Регламент Департамента образования города Москвы (стр. 4 )

8.7.2.3.Сроки исполнения распорядительных документов Департамента указываются в тексте самих документов. При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется с даты подписания распорядительного документа.

8.7.2.4. Продление сроков исполнения распорядительных документов Департамента осуществляется руководителем Департамента на основании мотивированной информации, представленной ответственным исполнителем.

8.7.2.5. Снятие с контроля распоряжений Департамента и приказов по основной деятельности осуществляется приказом (распоряжением) Департамента соответственно.

8.8. Сроки и порядок контроля протоколов совещаний руководителя Департамента.

Приглашение на совещания, проводимые руководителем Департамента, осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным настоящим Регламентом.

Телефонограммы, подписанные руководителем Департамента, первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, направляются участникам совещания не позднее, чем за 2 календарных дня до проведения совещания.

8.8.1. Оформление протокола осуществляется в течение 3 календарных дней от даты проведения совещания.

8.8.2.Сроки исполнения протокольных поручений определены, как правило, в протоколе и исчисляются от даты проведения совещания.

8.8.3. Решение о продлении срока исполнения протокола или отдельных поручений по протоколу принимает руководитель Департамента на основе аргументированного предложения первых заместителей и заместителей руководителя Департамента, ответственного за исполнение данного поручения.

Решение о снятии протокола (отдельного поручения по протоколу) с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, изданием соответствующего распорядительного документа принимает руководитель Департамента либо начальник Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству или помощник руководителя Департамента, если вопрос не требует доклада руководителю Департамента.

9.  Оформление служебных документов

9.1. Общие требования к оформлению документов. Бланки документов.

Организационно-распорядительные документы в Департаменте оформляются на бланках утвержденного образца.

Правила оформления проектов распоряжений и приказов Департамента изложены в пункте 3.2.2 настоящего Регламента.

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т. д.) составляются структурными подразделениями Департамента в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе Регламента.

9.1.1. В Департаменте применяются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов, макеты которых согласованы с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы в установленном порядке.

9.1.1.1. Бланки с наименованием «Департамент образования города Москвы»:

-  распоряжение (формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов)

-  приказ (формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов)

-  письмо (формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов)

-  Решение Коллегии (формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Хранение и учет бланков распоряжений и приказов Департамента осуществляется Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству

9.1.1.2. Бланки для писем с наименованием «Департамент образования города Москвы» применяются первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, а также руководителями структурных подразделений Департамента, которым предоставлено право подписи.

Хранение и учет бланков писем Департамента осуществляется Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству.

9.1.1.3. Бланки для оформления Решения Коллегии Департамента (формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Хранение и учет бланков Решения Коллегии и протоколов заседаний Коллегии Департамента осуществляется ответственным секретарем Коллегии.

9.1.2. Бланки с наименованием «Департамент образования города Москвы» не требующие согласования с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы

-  резолюция (формат А-5, синий)

9.1.2.1. Бланки для резолюций с указанием должности «Руководитель Департамента» применяются только для направления документов за подписью руководителя Департамента или лиц, официально его замещающих.

Хранение и учет бланков резолюций руководителя Департамента осуществляется Информационно-аналитическим управлением по работе с населением и делопроизводству.

9.1.2.2. Бланки для резолюций с указанием должностей следующих руководителей Департамента – первый заместитель руководителя Департамента, заместитель руководителя Департамента (формат А-5, А-6 , синий).

Бланки резолюций, указанных в данном пункте Регламента, хранятся и учитываются в соответствующих структурных подразделениях Департамента.

9.1.3. Применение утвержденных бланков документов обязательно, при направлении документов за подписью руководителя Департамента, первых заместителей и заместителей руководителя Департамента в сторонние организации, а также при направлении документов в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Мэра Москвы, членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города Москвы, руководителей органов местного самоуправления, руководителей структурных подразделений аппарата Мэра и Правительства Москвы.

9.1.4. Для ведения “внутренней “ переписки бланки документов не применяются. “Внутренней” считается переписка между должностными лицам Департамента, структурными подразделениями аппарата Департамента.

«Внутренняя» переписка оформляется на листах бумаги формата А-4. В этом случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ, а также даты подписания.

