Система качества университета

ИАТЭ СКУ	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Обнинский государственный технический университет атомной энергетики (ИАТЭ)
Тип документа	СТО ИАТЭ	А0	B6	ОККиЛ	Р№14

Система качества университета

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ИАТЭ

__________

« 25 » ноября 2008г.

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА КАЧЕСТВА УНИВЕРСИТЕТА

ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КАФЕДРЫ

СТО ИАТЭ.14 - 2008

Обнинск

2008

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Отделом Контроля качества и лицензирования ИАТЭ

2 ВНЕСЕН Начальником отдела Контроля качества и лицензирования

3 УТВЕРЖДЕН Ректором ИАТЭ 25 ноября 2008г.

4 ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ИАТЭ от 25.г.

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Дата введения – 01.12.2008

1 Область применения

Настоящий стандарт организации (далее стандарт) устанавливает типовую номенклатуру дел и сроки хранения документов кафедр Обнинского государственного технического университета атомной энергетики (ИАТЭ).

На основании типовой номенклатуры дел каждая кафедра ИАТЭ разрабатывает с учетом своей специфики индивидуальную номенклатуру дел кафедры.

2 Сокращения

В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:

- ГАК – государственная аттестационная комиссия;

- ГЭК – государственная экзаменационная комиссия;

- МИ – методическая инструкция;

- ОККиЛ – отдел контроля качества и лицензирования;

- ППС – профессорско-преподавательский состав;

- УК – управление кадров;

- УИР – учебно-исследовательская работа;

- УМУ – учебно-методическое управление;

- ТО – технический отдел;

- ОТиПБ – отдел охраны труда и пожарной безопасности;

- ТБ – техника безопасности;

- ИАТЭ – Обнинский государственный технический университет атомной энергетики.

3  Общие положения

3.1  Типовая номенклатура дел (приложение А) представляет собой систематизированный список названий дел с указанием сроков их хранения, составленный в соответствии с перечнями [1], [2] и методическими указаниями [3].

3.2  Применение типовой номенклатуры дел способствует унификации заводимых на кафедре документов.

3.3  Сроки хранения дел являются обязательными при определении индивидуальной номенклатуры дел кафедры.

3.4  Индекс дела имеет вид NN-PP, где NN – индекс подразделения в соответствии с приложением Г, PP – индекс дела. Индекс подразделения определяет Управление делами и кадрами.

3.5  Наименования конкретных дел перечисляют в логической последовательности по степени важности документации.

3.6  В типовой номенклатуре дел используется система цифровых и буквенных характеристик сроков хранения документов.

Отметка «Постоянно» означает, что документ передается на постоянное хранение в архив не ранее чем через 5 лет после окончания применения документа в документообороте кафедры.

Отметка «До минования надобности» означает, что документ хранится на кафедре до минования его практической надобности, после чего оригинал документа передают в архив университета. Срок хранения таких документов в архиве университета определяется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами ИАТЭ.

Отметка «До замены новыми» означает, что документ хранится на кафедре один год после прекращения его действия в силу принятия документа его заменяющего, после чего передается в архив ИАТЭ в установленном порядке.

Началом срока хранения документа на кафедре является 1 января года, следующего за годом создания документа.

3.7  Документы с пометкой «копия» по истечении срока хранения или после передачи оригинала документа в архив подлежат уничтожению в установленном порядке. Копии документов в архив не сдают.

3.8  В номенклатуру дел не включают документацию с грифом «Для служебного пользования» и относящуюся к государственной тайне. Работа с этими документами определяется специальными инструкциями и другими нормативными правовыми актами.

3.9  Индивидуальные номенклатуры дел кафедр составляют в соответствии с приложениями В и Г, согласовывают с Управлением кадров и Учебно-методическим управлением. Утверждает номенклатуру дел проректор по учебной работе.

3.10  Номенклатура дел действует в течение 5 лет. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуру вносят соответствующие изменения и дополнения, которые согласовывают с Управлением делами и кадрами. При коренных изменениях состава документации кафедр или типовой номенклатуры дел номенклатуру дел кафедры составляют вновь, согласовывают и утверждают в установленном порядке.

