Волгоградской области» за 2010 год
ОТЧЕТ
о работе Государственного учреждения «Государственный архив
Волгоградской области» за 2010 год.
В 2010 году Государственное учреждение «Государственный архив Волгоградской области» работал в соответствии с годовым планом. Продолжалась работа по обеспечению сохранности и организации учета документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, комплектованию архива, взаимодействию с организациями - источниками комплектования, своевременному исполнению запросов граждан, информационному обеспечению органов государственной власти, использованию и публикации документов, совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам архива, внедрению автоматизированных архивных технологий. Методическое обеспечение и научно-техническое информирование всех направлений деятельности архива проводилось на основе «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М.,2007).
В течение года проведено 4 заседания дирекции, на которых обсуждались следующие вопросы: об итогах работы ГУ «ГАВО» в 2009 году, о выполнении решений дирекции за 2009 год, об итогах работы по научно - технической обработке документов организаций - источников комплектования ГУ «ГАВО» в 2009 году; об итогах работы по внедрению 4 версии ПК «Архивный фонд» в практику работы архива (проблемы и способы их решения); о проверке качества научно - технической обработки документов отделом научно - технической обработки и экспертизы ценности документов, о результатах проверки работы архивохранилищ ГУ «ГАВО», о работе по уточнению списка организаций - источников комплектования ГУ «ГАВО», о работе по повышению квалификации сотрудников архива за 2006- пер. пол. 2010 гг., об итогах работы по рассекречиванию документов в 2010 году, о ходе работы над справочником по истории административно - территориального деления Нижне - Волжского края и Сталинградского края (гг.), о ходе работы по подготовке сборника документов «Сталинградский областной совет народных депутатов в 1гг.», об основных направлениях работы ГУ «ГАВО» на 2011 год, о работе ГУ «ГАВО» по комплектованию документами организаций - источников комплектования и документами личного происхождения, о работе отдела по исполнению социально - правовых запросов в 2010 году, об оказании платных услуг сотрудниками ГУ «ГАВО» в 2010 году, об итогах работы по устранению недостатков системы противопожарной безопасности архива, об итогах проверки ГУ «ГАВО» Нижне - Волжским управлением Росохранкультуры, о проверках исполнения запросов с отрицательными ответами отдела по исполнению социально-правовых запросов.
Проведено 14 заседаний ЭМК, на которых обсуждались: сообщения сотрудников архива на научно - практические конференции, статьи для журналов, план - проспект справочника по истории административно - территориального деления районов Нижне - Волжского края и Сталинградского края (19гг.), рабочая инструкция по составлению данного справочника, справки по административно - территориальному делению Нижне - Волжского и Сталинградского края, описи особо - ценных дел, тематические планы выставок документов, описи электронных фотодокументов в цифровом формате, методические рекомендации, Список фондообразователей (граждан - собственников и владельцев архивных документов)- источников комплектования ГУ «ГАВО», предложения о включении в Список фондообразователей (граждан - собственников и владельцев архивных документов)- источников комплектования ГУ «ГАВО», заключения о приеме на постоянное хранение документов личного происхождения.
Сотрудники архива принимали участие в заседаниях коллегии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области. На заседание коллегии от 30.№4 директором архива было подготовлено сообщение на тему «Об организации и состоянии работы по противопожарной безопасности в ГУ «ГАВО». Сотрудник архива принял участие в областном профессиональном конкурсе «Архивист года -2010», который состоялся в Иловлинском районе Волгоградской области 16 сентября 2010 года.
1. Организация хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.
Одной из приоритетных задач архива является создание крепкой материально - технической базы и обеспечение сохранности архивных документов. В этом направлении в 2010 году были осуществлены следующие мероприятия:
-приобретено три компьютера, три принтера, два многофункциональных копира;
- проведена опрессовка, промывка и ремонт системы отопления на суммурублей;
- проведен ремонт водной и канализационной систем на суммурублей;
- для обеспечения работы отделов архива приобретено бланков на сумму рублей;
В целях обеспечения противопожарной безопасности архивохранилищ, рабочих комнат и территории архива, а также во исполнение предписания № 000/088092/1 ГУ МЧС РФ по Волгоградской области от 01.01.2001 года, в 2010 году были осуществлены следующие мероприятия:
- завершена установка системы автоматического пожаротушения, затрачено рублей, система будет сдана в эксплуатацию в начале 2011 года;
- установлена система дымоудаления в цокольном этаже на сумму рублей;
- проведен ремонт электросети первого этажа на сумму рублей.
Ежеквартально в здании архива и прилегающей территории проводится дератизация архивохранилищ, рабочих комнат и подсобных помещений.
В 2010 году отреставрировано 189 ед. хр., (25000 листов) из фондов советского и досоветского периодов, в том числе особо ценные документы.
