Регламент Департамента образования города Москвы (стр. 2 )

Официальные наименования органов исполнительной власти города Москвы пишутся с прописной буквы. При повторном использовании в тексте проекта только организационно-правовой формы органа (организации) употребляется строчная буква, например: управление (при первоначальном упоминании в тексте: Управление здравоохранения САО).

Названия органов и организаций во множественном числе, используемые не в качестве имени собственного, пишутся со строчной буквы, например: управления.

Сокращенные наименования органов и организаций применяются только в случае их приведения в положениях, т. е. официально утвержденные, например: Москомрегистрация.

Наименование организационно-правовой формы организации пишется:

- с прописной буквы, если оно является частью официального наименования или начинается со слова «государственный», например: Государственное унитарное предприятие города Москвы капитального ремонта и благоустройства.

- со строчной буквы, если оно состоит из родового наименования и наименования, ставшего именем собственным и заключенного в кавычки, например: открытое акционерное общество «Холдинговая компания «Главмосстрой».

Если в тексте документа дается поручение конкретному должностному лицу, то вначале указывается его должность, затем фамилия и инициалы, например: заместителю руководителя Департамента образования города Москвы

При подписании или согласовании документа указывается должность, затем инициалы и фамилия должностного лица, например:

Заместитель руководителя Департамента образования города Москвы (виза согласования) В. А. Сидоров

3.2.2.9. Написание дат.

В проектах распорядительных документов руководителя Департамента используется как буквенно-цифровое, так и цифровое написание дат, например: 1 января 2009 года или 01.01.2009, причем буквенно-цифровое написание является предпочтительным. Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным, т. е., буквенно-цифровое, либо цифровое.

3.2.2.10. Поручение о контроле за выполнением распорядительного документа Департамента.

Контроль за выполнением распоряжений и приказов Департамента возлагается на первых заместителей и заместителей руководителя Департамента.

Руководитель Департамента вправе оставить за собой контроль за выполнением особо важных распорядительных документов.

При внесении в утвержденный распорядительный документ изменений контроль за его выполнением возлагается на должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением утвержденного ранее документа.

3.2.2.11. Пункты о ходе выполнения ранее принятых решений.

В проектах распорядительных документов о ходе выполнения ранее принятых решений в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарного воздействия, а также новые сроки выполнения поручений. К проектам таких документов прилагается справка за подписью первого заместителя или заместителя руководителя Департамента, вносившего проект распорядительного документа, с указанием причин невыполнения и обоснованием необходимости продления сроков выполнения документов.

3.2.2.12. Оформление реквизита «Разослать».

На последней странице основного текста распорядительного документа Департамента ниже реквизита подписи руководителя указывается список рассылки, в котором дается полный перечень лиц и организаций с указанием количества экземпляров, а также Ф. И.О. и номер служебного телефона исполнителя.

Реквизит «Разослать» печатается в дательном падеже, например: управлению государственной службы, кадров и педагогического образования кадров,

В список рассылки включаются:

-  должностные лица, на которых возложен контроль исполнения;

-  согласующие структурные подразделения Департамента, государственные образовательные и иные учреждения системы Департамента образования;

-  организации, на которые распространяется действие данного документа.

Конкретные фамилии указываются только при рассылке документа руководителю Департамента, первым заместителям и заместителям руководителя Департамента, а также должностному лицу, на которое возложен контроль за исполнением документа.

В случае рассылки документа в неподведомственные Департаменту организации указываются адреса данных организаций с почтовым индексом.

При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку «без приложения», либо указать какое из приложений направляется.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

Рассылка печатается шрифтом 12.

3.2.2.13. Структура и оформление листа согласования проекта распорядительного документа Департамента.

К каждому проекту распорядительного документа Департамента исполнитель составляет лист согласования по форме приложения 2 к Регламенту, который печатается на оборотной стороне последнего листа основного текста проекта документа.

Поля листа согласования: левое 10 мм, правое 35 мм, верхнее 25 мм, нижнее 20 мм. Размер шрифта листа согласования – 14.

В случае если визы согласований не умещаются на одном листе, оформляется продолжение листа согласования по форме:

Продолжение листа согласования

к приказу (распоряжению)

Департамента образования города Москвы

от______________20___ г. №

Реквизиты листа согласования:

-  Вопрос внесен;

-  Проект приказа (распоряжения) представлен;

-  Исполнитель;

-  Проект приказа (распоряжения) согласован.

Все реквизиты печатаются прописными буквами в именительном падеже, нежирным шрифтом.

