Структурные схемы организации, положения о подразделениях и должностные инструкции

Структурные схемы организации,
положения о подразделениях
и должностные инструкции

1. Структурная схема и ВНУТРЕННЯЯ административная
ПОДЧИНЕННОСТь в организации

1.1. Понятиям система и процесс ГОСТ Р ИСО (Основные положения и словарь) дает следующие определения:

–  система - совокупности взаимосвязанных или взаимодействующих процессов;

–  процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы

1.2. В п.4.1 а) ГОСТ Р ИСО (Требования) записано, что «Организация должна определить процессы, необходимые для Системы менеджмента качества, и их применение во всей организации», а в Примечании к этом пункту записано, что «В процессы …рекомендуется включать процессы управленческой деятельности …», т. е. процессы менеджмента.

1.3. Структурная схема административного управления (менеджмента) самой организацией является одной из основных частей Системы менеджмента качества организации.

1.4. Структурная схема организации устанавливает систему административных взаимосвязей между:

–  высшими должностными лицами (Руководитель и его заместители);

–  подразделениями (отделами, цехами и т. п.);

–  внутри подразделений (участками, секторами, бригадами и т. п., а также - отдельными специалистами).

1.5. Построение структурной схемы организации определяется принципом единоначалия, не связанными с ее производственной деятельностью, распределением обязанностей и ответственности между должностными лицами, подразделениями и специалистами, заключающегося в том, что.

–  одно должностное лицо, одно подразделение, один специалист должен быть административно подчинен только одному вышестоящему руководителю или подразделению;

–  вышестоящий руководитель не имеет права давать указания персоналу подчиненного ему подразделения через голову руководителя этого подразделения, т. е. через голову нижестоящего руководителя;

–  руководитель одного подразделения не имеет права давать указания руководителю и персоналу другого подразделения.

1.6. В случае возникновения (например, производственной необходимости, нештатных ситуаций и т. п.) необходимости давать указания через голову нижестоящего или другого руководителя, то такая процедура должна быть четко регламентирована во внутреннем нормативном документе организации (положении о подразделении, документированной процедуре того или иного процесса).

1.7. Структурную схему организации, как правило, представляют в графической форме в виде соединенных между собой связями «квадратиков» (или других фигур). При этом:

–  каждый «квадратик» представляет собой одну структурную единицу - высшее должностное лицо или подразделение, наименования, которых записаны внутри «квадратика»;

–  каждый структурная единица имеет один вход и один выход, через которые она связана с другими структурными единицами;

–  входы и выходы одной структурной единицы связаны с другими структурными единицами связями административного управления (менеджмента);

–  к входу может подходить только одна связь административного управления (единоначалие);

–  из выхода может выходить несколько связей.

1.8. Как правило, с целью упрощения структурные схемы составляют из нескольких уровней, например:

–  общая структурная схема организации, в которой не рассматриваются структурные схемы отдельных подразделений;

–  структурные схемы отдельных подразделений.

1.9. На общей структурной схеме, как правило, указывают:

–  высших должностных лиц (руководителя организации и его заместителей);

–  структурные подразделения, подчиненные заместителям руководителя организации;

–  структурные подразделения и специалистов, подчиненных руководителю организации, и являющиеся его «помощниками»), которым, как правило, относят:

·  канцелярию или секретаря,

·  юрисконсульта,

·  отдел кадров,

·  Службу менеджмента качества (если нет соответствующего заместителя).

1.10. Общую структурную схему помещают либо в Руководство по качеству организации, либо в стандарт организации (СТО) – Система административного управления.

1.11. На структурных схемах подразделений, как правило, указывают:

–  должностных лиц (руководителя подразделения и его заместителей);

–  внутренние структурные подразделения (сектора, группы, участки и т. п.);

–  отдельных специалистов.

1.12. Структурные схемы подразделений помещают в положения о подразделениях.

2. Функциональная подчиненность и взаимодействие

2.1. Помимо административной подчиненности в организации, как правило, существует функциональная подчиненность и функциональное взаимодействие.

2.2. Функциональная подчиненность представляет собой обязанность работника выполнять указаний специалиста, которому он административно не подчинен, но, в функции которого входит организация соответствующей деятельностью, например, выполнение указания и распоряжений:

–  метролога,

–  эколога,

–  отдела или инженера по безопасности труда;

–  бухгалтерии при проведении инвентаризации;

–  службы менеджмента качества.

