Создание системы «Электронный архив администрации города Сочи, в рамках программы «Социально-экономическое развитие города Сочи на годы»

1.1.  Создание системы «Электронный архив администрации города Сочи, в рамках программы «Социально-экономическое развитие города Сочи на годы»

«Согласовано» И. о. начальника управления муниципальных закупок администрации города Сочи _________ «___»_________ 2012 г.

«Утверждаю» Управляющий делами администрации города Сочи _________ «___» _______ 2012 г.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ (ЗАДАНИЕ)

Создание системы «Электронный архив администрации города Сочи

(вторая очередь)»

в рамках программы «Социально-экономическое развитие города Сочи

на годы»

Сочи 2012 год

1. Наименование оказываемых услуг

Создание системы «Электронный архив администрации города Сочи (вторая очередь)» в рамках ГЦП «Социально-экономическое развитие города Сочи на годы», для последующего ввода в электронный архив Администрации города Сочи.

2. Цели использования результатов оказания услуг

Целью оказания услуг является:

·  формирование второй очереди информационного ресурса (ИР) Электронного архива Администрации города Сочи, созданного в рамках Муниципального контракта № 000/09 от 01.01.01 года для хранения и предоставления электронных документов в информационное пространство города Сочи в интересах общегородских служб, в подчиненных им учреждениях и предприятиях, в городских архивах;

·  улучшение качества учета архивных документов;

·  создание условий для использования современных IT-технологий при работе пользователей с электронными информационными ресурсами в сфере архивной деятельности.

Указанные услуги являются продолжением ведущейся по заказу Администрации города Сочи работы по наполнению электронного архива (СЭА АГС) электронными образами архивных документов.

3. Заказчики и исполнители оказания услуг

Заказчик: Администрация города Сочи (далее – Заказчик).

Россия, Краснодарский край, 6

Заказчик и Пользователь: Архивный отдел Администрации города Сочи (далее – Заказчик).

Россия, Краснодарский край,

Исполнитель: по результатам аукциона

4. Основания для проведения оказания услуг

Основанием для оказания услуг является:

·  программа социально-экономического развития города Сочи на годы, утвержденной постановлением Главы города Сочи от 02.02.09 № 43

5. Сроки (период) начала и окончания оказания услуг

С момента заключения контракта по 30 июня 2012 года.

6. Сведения об источниках и порядке финансирования работ

Источник финансирования – бюджет города Сочи.

7. Результаты работ и порядок их оформления и предъявления Заказчику

В результате выполнения работы должны быть собраны и обработаны материалы для наполнения информационного ресурса электронного архива города Сочи архивными документами, хранящимися в Архивном отделе Администрации города Сочи с использованием технологии Ретроконверсии бумажного фонда архива Архивного отдела Администрации города Сочи.

Ежемесячно Исполнитель представляет Заказчику технический отчет по факту оказания услуг и акт сдачи-приемки оказанных услуг. К Техническому отчёту прилагается исполнительная смета, отражающая финансовую составляющую фактически выполненных работ.

Отдельные виды работ могут требовать оформления Технического акта о выполнении работ.

Технический отчет по факту выполнения работ должен содержать:

·  количественные показатели выполненных работ, представленных в рамках настоящих требований с приложением копий технических актов, утвержденных Заказчиком;

·  перечень ошибочных ситуаций и причин их возникновения с обобщенными количественными показателями;

·  анализ ошибочных ситуаций и причин их возникновения;

·  предложения по профилактике возникновения ошибочных ситуаций.

8. Требования к оказываемым услугам

Создание информационного ресурса выполняется силами и на технических средствах Исполнителя путем массового сканирования бумажных архивных документов, хранящихся в архивном отделе Администрации города Сочи, их индексирования;

Для сканирования материалов, не подлежащих вывозу с территории Заказчика (Пользователя), Исполнитель должен создать центры сканирования на местах. При выполнении работ на территории Заказчика (Пользователя) Исполнителю должны быть выделены помещения, оборудованные электрическими сетями необходимой мощности. Заказчик обеспечивает регулярную выдачу документов в требуемых объемах для выполнения работ;

Исполнитель обеспечивает технологический процесс создания электронных копий документов, который должен базироваться на технологии сканирования каждого листа, входящего в состав документа и представляющего собой описи, архивные материалы, схемы, таблицы или печатный текст формата А4 с настройкой параметров, а так же на технологии поточного листового сканирования.

