Кадровые документы: необходимо и достаточно
1. Основные документы, регламентирующие трудовые отношения
2. Другие документы
3. Регистрационные формы
4. Начните с самого важного
1. Основные документы, регламентирующие трудовые отношения
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.
Приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Документальное закрепление структуры и штата предприятия |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Название | Содержание (наполнение) |
| документа | |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Структура и штат-|Документ, в котором закрепляется список структурных|
|ная численность |подразделений в порядке их важности для жизнедеятель-|
| |ности предприятия. Внутри структурных подразделений|
| |приводится список должностей в порядке субординации с|
| |указанием в отдельной графе количества штатных единиц|
| |по каждой должности. Служит основанием для составле-|
| |ния штатного расписания |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Штатное расписа-|Документ, в котором закрепляются перечень структурных|
|ние (форма Т-3 в|подразделений, должностей (в указанном выше порядке),|
|соответствии с|а также количество штатных единиц по каждой должнос-|
|постановлением |ти, должностной оклад, надбавка, месячный фонд зара-|
|Госкомстата Рос-|ботной платы как по отдельным должностям, так и по|
|сии от 06.04.01|организации в целом |
|N 26 "Об утвер-| |
|ждении унифициро-| |
|ванных форм пер-| |
|вичной учетной| |
|документации по| |
|учету труда и его| |
|оплаты) | |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Замещение должно-|Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены|
|стей или штатная|инициалы и фамилии работников, занимающих должности,|
|расстановка (на|предусмотренные штатным расписанием |
|практике могут| |
|использоваться и| |
|другие названия) | |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Внутренние локальные нормативные акты |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Название | Содержание (наполнение) |
| документа | |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Положения о стру-|Локальный нормативный акт, в котором регламентируются|
|ктурных подразде-|основные задачи и функции, права и обязанности, отве-|
|лениях |тственность структурного подразделения. Работа отдела|
| |кадров регламентируется положением об отделе кадров|
| |предприятия |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Должностные инст-|Внутренний локальный нормативный акт, которым регла-|
|рукции работников|ментируются основные задачи и функции, права и обя-|
| |занности, ответственность работника в соответствии с|
| |занимаемой им должностью. Основанием для составления|
| |и оформления должностных инструкций служит Квалифика-|
| |ционный справочник должностей руководителей, специа-|
| |листов и других служащих, утвержденный постановлением|
| |Минтруда России от 21.08.98 N 37 |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Правила внутрен-|Порядок их составления и оформления регламентирован|
|него трудового|частью 2 статьи 189 ТК РФ. Правила внутреннего трудо-|
|распорядка |вого распорядка организации-локальный нормативный|
| |акт, регламентирующий в соответствии Кодексом и иными|
| |федеральными законами порядок приема и увольнения ра-|
| |ботников, основные права, обязанности и ответствен-|
| |ность сторон трудового договора, режим работы, время|
| |отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и|
| |взыскания, а также иные вопросы регулирования трудо-|
| |вых отношений в организации |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Положение об об-|Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с|
|работке персо-|главой 14 ТК РФ "Защита персональных данных работни-|
|нальных данных|ка" (ст.85-90) регламентированы требования при обра-|
|работника |ботке персональных данных работника, гарантии их за-|
| |щиты, хранение и использование персональных данных.|
| |Права работника по защите персональных данных и отве-|
| |тственность работодателя за нарушение норм, регулиру-|
| |ющих обработку и защиту персональных данных работни-|
| |ка*(1) |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работников |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Название | Содержание (наполнение) |
| документа | |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Трудовой договор |Трудовой договор - это соглашение между работодателем|
| |и работником, в соответствии с которым работодатель|
| |обязуется предоставить работнику работу по определен-|
| |ной трудовой функции. В тексте договора указываются|
| |также другие обязанности работодателя: обеспечение|
| |условий труда, выплата зарплаты и т. д. Работник обя-|
| |зуется лично выполнять определенную этим соглашением|
| |трудовую функцию и соблюдать действующие в организа-|
| |ции правила внутреннего трудового распорядка (ст.56|