2.3. Функциональное взаимодействии представляет собой, как правило, обмен информацией между должностными лицами и подразделениями, необходимой для обеспечения производственной деятельности, как отдельных подразделений, так и организации в целом, например:

–  подача заявок на приобретение нового оборудования или ремонт имеющегося;

–  передача производственной информации;

–  передача из подразделения в подразделения продукции и/или документации.

2.4. Форма и виды функциональной подчиненности и взаимодействия, как правило, определены в:

–  СТО, регламентирующих соответствующие виды деятельности (метрологическое обеспечение, функционирование системы менеджмента качества, экологию и. п.);

–  положениях о подразделениях, выполняющих соответствующие виды деятельности;

–  должностных инструкциях персонала, как отдающего функциональные указания, так и их выполняющего.

2.5. Функциональные связи не рекомендуется наносить на схемы административной подчиненности, так это, как правило, затрудняет чтение как тех, так и других.

2.6. Наполнением структурных схем являются положения о подразделениях и должностные инструкции персонала организации, которые регламентируют взаимосвязи как между подразделениями, так внутри подразделений.

2.7. Разработка системы менеджмента качества организации начинается с:

–  конкретизации структурной схемы организации;

–  разработки новых или пересмотре действующих:

·  положений о подразделениях,

·  должностных инструкций персонала.

2.8. При разработке положений о подразделениях и должностных инструкций следует обращать внимание на отсутствие противоречий между требованиями, содержащимися:

–  в положении о подразделении и должностными инструкциями его персонала;

–  в положениях взаимодействующих подразделений.

2.9. При проведении внешнего и внутреннего аудитов (проверок), в первую очередь проверяют:

–  наличие документированных положений о подразделениях и должностных инструкций;

–  места хранения контрольных и учтенных экземпляров положений о подразделениях и должностных инструкций;

–  знание руководителями положений о своих подразделениях;

–  знание персоналом (включая руководителей) своих должностных инструкций;

–  соответствие деятельности подразделения тому, что записано в положении о подразделении;

–  соответствие видов работ, выполняемых данным лицом, тому, что записано в его должностной инструкции;

–  правила оформления положений о подразделениях и должностных инструкций.

3. Положения о подразделениях

3.1. Основой для разработки положений о подразделениях являются:

–  структурная схема административной подчиненности организации;

–  СТО и другие внешние и внутренние нормативные документы, регламентирующие производственную деятельность (государственные стандарты, технологические карты и т. п.).

3.2. Положение о подразделении, в общем случае, должно содержать следующие разделы:

Вводная часть

1.  Административная подчиненность и функциональное взаимодействие,

2.  Задачи (цели)

3.  Функции

4.  Структура подразделения,

5.  Основные используемые документы

6.  Основные оформляемые записи

7.  Ответственность подразделения

8.  Права и полномочия подразделения

9.  Контроль деятельности

10.  Требуемые ресурсы

11.  Внутреннее взаимодействие

12.  Внешнее взаимодействие (если оно предусмотрено)

3.3. В конкретных положениях в наименованиях разделов можно указывать краткое наименование подразделения, на которое распространяется данное положение

3.4. Вводная часть

3.4.1. Во вводной части указывает:

–  на какое подразделение организации распространяется данное положение с указанием полного и краткого наименования, как организации, так и подразделения;

–  что положение регламентирует задачи, функции, и ответственность подразделения, его взаимодействия с другими подразделениями организации.

–  к каким пунктам ГОСТ Р ИСО относится основная деятельность подразделения

–  на основании, какого документа разработано данное положение (СТО, устанавливающие требования к внутренними нормативным документам организации, в том числе и к правилам разработки положений о подразделениях).

3.4.2. Вводной части не присваивается: наименования (заголовка), номера раздела, а включенным в нее абзацам – нумерации.

3.5. Административная подчиненность и функциональное взаимодействие

3.5.1. В разделе приводят следующие сведения:

–  является ли данное подразделение самостоятельным или входит в состав другого подразделения;

–  кто возглавляет подразделение (например, начальник отдела, начальник цеха, руководитель группы и т. п.);

–  какому должностному лицу из высшего звена руководства административно подчинено подразделение (Директору, заместителю директора и т. п.).

