Методические вопросы создания баз данных музейных инвентарных книг государственного учета фондов

, , .

Методические вопросы создания баз данных

музейных инвентарных книг государственного учета фондов.

В данной статье рассматриваются теоретические и практические вопросы возникающие при решении задач создания служебных баз данных музейных инвентарных книг государст-венного учета. Информация в этих книгах имеет юридический статус и заносилась (заносит-ся и в ближайшей перспективе будет заноситься) в рукописном виде. Основными целевыми результатами подобного проекта являются следующие положения:

·  защита инвентарных книг от многократного и непроизводительного использования (пере-листования) в служебных целях - сведение к минимуму числа обращений непосредственно к инвентарным книгам государственного учета, а только в единичных экстремальных слу-чаях затребованности самого юридического первоисточника;

·  автоматизация процесса поиска (с возможностью осуществления логически связанных вы-борок) необходимых служебных (в том числе, имеющих юридический статус) сведений, размещенных в музейных книгах государственного учета фондов;

·  распечатка служебной документации требуемой при движении фондов (в том числе имею-щую юридическую силу) из баз данных книг государственного учета фондов.

Ниже изложенное есть теоретическое обобщение научно-исследовательских и практичес-ких работ в Государственном Историческом музее и Центральном музее древнерусской куль-туры и искусства имени Андрея Рублева. Теоретические выводы и методические рекоменда-ции соотносятся с действующими основополагающими положениями музейного дела.

В конце 1999 г. в Государственном Историческом музее, по инициативе "снизу", была по-ставлена задача разработки методики создания служебных фактографических (текстовых) баз данных музейных инвентарных книг государственного учета фондов. При успешном ре-шении этой задачи предполагалось в течении обозримого срока по единой методологии осу-ществить создание баз данных музейных инвентарных книг I и II ступени учета фондов с толкованиями содержания служебной информации на их страницах. Именно толкование (ча-сто фактическая расшифровка) информации (надписи, подписи, печати, штампы), отражаю-щей историю музейного делопроизводства и движения фондов на страницах книг государст-венного учета, является главной составляющей излагаемой методики. Вопросы создания и использования банков цифровых изображений страниц музейных инвентарных книг государ-ственного учета фондов и их технологической связи с фактографическими базами данных книг учета будут рассмотрены в конце статьи.

В качестве первоначального (экспериментального) этапа проекта (опытной базой для ра-зработки методики) было выбрано создание базы данных первого тома Главной Инвентар-ной Книги (ГИК) или Книги Поступлений (КП) Государственного Исторического музея -

БД "ГИК ГИМ". В этом томе книги первичного учета фондов около 21000 порядковых номе-ров и помещены неравномерные сведения примерно о 800000 единицах хранения, каждая из которых описывается в книгах Научного Инвентаря (КНИ ГИМ) - книгах II ступени государ-ственного учета фондов музея.

Перечислим главные (в контексте данной статьи) положения технического задания на реализацию выше указанного пилотного проекта.

1) Структура БД "ГИК ГИМ" проектировалась на основе Системы описания документов От-дела учета и классификации фондов ГИМ, которая разрабатывалась совместными усилия-ми Отдела информатики, Отдела учета и классификации фондов ГИМ, фондовых и науч-ных подразделений ГИМ. Эта Система описания есть синтез результатов анализа и струк-туризации информации, находящейся на страницах ГИК ГИМ и анализа запросов подраз-делений музея по сведениям, находящихся в документации Отдела учета и классификации фондов ГИМ. Эти сведения касаются вопросов поступления и движения фондов, слагае-мых музейного дела (проверки, сверки, списания). На расширенных заседаниях фондо-за-купочных комиссий, с привлечением сотрудников научных подразделений музея (всего было проведено 6 заседаний ФЗК), последовательно методом итераций была утверждена Информационно-поисковая система описания служебной документации Отдела учета фондов - ИПС "Учет", которой соответствовала первоначальная структура записей в БД "ГИК ГИМ".

2) Создаваемая БД "ГИК ГИМ" предназначается главным образом для структурного поиска служебной фактографической информации, находящейся на бумажных страницах ГИК, и не предусматривается распечатывание служебной документации, необходимой для юри-дического сопровождения движения фондов. Последнее положение связано с тем фактом, что, как правило, под каждым порядковым номером ГИК ГИМ помещается запись, отно-сящаяся к совокупности музейных предметов, которые после поступления распределяются по разным фондовым отделам, т. е. записи в ГИК, в основном, не по предметные, поэтому движение фондов может обеспечиваться документами, распечатываемыми из баз данных фондовых отделов - БД "КНИ ГИМ". Для БД "ГИК ГИМ" предусматривается распечатки как результатов поиска конкретных сведений, так и всей информации наличествующей на выбранной странице ГИК ГИМ - постраничная распечатка.

3) При проектировании фактографической БД "ГИК ГИМ" должна быть предусмотрена тех-нологическая связь со создаваемым Банком цифровых (отсканированных) изображений страниц ГИК ГИМ.

