Правила ведения реестра владельцев ценных бумаг (новая редакция) (стр. 9 )

Приложение № 3
Порядок взаимодействия Открытого акционерного общества
«Объединенная регистрационная компания» с его филиалами

к Правилам ведения реестра владельцев ценных бумаг

ПОРЯДОК

взаимодействия Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» с его филиалами

Москва — 2010

1.  Общие положения

1.1. Настоящий Порядок взаимодействия Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее—Регистратор) с его филиалами (далее—Порядок) определяет общие принципы взаимодействия между центральным офисом Регистратора и его филиалами (далее—Филиал) при осуществлении профессиональной деятельности.

1.2. Положения настоящего Порядка обязательны для исполнения работниками центрального офиса Регистратора и Филиалов и регулируют порядок взаимодействия в процессе обработки документов, предоставляемых для проведения операций в системе ведения реестра (далее—Реестр) и выдачи информации из Реестра.

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке, должны пониматься так, как они определены в действующем законодательстве. В Порядке используются следующие термины и определения:

Обменный файл — электронный файл, созданный с использованием сертифицированного программного обеспечения, используемого Регистратором, содержащий информацию о принятых документах.

Сканированный образ документа — электронная копия документа, созданная путем сканирования документа.

Электронный документ представляет собой набор электронных данных о документе, который может включать в себя: описание документа, сканированные образы документа, поручения, исходящие документы, действия с документом и другие данные.

Пакет документов — это совокупность электронных данных о принятых документах, включающая в себя: протокол приема сообщений и электронные документы.

2.  Порядок обработки документов в Филиале и центральном офисе Регистратора

2.1.  Прием и регистрация входящих документов

2.1.1.  Прием документов от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей по всем реестрам, ведение и хранение, которых осуществляет Регистратор, производится центральным офисом Регистратора и всеми его филиалами.

2.1.2.  Центральный офис Регистратора и Филиал производит прием и регистрацию документов (в том числе и поступающих по почте) в соответствии с требованиями Правил регистрации, обработки и хранения документов.

2.2.  Обработка принятых документов

2.2.1.  На основании входящих документов формируются поручения на внесение записей в реестр или на получение информации из реестра с использованием сертифицированного программного обеспечения.

2.2.2.  Документы сортируются в зависимости от наименования эмитента, указанного в документах, и места проведения операции. Если местом проведения операции является место приема документа, то обработка документа осуществляется на основании Правил внутреннего документооборота и контроля соответствующего обособленного подразделения Регистратора и Инструкции о порядке проведения экспертизы.

2.2.3.  Если место приема документов не является местом проведения операции, то обособленное подразделение Регистратора, принявшее документы, сканирует документы, прикрепляет их к соответствующему электронному документу и формирует пакет документов из документов принятых в один день. Сформированный пакет документов направляется в обособленное подразделение Регистратора по месту проведения операций в реестре.

2.3.  Передача документов

2.3.1.  Из электронных документов, указанных в пункте 2.2.3. настоящего Порядка, с введенными поручениями и прикрепленными сканированными образами формируется обменный файл и передается в подразделение Регистратора, которое является местом проведения операции в реестре для проведения экспертизы и обработки документа.

2.3.2.  Передача обменных файлов между Филиалом и центральным офисом Регистратора осуществляется по электронной почте, с исполнением процедуры шифрования и наложения электронной цифровой подписи, или по защищенному каналу связи. Вид и принципы формирования имени файла для обмена информацией между центральным офисом Регистратора и Филиалом определяет центральный офис Регистратора.

2.3.3.  Передача электронных документов между центральным офисом и Филиалом регистрируется в сертифицированном программном обеспечении, используемом Регистратором.

2.3.4.  Оригиналы принятых документов, Филиал, не позднее месяца с даты приема документа передает посредством фельдсвязи в центральный офис Регистратора с приложением описи, подписанной уполномоченным работником Филиала и скрепленной печатью.

2.4.  Передача результатов обработки документов и выдача исходящих документов

2.4.1.  По результатам внесения записей в реестр, либо в случае отказа во внесении записей в реестр, либо в случае исполнения распоряжения (запроса) на выдачу информации из реестра формируются и прикрепляются к электронному документу соответствующие исходящие документы. Из обработанных документов формируется для передачи в структурное подразделение Регистратора, принявшее документы, обменный файл, содержащий электронные документы, результаты обработки документов и исходящие документы. Сформированный обменный файл передается в структурное подразделение Регистратора способами, указанными в пункте 2.3. настоящего Порядка.