Приложение А

(обязательное)

Типовая номенклатура дел кафедры

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол. томов	Срок хранения и статья по перечню [1]	Примечание
NN-01	Устав университета, копия		Постоянно, ст. 37а	До замены новыми, подлинник в канцелярии
Лицензия на право ведения образовательной деятельности (приложения 1-6 – перечень профессиональных образовательных программ), копия		До истечения срока действия	Для выпускающей кафедры Подлинник в канцелярии
Свидетельство о государственной аккредитации (приложения 1,2,3 – перечень аккредитованных образовательных программ), копия		До истечения срока действия	Для выпускающей кафедры Подлинник в канцелярии
NN-02	Государственные образовательные стандарты, копии		5 лет	Для выпускающей кафедры ГОС полностью, для общеобразовательной – выписки из ГОС Копии в УМУ
Квалификационные характеристики специальностей (направлений), подлинники		5 лет	Для выпускающей кафедры
NN-03	Приказы и распоряжения
Приказы ректора, проректоров, декана, копии		До минования надобности, ст. 9	Подлинники в канцелярии
Распоряжения ректора, проректоров, декана, УМУ, копии		До минования надобности, ст. 9	Подлинники в канцелярии
NN-04	Положение о кафедре, копия		Постоянно, ст. 38	До замены новым Подлинник в УК
NN-05	Учебные планы
Учебные планы образовательных программ, копии		Постоянно, ст. 569	Подлинники в УМУ
Рабочие учебные планы (отрезки), копии		1 г., ст. 602	Подлинники в УМУ
Выписки из учебных планов, копии		1 г., ст. 602	Подлинники в УМУ
Графики учебного процесса, копии		1 г, ст. 602	Подлинники в УМУ
NN-06	План работы кафедры на учебный год, подлинник		Постоянно, ст. 572-а
Отчет о работе кафедры за учебный год, копия		Постоянно, ст. 575-а	Подлинники в УМУ
Отчет о результатах самообследования за 5 лет, копия		Постоянно, ст. 575-а	Подлинники в УМУ
NN-07	Протоколы заседаний кафедры, подлинники		Постоянно, ст. 571
NN-08	Повышение квалификации: Планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава, копии		До минования надобности	Подлинники в УМУ
Отчеты преподавателей о повышении квалификации, копии		До минования надобности	Подлинники в УМУ
NN-09	Индивидуальные планы преподавателей, подлинники		5 лет, ст. 574
Отчеты о работе преподавателей, подлинники		5 лет, ст. 577	При необходимости избрания по конкурсу на должность ППС
Характеристики нагрузок преподавателей, копии		5 лет	Подлинники в УМУ
NN-10	Учебно-методические комплексы Учебные программы дисциплин, закрепленных за кафедрой, конспекты лекций, контрольные задания, тесты, темы курсовых работ; экзаменационные билеты подлинники		Постоянно, ст. 569, 1 г., ст. 566	После замены новыми
NN-11	Учебная практика
	Программа учебной практики, подлинник		5 лет	Копия в УМУ
Отчеты руководителей о прохождении учебной практики, копии		5 лет	Подлинник в УМУ
Документы (заявки, планы, приказы, графики, списки, переписка) о проведении учебной практики копии		1 г., ст. 609	Подлинники в УМУ
NN-12	Производственная практика			Для выпускающей кафедры
	Положение о производственной практике, копия		До замены новым, ст. 608	Подлинник в канцелярии Контрольный экземпляр в ОС
Программа производственной практики, подлинник		5 лет	Копия в УМУ
Списки баз производственной практики, копии		До замены новыми, ст. 612	Подлинники в УМУ
Отчеты руководителей о прохождении производственной практики, копии		5 лет	Подлинники в УМУ
Дневники о прохождении производственной практики, подлинники		5 лет
Документы (заявки, планы, приказы, графики, списки, переписка) о проведении производственной практики копии		1 г., ст. 609	Подлинники в УМУ
NN-13	Преддипломная практика			Для выпускающей кафедры
	Положение о преддипломной практике, копия		До минования надобности, ст. 608	Подлинник в канцелярии Контрольный экземпляр в ОС
Программа преддипломной практики, подлинник		5 лет	Копия в УМУ
Списки баз преддипломной практики, копии		До замены новыми	Подлинники в УМУ
Отчеты руководителей о прохождении преддипломной практики, копии		5 лет	Подлинники в УМУ
Дневники о прохождении преддипломной практики, подлинники		5 лет
Итоговые ведомости, копии		5 лет	Подлинники в УМУ