Исполнитель обеспечивает загрузку, создаваемого в рамках настоящих Технических Требований, электронного информационного ресурса в существующую Систему Электронного Архива СПО СЭА Саперион. Для этого в штате Исполнителя должны быть сертифицированные производителем специалисты по работе и обслуживанию Специализированного Программного Обеспечения Системы Электронного Архива СПО СЭА Саперион.

Учитывая особенности физической структуры документов (формат, переплет, качество бумаги, текущее состояние и т. п.), должен быть обеспечен оптимальный технологический процесс создания электронных копий документов предусматривающий:

·  подготовку к сканированию (структурирование содержимого папки, размещение идентификационных закладок);

·  расшивку первоисточников документов;

·  сканирование первоисточников на поточных сканерах;

·  сканирование первоисточников на протяжных сканерах;

·  проверку результатов сканирования;

·  проведение индексирования отсканированных документов;

·  формирование структурированных файлов электронных образов документов;

·  запись электронных образов на компакт-диски;

·  брошюрование первоисточников документов.

8.1. Требования к расшивке первоисточников документов и подготовке к сканированию

Расшивка первоисточников документов должно заключается в следующем:

·  у брошюр на пластиковых пружинах должны быть сняты пружины;

·  у документов, скрепленных скрепками и скобами, удалены элементы крепежа.

Подготовка к сканированию состоит из следующих операций:

·  структурирование содержимого папки и размещение идентификационных закладок;

·  заполнение маршрутного листа о выполненной операции по подготовке с указанием ФИО оператора, даты подготовки;

·  упаковка в целлофановый пакет маршрутного листа с расшитыми документами для исключения их утери, повреждений и перемешивания с другими документами.

8.2. Требования к сканированию первоисточников на поточных сканерах

Для сканирования расшитых документов должны использоваться скоростные промышленные сканеры, позволяющие сканировать с высоким качеством и производительностью.

Сканеры должны позволять сканировать листы с плотностью бумаги первоисточника от 40 до 250 г/см, в черно-белом режиме в формате TIFF Gr.4 и цветном в формате JPEG с оптическим разрешением не менее 300 dpi.

Технология сканирования должна позволять получать чистые образы документов даже с тонированных и малоконтрастных документов.

Сканеры должны настраиваться на различную толщину бумаги и обладать высокой надежностью протяжки документов при этом возможность заминания документов любого качества внутри сканера должна быть конструктивно исключена.

Процесс создания электронных образов в части их соответствия формату и цвету страниц документа-первоисточника должен удовлетворять следующим требованиям:

·  сканирование должно производится на цветных сканерах в потоковом режиме с оптическим разрешением 300 точек на дюйм, с возможностью одновременного создания 2-х электронных образов документов, в цветном (JPЕG) и черно-белом (TIFF Gr.4) режиме;

·  точность сканирования должна составлять 0,1% +/- 1 pixel;

·  максимальный уход параметров интенсивности цветовых каналов RGB за час не должен превышать 3% на цветовой мишени стандарта IT8.7 в соответствии со стандартом ISO 1264;.

·  должен отсутствовать эффект "трапеции" в создаваемом электронном образе;

·  должен производиться доворот изображений до горизонтального уровня, очистка черно-белых изображений от мусора, выравнивание изображений, убирание теней, обрезка краев;

·  в сканерах должны использоваться осветительные лампы, адаптированные для сканирования архивных документов с минимальным уровнем излучения в области инфракрасного и ультрафиолетового спектра.

8.3. Требования к сканированию первоисточников на протяжных сканерах

Для сканирования широкоформатных документов должны использоваться протяжные сканеры, позволяющие сканировать с высоким качеством и цветопередачей.

