УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Северного района
_______________
«_____»_______________2007г.
Должностная инструкция
заведующей отдела записи актов гражданского состояния администрации Северного района Оренбургской области
1.Общие положения
1.1. Должность заведующей отделом записи актов гражданского состояния администрации Северного района учреждена с целью организации деятельности отдела ЗАГС, созданного в соответствии с положением об отделе ЗАГС администрации Северного района, деятельность которого направлена на осуществление полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
1.2. Заведующая является муниципальным служащим.
В соответствии с Реестром муниципальных должностей и должностей муниципальной службы в Оренбургской области должность заведующей относится к главной должности.
1.3. Заведующая назначается и освобождается от должности главой администрации Северного района по представлению руководителя аппарата администрации, курирующего отдел ЗАГС и по согласованию с председателем комитета по вопросам ЗАГС Оренбургской области.
1.4. На период отсутствия заведующей (отпуск, командировка, болезнь) исполнение обязанностей возлагается распоряжением главы администрации района на другое должностное лицо, являющееся муниципальным служащим.
1.5. Заведующая в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Семейным Кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «Об актах гражданского состояния», «Законом Оренбургской области «О наделении органов местного самоуправления полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Оренбургской области, Уставом муниципального образования, распоряжениями главы администрации Северного района, рекомендациями комитета по вопросам ЗАГС области, а также положением об отделе ЗАГС и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Служебное взаимодействие с должностными лицами органов местного самоуправления по вопросам деятельности органов ЗАГС заведующая обязана строить в соответствии с требованиями Федерального закона «Об актах гражданского состояния», Закона Оренбургской области «О муниципальной службе в Оренбургской области», Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями главы администрации, положением об отделе записи актов гражданского состояния.
2. Должностные обязанности
2.1. Заведующая :
*руководит деятельностью отдела, осуществляет общее руководство и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;
*вносит на рассмотрение главы администрации района проекты правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
*ведет прием граждан, рассматривает заявления граждан и принимает по ним надлежащие меры;
*издает в пределах своей компетенции приказы обязательные для исполнения работниками отдела;
*предоставляет главе администрации района смету расходов и обоснование финансовых затрат на осуществление полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;
*обеспечивает представление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с нормативными правовыми актами;
*обеспечивает сохранность материальных ценностей отдела ЗАГС;
*осуществляет контроль за правильностью составления записей актов гражданского состояния с действующим законодательством;
*производит государственную регистрацию актов гражданского состояния рождения, смерть, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, усыновления (удочерения), перемена имени, фамилии, отчества;
*подписывает записи актов гражданского состояния и бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
*организует работу по формированию архивного фонда, созданию банка данных записей актов гражданского состояния на территории муниципального образования на бумажных и электронных носителях;
*составляет номенклатуру дел отдела ЗАГС, согласовывает ее с архивным отделом и представляет на утверждение руководителю аппарата администрации района, курирующему отдел;
*в соответствии с законодательством принимает решение об изменении срока: регистрации заключения брака, рассмотрения заявлений о внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, о перемене имени;
*представляет отдел ЗАГС в судебных и иных органах по вопросам ЗАГС Оренбургской области и участвует в семинарах и совещаниях, проводимых комитетом;
*обеспечивает надлежащее хранение и учет книг государственной регистрации актов гражданского состояния, хранение и расходование бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
*осуществляет планирование работы отдела ЗАГС, контролирует выполнение планов;
*координирует работу администраций сельсоветов, осуществляющих полномочия на государственную регистрацию актов гражданского состояния;
*проводит учебу специалистов администраций сельсоветов, совещания и семинары для специалистов сельсоветов;
*обеспечивает ведение делопроизводства отдела ЗАГС в соответствии с законодательством;
*обеспечивает правильность взимания государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия;
*участвует в реализации районных программ по укреплению семьи, материнства и детства;
*обеспечивает контроль за соблюдением работниками отдела правил внутреннего распорядка, должностных инструкций, порядка работы со служебными документами и неукоснительным соблюдением утвержденного режима работы;
*представляет в установленном порядке сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния государственным органам в соответствии с действующим законодательством;
*осуществляет другие полномочия в соответствии с действующим законодательством.