Было улучшено физическое состояние 1662 ед. хр., из них: переплетено 189 единиц хранения, 120 единиц хранения текущего делопроизводства, 132 сшива газет, 24 экземпляра книг, проведена техническая обработка дел в количестве 679 ед. хр., подшита 121 опись, 397 дел фондов.
Улучшено состояние библиотечного фонда: отреставрировано 360 листов газет, 481 лист книг. Продезинфицировано 209 ед. хр. архивных документов, а также 51 ед. хр. документов сторонних организаций в соответствии с договорами.
Проведена проверка наличия и состояния дел 274 фондов в количестве 20316 ед. хр. Осуществлена полистная проверка наличия и состояния 4 фондов, 264 ед. хр., 5382 листа, 324 предмета.
Проведена перешифровка дел фондов после переработки и усовершенствования описей - 649 ед. хр.
Восстановлено 175 листов угасающего текста.
В течение 2010 года выявлено и описано 356 ед. хр. особо ценных дел, Проведена работа по проставлению штампов «ОЦ» на особо ценные документы, выявленные ранее: на описях дел было проставлено 642 штампа; на единицах хранения и на коробках - 1748 штампов. Для паспорта архива уточнено количество особо ценных дел.
В 2010 году было продолжено ведение реестра описей, в него было внесено 2000 записей.
Было обеспылено 8 архивохранилищ.
За отчетный год выдано из архивохранилищ сотрудникам архива, пользователям в читальный зал, организациям во временное пользование 55802 единицы хранения, 20366 описей, 306 микрофильмов фонда пользования. Также пользователям было выдано 343 ед. хр. секретного хранения.
Проведен технический контроль микрофильмов страхового фонда - 16 ед. хр., 134020 кадров; проверка наличия и технического состояния фотодокументов (негативовед. хр.
За 2010 год принято и проведено по учету на бумажной основе и в электронном формате 10753 единицы хранения с 1917 года: 10037 ед. хр. управленческой документации; 141 ед. хр. НТД; 278 ед. хр. личного происхождения; 142 единицы на секретное хранение; 127 единиц хранения в результате переработки описей; 11 ед. хр. - акты о разделении дел на тома при переплете; 14 единиц хранения по акту об обнаружении архивных документов, 3 единицы хранения по акту о технических ошибках в учетных документах.
Проведено по учету 32 единицы хранения периода до 1917 г.: 30 ед. хр. в результате переработки описей; 2 ед. хр. - по акту об обнаружении архивных документов.
Поставлено на учет 7 ед. хр. (274 дела, 57262 кадра) страхового фонда особо ценных документов ранее отмикрофильмированных, но не поставленных на учет); учтен фонд пользования на 40 ед. хр. (5565 кадров).
Принято 100 ед. хр. фотодокументов (черно - белых негативов) и 2 ед. хр.(201 ед. уч.) фотодокументов в цифровом формате.
Проведено 6 частично рассекреченных фондов.
За 2010 год выбыли документы: 272 ед. хр. с 1917 года: 70 ед. хр. в результате усовершенствования и переработки описей; 1 ед. хр. по акту о технических ошибках в учетных документах; 43 ед. хр. по акту о возврате архивных документов собственнику; 158 ед. хр. временного срока хранения по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Выбыло 2 ед. хр. документов до 1917 года: 2 ед. хр. по акту об обнаружении архивных документов. Всего на хранении в архиве на 01.01.2011 года находится 1095476 ед. хр. документов.
В 2010 году продолжалась начатая в прошлом году работа по созданию фонда пользования на газеты дореволюционного и советского периодов, архивные документы и издания научно - справочной библиотеки путем оцифровки. При оцифровке было использовано следующее оборудование: фотоаппарат Canon PowerShot S5, Фотоаппарат Olimpus E-20P, Сканер Fujitsu FI-5220c, МФУ Epson AcuLaser CX11N. Также было использовано ПО: FineReader 7.0, ACDSee 9.0, Adobe Photoshop CS
Были оцифрованы следующие материалы: метрические книги —2 ед. хр.. 100 листов, документы фонда №Р354 — 1 ед. хр., 37 листов; газетный фонд: 83 экземпляра на 166 листах (Царицынский вестник, 1916 г.), 4 экземпляра на 8 листах (Молодой Ленинец, гг.); Справочник «Районы и населенные пункты Сталинградского края» 1936 г. 1 экз., 136 листов. Всего за 2010 год было оцифровано 91 экземпляр, 447 листов. За гг. было оцифровано 103 экземпляра, 495 листов периодических изданий научно- справочной библиотеки и архивных документов.
2. Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами. Взаимодействие архива с организациями - источниками комплектования.
На 01 января 2010 года в списке организаций - источников комплектования ГУ «Государственный архив Волгоградской области» значилось 187 организаций.
