Справка об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании «Оренбургский район»

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ СПРАВКА 03.06.2010
Об итогах комплексного обследования состояния архивного дела в муниципальном образовании «Оренбургский район»

В целях контроля за соблюдением Закона Оренбургской области "Об архивном деле в Оренбургской области", в соответствии с Соглашением о порядке взаимодействия комитета по делам архивов Оренбургской области и администрации муниципального образования Оренбургский район (заключенного 7 декабря 2006 года) с 18 по 26 мая 2010 года комиссией в составе консультанта комитета по делам архивов Оренбургской области , начальника архивного отдела администрации Акбулакского района , начальника архивного отдела администрации Илекского района проведено комплексное обследование состояния архивного дела и делопроизводства в Оренбургском районе, оказана методическая и практическая помощь по направлениям деятельности архива, делопроизводственным службам органов местного самоуправления и других организаций района.

Архивный отдел администрации Оренбургского района

1.Организация работы

Работа организована в соответствии с Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Оренбургский район, утверждённым главой администрации района (31.01.2006 №10-р), и должностными инструкциями начальника архивного отдела, специалиста 1 категории, старших инспекторов, утвержденными главой администрации района 07.12.2009.

По штатному расписанию архивного отдела числится четыре работника( до 2003 года было два работника). Возглавляет архивную службу Оренбургского района с декабря 1999 года начальник архивного отдела , имеющая высшее экономическое и юридическое образование. Специалистом 1 категории архивного отдела с марта 2007 года работает , имеющая среднее специальное образование ( с 2003 года она работала старшим инспектором архивного отдела). Старшим инспектором архивного отдела с января 2006 года работает , имеющая среднее специальное образование. С 2006 года в штат отдела введена должность ещё одного старшего инспектора, с апреля 2007 года эту должность занимает , имеющая высшее педагогическое образование.

Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004г.), Законом Оренбургской области "Об архивном деле в Оренбургской области" (2005г.) и другими нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Оренбургской области и муниципального образования Оренбургский район. Целенаправленно проводится внедрение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007г.)

Делопроизводство архивного отдела ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации района, утверждённой распоряжением администрации муниципального образования Оренбургский район 27.06.2008 №17-р и номенклатурой дел на 2006 год, утвержденной заместителем главы района 31.10.2005.

Все дела по номенклатуре имеются в наличии; формирование и оформление обложек дел ведётся в соответствии с установленными требованиями.

Документы постоянного хранения архивного отдела администрации Оренбургского района описаны за гг. В настоящее время подготовлена опись дел постоянного хранения архивного отдела администрации Оренбургского района за гг.

Деятельность архива осуществляется по утвержденным показателям основных направлений деятельности архивного отдела Оренбургского района. Плановые задания выполняются. Планово-отчётная документация архива своевременно представляется в комитет по делам архивов Оренбургской области.

Начальник и специалисты архивного отдела ведут дневники учета работы, в которых отражается текущая работа за каждый рабочий день.

Архивный отдел обеспечен всеми действующими методическими пособиями. В рабочем кабинете оформлен методический уголок, содержащий нормативно-правовые документы по архивному делу. С 1992 года осуществляется подписка на журнал «Отечественные архивы».

Вопросы деятельности архивной службы Оренбургского района еженедельно заслушиваются на аппаратных совещаниях при главе района. Информации о работе архивного отдела размещаются на сайте администрации района.

Сотрудники отдела ежегодно принимают участие в работе семинаров, проводимых комитетом по делам архивов Оренбургской области для работников архивных учреждений муниципальных образований области. и в марте 2008 года успешно закончили курсы повышения квалификации, организованные аппаратом Губернатора и Правительства Оренбургской области совместно с комитетом по делам архивов Оренбургской области на базе факультета второго высшего образования Оренбургского государственного педагогического университета по теме «Муниципальный архив: организация и методика работы». Специалист 1 категории в 2009 году закончила курс обучения во ВНИИДАД на годичном заочном курсе повышения квалификации работников архивных учреждений, не имеющих базового архивного образования по теме «Архивоведение».

Сотрудники отдела периодически делятся накопленным опытом на семинарах, организуемых комитетом по делам архивов Оренбургской области в рамках проведения расширенных заседаний коллегии комитета. В 2004 году выступила с сообщением « О работе с документами постоянного хранения, образующимися в деятельности сельскохозяйственных организаций», в 2006 году – «О сохранности документов реформированных органов местного самоуправления». В 2007 году приняла участие в совещании руководителей архивных органов и учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных образований «Муниципальный архив: проблемы и перспективы развития». Кроме того, начальник отдела с целью обмена опытом участвовала в организуемых комитетом по делам архивов Оренбургской области комплексных обследованиях состояния архивного дела и делопроизводства в Новосергиевском и Соль-Илецком районах.

На базе архивного отдела администрации Оренбургского района на протяжении многих лет проводятся стажировки вновь принятых начальников и специалистов архивных отделов других муниципальных образований области. Ежегодно в архивном отделе проходят практику по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» студенты гуманитарного факультета ОГУ.

Для начальника архивного отдела и специалиста 1 категории оборудован рабочий кабинет, в котором осуществляется и приём посетителей. В 2009 году в кабинете установлена сплитсистема. Рабочие места старших инспекторов оборудованы в архивохранилище №2.

Имеется множительная техника: принтер, ксерокс.

Вместе с тем, в организации работы архивного отдела имеют место определенные недостатки в ведении делопроизводства архивного отдела.

