Предисловие

1 РАЗРАБОТАНА отделом менеджмента качества образовательной деятельности, управлением кадров, правовым управлением

2 УТВЕРЖДЕНА И ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ Приказом ректора ФГБОУ ВПО «МГУ им. ёва» от

3 ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ ВЗАМЕН СМК МИ 4. Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Положения о структурном подразделении» и «Должностной инструкции»

© МГУ им. ёва

Содержание

1 Область применения…………………………………………………...…………..4

2 Нормативные ссылки……………………………………………………………...4

3 Термины и определения……………………………..…………………………….5

4 Сокращения………………………………………………………………………...5

5 Общие положения ………………………………………………………………...5

6 Требования к построению и содержанию ПСП……………………………..…..6

7 Требования к построению и содержанию ДИ………………………..……….....8

8 Обозначение………………………………………………………………………9

9 Требования к разработке, оформлению, утверждению и хранению………10

10 Условия переиздания……………………………………….…………………..11

11 Ответственность………………………………………………………………...11

Приложение А (обязательное). Форма титульного листа ПСП…………………12

Приложение Б (обязательное). Форма титульного листа ДИ…………………...13

Приложение В (рекомендуемое). Примеры документов и записей подразделения…………………………………………………………………….......................14

Приложение Г (рекомендуемое). Форма листа согласования…………………...15

Приложение Д (справочное). Блок-схема процесса подготовки и согласования положений о подразделениях …………………......................................................16

Приложение Е (справочное). Блок-схема процесса подготовки и согласования должностных инструкций………………………………….....................................18

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Дата введения – 2011 – 10 – 10

1 Область применения

1.1 Настоящая методическая инструкция (далее МИ) является документом системы менеджмента качества образовательной деятельности (далее СМК), определяющим требования к построению, содержанию, оформлению и утверждению «Положения о структурном подразделении» (далее ПСП) и «Должностной инструкции» (далее ДИ) университета и изменений к ним.

1.2 Настоящая инструкция обеспечивает соблюдение единых требований к составлению и оформлению ПСП и ДИ.

1.3 ПСП регламентирует правовой статус структурного подразделения университета и устанавливает его задачи, функции, взаимоотношения и связи.

1.4 ДИ регламентирует правовое положение работников университета и устанавливает их полномочия, должностные обязанности и ответственность в соответствии с Трудовым кодексом и соответствующими квалификационными характеристиками.

1.5 Настоящая МИ обязательна для применения при разработке и обращении ПСП и ДИ всеми подразделениями университета.

1.6 МИ не распространяется на Положения о структурных единицах (например, кафедрах), на Положения о выборных органах управления (советах), а также на Положения о временных органах (комиссиях).

1.7 Оформление и построение МИ соответствует требованиям СТО МордГУ , СМК ДП 4.2..

2 Нормативные ссылки

В настоящей ДП использованы следующие документы:

СМК ДП 4.2.3–01–2011 Системы менеджменты качества образовательной деятельности. Управление документацией.

СТО МордГУ 423–01–2006 Системы менеджмента качества образовательной деятельности. Управление документацией. Требования к построению, изложению, оформлению и обозначению стандартов организации.

СТО МордГУ 423–02–2006 Системы менеджмента качества образовательной деятельности. Управление документацией. Порядок разработки, утверждения, обновления и отмены стандартов организации.

3 Термины и определения

В настоящей МИ использованы следующие термины:

Положение о структурном подразделении – документ, устанавливающий структуру подразделения, выполняемые им функции.

Должностная инструкция – документ, описывающий требуемую квалификацию, права, обязанности, задачи и ответственность сотрудника, занимающего какую-либо должность.

4 Сокращения

В настоящей МИ использованы следующие сокращения:

ДИ – должностная инструкция;

ДП – документированная процедура;

МИ – методическая инструкция;

ПСП – положение о структурном подразделении;

СМК – система менеджмента качества образовательной деятельности.

5 Общие положения

5.1 ПСП и ДИ являются локальными нормативными документами университета и составляются в порядке внутреннего самоуправления.

5.2 Все структурные подразделения университета должны иметь ПСП, действие которых распространяется на всех работников соответствующего подразделения.

5.3 Разработка ПСП позволяет достичь следующих управленческих целей:

– определить правовой статус подразделения и его место в системе управления университетом;

– закрепить внутреннюю структуру подразделения;

– обеспечить полное выполнение возложенных на подразделение обязанностей;

– обосновать оценку результатов деятельности подразделения.

