Регламент министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области

Утвержден

распоряжением Министерства

жилищно-коммунального хозяйства

Московской области

от « 29 »____06____ 2009 г. № 31

РЕГЛАМЕНТ

Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает общие правила организации деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области (далее - Министерство) по реализации своих полномочий по проведению единой государственной политики в сфере жилищно-коммунального хозяйства, жилищной сфере и в сфере погребения и похоронного дела на территории Московской области, в том числе правила внутренней организации деятельности Министерства и правила взаимодействия с находящимися в ведении Министерства государственными унитарными предприятиями и государственными бюджетными учреждениями (далее – предприятия и учреждения).

2. Регламент Министерства (далее - Регламент) разработан в соответствии с Уставом Московской области, нормативно-правовыми актами Московской области, Положением о Министерстве.

3. Министерство в пределах своих полномочий организует исполнение законодательства Российской Федерации, Устава Московской области, законов Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области, договоров и соглашений, заключенных Правительством Московской области и Министерством, осуществляет постоянный контроль их выполнения предприятиями и учреждениями, принимает меры по устранению нарушений действующего законодательства.

Структура и штатное расписание Министерства

4. Структура и штатная численность Министерства утверждается Правительством Московской области.

5. Структура Министерства включает в себя руководство Министерства (министр, первый заместитель министра, заместители министра (далее - заместители министра), структурные подразделения по основным направлениям деятельности Министерства.

В штатное расписание Министерства включаются предусмотренные областным законодательством должности государственной гражданской службы Московской области.

6. Сфера деятельности и компетенция структурных подразделений Министерства определяются положениями о них, утверждаемых министром по согласованию с курирующими их заместителями министра.

7. Организационное обеспечение деятельности Министерства осуществляется Управлением организационно-правовой и кадровой работы и Управлением по обеспечению деятельности Министерства.

Полномочия руководителей в Министерстве

8. Министр осуществляет руководство деятельностью Министерства и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство задач и осуществление полномочий, а также за проведение единой государственной политики в сфере жилищно-коммунального хозяйства, жилищной сфере и в сфере погребения и похоронного дела на территории Московской области.

9. Заместители министра представляют Министерство по отдельным вопросам сфер его деятельности, организуют и координируют осуществление функций Министерства, включая координацию и контроль деятельности структурных подразделений Министерства, в соответствии с настоящим Регламентом, распределением обязанностей между заместителями министра и иными распорядительными документами Министерства, а также поручениями министра.

В приказе о распределении обязанностей между заместителями министра указываются:

а) полномочия каждого заместителя министра;

б) структурные подразделения, координацию и контроль деятельности которых осуществляет заместитель министра;

в) схема временного исполнения обязанностей министра заместителями министра на время его отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой, схема временного исполнения обязанностей заместителей министра на время их отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой.

По решению министра и в соответствии с распределением обязанностей заместитель министра:

а) взаимодействует (в том числе ведет переписку) с органами государственной власти и органами местного самоуправления, гражданами и организациями Московской области;

б) координирует и контролирует работу курируемых структурных подразделений Министерства, дает поручения их руководителям;

в) участвует в совещаниях с представителями органов государственной власти Московской области, органов местного самоуправления и организаций;

г) рассматривает поступившие в Министерство обращения, документы и материалы;

д) рассматривает и визирует проекты документов, представляемые на подпись министру;

е) согласовывает проекты актов и другие документы;

ж) ведет прием граждан и работников Министерства по их личным вопросам в соответствии с графиком, утверждаемым министром;

з) осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Московской области, настоящим Регламентом, приказами и распоряжениями министра.

10. Руководители структурных подразделений Министерства выполняют свои обязанности в соответствии с полномочиями, определенными в настоящем Регламенте, положением о структурном подразделении, должностным регламентом, а также на основании отдельных письменных поручений министра и его заместителей.

11. В случае временного отсутствия министра его обязанности исполняет первый заместитель министра. В приказе о возложении исполнения обязанностей указываются причины временного исполнения обязанностей, срок их исполнения.

В случае временного отсутствия одного из заместителей министра исполнение его полномочий приказом министра может быть возложено на другого заместителя министра в соответствии с распределением обязанностей.

В случае временного отсутствия руководителя структурного подразделения исполнение его полномочий и должностных обязанностей возлагается приказом министра на одного из его заместителей.

Административные регламенты

и стандарты государственных услуг

12. Министерство в порядке и сроки, устанавливаемые Правительством Московской области, организует разработку административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, которые определяют административные процедуры, обеспечивающие осуществление полномочий Министерства, эффективную работу его структурных подразделений и должностных лиц, а также реализацию прав граждан на получение государственных услуг.

II. Порядок планирования и организации работы в Министерстве

Еженедельный порядок работы Министерства

День недели	Наименование мероприятий	Время	С кем проводится	Кто проводит
Понедельник	Работа с заместителями министра начальниками управлений и заведующими отделами Совещание	14.00 – 17.00 17.00-18.00	Заместители министра, начальники управлений, заведующие отделами Заместители министра, начальники управлений	Министр Министр
Вторник	Совещание	10.00	Заместители министра, начальники управлений, заведующие отделами	Первый заместитель министра
Среда-четверг	Заседания Штаба, работа в муниципальных образованиях: выездные заседания оперативной комиссии и кустовые совещания	В течение дня	Заместители министра, начальники управлений, заведующие отделами	Заместитель Председателя Правительства Московской области, министр, заместители министра
Пятница	Прием руководителей муниципальных образований и организаций	В течение дня	Заместители министра, начальники управлений, заведующие отделами	Министр, заместители министра

Порядок планирования работы в Министерстве

13. Планирование работы Министерства осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по подготовке планов основных мероприятий и организации контроля их выполнения в Министерстве и подведомственных предприятиях и учреждениях, утвержденной приказом министра.

14. На основании перспективных (полугодовых) и текущих (на месяц) календарных планов основных мероприятий Правительства Московской области в Министерстве разрабатываются перспективный (полугодовой) и текущий (на месяц) планы работы. Разработанные планы представляются на согласование заместителю Председателя Правительства Московской области, курирующему жилищно-коммунальные вопросы.

15. Предложения в планы заседаний и календарные планы основных мероприятий Правительства Московской области вносятся министром.

Предложения в план заседаний Правительства Московской области представляются в Организационное управление аппарата Правительства Московской области не позднее, чем за 20 календарных дней, а в календарный план основных мероприятий Правительства - за 15 календарных дней до начала планируемого периода по текущим (на месяц) и за 30 календарных дней по перспективным (полугодовым) планам заседаний и календарным планам основных мероприятий Правительства.

16. Календарный план основных мероприятий Министерства содержит:

- наименование мероприятия;

- дату и время проведения мероприятия;

- ответственного за проведение мероприятия;

- место проведения мероприятия.

17. Планы мероприятий Министерства утверждаются министром. Координация и контроль за выполнением планов осуществляется первым заместителем и заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей по линии ответственности.

В структурных подразделениях утверждение планов работы осуществляется их руководителями.

Порядок подготовки и проведения Коллегии Министерства

18. В Министерстве может быть образована Коллегия Министерства (далее - Коллегия), осуществляющая свою деятельность в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом и Положением о Коллегии Министерства, утверждаемым распоряжением Губернатора Московской области.

Основной формой работы Коллегии является заседание.

19. Коллегия является постоянно действующим совещательным органом при министре и возглавляется им.

20. Состав Коллегии и порядок участия членов Коллегии в ее заседаниях утверждаются распоряжением Губернатора Московской области. Представители иных центральных исполнительных органов государственной власти Московской области могут входить в состав Коллегии по согласованию с их руководителями. Члены Коллегии не имеют иных полномочий, кроме полномочий, предусмотренных занимаемой должностью.

Принятые на заседании Коллегии решения оформляются протоколом и при необходимости вводятся в действие приказом министра.

21. Заседания Коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал. Оповещение членов Коллегии осуществляет секретарь Коллегии.