Реквизит «ВОПРОС ВНЕСЕН»:

- для распорядительных документов Департамента – указывается должность, инициалы и фамилия лица, в компетенции которого находится вносимый вопрос. Право внесения проекта документа на рассмотрение руководителя Департамента имеют первые заместители и заместители руководителя Департамента.

Реквизит «ПРОЕКТ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ПРЕДСТАВЛЕН»:

- указывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, являющегося ответственным исполнителем проекта документа. Право представления проекта документа, как ответственного исполнителя, имеют руководители структурных подразделений Департамента, или лица, их официально замещающие.

Реквизит «ИСПОЛНИТЕЛЬ»:

- указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона специалиста структурного подразделения Департамента, подготовившего проект документа.

Реквизит «ПРОЕКТ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) СОГЛАСОВАН»:

Согласование распорядительного документа Департамента по основной деятельности осуществляется по форме листа согласования согласно приложению 2 к Регламенту:

указывается должность, инициалы и фамилии:

- первых заместителей, заместителей руководителя Департамента, начальников окружных управлений образования, руководителей государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента, на которых возложено исполнение (или контроль) отдельных пунктов документа;

- руководителей структурных подразделений Департамента, в компетенции которых находится вопрос;

- начальника Юридического управления Департамента.

3.2.2.14. Особенности оформления виз согласования приказов Департамента.

При получении виз согласования на проектах распорядительных документов Департамента допускается упрощенный порядок визирования, при котором визы и даты согласования проставляются в нижней части последнего листа документа ниже реквизита подписи руководителя с расшифровкой фамилии и указанием должности должностного лица, визирующего документ (данный порядок применятся при подготовке приказов по кадровой политике).

3.3.  Порядок согласования проектов распорядительных документов Департамента.

Согласование проектов распорядительных документов Департамента с должностными лицами, указанными в листе согласования, осуществляется исполнителем.

В целях ускорения процесса согласования исполнитель может направлять копии проекта одновременно нескольким согласующим лицам, используя личные посещения или курьерскую связь.

Ответственность за идентичность всех направляемых на согласование копий проекта возлагается на исполнителя. Использование факсимильной связи для получения согласования не допускается.

Проект распорядительного документа Департамента должен быть согласован (либо в согласовании отказано) в срок не более 2-х календарных дней с момента поступления должностному лицу, визирующему документ, с обязательным указанием даты визирования.

Срок действия визы согласования на проекте распорядительного документа Департамента - не более 4-х месяцев со дня ее получения. Если за указанный период документ не издан, то ответственный исполнитель должен повторно получить визы у соответствующих должностных лиц.

В случае непредставления исполнителю информации о результатах рассмотрения документа в указанный срок, проект считается согласованным. В этом случае исполнитель оформляет служебную записку на имя руководителя Департамента о несоблюдении должностным лицом (согласующим органом) срока согласования (с указанием даты поступления проекта распоряжения согласующему органу), подписанную первым заместителем или заместителем руководителя Департамента, вносящим проект на рассмотрение руководителя Департамента. На листе согласования делается надпись: «Согласование по умолчанию. Записка прилагается».

В случае наличия замечаний по проекту распорядительного документа Департамента должностное лицо, визирующее документ, на листе согласования рядом с подписью указывает: «С замечаниями. Замечания прилагаются». Замечания излагаются на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа.

Разногласия между согласующими сторонами оформляются ответственным исполнителем письмом на имя руководителя Департамента за подписью первого заместителя, заместителя руководителя Департамента, вносящего проект на рассмотрение. В письме должны быть указаны спорные пункты проекта документа, изложение точек зрения исполнителя и согласующего органа (должностного лица), обоснование окончательной редакции проекта.

При этом на листе согласования исполнитель указывает: «лист разногласий прилагается».

Внесение в проект распорядительного документа Департамента незначительных, не меняющих сути документа изменений, не влечет за собой повторного визирования проекта всеми согласующими должностными лицами. В этом случае к окончательному варианту проекта прикладываются предыдущие варианты с согласующими визами. При этом, лист согласования окончательного варианта проекта дополняется следующим реквизитом: ниже каждого реквизита «виза» в графе «Проект распоряжения согласован» исполнитель вносит надпись «(Виза на листе согласования)» и указывает дату визирования.

Окончательный вариант проекта распорядительного документа Департамента в обязательном порядке должен быть завизирован:

- исполнителем,

- ответственным исполнителем, представившим проект;

- должностным лицом, внесшим проект;

- начальником Юридического управления Департамента.

После получения всех виз согласования исполнитель представляет в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству проект распорядительно документа Департамента, к которому должны быть приложены все согласованные экземпляры проекта распорядительного документа (с замечаниями), копии распорядительных документов, названных в тексте проекта.

