Задание № 9 ГСНТИ .
Создать систему электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями НАН Беларуси
Организация-исполнитель: ОИПИ НАН Беларуси.
Организация-соисполнитель: Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций».
Государственный заказчик: НАН Беларуси.
Организация-пользователь: НАН Беларуси.
Основной целью проекта является повышение качества обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и научными организациями, юридическими лицами
, находящимися в ведении НАН Беларуси, сокращение накладных расходов, связанных с делопроизводством, четкий контроль исполнительской дисциплины и своевременная отчётность.
В рамках данного задания решены вопросы взаимодействия на информационном уровне автоматизированной системы «Делопроизводство и контроль исполнения» аппарата НАН Беларуси с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, по части обработки корпоративных документов.
Основным результатом выполнения задания является создание системы электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями НАН Беларуси, в том числе:
- обеспечение автоматизации деятельности подразделений НАН Беларуси по вопросу обмена научно-технической документацией, с учётом стыковки с действующей системой АС «Делопроизводство и контроль исполнения»;
- функционирование электронной почты (с возможностью выхода во внешний мир и взаимодействие с любыми другими системами электронной почты);
- обмен информационными ресурсами в рамках локальной вычислительной сети аппарата НАН Беларуси с возможностью информационного обмена с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси;
- функционирование системы с возможностью групповой обработки документов, определения трафика их прохождения, контроля исполнительской дисциплины в рамках локальной вычислительной сети аппарата НАН Беларуси и с внешними, подчинёнными подразделениями;
Создание такой системы предусматривает комплексное решение вопросов автоматизации деловых процедур в части электронного обмена научно-технической документацией.
WEB-интерфейс АС «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» представляет WEB-ориентированное специализированное программное обеспечение, в котором осуществляются процессы предоставления необходимых документов в подведомственные организации с фиксированием факта отправки, получения и прочтения.
Функции системы для подведомственных организаций НАН Беларуси должны быть доступны через Internet Explorer.
Разработан состав функциональных возможностей WEB-интерфейса системы:
- система предоставляет возможность регистрации новых пользователей;
- функции системы предоставляются зарегистрированным пользователям;
- система предоставляет возможность просматривать списки документов, предназначенных для конкретного пользователя, в различных срезах информации;
- система обеспечивает доступ ко всем необходимым реквизитам документа с фиксированием факта его открытия;
- реализована функция получения электронного документа (самого тела документа) с фиксированием данного факта;
- реализована функция, позволяющая дать ответ на любой из представленных в системе документов.
Функции системы для рабочего места сотрудника общего отдела аппарата НАН Беларуси должны быть доступны через клиентское рабочее место Lotus Domino/Notes:
- предоставления входящих электронных документов, рассмотренных ответственными сотрудниками аппарата НАН Беларуси с указанием резолюции, в подведомственные организации;
- доставки списка документов в несколько удаленных организаций;
- предоставления электронных документов подсистемы «Обращения граждан», рассмотренных ответственными сотрудниками аппарата НАН Беларуси с указанием резолюции, в подведомственные организации;
- предоставления электронных документов подсистемы «Приказы, постановления НАН Беларуси», рассмотренных ответственными сотрудниками аппарата НАН Беларуси с подписанием резолюции, в подведомственные организации;
- подтверждения факта получения электронного документа удаленным пользователем;
- система обеспечивает запись информации о получении документа удаленным пользователем в журнал документа основной системы документооборота аппарата НАН Беларуси;
- система обеспечивает уведомление об отправке по электронной почте для заинтересованных пользователей;
- обеспечена функция обработки входящих документов от удаленного пользователя и автоматической регистрации их в основной системе делопроизводства НАН Беларуси.
Исходящие документы основной системы аппарата НАН Беларуси автоматически доступны удаленным пользователям подведомственных организаций.
Входящие документы аппарата НАН Беларуси, отсканированные и зарегистрированные, после рассмотрения руководства аппарата НАН Б передаются в подсистему Web-обмена для удаленных пользователей подведомственных организаций.