В течение 2010 года по решению ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области в список организаций-источников комплектования архива было включено 10 организаций: ФГУК «Государственный историко-мемориальный музей-заповедник «Сталинградская битва», Арбитражный суд Волгоградской области и 8 территориальных избирательных комиссий районов Волгограда. 6 организации были исключены из списка источников комплектования архива: 3 - в связи с ликвидацией (Управление Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Волгоградской области, ГУК «Государственный историко-мемориальный музей-заповедник «Сталинградская битва», Волгоградский механический техникум) и 3 - в связи с тем, что в организации перестали создаваться документы, представляющие историческую ценность (», Межколхозный институт «Гидрорыбпром», НВТИСИЗ).
В результате на 01 января 2011 года в списке организаций-источников комплектования ГУ «ГАВО» состоит 191 организация из них 115 - государственной формы собственности, 76 - негосударственной, в том числе 47 - частной формы собственности. Со всеми организациями частной формы собственности заключены договоры о сотрудничестве. С 48 территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями заключены трехсторонние договоры о сотрудничестве (3 договора - в стадии переговоров).
В адрес организаций - источников комплектования было направлено 267 писем с напоминанием о необходимости упорядочения документов и передаче дел на госхранение, о заключении договоров, о представлении сведений о переименовании и другим вопросам.
За 2010 год специалистами архива была оказана методическая и практическая помощь 112 организациям в упорядочении 15846 ед. хр. управленческой документации постоянного срока хранения и 23710 ед. хр. по личному составу. Из общего объема упорядоченных документов специалистами отдела научно-технической обработки и экспертизы ценности документов было упорядочено 7004 ед. хр. управленческой документации постоянного срока хранения и 4808 ед. хр. по личному составу.
В 2010 году была оказана помощь организациям-источникам комплектования научно-технической документацией (НТД) в упорядочении 126 ед. хр. НТД, в том числе: «Гипросельхозстрой» - 119 ед. хр. и ГОУ ВПО «Волгоградский государственный технический университет»- 7 ед. хр.
На государственное хранение передано 10037 ед. хр. управленческой документации, 141 ед. хр. научно - технической документации из «Гипросельхозстрой»
Принято 100 ед. хр. фотодокументов (черно - белых негативов) и 2 ед. хр.(201 ед. уч.) фотодокументов в цифровом формате с изображениями мероприятий, посвященных инаугурации Главы Администрации Волгоградской области , а также предприятий и организаций Волгоградской области ( азотно-кислородный завод», им. Ермана, «Конфил», ГОУ ВПО «Волгоградский государственный педагогический университет» и др.).
В 2010 году для проведения научного описания в архив дополнительно поступили документы в личный фонд академика, доктора экономических наук (3 поступления); также поступили документы личного происхождения от архитектора - художника и историка политолога .
При взаимодействии с организациями - источниками комплектования большое внимание уделяется правильной организации документов в делопроизводстве организаций. За год была оказана методическая и практическая помощь организациям - источникам комплектования ГУ «ГАВО» в разработке 50 номенклатур дел, 30 положений об экспертной комиссии, 28 положений об архиве, 12 инструкций по делопроизводству.
В 2010 году продолжалось внедрение в организациях-источниках комплектования архива «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры РФ . Внедрение Перечня проводилось на стадии разработки номенклатур дел. Была проведена работа по внедрению в организациях-источниках комплектования архива Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской федерации от 01.01.2001 г. № 000 и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от23.12.2009 г. № 76.
В целях контроля за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации кураторами отдела проведено 27 тематических проверок в организациях-источниках комплектования ГУ «ГАВО»: ГНУ «ВНИИОЗ», ГНУ «ВНИАЛМИ», , ФГОУ СПО «Волгоградский индустриальный техникум», ВРО ОООИ «Всероссийское общество слепых», Волгоградская областная организация профсоюза работников народного образования и науки, Волгоградская областная организация профсоюза работников автомобильного и сельскохозяйственного машиностроения, ФГУ «Волго-Донское государственное управление водных путей и судоходства», - филиал «ВгАЗ-СУАЛ», ГНУ «НВ НИИСХ», ТОО профсоюзов «Волгоградский областной Совет профессиональных союзов», ГУК «Волгоградский театр юного зрителя», ГУК «Волгоградский областной краеведческий музей», Волгоградская областная организация горнометаллургического профсоюза России, азотно-кислородный завод», , Волгоградской областное правление НТО нефтяников и газовиков, Волгоградский филиал , ГОУ ВПО «Волгоградский государственный архитектурно-строительный университет», , Управление по охране памятников Комитета по культуре АВО, ГУК «Волгоградская областная филармония», судостроительный завод», , Президиум Волгоградской областной коллегии адвокатов, завод тракторных деталей и нормалей».
Сотрудники архива приняли участие в проверках организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации, проведенных Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области. Такие совместные проверки были проведены в 3 организациях: ГОУ ВПО «Волгоградский государственный университет», , Волгоградский филиал .
