Министерство образования и науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Карачаево-Черкесский государственный университет
имени »
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
В КАРАЧАЕВО - ЧЕРКЕССКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ УНИВЕРСИТЕТЕ ИМЕНИ У. Д. АЛИЕВА
|
|
Карачаевск 2010
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Карачаево-Черкесский государственный университет (далее университет).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 01.01.2001г. «О Государственном гербе РФ», Постановлением Правительства от 01.01.2001г. № 000 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ», Письмом Министерства образования РФ от 01.01.2001г. № 03-21ин/26-03 «О проставлении и использовании печатей с воспроизведением Государственного герба РФ», Типовой инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утверждённой Приказом Минобразования от 01.01.2001г № 000 и ГОСТом Р , введённым в действие Постановлением Госстандарта России от 01.01.2001г. .
1.3. Основные термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции:
Печать – это средство, которое используется для дополнительного официального подтверждения уполномоченным лицом действительности изъявляемой им воли или другой информации, на которое установлен особый порядок изготовления, хранения и использования.
Подразделяются на гербовые и простые.
Клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.
Оттиск – изображение клише печати на бумаге.
Гербовая печать – печать правильной круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение Государственного герба РФ. Проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Малая гербовая печать – гербовая печать обособленного структурного подразделения.
Простая печать – печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от имени структурного подразделения (кадровая, бухгалтерская и т. д.).
Мастичная печать – печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.
Штемпельная краска – специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.
Печатающий элемент – участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий её на бумагу.
Пробельный элемент – участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий её на бумагу.
Штамп – это средство удостоверения информации или регистрации документов (угловые, регистрационные, информационные). Имеют прямоугольную форму.
Угловой штамп – это штамп, проставляемый на документах, исходящих от имени университета и имеющий его реквизиты.
Регистрационный (учётный) штамп – это штамп, используемый для регистрации и учёта документов.
Информационные штампы – это иные штампы информационного характера, подтверждающие определённые действия.
Структурное подразделение – это определенное звено в организационной структуре университета, которое состоит из коллектива работников, имеет четко определенные функции, задачи и ответственность.
Обособленное структурное подразделение – структурное подразделение, находящееся вне места расположения университета (филиалы, представительства).
Уничтожение печатей и штампов – это полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающей возможности их восстановления и использования.
2. Пользование печатями и штампами
2.1. Право использования гербовой печати возникает с момента государственной аккредитации университета, подтвержденной свидетельством о государственной аккредитации.
2.2. Обособленным структурным подразделениям разрешается изготовление малых гербовых печатей, если это предусмотрено их Положением.
2.3. Правом пользования простыми печатями (штапами) возникает у структурных подразделений с момента утверждения Положения о соответствующем структурном подразделении, где указано о наличии печати подразделения.
2.4. Ответственный за использование, установку оттиска и хранение гербовой печати университета, назначается приказом ректора.
2.5. Ответственные за использование, установку оттиска и хранение простых печатей (штампов), назначаются приказом ректора по представлению руководителей структурных подразделений, филиала.
2.6. Ответственные за изготовление, использование, хранение и уничтожение малых гербовых и простых печатей (штампов) обособленных структурных подразделениях, филиала назначаются приказом ректора по представлению руководителя соответствующего обособленного структурного подразделения, филиала.
2.7. Запрещается передача печатей (штампов) другим сотрудникам, в том числе внутри управлений, отделов.
2.8. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ и начало подписи.
2.9. Если форма документа имеет пометку «Место для печати», «МП», «Ставить точно в круг», печать должна располагаться строго в границах установленной для неё зоны.
2.10. Не допускается проставление печатей (штампов) на документах и материалах, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию университета, его структурных подразделений.
2.11. Документы, на которых ставится гербовая печать:
акты (приёма законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.);
доверенности;
гражданско-правовые договоры (поставки, подряда, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений и т. д.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т. д.);
заявки (на оборудование, изобретение и т. д.);
заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.);
заключения и отзывы организаций на диссертации, авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации и т. д.);
письма гарантийные (на выполнение работ, услуг, оплату и т. д.);
поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платёжные (сводные, в банк, Госбанк) и т. д.);
положения о структурных подразделениях, инструкции, правила и на другие локальные акты университета;
протоколы (согласования планов поставок, выдвижения народных заседателей и т. д.);
реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и т. д.);
сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору подряда, на капитальное строительство и т. д.);
справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате, архивные и т. д.);
спецификации (изделий, продукции и т. д.);
титульные списки;
устав университета, изменения и дополнения к нему;
штатные расписания и изменения к ним;
трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
договоры о материальной ответственности;
наградные листы;
другие документы, для которых законодательством РФ предусматривается проставление гербовой печати организации.
