Организация работы в текстовых процессорах (стр. 2 )

Создание рисунка.

Чтобы создать простейший рисунок или схему в вашем документе, выберете свободное место и нажмите кнопку вызова панели инструментов рисования (если ее еще нет на экране). После этого на экране появится панель инструментов рисования, с помо­щью которой можно создать рисунок (изучите панель инструментов Рисование).

Создание надписи в рисунке.

Если в вашем рисунке должен находиться текст, лучше всего создать элемент, который называется надпись. Для этого нажмите на кнопку Надпись, нарисуйте прямоугольник и введите в него текст, используя все элементы форматирования (выравнивание, шрифты и т. д.).

Форматирование элементов рисунка.

После нарисовки каждого элемента вашего рисунка (надписи, линии, овалы, стрелки и т. д.) каждый из них можно дополнительно отформатировать отдельно, например убрать рамку у надписи, установить точно размеры элемента или настроить более качественно вид стрелки и т. д. Для этого вызовите контекстное меню форматируемого эле­мента правой клавишей мыши и выберите команду Формат авто­фигуры. В появившемся диалоговом окне сделайте необходимые установки.

Расположение элементов и комбинирование их в один рисунок.

После нарисовки и форматирования каждого элемента необходимо правильно расположить их между собой, особенно при наложении их друг на друга, и соединить все элементы в один рисунок.

При наложении элементов друг на друга один элемент можно расположить на переднем плане, а другой на заднем, то же самое относится и к тексту. Для этого нужно выделить один элемент и установить для него порядок видимости, нажав на кнопку Действия и выбрав Порядок.

Также можно выровнять или повернуть выделенные элементы, выбрав соответствующие команды.

Чтобы соединить все элементы в один рисунок (это нужно для того, чтобы в дальнейшем все действия применять к общему рисунку, например копировать, изменить его размер), необходимо выделить их (удерживая клавишу <Shift>, выделять последовательно каждый элемент) и выбрать команду Группировать из контекстного меню.

Копирование, перемещение, изменение размеров и форматирование объекта.

Объектом может служить созданный рисунок, вставленное из файла изображение и т. д. Чтобы скопировать объект, нужно его выделить и занести в буфер обмена любым из рассматриваемых ранее способом (см. раздел «Копирование фрагментов текста»). После этого его можно вставить в любое место текущего документа или а другой документ, например открытым в графическом редакторе для последующих изменений.

Чтобы переместить объект, выделите его и, не отпуская левую клавишу мыши, передвигайте ее в нужном направлении.

Чтобы изменить размеры объекта, выделите его и с помощью мыши, используя курсоры: <-> и др. на границах объекта, передвигайте мышь в нужном направлении.

При форматировании созданного рисунка вызовите его контекстное меню и выберете команду Формат→ объект. В появившемся диалоговом окне сделайте необходимые установки уже для всего рисунка в целом. Например, установите нужное обтекание его текстом или уточните его размеры.

Если вы вставили рисунок из файла или из буфера обмена, например скопированный из другого приложения, то при выделении данного объекта появляется панель инструментов Настройка изо­бражения (если она не появилась, выберите команду Вид → Панели инструментов → Настройка изображения), в которой можно настроить кроме рамок и обтекания текстом яркость, контрастность и др.

Установка нумерованного и маркированного списков

Формирование элементов нумерованного или маркированного спи­сков производится за счет наличия в конце каждого элемента (строки, абзаца) непечатаемого символа — ¶, который появляется при нажатии на клавишу <Enter>,

Чтобы создать список на основе существующего текста:

·  выделите абзацы (строки), которые войдут в список;

·  нажмите на одну из кнопок панели инструментов: Нумерация или Маркеры.

При этом строки, которые заканчиваются символом -¶ будут обозначены маркером или цифрой, т. е. порядковым номером. Если вам нужно внести под один номер две строки, то установите курсор на вторую строку и отожмите кнопку. При этом порядковый номер пе­рейдет на следующую строчку, обозначенную символом - ¶.

