодно проводятся семинары и практические занятия, на которых рассматриваются: порядок оформления дел постоянного срока хранения, вопросы подготовки документов к описанию и сдаче в архив, паспортизации и другие. В 2005 году проведен семинар по теме: «Архив организации: создание и методика работы», в 2006 году проведено два семинара по темам: «О Федеральном Законе от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законе Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области»», «Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 2006г» и практическое занятие «Ведение делопроизводства в организациях и учреждениях района». В 2007 году организован семинар: «Внедрение инструкции по делопроизводству в организациях, предприятиях, учреждениях».

Вместе с тем, выявлены нарушения сроков описания и сдачи документов на постоянное хранение в архив в 4 организациях: с 1998 г. - совхоз «им. Ленина»; с 2000г. – отдел архитектуры и градостроительства; с 2001года - Центральная районная больница, комитет по земельным ресурсам и землеустройству.

В ходе выборочной проверки организаций – источников комплектования архивного отдела проверены состояние делопроизводства и обеспечение сохранности документов в органах местного самоуправления.

Совет депутатов муниципального образования Беляевский район

Делопроизводство Совета депутатов ведется в соответствии с номенклатурой дел на 2007 год, утвержденной 12.01.2007 главой администрации Беляевского района и согласованной с архивным отделом.

Инструкция по делопроизводству утверждена постановлением главы 30.06.2008 № 10, содержит приложения.

Протоколы заседаний Совета депутатов и другие документы постоянного срока хранения своевременно формируются, подшиваются и оформляются в соответствии с требованиями архивной технологии. Протоколы заседаний постоянных комиссий своевременно оформляются необходимыми реквизитами.

Документы Совета депутатов упорядочены и сданы на хранение в архивный отдел по 2005 год.

Вместе с тем, документы, подлежащие передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, хранятся в деревянном не запирающемся шкафу, их сохранность не обеспечивается. Протоколы постоянных комиссий ведутся рукописным способом. В приложения к инструкции по делопроизводству включены не все образцы документов. Расположение реквизитов бланков документов не соответствует инструкции по делопроизводству Совета депутатов муниципального образования.

Рекомендовано:

Протоколы постоянных комиссий оформлять на компьютере.

Дополнить инструкцию по делопроизводству Совета депутатов приложениями с образцами документов.

Бланки Совета депутатов привести в соответствие с инструкцией по делопроизводству.

Пронумеровать протоколы постоянных комиссий.

Обложки дел оформить дел в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Администрация муниципального образования Беляевский район

Номенклатура дел администрации муниципального образования Беляевский район на 2008 год утверждена главой администрации 16.01.2008, согласована с архивным отделом, включает перечень дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений аппарата администрации района.

На аппаратных совещаниях, проводимых с руководителями структурных подразделений администрации, периодически рассматриваются вопросы состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях района.

Отдел по обеспечению взаимодействия администрации с территориями

Делопроизводство отдела ведется в соответствии с номенклатурой дел на 2008 год и инструкцией по делопроизводству, утвержденной главой администрации района 16.01.2008 и согласованной с архивным отделом.

Документы оформляются на бланках муниципального образования, изготовленных компьютерным способом, содержат все необходимые реквизиты.

Однако в ведении делопроизводства имеются недостатки. Несвоевременно оформляются протоколы аппаратных совещаний. На момент проверки были представлены не оформленными, не подписаны. Не ведется контроль за исполнением документов.

Рекомендовано:

Оформить протоколы расширенных аппаратных совещаний при главе администрации района за 2007 и 2008 год.

Организовать работу по контролю за исполнением документов.

Общий отдел.

Дела в текущем делопроизводстве за 2008 год формируются в соответствии с номенклатурой, утверждённой главой района 16.01.2008 года.

Распоряжения главы администрации района изготавливаются на бланках, пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела.

Документы по переписке группируются в двух делах: отдельно поступающая и отправляемая корреспонденция. Регистрация документов журнальная. Контрольные документы исполняются качественно и в срок. Формируются в дела документы по обращениям граждан.

Документы администрации упорядочены и сданы на хранение в архивный отдел по 2005 год.

Вместе с тем, сохранность документов полностью не обеспечена. Документы текущего делопроизводства администрации и архивные документы хранятся в деревянных не запирающихся шкафах. Расположение реквизитов бланков документов не соответствует инструкции по делопроизводству администрации муниципального образования.

Рекомендовано:

Обеспечить хранение документов в металлических запирающихся шкафах.

Переписку формировать в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом-запросом.

Бланки документов привести в соответствие с инструкцией по делопроизводству администрации муниципального образования.

Ведущий специалист по кадрам аппарата администрации.