2.4.2.  Исходящие документы выдаются подразделением Регистратора, принявшим документ, в соответствии с требованиями Инструкции о порядке приема, регистрации и выдачи документов.

3.  Порядок оплаты

3.1.  Оплата услуг Регистратора осуществляется на основании счета, выставленного центральным офисом Регистратора или Филиалом по месту приема документа, в полной сумме.

3.2.  Для обеспечения отслеживания платежей при формировании счета на оплату на нем указываются входящие номера принятых документов.

3.3.  После приема ответного обменного файла от структурного подразделения Регистратора, обработавшего документ, структурное подразделение Регистратора, принявшее документ, в соответствии с результатом обработки документа (исполнен или сформирован отказ), выполняет соответствующие действия по взаиморасчетам с зарегистрированным лицом.

4.  Порядок осуществления контроля

4.1.  Контроль над взаимодействием Регистратора и его обособленных подразделений производится уполномоченным на это работником Регистратора.

4.2.  В Регистраторе осуществляются следующие виды контроля взаимодействия между подразделениями Регистратора: контроль сроков обработки и передачи электронных документов подразделениями Регистратора, контроль сроков выдачи исходящих документов, контроль срока направления оригиналов документов в центральный офис Регистратора, контроль на выявление расхождений в журналах учета входящих /исходящих электронных документов и оригиналов документов, ведущихся в подразделениях Регистратора.

Приложение № 4
Должностные инструкции

к Правилам ведения реестра владельцев ценных бумаг

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Москва — 2010

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заместителя генерального директора
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  Общие положения

1.1.  Настоящая инструкция определяет должностные обязанности заместителя генерального директора Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор).

1.2.  Заместитель генерального директора назначается на должность и освобождается от должности Приказом генерального директора.

1.3.  Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4.  На должность заместителя генерального директора назначаются лица, имеющие высшее образование, соответствующее квалификационным требованиям, установленным законодательством РФ, и имеющие опыт руководящей работы в организациях — профессиональных участниках рынка ценных бумаг продолжительностью более двух лет.

1.5.  Заместителю генерального директора непосредственно подчиняются подразделения (отделы) Регистратора в соответствии с Организационной структурой Регистратора, утверждаемой Приказом генерального директора.

1.6.  Заместитель генерального директора в своей работе руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами Регистратора, настоящей Должностной инструкцией.

1.7.  В период отсутствия заместителя генерального директора его обязанности возлагаются на другого работника Регистратора по Приказу генерального директора.

2.  должностные Обязанности

2.1.  Заместитель генерального директора обязан:

2.1.1.  организовывать работу по выполнению Регистратором деятельности профессионального участника рынка ценных бумаг в соответствии с Правилами ведения реестра владельцев ценных бумаг и внутренними нормативными документами Регистратора;

2.1.2.  осуществлять руководство работой по организации и обеспечению хранения документов Общества;

2.1.3.  осуществлять руководство работой по эксплуатации программного комплекса «Зенит», взаимодействию с компанией‑разработчиком данного программного комплекса, обеспечивает распределение прав доступа к информации данного программного комплекса в соответствии с внутренними нормативными документами Регистратора;

2.1.4.  осуществлять руководство работой по техническому и программному обеспечению деятельности Регистратора, готовит и представляет генеральному директору предложения по основным направлениям технического и программного развития Регистратора;

2.1.5.  координировать работу структурных подразделений и филиалов Регистратора по вопросам, отнесенным к его компетенции;

2.1.6.  организовывать работу подчиненных ему подразделений Регистратора в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и локальными нормативными актами Регистратора;

2.1.7.  осуществлять оперативное руководство руководителями подчиненных ему подразделений Регистратора, обеспечивать их текущую деятельность, контролировать и координировать их работу;

2.1.8.  организовывать и совершенствовать систему отчетности подчиненных ему подразделений Регистратора, обеспечивающую полноту и своевременность подготовки необходимых данных;

2.1.9.  своевременно выявлять технологические недостатки в процессе деятельности подчиненных ему подразделений Регистратора и организовывать работу по совершенствованию и оптимизации технологических процессов;

2.1.10.  в рамках своей компетенции рассматривать и визировать документы, направлять их на исполнение руководителям подчиненных ему подразделений Регистратора;

2.1.11.  осуществлять контроль за исполнением текущих документов и поручений генерального директора, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

2.1.12.  своевременно обращаться к генеральному директору в случае возникновения вопросов, решение которых находятся вне пределов компетенции заместителя генерального директора;

2.1.13.  выполнять указания генерального директора;

2.1.14.  взаимодействовать с другими заместителями генерального директора по вопросам осуществления деятельности Регистратора;

2.1.15.  представлять генеральному директору предложения по реорганизации и улучшению работы подчиненных ему подразделений Регистратора;

2.1.16.  разрешать вопросы служебной этики, охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности, возникающие в процессе деятельности подчиненных ему подразделений Регистратора.