Планирование работы Коллегии осуществляется на год. План работы Коллегии формируется на основе предложений членов Коллегии, руководителей структурных подразделений Министерства.

План работы Коллегии утверждается министром и направляется членам Коллегии и иным заинтересованным лицам.

Министр может внести дополнительные вопросы в повестку дня заседания Коллегии.

В случае необходимости могут проводиться внеочередные заседания Коллегии.

22. Документы к заседаниям Коллегии подготавливаются всеми структурными подразделениями Министерства, в ведении которых находится рассматриваемый на Коллегии вопрос в соответствии с планом ее работы и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу и проекта постановления заседания Коллегии, завизированных руководителями соответствующих структурных подразделений и заместителями министра (в соответствии с распределением обязанностей). Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства, не позднее, чем за 10 дней до заседания Коллегии, готовит материалы и представляет их министру, его заместителям - членам Коллегии по должности, секретарю Коллегии. Остальным членам Коллегии материалы выдаются в момент регистрации их прибытия на заседание Коллегии.

23. Решения Коллегии не позднее, чем через пять дней после ее проведения, секретарем Коллегии направляются в структурные подразделения Министерства для исполнения.

24. Структурное подразделение, ответственное за проведение Коллегии, при необходимости готовит и представляет на утверждение министру проект нормативного правового акта (приказ, договор, государственный контракт), определяющего смету расходов, источники финансирования, кандидатуру ответственного за своевременное и в полном объеме предоставление отчетности в отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства.

25. Организационно-техническое обеспечение деятельности Коллегии возлагается на Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства. Им осуществляется подготовка и оформление помещения, отметка командировочных удостоверений, организация ведения протокола Коллегии, медицинского обслуживания, питания участников заседания Коллегии.

26. Контроль за исполнением решений Коллегии осуществляет ее секретарь, который ведет протокол заседания и наделяется соответствующими полномочиями.

27. Отдел мобилизационной подготовки, защиты информации и секретного делопроизводства организует решение вопросов обеспечения безопасности проводимого заседания Коллегии. Срок подачи заявок на обеспечение безопасности проводимых мероприятий - не позднее 10 дней до начала мероприятий.

Порядок рассмотрения обращений и организация приема граждан

28. Порядок рассмотрения обращений и организация приема граждан определяется Административным регламентом Министерства по исполнению государственной функции: «Обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся к полномочиям Министерства, и дача письменных ответов на них в порядке, установленном законодательством» (далее – административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан).

29. Личный прием граждан проводится министром, первым заместителем министра и заместителями министра, руководителями структурных подразделений в соответствии с графиками.

Графики личного приема граждан утверждаются министром.

Основные правила организации документооборота в Министерстве

30. Делопроизводство в Министерстве и его подразделениях ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве (далее - Инструкцией) с использованием средств организационной и вычислительной техники, технологий системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. Программное и информационное обеспечение системы делопроизводства в процессе ее эксплуатации в Министерстве и его структурных подразделениях осуществляется Управлением по обеспечению деятельности Министерства.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного порядка работы с документами возлагаются:

в целом по Министерству– на Управление по обеспечению деятельности Министерства;

в структурных подразделениях и в подведомственных предприятиях и учреждениях – на их руководителей.

31. Контроль за ведением делопроизводства осуществляют:

в целом по Министерству – Управление по обеспечению деятельности Министерства;

в структурных подразделениях и в подведомственных предприятиях и учреждениях – их руководители.

32. Доставка корреспонденции в адрес Министерства, его структурных подразделений и подведомственных учреждений осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.

33. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Министерство корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства, в подведомственных учреждениях – службами делопроизводства.

34. Отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства принимает документы, поступающие только для министра, его первого заместителя и заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства.

35. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку “Лично”, вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий - направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом “Лично” регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению под роспись в указанном журнале. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

36. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота (в электронную форму учета документов) или в журналах (на карточках).

37. Поступившие в Министерство документы после первичной обработки и регистрации в отделе документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства передаются в день их поступления начальнику Управления по обеспечению деятельности Министерства для предварительного рассмотрения.

38. Рассмотрение поступивших документов производится:

в Министерстве – министром и его заместителями. По поручению министра поступившие документы могут быть рассмотрены начальником Управления по обеспечению деятельности Министерства;

в подведомственных учреждениях – руководителями подразделений и подведомственных учреждений и их заместителями.

Документы, требующие рассмотрения министром и его заместителями, передаются на доклад начальнику Управления по обеспечению деятельности Министерства 2 раза в сутки:

к 12.00 - по корреспонденции, поступившей за предыдущие сутки;

к 17.00 – по корреспонденции, поступившей за текущие сутки.

Срочные документы представляются на рассмотрение немедленно.

39. После рассмотрения руководителями Министерства, руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений документы возвращаются соответственно в отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства, в службы делопроизводства подведомственных учреждений для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.

40. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.

41. При необходимости, доставка документов в Московскую областную Думу, в Правительство Московской области, аппарат Правительства Московской области и другие исполнительные органы государственной власти и государственные органы Московской области может осуществляться исполнителем документа по решению руководителя структурного подразделения Министерства или нарочным отдела документального обеспечения по решению начальника Управления по обеспечению деятельности Министерства.

42. Поступившие телеграммы принимаются в отделе документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства и службах делопроизводства подведомственных учреждений под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы регистрируются и затем передаются на рассмотрение должностным лицам.

43. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений в объеме своих полномочий:

ответы на поручения Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Московской области и Вице-губернатора Московской области, Председателя Московской областной Думы, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы подписывает министр;

ответы на поручения заместителей Председателя Правительства Московской области, в вышестоящие организации подписывает министр или его заместители в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра;

ответы, подготовленные по поручению министра, подписывают соответственно первый заместитель министра, либо заместители министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра;

ответы, подготовленные по поручению первого заместителя, заместителей министра, подписывают начальники структурных подразделений.

44. Подготовленные и подписанные должностными лицами документы направляются в отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства, в службы делопроизводства подведомственных учреждений для регистрации.

45. Конфиденциальная информация, содержащаяся в документах Министерства, его подразделений и подведомственных учреждений является служебной информацией ограниченного распространения. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, в необходимых случаях проставляется пометка "Для служебного пользования".

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих информацию конфиденциального характера, осуществляются отделом документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства, службами делопроизводства подведомственных учреждений.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения руководителя подразделения (подведомственного учреждения) через соответствующую службу делопроизводства.

46. Организация и ведение делопроизводства в подразделениях и подведомственных учреждениях осуществляется службами делопроизводства указанных подразделений и подведомственных учреждений.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях и подведомственных учреждениях, подключенных к САДД, ведется в соответствии с технологией этой системы. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров (ПК), либо посредством записей в журналах установленной формы.

47. Поступившие документы передаются службами делопроизводства руководителю подразделения (подведомственного учреждения) и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение гражданскому служащему подразделения (сотруднику подведомственного учреждения) под расписку в используемой учетной форме (регистрационно-контрольной карточке).

48. Руководители структурных подразделений и подведомственных учреждений организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

Подготовленный ответ на исполняемый документ передается на подпись руководителю подразделения (подведомственного учреждения) вместе с этим документом. Ответ подписывается руководителем или его заместителем в соответствии с установленными полномочиями и правами и передается вместе с исполняемым документом в службы делопроизводства подразделений и подведомственных учреждений для регистрации и отправки.

Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения (подведомственного учреждения) вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или с копией входящего документа.

49. Формирование и ведение дел в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции.

50. При уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) гражданский служащий подразделения (сотрудник подведомственного учреждения) должен отчитаться руководителю подразделения (подведомственного учреждения) по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи. Электронная почта. Множительная работа.

Факсимильная связь

51. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

52. Перечень аппаратов факсов, предназначенных для передачи служебной информации, в Министерстве и его подразделениях определяется приказами министра.

53. При приеме и передаче служебных документов по телефаксам необходимо руководствоваться следующим порядком:

объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А-4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации;

поступившие на официальный факс факсограммы учитываются в журнале установленной формы с проставлением штампа и передаются для регистрации в службы делопроизводства в день их приема, срочные - немедленно;

запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом “Для служебного пользования”.

54. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

55. Контроль за использованием факсимильной техники возлагается на Управление по обеспечению деятельности Министерства.

Электронная почта

56. Электронная почта (далее именуется - ЭП) используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники. ЭП используется как внутри Министерства, так и между различными государственными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

57. При получении электронных сообщений абонент средствами электронно-вычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронных сообщений на свой компьютер.

58. Функционирование и развитие системы ЭП в Министерстве обеспечивает Управление по обеспечению деятельности Министерства.

59. Для обмена информацией с абонентами ЭП, не имеющими адреса ЭП, используется официальный конкретный адрес электронной почты Министерства.

60. Электронные сообщения, поступившие в адрес министра и его заместителей, распечатываются и учитываются в журнале установленной формы с проставлением штампа в отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства для последующей регистрации.

Электронные сообщения, поступившие в адрес руководителей структурных подразделений Министерства, распечатываются и учитываются в журнале установленной формы в структурных подразделениях Министерства абонентом ЭП с проставлением штампа и по резолюции начальника Управления по обеспечению деятельности Министерства (руководителей структурных подразделений) передаются в отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства для последующей регистрации.

Входящая и исходящая информация заносится абонентом ЭП в соответствующие разделы электронного архива.

Копировально-множительные работы

61. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование) осуществляются специалистом общего отдела Управления по обеспечению деятельности Министерства. При объеме тиражирования (копирования) более 100 листов на выполнение указанных работ оформляется заявка.

Исполненные заявки формируются в отдельное дело. Копирование документов в небольших тиражах может производиться в подразделениях Министерства, где установлены копировальные аппараты.

Снятие копий и тиражирование производится только со служебных документов. Ограниченно допускается снятие копий с документов, изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).

62. Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных в подразделениях, несут руководители указанных подразделений. Исполнители, допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательный инструктаж по технике безопасности и правилам производства работ на копировально-множительной технике.

63. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях, определяются их руководителями. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

III. Порядок подготовки и проведения совещаний и оперативных совещаний у министра, областных мероприятий и семинаров

64. Время проведения совещаний, оперативных совещаний и семинаров определяется министром, заместителями министра в соответствии с регламентом рабочих дней недели.

65. Проведение совещаний и семинаров с приглашением руководителей и специалистов структурных подразделений Министерства и подведомственных учреждений проводится в соответствии с утвержденным планом работы Министерства.

66. Структурные подразделения Министерства, ответственные за подготовку совещания (семинара), разрабатывают и вносят на рассмотрение курирующего их заместителя министра общий план их проведения, проект нормативного правового акта (приказ, договор, государственный контракт), определяющего смету расходов, источники финансирования, кандидатуру ответственного за своевременное и в полном объеме предоставление отчетности в отдел бухгалтерского учета и отчетности, осуществляют оповещение и регистрацию, ведение протокола, подготовку помещения и т. д., а в последующем осуществляют контроль за выполнением принятых решений.

67. Отдел мобилизационной подготовки, защиты информации и секретного делопроизводства организует решение вопросов обеспечения безопасности проводимого мероприятия. Срок подачи заявок на обеспечение безопасности проводимых мероприятий - не позднее 10 дней до начала мероприятий.

Порядок подготовки совещаний у министра

68. Совещания при министре проводятся в соответствии с его поручениями, недельным рабочим планом.

Цель, содержание вопросов и состав участников совещания определяет министр.

Первый заместитель, заместители министра и другие лица, ответственные за подготовку совещания, обеспечивают представление информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта нормативного правового или распорядительного документа, согласованного с заинтересованными органами, организациями и лицами, организуют приглашение участников совещания.

69. При необходимости по результатам совещания оформляется протокол, выписки из которого с указанием формулировки поручения, исполнителей и срока его исполнения направляются исполнителям.

70. Контроль за выполнением поручений, данных на совещании у министра, возлагается, на первого заместителя, заместителей министра, начальника управления с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.

71. Для участия в обсуждении вопросов, рассматриваемых на совещании, могут приглашаться лица, имеющие к этому вопросу непосредственное отношение. Список лиц, приглашаемых на совещание, определяется министром.

Порядок подготовки оперативных совещаний у министра

72. Подготовкой оперативных совещаний у министра руководит начальник Управления по обеспечению деятельности Министерства.

73. Оперативные совещания у министра проводятся по его указанию для решения неотложных вопросов управления и организации выполнения мероприятий, возникающих внепланово.

74. На оперативных совещаниях у министра протокол ведет начальник Управления по обеспечению деятельности Министерства. В протоколе отражается ход обсуждения, протокольные поручения и принятые решения по рассматриваемым вопросам и проектам документов.

Организация и координация хода выполнения поручений, данных на оперативных совещаниях, возлагается на заместителей министра в соответствии с распределенными между ними обязанностями.

Контроль выполнения поручений данных на оперативных совещаниях осуществляет начальник Управления по обеспечению деятельности Министерства.

Порядок подготовки и проведения областных мероприятий

75. Областные мероприятия проводятся в соответствии с распоряжениями Губернатора Московской области, его заместителей, постановлениями и планами работы Правительства Московской области, планом работы Министерства на 1(2) полугодие соответствующего года.

76. Для подготовки и проведения областного мероприятия формируется рабочая группа из сотрудников необходимых структурных подразделений под руководством одного из заместителей министра, состав которой в обязательном порядке согласовывается со всеми заместителями министра и руководителями структурных подразделений Министерства.

77. Рабочая группа разрабатывает план подготовки областного мероприятия и осуществляет деятельность по его своевременному выполнению, при необходимости готовит и представляет на утверждение проекты документов (приказ, договор, государственный контракт), определяющий сроки, место и время проведения, смету расходов и источники финансирования, а также сценарный план проведения областного мероприятия, схему проезда, а при необходимости и «Служебный доклад».

78. Рабочая группа готовит план распределения обязанностей среди
государственных гражданских служащих Министерства - в день проведения областного мероприятия, согласовывает его с руководителями структурных подразделений Министерства.

Руководители структурных подразделений Министерства несут персональную
ответственность за своевременное и качественное исполнение их сотрудниками обязанностей в день проведения областного мероприятия.

79.Рабочая группа:

- разрабатывает план подготовки и сценарий проведения областного мероприятия, которые утверждаются министром: не позднее трех месяцев до даты проведения областного мероприятия (при необходимости проведения торгов (конкурса); не позднее одного месяца до даты проведения областного мероприятия (без проведения торгов) (запрос котировок или у единственного поставщика);

- готовит и представляет на утверждение проект приказа министра, определяющего сроки, место и время проведения областного мероприятия, смету расходов, источники финансирования, ответственность руководителей структурных подразделений за подготовку конкретных мероприятий плана подготовки областного мероприятия;

- согласовывает с руководителями структурных подразделений Министерства и готовит рабочий план распределения обязанностей среди сотрудников Министерства в день проведения областного мероприятия не позднее 7 дней до даты проведения областного мероприятия;

- организует взаимодействие с Управлениями (отделами) аппарата Правительства Московской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Российской Федерации и Московской области в интересах подготовки и проведения областного мероприятия;

- организует взаимодействие с отделом государственной гражданской службы и кадров Министерства по формированию списка государственных гражданских служащих, представляемых к награждению наградами Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Московской областной Думы, ценными подарками, грамотами, благодарностями министра;

- организует взаимодействие с отделом мобилизационной подготовки, защиты информации и секретного делопроизводства по вопросам обеспечения безопасности в период непосредственной подготовки и проведения областного мероприятия;

- разрабатывает эскиз и проект текста приглашения на областное мероприятие, проект списка приглашаемых на областное мероприятие VIP персон;

- разрабатывает эскиз оформления зала (места проведения) областного мероприятия. Организует разработку эскизов и изготовление баннеров, растяжек для оформления зала (места проведения) областного мероприятия. Эскиз оформления и текст приглашения, проект списка приглашаемых на областное мероприятие VIP персон представляется руководителем рабочей группы на утверждение министру не позднее 30 дней до даты проведения областного мероприятия;

