Технология завершения учебного года средствами АИСУ «ПараГраф»

Технология завершения учебного года
средствами АИСУ «ПараГраф»

Приступать к оформлению завершения учебного года в среде АИСУ «ПараГраф-Движение» можно только при выполнении следующих ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЙ:

1.  Орган самоуправления образовательного учреждения принял решение о переводе обучающихся, освоивших общеобразовательные программы, в следующий класс и о выпуске обучающихся.

2.  В базе данных исправлены ВСЕ ошибки и заполнены ВСЕ необходимые поля.

3.  Выполнена проверка базы с помощью "Верификатора" и исправлены все ошибки.

4.  Число классов и учащихся по БД соответствует отчётным данным.

5.  Правильно формируется электронный отчёт Д-12

6.  Создана резервная копия базы данных на внешнем носителе.

7.  Установлены обновления АИСУ «ПараГраф» до версии 2.6.2.970.

Установка обновлений АИСУ «ПараГраф»

В 873 версии АИСУ «ПараГраф» изменена программа «Перевод года», поэтому необходимо перед выполнением перевода года обновить программу:

1.  Скачайте с сайта http://roo. kirov. *****/by/Paragraf/ обновление для школьной версии ПТК «ПараГраф».

2.  Распакуйте архив и запустите из папки admspb_update_970 файл admspb_update. Следуйте указаниям мастера.

3.  Все предлагаемые обновления базы данных необходимо выполнить.

4.  Откройте «ПараГраф» и убедитесь, что у вас установлена нужная версия. Версию программы можно посмотреть, выбрав в основном меню программы пункт «Справка»-«О программе».

Подготовка списков первоклассников

До перевода года данные о будущих первоклассниках можно готовить в файле MS Excel или вводить в справочник "Поступающие учащиеся".

Категорически не рекомендуется создавать нулевые классы!!!!

Операцию импорта из файла MS Excel или зачисления из справочника «Поступающие учащиеся» следует выполнять после перевода года.

1.  ВНЕСЕНИЕ В БАЗУ ДАННЫХ ОБ ОКОНЧАНИИ УЧЕБНОГО ГОДА

Перед выполнением процедуры «Перевода года» необходимо заполнить поле «Конец года» в справочнике «Учащиеся».

Список возможных значений поля "Конец года"

1.1.  Заполнение поля «Конец года» для учащихся 11 классов

Откройте справочник "Учащиеся" – "По параллелям" – 11 классы Используя режим "Замены", для всех учащихся 11 классов введите в поле "Конец года" значение «Получил аттестат о среднем (полном) общем образовании»

1.  В основном меню программы выберите команду «Правка» –«Заменить». 2.  В появившемся окне «Заменить» установите параметры поиска в соответствии с рисунком. В поле «Заменить на» введите значение «Получил аттестат о среднем (полном) общем образовании». 3.  Отмените опцию "Вопрос перед заменой". 4.  Установите опцию «заменить до конца» и поиск «С начала таблицы». 5.  Дождитесь появления окна "Информация"

c.  Если в параллели 11 классов есть медалисты, замените значение поля "Конец года" для них на «Получил аттестат о среднем(полном) общем образовании особого образца(золотая медаль)» или «Получил аттестат о среднем(полном) общем образовании особого образца(серебряная медаль)».

Для учащихся, которые окончили 11 класс со справкой, измените значение в поле "Конец года" на "Окончил среднюю школу со справкой".

1.2.  Заполнение поля "Конец года" для учащихся 9 параллели

Для учащихся 9 классов, которые выбывают из вашего ОУ, введите в поле "Конец года" значение "Получил аттестат об основном общем образовании и выбыл из ОУ".

Для этого:

-  Откройте справочник "Учащиеся" – "По параллелям" – 9 классы.

-  Для выбора нужных записей выполните щелчок на кнопке панели инструментов справочника.

-  Удерживая клавишу CTRL, выделите всех учащихся, которые выбывают из ОУ.

-  Выполните повторный щелчок на кнопке , чтобы оставить только выбранные записи.

-  Для выбранных записей используйте режим "Замены" ("Правка" – "Заменить").

В поле "Заменить на" выберите значение "Получил аттестат об основном общем образовании и выбыл из ОУ" и выполните замену.

-  Закройте справочник "Учащиеся –Выбранные записи".

Для учащихся 9 классов, которые продолжают обучение в 10 классе данного ОУ , введите в поле "Конец года" значение "Получил аттестат об основном общем образовании и продолжил обучении в следующем классе". Для этого:

-  Откройте справочник "Учащиеся" – "По параллелям" – 9 классы.

-  Выберите команду основного меню "Правка" – "Заменить".

В поле "Заменить на" выберите значение "Получил аттестат об основном общем образовании и продолжил обучении в следующем классе " и выполните замену.

c.  Если в параллели 9 классов есть отличники, замените значение поля "Конец года"
для них на "Получил аттестат об основном общем образовании с отличием и выбыл из ОУ" или "Получил аттестат об основном общем образовании с отличием и продолжил обучении в следующем классе".