2.2.  Заместитель генерального директора выполняет иные обязанности по распоряжению генерального директора.

3.  Права

3.1.  Заместитель генерального директора имеет право:

3.1.1.  запрашивать от подразделений Регистратора информацию и документы, необходимые для выполнения стоящих перед ним задач;

3.1.2.  докладывать генеральному директору Регистратора обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;

3.1.3.  информировать генерального директора о работе подчиненных ему подразделений Регистратора и вносить предложения о поощрениях или взысканиях;

3.1.4.  визировать документы управленческой документации в рамках своей компетенции;

3.1.5.  взаимодействовать с другими подразделениями и работниками Регистратора в рамках своей компетенции по вопросам текущей деятельности;

3.1.6.  взаимодействовать с другими организациями в рамках своей компетенции;

3.1.7.  вносить на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.  Ответственность

4.1.  Заместитель генерального директора несет ответственность:

4.1.1.  за ненадлежащее исполнение либо неисполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Должностной инструкцией;

4.1.2.  за несоблюдение требований действующего законодательства РФ, локальных нормативных актов Регистратора, настоящей Должностной инструкции;

4.1.3.  за несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заместителя генерального директора
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  Общие положения

1.1.  Настоящая инструкция определяет должностные обязанности заместителя генерального директора Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор).

1.2.  Заместитель генерального директора назначается на должность и освобождается от должности Приказом генерального директора.

1.3.  Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4.  На должность заместителя генерального директора назначаются лица, имеющие высшее образование, соответствующее квалификационным требованиям, установленным законодательством РФ, и имеющие опыт руководящей работы в организациях — профессиональных участниках рынка ценных бумаг продолжительностью более двух лет.

1.5.  Заместителю генерального директора непосредственно подчиняются подразделения (отделы) Регистратора в соответствии с Организационной структурой Регистратора, утверждаемой Приказом генерального директора.

1.6.  Заместитель генерального директора в своей работе руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами Регистратора, настоящей Должностной инструкцией.

1.7.  В период отсутствия заместителя генерального директора его обязанности возлагаются на другого работника Регистратора по Приказу генерального директора.

2.  должностные Обязанности

2.1.  Заместитель генерального директора обязан:

2.1.1.  руководить работой по методологическому и юридическому обеспечению деятельности Общества, обеспечивать разработку внутренних нормативных документов, в том числе правил, инструкций, номенклатур и т. д.;

2.1.2.  осуществлять руководство работой по организации оказания дополнительных услуг акционерным обществам, включая общества, ведение и хранение реестров владельцев именных ценных бумаг, которых осуществляет Регистратор (далее — клиенты);

2.1.3.  обеспечивать подготовку и проведение общих собраний акционеров;

2.1.4.  осуществлять руководство работой по взаимодействию с клиентами;

2.1.5.  координировать работу структурных подразделений и филиалов регистратора по вопросам, отнесенным к его компетенции;

2.1.6.  организовывать работу подчиненных ему подразделений Регистратора в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и локальными нормативными актами Регистратора;

2.1.7.  осуществлять оперативное руководство руководителями подчиненных ему подразделений Регистратора, обеспечивать их текущую деятельность, контролировать и координировать их работу;

2.1.8.  организовывать и совершенствовать систему отчетности подчиненных ему подразделений Регистратора, обеспечивающую полноту и своевременность подготовки необходимых данных;

2.1.9.  своевременно выявлять технологические недостатки в процессе деятельности подчиненных ему подразделений Регистратора и организовывать работу по совершенствованию и оптимизации технологических процессов;

2.1.10.  в рамках своей компетенции рассматривать и визировать документы, направлять их на исполнение руководителям подчиненных ему подразделений Регистратора;

2.1.11.  осуществлять контроль за исполнением текущих документов и поручений генерального директора, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

2.1.12.  своевременно обращаться к генеральному директору в случае возникновения вопросов, решение которых находятся вне пределов компетенции заместителя генерального директора;

2.1.13.  выполнять указания генерального директора;

2.1.14.  взаимодействовать с другими заместителями генерального директора по вопросам осуществления деятельности Регистратора;

2.1.15.  представлять генеральному директору предложения по реорганизации и улучшению работы подчиненных ему подразделений Регистратора;

2.1.16.  разрешать вопросы служебной этики, охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности, возникающие в процессе деятельности подчиненных ему подразделений Регистратора.