Номенклатура дел на 2006 год не согласована с комитетом по делам архивов Оренбургской области и нуждается в усовершенствовании. В неё не внесены книга выдачи документов из хранилища, книги учёта поступления фотовидеодокументов, картотека учёта работы с учреждениями-источниками комплектования архива, картотека учёта владельцев документов личного происхождения, журнал учёта тематической разработки дел и другие.

В нарушение требований документы в делах, предусмотренных номенклатурой, формируются за несколько лет, а не за один год. Не всегда заголовки дел соответствуют номенклатуре дел.

Для дальнейшей информатизации архивного дела, в том числе оперативной работы по исполнению социально-правовых запросов, необходим современный компьютер, сканер, электронная почта.

2. Обеспечение сохранности документов

Архивный отдел администрации Оренбургского района располагается в двухэтажном особняке, построенном в конце Х1Х века, общей площадью 376,4кв. м. Оборудованы два архивохранилища общей площадью 297,8 кв. м.: хранилище №1 для документов постоянного срока хранения и хранилище №2 – для документов по личному составу.

Имеется подсобное помещение для хранения коробок и инвентаря.

В целях улучшения условий использования документов и труда архивистов в 2006 году осуществлен косметический ремонт помещения, временно используемого как читальный зал.

Проводится работа по усилению пожарной безопасности. Работниками архивного отдела соблюдается Инструкция о пожарной безопасности в здании администрации Оренбургского района, утвержденная начальником отдела ГПН 24 октября 2005 года.

Разработан план мероприятий по внедрению «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской федерации»( утверждённых приказом Министерства культуры Российской Федерации от 01.01.2001 №3) в архивном отделе администрации муниципального образования Оренбургский район от 01.01.2001

Помещения архивного отдела оснащены пятью переносными порошковыми огнетушителями (три огнетушителя ОП-8(г)-АВСЕ-ОР приобретены в начале 2010 года, два огнетушителя ОХП-1 перезаправлены в начале 2010 года) и одним передвижным ОП-100(з), приобретённым в феврале 2010 года.

В начале 2006 года для повышения пожарной безопасности была проведена противопожарная пропитка лестниц. С 3 июня 2010 года проводится пропитка чердачных помещений.

В сентябре 2006 года в архивном отделе полностью заменена электропроводка. Электрические рубильники установлены поэтажно, общий рубильник расположен во дворе.

Охрана здания осуществляется круглосуточно дежурными вахтёрами.

В целях повышения уровня охранного режима установлена входная железная дверь в архивный отдел, все окна защищены металлическими не распашными решётками.

Хранилища оснащены приточно-вытяжной вентиляцией.

Для измерения температурно-влажностного режима в 2000 году приобретены два гигрометра психометрические типа ВИТ-1.

Контрольные измерения, учтённые в специальных журналах, показывают, что температурно-влажностный режим в хранилищах в основном соблюдается. При этом отмечено, что в хранилище №1 в зимние месяцы зафиксирована температура воздуха +27+29 С, влажность 42-49%. В день проверки: в архивохранилище № 1 температура составляла + 24 С, влажность 48 %. ; в архивохранилище № 2 температура составляла + 22 С, влажность 48 %. Для нормализации влажностного режима работниками отдела используются пятилитровые ёмкости с водой.

Соблюдается световой режим хранения документов. Лампы дневного света заключены в плафоны, на окнах имеются тёмные портьеры.

В хранилищах соблюдается санитарно-гигиенический режим. Работниками архивного отдела регулярно проводятся проветривание помещений, влажные уборки, обеспыливание стеллажей и коробок ( при этом используется пылесос).

Администрацией района в 2006 году для архивного отдела приобретены металлические стеллажи общей протяжённостью 280 пог. м., в 2008 году приобретены 350 коробок для картонирования.

Все дела закартонированы и размещены на стационарных металлических стеллажах. На 01.01.2010 их протяжённость составляла 563 пог. м., в феврале 2010 года установлены новые дополнительные стеллажи и их общая протяжённость составила 725,3 пог. м. Таким образом, загруженность архивохранилищ составляет в среднем 80%. Расстояние между стеллажами и стенами соответствует установленным нормам.

Фонды расположены в основном по порядку номеров фондов. Составлены топографические указатели. Коробки оформлены новыми ярлыками.

Организовано раздельное хранение описей.

Видеокассеты согласно требованиям хранятся в деревянном шкафу в рабочем кабинете.

Итоги проверки наличия и состояния дел по личному составу подведены в 2005 году ( решение коллегии от 01.01.2001 №23). В настоящее время в архивном отделе завершается проверка наличия и состояния дел постоянного срока хранения. Готовятся документы для её утверждения на коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области.

Вместе с тем, в организации хранения документов имеются недостатки.

В нарушение требования пожарной безопасности в хранилищах установлены деревянные двери.

Не полностью соблюдается охранный режим: не установлены распашные решётки на окна; двери архивохранилищ не опечатываются.

В архивохранилище №2 требуется косметический ремонт стен (штукатурка в некоторых местах отлетела), в помещении, используемом как читальный зал - ремонт потолка.

Для созданных в архивном отделе каталогов необходимы каталожные шкафы и металлический шкаф для описей документов по личному составу.

3. Организация учета документов.

Для организации государственного учёта архивных документов ведутся основные и вспомогательные учетные документы, проводится работа по их выверке.