В целях контроля за выполнением рекомендаций по итогам тематических проверок, проведенных в гг., было проведено 14 контрольных проверок в следующих организациях: ГОУ ВПО «Волгоградский государственный педагогический университет», НОУ СПО «Волгоградский колледж нефти и газа», ФГОУ СПО «Волгоградский энергетический колледж», ФГУ ВПО «Волгоградская государственная сельскохозяйственная академия», ТОО профсоюзов «Волгоградский областной Совет профессиональных союзов», Комитет по культуре АВО, Волгоградская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ, Волгоградская областная организация Общероссийского профсоюза работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства, Волгоградская областная организация Общероссийского профсоюза работников текстильной и легкой промышленности, Волгоградская региональная организация Российского профессионального союза работников культуры, Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Волгоградской области, » «ГТРК» «Волгоград-ТРВ», ОГУП «Волгоградавтодор», Волгоградская областная организация Общероссиского профсоюза работников «Жизнеобеспечения».
Всего было проведено 44 проверки организаций - источников комплектования.
В связи с ликвидацией 01.года отдела научно - технической обработки и экспертизы ценности документов сотрудники архива занимались составлением договоров, расчетов, актов выполненных работ по научно - технической обработке документов и непосредственно участвовали в упорядочении документов.
3. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве. Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам.
В 2010 году сотрудниками архива было подготовлено информационное письмо: «Из истории дружественных отношений Волгограда (Россия) и Дижона (Франция). гг.» для Администрации Волгограда.
Был подготовлен тематический перечень документов для 2-го тома документальной серии «Голод в СССР. гг.»
Кроме того, была подготовлена инициативная информация для участия в проекте «Воспитание маленького волжанина» МОУ ДОУ № 000 (Советский район) с подборкой фотоматериалов (21 снимок) по истории Царицына - Сталинграда - Волгограда.
Начата работа по подготовке к изданию сборника документов «Коллективизация на территории Волгоградской области. ( гг.)»: составлен библиографический список, план-проспект издания, проводилась работа по выявлению и отбору документов, написано 150 карточек.
Для газеты «Вести из архивов» было написано 18 статей различной тематики: «Мать благослови…», «Первый пароход на Волге», Памяти , к юбилею Волжского азотно - кислородного завода, об открытии Волгоградского медицинского института, о женском образовании в дореволюционной России, ко дню российской почты и др.
Кроме того, была подготовлена и опубликована статья в журнале «Отечественные архивы» - «Документы федеральных и региональных архивов о театрах Нижнего Поволжья в 1гг.», а так же в Вестнике Московского государственного областного университета опубликована статья «Театр и зритель. гг.».
Для «Календаря знаменательных дат» на 2010 г., издаваемого ГУК «Волгоградская областная универсальная научная библиотека им. М. Горького», были написаны 2 статьи: «Волжский подшипниковый завод № 15» к 50-летию со дня открытия; «Волжская ГЭС» к юбилейному пуску предприятия.
В рамках сотрудничества с литературно-художественным журналом «Отчий край» была подготовлена «Хроника событий. Царицын-Сталинград-Волгоград» на 1985 год.
Всего для периодических изданий было подготовлено 5 статей.
В течение 2010 года архивом было подготовлено 23 текста радиоинформаций для государственной телевизионной и радиовещательной компании «Волгоград - ТРВ» по историко-краеведческой тематике: к 110-летию со дня рождения , к 105-летию со дня рождения , ко дню транспортной милиции, ко дню Победы, к 115-летию со дня рождения , об открытии картонажно - переплеточной фабрики, к 140-летию городской управы, к 145-летию со дня открытия Камышинского городского общественного банка и др.
Была подготовлена и транслировались на областном радио 1 радиопередача, посвященная Дню архивов.
Для размещения на сайте Администрации Волгоградской области были подготовлены 13 информаций о важных событиях, проходивших в ГУ «ГАВО» в 2010 г.
В 2010 году были выявлены документы для организации съемок, подготовлены и проведены 7 телепередач по темам- «События года Тигра», «День архивов», «Высота 145,5: к 65-летию победы в Великой Отечественной войне», «Рукописи Победы» для государственной телевизионной и радиовещательной компании «Волгоград - ТРВ», для телекомпании «Первый канал» и участия в проекте «Моя родословная» была подготовлена и проведена телепередача «»; для кинокомпании «МОСКИНО» были подготовлены подборки фотоматериалов для двух телепередач по темам «Гражданское население в период Сталинградской битвы 1гг.» и «История Сталинградской битвы».
В отчетном году архивом было подготовлено 6 выставок документов: 4 - по документам советского и постсоветского периодов: «Праздник со слезами на глазах: к 65-летию Победы в Великой Отечественной войне», «В мире жить и дружить: из истории дружественных отношений Волгограда и Франции», «Я рожден под счастливой звездой: к 95-летию со дня рождения », «Из истории Родного края по документам личного фонда : к 80-летию со дня рождения ученого-историка»; 2 выставки - по документам досоветского периода: «Из истории немецких колоний Норкского округа Аткарского уезда Саратовской губернии: к 140-летию карты, составленной Клаусом» и «Из истории малой Родины: к 225-летию посада Дубовки».