Если необходимо изменить числовую последовательность или ус­тановить другие символы маркеров, или другой формат чисел или же установить отступы более точно и т. д., проделайте следующее:

·  выделите абзацы (строки), которые войдут в список, или установи­те курсор на строку, если изменяете формат элемента только этой строки;

·  выберите команду Формат → Список. Или из контекстного меню выберите команду Список;

·  в диалоговом окне Список откройте закладку Нумерованный или Маркированный;

·  выберите стиль списка из предложенных вариантов. Для нумеро­ванного — здесь же можно установить — «начать список заново» или «продолжить»;

·  если из предложенных вариантов нет ничего подходящего, то на­жмите кнопку <Изменить>;

·  выберите подходящий маркер, нажав кнопку Маркер или нужный шрифт (цвет, размер и т. д.), нажав Шрифт. Здесь же установите от­ступы.

Установка многоуровневых списков.

Чтобы создать многоуров­невый список, после выделения строк выберите команду Формат → Список → Многоуровневый и выберите, стиль списка из предложенных вариантов. Если из предложенных вариантов нет ничего подходящего, то нажмите Изменить и следуйте рекомендациям.

Установите № уровня, который нужно настроить; Выберите тип нумерации (нумерованный) или вид маркера (маркированный), установите нужный формат номера; Введите, с какого номера начинать список; Если нужно поменяйте цвет, размер и т. д. символа; Установите положение номера и положение текста относительно левого поля страницы Смените уровень и проделайте остальные действия.

Для вывода на экран символов второго, третьего и т. д. уровней, нажимайте клавишу <Таb> в начале строки столько раз, в зависимости на какой уровень вы переходите, или же клавиши <Shift+Tab> для перехода на один уровень вверх.

Работа с таблицами

Таблица позволяет упорядочивать данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент таблицы называется ячейкой. Информация, хранимая ячейке, не зависит от других элементов. Поэтому всегда можно из­менить форматирование и размер каждой ячейки, а также информацию в ней. Ячейка таблицы может содержать текст, рисунок и другие объекты, кроме другой таблицы.

Для того чтобы вставить таблицу в документ, необходимо:

·  установить курсор туда, где должна разместиться таблица;

·  выбрать команду Таблица →Добавить;

·  в появившемся диалоговом окне внести количество строк и столбцов будущей таблицы;

·  при желании здесь же можно установить автоформатирование таблицы, нажав на кнопку Автоформат, и выбрать подходящий из списка (использование автоформатирования будет рассмотрено дальше).

После этого указанная таблица появится на экране.

Выделение ячеек, заполнение и редактирование таблицы.

При вводе текстовой информации, если она не умещается по ширине, то текст автоматически переносится по словам, т. е. высота строки увеличивается. Вводимая информация располагается внутри каждой ячейки относительно полей ячейки, которые можно всегда изменить, как и поля страницы. Перейти с одной ячейки на другую можно с помощью клавиши <Таb> или с помощью мыши.

Чтобы быстро очистить ячейки таблицы, выделите их и нажмите на клавишу <Del>.

Добавление и удаление строк и столбцов в таблице.

Чтобы вста­вить строку, необходимо установить курсор в любое место строки, пе­ред которой нужно вставить. После этого выбрать команду Таблица → Добавить строку.

Чтобы вставить столбец, необходимо выделить тот столбец, перед которым нужно вставить. После этого выбрать команду Таблица → Добавить столбец, если необходимо добавить столбец справа от таб­лицы, то перед этим выделите правый крайний мнимый столбец.

Чтобы удалить строку или столбец, необходимо сначала его выде­лить и после этого выбрать команду Таблица → Удалить стол­бец/строку. Также можно удалить ячейку или группу ячеек, при этом их нужно выделить и выбрать команду Таблица →Удалить ячейки. После этого нужно будет указать в появившемся окне, в какую сторону сдвинуть остальные ячейки, чтобы заполнить освободившуюся об­ласть.

Форматирование информации внутри ячеек.

При создании оп­ределенного формата на ячейку он автоматически устанавливается и на то, что находится в этой ячейке. Например, если мы выделим всю таблицу и установим размер шрифта —12 пт., то в любом месте таб­лицы шрифт будет равен этому значению.

