|
УТВЕРЖДЁН Председателем комитета по управлению архивным делом Ростовской области «27» октября 2011г. |
Должностной регламент
начальника отдела организационно-методической и
научной работы, хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов комитета по управлению архивным делом
Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы области - начальник отдела организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее начальник отдела) относится к группе ведущих должностей государственной гражданской службы категории «руководители».
1.2. Государственный гражданский служащий Ростовской области (далее - гражданский служащий), замещающий указанную в п.1 настоящего должностного регламента должность гражданской службы, назначается и освобождается от должности приказом председателем комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее - председатель комитета) (по согласованию с управлением по кадровой работе Правительства Ростовской области).
1.3. Непосредственная подчиненность гражданского служащего, порядок наделения его полномочиями, порядок замещения гражданского служащего, а также порядок делегирования его полномочий устанавливается председателем комитета.
1.4. Начальник отдела имеет в подчинении государственных гражданских служащих.
1.5. В период временного отсутствия гражданского служащего исполнение его должностных обязанностей возлагается на другого гражданского служащего в соответствии с установленным распределением должностных обязанностей.
1.6. Начальник отдела осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:
Конституции Российской Федерации;
Федеральных законов:
от 01.01.2001 «О системе государственной службы Российской Федерации»;
–ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
Федерального закона от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Областных законов Ростовской области:
от 01.01.2001 №19-ЗС «Устав Ростовской области»;
от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Областного закона от 01.01.2001 «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;
Указа Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области «О Регламенте Администрации Ростовской области»;
иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов, указаний Федерального архивного агентства, областных законов, указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области,
положения об отделе организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета,
настоящего должностного регламента.
2. Квалификационные требования к
начальнику отдела
2.1. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее:
2.1.1. Высшее профессиональное образование.
2.1.2. Для замещения должности, относящейся к группе ведущих должностей гражданской службы – требования к стажу государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности установлены - не менее двух лет стажа работы государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности.
Обязательными являются знания в области использования информационных технологий уровня «Базовый».
2.2. Начальник отдела должен знать:
Трудовой Кодекс Российской Федерации;
Федеральные законы:
от 01.01.2001 «О системе государственной службы Российской Федерации»;
от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
от 01.01.2001 «О персональных данных»;
от 01.01.2001 «О противодействии коррупции»;
от 01.01.2001 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с ратификацией Конвенции Организации Объединенных Наций против коррупции от 01.01.01 года, Конвенции об уголовной ответственности за коррупцию от 01.01.01 года и принятием Федерального закона «О противодействии коррупции»»;
от 01.01.2001 «Об обеспечении доступа к информации о дея-
тельности государственных органов и органов местного самоуправления».
Указы Президента Российской Федерации:
«О некоторых социальных гарантиях лицам, замещавшим государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы»;
«О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»;
«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценка их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»;
«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;
«О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
«О комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Российской Федерации и урегулированию конфликта интересов»;
«Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
«О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» и в общие принципы, утвержденные этим Указом»;
Приказ министерства информационных технологий и связи Российской Федерации «Об утверждении квалификационных требований к федеральным государственным гражданским служащим и государственным гражданским служащим субъектов Российской Федерации в области использования информационных технологий».
Областные законы Ростовской области:
от 01.01.2001 «Устав Ростовской области»;
от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
от 01.01.2001 «О Реестре государственных должностей Ростовской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Ростовской области»;
от 01.01.2001 «Об обращении граждан»;
от 01.01.2001 «Об областном государственном заказе на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Ростовской области»;
«Об утверждении Положения о представлении сведений о полученных государственным гражданским служащим Ростовской области доходах, принадлежащих ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, и обязательствах имущественного характера»;
от 01.01.2001 «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;
«О порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих Ростовской области»;
«О проведении аттестации государственных гражданских служащих в Администрации Ростовской области»;
от 01.01.2001 «Об архивном деле в Ростовской области»;
от 01.01.2001 «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
от 01.01.2001 «О денежном содержании государственных гражданских служащих Ростовской области»;
от 01.01.2001 «О Правительстве Ростовской области»;
Регламент Правительства Ростовской области;
распределения обязанностей между Губернатором Ростовской области и его заместителями; Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;
иные нормативные правовые акты Российской Федерации по направлениям профессиональной деятельности;
положение об отделе организационно-методической и научной работе комитета;
настоящий должностной регламент;
основы государственного и муниципального управления;
Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области, правила делового этикета.