–  с какими подразделениями (должностными лицами) и по каким вопросам осуществляется функциональное взаимодействие.

3.6. Задачи (цели)

3.6.1. В разделе указываются основное направление деятельности подразделения, для выполнения которого оно создано.

3.6.2. Целей, как правило, может быть не более трех.

Например, основными задачами являются для:

–  технического отдела - подготовка технической документации для производственных подразделений;

–  арматурного цеха - изготовление арматурных изделий;

–  сметного отдела - разработка сметной документации;

–  специализированного проектного отдела - проектирование систем водоснабжения и канализации.

3.7. Помимо основных задач могут быть указаны какие задачи дополнительно выполняет подразделение. Например, дополнительными задачами арматурного цеха могут быть:

–  обеспечение работоспособности производственного оборудования;

–  обеспечение безопасного ведения работ в Цехе.

–  ведение отчетности по работе Цеха.

3.8. Функции и процедуры их выполнения

3.8.1. В разделе указывают, те функции, которые осуществляет подразделение при выполнении своих основных и дополнительных задач. При этом, следует установить какие конкретно функции осуществляет подразделение при выполнении конкретной задачи.

Например:

–  технический отдел при подготовке технической документации для производственных подразделений:

·  получает проектно-сметную документацию в проектных организациях,

·  проверяет ее полноту и достаточность,

·  размножает и формирует учетные (рабочие) экземпляры;

·  направляет учтенные экземпляры в подразделения и ведет их учет;

·  хранит в отделе контрольный экземпляр и вносит в него изменения в соответствии с извещениями, получаемыми из проектной организации,

·  извещает об изменениях производственные подразделения;

–  арматурный цех при производстве арматурных изделий:

·  обеспечивает проведение входного контроля арматурной стали Лабораторией и ОТК;

·  изготавливает арматурные элементы и каркасы в соответствии с чертежами, техническими условиями, технологическими картами;

·  обеспечение выполнения ОТК и Лабораторией операционного контроля полуфабрикатов и готовой продукции Цеха;

·  выполняет идентификацию готовых каркасов и изделий Цеха;

·  комплектует арматурные каркасы и арматурные элементы согласно заявкам формовочных цехов;

·  представляет ОТК продукцию Цеха на приемочный контроль;

·  обеспечивает своевременную подачу укомплектованных арматурных каркасов в формовочные цеха;

·  ведет записи в журналах,

·  представляет отчеты, справки и доклады руководству по вопросам, связанным с деятельностью цеха.

3.9. Если можно, то следует дать ссылку на документированные процедуры (СТО, инструкции и т. п.), в которой описан каждый из видов деятельности.

3.10. При перечислении функций следует обращать внимание на значения таких слов, как - выполняет, изготавливает, обеспечивает, представляет.

3.11. Структура подразделения

3.11.1. В разделе описывается состав и структура подразделения.

3.11.2. Если подразделение состоит из нескольких структурных единиц (секторов, групп, участков, бригад и т. п.), то приводят структурную схему подразделения (в виде описания или графической схемы).

3.11.3. В разделе указывают функции, которые выполняют должностные лица и персонал подразделения (руководитель, его заместитель, руководители групп, участков и т. п., бригадиры).

3.11.4. В разделе указывается, в каких документах (должностных инструкциях, СТО и т. п.) определены ответственность и полномочия (права) работников подразделения, включая его руководителя (этими документами могут быть должностные инструкции и(или) трудовые договора).

3.12. Основные используемые в работе документы

3.12.1. В разделе дается перечень основных нормативных и технических документов (государственных и отраслевых стандартов, стандартов организации, технологических регламентов и инструкций, проектной документации, рабочих чертежей и т. п.), которые использует персонал подразделения при выполнении своих должностных обязанностей.

3.12.2. Перечисление документов, которые использует подразделение в своей работе, следует подразделить на внешние (государственные и отраслевые стандарты, технологические регламенты, получаемые из других организаций и т. п.) и внутренние (стандарты организации, должностные инструкции персонала, документы системы менеджмента качества, инструкции, приказы и распоряжения данной организации).

