Справка об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании, Бузулукский район

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ СПРАВКА 26.05.2008
Об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании Бузулукский район

В целях контроля за соблюдением Закона Оренбургской области "Об архивном деле в Оренбургской области", совершенствования архивного дела и ведения делопроизводства в организациях Бузулукского района с 26 по 30 мая 2008 года комиссией в составе главного специалиста комитета по делам архивов Оренбургской области , начальника архивного отдела администрации Тоцкого района , начальника архивного отдела администрации Курманаевского района , начальника архивного отдела администрации Грачевского района была проведена комплексная проверка работы архивного отдела Бузулукского района, оказана методическая и практическая помощь по направлениям деятельности архива делопроизводственным службам органов местного самоуправления и организаций района.

Архивный отдел и отдел архива документов по личному составу администрации Бузулукского района

1.Организация работы

По штатному расписанию в отделах числится три работника. Возглавляет архивный отдел с августа 2003 года начальник , имеет высшее экономическое образование.

Отдел архива документов по личному составу образован распоряжением главы администрации 05 февраля 2007 года , до этого времени в структуре администрации с 1998 года был архив документов по личному составу. Начальник отдела работает с 14 сентября 1998 года, образование высшее педагогическое.

В штате отдела архива документов по личному составу с 1 марта 2007 года состоит специалист II категории , образование средне - специальное юридическое. В настоящее время обучается заочно на 2 курсе юридического факультета Московского института экономики, статистики и информатики. В 2008 году прошла курсы повышения квалификации архивных работников, организованные Правительством Оренбургской области на базе педагогического университета.

Архивы в своей деятельности руководствуются Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004г.), Законом Оренбургской области "Об архивном деле в Оренбургской области" (2005г.) и другими нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области, Уставом Бузулукского района.

Начато внедрение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук М., 2007.

В апреле 2007 года подписано соглашение о порядке взаимодействия и сотрудничества комитета по делам архивов Оренбургской области и администрации муниципального образования Бузулукский район.

Администрацией района периодически принимаются распоряжения, касающиеся состояния архивного дела и делопроизводства. В основном, это распоряжения о приеме документов ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования районного архива.

Ежегодно сотрудники отделов принимают участие в работе семинаров, проводимых комитетом по делам архивов Оренбургской области для работников архивных учреждений муниципальных образований области, выступают на них с информациями, изучают и внедряют в практику своей деятельности опыт работы других государственных и муниципальных архивов.

Работа отделов организована в соответствии с положениями об архивном отделе и об архиве документов по личному составу, утвержденными распоряжением главы района от 01.01.01 года № 000. Должностные инструкции на работников утверждены главой администрации района.

Деятельность архивов осуществляется по утвержденным годовым планам, охватывающим все основные направления развития архивного дела.

Основные направления развития архивного дела в Бузулукском районе выполняются с хорошим качеством. Планово - отчетная документация представляется в комитет по делам архивов Оренбургской области в соответствии с установленными сроками.

Все архивисты ежедневно ведут дневники учета работы, в которых отражают выполненные текущие мероприятия за каждый рабочий день.

В своей работе архивы используют инструкцию по делопроизводству администрации муниципального образования Бузулукский район.

Делопроизводство архивов заведено в соответствии с номенклатурами дел на 2008 год, согласованными с комитетом по делам архивов (протокол ЭПМК ). Документы заключены в файловые папки, хранятся по порядку номеров в шкафах, в рабочем кабинете. Все журналы, в том числе и учетные документы, изготовлены типографским способом, заполняются регулярно.

Переписка сформирована в соответствии с инструкцией по делопроизводству, документы в ней оформлены всеми необходимыми реквизитами; имеются журналы регистрации поступающих и отправляемых документов. Заведена книга отзывов о работе архивов.

Документы архивного отдела описаны и приняты на хранение по 2006 год.

Архивы обеспечены всеми действующими нормативными документами и необходимыми методическими пособиями. В холле оформлен методический уголок, содержащий нормативно-правовые документы по архивному делу.

Ежегодно осуществляется подписка на журнал «Отечественные архивы», научно-справочная библиотека также пополняется альманахом «Гостиный двор», журналом «Епархиальные ведомости», подшивками газеты Бузулукского района «Российская провинция».

В 2005 году при переезде в новое здание для сотрудников выделен рабочий кабинет площадью 22 кв. м., приобретена современная офисная мебель: рабочие и компьютерные столы, кресла, деревянные и картотечные шкафы.

Имеется вся необходимая оргтехника - многофункциональное устройство (принтер, ксерокс, сканер). В 2006 году установлен факс.

Вместе с тем, комиссия отметила, что в рабочем кабинете температура выше санитарной нормы, это может отрицательно сказаться на здоровье и работоспособности специалистов.

