Постановление об утверждении Положения о секторе делопроизводства и должностных инструкций работников сектора

АДМИНИСТРАЦИЯ

ОРЛОВСКОГО РАЙОНА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

26.08.2009 г. № 000 п. Орловский

Об утверждении Положения о секторе

делопроизводства и должностных

инструкций работников сектора

Руководствуясь Уставом муниципального образования «Орловский район», в целях совершенствования системы делопроизводства в Администрации района, повышения эффективности работы муниципальных служащих,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1.  Утвердить Положение о секторе делопроизводства Администрации района и должностные инструкции работников сектора согласно приложениям №№ 1-8.

2.  Признать утратившим силу постановление Главы района от 01.01.2001 года № 000 «Об утверждении Положения о секторе делопроизводства Администрации района»

3.  Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами Администрации района

Глава района

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ПОЛОЖЕНИЕ

об секторе делопроизводства Администрации района

1. Общие положения

1.1. Сектор делопроизводства (далее - сектор) является структурным подразделением Администрации Орловского района (далее - Администрация), непосредственно входящим в его состав.

1.2. Положение о секторе утверждается Главой района.

1.3. Работники сектора назначаются на должность и освобождаются от должности Главой района.

1.4. Работники сектора являются как муниципальными служащими, так и работниками техобеспечения.

1.5. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:

- Конституция Российской Федерации;

- постановления, распоряжения, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

- Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- структуру Администрации района; организацию делопроизводства; схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

- основы трудового законодательства;

- правила и нормы охраны труда;

- Регламент Администрации района;

- правила внутреннего трудового распорядка.

1.5. Работники сектора подчиняются непосредственно управляющему делами Администрации района.

2. Структура сектора

2.1. Структуру и штаты сектора утверждает Глава района.

2.2. Руководство сектором осуществляет ведущий специалист-заведующий сектором, который несет персональную ответственность за выполнение задач и функций возложенных на него.

2.3. Ведущий специалист - заведующий сектором находится в непосредственном подчинении управляющего делами Администрации района.

2.4. В состав сектора входят:

- ведущий специалист – заведующий сектором;

- главный специалист (по контролю, организационной работе в законодательном органе);

- специалист 1 категории (по оргтехнике);

- специалист 1 категории (ответственный секретарь административной комиссии);

- специалист 2 категории (по контролю и кадровой работе);

- специалист 2 категории (приемной);

- инспектор (секретарь 2 приемной);

- машинистка 1 категории.

2.5. Техническое, транспортное, обеспечение сектора осуществляет Управление делами Администрации района.

3. Основные задачи сектора

Основными задачами сектора являются:

- обеспечение организации делопроизводства в Администрации района в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству;

- организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях Администрации района единой системы делопроизводства;

- организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

- совершенствование форм и методов делопроизводства;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях Администрации района, анализ исполнительской дисциплины;

- организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;

- организация рассмотрения писем, заявлений жалоб и приема граждан по личным вопросам, обеспечение направления гражданам мотивированных ответов;

- организация учебы аппарата Администрации района и соответствующих структур на местах по вопросам делопроизводственного процесса;

- обеспечение машинописных работ и тиражирование служебных документов для аппарата Администрации в соответствии с регламентом работы;

- обеспечение режима секретности в подведомственных структурных подразделениях, хранение документов в аппарате Администрации;

- систематизация и хранение документов текущего архива;

- учет объема документооборота;

- организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях Администрации района;

- подготовка документов к передаче в архив.

4. Функции сектора

В соответствии с возложенными на него задачами сектор осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в целом делопроизводство в Администрации района.

4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

4.3. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада Главе района.

4.4. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись Главе района.

4.5. Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.

4.6. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.7. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

4.8. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях Администрации района.

4.9. Ведет учет объема документооборота.

4.10. Организует работу по приему Главой района, заместителями Главы района посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству.

4.11. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых Главой района совещаний и заседаний.

4.12. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности Администрации района и администраций сельских поселений.

4.13. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.

4.14. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.15. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям сектора.

4.16. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.17. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности сектора.

Возложение на сектор функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.

