РАСПОРЯЖЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА
ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА Г. КАЗАНИ
р
О состоянии работы
с документами, письмами предприятий,
организаций и обращениями граждан в
Управлении образования
Исполнительного комитета г. Казани
В соответствии с планом работы Исполнительного комитета г. Казани на первый квартал 2011 года управлением делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее – управление делопроизводства) в марте текущего года была проведена проверка состояния работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Управлении образования Исполнительного комитета г. Казани (далее – Управление образования).
На основании результатов проведенной проверки обязываю:
1. Руководителей комитетов, управлений Исполнительного комитета г. Казани принять к сведению справку о состоянии работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Управлении образования, подготовленную управлением делопроизводства (приложение).
2. Начальника Управления образования организовать работу с документами с учетом указанных в прилагаемой справке рекомендаций и в срок до 20 мая 2011 года представить в управление делопроизводства информацию о принятых мерах.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления делопроизводства .
Приложение к распоряжению
руководителя Аппарата
Исполнительного комитета
г. Казани
от__________2011 №________
СПРАВКА
о состоянии работы с документами, письмами предприятий,
организаций и обращениями граждан
в Управлении образования
Исполнительного комитета г. Казани
В целях изучения практики работы с организационно-распорядительными документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан, организации приема населения и в соответствии с планом работы Исполнительного комитета г. Казани на первый квартал 2011 года в Управлении образования Исполнительного комитета г. Казани (далее – Управление) сотрудниками управления делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее – управление делопроизводства) , , в марте текущего года проведена плановая проверка с выездом на место.
Анализ состояния дел показал, что в Управлении сложилась определенная система работы с документами, которая постоянно совершенствуется.
Документооборот осуществляется в соответствии:
- с Федеральным законом от 01.01.2001 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- с Положением о Муниципальном учреждении «Управление образования Исполнительного комитета муниципального образования города Казани», утвержденным решением Казанской городской Думы от 01.01.2001 №10-43;
- с распоряжением Мэра г. Казани р «О регламенте работы с документами Мэра города Казани» (с изменениями);
- со Служебным регламентом Исполнительного комитета г. Казани (с изменениями), утвержденным распоряжением Исполнительного комитета г. Казани р;
- с постановлением Руководителя Исполнительного комитета г. Казани от 01.01.2001 №1 «Об обеспечении деятельности органов Исполнительного комитета и иных органов местного самоуправления муниципального образования города Казани»;
- с постановлением Руководителя Исполнительного комитета г. Казани «О постановлении Кабинета Министров Республики Татарстан "О задачах органов государственной власти Республики Татарстан по обеспечению личного приема граждан согласно требованиям Федерального закона от 01.01.2001 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"»;
- с постановлением Исполнительного комитета г. Казани «О распределении полномочий между должностными лицами Исполнительного комитета города Казани»;
- с планом работы Управления образования Исполнительного комитета г. Казани на 2011 год, утвержденным начальником Управления образования Исполнительного комитета г. Хадиуллиным 20.12.2010;
- с номенклатурой дел Управления образования Исполнительного комитета г. Казани;
- с ГОСТ Р 6.30-2003.
Ведение делопроизводства осуществляет ведущий специалист по вопросам делопроизводства Ляхова. Должностные инструкции сотрудников соответствуют выполняемым обязанностям.
Работа с организационно-распорядительными документами
За период с 01.01.2011 по 17.03.2011 Управлением подготовлено 6 постановлений, 1 распоряжение Руководителя Исполнительного комитета г. Казани и 25 распоряжений заместителя Руководителя Исполнительного комитета г. Казани.
Подготовка проектов постановлений и распоряжений Исполнительного комитета г. Казани в Управлении осуществляется исполнителями – специалистами Управления.
