Руководство участника Петербургского международного культурного форума - 2011» 31 октября - 2 ноября 2011 г (стр. 2 )

В случае увеличения сроков монтажа или демонтажа экспозиции по просьбе участника, дополнительная оплата составляет 120 руб. в час за 1 кв. м. арендованной площади, но не менее 6000 руб. в 1 час (без учёта НДС) за общий метраж.

2. Оформление участия

Фирма или организация, желающая принять участие в форуме, направляет в адрес ОРГАНИЗАТОРОВ заполненную и подписанную «Заявку на участие в форуме» (форма 1), заказы на дополнительные услуги, информацию для каталога и заключает договор на участие в форуме (бланки заявок прилагаются).

При заказе необорудованной площади экспонент обязан согласовать с Организаторами технические параметры стенда: планировку стенда (дизайн-проект) с предоставлением схемы электроподключения, указанием мощности, необходимой для нормальной работы электроприборов и экспонатов.

При себе иметь:

·  копии пожарных сертификатов на все материалы, используемые при строительстве стендов.

·  протокол измерения сопротивления изоляции электрооборудования, проводов, кабелей, составленных организацией, имеющей соответствующие лицензии.

·  паспорта на все электроприборы и агрегаты.

Организаторы, на основании полученных заявок, высылают Участнику счет, который должен быть полностью оплачен не позднее 05.10.2011 г.

3. Стоимость участия ВСЕ ЦЕНЫ УКАЗАНЫ БЕЗ УЧЕТА НДС

Регистрационный сбор - 5000 руб. (обязательный платеж для каждой участвующей фирмы).

В эту стоимость входят расходы на:

·  рекламную кампанию форума;

·  публикацию официального каталога форума (печать названия, логотипа и реквизитов фирмы);

·  участие в мероприятиях деловой программы в качестве слушателя;

·  информационные расходы (бэйджи, пригласительные билеты, плакаты);

·  проведение церемоний открытия и закрытия форума;

·  2 пригласительных билета на форум;

·  1 пригласительный билет на банкет, посвящённый открытию форума;

·  пригласительные билеты на концерт, посвящённый открытию форума, для представителей участников

·  10 пригласительных билетов на форум для партнеров;

·  бэйджи участников (из расчета: 2 бэйджа на 6 кв. м выставочной площади);

·  1 экземпляр официального каталога форума;

·  размещение информации в официальном каталоге форума на русском и английском языках (до 500 знаков на каждом языке).

Оборудованная выставочная площадь рассчитывается по индивидуальному проекту или согласно представленным ниже вариантам стандартно оборудованных стендов (см. схемы стр. 11-12).

Необорудованная площадь Стоимость аренды 1 кв. м необорудованной площади - 2700 руб.

Оборудованная площадь Стоимость аренды 1 кв. м оборудованной площади - 3800 руб.

(включает в себя: ковровое покрытие, стеновые панели, фризовую панель, перегородку, занавес тканевый с дверным проемом)

При заказе площади от 6 к. вм. стол и стул предоставляется бесплатно (кроме тех, кто участвует на льготном основании).

Оборудованная площадь для государственных учреждений культуры и искусства-1020 руб

Дополнительная аккредитация (с банкетом) - 3500 руб.

Аккредитованный участник получает:

·  2 пригласительных билета на форум;

·  бэйдж участника;

·  1 пригласительный билет на банкет, посвящённый открытию форума;

·  официальный каталог форума.

Стоимость дополнительного бейджа для персонала – 200 руб.

Экспоненты принимают участие в форуме согласно арендованным площадям, в противном случае Организатор вправе выставить дополнительный счет на самовольно занимаемую площадь.

4. Каталог

Материалы в каталог принимаются до 1 октября 2011 года.

Информация для публикации в официальном каталоге форума предоставляется только в электронном виде на двух языках и не должна превышать 500 знаков (на каждом языке), включая знаки препинания.

Логотипы предоставляются только в графических редакторах:

- в формате *.tif, *.jpg c разрешением от 300 dpi;

- *.cdr, *.ai со шрифтами, переведенными в кривые.

Информация должна быть заполнена согласно Форме №11 после регистрации заявки на участие.

Примечание:

·  Информация, превышающая 500 печатных знаков, рассматривается как реклама и оплачивается в соответствии с расценками на рекламу в каталоге форума.

·  Размещение рекламы в официальном каталоге форума и путеводителе по форуму оплачивается дополнительно.