5. Права

Сектор делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:

- осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях Администрации района, о результатах проверок докладывать Главе района;

- запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации, сельских поселений и муниципальных учреждений (предприятий) необходимые документы для выполнения возложенных на сектор функций;

- требовать от руководителей структурных подразделений Администрации выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений Главы района;

- вносить Главе района предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и Администрации;

- возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- с согласия Главы района привлекать специалистов структурных подразделений Администрации к подготовке проектов документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

6. Ответственность

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на сектор задач и функций несет ведущий специалист-заведующий сектором.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

6.3. Все сотрудники сектора несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

7. Критерии оценки деятельности сектора

7.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

7.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Управляющий делами

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА-ЗАВЕДУЮЩЕГО СЕКТОРОМ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность ведущего специалиста-заведующего сектора делопроизводства.

1.2. Ведущий специалист-заведующий сектором делопроизводства является муниципальным служащим.

1.3.Назначается на должность и освобождается от должности Главой района.

1.4. Основными задачами ведущего специалиста-заведующего сектором делопроизводства являются организация в Администрации района системы делопроизводства, контроль за выполнением распоряжений и поручений Главы района.

1.5. В своей деятельности ведущий специалист-заведующий сектором делопроизводства руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями федеральных органов исполнительной власти, Уставом Ростовской области, областными законами, указами и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) области, Уставом муниципального образования «Орловский район», Регламентом работы Администрации района, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности

Ведущий специалист-заведующий сектором делопроизводства:

2.1. Осуществляет общее руководство сектором делопроизводства и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и осуществление им своих функций.

2.2. Исполняет обязанности управляющего делами в его отсутствие (отпуск, командировка, больничный).

2.3. Вместе с сектором правовой работы разрабатывает Положение о секторе делопроизводства и должностные инструкции работников сектора.

2.4. Распределяет обязанности между сотрудниками сектора делопроизводства.

2.5. Вносит предложения Главе района о применении к работникам сектора мер поощрения и наложения на них дисциплинарных взысканий в соответствии с действующим законодательством

2.6. Организует обработку входящих документов и передачу их для резолюции Главе района.

2.7. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения служебной документации, постановлений и распоряжений Главы района.

2.8.Осуществляет изучение и проверку проектов постановлений и распоряжений Главы района в соответствии с действующим законодательством

2.9. Еженедельно готовит для Главы района информацию по исполнению и контролю входящей корреспонденции и личных обращений граждан.

2.10. Осуществляет подготовку проектов постановлений и распоряжений Главы района, касающиеся вопросов делопроизводства и отпусков руководителей предприятий.

2.11. Организует контроль за прохождением в аппарате Администрации указов Президента, законов, постановлений и распоряжений Правительства, Федерального Собрания РФ, постановлений, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области.

2.12. Осуществляет контроль за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях Администрации района, анализ исполнительской дисциплины.

2.13. Ведет учет принятых постановлений и распоряжений главами сельских поселений.

2.14. Обеспечивает машинописные работы и тиражирование служебных документов для аппарата Администрации района в соответствии с Регламентом работы.

2.15. Проводит работу по совершенствованию форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной, копировально-множительной и машинописной техники.

2.16. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

2.17. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись Главе района.

2.18. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых Главой района совещаний и заседаний.

2.19. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности Администрации района и администрации сельских поселений.

2.20. Каждый четверг к 10 час.00 мин. предоставляет куратору в Администрацию области список мероприятий проводимых Администрацией района.

2.21. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.

3. Должностные права

В целях обеспечения исполнения своих полномочий, по поручению Главы района, ведущий специалист-заведующий сектором делопроизводства имеет право:

3.1. Запрашивать информацию о ходе выполнения поручений Главы района, рассмотрения служебной документации, исполнения постановлений и распоряжений Главы района, устанавливать ее содержание и форму, периодичность предоставления.

3.2. Знакомиться с проектами постановлений и распоряжений касающимися его деятельности.

3.3. В пределах полномочий, предоставляемых в рамках проводимой работы, вызывать должностных лиц для дачи устных и письменных объяснений по поводу нарушений и неисполнения поручений, контрольных документов, постановлений и распоряжений Главы района.

3.4. В пределах полномочий, предоставляемых в рамках проводимой работы, взаимодействовать с аппаратом Администрации района, налоговыми и правоохранительными органами, находящимися на территории района.

3.5. Вносить на рассмотрение Главе района предложения, по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4. Ответственность

Ведущий специалист-заведующий сектором делопроизводства Администрации района несет ответственность:

4.1.За выполнение задач, возложенных на него.

4.2. За своевременность и качество представляемой информации.

4.3. За сохранность вверенной ему документации.

4.4. За неразглашение сведений содержащихся в служебной документации.