В архивном отделе ведутся два Списка фондов (отдельно на архивохранилище по личному составу и на архивохранилище документов постоянного срока хранения).

Книга учета поступления документов, Журнал учета изменений в составе и объеме фондов заполняются регулярно.

Имеется полный комплект описей. Ведутся два реестра описей (отдельно на архивохранилище по личному составу и на архивохранилище документов постоянного срока хранения). Сводные итоговые записи к описям составлены.

Ежегодно проводится паспортизация архива, составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки на вновь образованные фонды. Имеются паспорта архивохранилищ.

Дела фондов заведены. В них имеются исторические справки, дополнения к ним, акты приема-передачи документов, акты проверок наличия. К делу фонда составляется внутренняя опись и лист-заверитель.

На учете в муниципальном архиве по состоянию на 01.01.2010 года находится 322 фондов в объеме 45.455 ед. хр.: 58 фондов действующих организаций; 23 фонда личного происхождения (231ед. хр.); одна коллекция фотодокументов (330 фото); две коллекции видеодокументов (70 ед. хр.); 152 фонда документов по личному составу ( 13.209 ед. хр.)

Проверка учётных документов показала, что количество дел в них сбалансировано.

Однако, наряду с определёнными положительными тенденциями, в ведении государственного учета имеются недостатки.

Для улучшения состояния учёта необходимо уточнить и вписать в список фондов полные названия некоторых фондов.

На обложках описей постоянного хранения и по личному составу отсутствует номер по реестру. Имеются случаи, когда несколько описей одного фонда находятся в одной папке.

На обложках некоторых дел фондов нет сведений о датах их заведения, нет заверительных листов( дела фондов №№ 1,5, 20 и других). Отсутствует лист-заверитель дела в делах фондов №55, 57, 59,60. Внутренняя опись дела фонда № 1 не закончена, она отсутствует в деле фонда № 000.

4.Организация комплектования документами Архивного фонда РФ и другими документами.

В списке №1 источников комплектования муниципального архива по состоянию на 1 января 2010 года значатся 64 организации. Среди них организации муниципальной, государственной и негосударственной форм собственности.

В годах об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела заключено 10 договоров с сельхозорганизациями, 6 соглашений с организациями федерального подчинения и 1 соглашение с организацией подчинения субъекту федерации.

Распоряжениями главы ежегодно утверждаются графики согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов на государственное хранение.

В 2008 году на заседании ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области рассмотрен вопрос « О качестве комплектования муниципального архива Оренбургского района и выполнении графика утверждений описей на ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области».

Документы 52 организаций (81 % от общего числа организаций - источников комплектования архивного отдела) упорядочены и приняты на постоянное хранение (по годы).

Архив комплектуется документами постоянного срока хранения, по личному составу, личного происхождения, фото-видео-документами и научно-технической документацией.

Прием на хранение осуществляется по утвержденным ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области описям с составлением актов приема-передачи.

Проверка качества работы архивного отдела по приёму документов показала следующее. В марте 2009 года приняты документы МУЗ «ЦРБ» 157 ед. хр. за годы. Документы приняты в удовлетворительном физическом состоянии по акту. Данные о приёме внесены в журнал учёта изменений в составе и объёме фондов, в лист фонда. В апреле 2009 года приняты от финотдела администрации района 116 ед. хр. за годы. Документы приняты в удовлетворительном физическом состоянии по акту. Данные внесены в журнал учёта изменений в составе и объёме фондов, в лист фонда.

Наблюдательные дела на действующие учреждения списка источников комплектования муниципального архива ведутся в основном в соответствии с установленными требованиями.

В плановом порядке проводится работа по паспортизации архивов организаций. Согласно Сведениям о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования муниципального архива Оренбургского района на 1 декабря 2009 года хранится 1110 ед. хр. за гг., сверх установленного срока 62ед. хр.

Работа по обеспечению сохранности документов по личному составу предприятий, находящихся на стадии банкротства, продолжается.

С 2004 по 2009 год осуществлено 69 посещений организаций - источников комплектования для оказания методической и практической помощи (в среднем по 11 посещений в год); проведено 45 комплексных и 24 тематических проверки состояния делопроизводства и архивов организаций. Справки по результатам проверок организаций-источников комплектования с рекомендациями по устранению недостатков в работе с документами составляются. Карточки учета работы с организациями-источниками комплектования заполняются своевременно.

Практически все организации-источники комплектования имеют согласованные и утвержденные инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел.

В целях оказания методической помощи организациям проводятся семинары и практические занятия по актуальной тематике: порядок оформления дел постоянного срока хранения, вопросы подготовки документов к описанию и сдаче в архив, обеспечения сохранности документов по личному составу, подводятся итоги проверок состояния делопроизводства в организациях и другие. В период с 2004 по 2009 годы подготовлено и проведено 19 семинаров.

Описи поступают на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области согласно графику, в основном полные по составу документов. Качество подготовки исторических справок и дополнений к ним удовлетворительное.

Однако, в организации работы по комплектованию архива выявлены упущения и недостатки.

В архивном отделе не заведено наблюдательное дело на Совет депутатов Оренбургского района.

Отсутствуют инструкции по делопроизводству в : Отделе образования администрации Оренбургского района, Отделе по делам строительства и архитектуры администрации Оренбургского района, в районном суде, санэпидемстанции Оренбургского района, комитете по управлению имуществом и приватизации администрации Оренбургского района, комитете по экономике администрации Оренбургского района, в сельскохозяйственных предприятиях района (АОЗТ «Уральский посад», АОЗТ «Приуральское», СПК «Восточный», . Гагарина).