Кроме того, была организована и проведена выездная мини-выставка (анонс) «Из истории Волгоградского государственного педагогического университета» в рамках проведения научно-практической конференции, посвященной году Учителя в РФ «Развитие образования в Волгоградской области: история и современность» (11 ноября 2010 г.) на базе ВГПУ. Полный вариант данной выставки, посвященный юбилею организации, будет подготовлен в 2011 году.
В течение 2010 года сотрудниками архива подготовлено 4 сообщения на конференции. На XXI Волгоградские областные краеведческие чтения, посвященные 65-летию Победы в Великой Отечественной войне, проходившиефевраля 2010 г., было подготовлено сообщение «Мирские повинности крестьян на рубеже 19-20 веков (на материалах Камышинского уезда Саратовской губернии)». На VIII Межрегиональную научно - практическую конференцию «Традиции патриотизма в культуре и истории России», посвященную 65-летию Победы в Великой Отечественной войне, проходившую 15-16 апреля 2010 г., подготовлено сообщение «Основные мероприятия по эвакуации населения в г. Сталинграде в гг. (по рассекреченным документам ГУ «ГАВО»). Для сообщения, подготовленного Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области на заседание НМС ЮФО в г. Махачкала, была составлена информация «Об организации научно - исследовательской и методической работы в ГУ «ГАВО». На научно - практическую конференцию, посвященной году Учителя в РФ «Развитие образования в Волгоградской области: история и современность», которая состоялась 11 ноября 2010 г., было подготовлено сообщение «Обучение школьников методике составления родословных в ГУ «ГАВО».
В 2010 году сотрудниками архива было подготовлено и проведено 13 экскурсий: для представителей лучших музеев образовательных учреждений Волгоградской области, участвовавших в проекте ГОУ ДОД ВСДЮПиЭ «Памяти павших будем достойны» (25 человек), для группы школьников Светлоярского района (20 человек), для обучающихся МОУ ДОД ДЮЦ (22 человека), для студентов факультета философии, истории, международных отношений и социальных технологий Волгоградского государственного университета (8 человек), для студентов факультета истории и права направления «Социально - экономическое образование», по профилю подготовки бакалавров «История» ГОУ ВПО «ВГПУ» (13 человек), для студентов факультета филологии и межкультурной коммуникации ГОУ ВПО «ВолГУ» (45 человек), для студентов Волгоградского государственного колледжа Профессиональных технологий Экономики и Права (37 человек). Кроме того, по всем проведенным выставкам 2010 г. были так же проведены экскурсии (60 человек). Был организован и проведен День открытых дверей 06 мая 2010 г. (13 человек).
В 2010 г. проведена практика со студентами 2 курса (дневного отделения) ГОУ ВПО «ВолГУ» специальности «История» факультета философии, истории, международных отношений и социальных технологий (8 человек); со студентами 2 курса факультета истории и права направления «Социально - экономическое образование», по профилю подготовки бакалавров «История» ГОУ ВПО «ВГПУ» (13 человек). Кроме того, практику проходили 2 студентки 4 курса факультета филологии и межкультурной коммуникации Кафедры документальной лингвистики и документоведения ГОУ ВПО «ВолГУ».
Сотрудники отдела приняли участие в реализации проекта «Рукописи Победы», посвященного 65-летию Победы в Великой Отечественной войне, организованного ГУК «Волгоградская областная универсальная научная библиотека им. М. Горького».
В 2010 году в адрес архива поступило 2026 тематических запросов, на которые были даны ответы: 953 - положительные, 366 - отрицательные, 228 - об отсутствии документов, 479 - дополнительные запросы (в том числе об оплате).
Из поступивших 2026 запросов:
84 - из администраций Волгограда и районов Волгограда, районов Волгоградской области, Волгоградской областной Думы;
243 - из Комитетов по управлению архивами, по управлению государственным имуществом Администрации Волгоградской области, по строительству, по образованию, по культуре и др.;
148 - из судебных учреждений и прокуратуры Волгограда и Волгоградской области;
336 - из учреждений отраслевого характера (больницы, музеи, заводы, банки, гимназии, ВУЗы, архивы и др.);
1215- от частных лиц.
По тематике они распределились следующим образом: об имущественных правах - 1167 запросов, генеалогического характера - 490, о погибших в годы второй мировой войны - 16, по административно-территориальному делению - 77, о реорганизации учреждений - 97 , прочие - 179.
Из 2026 запросов 879 - платные.
В читальный зал было оформлено 549 пользователей, которые посетили читальный зал 2483 раза, пользователям выдано 9746 единиц хранения и 5072 описей.
Для работы с архивными документами, находящимися на хранении в спецхранилище, было оформлено 14 пользователей, им было выдано 343 единицы хранения.