В случае необходимости внесения в ранее утвержденный распорядительный документ изменений, связанных с допущенными исполнителем орфографическими или техническими ошибками, согласование проекта распорядительного документа производится в сокращенном варианте:

- исполнитель, ответственный исполнитель, должностное лицо, внесшее проект, начальник Юридического управления Департамента.

3.4. Контроль соответствия распорядительных документов Департамента федеральному законодательству, законодательству города Москвы, требованиям Регламента Департамента.

Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов и их согласование с первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента, начальниками окружных управлений образования, руководителями структурных подразделений Департамента, государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента возлагается на должностные лица, внесшие проект распорядительного документа.

Подготовленные в соответствии с требованиями настоящего Регламента проекты распорядительных документов в целях контроля их соответствия федеральному законодательству и законодательству города Москвы, иным нормативным правовым актам представляются исполнителем в Юридическое управление, который осуществляет юридическую экспертизу представленных проектов в течение 5 календарных дней.

К проекту документа прилагаются:

- все согласованные экземпляры проекта распорядительного документа (с визами первых заместителей, заместителей руководителя Департамента, руководителями структурных подразделений Департамента, начальниками окружных управлений образования, государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента, с письмами (служебными записками) о согласовании либо о наличии замечаний, дополнений, разногласий);

- копии распорядительных документов, упоминаемых в тексте проекта (при больших объемах указанных документов допустимо прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и последней страницы, а также тех страниц, на которые есть указания или ссылки в тексте проекта распорядительного документа);

- справка за подписью должностного лица, внесшего проект, с указанием причин невыполнения и обоснованием продления сроков исполнения распорядительных документов (для проектов документов о ходе выполнения распорядительных документов в случае их невыполнения);

- копии учредительных документов организаций, названных в тексте, подтверждающих название и определяющих их организационно-правовую форму;

-  копия поручения о необходимости подготовки данного проекта распорядительного документа (при его наличии);

-  другие документы, являющиеся обоснованием необходимости принятия представленного проекта документа.

Контроль за соответствием представленного проекта распорядительного документа требованиям настоящего Регламента возлагается на Юридическое управление Департамента. Данный контроль включает в себя:

-  проверку правильности оформления (использование бланка, наличие заголовка, его соответствие содержанию текста, структура текста, соотношение мотивировочной и распорядительной частей, форма изложения, наличие обязательных пунктов о контроле и, при необходимости, отмене или изменении ранее принятого документа, признании его утратившим силу, оформление подписи, наличие ссылок и приложений, правильность официальных названий органов исполнительной власти города Москвы и наименований должностей руководителей, указание сроков исполнения, наличие листа согласования, четкость и однозначность толкования формулировок и т. д.);

-  проверку комплектности представленных документов;

-  проверку листа согласования (наличие всех необходимых согласований и их действительность, указание справочных данных исполнителя, полнота и достаточность списка рассылки).

Проект распорядительного документа, представленный с отступлением от установленных Регламентом Департамента правил, подлежит возврату с указанием замечаний.

Контроль за соответствием проектов приказов по личному составу требованиям Регламента Департамента осуществляет Управление государственной службы, кадров и педагогического образования Департамента.

При положительном решении начальник Юридического управления, проводящий экспертизу проекта документа, визирует проект на листе согласования. При отрицательном решении – проект возвращается исполнителю на доработку.

Завизированный проект распорядительного документа Департамента представляется начальнику Информационно аналитического управления по работе с населением и делопроизводству для дальнейшего рассмотрения руководителем Департамента.

3.5. Подготовка проекта распорядительного документа Департамента на магнитном носителе.

После подписания руководителем Департамента, представленного проекта распорядительного документа, исполнитель оформляет электронную копию окончательного варианта проекта распорядительного документа на магнитном носителе.

Текст документа на дискете должен быть подготовлен в текстовом редакторе в соответствии с требованиями п.3.2 настоящего Регламента и полностью соответствовать документу на бумажном носителе.

Название файла на магнитном носителе должно содержать краткое (2-4 слова) изложение заголовка распорядительного документа. Это может быть название и дата мероприятия, наименование предприятия, адрес, фамилия и т. п. Такое же название файла исполнитель указывает на оборотной стороне последнего листа текста распорядительного документа, а также представляет его в Учебно-методический центр по информационно-аналитической работе для внесения документа в Единую комплексную информационную систему Департамента (ЕКИС).

Ответственность за идентичность текстов на бумажном и магнитном носителях несет исполнитель.

3.6. Подписание распорядительных документов Департамента.