Автоматизированная система "Электронный обмен документацией НАН Беларуси" представляет собой Web-ориентированное специализированное программное обеспечение, в котором должны осуществляться процессы пересылки (рассылки) необходимых документов подведомственным организациям с фиксированием факта отправки, получения и прочтения (рис. 49).
Рисунок 49 – Web-интерфейс АС «Электронный обмен документацией НАН Б»
Существующая автоматизированная система "Делопроизводство и контроль исполнения" аппарата НАН Беларуси включает в себя ряд типовых автоматизированных систем, объединённых едиными проектными решениями. Состав этой системы имеет возможность к расширению – введению новых АС или функций в системах. АС "Делопроизводство и контроль исполнения" обеспечивает стандартное делопроизводство подразделений аппарата НАН Беларуси. В рамках данного задания решены вопросы взаимодействия на информационном уровне автоматизированной системы "Делопроизводство и контроль исполнения" аппарата НАН Беларуси с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, по части обработки корпоративных документов.
Состав АС "Делопроизводство и контроль исполнения".
Подсистема «Контроль исполнения» обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов, подготовку проектов исходящих документов, рассмотрение входящих документов руководством, исполнение документов исполнителями, снятие документа с контроля.
Подсистема "ОРД" (организационно-распорядительные документы) обеспечивает ведение приказов, распоряжений, решений, докладных записок, подготовку проектов документов, доработку проектов, наложение резолюции руководством на рассматриваемый документ, регистрацию документов в канцелярии, исполнение документов исполнителями.
Подсистема "Обращения граждан" обеспечивает регистрацию письменных обращений граждан, рассмотрение обращений граждан руководством, исполнение документов исполнителями, контроль исполнения документов, ведение обращений граждан, входящих и исходящих документов в иерархии (история переписки по одному обращению), ведение реестров обращений граждан, ведение журналов обращений граждан, поиск по реквизитам документов и РКК.
Подсистема "Постановления Президиума НАН Беларуси" обеспечивает автоматизацию процессов подготовки, визирования и контролем исполнения, постановлений, как составной части системы делопроизводства предприятия и обеспечивает их многолетнее ведение. Ведутся следующие виды документов: постановления, выписки из постановлений, решения, выписки из решений. Подсистема обеспечивает регистрацию постановлений, подготовку проектов постановлений, рассмотрение руководством, назначение ответственных исполнителей постановлений, снятие постановлений с контроля.
В системе функционируют следующие типовые рабочие места:
- АРМ "Руководство";
- АРМ "Канцелярия";
- АРМ "Ответственный за контроль";
- АРМ "Ответственный исполнитель";
- АРМ "Исполнитель".
Автоматизированная система делопроизводства и контроля исполнения НАН Беларуси поддерживает следующие процессы:
- обработку входящей и исходящей корреспонденции;
- обработку организационно-распорядительных документов;
- обработку обращений граждан;
- автоматизированный контроль исполнения на уровне Президиума НАН Беларуси;
- поддержку номенклатуры дел;
- поддержку структуры предприятия;
- поддержку контактов/корреспондентов;
- анализ исполнительской дисциплины;
- автоматизацию приказов/постановлений Президиума;
- интеграцию специализированных бизнес-процессов, разрабатываемых по проекту, в процессы делопроизводства Президиума НАН Беларуси.
Поскольку сроки исполнения документов ограничены, возникает необходимость в быстрой электронной доставке документа в подведомственные организации. Создание системы электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и научными организациями, юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, предусматривает комплексное решение вопросов делопроизводства, автоматизации деловых процедур.
Войти в систему «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» можно, набрав в адресной строке Internet Explorer http://delo. , и выполнив регистрацию путем введения идентификатора и пароля.
На Web-сервере представлена информация по следующим разделам: входящие, исходящие, обращения граждан, приказы, постановления. При нажатии кнопки в левой строчке меню, в правой панели выводятся соответствующий список документов. Список содержит регистрационный номер документа, дату регистрации, краткое содержание документа.