- организует подготовку проектов государственных контрактов на закупку услуг в интересах проведения областного мероприятия, осуществляет контроль своевременности, полноты и качества предоставленных услуг по заключенным государственным контрактам, оформление документов и их передачу в отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства для оплаты закупленных услуг. Предоставление отчетности о расходовании денежных средств осуществляется ответственными лицами рабочей группы в отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства не позднее 10 дней со дня проведения областного мероприятия;

- не позднее, чем за 20 дней до проведения областного мероприятия в общий отдел Министерства подается заявка на изготовление приглашений с утвержденным эскизом оформления и текстом;

- не позднее 10 дней до дня проведения областного мероприятия подается заявка в общий отдел Министерства на автотранспорт, необходимый для обеспечения мероприятий по проведению областного мероприятия;

- осуществляет деятельность по организации выполнения плана подготовки и проведения областного мероприятия;

- не позднее 15 дней до начала мероприятий в отдел мобилизационной подготовки, защиты информации и секретного делопроизводства подается заявка на обеспечение безопасности проводимых мероприятий.

80. Общий отдел Управления по обеспечению деятельности Министерства:

- организует изготовление приглашений не позднее чем за 15 дней до даты проведения областного мероприятия, их доставку приглашенным в соответствии с утвержденным министром списком VIP персон не позднее 7 дней до даты проведения областного мероприятия;

- осуществляет закупку ценных подарков, бланков грамот, благодарственных писем, букеты цветов для вручения государственным гражданским служащим;

- осуществляет оформление зала (места проведения) областного мероприятия в соответствии с утвержденным министром эскизом;

- осуществляет транспортное обеспечение областного мероприятия в день его проведения.

81. Руководители структурных подразделений Министерства:

- доводят не позднее трех дней до даты проведения областного мероприятия подчиненным сотрудникам Министерства их персональные обязанности в день проведения областного мероприятия. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение государственными гражданскими служащими Министерства обязанностей в день проведения областного мероприятия.

82. Отдел мобилизационной подготовки, защиты информации и секретного делопроизводства Министерства:

- готовит письма в соответствующие ведомства с целью их оповещения о проводимом мероприятии и выделении необходимых сил и средств для обеспечения безопасности. Координирует их работу в ходе проведения мероприятия;

- осуществляет взаимодействие с Главным управлением региональной безопасности Московской области в период непосредственной подготовки и проведения областного мероприятия;

- осуществляет мероприятия по обеспечению безопасности проведения областного мероприятия непосредственно в день его проведения;

- принимает заявку на обеспечение безопасности не позднее, чем за 15 дней, от структурного подразделения Министерства, ответственного за проведение областного мероприятия.

83. Предоставление отчетности о расходовании денежных средств на проведение областного мероприятия осуществляется ответственными лицами в отдел бухгалтерского учета и отчетности в течение 3 дней со дня проведения мероприятия.

Работа с наградными документами

84. Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства:

- осуществляет совместно с руководителями структурных подразделений Министерства составление проекта списка государственных гражданских служащих, представляемых к награждению наградами, ценными подарками, грамотами, благодарностями от имени Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Московской областной Думы, министра, подготовку наградных документов, их своевременную отправку;

- готовит проект приказа министра «О поощрении государственных гражданских служащих Министерства», который представляет на подпись министру не позднее 10 дней до даты проведения областного мероприятия;

- готовит грамоты, благодарственные письма для вручения государственным гражданским служащим в ходе проведения областного мероприятия;

- в ходе областного мероприятия обеспечивает церемонию награждения государственных гражданских служащих наградами, ценными подарками, грамотами.

85. Срок подачи документов для оформления представления к награждению наградами Московской области – два месяца; для оформления наградных документов к награждению наградами Министерства – две недели.

86. Для оформления представления к награждению наградами Московской области необходимо представление ходатайства главы муниципального образования Московской области и справки соответствующего органа внутренних дел.

87. При принятии положительного решения о награждении (представления к награждению), управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства готовит представления к награждению наградами Московской области, наградные документы к награждению наградами Министерства, проекты приказов о награждении наградами Министерства, приветственных или памятных адресов, согласует с общим отделом предложения по памятным подаркам, и представляет их министру.

88. В случае несоответствия представленных кандидатур установленным требованиям к награждению или неправильного оформления представленных документов, Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства возвращает представленные документы, сопровождая их письменным обоснованием причин отказа.

IV. Порядок подготовки нормативных правовых актов и распорядительных документов. Организация контрольной деятельности в Министерстве

Порядок подготовки нормативных правовых актов

и распорядительных документов

89. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений заместителя Председателя Правительства Московской области, структурные подразделения Министерства руководствуются порядком подготовки нормативных правовых актов и распорядительных документов в соответствии с Регламентом Правительства Московской области, «Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области», «Инструкцией по делопроизводству в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области».

90. Непосредственная подготовка проекта документа осуществляется государственными гражданскими служащими структурных подразделений Министерства (далее - исполнитель), а при необходимости - лично министром или его заместителями и руководителями структурных подразделений Министерства.

В случае необходимости внесения изменения, дополнения, частичной или полной отмены, признания утратившими силу действующих нормативных правовых актов и распорядительных документов подготовка проекта документа по данному вопросу осуществляется структурными подразделениями Министерства, в сферу деятельности которых входят изменяемые нормы действующих документов.

91. При подготовке проектов документов исполнитель осуществляет:

- полное и четкое изложение текста документа;

- его согласование с заинтересованными органами, организациями и должностными лицами;

- дорабатывает проект по внесенным замечаниям, повторно согласовывает проект с соответствующими органами, организациями и должностными лицами.

92. Нормативные правовые акты оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области.

93. Проекты нормативных правовых актов подлежат обязательному согласованию с Вице-губернатором, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, а также заместителями Председателя Правительства Московской области по вопросам в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Председателя Правительства Московской области, министром финансов Правительства Московской области по вопросам, входящим в компетенцию Министерства финансов Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области, Правовым управлением, с руководителями исполнительных органов государственной власти, государственных органов и государственных учреждений Московской области, которым даются поручения или затрагиваются входящие в их полномочия вопросы, а при необходимости - советниками Губернатора Московской области, главами муниципальных образований Московской области и руководителями организаций.

Проекты распорядительных документов Министерства подлежат обязательному согласованию с заместителями министра, начальником Управления организационно-правовой и кадровой работы, начальником Управления по обеспечению деятельности Министерства.

94. Согласование проектов документов осуществляется путем визирования с указанием конкретной даты. К каждому проекту исполнитель документа заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа проекта, и оформляет реестр передачи на согласование проекта документа (кроме документов по кадровым вопросам). Лист согласования может иметь продолжение и оформляется на прилагаемом дополнительно к проекту листе с грифом "Продолжение листа согласования (указывается наименование проекта документа)".

Представление проекта документа на согласование осуществляется путем последовательного представления проекта руководителям заинтересованных исполнительных органов государственной власти, государственных органов и государственных учреждений, структурных подразделений аппарата Правительства.

При наличии большого количества согласующих должностных лиц допускается рассылка копий проекта документа одновременно нескольким из них.

На основании полученных письменных ответов исполнитель в листе согласования оригинала проекта документа делает отметку "согласовано письмом" (с указанием даты и номера письма) либо оформляет дополнительный лист согласования с приложением писем. В реестре передачи на согласование проекта документа исполнитель делает отметки с указанием фактических сроков согласования документа, проставляя дату и подпись.

95. При подготовке к согласованию проектов документов исполнитель проводит редакторскую обработку текста и правовую экспертизу проекта в Управлении организационно-правовой и кадровой работы Министерства.

За качество правовой экспертизы отвечает начальник управления организационно-правовой и кадровой работы Министерства. Он визирует лист согласования проекта документа вместе с исполнителем и указывает дату согласования. При наличии замечаний и предложений они излагаются в письменном виде и прилагаются к проекту, о чем делается отметка в листе согласования.