9.1.5. Допускается использование бланков организационно-распорядительных документов Департамента, изготовленных только типографским способом на бумаге соответствующего формата. Запрещается применение ксерокопий бланков документов Департамента.

9.2. Реквизиты служебных документов.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) – автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

9.2.1. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А-4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «О чем?».

9.2.2. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата подписания и регистрации – для распорядительных и служебных документов.

9.2.3. Индекс документа – это порядковый номер для писем и служебной корреспонденции – это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

9.2.4. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, или конкретному должностному лицу.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

-  наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу – фамилия, имя, отчество);

-  название улицы, номер дома, номер квартиры;

-  название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений);

-  почтовый индекс.

При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры, индекс, город, второй строкой – улица, фамилия и инициалы частного лица – автора документа

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти и органы городской администрации.

Допускается выделение реквизита «адресат» жирным шрифтом

9.2.5. Текст документа строится в зависимости от вида документа.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами

9.2.6. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не обязательно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

9.2.7. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в ______ экз.

9.2.8. Реквизит «исполнитель» оформляется в нижнем левом углу последней страницы текста шрифтом на 2-3 кегля меньше основного текста, с указанием инициалов и фамилии государственного гражданского служащего Департамента и номера телефона.

9.3. Применение печатей.

На документах Департамента, требующих особого удостоверения, ставится печать.

Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица на документе либо соответствие копии подлиннику документа.

В Департаменте используются следующие печати:

-  Гербовая печать «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы»;

Простые круглые печати следующих наименований:

-  «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Управление государственной службы, кадров и педагогического образования»;

-  «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству».

-  «Департамент образования города Москвы. Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству. Для пакетов 1»;

-  «Департамент образования города Москвы. Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству. Для пакетов 2»;

-  «Департамент образования города Москвы. Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству. Для пакетов 3»;

-  «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Управление по контролю и надзору в сфере образования»;

-  «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Юридическое управление».

9.3.1. Гербовой печатью «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы» заверяется подпись руководителя Департамента

-  на договорах (контрактах), соглашениях, доверенностях на право представлять интересы Департамента, уставах государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента и трудовых договоров с руководителями данных учреждений;

-  на представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации, наградами и званиями города Москвы, грамотах и благодарностях руководителя Департамента;

-  на банковских счетах, документах финансового характера, бухгалтерской и статистической отчетности, и штатном расписании Департамента;

-  сводной номенклатуре дел Департамента и т. д.

9.3.2. Гербовой печатью «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы» удостоверяются подписи:

-  первых заместителей, заместителей руководителя Департамента согласно распределению обязанностей;

-  начальника Управления бухгалтерского учета и отчетности Департамента на финансовых документах (на основании соответствующего приказа Департамента);

-  иных должностных лиц Департамента, которым приказом Департамента переданы полномочия на право подписи.

Гербовая печать Департамента образования города Москвы хранится в Управлении экономической, финансовой деятельности, бухгалтерского учета и отчетности Департамента.

9.3.3. Печатью «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Управление государственной службы, кадров и педагогического образования» удостоверяется подпись начальника Управления государственной службы, кадров и педагогического образования:

-  на трудовых книжках работников Департамента, руководителей государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента городского подчинения, на копиях приказов Департамента по личному составу, справках кадрового характера, на копиях документов, составляющих «личные дела» работников Департамента и руководителей государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента городского подчинения.

Печать хранится в Управлении государственной службы, кадров и педагогического образования.

9.3.4.Печатью «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству» удостоверяется подпись начальника Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству и начальника Общего отдела:

- на копиях приказов и распоряжений Департамента образования города Москвы, на копиях служебных документов.

Печать хранится в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству.

9.3.5. Печатью «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Управление по надзору и контролю в сфере образования» удостоверяется подпись начальника Управления по надзору и контролю в сфере образования, начальника отдела лицензирования, начальника отдела государственной аккредитации:

- на копиях приказов и распоряжений Департамента образования и выписок из распорядительных документов Департамента образования, подготовленных данным подразделением;

- копиях лицензий на право ведения образовательной деятельности;

- копиях свидетельств о государственной аккредитации.

Печать хранится в Управлении по надзору и контролю в сфере образования.

