Федеральное агентство по образованию РФ
ФГОУ СПО Комсомольский – на – Амуре
Техникум информационных технологий и сервиса
Рег. №
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРВЛЕНИЯ
Методические указания и контрольные задания
для студентов заочников образовательных учреждений среднего профессионального образования
по специальности 080110
«Экономика и бухгалтерский учет»
2007
РАССМОТРЕНО кафедрой Методические указания составлены
общепрофессиональных в соответствии с рабочей программой
дисциплин по дисциплине «Документационное
Зав. кафедрой обеспечение управления» по
______ специальности «Экономика и бухгалтерский учет»
«____» __________ 2007г. составленные Кокуновой . №
Составитель:
преподаватель Комсомольского – на - Амуре
техникума информационных технологий и сервиса
Редактор:
Рецензенты:
Содержание:
1. Введение
2. Требования к оформлению работы
3. Примерное содержание учебной дисциплины
4. Варианты контрольной работы
5.Рекомендуемая литература
Введение
Целью изучения учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» является изучение теоретических и практических вопросов документирования управленческой деятельности на современном этапе, изучение основных законодательных документов, регламентирующих эти вопросы, формирование навыков по составлению и оформлению управленческой документации.
Выполнение контрольной работы предполагает наличие у студентов содержательных знаний по предмету в пределах рабочей программы. Студент должен иметь представление о государственной системе ДОУ, знать систему ДОУ, уметь оформлять документацию в соответствии с требованиями ДОУ, иметь представление о компьютеризации делопроизводства, об обработке документации ПЭВМ.
Ответы на вопросы должны быть полные, обоснованные, научные, сопровождаемые выводами.
Каждая контрольная работа сопровождается практическим заданием: тем или иным документом, изготовление которого отвечает нормативным документам, не противоречит действующему законодательству, ГОСТУ Р.
Изучение программного материала способствует формированию у студентов нового экономического мышления.
Требования к оформлению контрольной работы:
1. Объем контрольной работы должен составлять 20-24 страницы рукописного текста или компьютерного текста (формат А 4, шрифт – 12, интервал, интервал-1,5).
2. Работа предваряется планом, изложение каждого вопроса заключается списком литературы.
3. Контрольная работа должна быть сдана в учебную часть в соответствии с графиком до начала сессии.
4. В случае неудовлетворительного выполнения домашняя контрольная работа должна быть переделана в установленные сроки. Номер темы работы определяется последней цифрой индивидуального номера студента (определяется по групповому журналу).
Примерное содержание учебной дисциплины
Введение
Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами обще профессионального и специальных циклов.
Понятие терминов «документ», «документоведение», «документационное обеспечение управления».
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Современное состояние документационного обеспечения управления.
Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления.
Вопросы для самопроверки.
ü Что включает в себя понятие «Документационное обеспечение управления»?
ü Какие виды документов существуют на предприятии?
ü Какие нормативные документы регулируют документационное обеспечение управления?
Литература: 1,2,5,6,7,8.
Тема 1. Документационное управление деятельности.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Вопросы для самопроверки.
ü Что из себя представляет Государственная система документационного обеспечения управления?
ü Как вы понимаете процесс стандартизации документов?
ü Как вы понимаете процесс унификации документов?
ü Охарактеризуйте состав и область применения ГОСТа Р.6 30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
Литература: 5,8,9,10.
Тема 2. Система ОРД.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требование к оформлению документов.
Классификация организационно-распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, справочно-информационные, служебные письма.
Организационные документы – устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка.
Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия (по основной деятельности и по личному составу). Распоряжения, указания. Постановления, решения, протоколы на основе коллегиальности. Инструкции.
Справочно-информационные документы: акт; докладная (служебная) записка; справка.
Оформление актов по оказанию возмездных услуг и страхования.
Служебные письма. Классификация корреспонденции; инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.
Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные письма. Письма – запросы и письма – ответы организаций – кредиторов. Типовые гарантийные письма от организаций (гарантов) – банкам о погашении кредита. Типовое сопроводительное письмо к договору.
Составление и оформление внутренних и международных телеграмм, телефонограмм и телефаксов.
Вопросы для самопроверки:
ü Какие вы знаете виды ОРД, укажите особенности их составления и оформления?
ü Каков порядок оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указания, распоряжение)?
ü Каков порядок оформления внутренних документов (справка, докладная записка, акт)?
ü Какие виды корреспонденции на предприятии вы знаете?
ü Какие требования предъявляют к составлению и оформлению служебных писем?
Литература: 5,8,9,10.
Тема 3. Договорно-правовая документация.
Понятие договора (контракта), соглашение, протокола. Типовая форма контракта. Основные разделы контракта.
Примерный договор купли-продажи. Типовой договор мены товаров (бартерная сделка).