96. Процесс согласования заключается:

- в представлении проекта документа (с имеющимися приложениями) должностным лицам, указанным в листе согласования;

- в изучении должностными лицами содержания проекта документа и подтверждении своего согласия путем визирования или изложения замечаний по проекту в письменной форме;

- в устранении исполнителем замечаний по содержанию документа.

97. Для согласования проекта документа представляются:

- служебная записка (подписанная должностным лицом, представляющим проект документа) с кратким изложением причин и целей разработки документа, направляемого на согласование;

- текст проекта документа с приложениями (при их наличии), завизированный на листе согласования лицом, представившим документ, и исполнителем, а также реестр передачи на согласование проекта документа (кроме документов по кадровым вопросам);

- список должностных лиц, предлагаемый для согласования.

При необходимости дополнительно представляются:

- финансово-экономическое и иное обоснование предлагаемого проекта;

- перечень нормативных правовых актов и распорядительных документов, в которые необходимо внести изменения;

- перечень нормативных правовых актов, которые необходимо разработать для реализации принимаемого документа.

98. В Министерстве, его структурных подразделениях и подведомственных учреждениях распорядительные документы (распоряжения, приказы) оформляются на установленных гербовых бланках.

99. Согласование проектов документов производится лично лицом, представляющим документ, или по его поручению - лицом, непосредственно разрабатывавшим проект документа (исполнителем).

100. Должностное лицо в установленные сроки рассматривает содержание проекта документа, визирует его, а при наличии замечаний делает соответствующую запись на листе согласования с приложением замечаний в письменном виде.

Замечания редакционного характера (по орфографии, пунктуации и стилю речи), не меняющие сути документа, вносятся в проект исполнителем и не влекут повторного согласования.

Отказ в визировании не допускается.

101. Проект документа после устранения замечаний от лиц, визирующих проект, представляется исполнителем в управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства для проведения заключительной правовой экспертизы.

102. Датой принятия нормативного правового акта и распорядительного документа является дата его подписания. Датой совместного нормативного правового акта и распорядительного документа является последняя дата его подписания.

103. Изменения и дополнения в подписанные нормативные правовые акты и распорядительные документы могут быть внесены путем издания соответствующего нормативного правового акта и распорядительного документа.

Порядок работы по подготовке, регистрации и хранению

договоров и соглашений, заключенных Министерством

104. Проекты договоров, в которых одной из сторон выступает Министерство подготавливаются государственными гражданскими служащими соответствующих структурных подразделений Министерства (далее именуемые исполнители).

105. Подготовку проекта договора и всей необходимой документации к нему, проверку деловой репутации и финансовой надежности контрагента по договору, а также необходимые согласования осуществляет исполнитель.

106. Ответственными за своевременную разработку проекта договора, в том числе за его содержание, а также документации к нему являются руководители структурных подразделений Министерства.

107. Проект договора визируется руководителем структурного подразделения Министерства, подготовившим проект на последнем листе с указанием фамилии, должности и даты согласования.

108. Перед представлением проекта договора на согласование в отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства его листы со всеми приложениями в обязательном порядке должны быть прошиты, проклеены, пронумерованы с указанием общего количества листов.

109. Проект договора, который содержит условия об оплате, в обязательном порядке должен быть согласован с заведующим отделом бухгалтерского учета и отчетности.

110. Отделом бухгалтерского учета и отчетности осуществляется проверка сумм и условий оплаты по договору, а также реквизиты сторон.

111. Заведующий отделом бухгалтерского учета и отчетности несёт ответственность за финансирование договоров в пределах сметных назначений.

112. В случае, если в подготовленный проект договора входят вопросы, затрагивающие интересы других структурных подразделений Министерства, он должен быть также согласован с их руководителями, в компетенцию которых входят данные вопросы.

113. Согласование проекта договора осуществляется руководителями структурных подразделений визированием на последнем листе договора с указанием должности, фамилии визирующего проект договора, и указанием даты согласования.

114. Проект договора с соответствующими визами представляется на визирование в Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства.

115. Для проведения правовой экспертизы в Управлении организационно-правовой и кадровой работы Министерства исполнитель самостоятельно регистрирует проект договора в журнале учета поступающих проектов договоров, соглашений и государственных контрактов (далее – журнал учета).

116. Правовая экспертиза проекта договора на соответствие его законодательству Российской Федерации, проверка соблюдения установленного настоящим Регламентом согласования и визирования осуществляется Управлением организационно-правовой и кадровой работы Министерства в течение 3 рабочих дней с момента регистрации в журнале учета. При условии отсутствия замечаний, начальником Управления организационно-правовой и кадровой работы Министерства осуществляется постраничное визирование одного экземпляра проекта договора, который затем хранится в Министерстве.

117. Для согласования проекта договора предоставляются следующие документы:

- подлинные экземпляры проекта договора с указанными в нем приложениями, являющимися его неотъемлемой частью. Перечень и содержание приложений определяются при подготовке договора.

Количество экземпляров договора определяется в соответствии с количеством сторон договора.

Документы представляются на русском языке, в случае предоставления документов, составленных на иностранном языке, должен быть представлен также и их перевод на русский язык.

118. Управлением организационно-правовой и кадровой работы могут быть затребованы и иные документы.

119. Перед непосредственным подписанием у министра, согласованный проект договора представляется на визирование заместителю министра, курирующему по установленному распределению обязанностей работу исполнителя, и который несёт персональную ответственность за указанные договоры.

120. Договор, завизированный и согласованный, направляется на подпись министру. Подпись министра исполнитель скрепляет печатью Министерства.

121. Договор, подписанный сторонами и скрепленный печатями в течение
2 рабочих дней должен быть передан исполнителем в Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства для регистрации и хранения.

122. При изменении условий в договор вносятся соответствующие изменения путём заключения дополнительного соглашения. Дополнительные соглашения к договорам оформляются, визируются и подписываются в том же порядке и теми же лицами, что и основной договор.

123. Все Договоры, где одной из сторон является Министерство, должны быть зарегистрированы в Министерстве.

124. Договор представляется в Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства на регистрацию в количестве экземпляров по числу сторон и регистрируется в реестре договоров Министерства на соответствующий год (далее реестр договоров).

125. Регистрация проводится путём присвоения Договору номера и даты подписания, которые проставляются на лицевой стороне первого листа каждого экземпляра договора и соответствуют номеру и дате реестра договоров.

126. Ответственность за своевременность регистрации договора лежит на исполнителе.

127. Один экземпляр договора с визами Министерства передается исполнителем в Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства.

128. Подлинный экземпляр договора хранится в отделе организационно-правовой работы. Копия договора с отметкой о регистрации может находиться у исполнителя для исполнения.

129. Информация о досрочном исполнении Договора либо о продлении его действия должна быть согласована с Управлением организационно-правовой и кадровой работы. Ответственность за своевременное представление и достоверность информации несет Исполнитель (исполнители).

130. Подлинник договора может выдаваться на руки государственным гражданским служащим Министерства только с разрешения заместителя министра или начальника Управления организационно-правовой и кадровой работы и проставлением отметки об этом в папке хранения договоров.

131. Изъятие оригинала договора, находящегося на хранении в Министерстве, и передача его третьим лицам не допускается.

132. В подведомственных учреждениях Министерства ответственность за регистрацию, хранение и ведение реестра договоров лежит на сотруднике, который назначен ответственным по ведению правовой работы руководителем.

133. Контроль за исполнением договоров, соблюдением условий и сроков осуществляет исполнитель.

134. Для оплаты товаров, работ (услуг) в отдел бухгалтерского учета и отчетности необходимо представить две копии договора, которые должны быть прошиты, пронумерованы и заверены Управлением организационно-правовой и кадровой работы Министерства с указанием количества листов и оттиском печати. Копия должна быть снята с оригинала договора (с соответствующими визами).