| |ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, осо-|
| |бенности заключения срочного трудового договора, фор-|
| |му трудового договора можно найти в постановлении Ми-|
| |нистерства труда РФ от 14.07.93 N 135 "Об утверждении|
| |рекомендаций по заключению трудового договора (конт-|
| |ракта) в письменной форме и примерной формы трудового|
| |договора (контракта)" |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Изменения к тру-|В большинстве случаев оформляются при изменении суще-|
|довому договору |ственных условий трудового договора. Например, при|
| |переводе работника на другую постоянную работу (ст.72|
| |ТК РФ). Согласно ст.57 ТК РФ, условия трудового до-|
| |говора могут быть изменены в письменной форме только|
| |по соглашению сторон |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Приказ (распоря-|Оформляется при приеме на работу работника по трудо-|
|жение) о приеме|вому договору и издается на его основании. Содержание|
|работника(ов) на|приказа должно соответствовать условиям договора|
|работу (форма|(ст.68 ТК РФ). В приказе указываются: фамилия, имя,|
|Т-1, Т-1а в соот-|отчество принимаемого на работу, наименование струк-|
|ветствии с поста-|турного подразделения, профессия (должность), испыта-|
|новлением Госком-|тельный срок, если работнику устанавливается испыта-|
|стата России от|ние при приеме на работу, а также условия приема на|
|06.04.01 N 26) |работу и характер предстоящей работы (по совмести-|
| |тельству, в порядке перевода из другой организации,|
| |для замещения временно отсутствующего работника, для|
| |выполнения определенной работы и др.) |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Приказ (распоря-|Оформляется при переводе работников на другую работу.|
|жение) о переводе|Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид пере-|
|работника(ов) на|вода; наименование структурного подразделения и наи-|
|другую работу|менование профессии (должности) - на прежнем месте|
|(форма Т-5, Т-5а)|работы; причину перевода; наименование структурного|
| |подразделения, наименование профессии (должности),|
| |оклад (тарифную ставку), надбавкуна новом месте рабо-|
| |ты |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Приказ (распоря-|Применяется для оформления и учета увольнения работ-|
|жение) о прекра-|ников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, на-|
|щении действия|именование структурного подразделения, наименование|
|трудового догово-|профессии (должности), основание увольнения |
|ра с работником| |
|(ами) (форма Т-8,| |
|Т-8а) | |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Записка-расчет |Применяется в небюджетных организациях для учета и|
|при прекращении|расчета причитающейся заработной платы и других вып-|
|действия трудово-|лат работнику при прекращении действия трудового до-|
|го договора с ра-|говора. Лицевая часть записки-расчета содержит ту же|
|ботником (форма|информацию, что и приказ о прекращении действия тру-|
|Т-61) |дового договора с работником, заполняется работником|
| |отдела кадров и передается в бухгалтерию для произве-|
| |дения расчета и заполнения оборотной части указанного|
| |документа |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Личная карточка|Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на|
|работника (форма|основании приказа о приеме. Используются сведения из|
|Т-2) |документов, предъявляемых работником (в соответствии|
| |со статьей 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки,|
| |страхового свидетельства государственного пенсионного|
| |страхования, документов воинского учета (для военно-|
| |обязанных), документа об образовании, а также допол-|
| |нительной информации, которую сообщает о себе работ-|
| |ник. Содержит общие сведения о работнике, включая об-|
| |щий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском|
| |учете; приеме и переводах на другую работу; аттеста-|
| |ции; повышении квалификации; профессиональной перепо-|
| |дготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный,|
| |учебный, без сохранения заработной платы и др.); со-|
| |циальных льготах. Непрерывный стаж работника (для оп-|
| |латы больничного листа) рассчитывается на основании|
| |трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления|
| |непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при|
| |назначении пособий по государственному социальному|
| |страхованию, утвержденными постановлением Совмина|
| |СССР от 13.04.73 N 252. В карточке формы Т-2 указыва-|
| |ются также дополнительные сведения о работнике. Пос-|
| |ледняя запись делается при увольнении работника и со-|
| |держит основания увольнения, дату увольнения, дату и|
| |номер соответствующего приказа |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Личная карточка|Применяется для учета лиц, замещающих государственные|
|государственного |должности государственной службы. Ведется вместо фор-|