Требует переработки инструкция по делопроизводству районного отдела статистики( 1995г.)

Отсутствуют номенклатуры дел: в комитете по управлению имуществом и приватизации администрации Оренбургского района.

Нуждаются в переработке и обновлении номенклатуры дел отдела по делам строительства и архитектуры (1990г.) , отдела статистики ( 1995г.) , управления сельского хозяйства(1996г.), сельхозпредприятий района: АОЗТ им. Х1 Кавдивизии (1997гг.), АОЗТ «Приуральское»(1998г.) , СПК «Урал»(1999г.), СПК «Восточный», СПК им. Кирова (2002г).

Не регулярно осуществляются выходы в некоторые организации-источники комплектования. Отсутствуют справки о проверках состояния делопроизводства и архива в Совете депутатов Оренбургского района, в администрации Оренбургского района, комитете по управлению имуществом и приватизации администрации Оренбургского района, , МУП «Застройщик».

На протяжении длительного времени не оформлялись справки о проведённых проверках состояния делопроизводства и архива в управлении сельского хозяйства, в комитете по экономике администрации Оренбургского района (1999г.), в органах местного самоуправления Ленинского, Экспериментального сельсоветов (1999г.), Нежинского, Благословенного сельсоветов (2001г.), Караванного, Степановского сельсоветов (2003г.), финансовом отделе (2002), в сельхозпредприятиях района: СПК «Восточный» (1994г.), АОЗТ «Приуральское»(1997г.), СПК им. Кирова, (2002г).

Кроме того, нерегулярно проводятся проверки выполнения данных архивистами рекомендаций, не запрашиваются информации об исправлении недочётов и ошибок в ведении делопроизводства( например, в Каменноозёрном сельсовете не устраняются замечания на протяжении нескольких лет, последняя проверка проведена в 2007 году и вновь комиссией сделаны те же самые замечания по номенклатуре дел, оформлению документов).

В нарушение Закона Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области» задолженности по описанию и приёму документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архива имеют: комитет по управлению имуществом и приватизации администрации Оренбургского района(с 1995г.), районная санэпидемстанция (за гг.), АОЗТ «Уральский посад» (с 1998г.), управление образования (с 2000г.); районные отделы статистики, культуры, по делам строительства и архитектуры (с 2000г.), Органы местного самоуправления Никольского сельсовета(с 2000г.), МУП «Застройщик»(с 2000г.), АОЗТ «Приуральское» (с 2000г.), СПК СА «Пугачёвская» (с 2001г.), управление сельского хозяйства (с 2004г.).

Имеют задолженности по описанию документов по личному составу совхозы «Чкаловский», «Боевой» (с 1980г.) , колхозы им. Ильича, «Урал» (с 1992г), отдел по труду и занятости населения (с 1996г.).

Описи документов по личному составу органов местного самоуправления сельсоветов за 20г. не согласованы с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

В ходе выборочной проверки организаций – источников комплектования муниципального архива проверены состояние делопроизводства и обеспечение сохранности документов в органах местного самоуправления и организациях района.

Результаты проверки показали, что архивисты проводят планомерную работу с источниками комплектования.

Во всех проверенных организациях имеются нормативные документы по ведению делопроизводства и архивного дела. Состояние делопроизводства, в целом, удовлетворительное.

Отмечена хорошая организация работы с документами в Совете депутатов, аппарате администрации Оренбургского района. Ответственно подходят к вопросам состояния хранения документов и делопроизводства в Совете депутатов и администрации МО Пригородный сельсовет.

С ответственными за делопроизводство работниками всех проверенных организаций проведены консультации по замечаниям, а именно: по усовершенствованию номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, формированию дел и оформлению реквизитов на документах, по сохранности и учету архивных документов, в том числе по личному составу.

По результатам проверок состоялось аппаратное совещание у первого заместителя главы администрации-руководителя аппарата , на котором были подведены итоги, обозначены проблемы по организации работы с документами и их сохранности.

Совет депутатов Оренбургского района

Делопроизводство Совета депутатов ведется в соответствии с номенклатурой дел на 2008 год, утвержденной 01.09.2008 главой района. Инструкция по делопроизводству утверждена распоряжением председателя Совета депутатов от 01.01.2001 № -1 рс.

В работе по делопроизводству используется выписка из «Правил оформления документов в Правительстве Оренбургской области», утвержденных распоряжением губернатора Оренбургской области 06.02.2006 №40-р.

Протоколы заседаний Совета депутатов и другие документы постоянного срока хранения своевременно формируются и оформляются в соответствии с требованиями архивной технологии.

Протоколы заседаний постоянных комиссий своевременно оформляются необходимыми реквизитами.

Переписка формируется правильно.

Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции заполняются своевременно.

Документы Совета депутатов упорядочены и сданы на хранение в архивный отдел по 2005 год.

Даны рекомендации по доработке номенклатуры дел, оформлению дел и обеспечению сохранности документов.

Администрация муниципального образования «Оренбургский район»

Аппарат администрации района

Организационный отдел

Делопроизводство отдела в основном ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением главы администрации района от 01.01.2001 -п и номенклатурой дел на 2009 год, утвержденной 09.12.2008 главой администрации Оренбургского района, согласованной с архивным отделом.

Документы оформляются на бланках муниципального образования, содержат все необходимые реквизиты.