135. Документы, предусмотренные договором для оплаты, должны быть представлены в подлинниках и копиях. Копии документов, содержащие более одного листа, должны быть прошиты, пронумерованы и заверены подписью руководителя или уполномоченного лица с указанием количества листов и оттиском печати. На штампе «Бухгалтерия к оплате», поставленном на счетах (счетах-фактурах) должна быть расшифрована подпись руководителя и проставлена дата.

136. Копия снимается после полного оформления документа. Дополнения и изменения на копии не допускаются.

137. При осуществлении оплаты государственных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов методом запроса котировок, необходимо представлять в отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства заполненное Приложение 17 к Порядку представления в Министерство финансов Московской области документов для подтверждения денежных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств бюджета Московской области, утвержденного распоряжением Министерства финансов Московской области.

138. Исполнитель Договора отслеживает своевременность и качественность исполнения Договора другой стороной и в случае необходимости предпринимает все необходимые меры по исполнению обязательств по договору.

139. После исполнения договора или окончания срока его действия договор хранится в Управлении организационно-правовой и кадровой работы Министерства в течение трёх лет, а затем передаётся в архив в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

Порядок организации контроля за исполнением нормативных

правовых актов и распорядительных документов

140. Общее руководство контрольной деятельностью в Министерстве осуществляет министр.

141. Контролю исполнения подлежат принятые нормативные правовые акты и распорядительные документы, зарегистрированные в службах делопроизводства, служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, а также порученные для контроля мероприятия.

142. Министр, руководители подведомственных учреждений возлагают ответственность за организацию контроля исполнения поручений на одного из своих заместителей, либо оставляют организацию исполнения поручений за собой.

Учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения возлагается на отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства, службу делопроизводства подведомственного учреждения. Ход исполнения документов, находящихся на контроле министра и его заместителей, дополнительно осуществляется соответствующими секретарями с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

143. Государственные гражданские служащие отдела документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства и служб делопроизводства подразделений, сотрудники подведомственных учреждений, осуществляющие контроль, заносят сведения по контролируемым документам и мероприятиям в карточки регистрационного учета САДД «Дело».

144. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов государственной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца;

- по парламентским и депутатским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня их получения;

- по поручениям министра и его заместителей (прошу рассмотреть и подготовить ответ, прошу рассмотреть и доложить) – в 15-дневный срок, если другие сроки не определены поручениями или действующими руководящими документами;

Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах и распорядительных документах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным документом.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания). В случае, если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:

- для доработки рассмотренного проекта документа – до 5 рабочих дней;

- исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса – до одного месяца.

Во всех случаях исполнение документов начинается с момента их поступления в структурные подразделения Министерства (подведомственные учреждения), при этом исполнитель проект исполненного документа должен представить на подпись не позднее 7 суток до установленного срока исполнения или подготовить предварительный ответ.

145. Отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства, службы делопроизводства подведомственных учреждений в контрольные сроки должны получить документированную информацию о ходе выполнения нормативных правовых актов, распорядительных и служебных документов или контролируемых мероприятий. Документированная информация заносится в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота.

146. По истечении срока и проведении всех мероприятий отдел документального обеспечения Управления по обеспечению деятельности Министерства, службы делопроизводства подведомственных учреждений докладывают результаты работы по контролируемым вопросам вышестоящему руководителю.

147. Контроль за выполнением правовых актов Российской Федерации, поручений руководителей федеральных исполнительных органов государственной власти организуется аналогичным образом.

V. Порядок обеспечения доступа к информации

о деятельности Министерства

148. Министерство создает доступные для каждого пользователя информационные ресурсы по вопросам своей деятельности и осуществляет информационное обеспечение по вопросам, представляющим общественный интерес (за исключением информации, отнесенной в соответствии с законодательством Российской Федерации к государственной тайне и конфиденциальной информации). С этой целью информацию о своей деятельности размещает в федеральных, областных, муниципальных и других СМИ, на официальном сайте Министерства, в информационно-деловом журнале «Коммунальный комплекс Подмосковья» и в информационных продуктах ИД «Московия» .

Министерство в пределах своей компетенции устанавливает режим и правила создания, защиты информационных ресурсов и доступа к ним.

149. Министр утверждает:

а) состав сведений о деятельности Министерства, составляющих информационный ресурс, открытый для доступа граждан и организаций (далее - информационный ресурс);

б) схему размещения информационного ресурса;

в) порядок обеспечения доступа граждан и организаций к информационному ресурсу;

г) перечень и объем информации справочного характера, предоставляемой по телефону и размещаемой на информационных стендах, в помещениях Министерства, его учреждениях и на официальном сайте Министерства.

150. Порядок взаимодействия структурных подразделений Министерства и подведомственных учреждений по формированию и обновлению информационного ресурса устанавливается приказами министра.

151. Информационный ресурс включает в себя:

а) информацию справочного характера о Министерстве (в том числе его почтовый адрес, номера телефонов для справок, фамилии, имена и отчества министра, заместителей министра, руководителей структурных подразделений по основным направлениям деятельности, подведомственных учреждений);

б) перечень подведомственных учреждений;

в) адреса мест приема и часы приема граждан и представителей организаций с целью исполнения Министерством государственных функций, сведения о проезде к указанным местам приема;

д) график приема руководящими должностными лицами Министерства граждан и представителей организаций с обращениями, сведения о порядке записи на прием и о проезде к месту приема;

е) наименование, почтовый адрес и номер телефона вышестоящего органа государственной власти;

ж) нормативные правовые акты, которыми регулируется деятельность Министерства;

з) перечень исполняемых Министерством государственных функций и предоставляемых государственных услуг;

и) перечень и формы документов (заявлений, справок и др.), которые необходимо представить в Министерство для реализации прав и обязанностей граждан и организаций, а также перечень документов, выдаваемых Министерством;

к) сведения о принятии Министерством решений, затрагивающих права и законные интересы граждан и организаций;

л) ответы на часто задаваемые вопросы о деятельности Министерства его структурных подразделений, а также подведомственных учреждений.

152. Информация по вопросам, относящимся к сфере деятельности Министерства, для размещения в СМИ на сайте Министерства, в соответствии с задачами, поставленными министром, заместителями министра, подготавливается Управлением организационно-правовой и кадровой работы Министерства совместно с руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений.

153. Формами осуществления информационной политики Министерства являются:

информация о деятельности Министерства, размещаемая в федеральных, областных и муниципальных СМИ, на сайте Министерства;

комментарии, интервью, статьи и разъяснения руководства и уполномоченных представителей Министерства по обращениям представителей СМИ и отдельным публикациям СМИ;

сюжеты в новостях и специальных программах телевидения и радио, подготовленные с участием Министерства;

пресс-конференции министра, заместителей министра и других уполномоченных лиц;

протокольные съемки и брифинги для представителей СМИ;

публичные выступления руководства и представителей Министерства на мероприятиях, проводимых органами исполнительной власти Московской области либо с их участием;

взаимодействие с представителями СМИ в ходе (либо по итогам) участия министра, заместителей министра в мероприятиях, проводящихся вне помещений, занимаемых Министерством.

Реализацией информационной политики Министерства занимается Управление организационно-правовой и кадровой работы.

154. Официальные сообщения для СМИ готовятся Управлением организационно-правовой и кадровой работы на основании сведений, предоставляемых структурными подразделениями, и распространяются им после их утверждения министром или другими ответственными лицами по поручению министра.

155. Интервью и комментарии, содержащие официальную позицию Министерства, предоставляются министром, заместителями министра, другими ответственными лицами по поручению министра.

156. Сотрудники Министерства, привлеченные в качестве экспертов и предоставляющие сведения в СМИ без соответствующего поручения министра, обязаны сообщить об этом в Управление организационно-правовой кадровой работы, а также уведомить представителей СМИ о том, что выражают личную точку зрения, а не официальную позицию Министерства.

157. Представители Министерства, принимавшие участие в брифингах и конференциях, организованных без привлечения Управления организационно-правовой и кадровой работы, а также отвечавшие на индивидуальные запросы СМИ без согласования, должны проинформировать начальника управления о содержании задававшихся вопросов и ответов на них с целью включения данного информационного повода в отчеты и мониторинги.