Распоряжения, приказы Департамента подписывает руководитель Департамента или должностное лицо, исполняющее его обязанности, на бланках установленного для данных видов документов образца.

В том случае, когда приказ или распоряжение подписано должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя Департамента, реквизит «подпись» оформляется следующим образом: «Исполняющий обязанности руководителя Департамента» и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распоряжение (приказ).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.

3.7. Регистрация, формирование дел, создание базы данных и рассылка распорядительных документов Департамента.

Распорядительные документы Департамента по основной деятельности, поступают в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству, где регистрируются. Далее тиражируются и рассылаются исполнителями согласно списку рассылки в течение 3 календарных дней (с учетом тиражирования). В случае необходимости рассылка осуществляется оперативно (в день выпуска документа).

Приказы Департамента по личному составу после их подписания сдаются в Управление государственной службы, кадров и педагогического образования Департамента, где регистрируются, тиражируются и рассылаются согласно списку рассылки в течение 2 календарных дней. В случае необходимости рассылка осуществляется оперативно (в день выпуска документа).

3.7.1. Регистрация распорядительных документов Департамента.

Регистрация распорядительных документов производится в течение года в порядке возрастания номеров раздельно по видам документов с добавлением следующей аббревиатуры:

-  распоряжения Департамента по основной деятельности – РП;

-  приказы руководителя Департамента по личному составу – К (со сроком хранения 75 лет);

-  приказы руководителя Департамента по личному составу – КВ (со сроком хранения 5 лет);

-  приказы о государственной аккредитации образовательных учреждений и образовательных организаций – АК (постоянного срока хранения)

-  приказы об аттестации педагогических и руководящих работников – А (постоянного срока хранения).

-  приказы о лицензировании образовательной деятельности – Л (постоянного срока хранения).

Датой указанных документов является дата их регистрации, совпадающая с датой подписания.

3.7.2. Формирование дел распорядительных документов Департамента.

Подписанные руководителем Департамента распорядительные документы формируются в дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации распорядительных документов:

- Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству:

-  дело распоряжений Департамента по основной деятельности,

-  дело приказов Департамента по основной деятельности;

- Управлением государственной службы, кадров и педагогического образования:

- дело приказов Департамента по личному составу (со сроком хранения 75 лет);

- дело приказов Департамента по личному составу (со сроком хранения 5 лет).

Дело распорядительного документа включает в себя:

-  подлинник распорядительного документа;

-  приложения к распорядительному документу;

-  все экземпляры проекта распорядительного документа, имеющие визы, пометки согласующих;

-  листы согласований и листы разногласий (если имеются);

-  документы, послужившие основанием для принятия распорядительного документа.

Подлинники распоряжений, а также приказов по основной деятельности хранятся в Информационно-аналитическом управлении по работе с населением и делопроизводству в течение 2-х лет, затем передаются в Объединенный архив Департамента на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники приказов по личному составу хранятся в Управлении государственной службы, кадров и педагогического образования Департамента в течение 2-х лет, затем передаются в Объединенный архив Департамента на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

3.7.3. Оформление и рассылка копий распорядительных документов Департамента.

Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки. Приложение является неотъемлемой частью распорядительного документа и подлежит рассылке в соответствии со списком рассылки.

Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью и подписью сотрудника Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству, Управлением по контролю и надзору в сфере образования или управлением государственной службы, кадров и педагогического образования, наделенных правом заверения документов.

Рассылка распорядительных документов руководителя Департамента производится непосредственно исполнителем, подготовившим распорядительный документ.

3.7.4. Замена ранее разосланных экземпляров (частей) распорядительного документа Департамента.

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов или отдельных частей (при обнаружении орфографических или технических ошибок) может быть произведена только с разрешения начальника Информационно – аналитического управления по работе с населением и делопроизводству. Как правило, внесение изменений в связи с обнаружением орфографических и технических ошибок производится путем издания соответствующего распорядительного документа.

При необходимости исправления (замены) одного или более слов производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.

В этом случае Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись «Взамен разосланного» (при замене нескольких листов делается надпись на каждой странице) и указывается дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы – дату, номер и название указывать не обязательно).

Подлинник распорядительного документа дополняется заменяемым листом (листами) с пометкой «взамен разосланного».

3.8. Порядок выдачи копий распорядительных документов Департамента.

3.8.1. Копии распорядительных документов Департамента выдаются, заверенные печатью Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству и подписью сотрудника Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству, наделенного правом заверения документов.

3.8.2. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Департамента, обязаны обеспечить:

- сохранность и использование поступающих к ним копий документов;

- соблюдение сроков хранения документов, своевременную подготовку и передачу дел в архив или на уничтожение (в соответствии с номенклатурой дел).

