Положение о взаимодействии филиалов с подразделениями центрального офиса Московский Депозитарий»

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Председателя Правления

Московский Депозитарий»

______________________

« 11 » ___июля____2008 г.

П О Л О Ж Е Н И Е

о взаимодействии филиалов с подразделениями центрального офиса

Московский Депозитарий»

Москва,

2008 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет общие принципы взаимодействия и организации документооборота между подразделениями центрального офиса и филиалами Московский Депозитарий» (далее по тексту – ЦО, Филиалы).

1.2. Взаимодействие между ЦО и Филиалами обеспечивает, наряду с другими факторами, надлежащее осуществление деятельности по ведению и хранению реестров владельцев именных ценных бумаг.

1.3. Конкретный порядок взаимодействия между ЦО и Филиалами определяется Регламентом осуществления профессиональной деятельности филиалами , Правилами внутреннего документооборота и контроля в филиалах , Регламентом действий регионального филиала по осуществлению внутреннего контроля, Учетной политикой , другими документами, разрабатываемыми ЦО.

1.4. Филиалы, в соответствии с законодательством РФ, являются обособленными структурными подразделениями ОАО "Центральный Московский Депозитарий" и действуют на основании Положения о филиале ОАО "Центральный Московский Депозитарий".

1.5. В своей деятельности филиалы руководствуются требованиями законодательства РФ о ценных бумагах, нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, приказами и распоряжениями исполнительных органов ОАО "Центральный Московский Депозитарий".

1.6. Директора Филиалов действуют на основании доверенностей, выданныx членами Правления по направлениям деятельности, которые, в свою очередь, действуют на основании доверенностей, выданных Председателем Правления.

1.7. Договоры, заключаемые Филиалом от имени , должны быть оформлены в соответствии с утвержденными в типовыми формами. Размер стоимости услуг, указанный в договоре, может быть определен Филиалом самостоятельно, но должен базироваться на прейскурантах и тарифах, утвержденных Обществом. Копии всех заключаемых Филиалом договоров направляются в ЦО.

Директора филиалов не имеют полномочий на расторжение договоров, за исключением хозяйственных.

2. Направления взаимодействия

2.1. Взаимодействие между ЦО и Филиалами осуществляется по следующим направлениям деятельности:

2.1.1.  прием и рассмотрение документов для проведения операций в реестрах;

2.1.2.  исполнение операций в реестрах на основании принятых документов;

2.1.3.  подготовка и направление мотивированных уведомлений об отказе от внесения записей в peecтp;

2.1.4.  исполнение запросов и иных документов, поступивших от эмитентов и государственных органов;

2.1.5.  прием-передача реестров владельцев именных ценных бумаг;

2.1.6.  обмен информацией, подготовка и предоставление Филиалами отчетности в ЦО;

2.1.7.  организация и осуществление внутреннего контроля.

2.2. С целью повышения эффективности деятельности Филиалов, а также для обеспечения четкости и оперативности взаимодействия ЦО оснащает Филиалы следующими программно-техническими комплексами:

2.2.1.  Автоматизированное рабочее место «Филиал Регистратора», предназначенное для автоматизации регистрации, учета, контроля движения и хранения входящих/исходящих документов, обеспечивающее выдачу различных отчетов, а также позволяющее в реальном режиме времени обеспечивать информационно-справочное обслуживание эмитентов.

2.2.2.  «Система Удаленного Филиала», позволяющая в реальном режиме времени исполнять операции во всех реестрах, ведение и хранение которых осуществляет .

2.2.3.  Сотрудники филиалов имеют доступ к базам: «Нотариусы», «Консультант +», ERP Navision, позволяющим получать необходимую информацию.

2.2.4.  Сотрудники филиалов используют в работе корпоративную электронную почту.

3. Порядок проведения операций в реестрах

3.1. Филиалы проводят операции, предусмотренные Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденным Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 2 октября 1997 г. № 27, во всех реестрах, ведение и хранение которых осуществляет ОАО "Центральный Московский Депозитарий", с использованием Системы Удаленного Филиала (СУФ).

3.2. В случае возникновения у сотрудников Филиала при рассмотрении принятых документов затруднений, связанных со сложностью отраженной в них ситуации, или при необходимости правовой экспертизы документов копии документов, сопровождаемые пояснительной запиской, направляются посредством СУФ, корпоративной электронной почты или по факсу на рассмотрение в соответствующее подразделение ЦО.