158. Ответственность за своевременное предоставление структурными подразделениями, подведомственными учреждениями в Управление организационно-правовой и кадровой работы информации о деятельности Министерства по вопросам своего ведения, ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений, подведомственных учреждений и должностные лица, уполномоченные на предоставление такой информации.

159. Ответственность за обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности Министерства несет начальник Управления организационно-правовой и кадровой работы и уполномоченные должностные лица.

160. Управление организационно-правовой и кадровой работы запрашивает информацию по почте, по факсу, по электронной почте, курьером от структурных подразделений и подведомственных учреждений с обязательной регистрацией в Управлении по обеспечению деятельности Министерства. Документ с запросом информации подписывается заместителем министра.

161. Взаимодействие с представителями центральных исполнительных органах государственной власти Московской области, учреждений и организаций, средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в соответствии с законодательством и в установленном порядке министром, иными руководящими должностными лицами Министерства, а в отдельных случаях - другими должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) министра.

162. Сообщение конфиденциальной информации согласовывается с заведующим отделом мобилизационной подготовки, защиты информации и секретного делопроизводства Министерства и производится только с разрешения министра.

VI. Порядок взаимодействия Министерства с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти Московской области и других субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований и организациями

Порядок взаимодействия с Администрацией Президента

Российской Федерации и федеральными органами

исполнительной власти

163. Направление отчетной информации в подразделения Администрации Президента Российской Федерации и федеральные органы исполнительной власти, действующие по поручению Президента Российской Федерации, осуществляется за подписью Губернатора Московской области или по его указанию за подписью министра.

164. Организация обмена электронной информацией с подразделениями Администрации Президента Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти осуществляется с разрешения заместителя Председателя Правительства, в соответствии с распределением обязанностей координирующего деятельность в сфере, по которой предстоит обмен информацией.

Порядок взаимодействия с федеральными органами

законодательной (представительной) власти

165. Ответ на парламентский запрос по поручению Губернатора Московской области дается министром в письменной форме. Срок направления ответа - не позднее чем в 15-дневный от даты получения запроса или в иной установленный палатой срок.

Ответ на обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации дается министром, должностным лицом, исполняющим его обязанности, в письменной форме не позднее чем в 30-дневный срок от даты получения запроса. При значительном объеме запрашиваемых сведений изменение срока ответа согласовывается с инициатором запроса.

Порядок взаимодействия с высшими исполнительными органами

государственной власти субъектов Российской Федерации

166. Министерство в пределах полномочий взаимодействует с высшими исполнительными органами государственной власти других субъектов Российской Федерации.

Порядок взаимоотношений с ними устанавливается в договорах или соглашениях, подписываемых руководителями высших исполнительных органов государственной власти участвующих в них субъектов Российской Федерации.

167. Министерство при подготовке текста договоров и соглашений с высшими исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляет проверку и согласование раздела по вопросам жилищно-коммунального хозяйства.

168. Обмен информацией с высшими исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства организуется с разрешения и за подписью заместителя Председателя Правительства Московской области, на которого в соответствии с распределением обязанностей возложена координация вопросов деятельности в жилищно-коммунальной сфере.

Порядок взаимодействия с Московской областной Думой

169. Организация взаимодействия Министерства с Московской областной Думой осуществляется, как правило, через министра Правительства - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе.

170. Министерство разрабатывает проекты законов Московской области, участвует в разработке проектов государственных программ социально-экономического развития Московской области, представляет отчеты об их исполнении по вопросам деятельности Министерства и проекты иных нормативных правовых актов Губернатору Московской области, который вносит их в Московскую областную Думу.

171. Представление в Московской областной Думе проектов законов и других нормативных правовых актов осуществляется по поручению Губернатора Московской области министром или его заместителями совместно с министром Правительства - постоянным представителем Губернатора Московской области в Московской областной Думе.

Министр имеет право присутствовать с правом совещательного голоса на заседаниях Московской областной Думы, комитетов Московской областной Думы, участвовать в обсуждении рассматриваемых на них вопросов.

Министр по поручению Губернатора Московской области имеет право участвовать в работе совместных рабочих групп, создаваемых Московской областной Думой.

172. По поручению Губернатора Московской области или по согласованию с министром Правительства - постоянным представителем Губернатора Московской области в Московской областной Думе министр, иные должностные лица Министерства могут присутствовать и выступать на депутатских слушаниях, заседаниях комитетов, рабочих групп и согласительных комиссий, образуемых Московской областной Думой.

173. По поручению Губернатора Московской области министр проводит подготовку проекта ответа на запросы и предложения, содержащиеся в решениях Московской областной Думы, а также на запрос депутата Московской областной Думы.

Если подготовка ответа поручена нескольким исполнителям, то проект ответа формирует исполнитель, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель).

Ответ на запрос депутата Московской областной Думы дается в устной (на заседании Московской областной Думы) или в письменной форме не позднее чем в 15-дневный срок со дня получения запроса или в иной установленный Московской областной Думой срок.

Порядок взаимодействия с органами местного самоуправления

муниципальных образований Московской области

174. Взаимодействие Министерства с органами местного самоуправления муниципальных образований организуется с учетом прав, предоставленных им законодательством Российской Федерации и Московской области по вопросам жилищно-коммунального хозяйства Московской области.

175. Министерство взаимодействует с органами местного самоуправления при разработке планов работы, программ социально-экономического развития, нормативных правовых актов и распорядительных документов по вопросам деятельности Министерства.

176. Министр может назначить документальную проверку, затребовать представление соответствующей информации и направить для работы в муниципальное образование своих представителей в интересах:

- оказания методической помощи и контроля за исполнением государственных полномочий исполнительных органов государственной власти Московской области, переданных органам местного самоуправления в порядке, установленном законодательством;

- изучения состояния дел в решении вопросов в жилищно-коммунальной сфере деятельности;

- разрешения конфликтных ситуаций по обращениям органов местного самоуправления муниципальных образований, юридических лиц и жителей области.

177. Обмен информацией с органами местного самоуправления Московской области организуется с разрешения заместителя Председателя Правительства, координирующего деятельность в жилищно-коммунальной сфере.

Направляемые документы в пределах предоставленных полномочий подписываются министром или исполняющими его обязанности должностными лицами.

VII. Финансовое обеспечение и организация его контроля

за использованием бюджетных средств

Организация бухгалтерского учета и отчетности

178. В рамках осуществления функций главного распорядителя и получателя средств областного бюджета, предусмотренных на реализацию функций, возложенных на Министерство отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства:

- осуществляет работу по организации бухгалтерского учета и отчетности, обеспечивает составление отчетности об исполнении сметы доходов и расходов по средствам федерального и областного бюджетов и средствам, полученным за счет внебюджетных источников;

- осуществляет в пределах своей компетенции методическое руководство бухгалтерским учетом и составлением отчетности.

Оформленные первичные документы на поступившие или списанные материальные ценности, акты приемки работ и т. п. должны быть переданы руководителями структурных подразделений под роспись с указанием даты, времени передачи-получения и фамилий сотрудников в отдел бухгалтерского учета и отчетности не позднее следующего дня после их поступления в Министерство или окончательного оформления ответственными лицами. Все первичные документы проверяются на соответствие формы и полноту содержания. Оформленные ненадлежащим образом первичные документы не подлежат приему к учету и возвращаются в структурные подразделения в течении двух рабочих дней. Унифицированные требования по оформлению документов, доведенные в письменной форме до руководителей структурных подразделений отделом бухгалтерского учета и отчетности, являются обязательными для всех структурных подразделений.

Финансовое обеспечение

179. Финансовое обеспечение деятельности Министерства осуществляют отдел бухгалтерского учета и отчетности, Управление экономики жилищно-коммунального хозяйства, действующие на основании Положения о Министерстве.