Изготовлено 12181 ксерокопий документов, 2262 из них для читального зала, 6361 - за плату.
Продолжалось исполнение запросов социально-правового характера.
В 2010 году поступил 4569 запросов.
Исполнен 4481 запрос (с учетом поступивших в декабре 2009 года 149 запросов).
По архивным документам исполнено 2661 запрос, из них с положительным результатом - 1790, с отрицательным - 871.
По тематике запросы распределялись следующим образом:
- о подтверждении трудового стажа и зарплаты - 778;
- о рождении, бракосочетании, смерти - 698;
- о награждении трудовыми орденами и медалями,
знаками отличия в труде, «Ударник пятилетки» и пр;
- решения, распоряжения, постановления
исполнительных органов власти об опеке, смене
фамилии, отводе земельных участков и пр;
- об эвакуации, реабилитации, воинских захоронениях - 58;
- о раскулачивании - 113;
- о подтверждении статуса «Дети Сталинграда» - 71.
На 1820 заявлений были направлены ответы с запросом дополнительных сведений, или они были перенаправлены в другие учреждения (непрофильные).
На приеме в архиве было принято и проконсультировано 5211 граждан.
В отчетном году в соответствии с планом на 2010 год в архиве проводилось рассекречивание документов и дел.
Рассекречивание документов проводилось в соответствии со ст.13 и 14 Закона Российской Федерации «О государственной тайне» от 01.01.2001, «Временной инструкцией по учету и оформлению рассекреченных дел и документов в государственных архивах, центрах документации», утвержденной приказом Росархива 07.12.1995 № 79 и Правилами 2007 г.
Рассекречивание проводилось Межведомственной комиссией по
рассекречиванию документов, находящихся на хранении в ГУ «ГАВО» и
ГУ ЦДНИВО. В 2010 году было проведено 4 заседания комиссии.
На 2010 год к рассекречиванию было запланировано 419 единиц хранения по 7 фондам.
По фонду №Р - 76 «Сталинградский государственный ордена Ленина металлургический завод «Красный Октябрь», опись №4 было запланировано рассекречивание 35 единиц хранения. В ходе проведения экспертизы ценности документов экспертами «Красный Октябрь», являющимся правопреемником документов, 3 единицы хранения было решено вернуть собственнику. В результате полностью рассекречено 32 единицы хранения.
По фонду №Р - 2085 «Волгоградская областная плановая комиссия исполкома облсовета», опись № 10 было запланировано и подготовлено к рассекречиванию 24 единицы хранения. При проведении экспертизы ценности документов Комитетом экономики Администрации Волгоградской области, являющимся правопреемником документов, одно дело оставлено на секретном хранении. Общее количество рассекреченных единиц хранения по данному фонду - 23 единицы хранения.
По фонду №Р - 6021 «Главное управление архитектуры и градостроительства исполкома облсовета», опись № 3, было рассекречено 12 единиц хранения.
По фонду №Р - 3133 «Волгоградский научно - исследовательский противочумный институт», опись №2 рассекречено 53 единицы хранения.
По фонду № 000 «Главное управление архитектуры и градостроительства г. Волгограда», опись №7 управленческой документации рассекречено 84 единицы хранения. По описи № 5 научно - технической документации данного фонда подготовлено к рассекречиванию 140 единиц хранения. В ходе проведения экспертизы ценности полностью рассекречено 116 единиц хранения, 8 единиц хранения оставлено на секретном хранении и 16 единиц хранения переданы на открытое хранение как не имеющие грифа секретности. В результате по данному фонду общее количество рассекреченных единиц хранения - 200, на открытое хранении передано 216 единиц хранения.
По фонду №Р - 6800 «Завод измерительной аппаратуры «Ахтуба», опись №3, рассекречено 65 единиц хранения.
По документам 6 единиц хранения ликвидированной организации фонда № Р - 6285 «Уполномоченный по делам религий при Совете Министров СССР по Волгоградской области, опись №2, направлены перечни документов вышестоящих организаций на предмет их рассекречивания в Федеральное архивное агентство РФ. Данных о рассекречивании документов в ГУ «ГАВО» в течение 2010 года не поступало.
В результате за 2010 год рассекречено и передано на открытое хранение 385 единиц хранения по 7 фондам за период с 1939 по 1979 годы, 18 единиц хранения оставлены на секретном хранении, 16 единиц хранения переданы по акту приема - передачи документов на открытое хранение как не имеющие грифа секретности.
В 2010 году продолжалась работа по созданию автоматизированных архивных технологий.
В 2010 году сотрудниками архива продолжалась работа по ведению и пополнению БД «Архивный фонд». Согласно решению коллегии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 01.01.2001 г. №3 о завершении ввода данных на уровне фонда, в БД «Архивный фонд» введено 2602 фонда (в том числе 5847 описей и 3960 карточек (43 единицы хранения) раздела «Электронный каталог»).