3.8.3. Дополнительные копии (заверенные печатью Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству) распорядительных документов Департамента, ранее направленных согласно списку рассылки в структурные подразделения Департамента, могут быть выданы только при наличии письменной обоснованной заявки за подписью начальника структурного подразделения Департамента, с обязательной резолюцией начальника Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству.

В случае утери в структурном подразделении ранее направленной согласно списку рассылки копии документа к заявке должна быть приложена объяснительная записка работника, утратившего документ.

На основании резолюции начальника Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству Департамента заявка выполняется в течение 3-х календарных дней.

3.8.4. В случае нахождения подлинников распорядительных документов Департамента в архиве Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству Департамента граждане и организации должны обратиться с заявкой (приложение 5,6 к Регламенту) в данное управление на выдачу копии распорядительного документа Департамента в срок до 14 календарных дней или в Объединенный архив Департамента образования города Москвы.

3.8.5. Не допускается выдача копий распорядительных документов Департамента (в т. ч. незаверенных ксерокопий) юридическим и физическим лицам сотрудниками подразделений Департамента, в должностные обязанности которых эта функция не входит.

3.9. Поддержание в актуальном состоянии правовой базы Департамента.

В целях поддержания в актуальном состоянии правовой базы распорядительных документов Департамента ответственные исполнители документов и Юридическое управление Департамента периодически, не реже 1 раза в 2 года, производят инкорпорацию распорядительных документов Департамента.

Утратившими силу признаются распорядительные документы Департамента:

- выполненные;

- фактически утратившие силу;

- ограниченного срока действия;

- в связи с изменением законодательства.

Распорядительные документы Департамента признаются утратившими силу с момента выхода отменяющего распорядительного документа, если в нем не указано иное.

Распорядительные документы Департамента подлежат отмене:

- если документ не вступил в силу;

- по решению суда;

- по протесту прокуратуры

Распорядительные документы Департамента, в которые неоднократно вносились изменения, издаются в новой редакции.

4. Порядок работы с договорами (КОНТРАКТАМИ) и соглашениями

4.1. Общие положения.

4.1.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров (контрактов) и соглашений, заключаемых руководителем Департамента и уполномоченными должностными лицами Департамента с субъектами договорных отношений в пределах полномочий, возложенных на руководителя Департамента соответствующим положением, определяется действующим федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

4.1.2. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров (контрактов) и соглашений города Москвы, заключаемых руководителем Департамента по поручению Мэра Москвы и являющихся составной частью системы правовых актов города, регулируется Регламентом Правительства Москвы (раздел 5). В пределах закрепленных за руководителем Департамента полномочий руководитель Департамента может заключать соглашения по конкретным предметам правого регулирования в развитие ранее заключенных договоров и соглашений города Москвы.

4.1.3. Договоры (контракты) и соглашения, заключаемые от имени Департамента, подписываются руководителем Департамента.

4.1.4. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (контрактов) и соглашений Департамента руководитель Департамента могут передаваться должностным лицам Департамента (первым заместителям руководителя Департамента, заместителям руководителя Департамента).

4.1.5. Передача полномочий на ведение переговоров и подписание договоров (контрактов) и соглашений должностным лицам Департамента, определенным пунктом 4.1.4 настоящего Регламента, оформляется приказом Департамента.

Указанные полномочия подтверждаются доверенностью, оформленной и заверенной в соответствии с порядком, установленным в пункте 4.4 настоящего Регламента.

4.2. Основные требования к оформлению договоров (контрактов) и соглашений Департамента.

4.2.1 Договоры (контракты) и соглашения Департамента должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральным законодательством и законодательством города Москвы, действующим в момент их заключения.

4.2.2 Подписываемые договоры (контракты) и соглашения должны содержать:

-  наименование;

-  преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

-  дату, место подписания, наименование сторон;

-  предмет правового регулирования;

-  раскрытие используемых терминов и понятий;

-  права и обязанности сторон;

-  ответственность сторон;

-  способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

-  основания прекращения и приостановления их действия;

-  порядок разрешения споров;

-  срок и условия вступления в силу;

-  срок действия;

-  сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

-  наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор (контракт) или соглашение;

-  подписи сторон.

Подписи представителей сторон под двухсторонним договором (контрактом) или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договора (контракта) и соглашения удостоверяется печатью (уполномоченного лица от Департамента – гербовой печатью Департамента).

При подготовке текста договора (контракта) или соглашения стороны не должны включать положения, которые содержатся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах и вследствие этого являются обязательными к их исполнению.