9.3.6. Печатью «Правительство Москвы. Департамент образования города Москвы. Юридическое управление» удостоверяется подпись начальника Юридического управления:

- на копиях правоустанавливающих документов государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента образования города Москвы;

- на копиях иных документов, необходимых для предоставления в судебные, правоохранительные и иные органы.

Печать хранится в Юридическом управлении.

9.3.7. Используемые в Департаменте печати хранятся в сейфах. Ответственность за сохранность и использование печатей по назначению несут руководители соответствующих структурных подразделений Департамента, на которые настоящим Регламентом возложено хранение печатей.

9.4.  Выдача и заверение копий служебных документов.

9.4.1.  Департамент и его структурные подразделения могут выдать копии только документов Департамента, авторами которых являются должностные лица и структурные подразделения аппарата Департамента.

9.4.2.  Копия должна быть скреплена надлежащим образом, заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику, и соответствующей печатью Департамента (Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству, Юридическое управление).

В ряде случаев (оговоренных нормативными актами) заверительная подпись удостоверяется печатью Департамента.

Заверительная надпись составляется по форме: «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка и дата заверения копии.

9.4.3.  Для получения архивных документов (справка, копия, выписка), относящихся непосредственно к заявителю, физические и юридические лица обращаются с заявлением в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству Департамента. Образец формы заявления для физического лица указан в приложении 7 к Регламенту, для юридического лица – в приложении 8 к Регламенту в срок до 5 календарных дней.

9.4.4.  Порядок выдачи копий распорядительных документов Департамента изложен в пункте 3.8 настоящего Регламента.

9.4.5.  Выдача копий ответов на обращения граждан, рассмотренных в Департаменте, осуществляется по письменному запросу заявителей информационно-аналитическим Управлением по работе с населением и делопроизводству, заверенная руководителем данного Управления и печатью.

9.5.  Отметка об исполнении служебного документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слово «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата Департамента, в котором исполнен документ.

9.6.  Оформление документов лиц, командируемых за рубеж.

Оформление командирования за рубеж руководителей и специалистов Департамента осуществляется приказом Департамента на основании соответствующего правого акта Правительства Москвы.

В приказе Департамента о командировании должно быть указано:

-  основание направления за рубеж;

-  цель направления за рубеж;

-  период пребывания за рубежом;

-  название страны пребывания;

-  возложение обязанностей отсутствующего руководителя на период его командирования за рубеж.

10.  Организация приема граждан и представителей организаций

10.1. Прием граждан и представителей организаций осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию руководителя Департамента и его первых заместителей и заместителей, определенной Уставом города Москвы, Положением о Департаменте образования города Москвы и другими нормативными правовыми актами города Москвы.

10.2. Прием представителей организаций в Департаменте осуществляется руководителем Департамента, его первыми заместителями и заместителями, руководителями и специалистами структурных подразделений Департамента в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем Департамента.

10.3. Прием представителей организаций (далее – организаций) руководителем Департамента, первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента осуществляется по предварительной записи.

10.4. Запись граждан на прием к руководителю Департамента, его первым заместителям и заместителям осуществляется согласно Административному регламенту исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Департамент образования города Москвы (приложение 12 к настоящему Регламенту).

Граждане вправе обращаться лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.

10.5. Запись на прием представителей организаций к руководителю Департамента осуществляет помощник руководителя Департамента, который готовит необходимые к приему материалы.

10.6. Запись на прием представителей организаций к первым заместителям и заместителям руководителя Департамента и подготовку необходимых материалов к приему осуществляют назначенные ими специалисты из числа работников подведомственных им структурных подразделений Департамента.

10.7. Контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан и организаций, осуществляется соответственно руководителем Департамента.

Непосредственный контроль исполнения поручений руководителя Департамента, данных во время приема граждан, осуществляется помощником руководителя Департамента.

10.8. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина или организации должно исполняться в 30 календарных дней со дня подписания поручения, если в поручении не установлен иной срок.

10.9. Поручение снимается с контроля:

-  если вопрос решен положительно;

-  если структурным подразделением Департамента дан обоснованный отказ по обращению гражданина или организации, и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

11. Информационное обеспечение деятельности Департамента

11.1. Информационное обеспечение деятельности Департамента направлено на обеспечение должностных лиц Департамента документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности Департамента и окружных управлений образования.