1.3.  Заполнение поля для учащихся, не освоивших программы обучения

Откройте справочник «Учащиеся» - «Все». Для учащихся, которые оставлены на второй год, в поле "Конец года" введите значение "Оставлен на повторный год обучения". Для учащихся, переведённых в следующий класс условно, в поле "Конец года" необходимо выбрать значение "Переведён условно в следующий класс".

ВНИМАНИЕ

Для всех учащихся, которые переведены в следующий класс, поле «Конец года» следует оставить пустым (не заполненным). В процессе перевода года во все незаполненные поля программа внесёт значение «Переведён в следующий класс».

2.  Проверка правильности заполнения поля "Конец года"

Откройте справочник «Учащиеся» - «Все» и отсортируйте записи этого справочника по полю «Конец года». С использованием фильтра «кнопка панели инструментов справочника), отберите записи из справочника "Учащиеся", для которых не заполнено поле "Конец года". Для этого используйте условие:

Количество отобранных записей должно соответствовать количеству учащихся, переведённых в следующий класс. Отмените фильтр, щелкнув на кнопку .

c.  С использованием фильтра, отберите записи, для которых поле заполнено

Ещё раз убедитесь, что в полученном списке присутствуют все выпускники, учащиеся оставленные на повторный год обучения и учащиеся, переведённые в следующий класс условно.

После этого закройте программу «ПараГраф» Сохраните на внешнем носителе всю папку DATA (C:\InisSoft\Space\SrvPart\Data).
Она может потребоваться вам в случае, если будут допущены ошибки при переводе года или произойдёт сбой в работе программы. После этого можно приступать к переводу года.

Программа "Перевод года"

Для завершения работы с базой текущего года используется программа «Перевод года», поставляемая в комплекте с программным обеспечением АИСУ «ПараГраф». Во избежание ошибок, работу программы "Перевод года" не рекомендуется прерывать.

Для запуска программы «Перевод года» следует запустить файл:

С:\InisSoft\Space\admspb\YearEnd. exe

Программу можно запустить из меню:

Пуск – Программы – ИнисСофт – Параграф - Перевод года

1.  Запустите программу «Перевод года».

После запуска появляется окно регистрации, в котором необходимо ввести:
имя пользователя «ИНЖЕНЕР» и пароль, если он установлен

2.  После регистрации появится окно "Перевод года - Текущий учебный год"

Введите учебный год и внимательно прочитайте справочную информацию в этом окне. Для продолжения операции перевода года выполните щелчок на кнопке "Выполнить".

3.  Если поле «Конец года» заполнено не для всех, будет открыто окно «Внимание»,
и таблица, содержащая столбцы «Учащийся» и «Класс». Просмотрите список учащихся в этом окне и убедитесь, что в списке содержаться только учащиеся, которые должны перейти в следующий класс.

При щелчке на кнопку «Перевести всех» появляется окно подтверждения и, в случае согласия, все обучающиеся с незаполненным полем “Конец года” автоматически переводятся в следующий класс.

4.  Дождитесь появления окна "Дата движения", в котором необходимо ввести дату перевода года 31.08.2010.

5.  В окне "Приказы"

следует ввести реальные даты и номера приказов для всех перечисленных случаев. После завершения работы с окном "Приказы", щелкните на кнопку "ОК".
(В случае необходимости к этому окну можно вернуться позже.)

6. 

В случае появления на экране окна «Копирование нагрузки» следует щелкнуть по кнопке «Отмена», если не нужно копировать учебный план прошлого учебного года.

7.  Дождитесь появления окна «Перевод классов». В нём, при необходимости, можно изменить список и состав классов следующего учебного года.

По умолчанию программа «Перевод года» создаёт новый справочник «Классы» следующим образом: индексы для всех классов прошлого учебного года увеличиваются на единицу, при этом буква в индексе не изменяется. Таким образом, если, например, в параллели пятых классов были два класса 5а и 5б, то при переводе года они будут преобразованы в 6а и 6б и т. д. Первых классов в справочнике нового учебного года не будет. Кнопка этого окна позволяет вернуться в одноименное окно и изменить номера и даты приказов.

Если список и состав классов в новом учебном году изменяется и действующее умолчание вас не устраивает, тогда следует ввести соответствующие изменения в окне «Перевод классов».

Возможные действия в окне "Перевод классов":

Можно изменить индекс класса. Для этого необходимо:

ü  Выделить нужную строку в окне «Перевод классов»;

ü  Выполнить щелчок по кнопке ;

ü  В появившемся окне ввести индекс класса в новом учебном году и выполнить щелчок по кнопке .

Можно объединить два класса в один. Для этого необходимо:

ü  Для каждого из классов, которые объединяются, выбрать один и тот же индекс в новом учебном году.

Можно расформировать класс.

Это можно использовать, например, когда в параллели уменьшается количество классов и учащиеся одного из них распределяются в оставшиеся классы.