Приложения к договорам (контрактам) и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

Экземпляр Департамента в обязательном порядке визируется на каждом листе должностными лицами по принадлежности вопросов и начальником Юридического отдела.

4.3.Юридическая экспертиза, регистрация, выполнение, контроль за выполнением и хранение договоров (контрактов) и соглашений Департамента.

4.3.1.Все проекты договоров (контрактов) и соглашений Департамента должны проходить обязательную юридическую экспертизу в Юридическом управлении Департамента.

Структурные подразделения Департамента должны соблюдать следующий порядок прохождения договоров (контрактов) и соглашений через Юридическое управление:

-  подготовленный проект договора (контракта) или соглашения представлять в отпечатанном виде начальнику Юридического управления. Вместе с проектом необходимо представлять все приложения, указанные в тексте документа;

-  вся необходимая информация, касающаяся визирования документов, должна представляться по запросу Юридического управления в обязательном порядке;

-  рассмотрение проектов договоров, контрактов и соглашений в Юридическом управлении осуществляется в срок не более 5 календарных дней.

4.3.2. Все вновь заключаемые руководителем Департамента договоры (контракты) и соглашения подлежат обязательной регистрации.

Договоры (контракты) и соглашения Департамента вносятся на регистрацию сотрудниками структурных подразделений Департамента по направлению деятельности.

Регистрация договора (контракта) или соглашения осуществляется Управлением экономической, финансовой деятельности и бухгалтерского учета и отчетности Департамента при наличии подлинных экземпляров соответствующего договора (контракта) или соглашения.

4.3.3.Регистрация государственных контрактов по итогам размещения государственных контрактов города Москвы в обязательном порядке осуществляется уполномоченным лицом в Реестре государственных контрактов (договоров), заключенных по итогам размещения заказов для государственных нужд города Москвы в порядке, установленном федеральным законодательством и законодательством города Москвы, после регистрации в Департаменте, предусмотренном пунктом 4.3.2 настоящего Регламента.

Договоры (контракты) и соглашения, заключенные не по результатам торгов, но подлежащие государственной регистрации должны регистрироваться в том или ином уполномоченном органе в порядке, установленном федеральным законодательством и законодательством города Москвы, после регистрации в Департаменте, предусмотренной пунктом 4.3.2. настоящего Регламента.

4.3.4. Последующий контроль за выполнением договора (контракта) или соглашения осуществляют соответствующие структурные подразделения Департамента в рамках их компетенции.

4.3.5.Подлинники указанных договоров (контрактов) и соглашений являются документами постоянного хранения и формируются в отдельное дело, номер которого соответствует индексу, указанному в номенклатуре дел.

Оперативное хранение вышеуказанных подлинников осуществляется в Управлении экономической, финансовой деятельности, бухгалтерского учета и отчетности. После выполнения сторонами договорных обязательств, составления соответствующего акта, снятия руководителем Департамента с контроля и списания в дело они хранятся в Управлении экономической, финансовой деятельности, бухгалтерского учета и отчетности Департамента 2 года и передаются на постоянное хранение в Объединенный архив Департамента.

Ознакомление с договорами (контрактами) и соглашениями производится в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Оформление доверенности.

4.4.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий Департамента на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу или служащим Департамента.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

4.4.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке письма Департамента (приложение 9,10,11 к Регламенту).

4.4.3. Обязательные реквизиты доверенности:

-  заголовок («ДОВЕРЕННОСТЬ»);

-  регистрационный номер и дата выдачи;

-  фамилия, имя, отчество (полностью) и должность исполнительной власти города передающего свои полномочия или полностью органа представляемого указанным должностным лицом;

-  фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного лица, паспортные данные (при необходимости);

-  перечисление предоставляемых полномочий;

-  срок действия доверенности;

-  подпись руководителя Департамента (в его отсутствие – лицо, официально исполняющее обязанности руководителя Департамента);

-  подпись уполномоченного лица;

-  гербовая печать Департамента;

4.4.4.Доверенность, выдаваемая на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, помимо руководителя Департамента должна быть подписана главным бухгалтером

4.4.5. Доверенность оформляется, регистрируется и контролируется в Юридическом управлении Департамента.

5. порядок подготовки и согласования ПРОЕКТОВ РАспорядительных документов правительства москвы

5.1. Порядок согласования проектов распорядительных документов Правительства Москвы, поступивших в Департамент на рассмотрение.

5.1.1.Все поступившие на согласование в Департамент проекты распорядительных документов вышестоящих организаций (далее проекты), подлежат обязательной регистрации в Информационно-аналитическом управлении по работе с населением и делопроизводству в срочном порядке.