Документы (заявки, планы, приказы, графики, списки, переписка) о проведении преддипломной практики копии		1 г., ст. 609	Подлинники в УМУ
NN-14	Расписания
	Расписание учебных занятий кафедры		1 г., ст. 602
	Расписание работы преподавателей (по семестрам)		1 г., ст. 602
	Расписание работы преподавателей кафедры во время зачётно-экзаменационной сессии		1 г., ст. 602
	Расписание текущих консультаций		1 г., ст. 602
	Рейтинг (рейтинговые контрольные точки по дисциплинам, контрольные задания, отчеты по итогам рейтингового контроля)		1 г., ст. 588-б
NN-15	Экзамены:
Расписание экзаменов		1 г., ст.566
Письменные экзаменационные работы		1 г, ст. 587
NN-16	УИР, курсовые работы, курсовые проекты		2 г., ст. 590	Работы – лауреаты международных, российских, вузовских и др. значимых конкурсов – постоянно
Документы по курсовым работам (темы, списки, руководители, копии итоговых ведомостей)		До минования надобности
NN-17	Дипломные проекты и работы			Для выпускающей кафедры
Дипломные проекты и работы студентов и отзывы на них, подлинники		5 лет, ст. 591	Дипломные проекты и работы лауреатов международных, российских, вузовских и др. значимых конкурсов – постоянно. Отзывы известных лиц – постоянно.
NN-18	ГЭК:			Для выпускающей кафедры
Программа государственного междисциплинарного экзамена, подлинник		Постоянно	Подлинник в УМУ
Приказы о составе ГЭК, копии		1 г.	Подлинники в УМУ
Приказы о проведении ГЭК, копии		1 г.	Подлинники в канцелярии
Журнал учета протоколов ГЭК		Постоянно
Отчеты ГЭК, копии		5 лет, ст. 594	Подлинники в УМУ
NN-19	Дипломное проектирование:			Для выпускающей кафедры
Заявления студентов на темы дипломного проектирования подлинники		До минования надобности
Приказы о направлении студентов на дипломное проектирование, копии		1 г.	Подлинники в УМУ
Распределение студентов-дипломников за штатными и сторонними руководителями дипломных проектов, копии		До минования надобности	Подлинники в УМУ
Методические указания и рекомендации к выполнению дипломного проектирования для специальности		До замены новыми
NN-20	ГАК:			Для выпускающей кафедры
Положение об итоговой государственной аттестации выпускников СТО ИАТЭ., копия		5 лет, ст.592	Подлинник в канцелярии Контрольный экземпляр в ОС
Приказ о составе ГАК, копия		1 г.	Подлинник в УМУ
Приказы о проведении ГАК, копии		1 г.	Подлинники в канцелярии
Журнал учета протоколов ГАК		Постоянно
Отчеты ГАК, копии		5 лет, ст. 594	Подлинники в УМУ
NN-21	Информация о трудоустройстве выпускников: Анкеты выпускников, Сведения о трудоустройстве выпускников, копия		До минования надобности	Подлинники в УМУ
NN-22	Журнал учета взаимных посещений, подлинник		5 лет
NN-23	Журнал контроля проведения дополнительных платных образовательных услуг, подлинник		5 лет
NN-24	Списки публикаций сотрудников кафедры		До минования надобности
NN-25	Журнал учёта входящих и исходящих документов подлинник		3 г., ст. 106-б
NN-26	Документы по техническому состоянию:
Планировки учебных и научно - исследовательских помещений кафедры, копии Акты сдачи помещений в эксплуатацию, копии		До замены новыми	Подлинники в ТО
Перечень оборудования кафедры, копии		До замены новыми	Подлинники в ТО
Сведения о ремонтах учебного оборудования, его плановых проверках, копии		До минования надобности	Подлинники в ТО
Перечень средств измерений. Сведения о поверках, калибровках средств измерения (контроля) испытаний, подлинники		До минования надобности
Результаты проверок состояния оборудования (энергоснабжение, вентиляция и т. д.), копии		До минования надобности	Подлинники в ТО
Перечень нормативной и технической документации, подлинник Нормативная и техническая документация, копии		До минования надобности
NN-27	Инструкции по противопожарной безопасности, копии		До замены новыми	Подлинники в ОТиПБ
Журналы регистрации противопожарного инструктажа (инструктажа по ТБ), подлинник		10 лет, ст. 436
NN-28	Должностные инструкции сотрудников кафедры, копии		3 г., ст.56	До замены новыми Подлинники в УК
NN-29	Номенклатура дел кафедры, подлинник		5 лет, ст. 95 (б)	Копия в УК
Акты на уничтожение дел, копии		3г., ст. 117 (б)	Подлинники в Архиве