11.2. Задачи информационного обеспечения Департамента:

-информирование о плановых мероприятиях Департамента и окружных управлений образования

-обеспечение информацией, способствующей эффективному выполнению возложенных функций.

11.3. Задачи информационного обеспечения граждан и организаций:

-  обеспечение принципа гласности в деятельности Департамента;

-  информирование организаций и граждан о вступлении в действие распорядительных документов Департамента, затрагивающих их права и свободы.

11.4. Структурами, решающими задачи информационного обеспечения Департамента, являются:

- Государственное образовательное учреждение «Учебно-методический центр по информационно-аналитической работе»;

-Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству Департамента образования города Москвы

11.5. Потребителями информации являются:

-  должностные лица и структурные подразделения Департамента;

-  окружные управления образования;

-  иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами Департамента).

11.6.Формы и средства предоставления и распространения информации:

-  предоставление копий документов по запросу;

-  предоставление справок по телефону;

-  организация телевизионных программ;

-  проведение разъяснительных кампаний;

-  использование визуальной информации (наружная реклама);

-  обеспечение удаленного доступа к базам данных Департамента;

-  публикация информации на официальном интернет - портале Департамента;

-  передача информации через систему электронной почты.

11.7. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав устанавливается настоящим Регламентом или отдельным распорядительным документами Департамента.

11.8. Официальными источник размещения информации о деятельности Департамента являются официальный интернет-портал Департамента.

11.11. Информирование граждан о распорядительных документах Департамента, затрагивающих их права и интересы осуществляется посредством размещения их на официальном интернет – портале Департамента.

11.12. Справочно-информационная служба Департамента (телефон Доверия) представляет населению справочную информацию по телефону по вопросам деятельности Департамента.

12.  Порядок работы с документами ограниченного распространения (ДСП)

12.1.  Работа с документами ограниченного распространения определяется действующим федеральным законодательством и законодательством города Москвы, перечнем сведений конфиденциального характера, настоящим Регламентом и отдельными распоряжениями (приказами) Департамента.

12.2.  Конфиденциальное делопроизводство в Департаменте организуется в рамках структурных подразделений Департамента, в которых назначаются ответственные за его ведение.

12.3.  . Документы (проекты) с пометкой «ДСП» исполняются только на сертифицированных ПЭВМ. Переговоры конфиденциального характера ведутся в защищаемых помещениях, с использованием средств защиты речевой информации.

12.4.  Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера в следующем порядке:

-  по распорядительным документам – руководителем Департамента, в т. ч. и по предложениям ответственного за внесение проекта распорядительного документа;

-  по другим документам (служебным письмам, протоколам и т. п.) должностным лицом, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.

12.5.  Должностные лица Департамента, принявшие решение об отнесении документа к категории «ДСП», несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

12.6.  На документах и их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «ДСП».

12.7.  При подготовке документа с пометкой «ДСП» определяется количество экземпляров данного документа, указывается фамилия исполнителя, учетный номер, дата, условия снятия пометки «ДСП» (срок ограничения распространения документа) и расчет рассылки. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.

12.8.  Доступ к документам с пометкой «ДСП» имеют должностные лица и сотрудники Департамента в соответствии с утвержденными списками и расчетом рассылки документов.

12.9.  Организация доступа к информации конфиденциального характера осуществляется в следующем порядке:

-  сотрудников структурных подразделений Департамента - по разрешению руководителя Департамента, должностного лица, подписавшего документ, и в соответствии с полномочиями пользователей специальной автоматизированной системы документооборота Департамента (АС), регламентированными соответствующей инструкцией;

-  других организаций - по разрешению руководителя Департамента.

12.10.  Документированная информация «ДСП» без санкции руководителя Департамента и должностного лица, установившего режим ограниченного распространения, не подлежит разглашению (распространению), уничтожению.

12.11.  Снятие пометки «ДСП» производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для снятия. Запись подтверждается подписью руководителя структурного подразделения, в котором был подготовлен, учтен и хранится данный документ.

13. Информатизация деятельности Департамента

13.1. Целью информатизации деятельности Департамента является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, окружных управлений образования, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления на всех уровнях исполнительной власти округа.