4.5. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.6. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Администрации района - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. Требование к работнику

На должность ведущего специалиста-заведующего сектором делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее образование.

Управляющий делами

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА СЕКТОРА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность главного специалиста сектора делопроизводства.

1.2. Главный специалист сектора делопроизводства является муниципальным служащим.

1.3.Назначается на должность и освобождается от должности Главой района.

1.4. Главный специалист подчиняется непосредственно управляющему делами Администрации района.

1.5. Основными задачами главного специалиста сектора делопроизводства являются организация в Администрации района работы районного Собрания депутатов, контроль за выполнением распоряжений и поручений Главы района.

1.5. В своей деятельности главный специалист сектора делопроизводства руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями федеральных органов исполнительной власти, Уставом Ростовской области, областными законами, указами и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) области, Уставом муниципального образования «Орловский район», Регламентом работы Администрации района, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности

Главный специалист сектора делопроизводства:

2.1. Осуществляет деятельность районного Собрания депутатов.

2.2. Ведет учет избирателей.

2.3. Взаимодействует с территориальной избирательной комиссией Орловского района.

2.4. Ведет реестр глав муниципальных образований сельских поселений (председателей Собрания депутатов).

2.5. Ведет реестр депутатов Орловского районного Собрания депутатов.

2.6. Вносит своевременно изменения в административно - территориальное устройство района.

2.7. Ежегодно подготавливает материалы для проведения районных конкурсов и представляет их на рассмотрение Главе района.

2.8. Осуществляет в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и иной информации.

2.9. Подготавливает паспорт муниципального образования «Орловский район».

2.10. Ведет протокол планерного совещания Главы района.

2.11. Взаимодействует со службой по наградам Администрации Ростовской области, составляет списки награжденных.

2.12. Взаимодействует с Законодательным Собранием Ростовской области.

2.13. Ведет оперативный учет прохождения поручений Главы района подлежащих контролю.

2.14. Выполнять другие поручения и указания Главы район.

3. Должностные права

Главный специалист сектора делопроизводства имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений, постановлений, распоряжений, касающимися деятельности сектора.

3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений Администрации района.

3.5. Осуществляет взаимодействие с депутатами районного Собрания депутатов.

4. Ответственность

Главный специалист несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Администрации района - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. Требование к работнику

На должность главного специалиста сектора делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее образование.

Управляющий делами

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕЦИАЛИСТА 1 КАТЕГОРИИ (ПО ОРГТЕХНИКЕ)

АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста 1 категории (по оргтехнике) сектора делопроизводства.

1.2. Специалист 1 категории сектора делопроизводства является муниципальным служащим.

1.3.Назначается на должность и освобождается от должности Главой района.

1.4. Специалист 1 категории по оргтехнике подчиняется непосредственно управляющему делами Администрации района.

1.5. Основными задачами специалиста 1 категории сектора делопроизводства являются организация в Администрации района бесперебойной работы оргтехники.

1.6. Специалист 1 категории сектора делопроизводства должен знать:

- постановления, распоряжения и другие руководящие нормативные документы вышестоящих органов касающихся методов программирования и использования компьютерной техники при обработке информации;

- технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования, правила его технической эксплуатации;

- аппаратное и программное обеспечение компьютерной техники и созданию локальной сети;

- принципы простейшего ремонта аппаратного обеспечения;

- системы организации комплексной защиты информации, способы предупреждения несанкционированного доступа к информации;

- правила внутреннего трудового распорядка.

2. Функциональные обязанности

Специалист 1 категории (по оргтехнике):

2.1. Устанавливает на рабочие станции программное и сетевое обеспечение;

2.2. Поддерживает рабочее состояние программного обеспечения компьютерной техники и локальной сети;

2.3. Регистрирует пользователей, назначает идентификаторы и пароли;

2.4. Обучает пользователей работе в сети, ведению архивов, отвечает на вопросы пользователей, связанных с работой в сети;

2.5. Контролирует использование сетевых ресурсов;

2.6. Организует доступ к локальной и глобальной сети;

2.7. Устанавливает ограничения для пользователей по:

- использованию рабочей станции или сервера;

- степени использования ресурсов;

2.8. Обеспечивает своевременное копирование и резервирование данных.

2.9. Участвует в восстановлении работоспособности системы при сбоях и выходе из строя компьютерной техники, локальной сети и сетевого оборудования;

2.10. Выявляет ошибки пользователей и сетевого программного обеспечения и восстанавливает работоспособность системы;

2.11. Обеспечивает сетевую безопасность (защиту информации, от просмотра или изменении системных файлов и данных);

2.12. Осуществляет контроль за монтажом оборудования специалистами сторонних организаций.