2.4. Начальник отдела должен уметь:
работать с людьми, вести деловые переговоры, владеть навыками межличностных отношений, контролировать и анализировать архивную деятельность, воспринимать конструктивную критику, владеть навыками подготовки делового письма, эффективно взаимодействовать с другими организациями, госорганами, муниципальными образованиями, государственными и муниципальными служащими, населением;
разрабатывать план конкретных действий;
быть требовательным, энергичным, настойчивым, принимать советы других коллег, признавать свою неправоту, ставить достижимые цели и выполнимые задачи, оперативно принимать и реализовывать решения, адаптироваться к ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
систематически повышать свою квалификацию, не допускать личностных конфликтов с сотрудниками и представителями вышестоящих органов;
использовать современные информационные технологии, компьютерную и другую оргтехнику;
обязательные знания в области использования информационных технологий уровня «Базовый»:
аппаратное и программное обеспечение;
компьютерные сети и Интернет;
общие понятия об информационной безопасности;
навыки работы в операционной сети;
основы офисных технологий;
современные информационные технологии в государственных органах;
правовые аспекты в сфере информационных технологий;
3. Должностные обязанности, права и ответственность
начальника отдела
3.1. Должностные обязанности
начальника отдела:
3.1.1. Начальник отдела участвует в решении наиболее важных вопросов развития архивного дела в области и деятельности Комитета.
3.1.2. Исходя из задач отдела организационно-методической и научной работы комитета начальник отдела:
руководит деятельностью подчиненных ему гражданских служащих;
несет ответственность за невыполнение задач, возложенных на отдел, или за неисполнение должностных обязанностей в соответствии с утвержденным председателем комитета распределением должностных обязанностей;
распределяет должностные обязанности между подчиненными ему гражданскими служащими в соответствии с их должностными регламентами;
вносит предложения о проведении конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы в отделе или замещении таких должностей из резерва кадров комитета, о поощрении гражданских служащих отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;
дает подчиненным гражданским служащим поручения по вопросам, входящим в сферу деятельности отдела;
вносит предложения о заключении комитетом договоров с организациями и специалистами на проведение работ, оказание услуг, связанных с работой отдела;
готовит предложения по совершенствованию системы архивных учреждений области, участвует в их реализации;
исполняет обязанности заместителя председателя Комитета в период его отсутствия;
организует исполнение решений председателя комитета и его заместителя по организационно-методическому и научному руководству государственными и муниципальными архивами;
курирует работу областных государственных архивов;
готовит предложения по формированию, использованию средств Комитета на развитие производственной деятельности;
разрабатывает проекты целевых программ и перспективных планов развития архивного дела в области, дает предложения к текущим планам;
контролирует по поручению председателя Комитета ход выполнения целевых программ по отдельным направлениям деятельности и архивным учреждениям;
организует подготовку справочных и аналитических материалов о состоянии архивного дела по направлениям деятельности архивов, перспективах его развития, предложений для принятия управленческих решений;
осуществляет мероприятия по контролю за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации и Ростовской области;
организует работу по планированию и отчетности в архивных учреждениях области;
обеспечивает выполнение мероприятий по ведению статистического учета состояния и деятельности подведомственных и муниципальных архивов;
обеспечивает подготовку мероприятий по осуществлению сотрудничества с архивными органами других субъектов Российской Федерации в решении научно-методических проблем архивного дела;
организует изучение, обобщение и распространение передового опыта работы архивных учреждений области;
организует работу по созданию баз данных, а также традиционных видов справочников о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации;
осуществляет организационное руководство подготовкой научно-практических конференций, совещаний и семинаров по архивному делу, проводимых по плану НМС и Комитета на территории области;
обеспечивает организацию работы по разработке инструкций и методических пособий по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
осуществляет рецензирование научных и методических разработок, программ, пособий;
участвует в работе по повышению квалификации работников отдела, архивных учреждений области;
организует работу совещательных органов при Комитете (коллегия, ЭПК, комиссия по проверке наличия и розыску недостающих дел);
подготавливает проекты ответов на запросы органов государственной власти Российской Федерации и Ростовской области по вопросам, относящимся к компетенции Комитета;
осуществление общего руководства работой ЭПК Комитета;
обязан:
уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокураты или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;
принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов;
в письменной форме уведомлять своего непосредственного начальника о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно.