13.2. Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения управления округом, включая:

-  комплекс технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной обработки информации;

-  транспортную среду передачи данных на основе корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети (КМС) Правительства Москвы, объединяющую локальные сети Департамента, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти;

-  интегрированную в КМС систему корпоративной телефонной связи (далее - СКТС) Правительства Москвы, на базе которой обеспечивается также проведение селекторных совещаний и видеоконференций;

-  программно-информационную среду - базы данных, электронную почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также программные средства и технологии доставки, обработки и представления информации;

-  организационно-технологическую среду, обеспечивающую сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и операторов к информационным системам.

13.3. Информационные системы.

В соответствии с Законом города Москвы от 01.01.01 N 52 "Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы" при создании и эксплуатации информационных систем, содержащих информационные ресурсы города, их операторы обязаны обеспечивать совместимость информационных систем между собой путем соблюдения установленных требований к аппаратным и программным средствам, организационным процедурам, формам документооборота и информационного обмена, форматам данных, правилам предоставления и защиты информации.

13.4. Оператором ЛВС и информационных систем Департамента является Учебно-методический центр по информационно-аналитической работе. Задача Учебно-методического центра по информационно-аналитической работе состоит в организации сохранности, пополнения и оптимального использования информационных ресурсов, систем и технологий для обеспечения роста производительности труда и качества работы персонала, а также для решения новых аналитических и управленческих задачУчебно-методический центр по информационно-аналитической работе организует администрирование ЛВС Департамента и Интернет-сервисов, организует поддержку пользователей информационных ресурсов, организует создание, подключение и эксплуатацию информационных систем, организует обеспечение информационно-технологического взаимодействия Департамента и окружных управлений, определяет порядок модернизации и создания технологий.

13.5. Одной из основных задач информатизации в соответствии с требованием федерального законодательства и программных документов Правительства Российской Федерации является увеличение открытости деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации, оперативности информирования граждан, создание условий для работы и взаимодействия органов исполнительной власти города между собой по принципу "одного окна". В этой связи Департамент использует официальные электронные каналы обмена информацией. Создание и функционирование этих информационных каналов определяется нормативными документами Правительства Москвы.

13.6. Для оперативного получения внешней информации таким каналом является электронная почта Департамента с официальным электронным адресом Департамента, поступающая на официальный адрес, сортируется, переводится при необходимости на бумажный носитель и направляется в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству для дальнейшей обработки.

13.7. Для оперативного предоставления информации гражданам, организациям обратной связи, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронным каналом является официальный интернет-портал Департамента с официальным электронным адресом: www. *****; www. *****.

13.8. Сотрудники структурных подразделений Департамента имеют возможность пользоваться в своей работе открытыми информационными ресурсами - личным электронным адресом в системе электронной почты Департамента, доступом в Интернет в соответствии с правилами, устанавливаемыми оператором этих информационных систем, и на основании решения руководителя Департамента.

13.9. Одной из основных внутренних задач информатизации является создание единой системы электронного документооборота (ЕС ЭДО)

-  доступ к единым (централизованно ведущимся) базам данных Департамента;

-  оперативное и качественное прохождение и рассмотрение поступающих в Департамент и отправляемых из Департамента документов;

-  обеспечение полноты и всестороннего рассмотрения принимаемых решений за счет взаимодействия и взаимной связности различных информационных ресурсов;

-  сокращение времени на осуществление управленческих операций;

-  оперативное доведение поручений должностных лиц Департамента до исполнителей и автоматизированный контроль и учет исполнения поручений;

-  совершенствование организации труда сотрудников Департамента, уменьшение трудоемкости и повышение качества работы с документами;

-  накопление и стандартизацию технологических знаний и навыков для ускорения обучения персонала;

-  устранение дублирования и параллелизма в работе сотрудников Департамента;

-  централизованное хранение с возможностью быстрого и полного восстановления информационных ресурсов.

13.13. Программно-техническое обеспечение сотрудников Департамента.

Для обеспечения работы пользователи получают в установленном порядке необходимые технические и программные средства, руководства, инструкции и методические материалы, а также при необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию.

Приложение 1 к Регламенту Департамента

образец формы

заявка

о включении вопроса в повестку дня

заседания оперативного совещания

(коллегии Департамента)

Руководителю Департамента

Прошу Вас включить в повестку дня заседания (оперативного совещания, Коллегии Департамента) на (дата проведения)

Вопрос:

Докладчик: Ф. И.О. (должность, наименование организации)

Время выступления: мин.