3.12.3. Если таких документов много, то рекомендуется в разделе дать их общие наименования, а сам перечень основных нормативных и технических документов привести в приложении к положению.

3.12.4. В разделе следует указать:

–  какое подразделение обеспечивает данное подразделение внешними нормативными и техническими документами;

–  кто актуализирует внешние и внутренние нормативные документы;

–  как организовано хранение документов, включая их доступность для персонала;

–  кто в подразделении несет ответственность за сохранность нормативных и технических документов в подразделении.

3.12.5. Перечень нормативных документов подразделения, информации о хранении и актуализации является основой для обеспечения одного из основных требований ГОСТ Р ИСО – управление документацией.

3.13. Основные оформляемые записи

3.13.1. В разделе следует привести информацию о записях, которые ведет подразделение.

3.13.2. Если записей много, то рекомендуется в разделе дать их общие наименования, а сам перечень записей привести в приложении к положении.

3.13.3. В разделе следует указать:

–  кто обеспечивает данное подразделение стандартными формами записей (бланками, журналами и т. п.);

–  как организовано хранение записей, включая записи, ведущиеся отдельными работниками;

–  кто в подразделении несет ответственность за сохранность записей.

3.13.4. Перечень записей, которое ведет подразделение, информации о хранении является основой для обеспечения одного из основных требований ГОСТ Р ИСО – управление записями.

3.14. Ответственность

3.14.1. В разделе указывается, за какие виды производственной деятельности несет ответственность подразделение, в том числе:

–  невыполнение функций, установленных положением о подразделении;

–  невыполнение в установленные сроки поручаемых заданий;

–  нарушение требований нормативных документов;

–  использование в работе неактуализированных нормативных документов;

–  невыполнение персоналом подразделения своих должностных обязанностей, определенных положением о подразделении и должностными инструкциями;

–  прием от смежных подразделений непроверенных данных, непроверенной информации, документов и т. п.;

–  невыполнение требований внутреннего и внешнего контроля;

–  передачу неправильно выполненных и/или оформленных документов и т. п. смежным подразделениям и заказчикам,

–  необеспечение сохранности, хранящейся в подразделении нормативной, проектной и технологической документации,

–  нарушение требований охраны труда;

–  сокрытие фактов нарушений трудовой дисциплины работниками подразделения;

–  невыполнение требований документов системы менеджмента качества;

–  и т. п.

3.15. Права

3.15.1. В разделе указываются права данного подразделения, в том числе:

–  требовать от руководителей смежных подразделений своевременного представления необходимой информации;

–  давать указания, распоряжения предписания и т. п. другим подразделениям (если это требует производственный процесс) с указанием:

·  в каких случаях даются указания,

·  кто из персонала подразделения имеет право давать указания;

·  кому даются указания,

·  в какой форме даются указания (устной или письменной),

·  в какой форме регистрируются письменные указания;

–  контролировать результаты производственной деятельности других подразделений (если это входит в функции подразделения);

–  запрещать или приостанавливать ведение работ в установленных случаях (как правило, в случае возможности возникновения аварии или травматизма, выпуска или приемки несоответствующей продукции);

–  подготавливать проекты приказов и распоряжений в области своей компетенции;

–  участвовать в подготовке договоров с внешними организациями и внутренних документов, имеющих прямое отношение к основной производственной деятельности подразделения;

–  предъявлять претензии руководству на отсутствие необходимой информации и средств для выполнения своих производственных задач;

–  и т. п.

3.16. Внутреннее взаимодействие

3.16.1. В разделе приводится информация о порядке взаимодействия данного подразделения с другими подразделениями организации с указанием, по каким направлениям и в каком виде осуществляется взаимодействие.

3.16.2. При определении направлений, по которым осуществляется взаимодействие, следует учитывать деятельность подразделений, регламентируемую документами системы менеджмента качества и в том числе положениями о подразделениях.

3.16.3. При установлении взаимодействия по отдельным направлениям следует указывать:

–  от кого данное подразделение получает задания, продукцию, информацию, документы и т. п.;

–  кому подразделение передает свою продукцию, свои требования, затребованную от него информацию;

–  с какой периодичностью (если это необходимо) передается та или иная информация..

3.16.4. Порядок внутреннего взаимодействия с другими подразделениями рекомендуется оформлять в форме таблиц или структурных схем.