Структурные подразделения Министерства получают ежегодно в январе в утвержденную поквартальную смету расходов в разрезе функциональной классификации расходов. Структурные подразделения Министерства доводят до органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств и предельных объемов финансирования, в том числе изменения в соответствие с Порядком составления и ведения бюджетных росписей главных распорядителей средств бюджета Московской области, утвержденным Министерством финансов Московской области.

180. При необходимости внесения изменений в смету расходов о перераспределении денежных средств, структурные подразделения Министерства до 15 числа второго месяца предыдущего квартала дают свои предложения в Управление экономики жилищно-коммунального хозяйства.

181. Отдел бухгалтерского учета и отчетности в течение одного рабочего дня информирует под роспись начальников соответствующих управлений об открытии лимитов (поступлении денежных средств).

182. В пределах утвержденных лимитов структурными подразделениями Министерства представляются в отдел бухгалтерского учета и отчетности все необходимые подлинные и заверенные копии документов на проведение расходов. Подготовка платежного поручения, перечисление денежных средств отделом бухгалтерского учета и отчетности осуществляется в течение трех дней с момента получения полного пакета документов на оплату или даты открытия лимитов.

183. Отдел бухгалтерского учета и отчетности информирует руководителей структурных подразделений Министерства о фактической оплате платежного поручения в течение одного рабочего дня после получения от казначейства подтверждающих документов.

184. Сроки выдачи заработной платы (дважды в месяц) устанавливаются по согласованию с Министерством финансов Московской области.

185. Отдел бухгалтерского учета и отчетности и соответствующие структурные подразделения ведут учет финансирования и исполнения областных и федеральных целевых программ.

186. Заведующий отделом бухгалтерского учета и отчетности до 5 числа месяца, следующего за отчетным, в письменной форме сверяет с начальниками соответствующих управлений фактическое исполнение плановых объемов финансирования мероприятий каждой областной и федеральной целевой программы.

187. Срок сдачи ежемесячной бухгалтерской отчетности о поступлении и расходовании средств, выделяемых Министерством, для всех подведомственных учреждений - 5 число месяца, следующего за отчетным.

Срок сдачи отделом бухгалтерского учета и отчетности отчетов в Министерство финансов Московской области осуществляется согласно установленного Министерством финансов Московской области графиком.

Сдача статистической и налоговой отчетности отделом бухгалтерского учета и отчетности производится согласно установленным срокам предоставления отчетов.

Организация финансового контроля

188. Осуществляются следующие виды финансового контроля за деятельностью структурных подразделений Министерства и подведомственных учреждений:

предварительный – путем проверок сметно-плановых, договорных, расчетных и других документов в процессе финансового планирования и финансирования до принятия решений о расходовании денежных средств и совершения финансово-хозяйственных операций;

текущий – осуществляется повседневно в ходе исполнения бюджета, финансово-плановых документов и мероприятий, требующих расходования денежных средств;

последующий – анализ бухгалтерской и статистической отчетности; проведение документальных ревизий и проверок финансово-хозяйственной и экономической деятельности по учетным и отчетным данным, приходно-расходным и другим документам после совершения финансово-хозяйственных операций.

189. Предварительный и текущий финансовый контроль осуществляется отделом бухгалтерского учета и отчетности - при рассмотрении подготовленных структурными подразделениями Министерства и подведомственными учреждениями документов и мероприятий, связанных с расходованием денежных средств.

Структурные подразделения Министерства организуют и осуществляют предварительный и текущий финансовый контроль деятельности подведомственных учреждений по вопросам, относящимся к их компетенции.

190. Последующий финансовый контроль деятельности структурных подразделений Министерства и Учреждений осуществляется:

отделом бухгалтерского учета и отчетности с участием других структурных подразделений Министерства - по всем вопросам финансово-хозяйственной деятельности;

другими структурными подразделениями Министерства - по вопросам, относящимся к их компетенции, в том числе методом анализа бухгалтерской и статистической отчетности.

191. Ревизии финансово-хозяйственной и экономической деятельности в подведомственных учреждениях проводятся на плановой основе.

Внеплановые ревизии и проверки вопросов финансово-хозяйственной деятельности проводятся:

по поручению министра;

по требованию органов прокуратуры или судебных органов;

при ликвидации и реорганизации подведомственных учреждений.

VIII. Порядок взаимоотношений Министерства с органами

судебной власти и прокуратуры

Порядок взаимоотношений с органами судебной власти

192. Осуществление претензионно-исковой работы и представление Министерства Московской области в судах выполняет Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства.

193. Проекты претензий и исковых заявлений, ответы на претензии контрагентов и других лиц подготавливаются государственными гражданскими служащими Управления организационно-правовой и кадровой работы Министерства (далее - исполнители).

194. Основанием для разработки проектов претензий и исковых заявлений является нарушение нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Московской области, нарушение имущественных прав и законных интересов Министерства.

Министерство может предъявлять претензии в интересах учреждений, в отношении которого Министерство выступает учредителем.

195. Претензия предъявляется в письменной форме и подписывается Министром, заместителями министра, начальником Управления организационно-правовой и кадровой работы Министерства.

196. Основанием для документального оформления исковых требований от имени Министерства (подведомственного учреждения) является также неисполнение или ненадлежащее исполнение контрагентами предусмотренных законодательством или договором обязательств.

197. Исковое заявление подается в арбитражный суд или суд общей юрисдикции в соответствии с правилами о подведомственности и подсудности дел, установленными Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, а также другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области.

198. Исковые заявления в арбитражный суд (суд общей юрисдикции) подписывает Исполнитель, уполномоченное на это надлежаще оформленной доверенностью, выданной от имени Министерства.

199. При предъявлении к Министерству исковых или иных требований, подлежащих рассмотрению в арбитражном суде (суде общей юрисдикции), Исполнитель подготавливает совместно с заинтересованными структурными подразделениями Министерства, которые в трехдневный срок обязаны предоставить материалы, необходимые для защиты интересов Министерства, и направляет отзыв на исковое заявление (заявление) в установленном порядке. Отзыв на исковое заявление (заявление) подписывается лицом, уполномоченным на это надлежаще оформленной доверенностью, выданной от имени Министерства.

200. Защита (отстаивание) в арбитражных судах и судах общей юрисдикции прав и законных интересов Министерства осуществляется Исполнителем, действующим в пределах компетенции и полномочий, предоставленных им законодательством Российской Федерации, а также руководством Министерства.

201. Для участия в рассмотрении сложных судебных споров могут назначаться несколько представителей. В качестве представителей могут быть назначены как лица, имеющие юридическое образование, так и другие государственные гражданские служащие, в компетенции которых находятся вопросы, подлежащие исследованию в судебном заседании.

202. Полномочия представителя Министерства на ведение дел в судах определяются выданной ему доверенностью, оформленной надлежащим образом на совершение процессуальных действий.

203. В случаях, когда, по мнению представителя Министерства, вынесенное судом решение по делу является незаконным и (или) необоснованным, то представитель Министерства докладывает начальнику управления правовой и кадровой работы Министерства предложения о возможностях (целесообразности) обжалования судебного акта и дальнейших судебных перспективах дела.

204. При вынесении судом решения о взыскании финансовых средств с Министерства в обязательном порядке должны приниматься предусмотренные законом исчерпывающие меры по обжалованию таких решений.

205. При необходимости на вступивший в законную силу судебный акт представителем Министерства в установленные законом сроки подается надзорная жалоба.

206. Управление организационно-правовой и кадровой работы Министерства представляет министру, заместителям министра ежемесячный доклад о состоянии претензионно-исковой работы и результатах представления интересов Министерства в судах.

Порядок взаимоотношений Министерства с органами прокуратуры

207. Структурные подразделения Министерства в соответствии с компетенцией проводят работу по изучению вопросов, поставленных прокуратурой, принимают меры по устранению нарушений законодательства.

208. По фактам, изложенным в протесте или представлении прокуратуры, могут создаваться рабочие группы (комиссии).

Состав членов рабочей группы (комиссии) утверждается приказом министра.

209. Структурное подразделение Министерства готовит мотивированный ответ в адрес прокуратуры, который подлежит обязательному согласованию в Управлении организационно-правовой и кадровой работы Министерства.