После подготовки проект организационно-распорядительного документа с приложенными к нему листами согласования и рассылки передается исполнителем в приемную Управления для визирования начальником Управления. Затем ответственным сотрудником проект документа передается на согласование сначала начальнику правового управления Аппарата Исполнительного комитета г. Казани, потом - на проверку в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства и после получения отметки «Без замечаний» - в протокольный сектор управления делопроизводства для согласования с руководителем Аппарата Исполнительного комитета г. Казани.
По завершении процесса согласования первый лист проекта документа выводится на соответствующий бланк, каждый лист проекта визируется начальником Управления. Весь пакет документов передается на подпись Руководителю Исполнительного комитета г. Казани через протокольный сектор управления делопроизводства либо на подпись заместителю Руководителя Исполнительного комитета г. Казани – через его помощника.
Весь процесс создания проекта, его согласования, передачи на подпись и подписания фиксируется в программе электронного документооборота «БОСС-Референт» и может контролироваться как исполнителями, так и руководителями.
Копии подписанных постановлений и распоряжений Исполнительного комитета г. Казани поступают в приемную Управления, где регистрируются в журнале, затем одна копия остается в приемной, а остальные вместе с материалами дел выдаются исполнителю под подпись в журнале.
Копии подписанных распорядительных документов, подшитые в папки-скоросшиватели, хранятся в шкафах приемной Управления.
Материалы дел хранятся у исполнителей и уничтожаются по мере истечения сроков в соответствии с номенклатурой дел.
Копии постановлений и распоряжений, подготовленных как Управлением, так и другими подразделениями Исполнительного комитета г. Казани и содержащих поручительные пункты в адрес Управления, также поступают в приемную, где регистрируются в журнале, а затем передаются на рассмотрение начальнику Управления. Копия с контрольной карточкой, подготовленной на основании резолюции начальника Управления, передается исполнителю для выполнения задания.
После этого исполнитель готовит соответствующую информацию для управления контроля муниципальной деятельности и реализации антикоррупционной политики Аппарата Исполнительного комитета г. Казани, в соответствии с которой управление контроля муниципальной деятельности и реализации антикоррупционной политики Аппарата Исполнительного комитета г. Казани либо снимает документ с контроля, либо продлевает срок его исполнения, о чем делается отметка в программе электронного документооборота «Электронное правительство».
В ходе проверки выявлено, что распорядительные документы в основном готовятся в соответствии со Служебным регламентом Исполнительного комитета г. Казани.
Вместе с тем в работе по подготовке проектов постановлений и распоряжений обнаружены следующие недостатки:
- не все проекты визируются на обороте начальником Управления;
- не ко всем проектам прилагаются заключения по замечаниям согласующих лиц;
- при распечатывании проектов на бланк исправляются не все ошибки (орфографические, грамматические, пунктуационные, стилистические, фактические), указанные специалистами отдела лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства.
Работа с обращениями граждан и организация приема населения
На 17.03.2011 в Управление поступило 114 обращений от граждан, в том числе через Исполнительный комитет г. Казани - 39.
Основная тематика обращений – вопросы школьного и дошкольного образования, финансирование, ремонт и строительство учреждений образования.
В Управлении установлен определенный порядок приема, регистрации и передачи на исполнение корреспонденции, поступающей на имя начальника Управления.
Прием заявлений от граждан в Управлении проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 9.00 до 18.00.
Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в программе «Электронное правительство».
Документы сканируются и после регистрации в тот же день передаются в электронном виде на рассмотрение начальнику Управления, затем с его резолюцией - на исполнение непосредственным исполнителям. Обращения на бумажном носителе в соответствии с входящим номером документа подшиваются в накопительные папки «Входящие обращения граждан».
Ответы на обращения граждан создаются и проходят согласование в программе «Электронное правительство». При необходимости готовится экземпляр ответа на бланке соответствующего образца, который после присвоения исходящего номера отправляется заявителю. Заверенная копия ответа с исходящим номером подшивается в папку «Исходящие ответы на обращения граждан». Оформление ответов по обращениям граждан в основном соответствует требованиям ГОСТ Р6.30-2003, Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г. Казани.