2.2.  Заместитель генерального директора выполняет иные обязанности по распоряжению генерального директора.

3.  Права

3.1.  Заместитель генерального директора имеет право:

3.1.1.  запрашивать от подразделений Регистратора информацию и документы, необходимые для выполнения стоящих перед ним задач;

3.1.2.  докладывать генеральному директору Регистратора обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;

3.1.3.  информировать генерального директора о работе подчиненных ему подразделений Регистратора и вносить предложения о поощрениях или взысканиях;

3.1.4.  визировать документы управленческой документации в рамках своей компетенции;

3.1.5.  взаимодействовать с другими подразделениями и работниками Регистратора в рамках своей компетенции по вопросам текущей деятельности;

3.1.6.  взаимодействовать с другими организациями в рамках своей компетенции;

3.1.7.  вносить на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.  Ответственность

4.1.  Заместитель генерального директора несет ответственность:

4.1.1.  за ненадлежащее исполнение либо неисполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Должностной инструкцией;

4.1.2.  за несоблюдение требований действующего законодательства РФ, локальных нормативных актов Регистратора, настоящей Должностной инструкции;

4.1.3.  за несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Контролера‑заместителя генерального директора
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  общие положения

1.1.  Контролер‑заместитель генерального директора (далее — контролер) является работником Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор).

1.2.  Прием на работу, перевод и увольнение контролера осуществляется в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с локальными нормативными актами Регистратора.

1.3.  Контроль за деятельностью контролера осуществляет Совет директоров Регистратора.

1.4.  Режим работы контролера устанавливается Приказом генерального директора Регистратора.

1.5.  В своей деятельности контролер руководствуется:

1.5.1.  действующим законодательством Российской Федерации;

1.5.2.  нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность Регистратора;

1.5.3.  Инструкцией о внутреннем контроле (Инструкцией Контролера) Регистратора;

1.5.4.  настоящей Должностной инструкцией;

1.5.5.  Приказами, Распоряжениями генерального директора Регистратора, и иными локальными нормативными актами Регистратора.

2.  ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ

2.1.  Высшее образование и опыт работы на рынке ценных бумаг в должности руководителя структурного подразделения организации, осуществляющей деятельность на финансовом рынке, саморегулируемой организации, Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг или Федеральной службы по финансовым рынкам (включая территориальные органы), Министерства финансов Российской Федерации, финансовых органов субъектов Российской Федерации, Центрального Банка Российской Федерации, в должностные обязанности которого входило принятие (подготовка) решений по вопросам непосредственно связанным со специализацией в области финансового рынка, — не менее одного года.

2.2.  Наличие квалификационного аттестата специалиста финансового рынка по ведению реестра владельцев ценных бумаг.

3.  должностные обязанности

3.1.  Контролер обязан:

3.1.1.  организовать бесперебойную работу по контролю соблюдения Регистратором законодательства Российской Федерации, внутренних правил и процедур Регистратора;

3.1.2.  организовать работу по рассмотрению поступающих Регистратору обращений, заявлений и жалоб;

3.1.3.  организовать работу по рассмотрению фактов возможного нарушения законодательства Российской Федерации, внутренних правил и процедур Регистратора;

3.1.4.  организовать работу по контролю устранения выявленных нарушений и соблюдения мер по предупреждению аналогичных нарушений;

3.1.5.  подготавливает необходимые сведения для их представления в федеральный орган Российской Федерации по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

3.1.6.  организовать хранение документов и информации, необходимых для выполнения задач внутреннего контроля;

3.1.7.  в рамках своей компетенции принимать решения, рассматривать визировать документы;

3.1.8.  осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства Регистратора, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.1.9.  владеть функциональными возможностями программного обеспечения системы ведения реестра;

3.1.10.  разрешать спорные вопросы, возникающие в процессе работы;

3.1.11.  осуществлять координацию действий с другими подразделениями Регистратора в процессе выполнения работ;

3.1.12.  обращаться к генеральному директору Регистратора, если в процессе текущей работы у контролера возникают вопросы, решение которых находится вне пределов его компетенции;

3.1.13.  повышать свой профессиональный уровень;

3.1.14.  представлять генеральному директору Регистратора и начальнику Отдела кадров предложения по реорганизации и улучшению работы внутреннего контроля;

3.1.15.  владеть вопросами служебной этики, охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.