2. Обеспечение сохранности архивных документов

Администрация Бузулукского района постоянно уделяет внимание улучшению материально-технической базы архивов, обеспечению сохранности архивных документов. В 2004 году архивному отделу выделено новое помещение общей площадью 167 кв. м., которое расположено на первом этаже административного здания.

На входе в здание имеется вывеска, распорядок работы архивного отдела и архива документов по личному составу.

В помещении архива имеются два хранилища - архивохранилище документов постоянного срока хранения - 80 кв. м., архивохранилище документов по личному составу - 37 кв. м. Во всех хранилищах установлены металлические двери, на окнах - металлические решетки.

В целях обеспечения пожарной безопасности все здание архива оборудовано системой пожарного оповещения людей о пожаре, охранно-пожарной сигнализацией. В архивохранилищах имеются по одному порошковому огнетушителю, срок эксплуатации до 2010 года.

Для измерения температурно-влажностного режима имеются психрометры, показания которых регулярно заносятся в журнал контроля температурно-влажностного режима.

В архивохранилищах на день проверки температура составляла + 25 С, влажность 52 %.

Соблюдается световой и санитарно-гигиенический режим; Проведена скрытая электропроводка, лампы заключены в закрытые плафоны. Расстояние от плафонов до верхней полки соответствует требованиям. Регулярно проводится обеспыливание и проветривание, поддерживается идеальный порядок.

Все архивные документы закартонированы в плотные новые коробки, размещены на смешанных стеллажах. Протяженность стеллажей в архивохранилище документов постоянного срока хранения 576 пог. м., (загруженность – 59%); в архивохранилище документов по личному составу - 320 пог. м. (загруженность – 89%, при расчете 50 дел на 1 погонный метр)

При переезде и в связи с проведенной проверкой наличия все коробки были заменены, приклеены новые ярлыки. Составлены новые топографические указатели. Фонды расположены слева направо, сверху вниз, по степени важности документов (сначала документы администрации района, сельсоветов, учреждений, организаций и сельхозпредприятий), что обеспечивает их комплексное хранение, а также оперативный поиск.

Решением коллегии комитета по делам архивов утверждены итоги проверки наличия и состояния дел в муниципальном архиве. По результатам проверки наличия все необходимые изменения внесены в учетные документы.

В архивах имеется полный комплект описей, в том числе и страховые экземпляры. Все страховые экземпляры хранятся в металлических сейфах.

Выдача дел из хранилища во временное пользование фиксируется в журнале выдачи документов во временное пользование. Возврат дел осуществляется в установленные сроки.

Вместе с тем, в организации хранения документов имеются недостатки:

в архивохранилищах установлены не распашные металлические решетки;

охранно-пожарная сигнализация не выведена на пульт вневедомственной охраны;

для улучшения температурно-влажностного режима в период межсезонья необходимо установить в хранилища сплитсистемы.

3. Организация учета документов

На учете в архивном отделе по состоянию на 01.05.2008 года находится 140 фондов в объеме 25498 ед. хр., из них 55 фондов действующих организаций; 8 фондов личного происхождения (143 ед. хр.) из них одна коллекция участников Великой Отечественной войны; одна коллекция фотодокументов (309 фото);

На учете в архиве документов по личному составу по состоянию на 01.05.2008 находится 88 фондов в объеме 13950 ед. хр., из них 31 фонд действующих организаций, остальные - документы ликвидированных организаций Бузулукского района.

Проверка показала: сведения в учетных документах сбалансированы.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы, предусмотренные «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов…» это - книги учета поступления документов, списки фондов, листы фондов, описи дел, дела фондов, листы заверители в делах фондов. Ведутся журналы учета изменений в составе и объеме фондов. На все фонды имеется полный комплект описей, в том числе страховые экземпляры, которые хранятся в металлическом шкафу в хранилище № 1.

Ежегодно проводится паспортизация архива, составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки на вновь образованные фонды. Документы централизованного учета своевременно и с хорошим качеством направляются в комитет по делам архивов Оренбургской области.

Дела фондов заведены на все действующие архивные фонды. В них имеются исторические справки, дополнения к ним, акты приема-передачи документов, акты проверок наличия. К каждому делу фонда составлена внутренняя опись и лист – заверитель.

Описи поступают на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области ритмично и с хорошим качеством.

Ко всем экземплярам описей составлены сводные итоговые записи. Составлен и ведется реестр описей архивных фондов.

Учет фотодокументов ведется по описям и регистрируется в журнале учета поступающих фотодокументов.

Все журналы для ведения учетных документов изготовлены типографским способом.

Вместе с тем, для улучшения состояния учета необходимо уточнить и вписать в список фондов полные названия некоторых фондов.