Протяжные широкоформатные сканеры должны обеспечивать:

·  оптическое разрешение при сканировании в пределах до 1200 dpi;

·  автоматическую систему настройки толщины протяжки под параметры оригинала;

·  наличие в сканерах ПЗС-камер с глубиной передачи цвета в 48 бит;

·  наличие специализированного привода протяжки оригинала, обеспечивающего щадящий режим протяжки документа с целью предохранения от повреждения «слабых» оригиналов.

Сканирование документов необходимо производить с соблюдением мер по обеспечению сохранности и целостности документов.

Процесс создания электронных образов в части их соответствия формату и цвету страниц документа-первоисточника должен удовлетворять следующим требованиям:

·  сканирование должно производится на широкоформатных протяжных сканерах с разрешением не менее 300 dpi, в цветном (JPЕG) режиме;

·  точность сканирования должна составлять 0,1% +/- 1 pixel;

·  использование цифровой обработки изображений позволяющей:

·  улучшать детали переднего плана и фона;

·  настраивать фильтр полутонового изображения;

·  динамически выставлять порог сканирования;

·  устанавливать фильтры повышения резкости и сглаживания изображений;

·  выделять детали изображения по цветовым признакам.

8.4. Требования к проверке результатов сканирования

После операции сканирования все документы должны проходить проверку качества.

В случае обнаружения брака или недостатка читаемости, документ должен быть вновь отсканирован на сканерах, имеющих более высокие параметры качества.

На всех этапах (сканирование и проверка) операторы Исполнителя должны вести журналы физического брака документов и обнаруженного брака сканирования. Журналы должны быть доступны для проверок Заказчиком и обеспечивать необходимую прозрачность системы качества сканирования.

Процедуры проверки качества должны обеспечить показатели соответствия форматов и параметров качества образов документов не хуже, чем 1 ошибка на 10 тыс. образов.

8.5. Требования к брошюрованию первоисточников документов

Обратная сборка документов должна производиться вручную, механизированные методы сборки и склейки документов не должны применяться для исключения повреждения документов на этом этапе.

Брошюровка документов должна удовлетворять следующим требованиям:

·  брошюры, которые были на пластиковых пружинах должны быть скреплены пружинами в те же отверстия;

·  документы, которые были скреплены скрепками или степлером должны быть скреплены соответствующим образом;

·  каждый комплект документов должен быть возвращен в соответствующую папку.

После завершения брошюровки должен быть заполнен маршрутный лист о выполненной операции с указанием ФИО оператора, даты брошюровки.

8.6. Требования к проведению технологических операций и этапов индексирования документов

8.6.1. Требования к индексированию документации

Графические образы титульного листа папки с документами, внутренней описи папки, текстовых документов, а также образы документов должны быть собраны в отдельные электронные книги формата PDF и зарегистрированы в Реестре СЭА АГС.

При этом в файле PDF c образом внутренней описи папки должны быть сформированы на основе пунктов описи гиперссылки на графические или PDF файлы текстовых и графических документов. В файлах PDF текстовых документов должны быть созданы закладки по оглавлению.

Для каждого документа необходимо создать поисковую карточку, представляющую собой запись в БД и содержащую поисковые атрибуты документа и гиперссылки на PDF файл с графическим образом внутренней описи документа.

Перечень атрибутов унифицированной учетной карточки индексируемых для заполнения с графических образов титульного листа папки документа и текстовых документов, следующий:

1.  Описи. Номер фонда, номер описи из справочника.

2.  Описи. Номер дела.

3.  Описи. Заголовок дела.

4.  Описи. Крайние даты.

5.  Описи. Количество листов в деле.

6.  Дела Постановления. Орган власти издавший документ.

7.  Дела Постановления. Тип документа.

8.  Дела Постановления. Номер документа.

9.  Дела Постановления. Дата документа.

10.  Дела Постановления. Наименование документа.

11.  Протоколы на отдельных листах. Орган власти издавший документ.

12.  Протоколы на отдельных листах. Тип документа.

13.  Протоколы на отдельных листах. Номер документа.

14.  Протоколы на отдельных листах. Дата документа.

15.  Протоколы на отдельных листах. Наименование документа.

16.  Протоколы с решениями сплошным текстом. Орган власти издавший документ.

17.  Протоколы с решениями сплошным текстом. Тип документа.

