Справка, об итогах комплексной проверки работы филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке, 27-31 октября 2008 г

СПРАВКА

об итогах комплексной проверки

работы филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке

27-31 октября 2008 г.

В соответствии с планом работы комитета по делам архивов Оренбургской области комиссией, в составе: заместителя председателя комитета по делам архивов Оренбургской области , главного специалиста комитета по делам архивов Оренбургской области , главного хранителя фондов государственного учреждения «Государственный архив Оренбургской области» (ГУ «ГАОО») , начальника отдела реставрации, переплета и страхового копирования документов ГУ «ГАОО» , начальника отдела архива документов по личному составу администрации Бузулукского района проведена комплексная проверка работы филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке (далее – филиала).

Результаты настоящей проверки показали следующее:

1.  Организация работы филиала

Деятельность филиала осуществляется в соответствии с Положением о филиале, утвержденным приказом директора ГУ «ГАОО» .

Должностные инструкции имеются на всех работников. В феврале 2008 года они были переработаны, согласованы с первым заместителем директора ГУ «ГАОО» , утверждены директором филиала 10.06.2008 и доведены до сведения каждого работника.

Руководит деятельностью филиала , имеющая высшее юридическое образование, на должность директора филиала назначена приказом директора ГУ «ГАОО» с 12 мая 2008 года.

В филиале согласно штатному расписанию работает 10 человек, из них 6 - специалисты. За каждым закреплена работа по основным направлениям деятельности филиала в соответствии с функциональными обязанностями:

организация хранения и учет документов - заведующая архивохранилищем , – образование средне-специальное, бухгалтер, стаж работы в архиве 17,5 лет;

организация комплектования архива - старший научный сотрудник , образование средне-специальное, техник-авиастроитель, стаж работы в архиве 10 лет;

организация использования документов и НСА к архивным документам - научный сотрудник , образование средне-специальное, юрисконсульт, стаж работы в архиве 2,5 года. Обучается на втором курсе Оренбургского государственного университета, на юридическом факультете по специальности «Юриспруденция»;

исполнение запросов граждан, в т. ч. социально-правового характера - старший научный сотрудник , образование средне-специальное, киномеханик, стаж работы в архиве 33 года.

В филиале работает группа, занимающаяся упорядочением документов организаций – источников комплектования филиала и ликвидированных организаций на договорных началах. Группа состоит из трех человек:

ведущий научный сотрудник – , образование средне-специальное, менеджер, стаж работы в архиве 6 месяцев. Обучается на первом курсе Оренбургского государственного университета, на факультете экономики и управления по специальности «Архивоведение и документационное обеспечение управления»;

научный сотрудник – , образование средне-специальное, бухгалтер, стаж работы 4 года. Обучается на первом курсе Оренбургского государственного университета, на факультете экономики и управления по специальности «Архивоведение и документационное обеспечение управления».

На день проверки одна штатная единица в группе вакантна.

Работа по планированию и отчетности в филиале организована с учетом современных требований. Комиссией отмечено, что за последние два года работа по планированию и отчетности совершенствуется. На каждого работника филиала, в т. ч. и его директора при составлении годового плана разрабатывается расчет бюджетного времени. Специалисты филиала разрабатывают индивидуальные планы на год, в дневниках ведется ежедневный учет проделанной работы.

Делопроизводство филиала ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом директора филиала и согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов (протокол от 01.01.2001). Дела заведены согласно утвержденной номенклатуре дел архива на 2007 год. Документы филиала упорядочены по 2005 год. Опись на них утверждена ЭПК филиала по 2005 год (протокол от 01.01.2001). На рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов описи поступили 6 ноября 2008 года (опись дел постоянного срока хранения за гг. в объеме 23 ед. хр.; опись дел по личному составу за гг. в объеме 5 ед. хр. и опись личных дел за гг. в объеме 2 ед. хр.).

Повышение квалификации сотрудников филиала организовывается по специальному плану. Ежегодно проводится по 3-4 учебных занятия по наиболее актуальным вопросам. В соответствие с планом повышения квалификации сотрудников филиала на 2008 год проведено 5 занятий по внедрению новых «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук». ВНИИДАД.-М.,2007 (далее – Правила).

Кроме того, специалистами ГУ «ГАОО» в течение годов была оказана работникам филиала практическая и методическая помощь: по каталогизации документов (справки об итогах командировок от 01.01.2001, от 01.01.2001); по организации работы филиала и переработке должностных инструкций сотрудников филиала, нормированию работ (справка об итогах командировки от 01.01.2001); по проверке наличия фотодокументов и документов личного происхождения (справка об итогах командировки от 01.01.2001); по работе с фотодокументами (справка об итогах командировки от 01.01.2001); по организации работы использования и публикации документов, исполнения запросов социально-правового характера (справка об итогах командировки от 01.01.2001); по оформлению бухгалтерских документов (справка об итогах командировки от 01.01.2001); по вопросам организации работы с источниками комплектования (справка об итогах командировки от 01.01.2001).

Аттестация пяти сотрудников филиала проведена в октябре 2008 года в соответствие с приказом директора ГУ «ГАОО» . Результаты аттестации рассмотрены на дирекции ГУ «ГАОО» 24.10.2008. Документы (протокол, аттестационные листы, характеристики) оформлены.

Филиал, в основном, обеспечен методическими пособиями по всем направлениям деятельности. Ведется справочно-информационная картотека.

