Инструкции по работе ЕСЭДО для сотрудников канцелярии (регистраторов)

Инструкции по работе ЕСЭДО для сотрудников канцелярии (регистраторов)

Назначение, пользователи и функции системы.

ЕСЭДО-B Республики Казахстан представляет собой ведомственную информационно-справочную систему для обработки электронных документов. Данная система создана на основе программного комплекса Lotus Notes 6.5. Система автоматизирует процессы подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронного документа, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним, рассылки электронного документа.

В системе реализованы следующие операции:

-  регистрация входящей корреспонденции;

-  регистрация исходящей корреспонденции;

-  регистрация директивных документов вышестоящих организаций;

-  регистрация писем и обращений граждан;

-  регистрация внутренних организационно-распорядительных документов организации;

-  контроль за исполнением документов и поручений руководства;

-  формирование справок и отчетов, принятых в организации;

-  создание проектов электронных документов;

-  согласование и утверждение проектов электронных документов по заданным и произвольным маршрутам согласования;

-  преобразование документов из бумажной в электронную форму.

Квалификационные требования к пользователям ЕСЭДО-B определяются выполняемыми ими ролями, согласно которым пользователи системы делятся на следующие группы:

-  Руководители;

-  Регистраторы;

-  Контролеры;

-  Секретари;

-  Делопроизводители;

-  Исполнители.

Общие требования к квалификации пользователей:

-  наличие основ знаний по предметной области (бизнес-процесс документооборота);

-  наличие знаний и навыков работы на персональных компьютерах, операционной среды MS Windows, MS Office, почтовыми клиентами и работой в веб-браузере Microsoft Internet Explorer;

-  знание правил технической эксплуатации оборудования;

-  знание общих правил техники безопасности.

Каждая группа пользователей ЕСЭДО-B имеет доступ к определенным функциям системы.

Порядок авторизации и входа в систему.

При запуске Lotus Notes 6.5 на рабочем столе операционной системы появляется страница авторизации (Рис.1 «Страница авторизации ЕСЭДО-В»). В программу могут входить только пользователи, зарегистрированные в системе Администратором. Пользователь выбирает свою фамилию из предложенного списка, а затем вводит свой уникальный пароль.

Рис. 2 «Страница авторизации ЕСЭДО-В»

После загрузки системы на экране отображается Рис.2 «Главная страница». Щелкнув на один из значков на передней части экрана, вы переходите на работу с соответствующей базой данных.

Рис. 3 «Главная страница»

Принцип работы с базами данных схожий. Рассмотрим этот принцип на примере работы с базой данных «Корреспонденция».

Назначение БД «Корреспонденция»: Обеспечение централизованного, контролируемого учета корреспонденции, поступающей и отправляемой во внешние организации.

Общее описание: БД «Корреспонденция» позволяет работать со следующими представлениями данных (Рис.3 «Представления данных БД «Корреспонденция»):

-  Персональные документы;

-  Входящие;

-  Обращения граждан;

-  ДИР ОРД;

-  ОРД;

-  Исходящие;

-  Корзина.

Рис. 4 «Представления данных БД «Внешняя корреспонденция»»

Группа пользователей «Регистраторы» имеет следующие возможности в системе:

-  работа с регистрационно-контрольной карточкой (РКК) документа;

-  работа с карточкой резолюции (КР) документа;

-  работа с карточкой поручений (КП);

-  работа с карточкой перепоручений (КПП);

-  поисковые функции;

-  вложение электронного документа в карточку;

-  обеспечение доступа к содержимому документа из карточки с помощью ссылки;

-  просмотр календаря заданий

-  работа с проектами документов.

Регистрация документа. Данная операция доступна пользователю ЕСЭДО-В, имеющему роль «Регистратора». Для того, чтобы зарегистрировать поступивший (бумажный) документ в системе, необходимо в одном из представлений данных нажать кнопку «РКК Входящего», расположенной на панели инструментов данной экранной формы. Для регистрации ЭД, поступивших через ЦМД, необходимо в представлении данных «Поступившие» выбрать необходимый документ и дважды кликнуть левой кнопкой «мышки». После вышеуказанных действий система предложит экранную форму регистрационно-контрольной карточки документа, реквизиты которой необходимо заполнить (Рис.4 «Регистрационно-контрольная карточка входящего документа»).