4. Организация комплектования муниципальных архивов

В списке № 1 источников комплектования архивного отдела значится 54 организации, из них по формам собственности: 43 муниципальные, 2 федеральные, 1 собственность Оренбургской области, 8 негосударственные.

В списке № 1 источников комплектования отдела архива документов по личному составу значится 47 организаций, из них муниципальных – 36, негосударственных – 11. Списки источников пересмотрены в конце 2005 года и согласованы ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области 16 апреля 2008 года (протокол ). В архиве документов по личному составу составлен список № 2 возможных источников комплектования.

В течение г. г. заключены соглашения о сотрудничестве и взаимодействии в области архивного дела с тремя федеральными организациями, подписаны восемь договоров с сельскохозяйственными организациями района и один с общественной организацией.

Комплектование архива проводится ежегодно по графику упорядочения и передачи документов организаций, учреждений, предприятий, утвержденному главой администрации района. Архив документов по личному составу ежегодно проводит прием документов ликвидированных организаций Бузулукского района. На 01.05.2008 в архиве хранится 86 фондов ликвидированных организаций в количестве 13354 единиц хранения.

Уровень упорядочения документов постоянного срока хранения составляет 90 % от общего числа организаций - источников комплектования (документы шести организаций упорядочены по 2003 год). Уровень приема составляет 97 % (документы двух организаций приняты по 2000 год).

Прием на хранение осуществляется по актам приема-передачи и утвержденным описям. Сведения о приеме своевременно внесены в книгу учёта приёма документов и в листы фондов. Проверено качество приема документов от отдела культуры администрации района за годы, колхоза «Мир» за годы, Боровой опытной станции 88 ед. хр. за годы. Документы приняты по акту, оформлены необходимыми реквизитами, имеют удовлетворительное физическое состояние, заголовки на делах соответствуют заголовкам дел в описи.

В архивном отделе на хранении имеется коллекция документов участников Великой Отечественной войны годов. Архив комплектуется и фотографиями.

Наблюдательные дела имеются на все учреждения списка источников комплектования муниципального архива и архива документов по личному составу, ведутся в соответствии с требованиями.

Ежегодно проводится работа по паспортизации архивов организаций.

С августа 2003 по 2008 год для оказания методической и практической помощи начальником архивного отдела проведено 68 посещений организаций - источников комплектования. По результатам проверок составлены справки. На все учреждения ведутся карточки учета работы с организациями, в которых отражаются результаты проведенных проверок и сведения о документах.

Все организации - источники комплектования имеют согласованные и утвержденные номенклатуры дел. Из 54 организаций – 46 имеют номенклатуру дел на 2008 год, 51 организация имеет утвержденную инструкцию по делопроизводству. Продолжается работа по составлению и совершенствованию инструкций по делопроизводству в организациях-источниках комплектования.

В практике работы архива с организациями - проведение методических семинаров. Ежегодно проводятся семинары и практические занятия, на которых рассматриваются: порядок оформления дел постоянного срока хранения, вопросы подготовки документов к описанию и сдаче в архив, обеспечение сохранности документов по личному составу, итоги проверок состояния делопроизводства в организациях и другие. Всего с 2003 по 2008 год проведено 10 семинаров.

Вместе с тем, имеются недостатки:

некоторые организации использовали в своей работе вместо конкретной инструкцию по делопроизводству администрации района; архив не комплектуется аудиовизуальными документами;

В ходе выборочной проверки организаций – источников комплектования муниципального архива проверены состояние делопроизводства и обеспечение сохранности документов в органах местного самоуправления и организациях района. Результаты проверки показали, что архивисты проводят планомерную работу с источниками комплектования.

Во всех проверенных организациях имеются организационно-правовые документы по ведению делопроизводства и архивного дела. Выделены помещения для хранения архивных документов. Состояние делопроизводства во всех организациях, в целом, удовлетворительное. Отмечена хорошая организация работы с документами в отделах: организационном, кадров, архитектуры и градостроительства администрации Бузулукского района.

С ответственными за делопроизводство работниками всех проверенных организаций проведены консультации по замечаниям, а именно: по усовершенствованию номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, формированию дел и оформлению реквизитов на документах, по сохранности и учету архивных документов, в т. ч. по личному составу.

По результатам проверок состоялось аппаратное совещание у главы Бузулукского района с руководителями организаций, на котором были подведены итоги, обозначены проблемы по организации работы с документами и их сохранности.

Совет депутатов муниципального образования Бузулукский район

Делопроизводство ведется в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной 14.01.2008 председателем Совета депутатов, согласованной с муниципальным архивом.

Протоколы заседаний Совета депутатов, постоянных комиссий и другие документы постоянного срока хранения своевременно формируются, переплетаются и оформляются в соответствии с требованиями архивной технологии.