Запись на прием к начальнику Управления проводится в течение недели по телефону. Данные об обратившихся на прием вносятся в журнал «Прием граждан». В электронной базе данных карточка личного приема не заводится. Прием начальником Управления проводится еженедельно по вторникам в соответствии с графиком приема. В журнале делается отметка о результатах приема. В случае когда в ходе приема выдается поручение, запись об этом также вносится в журнал. Контроль исполнения поручения по приему граждан в электронной базе данных не ведется. Отметка об исполнении поручения в журнале имеется не всегда.
Прием заместителями начальника и специалистами Управления проводится по вторникам без предварительной записи.
На 17.03.2011 начальником Управления принято 28 человек.
Работа с письмами предприятий и организаций
В Управлении установлен определенный порядок приема, регистрации и передачи на исполнение писем предприятий, организаций и вышестоящих органов.
Письма предприятий, организаций и вышестоящих органов поступают через курьеров, почтовое отделение, по электронной почте, посредством факсимильной связи.
Письма предприятий, организаций и вышестоящих органов, поступающие в Управление, сканируются, регистрируются в программе электронного документооборота «Электронное правительство» с проставлением регистрационного номера и даты регистрации, затем в программе электронного документооборота направляются на рассмотрение начальнику Управления, который утверждает поручение и направляет его в программе электронного документооборота исполнителю.
Регистрацию, распечатку на бланке и отправку писем в ответ на обращения предприятий, организаций и вышестоящих органов осуществляет сотрудник приемной.
Текущий архив исходящих документов хранится в приемной Управления.
Гербовые бланки писем - цветные, отпечатаны в типографии. Учет выдачи и использования бланков не ведется.
В 2011 году в Управление поступило 560 писем от предприятий, организаций и вышестоящих органов. Основная тематика обращений – оформление детей в дошкольные учреждения, вопросы школьного образования и т. д. Отправлено 102 письма за подписью начальника Управления.
В Управлении имеются все условия для автоматизированного учета всей входящей и исходящей корреспонденции, есть возможность получить статистические данные о количестве поступивших, выполненных или находящихся в работе документов (программа электронного документооборота «Электронное правительство»).
В целом работа Управления в части работы с письмами предприятий и организаций организована согласно Служебному регламенту Исполнительного комитета г. Казани, но имеются некоторые недочеты:
-не ведется учет выдачи и использования гербовых бланков;
-на бланке с ответом в сторонние организации не указывается адрес.
Рекомендации
Сотрудникам Управления были даны следующие рекомендации:
по подготовке организационно-распорядительных документов:
1) обеспечивать наличие визы начальника Управления на оборотной стороне каждого листа проекта;
2) при наличии замечаний согласующих лиц делать по ним заключение;
3) исправлять в проектах все ошибки в соответствии с правками специалистов отдела лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства;
4) при выдаче исполнителю копии подписанного постановления или распоряжения отслеживать проставление исполнителем даты ее получения (наряду с подписью);
5) копии подписанных постановлений и распоряжений для удобства в работе подшивать в разные папки-скоросшиватели;
6) своевременно информировать протокольный сектор управления делопроизводства о необходимости закрытия проектов документов, потерявших свою актуальность.
по работе с обращениями граждан, предприятий и организаций и организации приема населения:
1) в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 01.01.2001 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» оформлять карточки личного приема граждан;
2) регистрацию и контроль поручений, выданных в ходе личного приема начальником Управления, осуществлять в программе «Электронное правительство»;
3) вести учет выдачи и использования гербовых бланков;
4) обратить внимание на оформление исходящих писем, а именно на необходимость указания адресов сторонних организаций при распечатке ответов на бланк.
Начальник управления делопроизводства
Аппарата Исполнительного комитета г. Казаринова