2.13. Получает/отправляет почту в электронном виде.

3. Должностные права

Специалист 1 категории (по оргтехнике) имеет право:

3.1. Требовать от пользователей обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

4.  Ответственность

Cпециалист 1 категории несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.3. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Администрации района - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.4. За нарушение функционирования сети в следствии некорректного управления маршрутизацией и некорректного администрирования базовыми сетевыми сервисами.

4.5. За несвоевременную регистрацию выделенных IP-адресов.

5.  Требование к работнику

На должность специалиста 1 категории (по оргтехнике) сектора делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное (техническое) образование, опыт работы с персональными компьютерами, практику по обслуживанию компьютерной техники и созданию локальной сети.

Управляющий делами

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СПЕЦИАЛИСТА II КАТЕГОРИИ

(СПЕЦИАЛИСТА ПРИЕМНОЙ ГЛАВЫ РАЙОНА)

1.Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста II категории (специалиста приемной) сектора делопроизводства.

1.2. Специалист II категории (приемной Главы) является муниципальным служащим

1.3. Специалист II категории (приемной Главы района) подчиняется непосредственно ведущему специалисту-заведующему сектором делопроизводства Администрации района.

1.4. Специалист II категории назначается на должность и освобождается от должности Главой района.

1.5. В своей деятельности специалист II категории (приемной Главы района) руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом Ростовской области, областными законами, указами и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) области, Уставом муниципального образования «Орловский район», Регламентом работы Администрации района, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкцией.

2.Функциональные обязанности

Специалист II категории (специалист приемной):

2.1. Осуществляет организационное и документационное обеспечение деятельности Главы района.

2.2. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, передает служебные документы на проверку ведущему специалисту-заведующему сектором делопроизводства и после этого для резолюции Главе района.

2.3 Обеспечивает своевременное распространение входящей документации до адресатов после резолюции Главы района.

2.4. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, соблюдая правила делового этикета.

2.5. Ведет журналы входящей и исходящей корреспонденции, разносную книгу постановлений и распоряжений Главы района, журнал учета командировочных удостоверений, журнал телефонограмм.

2.6. Ведет списки дней рождений работников аппарата и руководителей областных органов исполнительной власти, глав муниципальных образований области, депутатов Законодательного собрания области, глав сельских поселений, депутатов районного Собрания, руководителей предприятий, учреждений и крестьянско-фермерских хозяйств, работников аппарата Администрации района и осуществляет своевременное информирование Главу района, ведущего специалиста-заведующего сектором делопроизводства о соответствующих днях рождений.

2.7. Осуществляет своевременную отправку исходящей корреспонденции.

2.8. Обеспечивает сохранность документов, сохраняет конфиденциальность информации.

2.9. Организует своевременную подшивку и подготовку дел приемной к сдаче в архив.

2.10. Организует дежурство в выходные дни приемной Главы района.

2.11. По заданию ведущего специалиста-заведующего сектором делопроизводства обеспечивает подготовку информации по письмам министерства, департамента, структурных подразделений Администрации области и еженедельно о количестве входящей документации.

3. Специалист II категории (специалист приемной)

Должен знать:

- структуру Администрации района, распределение обязанностей между заместителями Главы района, фамилии руководителей муниципальных учреждений и предприятий;

- инструкцию по делопроизводству;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров.

Должен уметь:

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

- работать на компьютере;

- пользоваться базой данных;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи, выполнять копировальные работы.

4. Должностные права

В целях обеспечения исполнения своих полномочий, по поручению Главы района, специалист приемной имеет право:

4.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности.

4.2. Получать в установленном порядке от государственных органов, организаций и граждан необходимые для реализации должностных прав и исполнение должностных обязанностей информации и документов.

5. Ответственность

Специалист II категории (специалист приемной) несет ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

5.2. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5.3. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Администрации района - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5.4. За сохранность вверенной ему документации.

5.5. За неразглашение сведений содержащихся в служебной документации

6.  Требование к работнику

На должность специалиста II категории по контролю назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование.

Управляющий делами

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СПЕЦИАЛИСТА II КАТЕГОРИИ

ПО КОНТРОЛЮ И КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста II категории по контролю и кадровым вопросам сектора делопроизводства.

1.2. Специалист по контролю и кадровым вопросам является муниципальным служащим.