Например:

Взаимосвязи арматурного цеха с должностными лицами
или подразделениями завода

Подразделения, с которыми взаимодействует цех	Цех получает	Цех передает
Директор завода	Приказы, распоряжения, указания	Еженедельную информацию на оперативных совещаниях о: -производственной деятельности цеха за неделю; -выполнении цехом полученных заданий и приказов.
Главный инженер	Целевые задания цеху Планы производственно-технических мероприятий.	Ежедневно: - сведения по изготовленной продукции, - сведения о простоях и аварийных остановках производства, Информацию о выполнении планов мероприятий.
Планово-экономический отдел	Плановое задание на текущий месяц. Штатную расстановку. Нормы времени и расценки на выполняемые работы.	Отчеты о работе цеха. Фактический расход материалов и изделий на выпускаемую продукцию за месяц в натуральном выражении. Наряды на выполненные объемы работ.

3.17. Внешнее взаимодействие

3.17.1. Если подразделение при выполнении своей производственной деятельности взаимодействует с внешними организациями, то в разделе указывается, с какими организациями оно взаимодействует, по каким вопросам, каков порядок этого взаимодействия.

3.18. Порядок разработки, согласования, утверждения и рассылки

3.18.1. Положения о подразделениях, как правило, разрабатывают их руководители или вышестоящие.

3.18.2. Проекты положений о подразделениях согласуют должностные лица высшего руководства и руководители всех структурных подразделений, которые упомянуты в конкретных положениях.

3.18.3. Положения о подразделениях утверждает руководитель организации личной подписью на первом листе документа или приказом.

3.18.4. Организация согласования и утверждения положения о подразделении возлагается на руководителей подразделений или службу менеджмента качества.

3.18.5. Контрольные экземпляры утвержденных положений о подразделениях, как правило, передают в Отдел кадров для хранения и ознакомления с ними работников подразделения.

3.18.6. Если в подразделение принимается новый работник, то он должен быть ознакомлен с положением при зачислении на работу

3.18.7. Факт ознакомления подтверждается подписью руководителя подразделения и всех его сотрудников в конце текста документа после записи "С документом ознакомлен" с обязательным указанием даты подписания.

3.18.8. Учтенные экземпляры положения о подразделении направляют в подразделение, для которого оно составлено, а также в подразделения, с которыми оно постоянно взаимодействует.

3.18.9. Факт рассылки регистрируют записью в книге или в листе рассылки, прилагаемом к контрольному экземпляру положения, с указанием:

–  даты рассылки,

–  фамилии лица, которому передано положение,

–  подписью лица, получившего положение.

3.19. Разработку или коррекцию положений о подразделениях желательно проводить, объединяя их в группы, подчиненные тому или иному лицу высшего руководства (главному инженеру, начальнику производства и т. п.). Такой подход позволяет установить взаимосвязи:

–  внутри каждой группы;

–  с лицом высшего руководства;

–  между группами.

4. Должностные инструкции

4.1. Не рекомендуется при разработке должностных инструкций брать за основу типовые. Это, в первую очередь, связано с тем, что в типовой должностной инструкции:

–  перечислен возможно полный набор должностных обязанностей того или иного должностного лица (главного инженера, главного механика, главного энергетика и т. п.) без учета специфики конкретной организации;

–  не определен набор должностных обязанностей конкретного должностного лица, работающего в конкретной организации, который может отличаться от типового по:

·  объему (как правило, быть меньшим),

·  номенклатуре (включать обязанности не предусмотренные в типовой инструкции);

–  большинство должностных обязанностей не конкретизированы, а записаны общими словами;

–  много обязанностей записано в форме лозунгов, взятых из типовых должностных инструкций, составленных во времена Советского Союза.

4.2. Должностная инструкция, в общем случае, должна содержать следующие разделы:

Вводная часть

1.  Подчиненность

2.  Требования к квалификации

3.  Основные используемые в работе документы

4.  Должностные обязанности

5.  Ответственность

6.  Права

7.  Порядок и правила выполнения основных должностных обязанностей

4.3. Вводная часть

4.3.1. Во вводной части указывают:

–  на какую должность и работника какого подразделения данной Организации распространяется данная должностная инструкция,

–  что должностная инструкция регламентирует функции, права и ответственность работника.