Для внедрения в организацию работы архива информационных технологий приобретено 5 компьютеров, ксерокс, 3 многофункциональных устройства. Данная электронная техника применяется для ведения баз данных: «Архивный фонд» и «Документы социально-правового характера в архивных фондах филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке», восстановления затухающих текстов документов, сканирования документов, исполнения запросов граждан и организаций, составления планов и отчетов, других печатных работ.

Вместе с тем, в организации работы филиала имеют место определенные недостатки:

Положение о филиале требует внесения изменений и уточнений: по п. 1.10 (о структуре), по 1.16 (о номенклатуре платных услуг). В раздел 7 необходимо внести пункт о наделении директора правом утверждать должностные инструкции работников, исключить п. 7.6. (об ЭПК филиала, ликвидированного в 2007 году).

Имеются серьезные замечания по ведению делопроизводства:

приказы директора филиала по основной деятельности сформированы вместе с приказами по личному составу (дело №01-06); нет подписей об ознакомлении в приказах директора филиала по личному составу о приеме на работу уборщицы от 01.01.2001 , об увольнении уборщицы от 01.01.2001. (дело № 08-01). Кроме того, при оформлении приказов заранее печатается дата ознакомления, что недопустимо;

в одном деле находятся документы разных видов (дело № 01-01, № 01-02, № 01-10, № 01-15);

переписка с физическими и юридическими лицами по административно-хозяйственной деятельности сформирована с перепиской по архивным вопросам (дело № 01-15);

документы не все регистрируются в журнале; на зарегистрированных нет регистрационного штампа. Некоторые непрофильные запросы граждан зарегистрированы в журнале отправляемых документов, (в деле 01-19 – неправильно зарегистрированы № 000, 140, 141, 142 … 158);

встречаются неподписанные документы (нет подписей директора ГУ «ГАОО» в актах о передаче основных средств от 01.01.2001, о передаче и приеме основных средств от 01.01.2001);

сформированы в одном деле «Список физических лиц - источников комплектования филиала документами личного происхождения» и «Список физических лиц – возможных источников» (дело № 03-02);

по разделу «Использование» отмечено: состав документов в делах не соответствует заголовкам на обложках (№ , № ); журнал учета работы филиала по использованию документов ранее не велся; на текстах статей, радио и телепередач не указывается дата опубликования статей и проведения радио и телепередач (дело № ).

Кроме того, комиссией отмечено, что состав кадров филиала подобран без соблюдения требований нормативных документов, определяющих тарифно-квалификационные характеристики (все 6 специалистов имеют средне-специальное образование).

Обучение на курсах повышения квалификации, в том числе при ВНИИДАД, сотрудники филиала не проходили, за исключением , которая в 2005 году окончила курсы в учебном центре г. Бузулука по профессии «Оператор ЭВМ».

2.  Организация хранения документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов в филиале

Филиал размещен на первом этаже пятиэтажного жилого дома в неприспособленных для хранения архивных документов помещениях, общей площадью 286,9 кв. м., которые являются собственностью муниципального образования города и переданы филиалу по договору в безвозмездное пользование на год. Архивохранилища филиала оборудованы металлическими стеллажами, протяженностью 966 погонных метров.

В мае 2008 года во всех помещениях филиала установлена и поставлена на техническое обслуживание охранно-пожарная сигнализация. Архив оснащен необходимым количеством огнетушителей. Проведен замер сопротивления изоляции кабелей и проводов частично отремонтирована система электропроводки. Лампы накаливания в хранилищах, в кабинетах и в коридоре заменены на лампы дневного света. Окна в хранилищах затемнены, глухие решетки на всех окнах заменены распашными и закрываются на замки, ключи расположены рядом. Разработаны и согласованы со специальными службами инструкция по пожарной безопасности, план эвакуации при возникновении чрезвычайной ситуации. Работники архива проходят ежегодно инструктаж по противопожарной безопасности и технике безопасности, что зафиксировано в специальном журнале. Филиал ежегодно проверяется представителями пожарной службы. Многие пункты предписания № 96 от 01.01.01 года инспектора ОГПН МЧС ГП г. Бузулука выполнены.

Для усиления охранного режима входы в помещение архива оборудованы металлическими решетками, в архивохранилищах установлены металлические двери.

Осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов. Приборы для измерения температуры и влажности имеются во всех хранилищах, показания фиксируются три раза в неделю в специальных журналах регистрации.

Соблюдается санитарно-гигиенический режим. Комиссия отметила, что в филиале улучшены условия для работников и обеспечена охрана труда. В трех кабинетах проведен косметический ремонт, частично заменена отопительная система. В архивохранилищах поддерживается чистота и порядок.

Закартонировано более 90% хранящихся документов. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок соответствует установленным правилам. Для поиска документов и закрепления места хранения составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели. На всех коробках оформлены ярлыки.

Проверка наличия и состояния документов филиала проводится ежегодно в ходе переработки фондов. Проверено качество проверки наличия дел по четырем фондам, проведенной филиалом в годах (Р-21 «Бузулукский городской Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет» - 2067 ед. хр. за гг.; Р-56 «Бузулукский мукомольный завод» - 675ед. хр. за гг.; Р-57 «Бузулукская санаторно-лесная школа» - 162 ед. хр. за гг.; Р-224 «Бузулукский городской трест столовых и ресторанов» - 907 ед. хр. за гг.).