1.3. Специалист по контролю и кадровым вопросам непосредственно подчиняется ведущему специалисту-заведующему сектором делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

1.4.Специалист II категории по контролю и кадровым вопросам назначается на должность и освобождается от должности Главой района.

1.5. В своей деятельности специалист по контролю и кадровым вопросам руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом Ростовской области, областными законами, указами и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) области, Уставом муниципального образования «Орловский район», Регламентом работы Администрации района, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкцией.

Функциональные обязанности

Специалист по контролю и кадровым вопросам в соответствии с Регламентом работы Администрации района:

2.1. Организует системную работу по учету и постановке на контроль директивных, служебных документов, поручений Главы района, писем и обращений граждан.

2.2. Ведет контрольные дела по исполнению поручений Главы района, рассмотрению писем и обращений граждан.

2.3. Следит за своевременным и правильным оформлением документов, находящихся на контроле.

2.4. Осуществляет сбор, обработку и анализ информации о ходе выполнения поручений Главы района, рассмотрения писем и обращений граждан должностными лицами.

2.5. Ведет книгу распоряжений по личному составу и личные дела работников аппарата Администрации района.

2.6. Осуществляет оформление трудовых книжек работников Администрации района и несет ответственность за их хранение.

2.7. Ведет реестр муниципальных служащих.

2.8. Ведет журнал регистрации личных дел муниципальных служащих.

2.9. Формирует/оформляет личные дела муниципальных служащих.

2.10. Организует подготовку буклетов, Благодарственных писем, Почетных грамот, Приветственные адреса, поздравительных телеграмм.

2.11. Еженедельно предоставляет информацию Главе района о выездных приемах сельских поселений.

2.12. Ежеквартально сдает информацию об итогах работы с обращениями граждан в Администрацию области.

2.13. Получает/отправляет почту по системе «Дело», вводит информацию об исполнителях, ведет контроль исполнения корреспонденции по системе.

2.14. Обеспечивает заполнение деклараций о доходах муниципальными служащими и их предоставления в М в установленные сроки.

2.15. Организует работу по медицинскому страхованию работников Администрации района (оформляет и выдает полиса обязательного медицинского страхования.

2.16. Формирует заявки на будущий год исходя из прогнозной численности муниципальных служащих, претендующих на санаторно-курортные путевки.

2.17. Осуществляет учет муниципальных служащих, получивших санаторно-курортные путевки.

3. Должностные права

В целях обеспечения исполнения своих полномочий, по поручению Главы района, специалист II по контролю и кадровым вопросам имеет право:

3.1. Запрашивать информацию о ходе выполнения поручений Главы района, рассмотрении писем и обращений граждан, устанавливать ее содержание и форму, периодичность предоставления.

3.2. В пределах полномочий, предоставляемых в рамках проводимой работы, вызывать должностных лиц для дачи устных и письменных объяснений по поводу нарушений и неисполнения поручений, контрольных документов.

3.3. В пределах полномочий, предоставляемых в рамках проводимой работы, взаимодействовать с аппаратом Администрации района, налоговыми и правоохранительными органами, находящимися на территории района.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию контрольной работы с обращением граждан.

4. Ответственность

Специалист II по контролю и кадровым вопросам Администрации района несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.3. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Администрации района - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.4. За своевременность и качество представляемой информации.

4.5. За сохранность вверенной ему документации.

4.6. За неразглашение сведений содержащихся в служебной документации.

7.  Требование к работнику

На должность специалиста II категории по контролю назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование.

Управляющий делами

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСРУКЦИЯ

ИНСПЕКТОРА (СЕКРЕТАРЯ 2 ПРИЕМНОЙ)

АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инспектора сектора делопроизводства.

1.2. Инспектор Администрации района является техническим работником.

1.3. Принимается на должность и увольняется с должности Главой района.

1.4. Основной задачей инспектора является организационное и документационное обеспечение деятельности заместителей Главы района, в отсутствии специалиста приемной Главы района (перерыв на обед, сессия, отпуск, больничный) организационное обеспечение деятельности Главы района.

1.5. Инспектор Администрации района подчиняется непосредственно ведущему специалисту-заведующему сектором делопроизводства Администрации района.

1.6. В своей деятельности инспектор руководствуется: Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом Ростовской области, областными законами, указами и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) области, Уставом муниципального образования «Орловский район», Регламентом работы Администрации района, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкцией.