18.  Протоколы с решениями сплошным текстом. Номер документа.

19.  Протоколы с решениями сплошным текстом. Дата документа.

20.  Протоколы с решениями сплошным текстом. Номер решения.

21.  Протоколы с решениями сплошным текстом. Наименование документа для пунктов решений.

22.  Протоколы с решениями сплошным текстом (рукописные). Орган власти издавший документ.

23.  Протоколы с решениями сплошным текстом (рукописные). Тип документа.

24.  Протоколы с решениями сплошным текстом (рукописные). Номер документа.

25.  Протоколы с решениями сплошным текстом (рукописные). Дата документа.

26.  Протоколы с решениями сплошным текстом (рукописные). Номер решения.

27.  Протоколы с решениями сплошным текстом (рукописные). Наименования документа для пунктов решений.

Для разных типов документов в деле определен набор атрибутов для индексирования.

Результат индексирования должен быть представлен XML-файлом, в котором хранятся все перечисленные атрибуты и имеются ссылки на графические образы титульных листов, внутренних описей и документов дел.

Формат документа, уровень вложенности, тип данных определяются структурой XML файла, а также типом и размерностью полей XML файла.

8.6.2. Требования по допустимому проценту брака при индексировании

Проверка электронного информационного ресурса должна осуществляться по критерию «трех сигм», соответствующему современному стандарту ISO 9001 (доля бракованной продукции может составлять не более 0,2% - 2 ошибки на 1000 образов отсканированных листов).

8.3. Требования к архивации информационного ресурса на компакт-диски

В результате выполнения работы все базы данных, файлы PDF, файлы графических образов должны быть записаны на DVD диски в двух экземплярах - рабочая и архивная копии.

Каждый компакт-диск должен быть промаркирован следующим образом:

·  цифровой индекс – уникальный порядковый номер компакт-диска;

·  индекс принадлежности к архивной или рабочей копии – "архивный"/"рабочий";

·  индекс вложения – описание электронного информационного ресурса компакт-диска.

Прием – передача дисков Пользователю осуществляется в соответствии с Регламентом ведения и использования информационного ресурса Электронного архива Администрации города Сочи (представляется Заказчиком).

9. Требования к результатам работ

В процессе работы планируется выполнить:

·  сбор и анализ состава документации для обработки и определение порядка и очередности формирования информационного ресурса Электронного архива Администрации города Сочи;

·  подготовку данных для наполнения Электронного архива Администрации города Сочи в соответствии с установленной последовательностью.

В результате выполнения работы должны быть созданы условия существенного повышения возможностей специалистов архивного отдела Администрации города Сочи и органов исполнительной власти по оперативному доступу к архивной информации. Подготовка проектных и управленческих решений будут приниматься на основе всей необходимой информации.

10. Требования к обеспечению защиты информации

Документы, подлежащие обработке, могут содержать сведения, составляющие государственную тайну, персональные данные и конфиденциальную информацию, а именно ФИО и даты рождения в лицевых счетах, карточках учета кадров, приказах по ЛС и др.

Перед началом работ исполнитель должен представить функциональному заказчику Соглашение о конфиденциальности. Такое Соглашение о конфиденциальности должно быть согласовано с Заказчиком.

Исполнитель обязан при обработке данных, обеспечить организационные и технические меры для защиты данных от неправомерного или случайного доступа к ним третьих лиц, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения данных, а также от иных неправомерных действий.

Для гарантированного обеспечения вышеперечисленных требований сканирование документации осуществляется на территории Заказчика в специально выделенном для этого помещении на технологическом оборудовании, поставленном Исполнителем. Оборудование и вычислительная техника технологического участка должны быть связаны локальной вычислительной сетью, не имеющей выхода в иные сети, в т. ч. в сеть Интернет.

Исполнитель несет ответственность за несанкционированное копирование информации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Используемая технология подготовки материалов к сканированию, процесс сканирования и возврат материалов на места их хранения должны исключать утерю документацию/части документации, вероятность которой существует при доставке подготовленных документов на технологические участки Исполнителя, расположенные на другой территории, и обеспечить их возврат Заказчику.