Кадровые документы заведены согласно выписки из номенклатуры дел администрации района на 2008 год, хранятся в металлическом сейфе.

Распоряжения главы администрации по личному составу (прием, перевод, премирование, увольнение) оформлены всеми необходимыми реквизитами, составлены верно.

Трудовые книжки заведены на всех работников, их оформление соответствуют требованиям Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития . Записи в них вносятся своевременно.

Личные дела муниципальных служащих сформированы в соответствии с требованиями, предъявленными к личным делам госслужащих Указом Президента РФ № 000 от 01.01.2001г. с изменениями внесенными Указом Президента «О порядке ведения личных дел, лиц замещающих государственные должности РФ о порядке назначения на государственные должности Федеральной государственной службы», комплектуются в полном объеме, пронумерованы, подшиты, к ним составлены внутренние описи.

Ведутся карточки формы Т-2.

Вместе с тем, в положениях об отделах и должностных инструкциях нет даты об ознакомлении работников, реквизиты бланков распорядительных документов по личному составу не соответствуют инструкции по делопроизводству.

Даны рекомендации по приведению реквизитов бланков кадровых документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации муниципального образования.

Финансовый отдел администрации муниципального образования Беляевский район

Инструкция по делопроизводству утверждена главой администрации района 16.01.2008 и согласована с архивным отделом. Номенклатура разработана, утверждена и согласована 22.01.2008. Дела заведены согласно номенклатуре дел.

Положение об архиве и ЭК утверждено 13.12.2007. Согласно приказу начальника отдела назначен ответственный за делопроизводство и архив.

Приказы начальника отдела по основной деятельности подшиты, оформлены необходимыми реквизитами. Приказы по кадрам ведутся отдельно от приказов по основной деятельности.

Документы постоянного срока хранения описаны по 2004 год.

Вместе с тем, в ведении делопроизводства выявлены недостатки.

Документы за 2007 год (годовой отчет, бюджет района) ведутся в электронном виде, не выведены на бумажную основу, не оформлены необходимыми реквизитами. Расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы за 2007 год и ранее не подшиты, не оформлены необходимыми реквизитами.

Рекомендовано:

Дела за предыдущие годы оформить в соответствии с архивными требованиями.

Документы постоянного хранения, которые в соответствии с номенклатурой дел, ведутся в электронном виде и на бумажной основе, распечатать, оформить необходимыми реквизитами и упорядочить.

Главный специалист – архитектор администрации

муниципального образования Беляевский район

Делопроизводство главного специалиста администрации муниципального образования Беляевский район ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел, утвержденной 22.01.2008, документы сформированы согласно номенклатуре дел, однако титульные листы текущего делопроизводства не оформлены. Ведется подготовка дел за 2годы к сдаче на постоянное хранение в архив. Документы упорядочены, описи подготовлены к утверждению на ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

Даны рекомендации по уточнению графы «Срок хранения дела и номер статьи по Перечню» номенклатуры дел главного специалиста – архитектор администрации муниципального образования Беляевский район, оформлению обложек дел в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Отдел культуры администрации муниципального

образования Беляевский район

Делопроизводство отдела культуры администрации Беляевского района ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел, утвержденной начальником отдела культуры администрации Беляевского района 05.03.2008, согласованной с начальником архивного отдела 01.03.2008.

Инструкция по делопроизводству отдела культуры утверждена приказом начальника о№ 24согласована с а архивным отделом 01.07.2008

Форма регистрации поступающих и отправленных документов журнальная. Приказы начальника отдела по основной деятельности подшиты, оформлены необходимыми реквизитами. Приказы по кадрам ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Документы по переписке группируются в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом-запросом.

Документы описаны и приняты в архивный отдел по 2000 год.

Личные дела имеют полный состав документов, внутренние описи. Трудовые книжки и карточки ф. Т-2 заполняются своевременно, без ошибок. Все кадровые документы хранятся в сейфе.

Вместе с тем, документы изготовлены на бланках, не соответствующих инструкции по делопроизводству отдела культуры.

Рекомендовано бланки изготавливать централизованным способом.

Администрация муниципального образования

Белогорский сельсовет Беляевского района Оренбургской области

Делопроизводство администрации муниципального образования Белогорский сельсовет ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением главы администрации МО Белогорский сельсовет от 01.01.2001 , составленной в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003 и номенклатурой дел администрации на 2008 год, утвержденной 09.01.2008 и согласованной с начальником архивного отдела.

Документы сформированы в дела согласно номенклатуре дел и оформлены.

Распоряжения главы администрации пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела.

Протоколы заседаний Совета депутатов необходимыми подписями, датами, подшиты.