Был определен регламент работ по созданию первого варианта БД "ГИК ГИМ" и разра-ботки методик по организации дальнейших работ. Основные положения этого регламента следующие.

Сотруднице Отдела информатики (н. с. ), которая должна была непосредст-венно осуществлять ввод информации в БД "ГИК ГИМ", вменялось в обязанность следую-щее:

·  однозначно определять статус занесенной на страницах ГИК ГИМ информации и указы-вать об этом в БД соответствующим образом -

- основная (первоначальная);

- дополнительная, занесенная позже, правильно оформленная и, следовательно, имеющая юридическую силу;

- дополнительная, занесенная позже, не правильно оформленная и, следовательно, не имею-щая юридическую силу, но имеющая определенное информационное значение;

- дополнительная, занесенная позже, не правильно оформленная и не поддающаяся толкова-нию (расшифровке) - в этом случае в БД заносится текстовое описание и отсылка к соответ-ствующему цифровому изображению данной страницы ГИК ГИМ;

·  при анализе и расшифровке информации на страницах ГИК ГИМ использовать только служебную документацию Отдела учета и классификации фондов и ни при каких обстоя-тельствах не обращаться за консультациями в фондовые отделы музея - требования в це-лях обеспечения юридической чистоты (статуса) информации в БД "ГИК ГИМ".

Параллельно этим обязанностям в регламенте определялось право и возможность корректи-ровки структуры БД "ГИК ГИМ" по результатам анализа информации на страницах ГИК му-зея, т. к. разработчики предполагали, что реальное содержание занесенной информации бу-дет иметь различия от теоретических предпосылок, которыми руководствовались при созда-нии ИПС документов Отдела учета и классификации фондов - ИПС "Учет".

Эти предположения оправдались - реальное содержание записей на страницах ГИК не редко выходит за рамки формального перечня реквизитов, определяемого действующей Инструк-цией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (1984 г.) для I ступени учета фондов.

Указанный выше объем исходной информации заносился в ПК 2 года и 3 месяца включая время затраченное на осуществление анализа и толкования записей, корректировки струк-туры БД и двукратной сверки занесенной информации с записями в ГИК. В созданной как единый информационный ресурс БД "ГИК ГИМ", в соответствии с исполнением вышеизло-женного регламента работ, однозначно определяется статус занесенной фактографической информации и реализована технологическая связь с цифровым изображением выбранной страницы.

Дополнительно при реализации этого пилотного проекта была разработана методика создания подобных БД:

·  рабочие инструкции ввода и анализа информации для операторов баз данных музейных инвентарных книг I и II ступеней учета фондов;

·  справочники (указатели) толкований служебной информации имеющейся на страницах книг учета и отражающей музейное делопроизводство и движение фондов.

По мнению разработчиков, используя данную методику, один оператор способен создать служебную базу данных книги государственного учета фондов, указанного в начале статьи

объема, менее чем за год.

Пилотный вариант БД "ГИК ГИМ" реализован на программном продукте НИКА-Музей

2.5, разработанном фирмой "Интеллектуальные технологии", записан на CD и на том же дис-ке размещены в качестве иллюстраций несколько цифровых изображений страниц первого тома ГИК музея.

Для проработки вопросов оцифровки страниц музейных книг государственного учета фондов был привлечен ведущий специалист в области создания и использования компьютер-ных изображений в музейном деле - , заведующий сектором информатизации Центрального музея древнерусской культуры и искусства имени Андрея Рублева. В резуль-тате проведенных исследований и пробных оцифровок страниц ГИК авторы пришли к выво-ду, что оптимальная технология - это использование подходящих по техническим данным цифровых фотокамер. В частности, была использована цифровая фотокамера Fujitsu-2Pro с

6 мегапиксельной матрицей и двумя 1 квт осветителями "Кайзер". Средний размер цифрово-го изображения равен 12 Мб в формате RAF, что позволяет уверенно получать увеличение до 200 % в случае возникновения необходимости прочитать (расшифровать) служебную инфор-мацию на страницах книг учета. Предложенная технология позволяет обеспечить скорость оцифровки - одна страница в минуту.

В заключении считаем полезным обратить внимание на следующий факт. В соответствии с действующим законодательством РФ государственное делопроизводство в настоящий мо-мент, и, судя по всему в ближайшем будущем, базируется на бумажной юридической доку-ментации. По отношению к музейному делу это означает, что государственный учет музей-ных фондов осуществляется в настоящий момент (и будет осуществляться в ближайшем бу-дущем) с помощью ведения (заполнения в ручном режиме) инвентарных книг I и II ступени учета фондов. Все сведения, относящиеся к учету и хранению музейных коллекций и имею-щие юридический статус должны заноситься в эти книги - изменения атрибуции или сохран-ности музейных предметов, движения фондов, проверки, сверки и т. п.

Из последнего утверждения следует, что процесс оцифровки страниц музейных книг го-сударственного учета фондов необходимо регулярно повторять, постоянно отслеживая ре-зультаты музейного дела - очевидно, это делает весь проект достаточно сложным при реали-зации механизма архивации данных.