|служащего (форма|мы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наи-|
|Т-2ГС) |меновании разделов и их заполнении продиктованы спе-|
| |цификой государственной службы |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Учетная карточка|Заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, науч-|
|научного, научно-|но-исследовательских, научно-производственных органи-|
|педагогического |зациях, образовательных и других учреждениях и органи-|
|работника |зациях, осуществляющих деятельность в сфере образова-|
| |ния, науки и технологии для учета научных работников,|
| |занимающих, например, должности старшего научного со-|
| |трудника, младшего научного сотрудника, преподавате-|
| |ля, ректора и т. п. Заполняется на основании соответ-|
| |ствующих документов (диплома доктора и кандидата на-|
| |ук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также|
| |сведений, сообщенных о себе работником |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Трудовая книжка|Трудовая книжка является основным документом о трудо-|
|работника |вой деятельности и стаже работника. В нее вносятся|
| |сведения о работнике, выполняемой им работе, перево-|
| |дах на другую постоянную работу, увольнении, а также|
| |основания прекращения трудового договора и сведения о|
| |награждениях за успехи в работе. Сведения о взыскани-|
| |ях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев,|
| |когда дисциплинарным взысканием является увольнение|
| |(ст.66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения тру-|
| |довых книжек в настоящее время регламентируются Инст-|
| |рукцией о порядке ведения трудовых книжек на предпри-|
| |ятиях, в учреждениях и организациях в редакции поста-|
| |новления Госкомтруда СССР от 02.08.85 N 252 (с изме-|
| |нениями на 19.10.90). В настоящее время в свете вве-|
| |дения в действие Трудового кодекса Минтруд России го-|
| |товит новый нормативный документ, регламентирующий|
| |ведение трудовых книжек |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Личное дело рабо-|Совокупность документов, содержащих наиболее полные|
|тника |сведения о работнике и его трудовой деятельности. В|
| |личное дело включаются: внутренняя опись документов|
| |дела, дополнение к личному листку по учету кадров,|
| |личный листок по учету кадров (анкета), автобиогра-|
| |фия, копия документа об образовании, трудовой дого-|
| |вор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов|
| |о переводе, документы, подтверждающие изменения анке-|
| |тно-биографических данных, аттестационные документы,|
| |копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых|
| |на работника взысканиях. В завершение в личное дело|
| |подшивается заявление работника об увольнении по соб-|
| |ственному желанию либо другие документы, которые слу-|
| |жат основанием для увольнения, и копия приказа об|
| |увольнении. Ведение личных дел госслужащих регламен-|
| |тировано Указом Президента РФ от 01.06.98 N 640 "О|
| |порядке ведения личных дел лиц, замещающих государст-|
| |венные должности Российской Федерации в порядке наз-|
| |начения и государственные должности Федеральной госу-|
| |дарственной службы" |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Оформление отпуска |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Название | Содержание (наполнение) |
| документа | |
|————————————————|——————————————————————————————————————————————————————|
|График отпусков|Применяется для отражения сведений о времени распреде-|
|(форма Т-7) |ления ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех|
| |структурных подразделений организации на календарный|
| |год по месяцам. График утверждается работодателем не|
| |позднее чем за две недели до наступления календарного|
| |года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа|
| |данной организации) и является обязательным как для|
| |работодателя, так и для работника. Документ содержит|
| |следующие реквизиты: наименование структурного подраз-|
| |деления; профессии (должности) по штатному расписанию;|
| |фамилию, имя, отчество работника; табельный номер; ко-|
| |личество дней отпуска, запланированную и фактическую|
| |дату его начала, а также основание для перенесения от-|
| |пуска и дату предполагаемого отпуска в случае его пе-|
| |ренесения |
|————————————————|——————————————————————————————————————————————————————|
|Приказ (распоря-|Применяется для оформления и учета отпусков, предоста-|
|жение) о предос-|вляемых работникам в соответствии с законодательством,|
|тавлении отпуска|коллективным договором, локальными нормативными актами|
|работнику(ам) |организации, трудовым договором. Содержит фамилию,|
|(форма Т-6,Т-6а)|имя, отчество работника, наименование профессии (долж-|
| |ности); наименование структурного подразделения; вид|
| |отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохране-|
| |ния заработной платы и др.); период работы, за который|