Приложение Б

(обязательное)

Пример оформления титульного листа номенклатуры дел кафедры МФКБУ

ИАТЭ СКУ	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Обнинский государственный технический университет атомной энергетики (ИАТЭ)
Тип документа	МИ ИАТЭ	А0	B6	МФКБУ	Р№ 14.23.26

УТВЕРЖДЕНА

приказом ИАТЭ

от _______ 20___г. №___

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СИСТЕМА КАЧЕСТВА УНИВЕРСИТЕТА

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

КАФЕДРЫ «МЕНЕДЖМЕНТ, ФИНАНСЫ И КРЕДИТ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЁТ»

МИ ИАТЭ.14.23.26-2008

Обнинск

2008

Примечание – Регистрационный номер методической инструкции (МИ) на номенклатуру дел имеет следующий формат: число 14 (четырнадцать) и отделенный от него точкой индекс кафедры в соответствии с приложением Б.

Приложение В

(обязательное)

Пример оформления колонтитула номенклатуры дел кафедры МФКБУ*

ИАТЭ СКУ	Система качества университета	МИ ИАТЭ.14.23.26-2008 Версия 1.0 С. 2 из …
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КАФЕДРЫ МФКБУ

* На последующих страницах

Приложение Г

(обязательное)

Список индексов дел кафедр

Наименование кафедры	Индекс
Физико-энергетический факультет (ФЭФ)
Кафедра «Оборудование и эксплуатация ядерных энергетических установок» (ОиЭ ЯЭУ)	23.8
Кафедра «Расчёта и конструирования реактора» (РКР)	23.7
Кафедра «Материаловедения» (МВ)	23.9
Кафедра «Механики и прочности конструкция атомных электростанций» (МиПК)	23.10
Кафедра «Автоматики, контроля и диагностики» (АКиД)	23.11
Кафедра «Теплофизики»	23.6
Кафедра «Перспективных методов преобразования и получения энергии» (ПМППЭ)	23.15
Факультет естественных наук (ФЕН)
Кафедра «Общей и специальной физики» (ОиСФ)	23.12
Кафедра «Общей и специальной химии» (ОиСХ)	23.13
Кафедра «Биологии» (БИО)	23.18
Кафедра «Экологии» (ЭКЛ)	23.16
Кафедра «Ядерной физики» (ЯФ)	23.14
Кафедра «Прикладной математики» (ПМ)	23.17
Кафедра «Высшей математики» (ВМ)	23.3
Факультет кибернетики (К)
Кафедра «Информационно-компьютерных дисциплин» (ИКД)	23.4
Кафедра «Электротехники и электроники»	23.5
Кафедра «Автоматизированных систем управления» (АСУ)	23.20
Кафедра «Компьютерных систем, сетей и технологий» (КССТ)	23.19
Кафедра «Информационных сетей» (ИС)	23.22
Кафедра «Лингвистики и перевода»	23.27
Социально-экономический факультет (СЭФ)
Кафедра «Философии и социальных наук» (ФиСН)	23.1
Кафедра «Менеджмента, финансов и кредита и бухгалтерского учёта» (МФКБУ)	23.26
Кафедра «Экономики, экономико-математических методов и информатики» (ЭЭММИ)	23.24
Кафедра «Иностранных языков» (ИНО)	23.2
Кафедра «Психологии» (ПСХ)	23.23
Кафедра «Физического воспитания»	23.21
Кафедра «Дизайна» (ДИЗ)	23.25
Медицинский институт (МИ ИАТЭ)
Кафедра «Морфологии»	23.28

Библиография

[1] Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производстенной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры РФ ).

[2] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения от 01.01.01 г (в редакции решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 01.01.2001, Приказа Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 1182).

[3] Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения (утверждены Министром общего и профессионального образования 11 мая 1999 г.).

УДК ___________ ОКС 01.140.20

Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, документация, кафедра, номенклатура, дело, срок хранения, индекс дела, индекс кафедры, индекс подразделения.

_______________________________________________________________________

Проректор по учебной работе ______________

Начальник управления

делами и кадрами _______________

Начальник учебно-методического

управления ______________

Начальник отдела контроля качества

и лицензирования ______________

Нормоконтролер ______________

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического

отдела ______________

Лист регистрации изменений

Номер измене­ния	Номера страниц	Основание для внесения изменений	Подпись	Расшифровка подписи	Дата внесения изменения	Дата введения изменения
заменен­ных	новых	аннулиро-ванных