В тематические БД введены: в БД «Электронный фотокаталог» включено 3045 фотографий; «Списки призванных райвоенкоматами г. Сталинграда и Сталинградской области в годы Великой Отечественной войны. Ф. Р-354» - 14142 записи; «О раскулаченных по исполненным запросам» - 3400 записей; «О репатриированных и эвакуированных гражданах» - 2400 записей; «Перепись домовладений, находящихся в личной собственности граждан по состоянию на 01 января 1960 года» - 1300 записей; «Улицы города: переименования» - 1700 записей; «Справочно-информационный фонд» - 339 записей; Указатели к протоколам НИС, ЭМК, дирекции - 98 записей. Всего в тематические базы данных введено 26424 записи, 55 единиц хранения.
Проведены работы по описанию документов личного происхождения: академика, доктора экономических наук (описана 141 единица хранения, 1794 документа), заслуженной артистки БССР (18 ед. хр., 144 документа); заслуженного художника РСФСР , члена союза художников России, художника монументально - декоративной скульптуры (73 ед. хр., 457 документов); краеведа Нед. хр., 13 документов); писателя (6 ед. хр., 6 документов); хирурга, кандидата медицинских наук (6 ед. хр., 6 документов). Всего в 2010 году описано 250 ед. хр. (2420 документов) документов личного происхождения.
Для коллекции документов «Народный архив» было описано 28 единиц хранения. Опись дел будет представлена на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области в начале 2011 года. В состав коллекции документов входят воспоминания участников Великой Отечественной войны, участников и очевидцев Сталинградской битвы, детей военного Сталинграда о событиях гг. в районе Сталинграда.
Переработана опись №3 фонда №Р - 6032 «Сталинградский Ордена Ленина, Ордена трудового Красного Знамени, Ордена Отечественной войны 1-й степени тракторного завода им. министерства тракторного и сельскохозяйственного машиностроения СССР» в количестве 42 ед. хр., опись № 1 фонда №Р - 1663 «Урюпинской межрайонной конторы государственного объединения розничной торговли (межрайторг) г. Урюпино» - 73 ед. хр.; описи № 1 фонда № И - 127 «Архангельская церковь ст. Кепинской Усть - Медведицкого округа области Войска Донского» - 91 ед. хр. Всего в 2010 году переработано 207 единиц хранения управленческой документации.
В 2010 году продолжилась работа над Справочником по истории административно-территориального деления Сталинградского округа Нижне- Волжского края и Сталинградского края (). Подготовлено 35 справок по истории районов области, разработаны географические указатели.
В отчетном году продолжалась работа по совершенствованию системы каталогов архива: тематически разработано 164 ед. хранения управленческой документации. Составлено 1000 карточек на документы советского периода, 200 карточек на документы досоветского периода. Составлено 200 карточек для каталога по истории госучреждений при целенаправленном выявлении документов по фонду №Р-3648 «Волгоградское областное управление торговли».
Для каталога по научно-технической документации тематически разработано 26 ед. хранения по фонду № Р-4439 «Институт «Гипронефтетранс», составлено 30 карточек.
Пополнен фотокаталог архива (351 карточка). Была проведена экспертиза ценности и усовершенствование каталога по истории госучреждений (2000 карточек).
В 2010 году было зарегистрировано 168 обращений к каталогам сотрудников архива и исследователей, из них - 98 с положительным и частично положительным результатом.
4. Научно-исследовательская и методическая работа.
В 2010 году сотрудники архива приняли участие в заседаниях Научного совета Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, на которых выступили с сообщениями: «О рассмотрении плана - проспекта Справочника по истории административно - территориального деления Сталинградского округа Нижне- Волжского края и Сталинградского края ()»; «О ходе работы в ГУ «Государственный архив Волгоградской области» по выявлению документов для сборника документов «Сталинградский областной Совет народных депутатов. годы»; «О рассмотрении плана - проспекта сборника документов «Коллективизация на территории Волгоградской области» ( гг.)», «О работе ГУ «Государственный архив Волгоградской области» по организации использования документов Архивного фонда Волгоградской области через читальные залы»; «О ходе работы по подготовке Справочника по истории административно- территориального деления Сталинградского округа Нижне - Волжского края и Сталинградского края ()».
В отчетном году продолжалась работа по совершенствованию нормативно-правовых документов архива. Были разработаны должностные инструкции для сотрудников хозяйственного отдела: дворника, рабочего по ремонту и обслуживанию оборудования, лифтера, плотника, уборщика помещений.
С целью приведения в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» М.,2007 было переработано положение и регламент работы экспертно - методической комиссии архива.
В рамках реализации Плана мероприятий по внедрению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук на 2годы», в соответствии с Планом подготовки методических разработок ГУ «ГАВО» на 2010 год с целью приведения их в соответствие с новыми Правилами и другими нормативными и правовыми актами по архивному делу были переработаны Методические рекомендации по ведению форм государственного учета архивных документов в ГУ «ГАВО», Памятка по организации работы по исполнению запросов социально - правового характера в ГУ «ГАВО».