Каждый документ можно открыть и просмотреть его реквизиты, щелкнув мышью по краткому содержанию документа. Документ представлен следующими реквизитами: вид документа, резолюция, подпись, вторая подпись, исполнитель, подразделение, ИСХД №, дата регистрации, прикрепленные файлы (рис. 50). Прикрепленные файлы можно сохранить на компьютере удаленного пользователя. При этом информация о дате просмотра и получения электронного документа сохраняется в базе.
При нажатии кнопку «Дать ответ» на экране монитора высвечивается окно для отправки документа от удаленного пользователя на сервер аппарата НАН Беларуси. Удаленному пользователю необходимо заполнить следующие реквизиты: вид документа, подпись, исполнитель, подразделение, краткое содержание, электронный документ. При помощи кнопки «Обзор» удаленный пользователь должен выбрать документ на своем компьютере, при этом файл появится в графе «электронный документ» (рис. 51).
Нажав кнопку «сохранить», электронный документ удаленного пользователя будет отправлен в БД «Контроль» на регистрацию входящей корреспонденции в общий отдел аппарата НАН Беларуси.
Таким образом, из входящего документа, предназначенного для удаленного пользователя, можно отправить ответ в общий отдел аппарата НАН Беларуси на регистрацию в автоматизированную систему "Делопроизводство и контроль исполнения".
Рисунок 50 – Реквизиты документа
Рисунок 51 - Отправка документа от удаленного пользователя
Для доступа удаленных пользователей через Интернет в аппарате НАН Беларуси организуется Web-узел, который должен быть защищен соответствующими организационными, техническими и программными средствами. На Web-узле должны быть организованы (созданы, настроены) соответствующие Интернет-службы, включая глобальную адресную книгу (Directory Assistants) и Web-адресную книгу (или несколько). В ней должны регистрироваться подведомственные организации НАН Беларуси.
Исходящие документы основной системы аппарата НАН Беларуси автоматически доступны удаленным пользователям подведомственных организаций.
Входящие документы аппарата НАН Беларуси, отсканированные и зарегистрированные, после рассмотрения руководства аппарата НАН Беларуси передаются в подсистему Web-обмена для удаленных пользователей подведомственных организаций.
Подсистема Web-обмена дает возможность сотрудникам общего отдела предоставить документы баз данных «Контроль», «Контроль обращения граждан" и "Приказы, постановления НАН Беларуси" в подведомственные организации.
Из входящего документа институт будет иметь возможность отправить электронный вариант исходящего документа, при этом в БД "Контроль" автоматически будет создан и отправлен на регистрацию входящий, заполнены его реквизиты, присоединен электронный вариант.
Разработанная система предусматривает комплексное решение вопросов автоматизации деловых процедур в части электронного обмена научно-технической документацией. Такая система позволяет повысить качество обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и научными организациями, юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, сократить накладные расходы, связанные с делопроизводством, обеспечивает жёсткий контроль исполнительской дисциплины и своевременную отчётность. В системе осуществляются процессы пересылки (рассылки) необходимых документов подведомственным организациям с фиксированием факта отправки, получения и прочтения. В настоящее время всё более актуальной становится проблема управления государственными учреждениями в современных условиях, которая требует оперативной организации документооборота, внедрения безбумажных технологий.
Система «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» введена в эксплуатацию в Аппарате Президиума НАН Беларуси. Следует продолжить работы по автоматизации деятельности организационного управления Главного административно-хозяйственного управления НАН Беларуси. АС «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» соответствует международному уровню развития информационных технологий и предназначена для организации взаимодействия на информационном уровне с существующими АС Аппарата НАН Беларуси, в которых предусмотрен информационный обмен документами с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, по части обработки корпоративных документов.
Создание системы электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями НАН Беларуси позволяет:
- повысить качество обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и подведомственными организациями;
- сократить время на пересылку и получение информации;
- сократить накладные расходы, связанные с делопроизводством;
- обеспечить контроль исполнительской дисциплины.