3.2.  При обнаружении пропажи документов внутреннего контроля, контролер обязан немедленно доложить об этом руководству Регистратора и принять все меры к их розыску.

4.  права

Контролер имеет право:

4.1.  принимать решения в пределах своей компетенции;

4.2.  запрашивать от структурных подразделений Регистратора документы и информацию, необходимые для выполнения задач внутреннего контроля;

4.3.  взаимодействовать со всеми структурными подразделениями (работниками) Регистратора по вопросам получения документов, информации и пояснений, необходимых для выполнения контролером своих обязанностей;

4.4.  требовать от работников Регистратора устранения допущенных нарушений действующего законодательства, нормативных актов или стандартов профессиональной деятельности;

4.5.  принимать участие в созываемых руководством Регистратора совещаниях, в том числе при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к практике применения действующего законодательства Российской Федерации, нормативных актов или стандартов профессиональной деятельности;

4.6.  в целях осуществления своей деятельности контролер имеет право доступа ко всем документам, ведущимся и хранящимся у Регистратора базам данных и иной информации, непосредственно связанным с осуществлением профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, а также право снятия копий с полученных документов, файлов и записей;

4.7.  визировать документы в пределах своей компетенции;

4.8.  вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по вопросам, входящим в компетенцию контролера;

4.9.  вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения о поощрениях и взысканиях подчиненных контролеру работников;

4.10.  требовать от работодателя создания условий для выполнения своих должностных обязанностей.

5.  ответственность

Контролер несет ответственность за:

5.1.  неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Должностной инструкцией;

5.2.  несоблюдение требований действующего законодательства Российской Федерации, Положения о Службе внутреннего контроля, иных локальных актов Регистратора;

5.3.  использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального и иного ущерба Регистратору;

5.4.  несоблюдение профессионально‑этических норм при взаимодействии с работниками и контрагентами Регистратора;

5.5.  непредставление отчетности о проделанной работе Совету директоров и генеральному директору Регистратора;

5.6.  нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка Регистратора;

5.7.  несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности в помещениях Регистратора;

нарушение сохранности и конфиденциальности информации при работе с документами Регистратора

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника Архива
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  общие положения

1.1.  Начальник Архива является работником Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор).

1.2.  Начальник Архива осуществляет непосредственное руководство Архивом.

1.3.  Прием на работу, перевод и увольнение начальника Архива, осуществляется в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с локальными нормативными актами Регистратора.

1.4.  Начальник Архива подчиняется непосредственно заместителю генерального директора.

1.5.  В своей деятельности начальник Архива руководствуется:

1.5.1.  действующим законодательством Российской Федерации;

1.5.2.  действующим законодательством в области архивного дела и делопроизводства;

1.5.3.  нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти, регулирующими деятельность Регистратора;

1.5.4.  Положением об Архиве, настоящей Должностной инструкцией;

1.5.5.  Приказами и Распоряжениями генерального директора, другими локальными нормативными актами Регистратора.

2.  требования к квалификации

2.1.  На должность начальника Архива назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, неоконченное высшее профессиональное и высшее профессиональное образование.

3.  ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник Архива:

3.1.  систематизирует все поступающие документы архива по определенным признакам: структурным (в соответствии с принадлежностью документов структурным подразделениям), хронологии (год, месяц), корреспонденту (организации и лицам);

3.2.  учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов: ведет реестр описей, годовые разделы сводной описи дел постоянного срока хранения, ведет итоговые записи документов, сформированных за год;

3.3.  принимает упорядоченные документы (свыше 5 лет хранения) от структурных подразделений организации (по описям);

3.4.  осуществляет прием внешних носителей, содержащих электронные документы (ЭД), обеспечивает их сохранность и использование;

3.5.  обеспечивает хранение, копирование (при необходимости) ЭД в процессе хранения;

3.6.  начальник Архива назначается Приказом генерального директора Регистратора на осуществление функций секретаря ЭК и подготавливает проведение заседаний ЭК;

3.7.  составляет графики проведения заседаний ЭК;

3.8.  передает на рассмотрение ЭК документы (акты о выделении документов к уничтожению, описи дел постоянного срока хранения, проект сводной номенклатуры дел и т. д.);

3.9.  готовит протоколы ЭК;

3.10.  по результатам экспертизы ценности документов — составляет акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

3.11.  осуществляет контроль за уничтожением документов, не подлежащих хранению;