Своевременно оформляются протоколы расширенных аппаратных совещаний. Формируются в дела документы об изменении административно-территориального деления и другие дела, предусмотренные номенклатурой. На документы длительного исполнения заводятся контрольные дела.

Рекомендовано усовершенствовать номенклатуру дел: отредактировать заголовки, уточнить сроки хранения дел; документы со сведениями о главах поселений, об организации учёбы кадров, информации о наиболее значимых мероприятиях в истории района и о юбилейных датах внести в номенклатуру дел, согласовав с архивным отделом заголовки дел, сроки их хранения; переписку формировать по корреспондентам, контрольные дела разделить на два тома.

Отдел документационного обеспечения

Делопроизводство администрации ведется в соответствии с инструкцией, утвержденной постановлением главы администрации района от 01.01.2001 -п и номенклатурой дел на 2009 год, утвержденной 09.12.2008 главой администрации Оренбургского района, согласованной с архивным отделом. Выписки из номенклатуры имеются во всех структурных подразделениях.

В администрации распоряжением от 01.01.2001 №-449-р создана экспертная комиссия.

Постановления и распоряжения главы района изготавливаются на бланках, пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела.

На всех документах имеются отметки об исполнении.

Документы постоянного срока хранения и текущего делопроизводства находятся в сейфе. Документы администрации района описаны и сданы на хранение в архивный отдел по 2005 год.

Вместе с тем, дела с перепиской формируются не правильно: отдельно поступающая и отправляемая, а не в последовательности документ-ответ за документом-запросом. Зарегистрированные поступающие документы направляются исполнителям и не возвращаются в делопроизводство отдела, вместо них в делах остаются копии.

Даны рекомендации по включению в инструкцию по делопроизводству образцов бланков; по систематизации дел в номенклатуре; по включению в номенклатуру дела с документами, поступающими из Правительства области, относящимися к деятельности администрации Оренбургского района; по формированию переписки; по передаче на исполнение копий документов, а не подлинников; по оформлению резолюций на отдельных бланках.

Финансовое управление администрации Оренбургского района

Делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией, утвержденной постановлением главы администрации района от 01.01.2001 -п. Номенклатура разработана, утверждена и согласована 15.01.2008. Дела заведены согласно номенклатуре дел.

Приказом начальника управления от 01.01.2001 назначен ответственный за делопроизводство и архив.

Приказы начальника управления по основной деятельности подшиты, оформлены необходимыми реквизитами. Приказы по кадрам ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Переписка формируется правильно: в последовательности документ-ответ за документом-запросом.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу описаны по 2000 год, постоянного хранения сданы в муниципальный архив по 2000 год.

Для хранения документов до передачи в муниципальный архив выделено помещение, оборудованное металлическими стеллажами.

Вместе с тем, в ведении делопроизводства выявлены недостатки. Номенклатура дел требует усовершенствования. Протоколы совещаний у начальника управления не оформляются. Документы текущего делопроизводства хранятся в застеклённых деревянных шкафах.

По всем замечаниям даны методические рекомендации.

Управление образования администрации Оренбургского района.

Работа по ведению делопроизводства и архива находится не на должном уровне. Инструкции по делопроизводству нет. Номенклатура дел на 2009 год утверждена начальником управления 11.01.2009, согласована с архивным отделом.

Вместе с тем, номенклатура нуждается в переработке, так как составлена без учета «Примерной номенклатуры дел отдела образования», утвержденной архивным отделом Оренбургской области в 1999 году, поэтому многие дела, в том числе и постоянного срока хранения в ней не предусмотрены.

Заголовки некоторых дел не соответствуют заголовкам по номенклатуре. По номенклатуре дело 01-05 имеет заголовок «Материалы совещаний» ( должно быть - «Протоколы совещаний с руководителями образовательных учреждений и документы к ним»).

Журнал регистрации приказов по основной деятельности заведен, но в номенклатуру не включен.

Обложки дел оформлены не всеми необходимыми реквизитами: не указан срок хранения, индекс дела по номенклатуре.

Регистрация поступающих документов ведется в двух журналах, в названии которых используется устаревший термин «входящие», вместо «поступающие»: «Журнал регистрации входящих документов» и «Журнал регистрации входящих документов от муниципальных служб». В них раздельно регистрируются документы, поступающие от администрации района и министерства образования области. Необходимо это отразить в номенклатуре дел.

Все поступающие документы, требующие рассмотрения, под роспись отдаются ответственным специалистам отдела, обратно к секретарю с пометками об исполнении не возвращаются. Отметки об исполнении на документы не переносятся, в Журнале регистрации поступающих документов данная графа заполняется редко.

Не всегда заполняется графа «отметка об исполнении» журнала регистрации жалоб и заявлений граждан.

Форма протокола заседаний совета управления не соответствует правилам.

Для передачи в райархив готовятся приказы начальника управления по основной деятельности с листажом более установленных 250 листов. Приказы по личному составу и основания к ним вопреки установленным требованиям сформированы вместе.

Документы описаны и приняты в архивный отдел только по 2000 год, хотя должны быть описаны по 2006 год. Архив Отдела образования администрации муниципального образования Оренбургский район располагается на территории муниципального архива Оренбургского района.

Даны рекомендации по всем замечаниям в ведении делопроизводства и по улучшению условий хранения документов.