Примерная форма договора поставки.
Формуляр договора на возмездное оказание услуг. Оформление договоров об оказании страховых услуг.
Транспортные договоры. Оформление договора транспортной экспедиции. Формуляр договора страхования.
Примерные формы договора поручения и договора комиссии.
Агентское соглашение.
Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Формы протоколов и разногласий.
Унифицированная форма соглашения об изменении и дополнении к договору. Унифицированная форма соглашения о замене договора (новация). Унифицированная форма о расторжении договора.
Коммерческие акты. Бланки коммерческих актов. Оформление актов по приемке продукции (товаров) по количеству и качеству. Оформление актов по оказанию возмездных услуг. Образцы актов.
Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей.
Вопросы для самопроверки:
ü Охарактеризуйте договорно-правовую документацию
ü Какие вы знаете виды договоров?
ü Что такое агентское соглашение?
ü Как оформляется договор об оказании страховых услуг?
ü Как оформляются приложения к договорам и протоколы разногласий к ним?
ü Какие вы знаете виды коммерческих актов? Как оформляется акт по оказанию возмездных услуг?
ü Какие вы знаете виды доверенностей?
Литература: 5,8,9,10.
Тема 4. Документы по внешнеэкономической деятельности
Классификация документации по внешнеэкономической деятельности: коммерческие письма, контракты.
ГОСТы на документацию по внешнеэкономическую деятельность.
Бланки коммерческих писем. Реквизиты формуляра коммерческого письма. Особые требования к текстам коммерческих писем.
Классификация коммерческих писем. Запрос – ответ на запрос. Оферта (предложение) – ответ на оферту (акцепт).
Типовые формы коммерческих писем: образцы запросов и ответов о финансовом положении клиента, статусе фирмы; определение условий исполнения заказов и услуг; исполнения контрактов; о кредитных операциях; о выставлении счетов; об осуществлении платежей; об акцентировании предложений, отказов, аннулировании заказов; о расторжении контрактов.
Образцы текстов писем о перевозке и доставке грузов; страховании грузов.
Виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность. Типовой международный контракт о купле-продаже.
Формы приложений к контрактам. Оформление дополнений и спецификаций к контрактам.
Составление и форма документа, протоколирующего совершение сделок, «запись беседы».
Требования международного арбитража к составлению и оформлению претензионно - исковых документов по внешнеэкономической деятельности.
Вопросы для самоконтроля:
ü Перечислите виды документов внешнеэкономической деятельности
ü Каковы требования к бланкам коммерческих писем?
ü Каковы виды и формы коммерческих писем?
ü Перечислите виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность.
Литература: 8,9,10.
Тема 5. Претензионно-исковая документация.
Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий к перевозчику. Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов.
Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.
Вопросы для самоконтроля:
ü Перечислите виды документов, оформляющих порядок споров м/д юридическими лицами.
ü Каковы требования к оформлению претензионных писем?
ü Каковы требования к оформлению исковых заявлений?
Литература: 8,9,10.
Тема 6. Организация работы с документами.
Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Управление Делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должностной и численный состав служб. Организационные схемы документационного обеспечения управления. Инструкция по документационному обеспечению управления.
Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций. Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации: прием входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.
Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).
Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.
Законодательные акты и нормативно-методические документы. Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.
Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.
Вопросы для самоконтроля:
ü Каковы структура, цели, задачи и службы документационного обеспечения управления?
ü Какими нормативными документами регламентируется служба ДОУ?
ü Каковы основные требования к работе с документами?
ü Как правильно оформить дело?
ü Как правильно составить акт об уничтожении документов?
Литература: 2,3,4,6,9.
Контрольная работа № 1
Вариант № 1
1. Информация и документ. Основные функции документа.
2. Требования к оформлению даты и номера документа. Значение этих реквизитов.
3. Общие правила оформления актов. Акт ревизии кассы.
4. Исковые заявления, порядок их составления.
5. Составьте приказ по предприятию «Саил» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты глубокого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
Литература: 1. ГОСТ Р.6.30-2003. «Унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
2. «Делопроизводство». - М.: 2006
3. «Документационное делопроизводство». - М.: 2007
Вариант № 2
1. Виды коммерческих писем. Требования к текстам коммерческих писем.
2. Оформление командировочных удостоверений, составление авансовых отчетов.
3. Требования к оформлению приказов по личному составу, трудовых контрактов.
4. Требования к тексту документов, к оформлению реквизитов заголовка документов.
5. Напишите проект приказа директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные укажите самостоятельно.
Литература: 1. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
2. Кузнецов с кадровыми документами. Секретарское дело, 1996 № 4 (2) с.9-24.
3. «Делопроизводство». - М.: 2006
Вариант № 3
1. Номенклатура дел предприятий.
2. Виды доверенностей. Требования к их составлению.