С содокладом выступит:

1.  Ф. И.О. (должность, наименование организации)

2.  Ф. И.О. (должность, наименование организации)

Время выступления: мин.

Предоставить слово для выступления до мин.

1.  Ф. И.О. (должность, наименование организации)

2.  Ф. И.О. (должность, наименование организации)

3.  Ф. И.О. (должность, наименование организации)

Обсуждение вопроса провести в течение мин.

Список приглашенных на заседание прилагается:

1.  Ф. И.О. (должность, наименование организации, телефон)

2.  Ф. И.О. (должность, наименование организации, телефон)

3.  Ф. И.О. (должность, наименование организации, телефон)

4.  Ф. И.О. (должность, наименование организации, телефон)

5.  Ф. И.О. (должность, наименование организации, телефон)

О.

должность, дата

Приложение 2 к Регламенту Департамента

Образец листа согласования

ПРИКАЗА (распоряжения) Департамента

 

ВОПРОС ВНЕСЕН:		ПРОЕКТ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) СОГЛАСОВАН:
Первый заместитель руководителя Департамента, заместитель руководителя Департамента Инициалы, фамилия__________ (подпись, дата)		Первый заместитель руководителя Департамента, заместитель руководителя Департамента (по направлению) Инициалы, фамилия__________ (подпись, дата)
ПРОЕКТ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ПРЕДСТАВЛЕН: (Ответственный исполнитель)		Руководители структурных подразделений, начальники окружных управлений образования Государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента и др. Инициалы, фамилия__________ (подпись, дата)
ИСПОЛНИТЕЛЬ: Должность Инициалы, фамилия__________ (подпись, дата) телефон		Начальник Юридического управления Инициалы, фамилия__________ (подпись, дата)

Приложение 3 к Регламенту Департамента

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

департамент образования города Москвы

приказ

____________________№ ___________

О (об) ……. (заголовок)

В связи с (мотивировочная часть) (основание)

приказываю:

Распорядительная часть

1.  …….

2.  …….

3.  Контроль за выполнением…..

Фамилия *

Разослать:

Исп. Инициалы, фамилия

телефон

* На второй и последующих страницах распорядительного документа в реквизите «Подпись» должность оформляется полностью: «Руководитель Департамента образования города Москвы»

Приложение 4 к Регламенту Департамента

Образец ФОРМЫ КОНТРОЛЬНОГО ЛИСТА УЧЕТА СРОКОВ

СОГЛАСОВАНИЯ распоряДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА Департамента

Название проекта распорядительного документа

Структурное подразделение Департамента, представившее проект распорядительного документа

Ф. И.О. исполнителя, тел.

Ф. И.О. должностных лиц, визирующих проект	Дата поступления проекта на согласование, подпись и Ф. И.О. принявшего	Дата визирования проекта	Дата передачи проекта	Нарушение установленного срока визирования проекта (кол-во дней)	Примечания (возврат исполнителю на доработку, замечания и др.) с указанием даты
Исполнителю	Другому должностному лицу для согласования
1	2	3	4	5	6	7
Юридическое управление

Общий срок визирования проекта кал..дней

В т. ч.: в Департаменте кал. дней

Примечание:

В соответствии с п.3.3 регламента Департамента проект распоряжения должен быть согласован (либо в согласовании отказано) в срок не более 2-х рабочих дней с момента его поступления должностному лицу, визирующему документ, с обязательным указанием даты визирования.

Приложение 5 к Регламенту Департамента

Руководителю Департамента образования города Москвы от:_____________________________________

________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Документ, удостоверяющий личность: ________________________________________

________________________________________

(вид документа, номер, кем и когда выдан)

Адрес:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контактный телефон:____________________

ЗАЯВЛЕНИЕ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА

Прошу выдать приказа (распоряжения) Департамента

Дата принятия документа "___" __________________ г. №______________

Наименование документа _____________________________________________________________________________

(или краткое содержание)

Документ необходим для представления________________________________________________________________

____________________________________________________________________________ (указать организацию, куда будет передана копия документа)

Сведения о представителе физического лица (заполняется в случае, если документ сдает представитель физического лица по доверенности ):

_____________________________________________________________________________

доверенность:_________________________________________________________________

(кем и когда выдана)

Заявитель предъявляет:

1. Документ, удостоверяющий личность.

2. Документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица - доверенность и документ, удостоверяющий личность.

"____" ________________ _____________________

(подпись)

Примечание:

Бланки заявлений выдаются, и оформленные заявления принимаются в Информационно-аналитическом управлении по работе с населением и делопроизводству, Объединенном архиве Департамента.

Приложение 6 к Регламенту Департамента

Руководителю Департамента образования города Москвы

от:_______________________________________

(наименование юридического лица)

Документ, удостоверяющий создание юридического лица: _________________________________________

_________________________________________

(вид документа, номер, кем и когда выдан)

Адрес: ___________________________________

Руководитель: ____________________________

Контактный телефон: ___________________

Факс: _________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Прошу выдать копию приказа (распоряжения) Департамента

Дата принятия документа от «______» ________ 200__г. №_____________

Наименование документа: _____________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(или краткое содержание)

Документ необходим для представления: _____________________________________________________________________________

(указать организацию, куда будет передана копия документа)

Документ прошу выдать на руки: _____________________________________________________________________________

Сведения о представителе юридического лица (заполняется в случае, если документ сдает представитель юридического лица по доверенности)

доверенность: _____________________________________________________________________________

(кем и когда выдана)

Приложение:

Копия свидетельства о регистрации юридического лица на ____ листах.

Заявитель предъявляет:

1. Документ, удостоверяющий личность.

2. Документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица и дающий право действовать от имени юридического лица - доверенность и документ, удостоверяющий личность

________ 200__г. _________________

(подпись)

Примечание:	Бланки заявлений выдаются, и оформленные заявления принимаются в Информационно-аналитическом управлении по работе с населением и делопроизводству, Объединенном архиве Департамента.
	Приложение 7 к Регламенту Департамента

Руководителю Департамента образования города Москвы от:_____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Документ, удостоверяющий личность: ________________________________________

________________________________________

(вид документа, номер, кем и когда выдан)

Адрес:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контактный ____________________________

Телефон:________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА

Прошу выдать архивный документ (справка, копия, выписка) _____________________________________________________________________________

(указать вид, реквизиты и наименование запрашиваемого архивного документа)

Документ необходим для представления_____________________________________________________________________________________________________________________________________________

(указать организацию, куда будет передан документ или копия документа)

Сведения о представителе физического лица (заполняется в случае, если документ сдает представитель физического лица по доверенности): _____________________________________________________________________________

доверенность:_________________________________________________________________

(кем и когда выдана)

Заявитель предъявляет:

1. Документ, удостоверяющий личность.

2. Документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица - доверенность и документ, удостоверяющий личность.

"____" ________________ 200___г. _________________________

(подпись)

Примечание:

Бланки заявлений выдаются, и оформленные заявления принимаются в Информационно-аналитическом управлении по работе с населением и делопроизводству, Объединенном архиве Департамента.

Приложение 8 к Регламенту Департамента

Руководителю Департамента образования города Москвы:

от________________________________________________________________________________

(наименование юридического лица)

Документ, удостоверяющий создание юридического лица: _________________________________________

_________________________________________

(вид документа, номер, кем и когда выдан) Адрес:____________________________________________________________________________

Руководитель: ___________________________

_________________________________________

Контактный телефон:_____________________

Факс ____________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Прошу выдать архивный документ (справка, копия, выписка) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(указать вид, реквизиты и наименование запрашиваемого архивного документа)

Документ необходим для представления________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Документ прошу выдать на руки _____________________________________________________________________________

Сведения о представителе юридического лица (заполняется в случае, если документ сдает представитель юридического лица по доверенности): _________________________

_____________________________________________________________________________

доверенность:_________________________________________________________________

(кем и когда выдана)

Приложение:

Копия свидетельства о регистрации юридического лица на ______ листах.

(В случае непредставления документа - зачеркнуть)

Заявитель предъявляет:

1. Документ, удостоверяющий личность.

2. Документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица и дающий право действовать от имени юридического лица - доверенность и документ, удостоверяющий личность.

"____" ________________200____г. _________________________

(подпись)