После заполнения всех необходимых реквизитов РКК документа необходимо нажать кнопку , документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному в системе шаблону регистрационных номеров входящих документов. Сохранить карточку документа без регистрации в системе можно, нажав кнопку . Для того, чтобы распечатать РКК документа, необходимо нажать кнопку

В зависимости от назначения документа регистратор после регистрации документа может отправить документ:

-  «На Резолюцию» – в случае, когда документ предназначается для рассмотрения руководством. Для этого необходимо нажать кнопку «На резолюцию», расположенную на верхней панели инструментов экранной формы приложения. При этом статус документа приобретает значение «На резолюции»;

-  «На исполнение» - в случае, когда документ направляется на исполнение в структурные подразделения. При этом статус документа имеет значение «На исполнении» Для этого необходимо нажать кнопку «На исполнение», расположенную на верхней панели инструментов экранной формы приложения;

-  «К сведению» - в случае, когда документ направляется в структурные подразделения для ознакомления и не требует исполнения. При этом статус документа приобретает значение «К сведению». Для этого необходимо нажать кнопку «К сведению», расположенную на верхней панели инструментов экранной формы приложения.

Рис. 4 «Регистрационно-контрольная карточка входящего документа»

РКК «Входящего документа» содержит следующие атрибуты:

-  "Регистрационный номер Входящего" – автоматически формируется по настроенному администратором ЕСЭДО шаблону;

-  "Регистрационный номер Исходящего" – вводится «Регистратором» в случае, если документ поступил в ведомство почтой или нарочно, если документ был получен через Центр межведомственного документооборота, то система автоматически введет значение данного атрибута;

-  «Дата регистрации» - вводится вручную в случае если документ поступил почтой, факсом или нарочно, если документ был получен из Центра межведомственного документооборота то система автоматически введет значение данного атрибута;

-  «Дата регистрации исходящего» - вводится «Регистратором» в случае, если документ пришел почтой или нарочно, если документ был получен из Центра межведомственного документооборота, то система автоматически введет значение данного атрибута;

-  «Корреспондент» - выбирается из списка корреспондентов;

-  «Резолюция» - резолюция вышестоящих организаций, вводится «Регистратором» в случае, если документ пришел почтой или нарочно. Если, документ был получен из Центра межведомственного документооборота, то система автоматически введет значение данного атрибута;

-  «Дата резолюции»- дата резолюции вышестоящих организаций, вводится «Регистратором» в случае, если документ пришел почтой или нарочно. Eсли документ был получен из Центра межведомственного документооборота, то система автоматически введет значение данного атрибута;

-  «Краткое содержание» - краткое содержание документа вводится «Регистратором»

-  «Вид документа» - выбирается из справочника;

-  «Характер вопроса» - выбирается из справочника;

-  «Кому адресовано» - адресаты, кому адресуется документ после регистрации, выбирается из справочника корреспондентов;

-  «Внутренние исполнители» - исполнители документа, значение атрибута выбирается из организационной структуры;

-  «Внешние исполнители»- исполнители документа (внешние организации), значение атрибута выбирается из справочника корреспондентов;

-  «Ответственный исполнитель (внутренний)» - ответственный исполнитель документа (структурные подразделения государственного органа), значение атрибута выбирается из организационной структуры;

-  «Ответственный исполнитель (внешний)» - ответственный исполнитель документа (внешние организации), значение атрибута выбирается из справочника корреспондентов;

-  «Текущий срок исполнения (внутренний)» - срок исполнения для внутреннего исполнения документа. Значение атрибута вводится вручную;

-  «Текущий срок исполнения (внешний)»- срок исполнения для внешних исполнителей документа. Значение атрибута вводится вручную;

-  «Способ доставки» - выбирается из справочника;

-  «Фактический срок исполнения»- вводится вручную;

-  «Список резолюций»- автоматически формируется весь список резолюций по документу;

-  «Является ответным на» - ссылка на документ, выбирается из баз данных «исходящие»;

-  «Имеет ссылку с» - ссылка, выбирается из баз данных «Входящие» и «Исходящие»;

-  «Не соответствует регламенту»- отметка о несоответствии документа регламенту;

-  «ДСП»- отметка документов для служебного использования;

-  «Оригинал»- отметка о регистрируемой копии или оригинале (применительно только для бумажных документов).

Для того, что бы вложить электронный документ в «РКК входящего документа » необходимо:

Перейти на вкладку "Содержание" ((Рис.8 «РКК Входящего. Вкладка “Содержание”»).

Рис.8 «РКК Входящего. Вкладка "Содержание"»

Заполнить поле:

-  Примечание - ввести текст примечания к содержанию входящего документа.

Добавить содержимое входящего документа. Затем под списком присоединенных файлов нажать на кнопку "Присоединить". В появившейся РК "Вложенный файл" (Рис.9 «РК “Вложенный файл”») заполнить атрибуты:

Рис.9 «РК "Вложенный файл"»

-  Описание - ввести текст описания содержимого файла;

-  Файл - указать присоединяемый файл.

-  выбрать диск, папку, выделить файл, который требуется вложить и нажать кнопку «Открыть».

