(Беларусь, Минск, Минский филиал МЭСИ)
Особенности Внедрения системы менеджмента качества в организационную структуру управления КУМПП ЖКХ при переходе к рыночным отношениям.
Становление и развитие рыночных отношений делает особенно актуальными проблемы использования таких важных инструментов современного рыночного хозяйства как менеджмент, маркетинг, реинжиниринг, логистика и др. Сегодня перед любым руководителем организации остро встают проблемы эффективного и грамотного управления. Как правильно разработать и реализовать общую стратегию развития организации? Как лучше осуществить текущее и стратегическое планирование? Как повысить эффективность деятельности персонала и оценить ее результаты? С этими и многими другими вопросами приходится сталкиваться любому руководителю, и во многом от его опыта, знаний и желания осваивать новые методы управления всецело зависит успешное решение поставленных перед организацией задач.
Из всего многообразия определений понятия «Организация» можно выделить следующие:
1. Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура либо управляемой, либо управляющей системы;
2. Организация как совокупность взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда;
3. Организация, как группа людей с общими целями [1, с. 45].
Организация - пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.
Организация - единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней среды фирмы [2, с 37].
Рассмотрим организацию как взаимодействие управляемой и управляющей систем, обусловленное совокупностью прав, обязанностей, ролей с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.
Каждая организация имеет как внутреннюю, так и внешнюю среду. Внутренняя среда организации объединяет все функциональные элементы внутри системы, взаимосвязанные между собой, для достижения общей цели. При всем многообразии типов организаций у них существуют общие, универсальные элементы (внутренние переменные) Рис.1.
Рис. 1 Внутренние элементы организации [3, с 84]
Основные принципы рациональной организации:
- упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;
- приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи);
- обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»);
- короткие пути управления;
- баланс стабильности и гибкости;
- способность к целеориентированной самоорганизации и активности;
- желательность стабильности циклически повторяемых действий.
Необходимыми средствами для достижения организацией поставленных целей являются ресурсы или ресурсный потенциал. Однако ресурсы ограничены и могут как соответствовать, так и не соответствовать поставленным целям и стратегиям. Рассмотри организационные ресурсы компании (Рис.2).
Рис. 2 Организационные ресурсы компании [3, с. 86]
Анализ и оценка организационных ресурсов организации – это оценка ее способностей к эффективному взаимодействию с внешней средой в рамках выбранных целей и стратегий.
В свою очередь, структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации. Организационная структура предприятия - одна из главных характеристик, определяющих оптимальность его функционирования и использования его производственно-технологического потенциала.
Международный стандарт ISO 9000:2008 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь" вводит следующее определение понятия организационной структуры: "3.3.2 Организационная структура (organizational structure) - распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.»
На организационную структуру влияют следующие факторы:
- размеры предприятия;
- применяемая технология;
- окружающая среда.
Таким образом, организационная структура – один из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и работниками организации. По сути, структура управления – это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.
В свою очередь, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.
Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.
Различают связи:
- линейные (административное подчинение),
- функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения),
- межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).
Таким образом, система управления – это совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей и звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними.
Управлению системами присущи свои субъекты и объекты управления. Объект управления – это управляемая система, а субъект управления – управляющая система. В состав управляющей системы входит высшее звено управления: директор, главный инженер, заместители директора, главный бухгалтер, начальник отдела кадров. Управляемая система разделена на две подсистемы: внутреннюю и внешнюю управляемую подсистему.
Внутренняя управляемая подсистема отвечает за управление и функционирование внутренних ресурсов и объектов, а внешняя управляемая подсистема контролирует и управляет рынками: рынок сырья, финансов, персонала, продукции, работ и услуг.
Между управляющей и управляемой системами существует тесное взаимодействие, осуществляемое вследствие наличия прямых и обратных связей. Наличие прямой и обратной связей является непременным условием нормального функционирования и развития любой организационной структуры. Прямая связь обслуживает управляющую систему и процесс принятия решений, а также обеспечивает их передачу на управляемый объект с помощью функционирующего информационного потока прямых связей. Обратная связь, несущая информацию о состоянии управляемой системы и ее реакции на управляющие решения, служит основой формирования процессов прозрачного управления, включающего подпроцессы анализа и оценки, корректировки и стимулирования мониторинга в управляющей системе для последующего воздействия на управляемые подсистемы [4].
В процессе хозяйственной деятельности организации ее организационная структура призвана объединить человеческие и материальные ресурсы с целью достижения ее главных целей
В условиях рыночной экономики на первый план хозяйственной деятельности предприятия выдвигается задача выполнения плана с наименьшими затратами живого и овеществленного труда.
Рынок жилищно-коммунальных услуг (ЖКХ) – это особый вид экономического рынка, субъектами которого являются, с одной стороны, предприятия ЖКХ (обслуживающие организации и управляющие компании), а с другой – граждане как потребители жилищно-коммунальных услуг. Главная особенность данного вида рынка в том, что объектами отношений в нем выступают услуги, удовлетворяющие основные виды жизненных потребностей человека, как биологического вида, и обеспечивающие его выживание. Развитие потребностей человека, ответное расширение ассортимента и повышение качества услуг приводят к формированию и удовлетворению потребностей все более высокого порядка, что требует и нового взгляда на развитие организационной системы управления ЖКХ.