На остальных документах, не требующих особого подтверждения подлинности, ставится простая печать.
2.12. Копии документов заверяются ответственными лицами, назначенными руководителями структурных подразделений.
2.13. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой локальным актом университета. Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами ПЭВМ, при этом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
2.14. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебных удостоверений. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки и иные неоговоренные исправления.
2.15. Отметка о заверении копии аналогично используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов).
2.16. Хранятся печати (штампы) университета в металлических шкафах и сейфах.
2.17. Изготовление и уничтожение печатей (штампов) осуществляют работники отдела кадров.
3. Порядок изготовления и учёта печатей и штампов
3.1. Для получения разрешения на изготовление гербовой печати и малых гербовых печатей обособленных структурных подразделений, филиала ответственные за использование и хранение этих печатей представляют в отдел кадров заявку с приложением эскизов печатей где она регистрируется (Приложение ).
3.2. В случаях, когда новые печати изготавливают в связи с их заменой, на заявке, представленной на подпись ректору, отделом кадров проставляется отметка о сдаче предшествующих печатей.
3.3. В случае утери гербовой или простой печати (штампа), руководители структурных подразделений, филиала обязаны принять меры к её обнаружению, а также сообщить ректору и руководителю отдела кадров об обстоятельствах утери.
3.4. Приказом ректора университета создается комиссия, в состав которой включаются проректор по безопасности, представители отдела кадров и заинтересованных подразделений университета.
3.5. В зависимости от результатов проверки подписывается повторная заявка на изготовление новой печати (штампа). Заявка регистрируется с отметкой «Изготовление дубликата».
3.6. Работникам университета запрещается приобретение, изготовление и использование печатей (штампов) с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией.
3.7. Учет печатей (штампов) производится сотрудниками отдела кадров в специальном журнале пронумерованном, прошнурованном и зарегистрированном.
3.8. Изготовленные печати (штампы) выдаются ответственным за печати (штампы) под роспись.
4. Форма и описание печатей (штампов)
4.1. Печати могут изготавливаться круглой, прямоугольной и треугольной форм.
4.2. Гербовая печать, малая гербовая печать обособленного структур - ного подразделения, филиала, простые печати структурных подразделений, филиала изготавливаются только круглой формы.
4.3. Изображение Государственного герба на печати должно строго соответствовать описанию, изложенному в Конституции РФ.
В середине круга гербовой печати и малых гербовых печатей обособленных структурных подразделений, филиала изображается Государственный герб РФ. Вокруг Государственного герба РФ на расстоянии 1-0,1 мм. располагается по окружности полное наименование университета в именительном падеже, в скобках краткое наименование и основной государственный регистрационный номер «ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ» согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц.
В малой гербовой печати по окружности от герба указывается наименование обособленного структурного подразделения, филиала.
Микротекст по внешней или по внутренней окружности гербовой печати может содержать идентификационный налоговый номер (ИНН), а также код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО ХХХХХХХХХ).
Наименование университета должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.
Перед полным наименованием университета и обособленного структурного подразделения, филиала приводится полное наименование вышестоящей организации (министерства).
4.4. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
4.5. В простой печати структурных подразделений, филиала по окружности указывается полное наименование вышестоящей организации, полное наименование университета. Наименование структурного подразделения указывается в центре печати.
4.6. При изготовлении печати (штампа) на двух языках текст на государственном языке выносится в первый (внешний) круг (верхнюю половину штампа), во втором (внутреннем) круге (в нижней половине штампа) воспроизводится текст на другом языке.
Изготовление печатей (штампов) с текстом на трёх и более языках запрещается.
4.7. Шрифт текста печати (штампа) может быть любого размера и вида, обеспечивающих читаемость всех элементов текста и его размещение в пределах границ печати (штампа).
4.8. Печати (штампы) изготавливаются по следующим стандартным размерам:
1) гербовая печать, малая гербовая печать и простая печать обособленного структурного подразделения, филиала – на одном языке – диаметром 38 мм – 40 мм, на двух языках – диаметром 40 мм – 45 мм;
5. Технические требования по защите печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации от подделки
5.1. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны нести в себе не менее четырех обязательных элементов защиты от подделки!