| |предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продол-|
| |жительность отпуска, дату его начала и окончания |
|————————————————|——————————————————————————————————————————————————————|
|Записка-расчет о|Используется в небюджетных организациях для расчета|
|предоставлении |причитающейся работнику заработной платы при предоста-|
|отпуска работни-|влении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.|
|ку (форма Т-60) |Лицевая часть записки-расчета содержит те же сведения,|
| |что и приказ о предоставлении отпуска работнику, запо-|
| |лняется сотрудником отдела кадров и передается в бух-|
| |галтерию для произведения расчета и заполнения оборот-|
| |ной части указанного документа |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Оформление командировок работников |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Название | Содержание (наполнение) |
| документа | |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Служебное задание|Применяется для оформления и учета служебного задания|
|для направления в|для направления в командировку, а также для отчета о|
|командировку и|его выполнении. Содержит следующие реквизиты: фами-|
|отчет о его выпо-|лия, имя, отчество лица, направляемого в командиров-|
|лнении (форма|ку, наименование структурного подразделения; профес-|
|Т-10а) |сия (должность), место назначения, дата начала и око-|
| |нчания, срок командировки; организация-плательщик,|
| |основание командировки, содержание задания (цель).|
| |Эти реквизиты заполняются перед убытием работника в|
| |командировку. По возвращении он заполняет раздел|
| |"Краткий отчет о выполнении задания" и сдает указан-|
| |ный документ вместе с командировочным удостоверением|
| |и авансовым отчетом в бухгалтерию |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Приказ (распоря-|Применяется для оформления и учета направления работ-|
|жение) о направ-|ника в командировку. Содержит фамилию, имя, отчество|
|лении работника|работника, направляемого в командировку; наименование|
|(ов) в команди-|профессии (должности), наименование структурного под-|
|ровку (форма Т-9,|разделения; место назначения (страна, город, органи-|
|Т-9а) |зация), срок командировка, даты ее начала и оконча-|
| |ния. При необходимости указываются источники оплаты|
| |сумм командировочных расходов, другие условия направ-|
| |ления в командировку |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Командировочное |Является документом, удостоверяющим время пребывания|
|удостоверение |в служебной командировке (время прибытия и пункт наз-|
|(форма Т-10) |начения и время убытия из него). В каждом пункте наз-|
| |начения делаются отметки о времени прибытия и выбы-|
| |тия, которые заверяются подписью ответственного долж-|
| |ностного лица и печатью. После возвращения из коман-|
| |дировки сдается работником в бухгалтерию |
|—————————————————|—————————————————————————————————————————————————————|
|Приказ (распоря-|Применяется для оформления и учета поощрений в работе|
|жение) о поощре-| |
|нии работника(ов)| |
|(форма Т-11, | |
|Т-11а) | |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
2. Другие документы
Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст.74 ТК РФ).
Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности. Подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.
Кадровая служба оформляет наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т. д.
Основанием для издания приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.
По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдаетсправки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.
Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т. д.
3. Регистрационные формы
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов.
4. Начните с самого важного
На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания и графика отпусков, пусть это пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ (в соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков составляется "не позднее, чем за две недели до наступления календарного года"), но лучше поздно, чем никогда. Затем нужно проверить наличие договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках. Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации. Оформите учет трудовых книжек.
Затем вам предстоит завести или дооформить личные карточки формы Т-2. При этом пытаться оформлять документы задним числом не рекомендуется. Любая проверка легко выявит их фальсификацию. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат личные счета работников.
При этом очень важно не запускать текущую работу: оформление документов на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
После чего вы можете приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат "нормы трудового права" (ст.8 ТК РФ). Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.
Март 2003 г.