Переписка формируется в одном деле, каждый документ, законченный в делопроизводстве имеет все необходимые реквизиты. Журналы поступающей и отправляемой корреспонденции заполняются своевременно.

Документы Совета депутатов упорядочены и сданы на хранение в муниципальный архив по 2005 год. Документы, подлежащие передаче на хранение в муниципальный архив, хранятся в запирающемся сейфе, что обеспечивает их сохранность.

Вместе с тем, необходимо разработать инструкцию по делопроизводству,

в номенклатуру дел включить названия каждой из постоянных комиссий и дело с распоряжениями председателя Совета депутатов по основной деятельности.

Проведены необходимые консультации и оказана методическая помощь.

Администрация муниципального образования Бузулукский район

Делопроизводство в администрации Бузулукского района ведется в соответствии с последними нормативными требованиями. Работа администрации организована в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением главы района от№ 99.

Номенклатура дел администрации муниципального образования Бузулукский район на 2008 год утверждена главой администрации 28.03.2008, согласована с ЦЭК, с архивным отделом и включает перечень дел, заведенных в делопроизводстве аппарата администрации района.

Документы описаны и сданы в муниципальный архив по 2003 год.

Организационный отдел

В отделе имеется выписка из номенклатуры дел. Сформированы и постоянно пополняются все предусмотренные номенклатурой дела.

Документы в делах оформлены всеми необходимыми реквизитами: изготовлены на бланках установленной формы, имеются резолюции, подписи, отметки об исполнении и направлении в дело. Ведутся протоколы аппаратных совещаний у главы района, протоколы совещаний с главами администраций муниципальных образований сельпоссоветов, квартальные планы работы администрации, паспорт социально - экономического развития района и другие документы, предусмотренные номенклатурой.

Прослеживается четкая система контроля над исполнением распорядительных документов администрации района. Контрольные дела имеют полный состав документов. Наблюдается культура в ведении делопроизводства.

Вместе с тем, не обеспечивается должным образом сохранность документов, находящихся на оперативном хранении: документы хранятся в незапирающемся деревянном шкафу.

Рекомендовано:

включить в номенклатуру дел соглашения о передаче части полномочий администрации МО Бузулукский район с администрациями МО сельпоссоветов района;

приобрести металлический шкаф для хранения документов.

Управление делами

Дела в текущем делопроизводстве за 2008 год формируются в соответствии с выпиской из номенклатуры.

Постановления главы района по вопросам местного значения и распоряжения по основной деятельности изготавливаются на бланках, пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела. Ведутся карточки регистрации постановлений и распоряжений.

Вместе с тем, выявлены нарушения в формировании переписки и регистрации документов. Документы по переписке не группируются в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом-запросом, а формируются отдельно, что является нарушением норм действующей инструкции по делопроизводству.

Кадровое обеспечение

Кадровые документы заведены согласно выписке из номенклатуры дел администрации района на 2008 год, хранятся в металлическом сейфе.

Распоряжения главы администрации по личному составу (прием, перевод, премирование, увольнение) оформлены всеми необходимыми реквизитами, составлены верно. Распоряжения о предоставлении отпусков, командировках, выделении материальной помощи ведутся в отдельном деле.

Личные дела муниципальных служащих сформированы в соответствии с требованиями, предъявляемыми к личным делам госслужащих, в связи с Указом Президента РФ № 000 от 01.01.2001г. и с изменениями, внесенными Указом Президента «О порядке ведения личных дел, лиц замещающих государственные должности РФ о порядке назначения на государственные должности Федеральной государственной службы». Дела комплектуются в полном объеме, пронумерованы, подшиты, к ним составлены внутренние описи.

Трудовые книжки заведены на всех работников, их оформление соответствуют требованиям Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития . Записи в них вносятся своевременно. Ведутся карточки формы Т-2. Наблюдается культура в ведении делопроизводства.

Документы хранятся в металлическом сейфе.

Отдел архитектуры и градостроительства

администрации Бузулукского района

Делопроизводство отдела архитектуры и градостроительства администрации Бузулукского района ведется в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной 27.01.2008. В 2007 году назначено лицо, ответственное за делопроизводство и архив.

Ведутся все дела, предусмотренные номенклатурой: протоколы заседаний градостроительного Совета, приказы начальника отдела, годовой план работы, отчеты о жилом и гражданском строительстве и другие. Правильно формируется и имеет все необходимые реквизиты переписка. Согласно требованиям оформлены титульные листы текущего делопроизводства. Документы постоянного срока хранения упорядочены и сданы в архив по 2004 год. Просматривается культура в ведении делопроизводства

В отделе архитектуры и градостроительства уделяют внимание и обеспечению сохранности документов. Выделено отдельное помещение под архив, оборудованное стеллажами и огнетушителем, документы в нем расположены по годам. Дверь обшита железом. В архиве поддерживается порядок.

