Утверждаю:
Руководитель агентства записи актов гражданского состояния
_____________
______ ______________2012.
Должностной регламент
ведущего специалиста территориального отдела агентства записи актов гражданского состояния Красноярского края
Раздел 1. Общие положения
1.1. Наименование государственного органа: агентство записи актов гражданского состояния Красноярского края (далее агентство ЗАГС Красноярского края).
1.2. Наименование должности: ведущий специалист территориального отдела.
1.3. Назначение (цель) должности: осуществление своевременной и полной государственной регистрации актов гражданского состояния на территории (на которой замещается должность) Красноярского края.
1.4. Категория должности: специалисты
1.5. Группа должности: старшая
1.6 Должность непосредственного руководителя: руководитель территориального отдела агентства записи актов гражданского состояния Красноярского края.
Должность вышестоящего руководителя: руководитель агентства ЗАГС Красноярского края.
1.7. Перечень подчиненных должностей: подчиненных должностей нет.
1.8. Наименование должности лица, осуществляющего назначение
на должность, порядок назначения на должность: назначается на должность и освобождается от должности руководителем агентства ЗАГС Красноярского края. Должность замещается в порядке конкурса.
1.9. Перечень, сведений составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, и служебной информации, использующихся при выполнении должностных обязанностей (функций): при выполнении должностных обязанностей использует в своей деятельности служебную информацию, в том числе относящуюся к категории конфиденциальной информации, персональным данным граждан, обратившихся в органы ЗАГС по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния.
1.10 Перечень основных правовых актов, которыми государственный гражданский служащий должен руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.
В своей деятельности ведущий специалист территориального отдела руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Семейным кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом от 01.01.2001 «Об актах гражданского состояния»;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Налоговым кодексом Российской Федерации;
- Международными договорами в сфере правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, в том числе Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (Минск, 22 января 1993г.) и Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года);
- Федеральным законом от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 01.01.2001 «О системе государственной службы Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 01.01.2001 « О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Законом Красноярского края -3514 «О реестре должностей государственной гражданской службы Красноярского края»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «Об утверждении правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния»;
- Приказом Федеральной архивной службы России и Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 38/230 «Об утверждении правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и метрических книг»;
- Иными федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регулирующими вопросы в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и государственной гражданской службы;
- Уставом Красноярского края, законами Красноярского края, правовыми актами Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края, регулирующими вопросы деятельности органов исполнительной власти края, и прохождения государственной гражданской службы Красноярского края.
Раздел 2. Квалификационные требования
2.1. Уровень и направления подготовки (специальности) образования: высшее профессиональное образование
2.2. Стаж государственной гражданской службы или стаж (опыт) работы по специальности: требования к стажу гражданской службы и стажу работы по специальности не предъявляются.
2.3. Профессиональные знания:
общие знания:
- Конституции Российской Федерации (достаточный уровень)
- Устава края (достаточный уровень);
- основ государственной гражданской службы (достаточный уровень);
- основных правил ведения делопроизводства и оформления служебных документов (достаточный уровень);
- правил делового этикета (достаточный уровень);
- аппаратного и программного обеспечения (достаточный уровень);
- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота (достаточный уровень);
- общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности (достаточный уровень);
специальные знания:
- законодательство по вопросам регистрации актов гражданского состояния (достаточный уровень)
- законодательства о порядке рассмотрения обращений граждан (достаточный уровень);
- систем взаимодействия с гражданами о организациями (достаточный уровень);
- информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных (достаточный уровень);
2.4. Профессиональные умения и навыки:
умения:
- планировать и организовывать свою служебную деятельность (достаточный уровень);
- продуктивно действовать в напряженных условиях (достаточный уровень);
- оперативно принимать и реализовывать решения (достаточный уровень);
- систематизировать и готовить материалы аналитического и информационного характера;
- владеть официальным деловым стилем письма (достаточный уровень);
- грамотность (высокий уровень);
- выступать публично (достаточный уровень);
навыки:
-подготовки и оформления служебных документов, владения официальным деловым стилем письма (достаточный уровень);
- ведения делопроизводства (достаточный уровень);
- работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера (достаточный уровень);
- работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет (достаточный уровень);
- работы в операционной системе (достаточный уровень);
- работы в текстовом редакторе (достаточный уровень);
- управления электронной почтой (достаточный уровень);
- работы с базами данных (достаточный уровень);
- работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями (достаточный уровень);
- работы с системами межведомственного взаимодействия (достаточный уровень).