5.4 ДИ разрабатывается для:

– определения соответствия работника занимаемой должности при оценке его компетентности в момент приема на работу, аттестации и увольнения;

– четкого представления работником возложенных на него трудовых прав и обязанностей;

– привлечения к установленной ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей и не использование полномочий;

– распределения обязанностей между сотрудниками с похожими должностями, избегая дублирования.

5.5 ДИ разрабатывается на каждую штатную единицу подразделения, носит обезличенный характер и доводится до сведения работника под роспись управлением кадров при заключении трудового договора, при переводе (перемещении) на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

5.6 Требования ДИ являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения.

6 Требования к построению и содержанию ПСП

6.1 Структурные элементы ПСП:

– титульный лист;

– общие положения;

– организационная структура;

– основные задачи подразделения;

– функции подразделения;

– перечень документов и записей подразделения;

– взаимоотношения с другими подразделениями.

6.2 Титульный лист ПСП оформляется в соответствии с приложением А.

На титульном листе приводят следующие данные:

– название университета;

– наименование положения и его обозначение;

– гриф утверждения;

– город и год издания.

Наименование положения должно соответствовать названию структурного подразделения, указанному в штатном расписании.

6.3 В разделе «Общие положения» указывают:

– точное наименование подразделения;

– статус структурного подразделения (институт, факультет, управление, отдел, центр и т. д.);

примечание: при создании нового структурного подразделения его статус устанавливается на основе нормативно-правовых документов учредителя

– подчиненность (определяется, кому из руководства подчиняется подразделение);

– руководство подразделением (непосредственный руководитель подразделения);

– основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности (первоочередными документами являются законодательные акты РФ, акты Президента РФ, Правительства РФ, Устав университета, государственные и отраслевые стандарты, стандарты организации и др.);

– условия реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

6.4 «Организационная структура подразделения». Структуру подразделения можно отразить текстом или представить в виде схемы, где отражены структурные единицы подразделения и, по возможности, указаны взаимосвязи между ними.

6.5 В разделе «Основные задачи подразделения» необходимо указать направления деятельности данного структурного подразделения. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то рекомендуется проводить разбивку задач.

6.6 В разделе «Функции подразделения» отражают конкретные виды деятельности, закрепленные за структурным подразделением.

6.7 В разделе «Перечень документов и записей подразделения» следует указать документы, необходимые для деятельности подразделения. Примеры документов подразделения приведены в приложении В.

6.8 В разделе «Взаимоотношения подразделения» отражают служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями университета, должностными лицами (обмен информацией, документами).

6.9 Если подразделение имеет право вести деятельность, обеспечивающую университету получение дохода, то необходимо ввести пункт «Финансово-хозяйственная деятельность», в котором указать:

– подразделение, которое ведет учет финансово-хозяйственная деятельности структурного подразделения;

– источники финансирования подразделения;

– порядок использования бюджетных средств и средств, полученных от приносящей доход деятельности;

– другие особенности финансового обеспечения деятельности подразделения.

6.10 Лист согласования оформляется в соответствии с приложением Г.

7 Требования к построению и содержание ДИ

ДИ разрабатывается в соответствии с ПСП, соответствующими квалификационными характеристиками, Трудовым кодексом РФ.

7.1 Структурные элементы ДИ:

– титульный лист;

– общие положения;

– должностные обязанности;

– права;

– ответственность.

7.2 Титульный лист должен соответствовать форме титульного листа, приведенного в приложении Б настоящего документа.

На титульном листе приводят следующие данные:

– название университета;

– наименование ДИ и его обозначение;

– гриф утверждения;

– город и год издания.

Наименование ДИ должно соответствовать должности работника, указанной в штатном расписании университета.

7.3 В разделе «Общие положения» указывают:

– наименование и категорию должности;

– квалификационные требования (в первую очередь требования, предъявляемые к образованию и стажу работника; в необходимых случаях оговаривают наличие сертификатов, аттестатов, подтверждающих какие-либо специальные навыки);

– основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

– порядок назначения и освобождения от должности;

– непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данный работник);

– перечень структурных подразделений и (или) отдельных работников, непосредственно ему подчиненных (если таковые имеются);

– порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

7.4 В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать:

– перечень конкретных задач, работ, операций, вытекающих из функций подразделения;

– формы участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и др.).

7.5 Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него обязанностей.

Раздел «Права» может содержать следующие пункты:

– права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно);

– права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его обязанностей;

– права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);

– права давать распоряжения, указания и контролировать их исполнение (права требовать выполнения определенных действий от подчиненных);

– права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов.

В данном разделе можно закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей, по совершенствованию реализации функций и технологий, в выполнении которых он участвует.