Рекомендовано приобрести металлический шкаф для хранения документов.

Отдел образования администрации Бузулукского района.

Делопроизводство в отделе образования администрации Бузулукского района организовано в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации района и номенклатурой дел на учебный год, утвержденной начальником отдела образования 11.01.2008 года и согласованной с начальником архивного отдела.

Сформированы протоколы аппаратных совещаний и совещаний с руководителями общеобразовательных учреждений района, план работы и анализ его выполнения, документы проверок работы отдела, переписка и другие документы по номенклатуре.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы начальника отдела по основной деятельности подшиты, оформлены необходимыми реквизитами. На поступающих документах имеется резолюция. Форма регистрации поступающих и отправляемых документов журнальная.

Трудовые книжки и личные дела хранятся в сейфе, заполняются своевременно.

В отделе образования проводится экспертиза ценности документов; в 2008 году выделены к уничтожению 411 дел временного срока хранения за годы.

Документы постоянного срока хранения описаны по 2005 и приняты в архивный отдел по 2000 год. Документы по личному составу описаны по 2005 год, хранятся в архиве организации.

Для архива отдела образования выделено помещение, в котором хранятся в деревянных шкафах расположенные по годам документы по личному составу.

Вместе с тем, инструкция по делопроизводству устарела и требует переработки, номенклатура отдела образования требует усовершенствования - необходимо включить в неё раздел «охрана труда», дело с перепиской. Требуют усовершенствования бланки документов используемых в работе отдела. В личные дела необходимо включать выписки из приказов о приеме, перемещении.

Выделенное помещение под архив не полностью соответствует существующим требованиям. Необходимо: дверь обшить железом, оборудовать архив металлическими стеллажами, огнетушителем, по возможности – пожарно-охранной сигнализацией.

Даны рекомендации по обеспечению сохранности документов и ведению делопроизводства.

Отдел культуры

Делопроизводство отдела ведется в соответствии с номенклатурой дел на 2008 год, утвержденной руководителем 14.01.2008 и согласованной с архивным отделом17.01.2008.

В отделе культуры формируются протоколы заседаний Совета по культурно – просветительной работе, документы по проверке культпросвет учреждений, годовые планы и отчеты о работе и другие.

Оформляются протоколы заседаний аттестационных комиссий. Личные дела в основном имеют полный состав документов. Ведутся трудовые книжки и карточки ф. Т-2. Документы текущего делопроизводства и по кадрам хранятся в сейфе.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу описаны по 2005 год, дела постоянного срока хранения сданы в архивный отдел.

Помещение отдела культуры оборудовано охранно-пожарной сигнализацией, выведенной на пульт вневедомственной охраны.

Вместе с тем, в отделе культуры устаревшая инструкция по делопроизводству, приказы ведутся в книгах, неправильно оформлены некоторые реквизиты; переписка сформирована неверно; не все заголовки дел точно соответствуют заголовкам в номенклатуре, в личных делах нет внутренней описи.

Рекомендовано:

- усовершенствовать номенклатуру дел, используя "Перечень…" 2000 г. и инструкцию по делопроизводству, включив в нее конкретные образцы;

- доработать бланки приказов в соответствии с ГОСТ Р 6-30;

- устранить замечания по оформлению документов и формированию дел.

По всем замечаниям даны методические рекомендации.

Совет депутатов и администрация

муниципального образования Шахматовский сельсовет

Делопроизводство администрации Совета депутатов и муниципального образования Шахматовский сельсовет ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением главы МО , и номенклатурой дел администрации на 2008 год, утвержденной 25.12.2007 и согласованной с архивным отделом администрации района.

Протоколы заседаний Совета депутатов оформлены необходимыми реквизитами, подшиты. Сформированы протоколы публичных слушаний, планы работы Совета депутатов и протоколы постоянных комиссий. Ведется журнал регистрации решений Совета депутатов.

В администрации сельсовета: сформированы протоколы собраний граждан, постановления главы сельсовета по вопросам местного значения и распоряжения по вопросам организации работы администрации пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела. Расчетно-платежные ведомости подшиты, заверены подписями руководителя и бухгалтера. Переписка формируется правильно.

Распоряжения по личному составу разделены на два дела. Личные дела имеют внутреннюю опись, полный состав документов. Трудовые книжки заполняются своевременно.

Похозяйственные и алфавитная книги находятся в хорошем физическом состоянии.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 год, постоянного срока хранения сданы в муниципальный архив.

В здании сельсовета имеется помещение под архив, оборудованное деревянными стеллажами и огнетушителем, документы разложены по годам.