Обеспечение защиты создаваемых электронных информационных ресурсов от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения и подделки при выполнении работ должно осуществляться правовыми, организационными и техническими мерами Исполнителя работ.

Исполнитель работ должен иметь следующие сертификаты и лицензии на осуществление работ:

• Федеральная служба по техническому надзору и экспортному контролю: Лицензия на деятельность по технической защите конфиденциальной информации

• Управление ФСБ России: Лицензия на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну

• Центр по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России: Лицензия на осуществление мероприятий и (или) оказание услуг в области защиты государственной тайны

• Центр по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России: Лицензия на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств

Исполнителем должны быть предприняты меры по обеспечению безопасности информации архивного фонда Заказчика, предусматривающие:

·  неразглашение сведений конфиденциального характера должностными лицами и сотрудниками, участвующими в формировании электронного информационного ресурса;

·  контроль выполнения соответствующих инструкций для должностных лиц и сотрудников, выполняющих работы по формированию электронного информационного ресурса;

·  предотвращение несанкционированного копирования информации с носителей и технических средств Исполнителя в процессе проведения работ;

·  гарантированное уничтожение исходной информации на внутримашинных носителях по окончании ее обработки;

11. Структура документальных источников электронного архива

11.1. Состав документов бумажного фонда

Сканированию и Ретроконверсии подлежат архивные дела из следующих фондов:

1) Фонд Р-338 - архивные описи - 1 шт., архивные дела - 174 дела, Постановления за годы

2) Фонд Р-160 - архивные описи - 2 шт., архивные дела - 420 дел, Протоколы заседаний исполкома райсовета (заседаний Малого Совета) за годы

3) Фонд Р-290 - архивные описи - 1 шт. (86 листов), архивные дела - 73 дела, Протоколы заседаний исполкома сельсовета за годы

4) Фонд Р-137 - архивные дела - 365 дел, Протоколы заседаний исполкома райсовета (заседаний Малого Совета) за годы

5) Фонд Р-181 - архивные описи - 1 шт., архивные дела - 21 дело, Протоколы заседаний исполкома поссовета дела за годы

6) Фонд Р-26 - архивные описи - 1 шт., архивные дела - 18 дел, Протоколы заседаний исполкома сельсовета за годы

11.2. Характеристики физической структуры бумажного фонда проектной документации

Архивные дела сшиты в картонные обложки, либо ледериновые обложки, прошитые нитками, корешок проклеенный, обклеен коленкором или ледерином. На ледерин сверху наклеен лист, где указана стандартная для обложки информация, на корешке приклеены полоски бумаги, где указано название дела, номер дела.

Дела фондов за сороковые годы прошлого века выполнены на линованной бумаге, встречаются тетрадного формата, листы идут в разворот, скрепленные между собой группами, железными скобами, вклеенные в картонные обложки, обклеенные ледерином или коленкором. Бумага ветхая, тексты протоколов написаны рукописно, в части дел чернила выцвели, слова трудно читаемы.

В делах пятидесятых годов прошлого века очень много листов нестандартного формата: А5 и меньше А5, встречаются дела, где все листы чуть больше А4, листы загнуты под А4, формата более А3, бумага ветхая, в пятнах, угасающий текст, в некоторых случаях практически нечитаемый в оригинале. Встречаются документы напечатанные на кусках обоев (также формат чуть более А4). Встречаются отреставрированные листы, подклеенные с нижней стороны калькой, кальки, документы на миллиметровой бумаге с угасающим, практически нечитаемым текстом.

Дела пронумерованы. При проведении работ перед расшивкой должны проводиться работы по проверке нумерации и составлению актов по отсутствующим, дефектным листам.

Встречаются пустые бланковые, непронумерованные листы, их сканировать не нужно, начинать сканирование с пронумерованных.

12. Требования к качеству услуг, в том числе технология оказания услуг, методы и методики оказания услуг

Контроль качества оказываемых услуг должен обеспечиваться неукоснительным соблюдением требований эксплуатационной документации и действующих нормативных документов.