3.3. Принятыe Филиалами от зарегистрированных лиц (их уполномоченных представителей) оригиналы документов, являющихся основанием для проведения операций в реестрах владельцев именных ценных бумаг (передаточныe и залоговые распоряжения, свидетельства о праве на наследство и т. д.), а также анкеты зарегистрированных лиц, уставы, свидетельства о государственной регистрации зарегистрированных юридических лиц, доверенности уполномоченных представителей зарегистрированных лиц передаются Филиалами ежемесячно в ЦО с курьером либо направляются заказной почтой с уведомлением о вручении для проверки, учета и централизованного хранения. Копии документов, необходимых для работы Филиалов, хранятся в офисах Филиалов.

3.4. При необходимости направления обратившемуся лицу мотивированного уведомления об отказе от внесения записи в реестр Филиал, в случаях, установленных соответствующим регламентом, должен информировать о таком факте правовое управление ЦО.

3.5. При предоставлении для проведения операций в реестре судебных документов, постановлений судебных приставов-исполнителей и иных подобных документов такие документы должны направляться для рассмотрения в правовое управление ЦО с использованием Системы Удаленного филиала, Корпоративной электронной почты или по факсу. Порядок направления документов в правовое управление регулируется Регламентом об особенностях взаимодействия филиалов и правового управления Московский Депозитарий».

4. Порядок отработки запросов и предоставления информации из реестров

4.1. Отработка запросов от эмитентов производится Филиалами в соответствии с условиями Регламента осуществления профессиональной деятельности филиалами .

4.2. Отработка запросов и иных документов, поступивших в Филиалы от государственных органов, в т. ч. правоохранительных, осуществляется Филиалами после предварительного уведомления правового управления ЦО о содержании запроса и получения заключения о возможности/невозможности предоставлять информацию по запросу. Порядок направления документов в правовое управление регулируется Регламентом об особенностях взаимодействия филиалов и правовогоуправления Московский Депозитарий».

4.3. В случае отсутствия у Филиала возможности предоставить исчерпывающий ответ на поступивший от эмитента или государственного органа запрос, Филиал обращается в ЦО за содействием в подготовке ответа, а в определенных случаях берет на себя отработку запроса, подготовку и направление ответа.

5. Прием информации и документов, составляющих систему ведения реестра

5.1. Сотрудники филиалов, действующие от имени Московский Депозитарий» на основании соответствующих доверенностей, осуществляют прием информации и документов, составляющих систему ведения реестра от экс-регистраторов или эмитентов. Передача реестров другим регистраторам или эмитентам в полномочия Филиалов не входит.

5.2. При осуществлении приема реестра Филиалом ЦО направляет в Филиал соответствующую доверенность с приложением необходимых документов, дает, при необходимости, разъяснения и консультации.

5.3. Принятыe Филиалом в ходе приема-передачи реестра документы и информация в сроки, установленные Регламентом взаимодействия подразделений ЦО и филиалов при приеме и передаче информации идокументов, составляющих систему ведения реестра, передаются в ЦО для проведения экспертизы, последующей загрузки информации в базу данных Системы ведения реестров, учета документов и передачи их в архив для централизованного хранения.

5.4. ЦО по факту окончания процедуры приема-передачи реестра уведомляет все Филиалы о вступлении в силу нового договора на ведение и хранение реестра и начале исполнения обязательств по нему.

6. Обмен информацией и документами, предоставление отчетности

6.1. Еженедельно ЦО направляет во все Филиалы список эмитентов, ведение реестров владельцев именных ценных бумаг которых осуществляет , а также изменения рыночной стоимости ценных бумаг вышеуказанных эмитентов.

6.2. ЦО не позднее трех дней с момента принятия (утверждения) доводит до Филиалов изменения в Правилах ведения реестра владельцев именных ценных бумаг , в прейскурантах услуг и иных внутренних документах, определяющих порядок осуществления профессиональной деятельности и взаимодействия.

6.3. Не позднее 5-го рабочего дня каждого месяца сотрудник управления бухгалтерского и налогового учета и отчетности (УБиНУиО) обеспечивает формирование и отправку в Филиалы в электронном виде пакетов документов на оплату услуг для выставления эмитентам.

6.4. Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, Филиалы предоставляют в клиентский центр отчет о принятых на обслуживание новых клиентах, проведенных переговорах.

6.5. Не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, Филиалы присылают в управление координации деятельности филиальной сети (УКДФС) отчет о работе Филиала за прошедший месяц.

6.6. До 10-го числа месяца, следующего за отчетным, Филиалы предоставляют в УБиНУиО карточки счетов, журналы операций, кассовые книги, авансовые отчеты, командировочные документы, договоры, акты выполненных работ, счета-фактуры, накладные, сведения о начислении транспортного налога и платы за негативное воздействие на окружающую среду.