Рекомендовано:

усовершенствовать номенклатуру дел с учетом проведенных консультаций;

-  нумеровать протоколы собраний граждан, прикладывать к ним в качестве приложения списки участников;

- приобрести металлический шкаф для хранения документов;

Совет депутатов и администрация

муниципального образования Преображенский сельсовет

Делопроизводство Совета депутатов и администрации муниципального образования Преображенский сельсовет ведется в целом в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением главы сельсовета , номенклатурой дел администрации на 2008 год, утвержденной главой администрации 26.12.2007, согласованными с архивным отделом.

Протоколы заседаний Совета депутатов протоколы публичных слушаний, постоянных комиссий ведутся по форме, оформлены подписями, датами, подшиты. Хранятся в сейфе. Распоряжения председателя Совета депутатов оформлены на бланках, аккуратно подшиты. Ведется журнал регистрации решений Совета депутатов.

Рекомендовано:

-внести в номенклатуру дел следующие заголовки дел: протоколы публичных слушаний, списки депутатов, журнал учета обнародования решений Совета депутатов, журнал учета приема граждан депутатами, отчеты депутатов о депутатской деятельности;

-при печатании протоколов заседаний Совета депутатов и постоянных комиссий использовать шрифт одного размера;

-бланки распоряжений привести в соответствие с ГОСТ Р. 6.30-2003;

-при подшивке протоколов использовать архивную технологию.

В процессе работы глава администрации издает постановления и распоряжения. Они своевременно формируются в разные дела, пронумерованы в пределах календарного года.

Распоряжения по личному составу разделены на два дела. На работников администрации ведутся личные дела, заполняются трудовые книжки. Личные дела имеют внутреннюю опись, полный состав документов. Трудовые книжки и карточки ф. Т-2 заполняются своевременно. Хранятся документы по личному составу в металлическом сейфе.

Для сохранности документов, в том числе алфавитной и похозяйственных книг, администрацией сельсовета приобретён металлический шкаф.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 и сданы в муниципальный архив по 2000 год.

Вместе с тем, необходимо группировать документы по переписке в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом-запросом.

Формы бланков, используемых в работе администрации сельсовета, не полностью соответствуют инструкции по делопроизводству.

По всем вопросам даны методические рекомендации.

Территориальный отдел № 8 Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Оренбургской области

Соглашение о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела заключено 24 января 2007 года.

В территориальном отделе № 8 имеется номенклатура дел на 2008 год. Документы оформляются всем необходимыми реквизитами в соответствии с ГОСТ Р - 6Переписка сформирована правильно, ведутся журналы поступающей и отправляемой документации, запросы подшиты, разложены по годам. Наблюдается культура в ведении делопроизводства.

Кроме управленческой документации в отделе формируется научно - техническая: документы по геоботаническому обследованию, проекты перераспределения земель, материалы по вычислению площадей и по установлению границ и другие.

Документы описаны по 2007 год, хранятся на месте в архиве организации. Архив представляет собой комнату смежную с кабинетом руководителя, оборудован металлическими стеллажами, огнетушителем. Все документы разложены по годам, составлены топографические указатели.

Вместе с тем, архивохранилище практически заполнено документами, не установлена пожарно-охранная сигнализация.

Рекомендовано: по возможности установить пожарно-охранную сигнализацию; рассмотреть вопрос о расширении помещения под хранилище; усовершенствовать инструкцию по делопроизводству отдела.

МУЗ «Центральная районная больница»

Помещение под архив находится на 2 этаже здания ЦРБ в рекреации и отделено деревянной решёткой. Дверь в хранилище обшита металлом. Помещение оборудовано деревянными стеллажами, двумя огнетушителями ОП-5. Лампы заключены в плафоны.

Документы постоянного срока хранения упорядочены и переданы на хранение в архивный отдел по 2000 г., Прием документов по 2005 год запланирован на текущий год. В помещении, выделенном под архив, хранятся истории болезней, которые разложены по хронологии по отделениям. Заполняется журнал выдачи документов во временное пользование.

Сохранность документов полностью не обеспечена. Документы находятся не в изолированном помещении. Документы не закартонированы, стеллажи деревянные. Существует угроза возникновения пожара, затопления. Даны рекомендации по улучшению условий хранения документов.

СХА имени Дзержинского

Договор с СХА имени Дзержинского о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела заключен 19 января 2007 года.

Инструкция по делопроизводству СХА утверждена распоряжением председаоктября 2007 года № 000. Номенклатура дел, в соответствии с которой ведется делопроизводство, составлена на 2008 год, утверждена и согласована в январе 2008 года.

Протоколы заседаний правления сельхозартели, общих собраний членов СХА аккуратно подшиты, проставлены все подписи и даты.