Регистрация поступающих и отправляемых документов ведется журнальная, переписка сформирована правильно, на документах имеются отметки об их исполнении и направлении в дело, осуществляется контроль за исполнением документов.

Личные дела имеют полный состав документов. Заполняются похозяйственные и алфавитная книги.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 год, постоянного срока хранения - сданы в муниципальный архив.

Документы текущего делопроизводства находятся в сейфах.

Даны рекомендации по формированию годовых отчетов.

Администрация муниципального образования

Донской сельсовет

Делопроизводство администрации муниципального образования Донской сельсовет ведется в соответствии с номенклатурой дел администрации на 2008 год и инструкцией по делопроизводству, утвержденной главой сельсовета от 01.01.2001.

Протоколы заседаний Совета депутатов подшиты. Сформированы протоколы постоянных комиссий и другие документы в соответствие с номенклатурой дел. Ведется журнал регистрации решений Совета депутатов.

Распоряжения главы администрации пронумерованы в пределах календарного года, своевременно формируются в дела.

Распоряжения по личному составу разделены на два дела по срокам хранения. На работников администрации ведутся личные дела, которые имеют полный состав документов, своевременно заполняются трудовые книжки.

Документы по переписке группируются в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом-запросом. В журналах регистрации поступающих и отправляемых документов все графы заполняются своевременно, в том числе графа "отметка об исполнении". Ведется контроль за исполнением документов, на документы длительного исполнения заведены контрольные дела

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены и сданы в муниципальный архив по 2005 год.

Похозяйственные книги хранятся в сейфе, в них отсутствует нумерация листов, нет итоговой записи.

Бланки документов имеют расхождения с инструкцией по делопроизводству.

Не нумерованы протоколы заседаний Совета депутатов, постоянных комиссий.

Даны рекомендации:

по приведению реквизитов бланков документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации муниципального образования;

по нумерации похозяйственных книг и личных дел, составлению итоговой записи;

по проставлению номеров протоколов заседаний Совета депутатов, постоянных комиссий.

Администрация муниципального образования

Ключевский сельсовет Беляевского района Оренбургской области

Делопроизводство администрации муниципального образования Ключевский сельсовет ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной главой администрации МО Ключевский сельсовет от 01.01.2001, составленной в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003 и номенклатурой дел администрации на 2008 год, утвержденной 14.01.2008 и согласованной с начальником архивного отдела.

Распоряжения главы администрации пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела.

Протоколы заседаний Совета депутатов; собраний граждан оформлены необходимыми подписями, датами, подшиты.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены и сданы в муниципальный архив по 2005 год.

Переписка формируется правильно – в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом – запросом.

Распоряжения по личному составу с разными сроками хранения разделены на два дела, но не на всех распоряжениях по личному составу есть отметки об ознакомлении. Имеются должностные инструкции специалистов.

Личные дела имеют полный состав документов. Документы хранятся в запирающихся сейфах.

Вместе с тем, документы о работе постоянных комиссий сформированы в черновиках.

Даны рекомендации:

По формированию планов работы Совета депутатов и протоколов постоянных комиссий.

По оформлению карточек Т-2 (не все карточки с подписями работников).

СПК (колхоз) «Донской»

В мае 2006г. подписан договор об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела СПК (колхоза) «Донской» и архивного отдела администрации муниципального образования Беляевский район.

Делопроизводство ведется в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем СПК 10.01.2008 и инструкцией по делопроизводству.

Руководством СПК (колхоза) «Донской» издано распоряжение от 01.01.2001 №16 «О назначении ответственной за делопроизводство и архив», 29.12.2007 утверждено положение об архивохранилище.

Приказы по основной деятельности формируются раздельно от приказов по личному составу. Протоколы общих собраний оформлены своевременно.

Расчетно-платежные ведомости заполняются аккуратно, подшиты, подписаны.

В трудовые книжки внесены все необходимые изменения, личные дела имеют полный состав документов, ведутся карточки ф. Т-2. Кадровые документы хранятся в сейфе.

Документы обработаны и описаны по 2000 год.

Помещение, оборудованное под архивохранилище, совмещено с рабочей комнатой кассира. В нем установлены три деревянных стеллажа, на которых хранятся документы постоянного хранения и по личному составу. Дверь обшита металлом, на окнах – нераспашные металлические решетки.

Вместе с тем, сохранность документов обеспечена не полностью: не соблюдается световой режим: лампочки в архивохранилище не защищены плафонами, окно в помещении архива не затемнено.

Даны рекомендации:

по заполнению графы, содержащей сведения о стаже в карточках ф. Т-2;

по обеспечению сохранности документов в архивохранилище.