3.12.  организует работу по подготовке сводной номенклатуры дел;

3.13.  осуществляет контроль за выполнением графика приема дел от структурных подразделений;

3.14.  проводит проверки состояния хранения документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив;

3.15.  по итогам каждой проверки составляет Акт проверки на имя руководителя организации, в котором отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы;

3.16.  составляет графики приема документов от структурных подразделений;

3.17.  составляет годовой план работы, в который входит: составление графика приема документов на хранение от структурных подразделений; проведение проверок правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и т. д.;

3.18.  составляет акты о наличии и состоянии дел находящихся на хранении в архиве (после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел; при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; при реорганизации или ликвидации организации);

3.19.  оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатур дел, в подготовке документов к передаче на хранение в Архив;

3.20.  организует работу Архива, распределяет обязанности между работниками Архива;

4.  права

Начальник Архива имеет право:

4.1.  вносить предложения о поощрениях или взысканиях, вносить предложения по кадровым перестановкам в Архиве;

4.2.  запрашивать от структурных подразделений Регистратора документы и информацию, необходимые для выполнения задач Архива;

4.3.  визировать документы в рамках своей компетенции;

4.4.  принимать решения в пределах своей компетенции;

4.5.  взаимодействовать со всеми структурными подразделениями (работниками) Регистратора по вопросам предоставления всей необходимой информации руководству Регистратора;

4.6.  вносить на рассмотрение руководству Регистратора предложения по вопросам, входящим в компетенцию Архива.

5.  ответственность

Начальник Архива несет ответственность за:

5.1.  неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Должностной инструкцией;

5.2.  нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка Регистратора;

5.3.  несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности в помещениях Регистратора;

5.4.  нарушение порядка хранения, обработки и передачи конфиденциальной информации Регистратора;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заместителя начальника Архива
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  общие положения

1.1.  Заместитель начальника Архива является работником Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор).

1.2.  Прием на работу, перевод и увольнение заместителя начальника Архива, осуществляется в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с локальными нормативными актами Регистратора.

1.3.  Заместитель начальника Архива подчиняется непосредственно начальнику Архива.

1.4.  В своей деятельности заместитель начальника Архива руководствуется.

1.4.1.  действующим законодательством Российской Федерации;

1.4.2.  нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность Регистратора;

1.4.3.  Положением об Архиве;

1.4.4.  настоящей Должностной инструкцией;

1.4.5.  Приказами, Распоряжениями генерального директора и иными локальными нормативными актами Регистратора.

2.  требования к квалификации

2.1.  На должность заместителя начальника Архива назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, неоконченное высшее профессиональное и высшее профессиональное образование.

3.  должностные обязанности

Заместитель начальника Архива:

3.1.  систематизирует все поступающие документы архива по определенным признакам: структурным (в соответствии с принадлежностью документов структурным подразделения), хронологии (год, месяц), корреспонденту (организации и лицам);

3.2.  учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов, ведет учет использования документов: реестр описей, годовые разделы сводной описи дел постоянного срока хранения, ведет итоговые записи документов сформированных за год;

3.3.  принимает упорядоченные документы (свыше 5 лет хранения) от структурных подразделений организации (по описям);

3.4.  на основании запроса/заявки выдает документы/дела во временное пользование;

3.5.  предоставляет сканированные образы документов, копии документов в соответствии с правилами, установленными локальными нормативными актами;

3.6.  ведет учет использования документов: (регистрирует запросы выдачи документов/дел из Архива);

3.7.  осуществляет прием внешних носителей, содержащих электронные документы (ЭД), обеспечивают их сохранность и использование;

3.8.  обеспечивает хранение, копирование (при необходимости) ЭД;

3.9.  осуществляет контроль за уничтожением документов, не подлежащих хранению;

3.10.  организует работу по подготовке сводной номенклатуры дел;

3.11.  осуществляет контроль за выполнением графика приема дел от структурных подразделений;

3.12.  проводит проверки состояния хранения документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив;

3.13.  по итогам каждой проверки составляет Акт проверки на имя руководителя организации, в котором отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы;

3.14.  составляет графики приема документов от структурных подразделений;

3.15.  составляет годовой план работы, в который входит: составление графика приема документов на хранение от структурных подразделений; проведение проверок правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и т. д.;

3.16.  составляет акты о наличии и состоянии дел находящихся на хранении в архиве (после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел; при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; при реорганизации или ликвидации организации);

3.17.  оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатур дел, в подготовке документов к передаче на хранение в Архив;

3.18.  исполняет иные обязанности по распоряжению начальника Архива.