При форматировании текста в ячейке можно использовать все воз­можности Word, связанные с форматированием шрифта, абзаца и т. д.

Чтобы расположить текст внутри ячейки по горизонтали, используйте выравнивание по левому, правому краям или по центру с помощью кнопок панели инструментов, но сначала выделите нужные ячейки.

Чтобы расположить текст внутри ячейки по вертикали; выделите ячейки, вызовите контекстное меню и выберите команду Направление текста.

Обрамление и установка фоновых узоров таблицы.

При вставке таблицы в документ она автоматически обрамляется снаружи и внутри одинарной тонкой линией, толщина которой например — 0,5 пт. При желании ее можно изменить, например установить другую толщину или выбрать другой стиль линии, или совсем убрать.

Для быстрого обычного обрамления ячеек необходимо их выделить и воспользоваться кнопкой Внешние границы панели инструментов форматирования.

Если обрамление таблицы убрать, то на экране останется сетка (при печати на принтере она будет невидимой), которую также можно включить, выбрав команду Таблица → Скрыть сетку.

Для более точной настройки границ таблицы выполните сле­дующее:

выделите таблицу или нужные ячейки; выберите команду Формат→ Границы и заливка; выберите закладку Границы; выполните необходимые установки (изучите окно Границы и заливка).

Если необходимо выделить некоторые ячейки вашей таблицы, то можно воспользоваться такой возможностью Word, как наложение фонового узора.

Для этого проделайте следующее:

выделите группу ячеек (это может быть строка или столбец); выберите команду Формат → Границы и заливка; выберите закладку Заливка; в поле Тип узора установите его тип и процентное содержание; в поле Цвет фона выберите нужный цвет; в поле Применить установите - ячейки.

Автоматическое форматирование таблиц.

Чтобы не выделять элементы таблицы различными цветами и фонами, а также границами вручную, Word предлагает множество заготовленных форматов, с помощью которых можно легко изменить внешний вид таблицы.

Для этогого необходимо:

поместить курсор в любую ячейку таблицы; выбрать команду Таблица→ Автоформат; в появившемся диалоговом окне ввести необходимые установки.

Обработка числовой информации в таблицах

Word позволяет не только располагать в табличной форме числовые данные, но и производить вычисления.

Чтобы произвести вычисления в таблице, необходимо выполнить следующее:

выделить ячейку, в которую будет помещен результат; в меню Таблица выбрать команду Формула; если в поле Формула предложена неподходящая формула, удалить ее; в списке Вставить_функцию выбрать функцию. Например, для сложения чисел выберите SUM; ввести в формулу адреса ячеек. Например, для суммирования содержимого ячеек al и b4 ввести формулу =SUM(al, b4); в поле Формат числа ввести формат для чисел. Например, для изображения чисел в виде процентов выбрать 0,00%.

A1	B1	C1
A2	B2	C2
A3	B3	C3

При выполнении вычислений в таблицах ссылки на ячейки таблицы имеют вид: Al, A2, Bl, B2 и так далее, где буква указывает на столбец, а номер представляет строку.

Чтобы ссылаться на ячейки в формулах, используют запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки и двоеточие для разделения первой и последней ячеек, определяющих диапазон (как показано в следующих примерах).

Чтобы ссылаться на ячейки в другой таблице или ссылаться т ячейку из внешней таблицы, помечают нужную таблицу с помощью закладки. Например, формула = average(Table2 b:b)} усредняет значе­ния в столбце В таблицы, помеченной закладкой «Таbl2».

Для того чтобы назначить закладку, сделайте следующее:

выделите элемент, которому следует назначить закладку; выберите команду меню Вставка → Закладка ; в поле Имя закладки введите или выберите нужное имя; нажмите кнопку Добавить.

Если в вашей таблице присутствуют формулы, то в любой момент их можно посмотреть. Для этого необходимо выделить число, кото­рое является результатом вычислениями правой клавишей мыши вы­звать контекстное меню, в котором выбрать команду Коды/значение полей.

Здесь же можно обновить результат данного поля, например, после изменения данных.