Закрытое акционерное общество "Ключевское"

В июне 2006г. подписан договор об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела и архивного отдела администрации муниципального образования Беляевский район.

Номенклатура дел, в соответствии с которой ведется делопроизводство, на 2008 год, утверждена руководителем 10.01.2008, согласована с начальником архивного отдела. Инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом , содержит все необходимые приложения.

Руководством ЗАО "Ключевское" издан приказ от 01.01.2001 о назначении ответственной за делопроизводство и архив, утверждено положение об архивохранилище.

Приказы по основной деятельности формируются в отдельном деле. Протоколы общих собраний и заседаний наблюдательного совета оформлены правильно. Расчетно-платежные ведомости заполняются аккуратно, подшиты, подписаны.

Все записи в трудовые книжки вносятся своевременно, личные дела имеют полный состав документов, ведутся карточки ф. Т-2. Кадровые документы хранятся в запирающемся металлическом сейфе.

Документы постоянного хранения описаны и сданы в архивный отдел по 2001 год.

Имеется помещение для архивохранилища, площадью 32 квадратных метра, в котором установлены металлические двери, все окна защищены металлическими решётками, соблюдается световой режим: имеются жалюзи. Документы размещены на металлических стеллажах, закартонированы. Помещение оборудовано порошковым огнетушителем ОП 10(3) ТУ .

Вместе с тем, в должностных обязанностях нет дат об ознакомлении; в личных делах отсутствуют фотографии работников.

Ответственному за делопроизводство даны соответствующие рекомендации.

5. Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат)

к документам архива

Состояние научно-справочного аппарата отвечает основным требованиям. Каждый фонд имеет полный комплект экземпляров описей, включая страховые. В плановом порядке проводится работа по переработке и усовершенствованию описей. За годы работниками архивного отдела были переработаны описи по шести фондам с документами постоянного срока хранения, среди них: «Беляевский районный Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет» (241 ед. хр. за 1годы), «Финансовый отдел исполнительного комитета Беляевского районного Совета депутатов трудящихся» (359 ед. хр. за 1годы), «Информационно-вычислительная станция» (699 ед. хр. за 1годы), «Беляевская средняя школа» (55 ед. хр. за 1годы), «Райком профсоюза работников сельского хозяйства» (151 ед. хр. гг.), «Управление сельского хозяйства исполкома Беляевского районного Совета народных депутатов» (658 ед. хр. за годы) и по двум фондам с документами по личному составу «Гирьяльский сельсовет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет» (11 ед. хр. за годы), «Совхоз Буртинский Буртинского сельсовета» (301 ед. хр. за годы). Выборочная проверка фондов Финансового отдела исполнительного комитета Беляевского районного Совета депутатов трудящихся и Управления сельского хозяйства исполкома Беляевского районного Совета народных депутатов показала, что переработка проведена качественно.

К переработанным фондам составлены исторические справки, дела перешифрованы. Акты по результатам переработок подшиты в дела фондов.

В соответствии с планом проводится работа по составлению исторических справок ко вновь поступившим фондам. Качество исторических справок удовлетворительное.

В архиве при каталогизации архивных документов активно используются методические рекомендации по составлению и ведению систематического каталога в муниципальных архивах Оренбургской области (Оренбург, 2003). Каталогизация документов на бумажной основе проходит по фонду Беляевский районный Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет. Ежегодно пополняются систематический каталог (135 карточек), каталоги фотодокументов (233 карточки); имеющиеся в архиве 225 фотодокументов закаталогизированы.

Вместе с тем, к 7 фондам не составлены исторические справки, среди них: Красногорская машино-транспортная станция, с. Красногор Буртинского района Оренбургской области; Машино-транспортная станция им. Тельмана с. Ключевка, Буртинского района Оренбургской области; Кумакский детский дом, пос. Кумак Буртинского района Оренбургской области; Инспектура оргнабора Исполнительного комитета Буртинского районного Совета депутатов трудящихся, с. Беляевка Саракташского района Оренбургской области; Головной маслозавод, с. Беляевка Беляевского района Оренбургской области; Личный фонд Героя социалистического труда, знатного комбайнера совхоза им. Ленина Беляевского района Оренбургской области; Дополнительный офис № 000 Оренбургского Регионального филиала банка «СБС-АГРО» с. Беляевка Беляевского района Оренбургской области; Комбинат бытового обслуживания населения с. Беляевка Беляевского района Оренбургской области.

6. Организация использования архивных документов

В работе по использованию документов архивом активно применяются все формы. Мероприятия регистрируются в журнале учета работы архива по использованию.