Преобразования жилищно-коммунальной отрасли – важнейшая составляющая всего комплекса проводимых государственных реформ. Сложно назвать еще одну отрасль, где так тесно переплелись финансовые, технические и социальные аспекты, непосредственно затрагивающие интересы каждого жителя. Анализ актуальности вопросов реформирования ЖКХ, таких как состояние жилищного фонда, обновление производственно-технической базы предприятий коммунального хозяйства, экономия теплоэнергоресурсов, обеспечение должного уровня качества жилищно-коммунальных услуг и приемлемых расценок на них в соответствии с уровнем доходов населения, говорит о том, что все они являются первоочередными и требуют комплексного подхода к своему решению.
Программой социально-экономического развития Республики Беларусь на 2011–2015 годы, утвержденной Указом Президента Республики Беларусь от 11 апреля 2011 г. № 000, предусматривается, что «обязательными условиями улучшения качества жилищно-коммунальных услуг будут являться демонополизация и формирование конкурентной среды в данной сфере». На реализацию данного положения, а также на реформирование экономических отношений и развитие рынка услуг ЖКХ значительное влияние оказывают характеристики управления предприятиями ЖКХ.
Для сельской местности, где проживает порядка 35% населения, проблема развития ЖКХ стоит наиболее остро. Она выходит далеко за рамки просто необходимости обеспечения сельского населения жилищно-коммунальными услугами. Уровень и качество жизни на селе является определяющим фактором конкурентоспособности агропромышленного комплекса страны.
Существующие организационные структуры управления сельскими КУМПП ЖКХ предполагают организацию линейно-функциональной системы управления. Она достаточно компактна, рационально сформирована и отражает основную структуру организации производственно-хозяйственной деятельности предприятий. На предприятиях ЖКХ каждый отдел и сектор выполняют конкретные функции, за которые отвечают начальники отделов и секторов.
Организационная структура способна обеспечивать координацию всех функций управления, определяемых международными стандартами качества ИСО 9001:2008 (политика, маркетинг, реализация, закупки, финансы, система мотивации труда, система менеджмента качества, производство), она определяет права и обязанности специалистов на всех управленческих уровнях посредством перераспределения (делегирования) полномочий и установления ответственности руководителей и специалистов организации
Основные недостатки существующей организационной структуры управления в сельских КУМПП ЖКХ:
1) отсутствие в организационных структурах управления специализированного подразделения, выполняющего коммерческие функции (маркетинг, реализация, закупка);
2) отсутствие в организационных структурах управления службы качества;
3) низкая оперативность принятия управленческих решений.
Организация, которая будет основываться на современных технологиях и
производстве, должна использовать и современные технологии в управлении.
Развитие рыночных отношений в сфере ЖКХ предполагает приспособление предприятий – производителей услуг ЖКХ - к меняющимся условиям внешней среды: производителям, для выживания в рыночных условиях, придется улучшать качество и снижать затраты, а потребители вынуждены будут рационализировать потребление услуг и, одновременно, жестко контролировать их качество.
Успешно функционировать и развиваться в таких условиях сможет только то предприятие, которое будет предоставлять своим клиентам качественные жилищно-коммунальные услуги. Добиться этого можно, только построив эффективно работающую систему управления качеством, т. к. в условиях рыночных отношений именно качество становится основным фактором обеспечения конкурентоспособности предприятия и его продукции на рынке.
Помимо этого, процесс внедрения системы качества и последующее эффективное управление ею выступает средством мотивации работников, так как позволяет: четко распределить обязанности между ними; справедливо оплачивать труд работников по конечным результатам работы; видеть конечный результат работы каждого отдельно взятого сотрудника предприятия; налаживать информационные потоки и эффективно взаимодействовать с другими подразделениями в связи с возникновением зависимости между ними.
Успешное осуществление общего руководства качеством на этапе предоставления услуги создаёт значительные возможности для:
· улучшения исполнения услуги и удовлетворения требований потребителя;
· повышения производительности, эффективности и сокращения затрат;
· получения конкурентных преимуществ путем повышения репутации организации и культуры в исполнении услуги;
· обеспечения взаимодействия людей как одной из решающих составных частей качества услуги;
· развития умений и способности персонала;
· стимулирования заинтересованности персонала повышать качество жилищно-коммунальных услуг и удовлетворять требования потребителей.
При внедрении или совершенствовании существующей системы менеджмента качества на рассматриваемых предприятиях важно помнить, что основной принцип – это непрерывное улучшение качества. В связи с этим целесообразно введение специалистов по качеству и, соответственно, создание системы оценки качества труда работников сельских КУМПП ЖКХ. Для этого необходимо:
- разработать критерии оценки качества труда специалистов и исполнителей с учетом системы менеджмента качества (СМК);
- разработать дифференцированную методику оценки результатов труда работников всех отделов, связав ее с объемом реализации, результатами и качеством труда каждого;
- ввести постоянный мониторинг использования методики оценки качества результатов труда работников;
- разработать и внедрить систему контроля исполнительской дисциплины (СКИД);
- мониторинг за использованием СКИД.
Таким образом внедрение системы менеджмента качества в сельские КУМПП ЖКХ позволит прогнозировать и регулировать проблемы на всех этапах процесса производства и реализации жилищно-коммунальных услуг и на основе этого вырабатывать оптимальные управленческие решения.
Список использованных источников:
1. «Основы менеджмента»: учебное пособие, 10-е издание, стер., - М.: Новое знание, 2007;
2. «Основы менеджмента», Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003;
3. «Менеджмент. Восприятие сущности менеджмента в условиях стратегических изменений», Учебное пособие, Москва ИНФРА-М, 2011;
4. , «Закон обратной связи и его роль в управлении»/Проблемы управления № 1 (