Центр культуры и досуга администрации Оренбургского района

Инструкция по делопроизводству разработана, утверждена 11.01.2010, согласована с начальником архивного отдела. Номенклатура разработана, утверждена 15.01.2010 и согласована 20.01.2010. Дела заведены согласно номенклатуре дел. Согласно приказу начальника центра от 01.01.2001 №2 назначено лицо, ответственное за делопроизводство и архив.

Дело с перепиской формируется правильно: документ-запрос за документом-ответом. Приказы по основной деятельности и по личному составу, переписка формируются правильно.

Документы хранятся в деревянных застеклённых шкафах. Выделено оборудованное деревянными стеллажами помещение под архивохранилище, которое в настоящее время ремонтируется.

Вместе с тем, имеются замечания по ведению делопроизводства. Необходимо пополнить образцами документов инструкцию по делопроизводству. Номенклатура дел нуждается в доработке. В заголовках дел используются устаревшие термины : «Журналы регистрации входящих и исходящих документов». Формы данных журналов – рукописные, не соответствуют установленной форме; графы «резолюция», «отметки об исполнении» заполняются не всегда. Нет отметок об исполнении на самих документах.

Бухгалтерская переписка отправляется в другие организации без регистрации в журнале отправляемой корреспонденции (в штампе делается отметка (б/н).

Документы описаны и приняты в архивный отдел только по 2000 год, хотя должны быть описаны по 2006 год. Опись дел по личному составу за годы не согласована с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

По всем замечаниям даны методические рекомендации.

Совет депутатов и администрация

муниципального образования Каменноозерный сельсовет

Делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением главы администрации от 01.01.2001 №10-р. и номенклатурой дел администрации на 2010 год, утвержденной 15.01.2010 и согласованной с руководителем архивного отдела.

Протоколы заседаний Совета депутатов оформлены необходимыми подписями, датами, подшиты.

Распоряжения главы администрации пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела.

Документы по переписке группируются в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом-запросом. В журналах регистрации поступающих и отправляемых документов все графы заполняются своевременно.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 год, постоянного срока хранения - сданы в муниципальный архив.

Документы постоянного срока хранения находятся в сейфах, текущего делопроизводства - в закрывающихся деревянных шкафах.

Вместе с тем, комиссией отмечено, что номенклатура дел требует переработки. Инструкция по делопроизводству содержит образцы, требующие доработки( в частности образец бланка постановления главы оформлен гербом Оренбургской области) документов.

Не формируются дела «Документы о работе депутатов…», «Переписка по основным вопросам деятельности», «Годовой план работы Совета», «Законодательные, иные нормативные акты Оренбургской области», «Протоколы заседаний постоянных комиссий».

Журнал регистрации постановлений Совета депутатов не заполняется с января 2006 года. Протоколы сходов граждан оформлены неправильно. На документах нет отметок об исполнении.

Похозяйственные книги заполняются небрежно.

Даны методические рекомендации по устранению имеющихся замечаний.

Совет депутатов и администрация муниципального образования

Нежинский сельсовет

Делопроизводство ведется в соответствии с «Правилами оформления документов в МО Нежинский сельсовет» , утвержденными постановлением главы от 01.01.2001 и номенклатурой дел на 2010 год, утвержденной 23.11.2009 и согласованной с руководителем архивного отдела.

Дела сформированы согласно номенклатуре дел и оформлены. Документы в делах расположены по хронологии, оформлены необходимыми реквизитами.

Протоколы заседаний Совета депутатов оформлены необходимыми подписями, датами, подшиты.

Должностные инструкции разработаны, подписи в ознакомлении имеются.

Журналы регистрации распоряжений по личному составу, учета личных дел заведены, ведутся без замечаний. Переписка формируется правильно.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 год, постоянного срока хранения - сданы в муниципальный архив.

Документы текущего делопроизводства находятся в запирающемся металлическом шкафу. Для хранения документов до передачи в муниципальный архив выделено помещение, оборудованное металлическими стеллажами, документы закартонированы.

Вместе с тем, номенклатура дел нуждается в доработке, необходимо уточнить заголовки некоторых дел.

Несвоевременно формируется дело с Постановлениями председателя Совета депутатов по основной деятельности (последнее от 26.03.10г.), с документами постоянных комиссий.

В распоряжениях по личному составу встречаются распоряжения по основной деятельности.

Даны рекомендации по совершенствованию номенклатуры дел, обеспечению сохранности документов.

Совет депутатов и администрация муниципального образования

Пригородный сельсовет

Делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной главой администрации 11.01.2005 года, номенклатурой дел администрации на 2010 год, утвержденной 20.01.2010 и согласованной с руководителем архивного отдела. У всех сотрудников есть ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Дела сформированы согласно номенклатуре дел и оформлены. Документы в делах расположены по хронологии, оформлены необходимыми реквизитами.

Протоколы заседаний Совета депутатов оформлены необходимыми подписями, датами, подшиты. Сформированы планы работы Совета депутатов и протоколы постоянных комиссий.

Распоряжения главы администрации пронумерованы в пределах календарного года, оформлены подписями, своевременно формируются в дела.

Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов ведутся правильно.

Документы по переписке группируются в одном деле в последовательности: документ-ответ за документом-запросом.

В журналах регистрации поступающих и отправляемых документов все графы заполняются своевременно, в том числе графа "отметка об исполнении". Ведется контроль за исполнением документов, на документы длительного исполнения заведены контрольные дела.

Личные дела имеют полный состав документов. Заполняются похозяйственные книги.