Исполнитель должен обеспечить Заказчику возможность направлять заявки на выполнение работ по обработке данных:

·  назначить ответственное контактное лицо;

·  определить телефонный номер для приема заявок;

·  выделить ящик электронной почты для приема заявок в электронной форме.

Исполнитель должен обеспечить постоянное нахождение не менее 3-х специалистов у Заказчика в течение всего рабочего дня.

Исполнитель должен представить описание технологии и другие документы, подтверждающие наличие налаженной технологии выполнения работ по сканированию и ретроконверсии. При обработке документов и формировании машиночитаемых записей должны быть учтены результаты предшествующих этапов ретроспективной конверсии и обеспечена преемственность результатов работ.

Исполнитель должен представить типовые регламенты обработки конфиденциальной информации и представить список аттестованного персонала для работы с конфиденциальной информацией.

Исполнитель должен предоставить в заявке перечень оборудования, пригодного для проведения быстрой оцифровки документов, которое находится на балансе, с указанием конкретных моделей сканеров, их серийных номеров, имеющих параметры не хуже следующих:

·  Оптическое разрешение сканирования - до 400 dpi.

·  Сканирование документов должно проводиться на специализированном оборудовании, в конструкции, которого отсутствует система освещения и какие-либо источники света.

·  Сканирование без интерполяции с цветоделением фильтром Байера (не должны использоваться цифровые фотоаппараты).

·  Бесконтактное сканирование, модели должны иметь возможность сканирования без прижимного стекла.

В связи с ограниченными возможностями Заказчика (Пользователя) по предоставлению помещений для сканирования, каждое автоматизированное рабочее место ввода с одним сканером и обслуживающими операторами ввода должны иметь производительность не хуже приведенной ниже:

1. возможность сканирования на сканерах как сшитой, так и расшитой документации использование одного сканера для любых документов на территории Заказчика

2. производительность для расшитых документов А4 не менее 110 листов в минуту, А3 – не менее 55 листов в минуту

3. производительность для сшитых документов (разворотов) не менее: 226 страниц в час (А2, 300 dpi)

4. производительность для широкоформатных документов не менее: 172 страниц в час (А1, 300 dpi), 68 страниц в час (А0, 300 dpi)

13. Требования к безопасности оказания услуг и безопасности результатов услуг

Все работы выполняются с соблюдением необходимых мер по охране труда, предотвращению аварийных ситуаций и согласовываются с Заказчиком на предмет соответствия их выполнения действующим нормативным актам и правилам внутреннего распорядка Заказчика.

Все технические средства системы должны обеспечивать безопасность обслуживающего персонала от поражения электрическим током при эксплуатации и техническом обслуживании в соответствии с действующими ПУЭ, ПТЭ и ПТБ.

Работы должны проводиться согласно требованиям следующих нормативных документов:

·  Правила устройства электроустановок;

·  Правила эксплуатации электроустановок потребителей;

·  Правила техники безопасности при эксплуатации электроустановок потребителей.

Исполнитель должен обеспечивать сохранность оборудования Заказчика на протяжении всего периода обслуживания. Возмещение ущерба, нанесенного Исполнителем оборудованию Заказчика, должно производиться в полном объёме либо путём выплаты денежной компенсации, либо путём проведения ремонта и/или замены оборудования Заказчика, по усмотрению Заказчика.

14. Требования по выполнению сопутствующих работ, оказанию сопутствующих услуг, поставкам необходимых товаров, в т. ч. оборудования

Не предъявляются.

15. Требования по сопутствующему монтажу поставленного оборудования, пусконаладочным работам на месте у заказчика

Не предъявляются.

16. Требования по техническому обучению персонала заказчика работе на подготовленных объектах

Не предъявляются.

17. Требования по предоставлению гарантий качества услуг

Объем гарантий качества предоставляется на весь объем, оказываемых в процессе выполнения работы услуг.

Гарантии качества на выполненные работы предоставляются на срок 12 месяцев.

18. Авторские права

Не предъявляются.

19. Правовое регулирование приобретения и использования выполняемых работ/оказываемых услуг

Не предъявляются.

20. Иные требования к работам/услугам и условиям их выполнения по усмотрению заказчика

Иных требований нет.

Начальник архивного отдела

администрации города Сочи