7.6 В разделе «Ответственность» устанавливают ответственность работника, как за неисполнение, так и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение требований нормативных документов и трудового законодательства РФ.

7.7 На последней странице ДИ (после текста) предусмотреть место для ознакомления с ДИ, но до листа согласования.

7.8 Лист согласования оформляется по форме, приведенной в приложении Г.

8 Обозначение

В состав обозначения ПСП необходимо включать следующие элементы:

– код «ПСП» (положение о структурном подразделении);

– номер подразделения, в соответствии со сводной номенклатурой дел университета;

– год выпуска.

Например, ПСП 03 – 2008.

Обозначение ДИ включает:

– код «ДИ» (должностная инструкция);

– номер подразделения, в соответствии со штатным расписанием и сводной номенклатурой дел университета;

– год выпуска.

Например, ДИ 03 – 2011.

9 Требования к разработке, оформлению, утверждению и хранению

9.1 ПСП и ДИ разрабатываются руководителем подразделения и оформляются в соответствии с настоящей МИ.

9.2 ПСП и ДИ подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются с начальником управления кадров, начальником финансово-экономического управления, начальником правового управления.

При необходимости документы согласовывают с другими подразделениями и вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

9.3 ПСП утверждается ректором (проректором по направлению деятельности) вуза, ДИ – проректором по направлению деятельности.

9.4 Контрольные экземпляры ПСП и ДИ хранятся в соответствующем структурном подразделении. Учтенный экземпляр ПСП хранится в правовом управлении, учтенный экземпляр ДИ в управлении кадров.

9.5 Контрольный экземпляр хранится три года после замены новым, затем передается на постоянное хранение в архив университета. Учтенные экземпляры хранятся три года после замены новыми, затем уничтожаются. В журнале регистрации документов подразделения делают пометку об отмене документа и введении нового. На контрольном экземпляре ставят пометку об аннулировании.

Актуализацию осуществляют руководители структурных подразделений совместно с управлением кадров.

9.6 Блок-схемы процессов подготовки и согласования положений о подразделениях и должностных инструкций приведены в приложении Д и Е соответственно.

10 Условия переиздания

10.1 ПСП должно быть утверждено в новой редакции в следующих случаях:

– при необходимости перераспределения, изъятия, добавления функций подразделения или при изменении его структуры;

– при реорганизации университета или структурного подразделения.

10.2 ДИ должно быть утверждено в новой редакции в следующих случаях:

– при изменении должностных правомочий и обязанностей;

– при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);

– при реорганизации университета или структурного подразделения.

11 Ответственность

11.1 Управление кадров несет ответственность за:

– организацию разработки ПСП и ДИ персонала;

– обеспечение необходимым количеством экземпляров всех заинтересованных сотрудников;

– доведение ДИ до сведения работника под роспись при заключении трудового договора;

– хранение и своевременное внесение изменений во все учтенные экземпляры изменяемых ПСП и ДИ.

11.2 Руководители подразделений несут ответственность за:

– своевременную разработку проектов ПСП и ДИ;

– соответствие разрабатываемых документов требованиям настоящей МИ;

согласование проектов ПСП и ДИ;

– подготовку и согласование проектов изменений в ПСП и ДИ персонала подразделения.

11.3 Правовое управление несет ответственность за соответствие ПСП и ДИ требованиям действующего законодательства и Устава университета.

11.4 Финансово-экономическое управление несет ответственность:

– за соответствие требований к квалификации к должности в ДИ согласно штатному расписанию;

– за правильное определение источников формирования имущества и финансовых ресурсов в ПСП.

Приложение А

(обязательное)

Форма титульного листа ПСП

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. Н. П. ОГАРЁВА»

ПСП хх - гггг

УТВЕРЖДАЮ

<должность>

__________

«___» ____________ 20..г.

ПОЛОЖЕНИЕ

О <НАЗВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ>

Саранск

20..

Приложение Б

(обязательное)

Форма титульного листа ДИ

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. Н. П. ОГАРЁВА»

ДИ хх - гггг

УТВЕРЖДАЮ

<должность>

__________

«___» ____________ 20..г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

<ПОЛНОЕ НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ>

Саранск

20..

Приложение В

(рекомендуемое)

Примеры документов и записей подразделения

1 Документы, включаемые в номенклатуру дел подразделения

2 Должностные инструкции персонала

3 Документы по планированию деятельности подразделения

4 Перечень нормативной и технической документации

5 Перечень видов записей по качеству подразделения

6 Перечень средств измерений

7 Результаты внутренних и внешних аудитов СМК, проведенных в подразделении, и выполнения корректирующих и предупреждающих действиях

ЭЭ

Приложение Г

(рекомендуемое)