3. Оформление открытия расчетных, текущих счетов в банке.
4. Компьютеризация делопроизводства.
5. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепоратов, на котором бал рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2001 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
Литература: 1. «Делопроизводство». - М.: 2006 г.
2. »Делопроизводство в бухгалтерии». - М.: 2006
3. «Компьютеризация делопроизводства». - М.: 2005
Вариант № 4
1. Характеристика и состав организационных документов, требование к их оформлению. Положение о бухгалтерии.
2. Протоколы, их виды, состав, порядок оформления.
3. Значение финансово-расчётных документов, требования к их составлению.
4. Требования к составлению дел постоянного и долговременного хранения.
5. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчётов с работниками предприятия. В обязанности работников цеха должно входить лишь оформление первичных документов по учёту выработки. В докладной записки необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчётных работников в цехах и главной бухгалтерии их расчётов общего сокращения штатов не менее чем на 20%.
Литература: 1. «Делопроизводство». - М.: 2006
2. «Делопроизводство в бухгалтерии». - М.: 2006
Вариант № 5
1. Характеристика и состав справочно-информационных документов, требования к их оформлению. Требования к составлению докладных записок и справок.
2. Инструкции, их виды, порядок составления.
3. Сущность акцептной формы расчётов.
4. Составление и оформление трудовых соглашений и договоров.
5. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранение и управления финансов и налоговой полиции администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
Литература: 1. «Делопроизводство». - М.: 2006
2. «Делопроизводство в бухгалтерии». - М.: 2006
3. Кузнецов с кадровыми документами. Секретарское дело, 1996 № 4 (2) с. 9-24
Вариант № 6
1. Распорядительные документы, требования к их оформлению, их роль и значение в работе руководителя, работы бухгалтера.
2. Требование к составлению акта.
3. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
4. Учет и хранение документов.
5. Составьте гарантийное письмо , , об оказании технической помощи в разработке чертежей насосной станции. просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
Литература: 1. «Делопроизводство». - М.: 2006 .
2. «Делопроизводство в бухгалтерии». - М.: 2006 .
Вариант № 7
1. Делопроизводство, требование к его организации.
2. Порядок составления и оформления положения о структурном подразделении.
3. Требования к оформлению реквизитов бланка письма.
4. Трудовые договоры и соглашения.
5. Напишите приказ генерального директора акционерного общества «Веха» о приеме вас на работу бухгалтером.
Литература: 1. «Делопроизводство». - М.: 2006
2. Кузнецов с кадровыми документами. Секретарское дело, 1996 № 4 (2) с. 9-24.
3. »Документационное делопроизводство». - М.: 2007
Вариант № 8
1. Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами в организации.
2. Реквизиты документов, их размещение на бланках. Обязательные и дополнительные реквизиты.
3. Исково – претензионная документация.
4. Составление и оформление доверенностей.
5. Составьте письмо-извещение Новосибирского , Кемеровскому о причинах задержки поставок машин и оборудования.
Литература: 1. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
2. «Делопроизводство». - М.: 2006
3. »Делопроизводство в бухгалтерии». - М.: 2006 .
Вариант № 9
1. Деловая корреспонденция на предприятии.
2. Требования к оформлению грифов согласования и утверждения документов.
3. Документы по личному составу.
4. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесении за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
Литература: 1. ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
2. , «Корреспонденция и делопроизводство». - М.: 2006
3. Кузнецов с кадровыми документами. Секретарское дело, 1996 № 4 (2) с. 9-24 .
4. «Делопроизводство». - М.: 2006
Вариант № 10
1. Основные требования к организации хранения документов в текущем делопроизводстве.
2. Требования к оформлению реквизитов по составу удостоверения документов (подписи, печати, гриф утверждения). Значение этих реквизитов.
3. Требования к составлению счет – фактуры и накладных.
4. Порядок оформления договора поставки, протокола разногласий.
5. Составьте информационное письмо о продаже частным государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
Литература: 1. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
2 «Делопроизводство». - М.: 2006
Литература
1. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 01.01.01г., .
2. Постановление «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».
3. Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: 1998.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: ВНИИДАД, 2000.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: Глав архив, 1990.
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. 1982.
7. ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 2003.
8. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов/ под ред. – М.: ЮНИТИДАНА, 2006.
9. И. «Делопроизводство в бухгалтерии». - М.: 2006.
10. , Белов В. Н. «Корреспонденция и делопроизводство». - М.: 2006 г.
11. «Делопроизводство в бухгалтерии». - М.: 2006 г.
12. «Делопроизводство». - М.: 2006 г.
13. Справочник по составлению и оформлению документов. - М.: фирма «Юркомсервис» СП АСК, 2006.
14. В. «Документационное делопроизводство». - М.: 2007г.