Построение диаграмм

Для того чтобы создать диаграмму в своем документе, выполните следующее:

выделите таблицу; выберите команду Вставка → Объект, а затем - вкладку Созда­ние; в списке Тип объекта выберите - Диаграмма Microsoft Graph

После этого система Microsoft Graph отображает диаграмму, а также таблицу MS Graph, содержащую связанные с ней данные. Кроме этого на экране появится стандартная панель инструментов для настройки диаграмм. После создания диаграммы можно ввести новые данные в таблицу MS Graph, импортировать данные из текстового файла, импортировать лист Microsoft Excel или скопировать данные из другой программы. Сведения об особенностях организации данных при построении точечной диаграммы содержатся в справочной системе Microsoft Graph.

После выхода из системы Microsoft Graph диаграмма будет вставлена в текстовый документ как рисунок. Для ее редактирования нужно дважды щелкнуть по этому рисунку.

Вначале можно настроить внешний вид диаграммы, вызвав контекстное меню для области диаграммы, например, изменить ее тип, установить нужный объемный вид, цвет фона и т. д.

Когда область диаграммы настроена, можно настроить каждый элемент диаграммы отдельно. Для этого нужно его выделить, вызвать контекстное меню этого элемента и выполнить необходимые изменения.

Организация документов с помощью функции слияния

Для подготовки однотипных текстов с применением источника применяют функцию слияния. Она устанавливается между документом, содержащим основной текст, и источниками переменного содержания отдельных элементов итогового текста.

Таким образом, функция слияния объединяет информацию, размещенную в различных документах. При этом необходимо, чтобы, во-первых, существовал основной документ, содержание и структура которого одинаковы для всех экземпляров основного документа. Во-вторых, необходимо наличие файла (источника данных), содержащего информацию, которая необходима только для данного экземпляра документа. В-третьих, при слиянии основного документа и источника данных формируется составной документ.

В основном документе устанавливаются поля, которые представляют собой команды, заключенные между двумя символами поля, в форме фигурных скобок «{ }». Внутри скобок устанавливается имя поля, определяющее информацию для данного поля, которая определяется как результат поля.

Большинство полей, кроме наименования самого поля, содержит дополнительные знаки — ключи, которые задают форматирование результата или, например, область поиска нужного значения при форматировании результата.

При вводе и корректировке полей можно воспользоваться следующими комбинациями клавиш:

<Ctrl> + <F9> <F9> <Shift> + <F9> <Ctrl> + <F11> <Ctrl> + <Shift> + <F9>

— вставляет символы поля в текст; — обновляет поле и показывает его содержание; — переключает отображение кодов на содержание; — блокирует поле, оставляя текущее значение; — разблокирует поле, позволяя его обновлять.

Структура подготовки документов на основе функции слияния состоит из следующих основных этапов:

¨ запись основного текста документа (чаще всего, используя шаблон) или открытие ранее подготовленного документа;

¨ создание источника данных (или открытие существующего), содержащего конкретные данные, устанавливаемые в основной текст;

¨ установка полей слияния в основном тексте;

¨ объединение основного документа и источника данных при создании серийного документа.

Для применения функции слияния необходимо установить панель инструментов Слияние, используя команду Панели инструментов меню Вид.

Заполнение основного документа состоит в записи повторяющихся (постоянных) фрагментов документа и расстановке указателей, куда следует ввести переменные данные. Указатели определяются как поля слияния, соответствующие полям в источнике данных. Поля слияния определяются кодами полей слияния.

Коды полей слияния выполняют роль меток (контейнеров), в которые помещаются данные из источника информации. Коды полей следует рассматривать как непосредственно будущий текст в документе, поэтому между ними следует вводить и необходимые знаки пунктуации: пробелы, запятые, точки, дефисы и т. п.

Основной текст будущих документов, создаваемых с помощью функции слияния, может содержать все элементы обычного текста: текст, рисунки, графика и т. п.

Запись нового текста предполагает использование режима разметки (необходимо щелкнуть по соответствующей кнопке, расположенной слева от нижней линейки прокрутки рабочего окна Word).

В качестве примера, в процессе выполнения которого следует изучить метод реализации функции слияния, используем процесс подготовки письма, которое необходимо разослать нескольким адресатам.