При выборочной проверке сверялось фактическое наличие дел в коробках и его соответствие с данными учетных документов: уточнялись заголовки дел, крайние даты находящихся в делах документов, количество листов, их нумерация, физическое состояние документов и дел. Фактическое наличие дел соответствует количеству дел по учетным документам. Все дела находятся в удовлетворительном физическом состоянии.

Учетные документы (листы проверки, акты проверки наличия) по итогам проведенных проверок наличия и состояния дел оформлены в соответствии с установленными требованиями. Итоги утверждены на коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области. Акты и листы по проверке наличия подшиты в дела фондов, в описях имеется отметка о проведении проверки наличия, коробки опечатаны.

Выборочно проверено качество выдаваемых и разложенных дел из архивохранилища по фондам Р-400 «Администрация города Бузулука» и Р-512 «Бузулукская экспедиция глубокого бурения». Дела, возвращенные из читального зала, находятся на месте, вместо выданных дел подложена карта-заместитель.

Планомерно проводится полистная проверка дел, выдававшихся пользователям из хранилищ в гг. во исполнение приказа комитета по делам архивов Оренбургской области «С объявлением решения коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций «О мерах по улучшению условий учета хранения и охраны Музейного, Архивного, библиотечных фондов, теле-радио и кинофондов Российской Федерации»). Фактов утраты документов не выявлено.

Работа по выявлению и восстановлению документов с затухающими текстами проводилась по фондам Бузулукского райисполкома за 1937 год (в 2006 г.) и отдела сельского хозяйства исполкома Бузулукского районного Совета депутатов трудящихся (в 2007г.). В связи с отсутствием сканера, документы перепечатываются на компьютере.

Выявление особо ценных документов проводится филиалом в плановом порядке и с использованием «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации». ВНИИДАД, 2006 (ведется список фондов, содержащих особо ценные документы и реестр описей, составляются номерники, на ярлыках коробок проставляется отметка «ОЦ»). Проводится работа по выявлению особо ценных фотодокументов: в 2006 году выявлено 10 особо ценных фотодокументов по архитектуре города Бузулука за годы.

Вместе с тем, комиссией отмечено, что в филиале не созданы оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Архивохранилища филиала не приспособлены для хранения архивных документов. Не установлена система автоматического пожаротушения. Весьма острой остается проблема свободных площадей, как для размещения архивных фондов, так и для служебных помещений. Все архивохранилища перегружены на 120%.

Существует угроза гибели архивных документов вследствие возможной аварии канализационных труб и других инженерных коммуникаций, которые проходят через все архивохранилища с верхних этажей дома. Так, 06 октября 2008 года произошел порыв трубы отопления, в результате чего были повреждены дела по личному составу в объеме 2500 дел. Приняты меры по их сушке, но не был составлен акт, отражающий характер повреждения или утраты документов.

Требуется капитальный ремонт всех архивохранилищ, в том числе отопительной системы и замена деревянных оконных блоков. Рамы старые, рассохшиеся и это затрудняет их открытие в случае необходимости интенсивного проветривания помещений архива.

Распределительный электрический щит, установленный в коридоре, физически устарел (дата производства - 1988 год).

Анализ записей в журналах регистрации показаний приборов показывает повышенную влажность в архивохранилищах: 70 – 75 % (норма-40-50 %) при комнатной температуре 20-25 градусов.

Металлический шкаф со страховыми описями расположен в архивохранилище № 1а, что является нарушением п.2.11.4.3. Правил о размещении учетных документов (1-й рабочий экземпляр хранится в столе справок, 2-й рабочий экземпляр в хранилище № 2).

Комиссией выявлены нарушения общих требований к выдаче архивных документов из архивохранилищ сотрудникам архива. Произошла утеря 50 ценных фотодокументов по истории города за годы бывшим директором филиала. В филиале составлен акт № 1 от 01.01.2001 об необнаружении фотодокументов, пути розыска которых исчерпаны. В книгах выдачи архивных документов из архивохранилищ отсутствует графа «Порядковые номера».

Кроме того, в 2007 году заместителем директора ГУ «ГАОО» в ходе оказания методической и практической помощи филиалу по работе с документами личного происхождения было обнаружена недостача дел в личных фондах: А (5 ед. хр.),. ( 10 ед. хр), (1 ед. хр.),которые проходили по учетным документам. Часть документов в настоящее время восстановлены копиям, так как меры по розыску подлинников были безрезультатны.

Учет физического и технического состояния архивных документов начал осуществляться только с 2007 года. Карточки учета состояния архивных фондов, в которых фиксируются результаты проверки наличии о физическом состоянии архивного фонда, и определяются все виды работ для его улучшения (реставрация, подшивка, оформление обложек, перешифровка и др.) составлены всего на четыре фонда (из 515 хранящихся фондов). Номера дел, требующих реставрации и переплета включены в лист проверки наличия и состояния дел, но не внесены в карточки учета физического и технического состояния архивных документов.

3. Государственный учет архивных документов в филиале

По состоянию на 01.01.2008 в филиале хранится 515 архивных фондов. Количество единиц хранения -75743, из них: управленческой документации – 62188 ед. хр. документов личного происхождения - 741 ед. хр., документов по личному составу - 11538 ед. хр., фотодокументов - 1275 ед. хр., фонодокументов - 1 ед. хр.

Филиал осуществляет государственный учет архивных документов в соответствии с нормативными требованиями. Ведутся в основном все основные и вспомогательные учетные документы.