5.1.2. Зарегистрированные проекты с пометкой «Весьма срочно» незамедлительно направляются начальнику Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству.

5.1.3. Начальник Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству Департамента в первоочередном порядке обрабатывает поступившие проекты и предоставляет их на подпись руководителю Департамента.

5.1.4.После подписания руководителем Департамента резолюции проекты незамедлительно передаются в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству, которые рассылает проекты исполнителям с пометкой «Весьма срочно».

5.1.5.Исполнители представляют свои замечания и предложения по проекту, руководствуясь требованиями п.8.4. настоящего Регламента. Подготовленный ответственным исполнителем проект ответа визируется начальником у всех соисполнителей.

Ответственный исполнитель помимо проекта ответа вносит на имя руководителя Департамента пояснительную записку-заключение о сути рассматриваемого вопроса (что нового предлагается проектом; какие распорядительные документы по данному вопросу уже приняты, их выполнение; каковы возможные последствия после принятия рассматриваемого документа, имеются ли возможности его реализации на территории города; каковы возможные затраты, необходимые для реализации рассматриваемого проекта).

5.1.6.Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать 15 календарных дней, в т. ч. для проектов законов, концепций и программ развития отраслей городского хозяйства, с момента регистрации проекта в Комплексе городского хозяйства, если иной срок не установлен Мэром Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместителями Мэра Москвы.

5.1.7.При оперативной подготовке проекта распорядительного документа по указанию Мэра Москвы срок согласования не должен превышать 3-х календарных дней с момента получения документа руководителем Департамента. В этом случае соисполнители представляют ответственному исполнителю справки для обобщения, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в иной форме, устраивающей ответственного исполнителя в день, предшествующий дню истечения срока исполнения поручения.

При повторном представлении на согласование проектов распорядительных документов, доработанных по замечаниям, согласование не должно превышать 10 календарных дней, если иной срок не установлен Мэром Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

5.1.8. Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству имеет право возвращать проект ответа ответственному исполнителю на доработку в случае:

-  отсутствия виз соисполнителей или начальника Юридического управления;

-  несоответствия проекта ответа содержанию рассмотренного проекта распорядительного документа;

-  неполноты ответа (отсутствуют конкретные предложения: согласовать, согласовать с замечаниями, отказать в согласовании из-за наличия разногласий и т. п.);

-  отсутствия пояснительной записки.

5.1.9.Подписанный руководителем Департамента ответ, а также завизированный им проект распорядительного документа направляется Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству в первоочередном порядке в Аппарат Мэра и Правительства Москвы с курьером, иные организации (комитеты, комплексы, департаменты и др.) заказным письмом.

5.1.10. Ответственность за своевременную рассылку рассмотренного проекта распорядительного документа Правительства Москвы, исполненного с нарушением установленного срока рассмотрения или исполненного в последний день общеустановленного срока исполнения, несет ответственный исполнитель, который самостоятельно обеспечивает отправку данного проекта. Копия сопроводительного письма с отметкой соответствующей организации о его приеме возвращается исполнителем в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству.

Согласование действительно в течение четырех месяцев.

5.2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов Правительства Москвы в Департаменте.

5.2.1.Проекты распорядительных документов, подготовка которых осуществляется руководителем Департамента, подлежат регистрации в номенклатуре дел «Исходящие проекты распорядительных документов» и подразделяются на:

-  поручения о подготовке распорядительных документов, содержащиеся в распорядительных документах Мэра Москвы и Правительства Москвы;

-  поручения о подготовке проектов распорядительных документов, поступившие от Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

-  поручения руководителя Департамента о подготовке проектов распорядительных документов.

На поручение о подготовке проекта распорядительного документа создается учетно-регистрационная карточка (УРК) в базе данных Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству «Исходящие проекты распорядительных документов» с присвоением регистрационного индекса 01-11-

Регистрация поручения с созданием учетно-регистрационной карточки (УРК) в базе данных осуществляется специалистами Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству.

Вся переписка, связанная с подготовкой проекта распорядительного документа, фиксируется в учетно-регистрационной карточке.

5.2.2.Подготовленный исполнителем проект распорядительного документа направляется в Юридическое управление Департамента для проведения правовой экспертизы и проверки на соответствие требованиям Регламента Правительства Москвы.

5.2.3.Подготовленный проект распорядительного документа представляется на согласование руководителю Департамента. После визирования руководителем Департамента проект распорядительного документа направляется на согласование в Комплекс социальной сферы города Москвы для дальнейшей рассылки на согласование в городские структуры. Согласование проекта распорядительного документа может осуществляться параллельно, т. е. идентичные экземпляры проекта исполнителям направляются одновременно.