Реализация поставленной цели достигается с помощью мастера слияния, который вызывается командой Письма и рассылки из меню Сервис. Работа с мастером выполняется в шесть этапов и состоит в следующем:

1. Вызвать новый документ и щелкнуть по строке Мастер слияния, размещенной на панели команды Письма и рассылки меню Сервис, где на поле первого этапа установить переключатель в положение Письма и нажать на строку Далее для перехода ко второму этапу выполнения функции слияния.

Этап подготовки основного документа можно выполнить без мастера, используя кнопку Настройка главного документа панели инструментов Слияние. Ее активизация вызывает диалоговую панель Тип основного документа. Далее следует вызвать заранее подготовленный список элементов слияния. Если его нет, то, разумеется, лучше вызвать вкладку мастера Слияние.

2. На втором этапе следует переключатель Выбор документа установить в положение Текущий документ. Если текст письма был подготовлен заранее, то следует установить положение Существующий документ, а если имеется шаблон письма, то — в положение Шаблон.

3. На третьем этапе работы с мастером необходимо определить список рассылки письма, т. е. указать источник данных: либо из заранее подготовленного файла (Использование списка), либо из адресной книги электронной почты (Контакты Outlook), либо подготовка нового списка (Создание списка). Если использовать переключатель Использование списка, то в разделе Ввести список появится строка Обзор, открывая которую можно перейти на вкладку открытия документа.

В нашем случае следует установить переключатель в положение Создание списка и щелкнуть по кнопке Создать из раздела Ввести список.

Мастер вызывает диалоговое окно Новый список адресов. На поле диалога находятся окна, позволяющие ввести основные данные о получателе письма, которые нужно установить в тексте. Перечень этих данных можно изменить, что позволит как сократить процесс подготовки источника данных, так и сформировать его под решение конкретной задачи.

Для определения содержания полей источника слияния следует воспользоваться кнопкой Настройка, которая переводит работу по подготовке письма на вкладку, где следует установить необходимые поля для списка адресов.

В диалоговом окне Настройка списка адресов находятся кнопки управления, с помощью которых можно добавить новое поле, удалить или переименовать предварительно выделенное поле, а также кнопки для перемещения по области вкладки Поле.

После установки всех полей в источнике данных следует щелкнуть по кнопке ОК, что вернет процесс настройки к вкладке Новый список адресов.

Теперь следует заполнить список адресов, используя кнопку Создать запись, и поля списка.

4. После окончания формирования списка рассылки (списка слияния) следует перейти к четвертому этапу подготовки писем рассылки.

На этом этапе, используя встроенные функции слияния можно установить блок адреса получателя письма, строку приветствия и другие элементы. При их установке используются данные из источника слияния. Если они не определены, то, хотя поля и устанавливаются, но они не заполняются данными (остаются пустыми при выводе на печать).

5. На пятом этапе мастер позволяет просмотреть оформление различных копий письма с помощью элементов управления. На этом этапе можно внести коррективы в список корреспондентов или непосредственно исключить конкретного получателя письма.

6. Заключительный, шестой этап работы мастера предлагает вывести документы на печать или определить, какие именно документы надо вывести на печать. В процессе подготовки к печати все документы объединяются в одном файле, который можно сохранить. Перед этим мастер запрашивает перечень (номера) сохраняемых документов, с помощью вкладки.

Подготовка источника данных

Источник данных может содержать как текст, так и графические материалы. Каждый набор информации в источнике данных (например, об адресате) образует запись. Внутри записи информация разделяется по полям записи. Совокупность записей образует матрицу (таблицу), состоящую из строк данных и столбцов — полей записи. Первая строка называется строкой заголовка источника данных.

Каждому полю в источнике данных ставится в соответствие имя, роторов не может превышать 32 знаков. В имени нельзя использовать пробелы, а первый символ должен быть буквенным.

С помощью панели Слияние можно открыть уже имеющийся источник данных или создать новый. Для формирования нового источника данных можно воспользоваться наиболее простым способом:

1. Вызвать новый документ и на его поле сформировать таблицу из двух строк. Количество столбцов таблицы должно определить число далей слияния.

2. Заполнить шапку таблицы, т. е. на первой строке указать имена полей (по столбцам).