Учетные документы хранятся в отдельных металлических шкафах. В 2006 году проведена работа по выверке комплектности описей архивных фондов и основных учетных документов по 40 фондам. Описи дел на все виды документов имеют полный комплект (по 3 экземпляра). Реестр описей ведется в рамках архива в целом.

Комиссией отмечено качественное составления паспортов филиала за последние два года с объяснительные записки к ним со сравнительным анализом за предыдущий год. Паспорт составляется на бумажной основе и в электронном формате. В годах филиалом проведена большая работа по пересоставлению листов фондов: уточнены сведения по датам и переименованию организаций - фондообразователей.

Филиал завершил работу по внесению учетных данных в ПК «Архивный фонд». Внесены сведения по всем архивным фондам на бумажной основе согласно «Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах».

Сравнительный анализ учетных данных листов фондов, дел фондов и описей дел по фондам: №№ 1, 5, 6, 8, 9, 12, 13, 14 и др., показал, что количество единиц хранения во всех учетных документах совпадает.

Однако, ведение государственного учета в филиале имеет недостатки нуждается в дальнейшем улучшении. В ходе проверки выявлено:

количество дел по листам фондов превышает количество дел по паспорту филиала на 431 ед. хр.;

в фондах личного происхождения выявлена недостача дел на 30 ед. хр. (фактически имеется 711 ед. хр, в паспорте архива значится – 741);

в филиале не разработан порядок и схема учета архивных документов;

список фондов требует перепечатки; (не указаны крайние даты деятельности и территориальная принадлежность фондообразователя, название фондов указано не полностью);

в делах фондах за ранние годы отсутствуют акты о приеме документов на государственное хранение, исторические справки составлены к 251 фонду из 515;

в пересоставленных листах фондов выявлен ряд нарушений: не указана динамика изменений количества дел по каждой описи и архивному фонду в целом. Пересоставленные листы фондов с установленными отметками не помещены в дела фондов. Кроме того, данная работа не была согласована с комитетом по делам архива и проводилась без его разрешения;

сведения о трех архивохранилищах включены в единый паспорт, что является нарушением нормы Правил по пункту 3.5.8. (паспорт составляется на каждое архивохранилище);

книга учета документов по личному составу не ведется, их учет осуществляется на общих основаниях.

4. Организация комплектования филиала документами Архивного фонда Оренбургской области и другими архивными документами

Филиал проводит работу с различными источниками комплектования: государственными и негосударственными структурами, органами местного самоуправления и физическими лицами. В 2008 году архивом завершена работа по пересмотру списков физических и юридических лиц - источников комплектовании. В список № 1, составленный на 01.01.2008, утвержденный директором филиала и согласованный с ЭПМК комитета по делам архивов, включено 26 организаций, из них: 13 - организации областной собственности; 5 - федеральной собственности; 8 - негосударственной собственности. Заключены двусторонние договоры о сотрудничестве и взаимодействии в области архивного дела с негосударственными организациями и трехсторонние соглашения с федеральными структурами, включенными в данный список. В список граждан - возможных источников комплектования включено 6 граждан - фондообразователей, из них - с двумя заключены договоры о передаче документов личного происхождения на постоянное хранение в филиал.

Ведется список № 2 – возможных источников комплектования, включающий 21 организацию разной форм собственности. Продолжается работа с организациями - бывшими источниками комплектования филиала, в том числе с муниципальными учреждениями.

Наблюдательные дела сформированы на все организации списков № 1 и № 2. Состав документов полный. В оформлении и ведении наблюдательных дел прослеживается культура делопроизводства, соблюдены все установленные требования. В основном все организации имеют согласованные с филиалом и утвержденные руководителями организаций номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству; в 23 организациях созданы постоянно-действующие экспертные комиссии; приказами руководителей назначены ответственные лица за делопроизводство и архивное дело, утверждены положения об архивохранилищах.

Ежегодно проводится работа по паспортизации организаций – источников комплектования филиала; последняя проводилась на 1 декабря 2007 года. Во всех наблюдательных делах имеются паспорта организаций за ряд лет.

Картотека учета работы с учреждениями заполняется регулярно, отмечаются все даты посещений и проверок организаций. Ежегодно проводятся до 7 тематических проверок и 2-3 комплексных обследований состояния делопроизводства и сохранности документов в организациях. По результатам проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования составлены полные справки с рекомендациями по устранению недостатков. Осуществляется контроль за выполнением предложений.

Основной формой методической работы филиала являются: проведение методических консультаций, семинаров для работников делопроизводственных служб учреждений и организаций города, конкурсных управляющих ликвидируемых организаций. Оформлен методический стенд.

В 2008 году проведен семинар с работниками делопроизводственных служб негосударственных предприятий по теме «Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к сдаче на государственное хранение и составление архивных описей».

Качество комплектования архива управленческой документацией проверено по фондам:. Р-348 «Управление лесами «Бузулукский бор» - 368 ед. хр, № 000 по № 000 за гг. организация ликвидирована, акт приема – передачи ; Боровая лесная опытная станция им - Р-ед. хр. с № 000 по 408 за г., организация ликвидирована, акт приема–передачи .

Документы принятых фондов правильно сформированы, подшиты, заголовки дел соответствуют заголовкам по описям, имеются подписи, даты.