5.2.4.В соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы исполнитель:

-  готовит проект распорядительного документа;

-  осуществляет согласование проекта;

-  дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов;

-  готовит копию проекта на магнитном носителе;

-  представляет согласованный проект распорядительного документа и его копию на дискете в Протокольный отдел Правительства Москвы.

5.2.5. Не допускается передача проектов распорядительных документов с целью оформления и представления их в Правовое управление и Протокольный отдел Правительства Москвы лицам (представителям организаций), не являющимся работниками Департамента. Ответственность за своевременную рассылку проекта распорядительного документа на согласование несет исполнитель, подготовивший проект распорядительного документа.

5.2.6.Для продления сроков исполнения поручений о подготовке проектов распорядительных документов, находящихся на внешнем контроле, ответственный исполнитель готовит информацию на имя руководителя, давшего поручение, с обоснованием необходимости продления срока.

5.2.7.Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству осуществляет контроль за:

-  ходом получения согласований и сроками исполнения поручений о подготовке проектов распорядительных документов, содержащихся в распорядительных документах Мэра Москвы и Правительства Москвы, поручениях Мэра, заместителей Мэра, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, поручений руководителя Департамента.

- обобщенная информация о ходе согласования проектов распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы готовится Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству и докладывается руководству Департамента ежемесячно.

5.2.8. Снятие поручения с контроля и списание в дело осуществляется Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству после выхода распорядительного документа Правительства Москвы.

5.2.9. Обеспечение Департамента бланками для подготовки проектов распорядительных документов Правительства Москвы возлагается на Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству.

6.Организация работы со служебными документами и обращениями граждан

6.1 Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции.

6.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в Департаменте осуществляется следующим способами:

-  через почтовое отделение;

-  нарочными и курьерами;

-  фельдъегерской службой;

-  непосредственно от граждан (прием обращений);

-  с использованием факсимильной связи;

-  с использованием электронной почты;

-  с использованием официального интернет – портала Департамента;

-  в виде телефонограмм;

-  уведомления от граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетировании.

6.1.2. Прием и отправка корреспонденции в Департаменте осуществляется централизованно Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству, за исключением факсимильной, телефонной связи, электронной почты и официального интернет - портала Департамента.

Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи, электронной почты и интернет – портала Департамента без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

6.1.3. Регистрация и прохождение документов, поступивших в Департамент и отправляемых из Департамента любым из перечисленных способов, регламентируется настоящим Регламентом и отдельными распоряжениями руководителя Департамента.

6.1.4. Централизованный прием и отправку документов с использованием официального интернет - портала Департамента, прием сообщений, поступающих на официальный адрес электронной почты Департамента осуществляет Учебно - методический центр по информационно-аналитической работе Департамента.

Прием факсимильных сообщений и телефонограмм, поступающих в приемную руководителя Департамента (по телефонам приемной), осуществляет секретарь руководителя Департамента.

Допускается применение структурными подразделениями Департамента факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации.

6.1.5. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя и (или) на копии документа ставится штамп Департамента, дата и подпись сотрудника Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству, принявшего документ.

6.1.6. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней, по просьбе гражданина ставится штамп Департамента с указанием даты поступления обращения в Департамент.

6.1.7. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимается дежурными специалистами по Департаменту (согласно утвержденному графику дежурств)

6.1.8. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3-х календарных дней с момента получения.

6.1.9. Все конверты, поступившие в Департамент с документами, вскрываются. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

6.1.10. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей в Управление после 14.00, проставляется штамп с указанием даты следующего дня.

6.1.11. Документы, требующие срочного рассмотрения, регистрируются с указанием даты текущего дня, независимо от времени поступления в Департамент. К документам, требующим срочного рассмотрения, относятся:

-распорядительные документы Мэра Москвы и Правительства Москвы, содержащие поручения Департаменту со сроками исполнения менее одного месяца;

-документы с сопроводительными письмами Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы либо лиц, официально их замещающих;

-проекты распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы, поступившие на согласование;

- служебная корреспонденция из комплексов, департаментов, комитетов и управлений Правительства Москвы, содержащая пометки «весьма срочно», «срочно», «оперативно», «вручить немедленно»;

- телеграммы и уведомления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований и т. п.

На первой странице указанных документов Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству проставляется штамп с указанием регистрационного номера, даты текущего дня и времени регистрации. Доставка данных документов, а также копий заявлений о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований осуществляется сотрудниками вышеуказанных отделов в течение 2-х часов с фиксацией в журнале «Документы со специальными пометками».