5.2. Обязательными элементами защиты печатей с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации от подделки являются:
Микротексты типа "белый текст на черном фоне", расположенные по внешнему кольцу обода клише печати. Размер элементов микротекста от 0,5 до 0,8 мм.
Микротекст типа "черный текст на белом фоне", выполненный в виде разделительного кольца, отделяющего строки текста информационного поля от изображения Государственного герба Российской Федерации. Размер элементов микротекста от 0,5 до 0,8 мм.
5.3. Наличие линий толщиной 0,08(+0,01) мм.
5.4. Наличие элементов с полутоновым растром с линеатурой не ниже 80 линий на сантиметр.
5.5. Для повышения защиты от подделки печатей с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации по требованию заказчика печати могут применяться дополнительные элементы защиты, в том числе.
5.6. Специально разработанные для текстовой части печатей шрифты, при этом допускается изменение отдельных букв шрифта, внесение в шрифт в контрольных точках печати дефектов, имитирующих естественные дефекты резины.
5.7. Визуально неразличимое изменение геометрических пропорций печати, придание им неправильной формы.
5.8. Внесение в изображение печати растровых полей с различными углами растрирования от 7° до 15°, линеатурой растра не менее 100 линий на сантиметр; и плотностью не более 20% с различной формой растровых точек.
5.9. Внесение в изображение печати скрытых элементов защиты, позволяющих идентифицировать изготовителя печати и устройство, на котором данная печать была изготовлена.
5.10. Использование радужных голограмм для нанесения Государственного герба Российской Федерации и окружности с микротекстом и кинеграммой. Устройство для нанесения и клише печати должны быть объединены в одном техническом средстве, при этом оттиск печати и тиснение голограммы должны проводиться одномоментно. Предельно допустимая разность углов поворота изображения Государственного герба Российской Федерации с микротекстом относительно мастичного оттиска в любых оттисках на документах, изготовленных с помощью одного и того же технического средства, не должна превышать 0,5°. Нумерация голограмм должна быть выполнена лазерным нумератором.
5.11. Дополнительные средства защиты печатей с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации от подделки не должны допускать возможности их воспроизведения на устройствах с более низкой разрешающей способностью.
5.12. Разрешающая способность оборудования для изготовления печатей воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна быть не менее 800 точек на сантиметр.
5.13. Для повышения сохранности оттисков печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, в том числе передаваемых для архивного хранения, допускается ламинирование документов, на которых ставится такая печать. угловой штамп – 55 мм S 70 мм.
6. Ответственность за несоблюдение
установленных правил использования печатей
6.1. За утерю, утрату печатей (штампов) виновное лицо несёт дисциплинарную ответственность в пределах, определённых действующим трудовым законодательством РФ.
7. Уничтожение печатей и штампов
7.1. Проверка наличия печатей (штампов), порядка их хранения и использования производится комиссией, назначенной приказом ректора университета не реже одного раза в год, по результатам которой составляется акт.
7.2. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов) ректор, руководитель структурного подразделения, филиала назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей (штампов), переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей (штампов) другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей (штампов).
7.3. Уничтожение гербовой печати, малой гербовой печати, простых печатей (штампов) структурных подразделений, филиала производится отделом кадров.
7.4. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должно быть указано:
- время и место уничтожения,
- состав комиссии,
- основание уничтожения печатей и штампов,
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов,
- способ уничтожения,
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования,
- подписи членов комиссии.
Акт подшивается в номенклатурное дело, которое хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
Составитель начальник отдела кадров университета С-
Приложение
Ректору КЧГУ
профессору
заявка на печать (штамп)
Прошу Вашего разрешения изготовить печать (штамп) для
_____________________________________________ с целью удостоверения
(наименование структурного подразделения)
____________________________________________________________________________________________
(на что ставится печать, что удостоверяется)
__________________________________________________________________
(надпись на печати)
Ответственный сотрудник подразделения ____________________________
(Ф. И.О., должность, подпись)
__________________________________________________________________
Начальник Отдела кадров _________________ ______________________
07.10.2010г.
Проректор по безопасности _______________ ______________________
07.10.2010г.
Завканцелярией ________________ ______________________
07.10.2010г.
Главный юрист ________________ ______________________
07.10.2010г.