–  в соответствии с каким документом она разработана (СТО, устанавливающие требования к внутренними нормативным документам организации, в том числе и к правилам разработки должностных инструкций).

4.3.2. Вводной части не присваивается: наименования (заголовка), номера раздела, а включенным в нее абзацам – нумерации.

4.3.3. Если отдельные лица, занимающих одну и ту же должность в одном подразделении, выполняют разные виды работ (или имеют разные категории, разный, опыт работы т. п.), то этом случае допускается:

–  в должностной инструкции давать полный перечень обязанностей, а специальным приказом или распоряжением устанавливать круг обязанностей для конкретного лица;

–  специальным приказом или распоряжением устанавливать для конкретного лица круг обязанностей, предусмотренных несколькими должностными инструкциями (например, метролога и эколога).

4.4. Подчиненность

4.4.1. В разделе, в зависимости от должности работника указывают:

–  каким должностным лицом назначается оно на должность и освобождается от должности;

–  какому должностному лицу административно подчинено данное лицо;

–  кто административно подчинен данному лицу (если у него есть подчиненные);

–  кто функционально подчинен данному должностному лицу;

–  с кем функционально взаимодействует данное лицо и по каким вопросам.

Например:

·  начальником производственного отдела функционально взаимодействует с:

■  Планово-экономическим отделом по вопросам расхода материалов;

■  Технологическим отделом по вопросам постановки на производство новой продукции,

■  цехами по вопросам постановки на производство новой продукции, выполнения плана-графика выпуска продукции,

■  ОМТС по вопросам обеспечения материальными ресурсами,

■  Службой менеджмента качества по вопросам проведению внутренних аудитов;

·  Начальник формовочного цеха функционально взаимодействует с:

■  мастером арматурного цеха по вопросам поставки арматурных изделий;

■  мастером бетоносмесительного узла по вопросам подачи бетонной смеси;

■  лаборантами по вопросам отбора образцов бетона и регулирования режима тепловлажностной обработки железобетонных изделий;

■  контролерами ОТК по вопросам операционного и приемочного контроля продукции, выпускаемой Цехом;

■  механиком цеха по вопросам ремонта и обслуживания форм и грузоподъемного оборудования Цеха;

–  кто имеет право замещать данное должностное лицо при его временном отсутствии (с уточнением понятия "временное отсутствие" - отпуск, командировка, болезнь), если это предусмотрено;

–  кого имеет право замещать данное должностное лицо (если это предусмотрено);

4.4.2. При указании, кого имеет право замещать данное должностное лицо, следует указать, замещает ли оно отсутствующего руководителя автоматически (и это оговаривается в их должностных инструкциях) или такое замещение оформляется специальным распоряжением.

4.4.3. Следует указывать, что при замещении другого должностного лица замещающий должен ознакомится с его должностной инструкцией.

4.5. Требования к компетентности

4.5.1. Под компетентностью следует понимать:

–  наличие у данного лица соответствующего образования,

–  наличие соответствующих знаний,

–  наличие опыта работы по конкретному виду деятельности,

–  умение применять свои знания и опыт на практике:

4.5.2. В разделе приводятся следующие сведения, которым должно удовлетворять лицо, назначаемое на данную должность:

–  образование, в том числе специальное;

–  минимальный стаж работы по специальности, соответствующей должности, на которую назначается данное лицо;

–  в каких областях знаний и производства данное лицо должно быть компетентно.

Например:

·  Начальник производственного отдела должен знать:

■  законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам производственного планирования;

■  основы технологии производства;

■  номенклатуру выпускаемой продукции;

■  производственные мощности организации и перспективы его развития;

■  порядок разработки производственных программ и календарных планов-графиков выпуска продукции и т. п.;

·  Мастера формовочного цеха должен знать:

■  технические характеристики требования, предъявляемые к продукции цеха;

■  технологию производства сборного железобетона;

■  технологическое оборудование цеха и правила его технической эксплуатации;

■  основы трудового законодательства;

■  правила и нормы охраны труда и т. п..

4.5.3. Если в соответствии с действующим законодательством или требованиями организации работа на занимаемой должности требует аттестации, следует это указать.