Качество комплектования архива документами личного происхождения проверено по личному фонду – отличника народного просвещения, члена Географического общества СССР, исследователя Бузулукского края за годы и коллекции документов участников Гражданской войны и становления Советской власти в Оренбуржье за годы.

Личный фонд и коллекция документов, сформированные из подлинников и копий документов, находятся в хорошем физическом состоянии. Единицы хранения сформированы в соответствии с описями дел. В личном фонде имеется акт приема – передачи № 1 от 01.01.2001, заявление на передачу документов в архив от 01.01.2001;

В филиале собрана ценная коллекция фотодокументов за годы в объеме 1275 фотографий. На хранение принимаются цветные и черно-белые позитивы. Проводится работа с гражданами города по передаче в архив старинных фотографий.

Принимаются документы от общественных организаций пенсионеров, инвалидов, ветеранов войн и труда.

Архив комплектуется документами по личному составу в основном от негосударственных организаций - источников комплектования в случае их ликвидации. В 2007 году приема дел по личному составу не было.

Комиссией проведена проверка работы группы, занимающейся упорядочением документов организаций – источников комплектования филиала и ликвидированных организаций на договорных началах. Проверено качество упорядоченных данной группой фондов, принятых на хранение: № 000 - Совет депутатов муниципального образования «город Бузулук» Оренбургской области; № 000 - Администрация муниципального образования «Город Бузулук Оренбургской области». Качество технической обработки удовлетворительное. Заголовки на обложках соответствуют внутреннему содержанию дел.

Члены комиссии выезжали в ликвидируемую организацию «Вагонное ремонтное депо», где группой ведется обработка дел по личному составу за годы. Проверка показала: техническая обработка документов удовлетворительная. Подшивка дел и нумерация листов проводится аккуратно. Даны рекомендации: листы – заверители размножать на компьютере; сформировать дело с учредительными документами, включив историческую справку, полученную от ликвидационной комиссии, которую необходимо юридически оформить.

Отмечено, что группа исполняет, в основном все поступившие от организаций заявки на обработку документов. В 2007 год поступило 10 заявок, из них выполнено перешла на 2008 год). В 2008 году поступило 11 заявок, в том числе 5 заявок – от источников комплектования филиала, 4 – от источников комплектования муниципального архива города, 2 – от ликвидированных организаций. На 1 ноября т. г. выполнено 8 заявок. Положительно, что по результатам упорядочения дел составляются перечни на недостающие документы, которые впоследствии используются как справочные сведения при поиске документов организации. Плановые показатели филиала по упорядочению документов организаций на договорной основе за 9 месяцев т. г. перевыполнен на 566 ед. хр. за счет выполнения внеплановой работы.

В ходе комплексной проверки проведено обследование состояния сохранности, учета и использования документов в 7 организациях – источниках комплектования филиала: в отделе делопроизводства и контроля администрации города Бузулука, управлении образования администрации города Бузулука, муниципальном учреждении здравоохранения «Центральная городская больница города Бузулука» (МУЗ ЦГБ г. Бузулука), федеральном государственном образовательном учреждении «Бузулукский строительный колледж» (ФГОУ «Бузулукский строительный колледж»), в открытом акционерном обществе «Бузулуктяжмаш» (). Результаты проверки показали, что филиал проводит планомерную и активную работу с источниками комплектования. Во всех проверенных организациях имеются организационно-правовые документы по ведению делопроизводства и архивного дела: номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях, согласованные с филиалом и утвержденные руководителями. Выделены помещения для хранения архивных документов и утверждены положения об архивохранилищах. В архивохранилищах: управления образования администрации города Бузулука, МУЗ ЦГБ г. Бузулук, ФГОУ «Бузулукский строительный колледж» - установлена охранная или пожарная сигнализация, имеются огнетушители. В большинстве проверенных организаций установлены металлические стеллажи или документы хранятся в металлических шкафах, сейфах. Состояние делопроизводства во всех организациях, в целом, не отступает от существующих норм. Отмечена хорошая организация работы с документами в отделе делопроизводства и контроля администрации города Бузулука и ведению делопроизводства по кадрам в управлении образования администрации города Бузулука. Документы постоянного хранения во всех организациях упорядочиваются своевременно, за исключением управления образования администрации города Бузулука (подана заявка филиалу на обработку документов за гг.).

По результатам проверок состоялись встречи с руководством вышеперечисленных организаций, перед которыми были обозначены проблемы по организации работы с документами и их сохранности; проведены консультации с ответственными работниками за делопроизводство по замечаниям, а именно: по усовершенствованию номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, формированию дел и оформлению реквизитов на документах, по сохранности и учету архивных документов, в т. ч. по личному составу (справки проверок прилагаются).

Однако, несмотря на положительные результаты в организации работы по комплектованию, в филиале существует серьезная проблема, возникшая, прежде всего в связи с отсутствием свободных помещений для приема документов от организаций - источников комплектования и бывших источников комплектования. Филиал длительное время комплектуется документами ликвидированных организаций и администрации города Бузулука. В результате, в 15 организациях списка № 1 архивные документы хранятся сверх установленного срока, что может привести к их утрате.