6.7. До 20-го числа месяца, следующего за отчетным, Филиалы предоставляют в ЦО сведения об остатках на расчетных счетах и в кассе на конец отчетного периода, сведения о балансовой стоимости арендованного имущества.

6.8. До 25-го числа текущего месяца в ЦО предоставляется табель учета рабочего времени, сведения о доходах и расходах Филиалов на конец бюджетного месяца.

6.9. Ежемесячно, в установленные сроки, Филиалы передают в ЦО, помимо документов по исполненным в реестрах операциям за предыдущий месяц, пакет документов по электронным каналам связи для загрузки в архивную систему учета документов ЦО.

6.10. Все принятые Филиалами от зарегистрированных лиц (их представителей) оригиналы документов, являющихся основанием для проведения операций в реестрах владельцев именных ценных бумаг, а также учредительные документы юридических лиц, эмитентов, доверенности уполномоченных представителей и прочие документы передаются в ЦО не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным, а в исключительных случаях сразу после получения отправляются в ЦО экспресс-почтой.

6.11. Не позднее дня, следующего за отправкой, информация о факте отправки передается в управление координации деятельности филиальной сети.

6.12. Управление технологий удаленного доступа 25-го числа каждого месяца передает сведения о Филиалах, не представивших оригиналы операционных документов за предыдущий месяц, в управление координации деятельности филиальной сети, которое проводит соответствующее разбирательство о причинах нарушения и результаты докладывает Заместителю Председателя Правления.

7. Организация внутреннего контроля

7 .1. Взаимодействие между ЦО и Филиалами по вопросам организации и осуществления внутреннего контроля реализуется в соответствии с Инструкцией о внутреннем контроле .

7.2. Контролеры Филиалов в сроки, установленные Инструкцией о внутреннем контроле, но не позднее 10 дней с даты окончания квартала, представляют в ЦО письменный отчет о проделанной работе по установленной форме.

7.3. При поступлении в Филиалы письменных обращений (заявлений, жалоб), Филиалы регистрируют поступивший документ. Ответ, оформленный от имени Филиала и зарегистрированный в Филиале, направляется обратившемуся лицу и/или соответствующему органу. При необходимости направляют в ЦО на согласование проект своего ответа на обращение с приложением копии обращения и необходимых разъяснений Порядок рассмотрения обращений регулирует Положение о рассмотрении в обращений физических и юридических лиц.

8. Ответственность центрального офиса и Филиалов

8.1. ЦО и Филиалы несут ответственность за ненадлежащее выполнение требований действующего законодательства РФ, Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 2 октября 1997 г. № 27, иных Постановлений Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг, Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО "Центральный Московский Депозитарий", настоящего Положения, Регламентов и иных внутренних документов .

8.2. ЦО, в частности, отвечает за:

8.2.1.  строгое выполнение условий регламентов взаимодействия и организации документооборота между центральным офисом и Филиалами;

8.2.2.  своевременное оформление и передачу Филиалам всех необходимых для их деятельности документов;

8.2.3.  обучение сотрудников Филиалов использованию СУФ;

8.2.4.  своевременное доведение до Филиалов изменений и дополнений в Правила ведения реестра, в прейскуранты услуг;

8.2.5.  своевременное доведение решений, приказов и распоряжений органов управления , регламентов взаимодействия и организации документооборота между ЦО и Филиалами, а также иных внутренних документов ;

8.2.6.  оперативное предоставление по запросу Филиалов документов зарегистрированных юридических лиц, анкет зарегистрированных лиц, доверенностей и других необходимых в работе Филиала документов и информации;

8.2.7.  техническое обеспечение работы Филиала по СУФ;

8.2.8.  оперативную отработку документов, поступающих в ЦО от Филиалов;

8.2.9.  своевременное оформление и предоставление Филиалам документов, определяющих полномочия директоров и других сотрудников Филиалов;

8.2.10.своевременное и полное информирование и консультирование Филиалов по правовым вопросам.