Распоряжения по основной деятельности формируются в отдельном деле. В сельхозартели формируются дела по всем направлениям деятельности: годовой бухгалтерский отчет, штатное расписание, доклады руководителя о производственной деятельности, отчетные документы главного инженера, агронома, ветврача. Все документы оформлены необходимыми реквизитами, подшиты.

Расчетно-платежные ведомости подшиты, подписаны, датированы. Ведутся распоряжения по личному составу. Все записи в трудовые книжки вносятся своевременно. Кадровые документы хранятся в сейфе.

Руководством сельхозартели выделено помещение под архив. В архиве проведен косметический ремонт, на деревянных стеллажах по годам в связках расположены документы постоянного срока хранения и по личному составу. Архивохранилище оборудовано огнетушителем.

Документы СХА постоянного срока хранения описаны и сданы в муниципальный архив по 2003 год. Документы по личному составу хранятся в сельхозартели.

Вместе с тем, инструкцию по делопроизводству необходимо усовершенствовать, добавив приложения (на момент проверки их было всего 3); в номенклатуру не включены дела специалистов; документы по личному составу находятся в деревянном шкафу, что не обеспечивает их сохранность.

Рекомендовано:

- усовершенствовать номенклатуру дел, внести в нее все необходимые изменения;

- составить конкретную инструкцию по делопроизводству и подготовить образцы;

- отработать бланки распоряжений по основной деятельности и по личному составу;

5. Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат)

к документам архивов

Состояние научно-справочного аппарата к архивным документам отвечает основным требованиям. Каждый фонд в архивном отделе и архиве документов по личному составу имеет полный комплект экземпляров описей, включая страховые.

В плановом порядке проводится работа по переработке и усовершенствованию описей. С 2003 по май 2008 года архивным отделом были переработаны описи по 15 фондам с документами постоянного срока хранения среди них: 8 фондов сельских Советов народных депутатов и исполнительных комитетов, это - Екатериновский (138 ед. хр. за годы), Лисье - Полянский (398 ед. хр. за годы), Каменно-Сарминский (317 ед. хр. за годы), Жилинский (327 ед. хр. за годы), Красно-Слободский (300 ед. хр. за годы), Пригородный (442 ед. хр. за годы), Преображенский (326 ед. хр. за годы), Новоалександровский (340 ед. хр. за годы) и другие. Всего 3237 единиц хранения.

В архиве документов по личному составу за этот же период переработаны описи 9 фондов, среди них, колхозы им. Чапаева (146 ед. хр. за годы), «40 лет Октября» (513 ед. хр. за годы), СХА им. Ильича (445 ед. хр. за годы), им. Куйбышева (462 ед. хр. за годы) и другие, всего 3763 ед. хр.

Выборочная проверка фондов архивного отдела Новоалександровский сельский Совет народных депутатов и его исполнительный комитет, (340 ед. хр. за годы) и архива документов по личному составу - СХА «Заря» (304 ед. хр. за годы), показала, что переработка проведена удовлетворительно.

К переработанным описям составлены предисловия, дела в фонде перешифрованны, листы пронумерованы, заменены обложки дел. Акты по результатам переработок подшиты в дела фондов.

В соответствии с планом проводится работа по составлению исторических справок ко вновь поступившим фондам и в результате переработки. В архиве документов по личному составу подготовлены исторические справки ко всем фондам. В архивном отделе необходимо составить исторические справки к 3 фондам. Качество исторических справок удовлетворительное.

В архивном отделе в течение последних пяти лет велась активная работа по каталогизации управленческой документации. При этом использовались методические рекомендации по составлению и ведению систематического каталога в муниципальных архивах Оренбургской области (Оренбург, 2003).

Полностью тематически разработано 19 фондов, составлено 13139 карточек на управленческую документацию, 150 карточек на НТД. Закаталогизированны фонды администрации Бузулукского района, двух сельсоветов, архитектурно-строительного отдела администрации района, семи сельскохозяйственных организаций. Все карточки влиты в каталог, находятся в специально приобретённом каталожном шкафу.

6. Организация использования архивных документов

В работе по использованию документов архивом применяются разнообразные формы. Все проведенные информационные мероприятия регистрируются в журнале учёта работы архива по использованию.

Готовятся инициативные информации для организаций и учреждений района. За годы архивным отделом и архивом документов по личному составу подготовлено 27 инициативных информаций, в том числе и для Управления пенсионного фонда.

За этот же период было исполнено 96 запросов по информированию органов исполнительной власти и местного самоуправления.

Особое место занимает информационное обеспечение граждан в соответствии с их запросами, количество которых постоянно возрастает. Если в 2003 году в архивный отдел поступило 235 запросов, то за 2007 год поступило 608 запросов (на момент проверки было исполнено 398 запросов за 5 месяцев 2008 года). В архив документов по личному составу за эти же годы поступило соответственно 323 (исполнено по документам архива 320), и 1400 (исполнено 1390). Всего с 2003 по 2007 год в архивный отдел поступило 1977 запросов социально - правового характера, в архив документов по личному составу за этот же период поступило 3445 (исполнено по документам архива 3427 запроса).