4.6. Основные используемые в работе документы

4.6.1. В разделе дается перечень основных нормативных документов (государственных и отраслевых стандартов, стандартов организации, технологических регламентов и т. п.), руководствуясь которыми данное лицо выполняет свои основные обязанности.

4.6.2. Перечисление документов, которые данное должностное лицо использует в своей работе, следует подразделить на внешние (государственные и отраслевые стандарты, технологические регламенты, получаемые из других организаций и т. п.) и внутренние (стандарты организации, положение о подразделении, документы системы менеджмента качества и т. п.).

4.6.3. Допускается вместо перечисления обозначений и наименований конкретных нормативных документов, которыми должно руководствоваться данное должностное лицо, дать их общее наименование и ссылку на перечень нормативных документов, которые использует данное подразделение в своей производственной деятельности в соответствии с положением о нем.

4.7. Должностные обязанности и функции

4.7.1. В разделе дается перечень должностных обязанностей данного лица, которые соответствуют назначению данной должности в структуре организации.

4.7.2. Основных должностных обязанностей, как правило, может быть не более трех.

4.7.3. Среди должностных обязанностей, которые данное лицо выполняет, следует выделить, те которые:

–  выполняет сам;

–  руководит их выполнением;

–  обеспечивает их выполнение, используя свое должностное положение;

–  контролирует выполнение;

–  принимает участие в выполнении.

Например:

–  Начальник производственного отдела рассматривает, проверяет и направляет подразделения по назначению составленные инженерами Отдела:

·  планы-графики производства и отгрузки готовой продукции;

·  нормы расхода материалов;

·  информацию о технических характеристиках продукции;

·  взаимодействует с потребителями продукции Завода (заказчиками) при заключении договоров и поучении рекламаций;

–  Начальник производственного отдела руководит:

·  разработкой и корректировкой планов-графиков выпуска продукции и отправкой ее потребителям;

·  составлением норм расхода металла и вспомогательных материалов;

·  выполнением расчетов потребности материалов;

·  определением технических характеристики впускаемых изделий для установления их стоимости.

–  Начальник производственного отдела организует оперативный контроль за:

·  выполнением планов-графиков выпуска продукции по количеству и номенклатуре;

·  состоянием и комплектностью незавершенного производства;

·  соблюдением норм заделов на складах и рабочих местах;

·  рациональностью использования транспортных средств и своевременностью выполнения погрузочных, разгрузочных работ и т. п.

4.7.4. Не следует перегружать раздел перечислением отдельных поручений, которые эпизодически могут даваться данному должностному лицу или работнику его непосредственным начальником.

4.8. Ответственность

4.8.1. В разделе указывают, за какие виды производственной деятельности несет персональную ответственность данное лицо, в том числе, например:

–  невыполнение им самим и подчиненным ему персоналом требований, установленных должностными инструкциями и положением о подразделении;

–  невыполнение производственных заданий установленные сроки;

–  нарушение требований нормативных документов, в соответствии с которыми данное лицо выполняет свои обязанности;

–  работа с неактуализированными нормативными документами;

–  нарушение производственной и технологической дисциплины, включая нарушения правил безопасного ведения работ;

–  порчу оборудования, на котором работает должностное лицо или подчиненный ему персонал;

–  умышленное сокрытие несоответствий (брака, дефектов и т. п.) в своей работе и подчиненного персонала;

–  невыполнение требований документов системы менеджмента качества;

–  и т. п.

4.9. Права

4.9.1. В разделе указывается права данного должностного лица, в том числе:

–  давать задания, указания, распоряжения, предписания административно подчиненному ему персоналу;

–  давать задания, указания, распоряжения, предписания функционально подчиненному ему персоналу (если это предусмотрено для занимаемой им должности);

–  контролировать деятельность подразделений и отдельных лиц (с конкретным указанием, каких);

–  останавливать или приостанавливать производственный процесс и(или) отдельные виды работ с четким указанием, каких именно процессов и работ, в какой форме (устно, письменным распоряжением, записью в журнале и т. п.), кого об этом (с указанием срока) и в каком виде (устно, в виде докладной записки, записью в журнале и т. п.) необходимо информировать;

–  привлекать к ответственности лиц, нарушивших технологический процесс, должностные инструкции и т. п., или представлять руководству предложения о привлечении их к ответственности;

–  представлять руководству предложения по поощрению лиц, находящихся в его административном или функциональном подчинении;

–  представлять руководству предложения по совершенствованию производства или устранению выявленных несоответствий;

–  требовать от руководителя или соответствующих подразделений организации представления необходимой документации и средств для выполнения возложенных на данное лицо обязанностей;

–  и т. п..