·  В случае отсутствия платежа за участие в форуме, информация об участнике в официальный каталог форума не включается.

5. Заочное участие

Заочное участие в форуме – 7000 руб. (ФОРМА №13)

Включает в себя:

·  размещение информации о фирме в официальном каталоге форума;

·  распространение информационных материалов на территории форума;

·  аккредитацию одного человека.

6. Работа распространителей рекламных материалов

Работа распространителей рекламных материалов (промоуторов) фирмы на форуме за пределами стенда допускается только после оплаты их аккредитации (ФОРМА №14).

Работа распространителей рекламных материалов за пределами стенда участника не должна препятствовать передвижению посетителей форума и мешать работе других Участников.

Примечание:

Организаторы оставляют за собой право немедленно удалять с выставочной площадки промоуторов, не получивших аккредитацию.

7. Оплата участия в форуме

Полная оплата стоимости участия в форуме должна быть произведена не позднее 7 октября 2011 г. Платеж подтверждается копией платежного поручения с отметкой банка об оплате полной суммы заказанных услуг и НДС (18%).

Место расположения стенда Участника считается зарезервированным только после оплаты авансового платежа в размере 30% от стоимости заказанной площади и 100% регистрационного сбора
(оплачивается в течение 10 банковских дней со дня выставления счета).

Окончательный расчет за участие осуществляется не позднее 1 октября 2011 г.

В случае невыполнения установленных сроков
платежей Организаторы оставляют за собой право изменить месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом Участника, а также отказаться от предоставления Участнику услуг, указанных в его Заявке.

ВНИМАНИЕ!

Без проведения предварительной 100 % оплаты экспоненты на форум не допускаются и строительство стендов не производится.

8. Отказ от участия

При отказе от участия в выставке после 10 октября 2011 г. экспонент несет штрафные санкции в размере 100% от стоимости участия.

В случае сокращения Участником площади стенда, организатор оставляет за собой право изменить месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом Участника.

9. Правила работы на форуме

·  Стенд и действия Участника не должны мешать работе других участников форума.

·  Участник может начать демонтаж экспозиции и завершить работу на форуме только после ее закрытия в 16:00, 29 октября 2011 г.

·  Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей, производится самостоятельно Участником, либо по его предварительному заказу и за его счет организаторами форума.

·  В период работы выставки каждый Участник обязан направить своего представителя к открытию павильона (с 11-00) и обеспечить его присутствие до18:00 до закрытия форума.

10. Обработка грузов

Все транспортно-экспедиторские услуги и выполнение связанных с данными услугами таможенных формальностей и работ на территории Ленэкспо могут осуществляться только -БалтСервис», которое обладает эксклюзивным правом на осуществление данных операций.

Участник либо его Экспедитор обязаны не позднее, чем за два месяца до начала форума заключить отдельный контракт с -БалтСервис» (стр. 4) на выполнение вышеуказанных работ.

-БалтСервис»

Тел. + 7 (8

11. Охрана и безопасность

В течение всего периода работы форума Организаторы обеспечивают режим общей охраны форума, круглосуточную охрану общественного порядка на территории выставочного комплекса, не осуществляя при этом индивидуальную охрану экспонатов и другого имущества Участников.

Организатор не несет ответственности за сохранность экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Экспоненту.

В случае необходимости Участник может заказать индивидуальную охрану стенда в дневное и/или ночное время, а так же охрану стендов на открытой выставочной площади в службе безопасности «Ленэкспо»:

«МЕГАПОЛИС 78»

тел.+7 (8,

12. Соблюдение авторских и смежных прав

Участник (Экспонент) выражает отказ от намерений публичного исполнения произведений в период проведения форума.

В случае публичного исполнения произведений (представление произведений, фонограмм, исполнений, постановок посредством игры, декламации, пения, танца в живом исполнении или с помощью технических средств; показ кадров аудиовизуального произведения) на форуме Участник (Экспонент) самостоятельно заключает соглашения и производит все расчеты (платежи), связанные с использованием им, его сотрудниками и/или контрагентами объектов авторского и смежных прав в период и/или в связи с действием заключенного договора и представляет Организатору заверенные копии данных соглашений не позднее дня начала форума.

В случае предъявления любого рода претензий, исков к Организаторам, связанных с использованием Участником или привлеченными им третьими лицами на территории объектов авторского и смежных прав, Участник обязуется во внесудебном порядке возместить Организаторам все убытки, связанные с указанными претензиями и исками, включая суммы исковых требований.