Особое место занимает информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами. За 2008 год поступило 320 социально-правовых запросов, которые были исполнены, а также 3 запроса от органов власти. Социально – правовые запросы исполняются в течение 10 дней, качество ответов удовлетворительное. Жалоб заявителей на качество исполнения запросов не поступало. В ходе проверки просмотрены ответы заявителям на запросы.

Замечаний по регистрации запросов и качеству их исполнения не имеется.

Архив представляет пользователям архивные документы в помещении архива. За 2годы архив посетили 18 пользователей. Темы их исследований связаны в основном с краеведением. Интерес к архивным документам ежегодно возрастает, для пользователей подготовлено 336 копий документов.

Начальник архивного отдела ежегодно проводит Дни открытых дверей, встречи с общественностью, выставки архивных документов.

На основе архивных документов к различным юбилейным и памятным датам за годы подготовлено 6 выставок, которые демонстрировались в районном музее, Доме культуры, зале заседаний администрации района, архиве.

В 2007 году подготовлена и проведена выставка документов «История района в документах архива», посвященная 100-летию села Беляевка и 80-летию Беляевского района на основе документов архивного отдела администрации Беляевского района и государственного учреждения «Государственный архив Оренбургской области».

В 2007 году для учащихся 7 классов Беляевской средней школы начальник архивного отдела провела урок «Знатные люди Беляевского района» с использованием документов фондов личного происхождения. Всего за 2годы проведено 5 школьных уроков.

Ежегодно для учащихся Беляевской средней школе проводятся экскурсии. В 2007 году для школьников 10 классов Беляевской средней школы проведена экскурсия с демонстрацией архивных документов, посвященная профессиональному празднику Дню архивов.

В целях патриотического воспитания подрастающего поколения в 2005 году в рамках областной программы «Патриотическое воспитание граждан Оренбургской области на годы» проведен конкурс по сбору документов устной истории по теме: «Воспоминания ветерана Великой Отечественной войны и труженика тыла».

Архив работает в тесном контакте со средствами массовой информации. За 2годы архивом опубликовано – 10 статей в районной газете «Вестник труда».

7. Информатизация архивного дела

Для проведения информатизации архивного дела в 2003 году приобретен компьютер Intel Celeron 1/256Мb/40Gb. Проводится работа по ведению базы данных «Архивный фонд». В настоящее время введены учетные сведения всех 87 хранящихся архивных фондов в количестве 0,48 Мб. Заполнены разделы «Архивный фонд». Продолжается работа по заполнению раздела «Описи». Вместе с тем, памяти компьютера не достаточно для установки новой программы «Источники комплектования», которая будет внедрена в 2009 году.

Рекомендации по итогам комплексного обследования работы

архивного отдела администрации Беляевского района:

1.  Администрации муниципального образования Беляевскиий район

(Глава администрации )

1.1. Учитывая современные требования к обеспечению сохранности документов Архивного фонда Оренбургской области, по возможности выделить средства:

на установку охранно-пожарной сигнализации в помещении Беляевского муниципального архива в отдельно стоящем здании;

на приобретение дополнительного компьютера, класса не ниже Pentium IV для архивного отдела администрации муниципального образования Беляевский район

на приобретение необходимой аппаратуры для создания видеодокументов, отражающих наиболее важные события в истории района на цифровых носителях.

на установку электронной почты в архивном отделе администрации муниципального образования Беляевский район

1.2. Принять меры по обеспечению должных условий хранения документов структурных подразделений администрации района до передачи их на хранение в муниципальный архив.

2. Начальнику архивного отдела администрации МО Беляевский район

2.1. Продолжить работу по комплектованию архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, в этих целях:

добиться устранения имеющихся нарушений сроков описания и сдачи документов на постоянное хранение в срок до 1 января 2010 года;

активизировать работу по выявлению потенциальных источников комплектования архива – физических лиц.

2.2. Организовать перезапись фоно - и видеодокументов, хранящихся в архиве с ленточных на цифровые носители в течение 2009 года.

2.3. Продолжить в плановом порядке работу по совершенствованию справочно-поисковых средств (научно-справочный аппарата) к документам архива: составление исторических справок к архивным фондам.

Проверку провели:

Главный специалист комитета

Заведующая архивным отделом

администрации МО Кувандыкский район

Начальник архивного отдела

администрации МО Саракташский район

Начальник архивного отдела

администрации МО Ясненский район

Главный специалист архивного отдела

администрации МО Светлинский район

Со справкой ознакомлены:

Глава администрации муниципального

образования Беляевский район

Заместитель главы администрации района –

руководитель аппарата

Начальник архивного отдела

администрации МО Беляевский район