- работы с оргтехникой (достаточный уровень).
Раздел 3. Должностные обязанности
1. Консультирует граждан по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, выдачи повторных документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния.
2. Осуществляет государственную регистрацию актов гражданского состояния:
2.1. осуществляет прием документов на государственную регистрацию актов гражданского состояния, по вопросу внесения исправлений или изменений в актовую запись, выдачи повторных документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.2. проверяет полномочия заявителя (либо уполномоченного лица) на подачу заявления и государственную регистрацию акта гражданского состояния либо по вопросу внесения исправлений или изменений в актовую запись;
2.3. проверяет наличие всех необходимых документов, исходя из установленного перечня документов, представляемых на государственную регистрацию актов гражданского состояния;
2.4. проверяет соответствие представленных документов требованиям, установленным статьей 7 Федерального закона от 01.01.01 года «Об актах гражданского состояния» удостоверяясь, что документы, являющиеся основанием для государственной регистрации, установленной формы, в установленных законодательством случаях нотариально удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон, документы иностранных граждан и лиц без гражданства, выданные компетентными органами иностранных государств и предъявленные для государственной регистрации актов гражданского состояния, легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации, и переведены на государственный язык Российской Федерации (верность перевода должна быть нотариально удостоверена);
2.5. готовит проекты запросов на высылку документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния, копий актовых записей, составленных в отношении заявителя, в адрес органов ЗАГС по месту хранения актовых записей;
2.6. уведомляет заявителя о наличии препятствий для государственной регистрации при отсутствии необходимых документов, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает меры по их устранению;
2.7. проводит проверку представленных заявителем документов, устанавливает их соответствие требованиям законодательства об актах гражданского состояния и принимает решение о государственной регистрации акта гражданского состояния либо об отказе в государственной регистрации;
2.8. оформляет в соответствии с установленными правилами актовую запись и свидетельство о государственной регистрации,
2.9. в установленном порядке на основании документов, являющимися основаниями для внесения исправлений, вносит исправления в запись акта гражданского состояния;
2.10 при наличии препятствий для государственной регистрации акта гражданского состояния - готовит проект отказа в государственной регистрации;
2.11. представляет заявителю (заявителям) составленную запись акта гражданского состояния для прочтения и подписания;
2.12. осуществляет выдачу заявителю свидетельства о государственной регистрации и других необходимых документов, подтверждающих факт государственной регистрации, либо отказа в государственной регистрации;
2.13. производит отметки о регистрации и расторжении брака в паспортах граждан РФ;
2.14. оформляет и формирует другие необходимые документы (справки, сведения, извещения и т. д.), подтверждающие факт государственной регистрации либо внесения исправлений в актовую запись, и передает их для направления адресатам.
3. В случаях предусмотренных законодательством дооформляет запись акта о расторжении брака, при этом проверяет наличие записи акта о расторжении брака в архиве отдела как по электронной базе данных так и по алфавитным книгам.
4. Ведет прием граждан по вопросам:
4.1. истребования документов о государственной регистрации с территорий иностранных государств;
4.2. уточнения платежа и возврате излишне уплаченной государственной пошлины с подготовкой документов в адрес администратора платежа.
5. Готовит проекты заключения о перемене имении и формирует дела о перемени имени.
6. Вносит необходимые исправления в записи актов гражданского состояния на основании документов, поступивших из других органов ЗАГС и готовит сообщения о внесении исправлений или изменений в органы, предусмотренные законодательством.
7. Осуществляет в отделе формирование электронной базы данных, обеспечение её сохранности и пополнения.
8. Осуществляет подготовку документов с истекшим сроком хранения к уничтожению:
8.1. проверяет документы по срокам хранения согласно номенклатуры дел территориального отдела;
8.2. готовит проект акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения и не представляющих историческую ценность на согласование с руководителем территориального отдела и экспертной комиссией агентства ЗАГС Красноярского края;
8.3. после получения акта, согласованного с экспертной комиссией агентства ЗАГС Красноярского края, участвует в уничтожении документов.
9. Ведет первичный учет государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и иных юридически значимых действий по квитанциям поступившим в отдел.