1.7. Инспектор Администрации района должен знать:

- структуру Администрации района, распределение обязанностей между заместителями Главы района, фамилии руководителей муниципальных учреждений и организаций;

- инструкцию по делопроизводству;

- деловой этикет, правила общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров.

2. Функциональные обязанности

2.1. Ежедневно получает служебную документацию в приемной Главы района адресованную заместителям Главы, проводит ее регистрацию, после резолюции заместителей Главы района, направляет ее исполнителям.

2.2. Организует работу приемной заместителей Главы района, регулирует поток посетителей, ведет карточки приема граждан, журнал письменных обращений граждан осуществляет полный контроль за сроками исполнения заместителями Главы района служебной корреспонденции, жалоб и обращений.

2.3. Ведет журналы входящей и исходящей корреспонденции, журнал телефонограмм выполняет поручения заместителей Главы района.

2.4. Обеспечивает сохранность документов, сохраняет конфиденциальность информации.

2.5. В отсутствии специалиста приемной Главы района (перерыв на обед) с 13.00 до 14.00 часов (отпуск, сессия) – в течение рабочего дня исполняет обязанности специалиста приемной Главы района.

2.6. Производит техническую подготовку (набор, редактирование и корректирование) деловых документов с рукописных, печатных и электронных носителей на ПК.

2.7. Производит черновую распечатку подготовленных документов для уточнения их содержания и оформления, на основании внесенной в черновые распечатки правки уточнять содержание и оформление документа.

2.8. Производить на основании указания ведущего специалиста-заведующего сектором делопроизводства тиражирование подготовленных документов на принтере или ксероксе.

2.9. Возвращать исходные оригиналы подготовленных документов исполнителям (ответственным исполнителям).

2.10. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых заместителями Главы района (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация).

2.11. Обеспечивает рабочее место заместителей Главы района канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе заместителей Главы района.

2.12. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс и др.).

2.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3. Должностные права

3.1. Инспектор Администрации района имеет права в соответствии с Трудовым кодексом РФ, способствующие исполнению должностных обязанностей.

4. Ответственность

Инспектор Администрации района несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.3. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Администрации района - в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.4. За сохранность вверенной ему документации.

4.5. За неразглашение сведений содержащихся в служебной документации.

5. Требования к работнику

5.1. На должность инспектора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Управляющий делами

Приложение к постановлению

Администрации Орловского района

от 01.01.2001 г. № 000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МАШИНИСТКИ 1 КАТЕГОРИИ

АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность машинистки 1 категории Администрации района.

1.2. Машинистка 1 категории является техническим служащим.

1.3. Машинистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке Главой района.

1.4. Машинистка 1 категории подчиняется непосредственно управляющему делами Администрации района.

1.5. Машинистка 1 категории должна знать:

- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав Администрации района и ее подразделений;

- машинопись;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материала при печатании различных документов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- основы организации труда;

- инструкцию по делопроизводству утвержденную постановлением Главы района;

- Регламент работы Администрации района.

1.6. В своей деятельности машинистка 1 категории руководствуется:

- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями Администрации района и непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия машинистки ее обязанности возлагаются на инспектора (секретаря 2 приемной).

2. Функциональные обязанности

Машинистка 1 категории обязана:

2.1. Производить техническую подготовку (набор, редактирование) деловых документов с рукописных, печатных и других электронных носителей, а также под диктовку на ПК.

2.2. Производить черновую распечатку подготовленных документов для уточнения их содержания и оформления, на основании внесенной в черновые распечатки правки уточнять содержание и оформление документа.

2.3. Производить на основании указания управляющего делами, ведущего специалиста-заведующего сектором делопроизводства тиражирование подготовленных документов на принтере.

2.4. Возвращать исходные оригиналы подготовленных документов исполнителям (ответственным исполнителям).

2.5. Сохранять до минования надобности электронные копии подготовленных документов на жестком диске ПК.

2.6. Следить за состоянием ПК, обеспечивать его правильную эксплуатацию.

2.7. Выполнять другие поручения и указания управляющего делами, ведущего специалиста-заведующего сектором делопроизводства по организации документирования управленческой деятельности Администрации района.

3. Ответственность

Машинистка 1 категории Администрации района несет ответственность:

3.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

3.2. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

3.3. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Администрации района - в соответствии с действующим законодательством РФ.

3.4. За сохранность вверенной ей документации.

3.5. За неразглашение сведений содержащихся в служебной документации.

Требования к работнику

4.1. На должность машинистки 1 категории назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Управляющий делами