8.3. Филиал, в частности, отвечает за:

8.3.1.  полноту и правильность оформления документов, предоставляемых зарегистрированными лицами и являющихся основанием для внесения записей в реестр;

8.3.2.  внесение изменений в информацию лицевых счетов без соответствующих поручений зарегистрированных лиц;

8.3.3.  надлежащее проведение идентификации зарегистрированных лиц;

8.3.4.  соблюдение сроков внесения записей в реестр и ошибки при внесении записей в реестр, допущенные по вине Филиала;

8.3.5.  соблюдение правил использования СУФ;

8.3.6.  сохранность принятых от зарегистрированных лиц оригиналов документов до их передачи в ЦО;

8.3.7.  взимание платы за услуги в соответствии с утвержденными ЦО прейскурантом и тарифами;

8.3.8.  предоставление информации из реестра лицу, не имеющему полномочий на получение такой информации;

8.3.9.  соответствие информации из реестра, предоставленной Филиалом эмитенту, содержанию информации, полученной в электронном виде от ЦО;

8.3.10.соблюдение порядка приема-передачи информации и документов, составляющих систему ведения реестра владельцев именных цецных бумаг, определенного Положением о порядке передачи информации и документов, составляющих систему ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 01.01.01 г. № 21;

8.3.11.своевременность представления в ЦО и достоверность отчетности всех видов, установленных .

9. Функции управления координации деятельности филиальной сети (УКДФС)

9.1. В обязанности УКДФС входит:

9.1.1. Формирование пакета документов по открытию и закрытию филиала и решение всех организационных вопросов;

9.1.2. Подготовка и поддержание в актуальном состоянии положений о филиалах и должностных инструкций сотрудников;

9.1.3. Контроль за наличием в филиалах обязательного по требованиям регулирующих органов комплекта документации и информации и своевременное информирование о вносимых изменениях;

9.1.4. Соответствие места нахождения и оборудования филиала требованиям ФСФР России;

9.1.5. Подготовка доверенностей для сотрудников и директоров филиалов, необходимых для осуществления профессиональной деятельности;

9.1.6. Согласование кандидатур при приеме на работу сотрудников в филиал;

9.1.7. Разработка и актуализация совместно с подразделениями ЦО регламентов, инструкций, методических указаний, правил документооборота для филиалов, контроль за их исполнением;

9.1.8. Организация взаимодействия филиалов и подразделений ЦО, участвующих в работах по проверке или отработке документов, поступающих от филиалов, в проведении собраний, приеме-передаче реестров, организации выплаты дивидендов и другим вопросам;

9.1.9. Анализ обоснованности предложений филиалов по внесению изменений в штатное расписание;

9.1.10. Формирование и вынесение на рассмотрение руководства проектов бюджетов филиалов;

9.1.11. Контроль над исполнением бюджетов филиалами:

9.1.12. Контроль доходов и расходов филиалов;

9.1.13. Контроль остатков на расчетных счетах филиалов;

9.1.14. Контроль использования денежных средств с расчетных счетов;

9.1.15. Контроль сроков предоставления и анализ отчетов бюджетов филиалов;

9.1.16. Контроль приобретения и продажи филиалами основных средств;

9.1.17. Согласование заключения филиалами хозяйственных договоров;

9.1.18. Расчет премий филиалам и координация источников ее выплаты;

9.1.19. Организация работы филиалов по ликвидации дебиторской задолженности, в т. ч. ежемесячная выгрузка и отправка по филиалам актов инвентаризации и сверки расчетов;

9.1.20. В случае необходимости, контроль за своевременной отправкой и правильным заполнением счетов, счетов-фактур и актов выполненных работ, выставляемых эмитентам через филиалы;

9.1.21. Контроль за предоставлением филиалами регулярной отчетности;

Направление по поручению руководства и просьбам структурных подразделений запросов в филиалы, контроль за их своевременным исполнением и, в случае необходимости, подготовка сводных материалов;

9.1.22. Отправка справок и другой информации из реестров эмитентам через филиалы;

9.1.23. Решение организационных вопросов по обучению сотрудников филиалов;

9.1.24. Организация и проведение ежегодных семинаров и тренингов руководителей филиалов;

9.1.25. Прием, рассмотрение жалоб на работу филиалов и организация устранения причин, послуживших основаниями для обращений;

9.1.26. Контроль над предоставлением филиалами информации для размещения на сайте;

9.1.27. Подготовка отчетов по деятельности филиальной сети в рамках сводного отчета по Обществу.

Лист Согласования

Заместитель Председателя Правления	Член Правления – Руководитель центра обслуживания клиентов
_________________	_________________
____ _______________ 2008 г.	___ _______________ 2008 г.

Начальник управления технологий удаленного доступа	Руководитель операционного центра
_________________	_________________
____ _______________ 2008 г.	___ _______________ 2008 г.

Начальник правового управления	Начальник управления внутреннего контроля - заместитель руководителя
_________________	_________________
____ _______________ 2008 г.	___ _______________ 2008 г.

Начальник управления бух. и налогового учета и отчетности – главный бухгалтер	Начальник управления качества
_________________	_________________
____ _______________ 2008 г.	___ _______________ 2008 г.

Руководитель управления координации деятельности филиальной сети
_________________
____ _______________ 2008 г.