10 . Принимает участие в подготовке предусмотренных отчетов о деятельности отдела.
11. Осуществляет аннулирование и восстановление записей актов гражданского состояния в соответствии с законодательством.
12. Проводит торжественные церемонии бракосочетания, имянаречения и торжественного чествования золотых и серебряных юбиляров.
13. Выполняет оперативные поручения руководителя отдела.
Раздел 4. Права по должности
В целях исполнения должностных обязанностей ведущий специалист территориального отдела вправе:
- получать необходимую информацию от непосредственного руководителя и от структурных подразделений агентства ЗАГС Красноярского края;
- получать необходимые сведения и документы от органов ЗАГС, расположенных на территории Российской Федерации; Министерства иностранных дел Российской Федерации; Консульских департаментов Российской Федерации, расположенных на территории иностранных государств;
- получать необходимые сведения и документы от компетентных органов иностранных государств, Консульских департаментов иностранных государств, расположенных на территории Российской Федерации;
- получать необходимые сведения и документы от других органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и учреждений;
- вносить предложения по организации своей работы непосредственному руководителю;
- взаимодействовать с государственными гражданскими служащими агентства ЗАГС Красноярского края, по вопросам, касающимся исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать участие в совещаниях, семинарах, конференциях по вопросам, входящим в компетенцию территориального отдела;
- получать объективную оценку своей служебной деятельности от непосредственного и вышестоящего руководителя;
- пользоваться в установленном порядке информационной базой данных агентства ЗАГС Красноярского края.
Раздел 5. Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей
Ведущий специалист территориального отдела несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей, в том числе за:
1) причиненный своими незаконными решениями, действиями (бездействием) при государственной регистрации актов гражданского состояния гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам или лицам без гражданства, вред в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
2) нарушение требований законодательства при государственной регистрации актов гражданского состояния;
3) неправомерное использование гербовых бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния и других материальных ценностей, переданных в отдел;
4) ненадлежащее ведение и хранение книг записей актов гражданского состояния, книг выдачи свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
5) несвоевременное пополнение и формирование базы данных;
6) несоблюдение без уважительной причины установленных сроков
исполнения должностных обязанностей;
7) низкий уровень знания законодательства, необходимого для профессионального исполнения должностных обязанностей;
8) представление необъективной информации в служебных записках, отчетах, иных материалах, подготовленных в пределах своей компетенции.
9) несвоевременность предоставления сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в органы, предусмотренные действующим законодательством.
Раздел 6. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие
и иные решения
В пределах своей компетенции принимает неформализованные решения относительно организации своей работы, способов и механизмов выполнения полученных заданий и поручений.
Принимает самостоятельные решения:
- о государственной регистрации акта гражданского состояния;
- о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния;
- о выдаче (высылке) повторных документов о государственной регистрации акта гражданского состояния либо об отказе в выдаче;
- в выборе источников информации, необходимой для подготовки писем, отчетов и других служебных документов в пределах своей компетенции;
Раздел 7. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов управленческих и иных решений
- формирует руководителю отдела свои предложения по вопросам наиболее целесообразного и качественного обслуживания граждан;
- готовит проекты отказа в государственной регистрации актов гражданского состояния и внесении исправлений или изменений;
- участвует в составлении отчетов о деятельности отдела;
Раздел 8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
1. При обращении гражданина по вопросу государственной регистрации акта гражданского состояния в установленные законом сроки осуществляет регистрацию акта гражданского состояния либо готовит проект отказа в государственной регистрации акта гражданского состояния.
2. При обращении гражданина по вопросу выдачи повторного документа о государственной регистрации акта гражданского состояния:
2.1. при личном обращении – в день обращения;
2.2. при поступлении в отдел письменного запроса – в течение половины срока, утвержденного Инструкцией по делопроизводству агентства ЗАГС Красноярского края.
3. Аннулирование и восстановления записей актов гражданского состояния на основании судов - в день поступления решения.
4. Оформление и направление документов на возврат излишне уплаченной госпошлины - в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления на возврат излишне уплаченной госпошлины.
5. Экспертная оценка заключений, извещений (оснований, предусмотренных ст.69 ФЗ «Об актах гражданского состояния», поступивших в отдел ЗАГС для внесения необходимых исправлений, изменений, дополнений в актовые записи) - в день поступления.