4.  права

Заместитель начальника Архива имеет право:

4.1.  давать указания и распоряжения специалистам Архива, для выполнения ими текущих работ;

4.2.  принимать решения по вопросам в пределах своей компетенции;

4.3.  вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по вопросам, входящим в компетенцию заместителя начальника Архива;

4.4.  требовать от работодателя создания условий для выполнения своих должностных обязанностей.

5.  ответственность

Заместитель начальника Архива несет ответственность за:

5.1.  неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Должностной инструкцией;

5.2.  нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка Регистратора;

5.3.  несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности в помещениях Регистратора;

5.4.  нарушение порядка хранения, обработки и передачи конфиденциальной информации Регистратора.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Архивариуса Архива
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  общие положения

1.1.  Архивариус Архива является работником Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор).

1.2.  Прием на работу, перевод и увольнение архивариуса Архива, осуществляется в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с локальными нормативными актами Регистратора.

1.3.  Архивариус Архива подчиняется непосредственно начальнику Архива.

1.4.  В своей деятельности архивариус Архива руководствуется:

1.4.1.  действующим законодательством Российской Федерации;

1.4.2.  нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность Регистратора;

1.4.3.  Положением об Архиве;

1.4.4.  настоящей Должностной инструкцией;

1.4.5.  Приказами, Распоряжениями генерального директора и иными локальными нормативными актами Регистратора.

2.  требования к квалификации

2.1.  На должность архивариуса Архива назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, неоконченное высшее профессиональное или высшее профессиональное образование.

3.  должностные обязанности

Архивариус Архива:

3.1.  систематизирует все поступающие документы архива по определенным признакам: структурным (в соответствии с принадлежностью документов структурным подразделения), хронологии (год, месяц), корреспонденту (организации и лицам);

3.2.  принимает упорядоченные документы (свыше 5 лет хранения) от структурных подразделений организации (по описям);

3.3.  на основании запроса/заявки выдает документы/дела во временное пользование, а также предоставляет сканированные образы документов, копии документов в соответствии с правилами, установленными локальными нормативными актами;

3.4.  ведет учет использования документов: (регистрирует запросы выдачи документов/дел из Архива);

3.5.  осуществляет прием внешних носителей, содержащих электронные документы (ЭД), обеспечивают их сохранность и использование;

3.6.  обеспечивает хранение, копирование (при необходимости) ЭД в процессе хранения;

3.7.  осуществляет контроль за уничтожением документов, не подлежащих хранению;

3.8.  оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатур дел, в подготовке документов к передаче на хранение в Архив;

3.9.  исполняет иные обязанности по распоряжению начальника Архива.

4.  права

Архивариус Архива имеет право:

4.1.  принимать решения по вопросам в пределах своей компетенции;

4.1.  вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по вопросам, входящим в компетенцию архивариуса Архива;

4.1.  требовать от работодателя создания условий для выполнения своих должностных обязанностей;

4.2.  обращаться к начальнику Архива, для решения вопросов, превышающих компетенцию архивариуса.

5.  ответственность

Архивариус Архива несет ответственность за:

5.1.  неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Должностной инструкцией;

5.2.  нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка Регистратора;

5.3.  несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности в помещениях Регистратора;

5.4.  нарушение порядка хранения, обработки и передачи конфиденциальной информации Регистратора.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Директора Операционного департамента
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  общие положения

1.1.  Директор Операционного департамента является ответственным работником Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор), который организует и обеспечивает деятельность Регистратора по внесению записей в реестр владельцев именных ценных бумаг (далее — реестр) и предоставлению информации из реестра (включая обработку информации и документов, поступающих от трансфер‑агентов и филиалов Регистратора).

1.2.  Директор Операционного департамента назначается на должность и освобождается от должности Приказом генерального директора.

1.3.  Директор Операционного департамента непосредственно подчиняется заместителю генерального директора, в ведении которого находятся вопросы Операционного департамента.

1.4.  На должность директора Операционного департамента назначаются лица с высшим образованием, имеющие опыт руководящей работы продолжительностью более 1 (одного) года.

1.5.  Директору Операционного департамента непосредственно подчиняются:

1.5.1.  Отдел приема документов и ввода информации;

1.5.2.  Экспертный отдел;

1.5.3.  Отдел по работе с регионами;

1.5.4.  Канцелярия, (далее — отделы).