3. Заполнить значения полей для одного из адресатов (можно этот пункт и не выполнять).

4. Сохранить документ в рабочей папке с расширением. mdb или, например, .rtf — файл.

5. Закрыть документ.

6. С помощью кнопки Открыть источник данных найти подготовленный документ и продолжить работу с ним, например расставив поля в порядке их использования в основном документе.

7. Сохранить файл источника под новым именем, например Ist_l.

8. Записать информацию в поля записей. Для этого используют вкладку Список адресов, полученную на последнем этапе создания структуры источника данных. Дальнейшие действия связаны с заполнением полей формы и переходом на следующую запись при помощи кнопки Добавить или нажав клавишу <Enter>.

Для перехода от одной записи к другой можно воспользоваться кнопками перехода между записями.

После ввода данных в последнюю запись необходимо щелкнуть по кнопке ОК.

9. После формирования полей источника данных необходимо перейти к мастеру слияния, а затем к заполнению полей источника данных.

Ввод основного текста имеет то отличие от традиционной записи текста, что перед использованием метки следует нажать клавишу <Backspace>, а после — соответствующий знак препинания. Операцию необходимо закончить щелчком по кнопке Сохранить.

Совместная работа пользователей

Подготовленные документы отправляются на согласование для внесения корректировок, замечаний и дополнений. При этом автор документа обязан отслеживать процесс согласования документа до момента его утверждения.

Для привлечения внимания автора документа или другого лица, участвующего в согласовании документа, к какому-либо фрагменту текста документа следует применять способ Выделение цветом. Способ подобен выделению фрагмента текста на бумаге с помощью цветных фломастеров или маркеров.

Для выделения цветом фрагмента текста документа следует использовать кнопку Выделение цветом на инструментальной панели форматирования.

Указателем мыши (он приобретает вид фломастера) провести по выделяемому фрагменту текста. Для выбора цвета использовать стрелку, направленную вниз.

Для отмены режима выделения нажать клавишу ESC или повторно кнопку Выделение цветом на инструментальной панели форматирования.

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ свои примечания. Примечания будут автоматически помечены инициалами, принадлежащими лицу, которое внесло примечание в документ.

Для внесения примечания следует выполнить следующие действия:

-  установить указатель мыши в тексте документа в месте ввода примечания;

-  выбрать из главного меню редактора Вставка, Примечание;

-  в открывшейся в нижней части окна редактора Панели примечаний, ввести примечание;

-  нажать кнопку Закрыть.

Для просмотра, введенных в текст документа примечаний следует выбрать из главного меню редактора Вид/Примечания. Примечания будут показаны в нижней части окна редактора Панели примечаний.

Чтобы удалить примечание необходимо:

-  выбрать примечание, которое требуется удалить;

-  вызвать на экран панель инструментов Рецензирование (Вид/Панели инструментов/Рецензирование);

-  нажать кнопку Удалить примечание на панели инструментов Рецензирование.

Оставшиеся примечания будут автоматически перенумерованы.

Каждое примечание маркируется инициалами его автора и порядковым номером [И. И.П.1].

Ввод инициалов

Для ввода инициалов следует выбрать из главного меню редактора Сервис, Параметры..., вкладку Пользователь. В появившемся диалоговом окне Параметры заполнить поле Инициалы и другие необходимые поля.

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ любые изменения. Можно удалять текст автора и вводить собственный текст (заменять или добавлять).

Для сохранения первоначального варианта текста документа, перед началом редактирования документа следует включить режим индикации маркеров исправлений. Для этого выбрать из главного меню редактора Сервис, Исправления... и в появившемся диалоговом окне Исправления поставить отметку в поле Записывать исправления. Все исправления будут запоминаться и отслеживаться.

Для просмотра исправлений, внесенных разными лицами, участвующими в согласовании документа, в разное время, выбрать Сервис/ Исправления... и в появившемся диалоговом окне Исправления поставить отметку в поле Показывать исправления на экране.

-  Добавленный текст помечается подчеркиванием.

-  Перечеркивание фрагмента текста, показывает, что этот фрагмент удален из текста.