6. Оформляет и передает на подпись руководителю сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния в необходимые органы в день совершения данного факта.
7. Исполняет иные правомерные поручения руководителя территориального отдела в порядке и сроки, установленные в соответствующем поручении.
Раздел 9. Порядок служебного взаимодействия государственного гражданского служащего.
Вид должностной обязанности | Сторона взаимодействия | В чем выражается взаимодействие |
Прием документов на государственную регистрацию актов гражданского состояния, внесений изменений в актовые записи, выдача (высылка) повторных документов | - органы ЗАГС Российской Федерации; | Формирование запросов-ответов по необходимой информации, уточнение информации в телефонном режиме |
Формирование предусмотренных законом извещений (сообщений) о внесенных исправлениях или изменениях в актовых записях | - орган ЗАГС по месту хранения второго экземпляра записи акта гражданского состояния; - орган социальной защиты населения; | Формирование документов, уточнение информации в телефонном режиме |
Своевременное формирование сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния | - орган социальной защиты населения; - налоговый орган; - орган Пенсионного фонда; - орган Фонда социального страхования; - администрация муниципального образования; по запросу: - суда; - органов прокуратуры; -органов дознания или следствия; - Уполномоченного по правам человека в РФ; - других случаях, установленных федеральными законами | Формирование документов установленной формы, уточнение информации в телефонном режиме |
Проведение государственной регистрации заключения брака вне органов ЗАГС | - медицинские и иные организации; - органы Федеральной службы исполнения наказания | Государственная регистрация в помещениях указанных организаций |
Истребование и пересылка документов о регистрации актов гражданского состояния | - органы ЗАГС Российской Федерации; - компетентные органы иностранных государств; - Министерство юстиции РФ; - КД МИД России; - агентство ЗАГС Красноярского края. | Направление документов установленной формы |
Осуществляет прием по уточнению платежа и возврате излишне уплаченной госпошлины | - Управление Минюста РФ по Красноярскому краю | Оформление документов установленной формы, консультации |
Передача на хранение книг государственной регистрации актов гражданского состояния со сроком хранения более 100 лет | - архивный отдел агентства ЗАГС Красноярского края | Передача книг по акту передачи, консультации |
Подготовка документов с истекшим сроком хранения к уничтожению | - экспертная комиссия агентства ЗАГС Красноярского края | Консультации при подготовке акта об уничтожении |
Представление сведений в информационную базу данных | - агентство ЗАГС Красноярского края | Консультации и предоставление сведений. |
Раздел 10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа
1. Консультация граждан о режиме работы отдела; перечне необходимых документов для государственной регистрации актов гражданского состояния; порядке истребования и выдачи повторных свидетельств, справок о регистрации актов гражданского состояния из органов ЗАГС, расположенных на территории России; о порядке заполнения заявлений на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
2. Составление актов гражданского состояния и выдача документов, подтверждающих факт государственной регистрации.
3. Выдача гражданам повторных документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния.
4. Аннулирование записи акта гражданского состояния.
5. Восстановление записи акта гражданского состояния.
6. Истребование документа о государственной регистрации с территории иностранного государства.
7. Проведение по желанию граждан церемонии бракосочетания и имянаречения в торжественной обстановке.
8. Проведение мероприятий, направленных на реализацию семейной политики, формированию позитивного отношения к семье, повышению ее статуса.
9. Предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в органы, предусмотренные законодательством.
Раздел 11. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего
Показателями эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста являются:
1. Количественные показатели:
1.1. количество зарегистрированных записей актов гражданского состояния;
1.2. количество иных юридически значимых действий в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
1.3. количество проведенных торжественных церемоний;
1.4. количество иных поручений непосредственного и вышестоящего руководителей.
2. Качественные показатели:
2.1. количество выявленных нарушений законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.2. своевременность и качество рассмотрения обращений граждан;
2.3. нарушение полноты и сроков предоставление сведений, связанных с государственной регистрации актов гражданского состояния в органы, предусмотренные законодательством;
2.4. обеспечение квалифицированного и корректного обращения с гражданами в рамках исполнения должностных обязанностей;
2.5. своевременность и качество подготовки документов по истребованию с территорий иностранных государств;
2.6. качество подготовки отчетов о деятельности отдела;
2.7. качество и своевременность выполнение иных поручений непосредственного и вышестоящего руководителей.