1.6.  Директор Операционного департамента в своей работе руководствуется:

1.6.1.  Действующим законодательством Российской Федерации;

1.6.2.  Правилами внутреннего документооборота и контроля Регистратора;

1.6.3.  Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Регистратора;

1.6.4.  Настоящей Должностной инструкцией.

2.  функциональные обязанности

Директор Операционного департамента:

2.1.  организует и планирует деятельность подчиненных ему отделов;

2.2.  осуществляет контроль через начальников подчиненных ему отделов за текущим положением дел в отделах, а также обеспечивает выполнение в срок всех поставленных перед отделами задач и выполнение сотрудниками отделов Правил внутреннего документооборота и контроля Регистратора;

2.3.  осуществляет координацию действий подчиненных ему отделов с другими отделами Регистратора;

2.4.  координирует взаимодействие Регистратора с трансфер‑агентами и филиалами Регистратора в вопросах внесения записей в реестр и предоставления информации из реестра;

2.5.  обязан знать и использовать в работе законодательство РФ;

2.6.  Исполняет иные обязанности по распоряжению заместителя генерального директора Регистратора, в ведении которого находятся вопросы Операционного департамента, или иного лица, имеющего право давать ему распоряжения.

3.  права

Директор Операционного департамента имеет право:

3.1.  запрашивать и получать от подразделений Регистратора необходимую для исполнения своих функций и обязанностей информацию;

3.2.  докладывать руководству Регистратора обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;

3.3.  докладывать руководству Регистратора о работе сотрудников подчиненных ему отделов и вносить предложения о поощрениях или взысканиях, вносить предложения по подбору персонала, кадровым перестановкам в пределах своей компетенции;

3.4.  вносить предложения по совершенствованию работы подчиненных ему отделов.

4.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Директор Операционного департамента несет ответственность за:

4.1.  неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязанностей возложенных на него настоящей Инструкцией;

4.2.  несоблюдение требований законодательства РФ и локальных нормативных актов Регистратора;

4.3.  несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника Отдела приема документов и ввода информации Операционного департамента
Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»

1.  общие положения

1.1.  Начальник Отдела приема документов и ввода информации относится к категории руководителей.

1.2.  Начальник Отдела приема документов и ввода информации (далее — Отдел) осуществляет непосредственное руководство Отделом в Открытом акционерном обществе «Объединенная регистрационная компания» (далее — Регистратор).

1.3.  Начальник Отдела назначается и освобождается от должности Приказом генерального директора.

1.4.  Начальник Отдела подчиняется непосредственно директору Операционного департамента.

1.5.  В своей деятельности начальник Отдела руководствуется:

1.5.1.  действующим законодательством Российской Федерации;

1.5.2.  нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность Регистратора;

1.5.3.  Правилами ведения реестра владельцев ценных бумаг Регистратора;

1.5.4.  Правилами внутреннего документооборота и контроля центрального офиса открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»;

1.5.5.  Инструкцией о порядке приема, регистрации и выдачи документов;

1.5.6.  Инструкцией о порядке формирования поручений в программном комплексе «Зенит»;

1.5.7.  Положением об Отделе приема документов и ввода информации Операционного департамента;

1.5.8.  настоящей Должностной инструкцией;

1.5.9.  Приказами, Распоряжениями генерального директора и иными локальными нормативными актами Регистратора.

1.6.  Начальник Отдела должен знать:

1.6.1.  законодательство Российской Федерации об акционерных обществах и о рынке ценных бумагах, а также постановления, распоряжения, Приказы и другие нормативные акты федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг;

1.6.2.  организационную структуру Регистратора;

1.6.3.  приемы и методы обработки корреспонденции;

1.6.4.  организацию внутреннего документооборота;

1.6.5.  общий порядок работы в автоматизированной системе ведения реестров, используемой Регистратором в настоящее время, а также с программным обеспечением, которое использовалось Регистратором ранее;

1.6.6.  порядок приема, регистрации и выдачи документов;

1.6.7.  порядок формирования поручений в автоматизированной системе ведения реестров, используемой Регистратором в настоящее время;

1.6.8.  организацию труда и управления;

1.6.9.  законодательство о труде;

1.6.10.  правила внутреннего трудового распорядка;

1.6.11.  правила и нормы охраны труда.

2.  требования к квалификации

2.1.  На должность начальника Отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности руководителя не менее 2‑х лет.

2.2.  Наличие аттестата (квалификационный аттестат) выданного Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг с присвоением квалификации соответствующей должности руководителя или контролера или специалиста организации, осуществляющей деятельность по ведению реестров владельцев именных ценных бумаг.