3. Права
3.1. Заведующая для решения поставленных перед ней задач вправе:
*давать поручения делопроизводителю отдела;
*запрашивать и получать в установленном порядке от органов местного самоуправления, учреждений и организаций независимо от их организационно-правовой формы материалы и информацию, необходимую для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела ЗАГС;
*требовать от граждан предъявления документов, необходимых для государственной регистрации актов гражданского состояния, а также для внесения изменений, исправлений и дополнений в записи актов гражданского состояния;
*участвовать в работе семинаров и совещаний по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, осуществлять обмен опытом с другими отделами ЗАГС;
*присутствовать на заседаниях Совета депутатов, аппаратных совещаниях, вносить предложения по вопросам, относящимся к его компетенции, главе администрации и руководителю аппарата, курирующего отдел ЗАГС;
*вносить на рассмотрение главы администрации предложения о поощрении и дисциплинарном взыскании работника отдела ЗАГС.
3.2. Заведующая имеет иные права в соответствии с федеральным законодательством и законами Оренбургской области.
4. Ответственность
4.1. Заведующая несет предусмотренную законодательством ответственность за:
*неисполнение или ненадлежащее исполнение, возложенных на него должностных обязанностей;
*неправомерные действия (бездействия), ведущие к нарушению прав или законных интересов граждан;
*за разглашение сведений, ставших известными в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния, которые являются персональными данными, относятся к категории конфиденциальной информации, имеют ограниченных доступ и разглашению не подлежат;
*за утрату документов, в том числе свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
*за состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе;
*несвоевременное рассмотрение обращений граждан и запросов организаций.
* несет ответственность за несвоевременное представление в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, сведений о государственной регистрации рождения и смерти;
5. Квалификационные требования
5.1. На должность заведующей администрации муниципального образования назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы не менее пяти лет.
С данной должностной инструкцией ознакомлена:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации Северного района
руководитель аппарата
_______________
«_____»_______________2008г.
Должностная инструкция
делопроизводителя
1.Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя отдела ЗАГС администрации Северного района.
1.2 Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации района.
1.3 Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующей .
1.4 На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы и специальную подготовку по компьютерной программе.
1.5 Делопроизводитель должен знать: федеральное законодательство об актах гражданского состояния, иные нормативные правовые акты, методические рекомендации по делопроизводству в органах ЗАГС, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, основы организации труда, правила эксплуатации технических средств, основы законодательства о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
2.Функциональные обязанности
2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:
- принимает и ведет учет поступающей в отдел ЗАГС корреспонденции;
- осуществляет отправку исходящей из отдела ЗАГС документации;
- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и готовит дела для передачи их на хранение в муниципальный архив района;
- печатает по указанию заведующей различные документы;
- осуществляет работу по исполнению обращений граждан и запросов организаций о выдаче документов о регистрации актов гражданского состояния;
- оформляет актовые записи и гербовые свидетельства о регистрации следующих актов гражданского состояния: рождения, смерти, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, усыновления, перемена;
- готовит сообщения о регистрации актов гражданского состояния в налоговые органы, органы социальной защиты населения, Пенсионный фонд, фонд социального страхования;
- ведет работу по созданию компьютерного банка архивных данных о регистрации актов гражданского состояния;
- ведет журналы регистрации о выдаче справок о рождении, смерти, архивных справок;
- готовит актовые записи к переплету, систематизирует и размещает их в архиве, ведет их учет;
- в период временного отсутствия заведующей исполняет работу по подготовке документов о регистрации актов гражданского состояния без права их подписи.
3.Права
Делопроизводитель имеет право вступать во взаимоотношения с учреждениями и организациями для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.
4.Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность за:
4.1. Неисполнения функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполненной работы.
4.3. Невыполнения приказов, распоряжений и поручений руководства администрации района, заведующей .
4.4. Несоблюдение трудовой дисциплины.