Отмечена высокая культура делопроизводства.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 год, постоянного срока хранения - сданы в муниципальный архив.

Для хранения документов до передачи в муниципальный архив выделено помещение, оборудованное металлическими стеллажами, документы закартонированы.

Предложено на базе сельсовета проводить занятия по повышению квалификации ответственных за делопроизводство и архивы организаций Оренбургского района.

Совет депутатов и администрация муниципального образования

Приуральский сельсовет

Делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением главы администрации 15.11.09 года №8-р и номенклатурой дел администрации на 2010 год, утвержденной 14.01.2010 и согласованной с руководителем архивного отдела.

Дела сформированы согласно номенклатуре дел и оформлены правильно. Документы в делах расположены по хронологии, оформлены необходимыми реквизитами.

Протоколы заседаний Совета депутатов оформлены необходимыми подписями, датами, подшиты. Сформированы планы работы Совета депутатов и протоколы постоянных комиссий.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 год, постоянного срока хранения - сданы в муниципальный архив.

Вместе с тем, имеются дела, не введенные в состав номенклатуры дел. Например, имеется папка с протестами прокуратуры и ответами на них.

По всем замечаниям даны методические рекомендации.

МУЗ «Центральная районная больница»

Инструкция по делопроизводству утверждена 03.06.2008 .Номенклатура дел утверждена главным врачом райбольницы 15.01.2008, с архивным отделом согласована. Во всех структурных подразделениях имеются выписки из номенклатуры.

Приказом главного врача утверждены положение об архиве и ЭК, в штат больницы введена должность архивариуса.

Документы текущего делопроизводства, лицевые счета и ведомости хранятся в металлических и деревянных шкафах. Для хранения документов с истекшим сроком хранения выделено отдельное здание. Документы располагаются на металлических стеллажах, в архивных коробках.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2005 год, постоянного срока хранения - сданы в муниципальный архив.

В делопроизводстве отмечены следующие недостатки. Заголовки некоторых дел не соответствуют номенклатуре (например, в организационно-методическом кабинете).

Не все обложки дел оформлены в соответствии с номенклатурой дел и инструкцией по ведению делопроизводства.

Не соблюдается форма ведения протоколов заседаний медицинского совета.

В делах хранятся документы за несколько лет.

Некоторые документы хранятся в открытых шкафах.

Даны рекомендации по всем замечаниям в ведении делопроизводства и улучшению условий хранения документов, обеспечению их сохранности.

Муниципальное унитарное предприятие «Застройщик»

Делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением главы администрации района от 01.01.2001 -п, номенклатурой дел администрации на 2006 год, утвержденной 13.01.2006 и согласованной с руководителем архивного отдела.

Дела сформированы согласно номенклатуре дел и оформлены. Документы в делах расположены по хронологии, оформлены необходимыми реквизитами.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу упорядочены по 2000 год, постоянного срока хранения - сданы в муниципальный архив.

В делопроизводстве отмечены следующие недостатки. В работе используются бланки с аббревиатурой Российской Федерации.

Не все обложки дел оформлены в соответствии с номенклатурой. Приказы по личному составу с разными сроками хранения формируются вместе.

Переписка формируется неправильно: отдельно «входящая корреспонденция» и «исходящая корреспонденция».

Формы журналов регистрации не соответствуют установленным требованиям.

Оказана методическая помощь по всем сделанным замечаниям.

5. Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива

Имеющийся в архиве комплекс справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам в основном охватывает все направления его деятельности и в целом обеспечивает доступ к архивным документам.

Работа по переработке описей дел постоянного хранения и по личному составу с 2006 года не проводилась. В 2003 году переработана опись дел постоянного хранения отдела архитектуры и градостроительства Оренбургского района 160ед. хр. за гг. В 2005 году переработана опись дел постоянного хранения редакции газеты «Знамя социализма» 8ед. хр. за гг.

Проверка показала, что переработка проведена удовлетворительно. К переработанным описи составлены предисловия, уточнены заголовки дел, дела перешифрованны. Акты по результатам переработки описей подшиты в дела фондов.

Планомерно проводится каталогизация управленческой документации: на 25ед. хр. составлена 1054 карточка. Закаталогизировано 330 фотографий, на них составлено 330 карточек. Составлены 322 карточки на 70 видеодокументов.

Систематический каталог, фотокаталог, каталог видеодокументов ведутся.

Вместе с тем, как недостаток комиссией отмечено отсутствие исторических справок к 18 фондам постоянного хранения - в основном к фондам учреждений и предприятий бывшего Павловского района, прекративших существование в середине ХХ века.

6. Информатизация архивного дела

Работа по информатизации в архивном отделе начата в 1995 году, ведётся программа «Районный архив по личному составу».

Начальник архивного отделаер. АрхивариАрхивариус проходила обучение по ведению базы данных «Архивный фонд» на семинарах, проводимых комитетом по делам архивов Оренбургской области.

В настоящее время в базу данных «Архивный фонд»(3 версия) по всем 170 фондам документов постоянного срока хранения введены все рекомендуемые комитетом по делам архивов сведения.

7. Организация использования архивных документов

В работе по использованию документов архивом применяются разнообразные формы.

В последние годы значительно возросла востребованность архивных документов органами местного самоуправления, для которых ежегодно готовятся инициативные информации о юбилейных датах в истории сёл, хозяйств района.