В отчетном году составлены также Памятка по организации работы по упорядочению документов организаций - источников комплектования, Инструкция о порядке работы государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области» при чрезвычайных ситуациях и Аннотированный перечень методических пособий, разработанных в ГУ «ГАВО» в 2009 году.
За 2009 год принято и поставлено на учет в справочно-информационный фонд (СИФ) архива 98 методических пособий, в том числе разработки архива и справки по административно-территориальному делению. Расписывалась архивоведческая литература: описано, проиндексировано и включено в СИФ 348 карточек. Продолжалось пополнение картотек «Указатель к протоколам дирекции ГУ «ГАВО», «Указатель к протоколам научно-исследовательского семинара», «Указатель к протоколам ЭМК». Было составлено 98 карточек. Проводилась работа по обслуживанию работников архивных учреждений области и исследователей читального зала документами СИФ. Всего было выдано 384 пособия. Проведено 44 консультации по документам СИФ, в том числе 8 - командированным специалистам и исследователям.
Так же расписывались периодические издания и печатные источники научно-справочной библиотеки ГУ «ГАВО»: газеты, журналы, сборники - составлено 1210 карточек.
Продолжалась работа по комплектованию библиотечного фонда: проведена подписка на периодические издания в количестве 26 наименований на сумму 53838.56 руб. (журналы и газеты). В научно - справочной библиотеке было проконсультировано 188 человек, выдано из библиотечного фонда - 1215 экземпляров печатных изданий, проиндексировано 338 экземпляров журналов, 275 экземпляров книг; принято на учет журналов - 338 экз., газет - 1326 экз., периодических изданий и книг - 275 экземпляров.
Проведено 4 дня информации о новых поступлениях в СИФ и научно-справочную библиотеку ГУ «ГАВО».
5. Работа с кадрами.
В соответствии с «Планом повышения квалификации работников ГУ «ГАВО» на 2010 год, 2 сотрудника прошли обучение во ВНИИДАД на заочном годичном курсе профессиональной переподготовки работников архивных учреждений по специальности «Архивоведение» и на заочном годичном курсе профессиональной переподготовки по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Сотрудниками были получены дипломы о профессиональной переподготовке.
В 2010 году 3 сотрудника проходят обучение во ВНИИДАД на заочном годичном курсе профессиональной переподготовки работников архивных учреждений по специальности «Архивоведение». По окончании курсов в 2011 году прошедшие обучение специалисты получат дипломы о профессиональной переподготовке.
В 2010 году было организовано и проведено 4 заседания научно-исследовательских семинара по темам:
- Документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, хранящихся в ГУ «ГАВО», как источник по истории госучреждений;
- Из истории развития почты и телеграфа Царицынской (Сталинградской) губернии в 1гг.
- Действие международных стандартов в регулировании национальных документных систем;
- Комплектование ГУ «ГАВО» фотодокументами. Инициативное документирование.
Были проведены занятия по повышению квалификации для сотрудников внештатного отдела научно - технической обработки и экспертизы ценности документов по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу. В структурных подразделениях проходили занятия по профильным отделам направлениям.
15 марта 2010 для сотрудников внештатного отдела научно- технической обработки и экспертизы ценности документов была проведена аттестация, которая показала наличие у сотрудников квалификации, соответствующей необходимым требованиям.
6. Социальное развитие коллектива и совершенствование материально - технической базы ГУ «ГАВО».
На содержание архива из областного бюджета в 2010 году было выделеноруб. (вместе с фондом заработной платы).
С 01 июля 2010 года оплата труда сотрудников архива производится на основе Положения об оплате труда работников ГУ «ГАВО» от 01.01.01 года и Положения «О выплатах стимулирующего характера работникам ГУ «ГАВО», утвержденных директором архива 01 июля 2010 года. Данные положения разработаны в соответствии с «Положением об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений, подведомственных Комитету по управлению архивами Администрации Волгоградской области, утвержденных приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 22 июня 2010 года № 84, статьями 135, 144 и 145 Трудового кодекса РФ, Законом Волгоградской области от 01.01.01 года № 000 - ОД «Об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области», а также Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 26.№ 000 - п «Об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений, подведомственных Комитету по управлению архивами Администрации Волгоградской области».
Продолжалась работа по упорядочению документов в организациях, ксерокопированию, исполнению платных запросов. В результате штатными сотрудниками архива совместно с работниками, принятыми на договорной основе, выполнено платных услуг на сумму 2 рублей (данные были приведены по состоянию на , окончательная сумма будет представлена в годовом бухгалтерском отчете).
В отчетном году оказана материальная помощь сотрудникам ГУ «ГАВО» на сумму руб.
Директор архива