Регистрация документа к номеру. Под документом «К номеру» в системе ЕСЭДО-В принято считать документ, который имеет в своем содержании ссылку на документ, зарегистрированный ранее в системе ЕСЭДО-В, либо совпадающий с ним по характеру вопроса. Такой документ в системе ЕСЭДО-В регистрируется как «К номеру» с указанием необходимых реквизитов в РКК документа. Регистрационный номер документа формируется в соответствии с настроенным шаблоном формирования регистрационных номеров для документов «К номеру».

Для регистрации документа « К номеру» необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимом документе и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку .

Работа с карточкой резолюции (КР) документа.

Формирование резолюции к документу (КР). Для формирования резолюции к документу необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимом документе и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку . Система предложит заполнить реквизиты экранной формы карточки резолюции документа (Рис.5 «Регистрационная карточка резолюции»):

Рис. 5 «Регистрационная карточка резолюции»

Система позволяет формировать резолюции, как к основному документу, так и к пункту документа. У одного документа может быть несколько резолюций в зависимости от движения документа по иерархии власти данного государственного органа.

Работа с карточкой поручения (КП). Операция по формированию поручения к документу (КП) доступна всем пользователям ЕСЭДО-В. Для формирования поручения к документу необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимом документе и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку . Система предложит заполнить реквизиты экранной формы карточки поручения к документу (Рис.6 «Регистрационная карточка поручения»):

Рис. 6 «Регистрационная карточка поручения»

Система позволяет формировать поручения как к основному документу, так и к пункту документа. У одного документа может быть несколько поручений в зависимости от движения документа по ступеням организационной иерархии данного государственного органа.

Работа с карточкой перепоручения (КПП) Для формирования перепоручения к документу необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимой карточке поручения к документу и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку . Система предложит заполнить реквизиты экранной формы карточки перепоручения к документу (Рис.7 «Регистрационная карточка перепоручения»):

Рис. 7 «Регистрационная карточка перепоручения»

Система позволяет формировать перепоручения, как к карточке резолюции документа, так и к карточке поручения к документу. У одной карточки резолюции может быть несколько карточек перепоручении.

Формирование карточки исполнения. Данная операция доступна только для документов со статусом «На исполнении», после того, как «Регистратор» или «Контролер» отправит документ на исполнение в структурные подразделения. Для того, чтобы оформить карточку исполнения, необходимо в любом из представлений БД «Входящие» установить курсор на документе и нажать кнопку . Система предложит экранную форму карточки исполнения для заполнения (Рис.10 «Регистрационная карточка исполнения»). После ввода реквизитов и сохранения карточки исполнения в базе данных документ приобретает статус «Исполнен».

Рис. 10 «РК Исполнения»

В процессе обработки документов могут принимать следующие статусы (состояния):

-  Поступивший - документ, не имеющий регистрационного номера;

-  Зарегистрирован - документ, имеющий регистрационный номер, не готовый к отправке;

-  Подготовлен к отправке - документ, имеющий регистрационный номер, готовый к отправке или отправленный, но не исполненный получателями;

-  Исполнен - документ, исполненный получателями;

-  Ожидается ответ - документ, по которому ожидается получение ответного документа хотя бы от одного из адресатов;

-  На контроле - документ, находящийся на контроле.

-  Для сведения – документ, пришедший для сведения.

Просмотр личного календаря.

Личный календарь представляет собой страницу с перечнем документов на исполнении у данного пользователя системы ЕСЭДО-В. В зависимости от сроков исполнения документы визуальны, разнесены по дням «календаря заданий». Представление данных «календаря заданий» можно изменить, показывать задания только на один день. Для этого выберите из списка «DAY» (день), расположенного на верхней панели инструментов «календаря заданий» функцию «ONE DAY» (один день). Так же можно представить «календарь заданий», расписанный на 2 недели. Для этого выберите из списка «WEEK» (Неделя) функцию «TWO WEEK» (Две недели). По умолчанию данные в «календаре заданий» представлены в виде текущей недели.

Поисковые функции.

Поисковые функции в базах данных реализованы с помощью представлений.

Например, представления данных «Входящие» подразделяется на 7 групп:

-  По регистрационным номерам;

-  По дате;

-  По департаментам;

-  По отправителям;

-  Поступившие;

-  На резолюцию;

-  К сведению;

-  На исполнении.

В каждом из представлений данных документы, отсортированы, для удобства работы, в соответствующем порядке.

В системе еще можно использовать поиск документа по следующим параметрам: по регистрационным номерам, по дате, по исходящему номеру документа, по корреспондентам, а также используя строку поиска, записать слово, словосочетание, предложение и т. д.