Социально-правовые запросы исполняются в установленные сроки. Жалоб заявителей на качество исполнения запросов в архив не поступало. В ходе проверки просмотрены ответы заявителям на запросы. Замечаний по регистрации запросов и качеству их исполнения не имеется. При исполнении запросов о заработной плате от 01.01.2001, о стаже работы Дугиной (Аптрахимовой) Т. Н. от 01.01.2001 данные ответов, подготовленных архивистами, соответствуют документам.

За проверяемый период архив с целью исследования и выявления документов по краеведению посетило 16 пользователей, им выдано 67 единиц хранения.

За 2годы опубликовано 11 статей в районной газете «Российская провинция». Периодически готовятся подборки документов и архивных сведений к юбилейным и знаменательным датам, в том числе: к 80-летию района, к 60-летию Победы в Великой Отечественной войне. Архивисты приняли участие в составлении книги «Бузулукскому району – 80 лет».

На основе документов к различным юбилейным и памятным датам за годы подготовлено 5 выставок, которые демонстрировались не только в архиве, но и в районной библиотеке, в учебных заведениях; проведено 6 школьных урока.

Кроме традиционных мероприятий, ежегодно принимает участие в жюри конкурса «Звездная эстафета» - по вопросам военно-патриотического воспитания, проводит внеклассные уроки для студентов лесхоза-техникума по предмету «Делопроизводство».

Вместе с тем, в целях патриотического воспитания подрастающего поколения недостаточно используется такая форма использования архивных документов, как проведение школьных уроков и экскурсий в архив. Не проводятся выставки архивных документов на мероприятиях организованных органами местного самоуправления в рамках юбилейных и знаменательных дат.

7. Информатизация архивного дела

Работники архивного отдела обеспечены персональными компьютерами, один из них класса Pentium 4. С 2006 года в архивном отделе установлена электронная почта, подключен Интернет.

Начальник архивного отделаер. АрхивариАрхивариус проходила обучение по ведению базы данных «Архивный фонд» на семинарах, проводимых комитетом по делам архивов Оренбургской области. Работа по информатизации проводится в соответствии с требованиями. Архивисты завершили работу по внесению учетных данных в ПК «Архивный фонд». Внесены сведения по всем архивным фондам на бумажной основе согласно «Временному порядку автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах».

Вместе с тем, один из компьютеров устаревшей модификации, в связи с чем возникает опасность утраты созданной и ежегодно пополняющейся базы данных «Архивный фонд».

Рекомендации по итогам комплексного обследования работы

архивного отдела и архива отдела документов по личному составу

1. Главе муниципального образования Бузулукский район :

1.1.Учитывая современные требования к обеспечению сохранности документов муниципального архива, по возможности выделить средства:

на установку автоматической системы пожаротушения;

на установку системы кондиционирования в хранилищах и рабочем кабинете;

вывести систему пожарно-охранной сигнализации на пульт вневедомственной охраны.

1.2. Принять меры по обеспечению нормативных условий хранения документов в структурных подразделениях администрации и муниципальных учреждениях района.

1.3. Рассматривать вопросы состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях района на аппаратных совещаниях, проводимых с руководителями структурных подразделений администрации;

2. Начальнику архивного отдела , начальнику отдела архива документов по личному составу :

2.1. Устранить все недостатки в работе по основным направлениям деятельности архивов, выявленные в ходе проверки;

2.2. Продолжить работу по изучению и внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007г.);

2.3. Совершенствовать работу по комплектованию архива документами Архивного Фонда РФ и другими архивными документами, в этих целях:

продолжить осуществление контроля над правильным формированием документов в организациях Бузулукского района и подготовкой их к сдаче в архив;

комплектовать архив аудиовизуальными документами, увеличивать число коллекций документов личного происхождения.

продолжить работу по обеспечению сохранности документов по личному составу предприятий, находящихся на стадии банкротства;

2.4. Активизировать работу по пропаганде и использованию архивных документов, шире используя проведение выставок, школьных уроков, встреч с общественностью, Дней открытых дверей.

Проверку провели:

Главный специалист комитета

Начальник архивного отдела

администрации МО Тоцкий район

Начальник архивного отдела

администрации МО Курманаевский район

Начальник архивного отдела

администрации МО Грачевский район

Со справкой ознакомлены:

Глава муниципального образования

Бузулукский район

Заместитель Главы муниципального образования-

руководитель аппарата

Начальник архивного отдела администрации

МО Бузулукский район

Начальник отдела архива

документов по личному составу

МО Бузулукский район