Имеются недостатки в работе с источниками комплектования:

из 21 организации – источника комплектования филиала – 12 являются должниками по упорядочению документов постоянного хранения (некоторые из них по причине отсутствия финансовых средств по упорядочению);

слабо проводится работа с организациями по упорядочению документов по личному составу: в документы по личному составу за годы хранят в архивохранилище, в котором не созданы нормативные условия хранения; требуется усовершенствование описей дел по личному составу, описание личных дел и техническая обработка всех хранящихся дел за период с 1925 года; не упорядочены дела по личному составу за годы в управлении образования администрации города Бузулука. Не своевременно вносятся сведения о документах по личному составу в картотеку учета работы с организациями;

неактивно проводится работа по выявлению источников комплектования архива фоно-видеодокументами: в архиве всего один фонодокумент, видеодокументов на учете нет;

проводится недостаточное количество семинаров по обучению ответственных лиц за организацию делопроизводства (в течение года подготовлен только 1 семинар по делопроизводству), нет разнообразия в тематике семинаров за прошлые годы.

Имеются замечания по работе группы филиала: составлению и оформлению описей, титульного листа и предисловия к ним. К тому же, в номенклатуре дел филиала нет отдельного подраздела по работе группы: плана работ по упорядочению, финансового плана, отчета о выполнении плана группы.

Продолжает иметь место некачественное и несвоевременное представление материалов на ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

5. Организация использования документов Архивного

фонда Оренбургской области в филиале

Основная форма использования документов в филиале – это исполнение социально-правовых и тематических запросов организаций и граждан.

Исполнением запросов занимается старший научный сотрудник Гусева большом поступлении запросов, их исполняют сотрудники: , За 9 месяцев т. г. в филиал поступило 1437 социально-правовых запросов граждан, исполнено - 1360, из них - 1220 с положительным результатом. Это на уровне предыдущих лет.

Анализ работы с тематическими запросами показывает: большая часть из них поступает от органов местного самоуправления и в небольшом количестве: в 2005 г. - 2, в 2006 г. - 1, в 2007 г.- 4, в течение т. г. поступил всего один тематический запрос от администрации Первомайского района. Копии тематических запросов сформированы в самостоятельное дело; по содержанию и срокам их исполнения замечаний в основном нет.

Проверено качество и сроки исполнения запросов социально-правового правового характера: от 01.01.2001 № В-3,от 01.01.2001 № М-90, от 01.01.2001 № К-156 , от 10№ П-97, от 01.01.2001 № В-18, от 01.01.2001 № В-02. Отмечено, что в целом они исполнены и оформлены в соответствии с требованиями нормативных документов, содержат полную и достоверную информацию. Однако встречаются неточности в содержаниях справок и не всегда даются рекомендации о дальнейших поисках информации.

По отчетным документам филиала установлено: в течение годов специалистами филиала подготовлены с использованием архивных документов и проведены:

выставки: в 2005 году - «История советско-чехословацких отношений в гг.» – (составлен тематико-экспозиционный план); в 2005, 2007 гг. - «Формирование Чехословацкого батальона в г. Бузулуке в гг.» (тематико-экспозиционный план согласован на ЭПМК только в 2008 г., протокол ); в 2007 году - «Огненные дни и ночи», к 65-летию Сталинградской битвы (тематический план выставки согласован на ЭПМК, протокол ). По выставкам проведены экскурсии для учащихся школ учебных заведений и жителей города Бузулука;

Дни открытых дверей: в 2007г.- посвященный Дню архивов; в2008 г. - по теме «Голод в г. Бузулуке».

Опубликованы статьи в газетах «Вести от партнера», «Наш Бузулук» : в 2005г-о проведении 285-летнего юбилея со дня издания Петром I Указа об образовании архивов; о бузулучанках – участницах Сталинградской битвы; по истории разорения Никольского храма в 30-е годы XX века; в 2007 г. - «Бузулук и Бузулукский район – место эвакуации в годы Великой Отечественной войны», «История развития образования в г. Бузулуке после 1917 г». В 2008 году подготовлена, но не опубликована статья – «Филиал ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке: наша история».

Информационные письма подготовлены для администрации города: в 2005 году - «Об истории разрушения Никольского храма и собора Александра Невского»; в 2006 г. - «Культура захоронения в г. Бузулуке».

В архиве ежегодно составляется календарь знаменательных и памятных дат. За проведены две лекции. ( «Деятельность лесного техникума в годы Великой Отечественной войны», «Бузулук и бузулучане – фронту. Бузулучане – герои Советского Союза»).

Обслуживание пользователей в филиале проводится в рабочей комнате под контролем научного сотрудника Негодяевой журнал регистрации пользователей архива. Книга регистрации личных дел пользователей заведена в 2003 году, заполняются все графы. Личные дела заводятся на каждого пользователя ежегодно новые, полные по составу.

Имеющийся в архиве комплекс справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, в основном охватывает все направления его деятельности и в целом обеспечивает доступ пользователей к архивным документам.

В филиале созданы каталоги: систематический и его разновидности - по истории учреждений, хронологический; предметный и его разновидности - именной. Имеется каталог газетных статей. В 2006 году для размещения каталогов приобретен каталожный шкаф.

Планируется и проводится работа по тематической разработке архивных фондов. За гг. тематически разработано 43 дела из фонда администрация города Бузулука (в настоящее время по 1994г), составлено 402 карточки. Всего по состоянию на 01.01.2008 на бумажной основе тематически разработано 9376 ед. хр., по 34 фондам, составленокарточки.

Заполняются регулярно журнал учета использования каталога и книга учета тематической разработки фондов.