Особое место занимает информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, количество которых постоянно возрастает: если в 2005 году поступило 1162 запроса, то в 2009 году – 4837 запросов. Всего с 2005 по 2008 год в архив поступило 12.217 запросов социально - правового характера, исполнено по документам архива 11.766 запросов, из них 10.677 с положительным результатом (91%).

Ежедневно в архивном отделе осуществляется приём в среднем 40-45 заявителей. Распоряжением от 17.№11-р установлен новый график работы архивного отдела администрации Оренбургского района, которым «для более качественного обслуживания населения» предусмотрен приём посетителей ежедневно кроме пятницы в первой половине дня.

В связи с большим объёмом поступающих социально-правовых запросов составляется график их исполнения и заявителям назначается конкретный срок получения архивной справки.

Значительную часть поступающих запросов (70%) составляют запросы о подтверждении факта выделения земельных участков. Они исполняются в срок до 15 дней. Согласно распоряжению главы администрации муниципального образования Оренбургский район от 01.01.2001 №1-р срок исполнения запросов социально-правового характера о подтверждении стажа работы и заработной платы продлён до 2-х месяцев. Но в основном социально-правовые запросы исполняются в пределах 35-40 дней. Жалоб заявителей на сроки и качество исполнения запросов в архив не поступало.

В ходе проверки качества исполнения запросов установлено, что в ответах на запросы о стаже работы и заработной плате от 01.01.2001 № Д-36, от 01.01.2001 №Г-8, об имущественных правах на дом данные ответов, подготовленных архивистами, соответствуют документам.

Архивные документы предоставляются пользователям, в том числе учителям, учащимся, студентам. С 2005 года архив посетило 97 пользователей, им выдано для работы более 1000 единиц хранения. Темы исследований связаны с краеведением, с историей населённых пунктов, организаций и предприятий района.

За 2годы опубликовано 6 статей в районной газете «Сельский вестник». Периодически готовятся подборки документов в том числе: к 80-летию района, к юбилеям Победы в Великой Отечественной войне. При их подготовке в основном использовались документы личного происхождения и районная газета.

Начальник архивного отдела является членом оргкомитетов всех наиболее значимых мероприятий, проводимых в районе. К знаменательным и памятным датам на основе документов за годы подготовлено 15 выставок, которые демонстрируются не только в архиве. Выставки были посвящены юбилеям района, Великой Отечественной войны. При этом активно использовались документы личных фондов знатных людей района, фотоальбомы, периодические издания.

Проводятся встречи с учащимися, школьные уроки, дни открытых дверей: всего с 2005 года по 2009 год подготовлено и проведено 12 подобных мероприятий по различной тематике.

В 2005 году выступила с сообщением о личных фондах участников Великой Отечественной войны на межвузовской научно-практической конференции, посвящённой 60-летию Победы.

Журнал учёта работы архивного отдела по использованию документов ведётся.

Вместе с тем в работе по использованию документов отмечены следующие недочёты.

Недостаточно широко используется такая форма использования архивных документов, как проведение школьных уроков и экскурсий в архив.

Необходимо также активизировать работу по популяризации документов, хранящихся в архиве, в частности управленческой документации, путём подготовки инициативных информаций и статей для периодических изданий.

Рекомендации по итогам комплексного обследования работы

архивного отдела администрации Оренбургского района:

1. Начальнику архивного отдела :

1.1. Продолжить работу по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М., 2007г.

1.2. В целях совершенствования работы по комплектованию архива документами Архивного Фонда РФ и другими архивными документами:

- регулярно проводить семинары с ответственными за делопроизводство с целью оказания методической и практической помощи при усовершенствовании инструкций по делопроизводству и номенклатур дел в администрациях МО сельсоветов и организациях - источниках комплектования ;

- усилить контроль за состоянием делопроизводства в организациях-источниках комплектования;

- продолжить работу по обеспечению сохранности документов по личному составу предприятий, находящихся на стадии банкротства;

-устранить задолженности по описанию и сдаче на постоянное хранение в архив документов организаций-источников комплектования

до 1 июля 2011 года

1.4. Продолжить работу по созданию и совершенствованию справочно-поисковых средств к документам, по ведению базы данных "Архивный фонд".

1.5. Активизировать работу по пропаганде и использованию архивных документов, по подготовке статей и публикаций, расширить тематику выставок, школьных уроков. Популяризировать документы через сайт администрации района.

2. Главе муниципального образования Оренбургский район

:

2.1.Учитывая современные требования к обеспечению сохранности документов и деятельности муниципального архива, выделить по возможности средства:

- на проведение ремонтных работ в хранилищах

- на установку :

- системы автоматического пожаротушения;

- обшитых металлом дверей в архивохранилища;

- распашных решёток на первом этаже здания архивного отдела.

- на приобретение :

- металлических шкафов для описей и каталогов;

- дополнительного компьютера, класса не ниже Pentium IV;

- сканера.

2.2. Принять меры по обеспечению нормативных условий хранения документов структурных подразделений администрации района до передачи их на хранение в муниципальный архив.

2.3. Рассматривать вопросы состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях района на аппаратных совещаниях, проводимых с руководителями структурных подразделений администрации.

Проверку провели:

Консультант комитета

Начальник архивного отдела

администрации МО Илекский район

Начальник архивного отдела

администрации МО Акбулакский район

Со справкой ознакомлены:

Глава муниципального образования

Оренбургский район

Глава администрации муниципального

образования Оренбургский район

Первый заместитель главы администрации-

руководитель аппарата

Начальник архивного отдела

администрации