Для расформирования класса необходимо:

ü  Выделить нужную строку в окне «Перевод классов»;

ü  Выполнить щелчок по кнопке ;

Поле «В новом году" для этой строки остаётся пустым

Замечание:
Если вы случайно расформировали не тот класс, выделите строку и с помощью кнопки укажите индекс выбранного класса в новом учебном году.

Для всех учащихся расформированных классов необходимо выбрать новый класс. Для этого:

ü  Выделите строку расформированного класса.

ü  Выполните щелчок по кнопке .

ü  Дождитесь появления окна "Перевод учащихся"

В этом окне необходимо выбрать класс нового учебного года для каждого учащегося. Если для учащегося выбран несуществующий класс, поле "Класс" для него остаётся пустым и строка о переводе в следующий класс табличного поля "Движение"не добавляется.

Эту операцию следует повторить для каждого из расформированных классов!

Для завершения работы с окном "Перевод классов" щелкните на кнопку "ОК".

Замечание: Функция «Распределения» доступна для всех классов и её можно использовать для переформирования классов!

8.  Если в базе данных есть учащиеся, оставленные на повторный год обучения, дождитесь появления окна «Класс для второгодников».
(Если окно очень долго не появляется, попробуйте нажать ALT+TAB)

Для каждого учащегося, оставленного на второй год, необходимо выбрать класс следующего учебного года. В случае отсутствия нужного класса в списке, можно выполнить щелчок по кнопке и сделать этот выбор позже.

9.   

Появление окна «Информация» свидетельствует о том, что все работы по оформлению завершения текущего учебного года и созданию базы следующего учебного года завершены успешно.

На этом работа с программой «Перевод года» завершена.

Проверка правильности оформления процедур перевода года

1.  После перевода года необходимо проверить корректность информации в справочнике «Классы».

a.  Откройте справочник «Классы» и проверьте: количество классов, соответствие индексов, ступени, типологию классов, профили.

b.  Добавьте в справочник «Классы» первые классы нового учебного года.

c.  Откройте карточку любого класса, выполнив щелчок по кнопке панели инструментов справочника и выберите страницу «Список».

Убедитесь, что нет учащихся, для которых не определён класс Поле «Остальные» должно быть пустым!

2.  Проверка правильности заполнения табличного поля «Движение».

a.  Проверьте правильность табличного поля «Движение» для выпускников.

Информация о них сохранилась в справочнике "Выбывшие учащиеся". Откройте этот справочник. Для учеников 11 классов прошедшего учебного года в табличном поле «Движение» должна присутствовать запись об окончании 11 класса.

Для выпускников 9 параллели, которые выбыли из ОУ, в табличном поле
«Движение» должна содержаться запись об окончании 9 класса.

b.  Откройте в справочнике «Учащиеся» параллель 10 классов и проверьте правильность табличного поля «Движение» для выпускников 9 параллели, которые продолжили обучение в данном ОУ. Для них должна появиться строка
о переводе в следующий (10 класс).

c.  Для всех учащихся, оставленных на повторный год обучения в табличном поле «Движение» должна появиться соответствующая строка:

d.  Для всех остальных учащихся должна появиться строка о переводе в следующий класс. В качестве даты перевода (поле «Дата» табличного поля «Движение») должна быть указана дата перевода года 20.06.2010

Рекомендуется после «Перевода года ещё раз выполнить проверку базы с помощью "Верификатора" и при необходимости исправить ошибки.

Зачисление первоклассников из справочника «Поступающие учащиеся»

Убедитесь, что в справочнике «Классы» созданы все необходимые первые классы. Для того чтобы в поле «Новый класс» справочника «Поступающие учащиеся» появились первые классы, необходимо в словаре «Новый класс» (команда меню «Сервис» - «Словари» - «Стандартные») ввести соответствующие значения: 1а, 1б, 1в и т. д. Откройте справочник «Поступающие учащиеся».

4.  В поле «Новый класс» выберите значение, соответствующее тому классу, в который будет зачисляться учащийся в новом учебном году.

5.  Используя фильтр, отберите учащихся какого-либо класса, например 1а.

6.  В полученном списке с помощью команды контекстного меню «Движение» выберите пункт «Принять всех».

7.  Убедитесь, что в окне «Прием поступающих» правильно выбран класс, в который зачисляются обучающиеся, введите дату приема, номер и дату приказа и щелкните по кнопке ОК.

8.  На вопрос, появившийся в окне «Подтверждение», ответьте утвердительно.

9.  В справочнике «Поступающие учащиеся» отмените фильтр и повторите операцию зачисления для каждого из первых классов.

10. 

Проверьте правильность заполнения табличного поля движения для учащихся первых классов. В табличном поле «Движение» для первоклассников должна стоять дата приёма 01.09.2010 и «Тип движения» «Приём(начало обучения)».

Приём в 5 и 10 классы

Учащиеся, пришедшие в 5 и 10 классы из других ОУ, вводятся в базу с использованием команды основного меню «Движение» - «Приём учащихся». В табличном поле «Движение» для них должна стоять дата приёма 01.09.2010 и «Тип движения» - «Приём(начало обучения)».