В настоящее время наряду с тематической разработкой фондов с 2006 года проводится усовершенствование каталога. За этот период пересоставлено и влито в систематический каталог 4200 карточек. Были учтены усовершенствованные описи и переработанные архивные фонды. Составлены новые разделители. Все карточки влиты в каталог.

Состояние описей в филиале, в целом признано комиссией удовлетворительным: они подшиты, пронумерованы, имеются итоговые записи по описям, листы-заверители, обложки оформлены. В целях повышения информативности описей, улучшения поиска и учета архивных документов в филиале проводится работа по усовершенствованию и переработке описей управленческой документации, документов личного происхождения и фотодокументов. Старая опись помещается в конце новой описи на правах самостоятельной единицы хранения.

Филиалом формируется научно-справочная библиотека (далее - НСБ). На 01.01.2008 учтено 516 книг и брошюр, 159 подшивок газет («Под знаменем Ленина», «Российская провинция», «Вести от партнера»), 602 журнала. НСБ помещена в деревянных шкафах. Подшивки газет хранятся в хранилище № 2 на стеллажах. Часть журналов: «Вопросы истории», «Советские архивы» находятся в связках в этом же хранилище рядом с газетами. Сведения об изменениях НСБ ежегодно отражаются в паспорте архива. Инвентарная книга учета печатных изданий НСБ ведется с 1983 года, заполняются все графы.

Вместе с тем, в работе филиала по организации использования архивных документов имеется много замечаний и недостатков:

использование архивных документов в филиале ведется неактивно, формы использования документов неразнообразные. Не проводятся школьные уроки, радио-телепередачи. В течение 2008 года на страницах местных газет не опубликовано ни одной статьи. Кроме того, в делопроизводстве по организации использования документов нет копий текстов опубликованных статей, радиопередач, экскурсий по которым филиал отчитывался за 2003, 2004, 2005, 2006 годы. Нет основания ни к одной статье, хотя написаны по документам архива;

архивом не велся учет информационных мероприятий;

в начатом с 2008 года в журнале учета работы по использованию архивных документов регистрировалась выдача дел пользователям;

журнал регистрации тематических запросов ведется с 06.02.2008 в простой ученической тетради;

в журнале регистрации посещений архива пользователями нет граф: «Роспись пользователя» и «Место работы». Рекомендовано все журналы завести по форме, изготовленной в типографии;

не разработаны индивидуальные нормы выработки для членов группы по исполнению запросов;

качество проведенных переработок описей желает лучшего. Как показала проверка переработанных описей: Державинского райпотребсоюза за гг., Карачаевского исполкома сельского Совета депутатов трудящихся за гг., Озерьевского исполкома сельского Совета депутатов трудящихся за гг., дела в основном не перешиваются, на старую обложку дела наклеивается лист бумаги с напечатанными реквизитами описательной статьи описи. Кроме того, переработка описей проводится после утверждения её на ЭПМК комитета по делам архивов;

при формировании и учете научно-справочной библиотеки: газеты «Советская деревня», «Знамя труда», «Бузулукские новости», «Наш Бузулук» журналы «Епархиальные ведомости» регистрируются в инвентарной книге учета поступлений методической литературы в СИФ. Журналы: «Отечественные архивы», «Архивы Урала», «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Оренбургский край», «Духовный православный вестник» - регистрация которых началась с 2008 года, также учитываются в СИФе. Не переплетены подшивки газет с 2004 года.

6. О ведении учета средств доходов, полученных от оказания платных услуг и финансово-хозяйственной деятельности

Главным специалистом-главным бухгалтером комитета по делам архивов Оренбургской области 31.10.2008, в присутствии ведущего научного сотрудника проведена проверка ведения учета средств доходов, полученных от платных работ и услуг в филиале государственного учреждения «Государственный архив Оренбургской области» ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке.

Во исполнение приказа председателя комитета по делам архивов Оренбургской области «О порядке формирования и учета средств, полученных от оказания платных услуг, выполняемых государственными архивами Оренбургской области» , издан приказ филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке «О порядке оказания платных работ и услуг в филиале ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке, который утвержден 22.05.2008 № 19 а.

В соответствии с приказом ведутся утвержденные формы учета платных работ и услуг:

журнал учета социально-правового запросов, связанных с имущественными правами организаций и граждан. (дело № );

журнал учета копий архивных справок, выданных по социально-правовым запросам организаций и граждан, связанных с их имущественными правами. (дело № ).

Утверждена форма счета для расчета платной услуги и оплаты ее в банке. Стоимость платной услуги пользователя филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке определяется на основе «Предельных цен на работы и услуги, выполняемых государственными архивами Оренбургской области», утвержденным приказом председателя комитета по делам архивов Оренбургской области от 01.01.2001 №32 и согласованным приказом департамента Оренбургской области по ценам и регулированию тарифов -07А/2.

Заявителю, обратившемуся в филиал ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке за платной услугой, сообщается цена за услугу и общая стоимость работы. При согласии заявителя с установленной ценой услуги, ему выписывается счет (в двух экземплярах) с указанием банковских реквизитов филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке, вида услуги и суммы оплаты. Платежи об оплате платных услуг производятся в день выдачи счета, со всеми банковскими реквизитами. Второй экземпляр счета остается в отделе филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке, представляющем платную услугу.

Проверка финансово-хозяйственной деятельности показала, что финансирование для укрепления материально-технической базы в филиале ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке, соответствует актам выполненных работ и приобретенному оборудованию в самом филиале.