-  Линия слева от абзаца указывает на то, что в этот абзац внесено исправление.

-  Исправления внесенные разными лицами выделяются разными цветом шрифта.

Для определения автора и времени внесения изменения нажать кнопку Просмотр в диалоговом окне Сервис / Исправления / Принять/Отклонить исправления. Очередное найденное изменение выделяется подсветкой в документе. В области Описание указывается автор, время внесения и вид изменения.

В процессе просмотра исправлений документа можно принять (кнопка Принять), либо отклонить (кнопка Отказаться) любые исправления. При отказе от исправления восстанавливается исходный текст.

Произведение подписей

Лица, участвующие в согласовании документа, могут одновременно производить согласующие подписи. Последнюю утверждающую подпись производит руководитель предприятия. Подписи в документ вводятся с помощью Автотекста. Предварительно с помощью инструмента Рисованная кривая панели Рисование необходимо создать образец подписи. Затем выполнить следующие действия:

-  выделить подпись, которая должна быть оформлена как элемент Автотекста;

-  выполнить команду Вставка/Автотекст;

-  в появившемся диалоговом окне Автотекст в поле Имя автотекста ввести имя Подпись и нажать кнопку Добавить;

-  ввести в текст документа слово Подпись;

-  нажать клавишу F3.

Согласующая подпись будет внесена в текст документа вместо слова Подпись так как показано ниже.

Порядок внесения изменений

Работнику, подготовившего изменения документа, перед внесением изменений необходимо включить режим индикации маркеров исправлений.

Перед внесением любого изменения в текст необходимо выполнить следующие действия:

-  перед абзацем, который будет изменен следует вставить концевую сноску.

-  если абзац будет удален, концевая сноска должна быть поставлена перед абзацем, следующим за удаленным.

-  если абзац вводится вновь, концевая сноска должна быть поставлена перед введенным вновь абзацем.

-  если изменяются, удаляются или вводятся вновь несколько абзацев подряд, то в этом случае для этих абзацев вводится одна концевая сноска.

Концевая сноска вводится следующим образом:

-  установить курсор перед началом нужного абзаца;

-  выбрать из главного меню редактора Вставка/Сноска...;

-  в появившемся диалоговом окне Сноски установить селекторную кнопку Концевую;

-  нажать кнопку;

-  в появившемся диалоговом окне Параметры сносок вкладка Концевые сноски в поле Формат номеров установитъ номера в виде арабских цифр;

-  нажать кнопку ОК;

-  нажать кнопку ОК.

Курсор перейдет в конец документа на лист регистрации изменений. Концевой сноске будет присвоен порядковый номер.

-  рядом с порядковым номером концевой сноски следует написать Изменено, если абзац будет изменен. Удалено, если абзац будет удален. Введено вновь, если абзац будет введен вновь;

-  установить курсор на порядковый номер концевой сноски и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши. Курсор будет установлен на соответствующий номер сноски в тексте документа, то есть на изменяемый абзац.

Создание листа регистрации изменений

Последняя страница документа должна быть листом регистрации изменений. Прежде чем создать лист регистрации изменений необходимо выполнить следующие действия:

-  открыть файл с документом содержащим исправления;

-  открыть файл с основным документом;

-  в тексте документа, содержащего исправления, визуально, ориентируясь на концевые сноски, просмотреть все внесенные изменения;

-  если абзац был изменен или удален, перейти в основной документ, найти, выделить и скопировать в буфер обмена Microsoft Windows первоначальный текст этого абзаца;

-  создать новый файл и поместить из буфера первоначальный текст абзаца в новый файл;

-  присвоить новому файлу имя;

-  если абзац был введен вновь, выделить и скопировать в буфер обмена этот абзац полностью, для того, чтобы затем можно было определить границы введенного вновь изменения;

-  создать новый файл и поместить из буфера данный абзац в новый файл;

-  принять все изменения и присвоить новому файлу имя;

-  закрыть файл с основным документом;

-  перейти на лист регистрации изменений;

-  присвоить дату проведения изменения в первой строке листа регистрации изменений. Для этого выполнить следующие действия:

-  установить курсор после текста Изменено, Удалено, Введено вновь;