3.2. Права начальника отдела:
3.2.1. Начальник отдела при исполнении своих должностных обязанностей обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.2.2. Начальник отдела имеет право:
запрашивать от работников Комитета и руководителей госархивов необходимую информацию и документы;
представлять по поручению председателя Комитета Комитет в законодательных и исполнительных органах власти области и органах местного самоуправления по кругу вопросов, входящих в ведение Комитета;
принимать участие в проверке деятельности архивных служб области, представлять председателю Комитета предложения по совершенствованию их деятельности;
давать поручения сотрудникам Комитета по выполнению возложенных на Комитет задач.
3.3. Ответственность начальника отдела:
3.3.1. Начальник отдела несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией, за разглашение сведений, составляющих государственную, коммерческую тайну, а также конфиденциальных сведений, касающихся деятельности юридических лиц и граждан, гражданский служащий несет ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.
4. Перечень вопросов, по которым
начальник отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения
4.1. Начальник отдела вправе:
давать консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций;
принимать участие в подготовке проектов актов, управленческих и иных решений по вопросам, отнесенным к его компетенции, в соответствии с задачами, возложенными на отдел.
4.2. Начальник отдела обязан:
в пределах своей компетенции принимать участие в оказании комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственных услуг гражданам и организациям в соответствии с функциями отдела;
выполнять поручения председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также другие функции в пределах должностных полномочий и в соответствии с компетенцией.
5. Перечень вопросов, по которым начальник отдела обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
5.1. Начальник отдела вправе принимать участие:
в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам деятельности управления в рамках его полномочий в соответствии с Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области.
5.2. Начальник отдела обязан принимать участие:
в комиссии по урегулированию конфликтов интересов в комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
в аттестационной комиссии, для проведения аттестации гражданских служащих, замещающих должности гражданской службы в комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
в проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы в комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
в проведении служебных проверок в комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
в комиссии по проверке наличия и розыску недостающих дел.
6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов
управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия данных решений
6.1. Начальник отдела принимает участие в разработке, подготовке, согласовании и рассмотрении проектов управленческих и иных решений в сроки и в порядке, определяемые Регламентом Правительства Ростовской области.
7. Порядок служебного взаимодействия начальника отдела в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями
7.1. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимодействие с гражданскими служащими Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальными служащими, а также с организациями и гражданами в порядке, определенном Регламентом Правительства Ростовской области.
8. Перечень государственных услуг, оказываемых начальником отдела гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа
8.1. При выполнении своих должностных обязанностей начальник отдела оказывает следующие государственные услуги:
8.1.1. По организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.
8.1.2. По организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
8.1.3. По информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
8.2. Дает консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций.
9. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
начальника отдела комитета
9.1. Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности начальника отдела оценивается по следующим показателям:
9.1.1. Качество деятельности (результата):
соответствие требованиям, предъявляемым к должности;
подготовка документов в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов;
точность/недопущение ошибок;
другие.
9.1.2. Своевременность решения поставленных задач.
9.1.3. Организация труда:
производительность (объем выполненной работы за расчетный период);
результативность (мера достижения поставленных задач/целей);
соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов, опозданий и т. д.).
9.1.4. Мотивация:
заинтересованность в выполняемой работе;
использование творческого подхода при решении поставленных задач.
9.1.5. Профессионализм:
соответствие требованиям, предъявляемым к должности;
знание смежных сфер, использование системного подхода в работе;
широта профессиональных знаний.
9.1.6. Другие критерии в соответствии с особенностями профессиональной деятельности:
достижение целей, поставленных руководителем при организации и проведении совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию комитета.