При несоблюдении Участником правил, предусмотренных ОАО “Ленэкспо» он не допускается к участию в форуме.

Форма 1

ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ

В МЕРОПРИЯТИЯХ ДЕЛОВОЙ ПРОГРАММЫ

Название фирмы (предприятия)_________________________________________________________________

Реквизиты____________________________________________________________________

Сфера деятельности фирмы (предприятия)_________________________________________________________________

Ответственное лицо____________________________________________________________

Телефон________________________Факс__________________________E-mail___________

oБесплатное участие (слушание)

oБесплатное участие (некоммерческое выступление по актуальным темам отрасли) – для специалистов учреждений культуры и искусства

o Платное участие (коммерческое выступление не более 20 минут) – 7000 рублей

o Платное участие (коммерческое выступление, 1 – 2 часа) - необходимо выслать дополнительно форму 1.1

Участники конференции:

ФИО	Должность	Контактные телефоны

Тема выступления:____________________________________________________________________________________

Докладчик:______________________________________________________________________________________

Для участников необходимо прислать тезисы выступлений до 20 сентября в электронном виде на эл. почту: [e-mail]

Заполненную заявку вышлите до 15 октября 2011г (т./ф.+7 (8, [e-mail])

Директор ____________________________ _____________________________

(подпись) (Ф. И.О.)

М. П. «___»__________ 2011г

Форма 1.1

ЗАЯВКА НА АРЕНДУ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА И ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ И ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЙ

Название фирмы (предприятия) _________________________________________________

Ответственное лицо ___________________________________________________________

Телефон _____________________ Факс ________________ E-mail _____________________

Заполненную заявку вышлите до 1 октября 2011г (т./ф.+7 (8, [e-mail])

№	Наименование	Вмест. (чел.)	Кол-во дней	Дата/Время	Цена (руб. в час)	Стоимость (руб.)
с 900 до 1800	после 1800
1	Конференц-зал	7-1	1200			16 500	19 800
2	Конференц-зал	7-2	250			5 500	6 600
3	Конференц-зал	7-3	70			5 500	6 600
4	Конференц-зал (VIP)	7-4	32			5 500	6 600
5	Конференц-зал	7-5	40			3 300	4 400
6	VIP переговорная	7-6	10			3 300	4 400
7	Конгресс-холл	6-1	320			6 600	8 800
8	Конференц-зал	6-2	144			5 500	6 600
9	Зал «Петровский»	5-1	100			5 500	6 600
10	Пресс-центр	5-2	40			3 300	4 400
11	«Кают-компания»	5-3	21			3 300	4 400
12	Переговорная	4-1	45			1 700	2 200
13	Переговорная	4-2	45			1 700	2 200
14	Услуги гардероба (за день)

№	Наименование	Срок	Цена (руб.)	Колич.	Стоимость (руб.)
Оборудование для звукоусиления и синхронного перевода
1	Осуществление звукоусиления в павильоне	1 меропр.	6 200
2	Звукоусиление в конференц-зале (2 микроф.)	1 час	850
3	Дополнительный микрофон	1 день	250
4	Радиомикрофон	1 день	1 400
Проекционное оборудование и аксессуары
1	Слайд-проектор «Kodak-Ektalite»	1 день	700
2	Оверхед-проектор	1 день	1 900
3	Проигрыватель CD-дисков	1 день	1 100
4	Мультимедийный проектор	1 час	10 000
5	Мультимед. проектор с экраном (только для 6-1)	1 час	1 900
6	Видеомагнитофон	1 час	600
7	Плазменная панель 42’’ (без акустики и проигрывателя)	1 день	5 500
8	Плазменная панель 50’’ (без акустики и проигрывателя)	1 день	7 500
9	Плазменная панель 60’’ (без акустики и проигрывателя)	1 день	14 500
10	АС к плазменной панели 42’’	1 день	950
11	АС с усилителем Fender (250 Вт)	1 день	2 500
12	Напольная стойка для плазменной панели	1 день	1 100
13	Проигрыватель к плазменной панели (DVD/VHS)	1 день	750
14	Компьютер	1 день	3 700
15	Принтер	1 день	2 200
16	Экран проекционный отражательный ширина 2 метра	1 день	1300
17	Экран проекционный отражательный ширина 3 метра	1 день	3000
	СУММА БЕЗ НДС, руб.
	НДС	18%
	ИТОГО С НДС, руб.

Примечание:

Цены включают стоимость аренды, монтажа и демонтажа.