За период с 01.01.2008 по 31.10.2008 в филиале проведены следующие мероприятия из бюджетных средств:

произведен монтаж системы охранно-пожарной сигнализации на сумму около 100 тыс. руб.;

приобретены архивные коробки в количестве 420 шт., на общую сумму около 180 тыс. руб.;

Из внебюджетных средств, приобретены четыре компьютера, видеокамера, ксерокс, шесть сплитсистем, мебель для рабочих кабинетов, сейф для хранения документов на общую сумму более 300 тыс. руб.

Согласно оборотно-сальдовой ведомости по основным средствам, нематериальным и непроизведенным активам, перечень всего имущества соответствует инвентарным номерам в филиале ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке. Замечаний нет.

Вместе с тем, в ходе проверки установлено отсутствие журналов по платным услугам: журнал учета предоставления информационных платных услуг для пользователей, журнал учета регистрации ксерокопированных документов.

Выводы: Комиссией по результатам проведенной комплексной проверки филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке отмечено: филиал осуществляет свою деятельность в основном в соответствии с установленными нормативными требованиями. Внедряются в практическую деятельность архива «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», ВНИИДАД.-М.,2007.

Вместе с тем, в филиале не созданы оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов. Архивохранилища перегружены. В связи с этим с не осуществляется прием документов от источников комплектования, что может привести к утрате документов Архивного фонда Оренбургской области, тем самым нарушается архивное законодательство в части передачи документов организаций на постоянное хранение. Слабо организована работа по проведению информационных мероприятий в целях популяризации архивного дела и использования документов. В силу малочисленности штатов филиал не полностью выполняет возложенные на него функции, что в значительной мере предопределяет многие из выявленных в ходе комплексной проверки филиала недостатков в его работе. Для обеспечения качественного исполнения работ по основным направлениям деятельности требуется повышение квалификации кадрового состава филиала и увеличения его штатной численности.

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Оренбургской области, хранящихся в филиале, улучшения деятельности филиала по организации хранения, комплектования, ведения традиционного и автоматизированного учета и всестороннего использования архивных документов рекомендовать:

Директору филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке :

По организации работы филиала:

внести изменения в Положение о филиале, утвержденным приказом директора ГУ «ГАОО» ;

устранить отмеченные комиссией недостатки по ведению делопроизводства;

организовать работу по повышению образовательного уровня специалистов

филиала.

По организации хранения архивных документов:

провести полную проверку наличия и состояния архивных документов филиала:

запланировать целевую проверку физического состояния документов, пострадавших в результате порыва трубы отопления 6 октября 2008 года в хранилище №1 в течение 2009 года;

принять меры по устранению повышенной влажности в архивохранилищах.

По организации государственного учета архивных документов:

привести все учетные документы в соответствии с требованиями новых Правил; обеспечить сбалансированность учетных показателей и внести изменения во все учетные документы;

продолжить ввод данных в ПК «Архивный фонд».

По организации комплектования филиала:

активизировать организационно-методическую работу с источниками комплектования, добиваться реализации всех рекомендаций по устранению недостатков в делопроизводстве и архивном деле в организациях, в том числе по ликвидации задолжности по упорядочению документов;

проводить проверку наличия и состояния дел постоянного хранения и по личному составу, хранящихся сверх установленного срока в организациях-источниках комплектования.

По организации использования архивных документов:

организовывать работу по использованию архивных документов в соответствие с установленными Правилами;

не допускать случаев фальсификации в отчетах по использованию архивных документов и другим направлениям работы.

По финансово-хозяйственной деятельности филиала:

осуществлять постоянный контроль за ведением документов по учету средств доходов, полученных от оказания платных услуг и работ в филиале;

завести журналы по платным услугам: журнал учета предоставления информационных платных услуг для пользователей, журнал учета регистрации ксерокопированных документов. В журналах указывать Ф. И.О. заявителя или Ф. И.О. плательщика после оплаты сбербанка, эти же данные должны быть отражены в квитанции об оплате, в поле назначения платежа после вида услуг и кода бюджетной классификации по доходам.

Директору «ГУ «ГАОО» :

установить контроль за выполнением филиалом мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных комиссией в ходе комплексной проверки;

обсудить итоги комплексной проверки в филиале ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке на дирекции «ГАОО» для выработки конкретных решений, направленных на устранение отмеченных нарушений и недостатков до 22 декабря 2008г;.

направить усилия на дальнейшее укрепление материально-технической базы филиала и повышение безопасности его архивных фондов;

продолжить организационно-методическую работу по совершенствованию работы филиала и устранению нарушений и недостатков, выявленных в ходе настоящей комплексной проверки филиала и предыдущих тематических проверок, проведенных работниками государственного архива в течение годов;

направить справку «Об итогах комплексной проверки филиала ГУ «ГАОО» в г. Бузулуке» в филиалы «ГУ «ГАОО» в городах Бугуруслане и Орске для сведения и принятия соответствующих мер в организации работы филиалов.

Проверку проверили:

Заместитель председатель комитета

по делам архивов Оренбургской области

Главный специалист комитета

по делам архивов Оренбургской области

Главный хранитель фондов ГУ «ГАОО»

Начальник отдела реставрации, переплета,

страхового копирования документов ГУ «ГАОО»

Со справкой ознакомлены:

Директор ГУ «ГАОО»

Директор филиала ГУ «ГАОО» в г. Овчинникова