4.10. порядок и процедуры выполнения основных должностных обязанностей

4.10.1. Этот раздел идет в развитие п 3.8, устанавливающего функции, которое выполняет данное лицо при осуществлении своей производственной деятельности

4.10.2. При описании выполнения основных обязанностей следует, как правило, определить:

–  является ли данный вид деятельности постоянным и плановым или выполняется по отдельным поручениям;

–  от кого получает задания данное должностное лицо на выполнение описываемой деятельности;

–  в какой форме выдается задание;

–  как регистрирует полученное задание;

–  выполняет ли данное должностное лицо задание самостоятельно или поручает его выполнение полностью или частично подчиненному ему персоналу;

–  что входит в состав выполняемой деятельности;

–  кому и в какой форме (отчет, акт, план-график, запись в журнале и т. п.) передает результаты выполнения работы.

4.10.3. Если порядок и правила выполнения соответствующей деятельности установлены в каких-либо документах, то достаточно сделать ссылку на эти документы

4.10.4. При установлении формы получения заданий следует:

–  указать, какие задания выдаются в устной форме, а какие - в письменной форме,

–  указать форму выдачи письменного задания (предписание, план, график, распоряжение, запись в протоколе, запись в журнале, резолюция на переданном ему документе, записка в произвольной форме и т. п.).

4.10.5. При установлении формы регистрации заданий следует указать, регистрируются ли полученные задания и каким образом (например, записью в журнале, подшивкой в соответствующие папки и т. п.).

4.10.6. В разделе приводя порядок и правила (процедуры) выполнения данным лицом своих функций, приведенных в разделе.4.6. При этом, указывают, какие виды деятельности данное должностное лицо выполняет:

–  периодически (с указанием периодичности):

·  ежедневно (ежесменно),

·  еженедельно;

·  ежемесячно,

·  ежеквартально;

–  при получении конкретного задания;

–  по мере необходимости.

4.10.7. В разделе должна быть описана последовательность действий, осуществляемых данным лицом при выполнении соответствующей деятельности.

4.11. Порядок разработки, согласования, утверждения и рассылки должностных инструкций

4.11.1. Должностные инструкции высших должностных лиц, как правило, разрабатывает и пересматривает руководитель организации.

4.11.2. Должностные инструкции руководителей подразделений разрабатывают и пересматривают по заданию руководителя организации высшие должностные лица, которым подчинены данные подразделения.

4.11.3. Должностные инструкции персонала подразделений разрабатывают и пересматривают руководители подразделения по заданию высшего должностного лица, которому подчинено данное подразделение.

4.11.4. Должностные инструкции высших должностных лиц и руководителей подразделений согласуются лицами, которых в них упомянуты.

4.11.5. Должностные инструкции утверждает руководитель организации личной подписью на первом листе документа или приказом.

4.11.6. Организация согласования и утверждения должностной инструкции возлагается на разработчиков.

4.11.7. Контрольные экземпляры утвержденных должностных инструкций, как правило, передают в Отдел кадров для хранения и ознакомления с ними работников, на которых они распространяются

4.11.8. Факт ознакомления подтверждается подписью работника в конце текста документа после записи "С документом ознакомлен" с обязательным указанием даты подписания.

4.11.9. Каждый вновь принятый на работу должен быть ознакомлен в отделе кадров со своей должностной инструкцией.

4.11.10. Учтенные экземпляры должностных инструкций Отдел кадров передает высшим должностным лицам и в подразделения, для которых они разработаны.

4.11.11. Отдел кадров регистрирует факта рассылки в Листе рассылки.

4.12. Разработку должностных инструкций следует начинать со среднего звена руководства (руководителей структурных подразделений), так они, помимо обязанностей данного лица, содержат информацию о подразделении, в том числе о:

–  видах работ (деятельности), которые выполняет подразделение, которым руководит данное лицо;

–  взаимосвязях внутри подразделения,

–  взаимосвязях подразделения с высшим руководством и другими подразделениями организации.