Порядок передачи документов прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей на государственное

хранение в Минский городской архив

1. Документы на государственное хранение принимаются сформированными в дела согласно прилагаемому Перечню. Документы в делах формировать в пределах года и располагать в хронологической последовательности (по датам – первый документ сверху, последний снизу). В каждом деле перед документами помещать чистый лист, за документами - лист-заверитель дела.

2. Дела, передаваемые на государственное хранение, подлежат полному оформлению.

3. Полное оформление дела предусматривает:

3.1. подшивку дела не менее чем в четыре прокола в твердую (картонную) обложку прочными нитками или переплет;

3.2. нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу каждого листа арабскими цифрами черным графитным карандашом);

3.3. составление листа-заверителя дела по установленной форме (прилагается), расположение её в конце дела;

3.4. оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указывается: Индивидуальный предприниматель, фамилия, имя, отчество, заголовок дела (см. прилагаемый Перечень), дата дела (крайние даты документов, включенных в дело), количество листов в деле (выносится из листа-заверителя дела), срок хранения (см. прилагаемый Перечень).

Реквизиты обложки оформить на компьютере на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

4. Оформленные дела передаются в архив помещенными в картонные архивные коробки. Заказать архивные коробки можно в ГП «Минский промышленно-торговый комбинат «Верас» по адресу: ул. Левкова, 9, г. Минск, т. При оформлении заказа указывать – «Архивная коробка № 7».

5. Прием дел в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае небольшого количества дел, поступающих на хранение в архив, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу.

6. В опись включаются только имеющиеся в наличии сформированные, оформленные и прошитые (переплетенные) дела. Опись составляется по годам. Систематизация дел внутри годового раздела описи, а также формулировки заголовков дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи прилагается). К описи составляется предисловие и титульный лист.

7. Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется в 3-х экзмплярах. Каждый экземпляр поместить в картонную обложку в следующей последовательности: чистый лист бумаги, предисловие к описи, титульный лист, опись дел, лист-заверитель описи и прошить на четыре прокола прочными нитками, листы пронумеровать. На обложку каждого экземпляра описи дел наклеить оформленные на компьютере реквизиты обложки описи дел.

Более подробную информацию можно получить в Минском городском архиве по адресу: , 6

г. Минск, Республика Беларусь

Телефоны для справок: ,

Перечень документов прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей необходимых для передачи в

Минский городской архив

Срок хранения

1. Копия свидетельства о регистрации постоянно

2. Штатные расписания и изменения к ним постоянно

3. Приказы индивидуального предпринимателя по личному составу

(о приеме и увольнении наемных лиц) 75 лет

4. Расчетно-платежные ведомости

5. Платежные ведомости 75 лет

6. Книги по заработной плате наемных лиц 75 лет

Образец оформления описи дел

Индивидуальный предприниматель УТВЕРЖДАЮ

Индивидуальный предприниматель

_________________

_____________________________

(дата)

ФОНД №

ОПИСЬ № 1

дел постоянного срока хранения и по личному составу

за годы

№

п/п

Индекс

дела

(тома,

части)

Название раздела,

заголовок дела

(тома, части)

Дата дела

(тома, части)

Кол-во

листов в

деле (томе, части)

Срок

хранения

дела (тома,

части)

Приме-

чание

1

2

3

4

5

6

7

1

2001 год

Копия свидетельства о регистрации от 01.01.2001 г.

1

постоянно

2

Штатные расписания

за годы

и изменения к ним

23

постоянно

3

Приказы индивидуального предпринимателя по

личному составу (о приеме, переводе, увольнении и др.)

20.03.2001-

30.12.2007

18

75 лет

4

Расчетно-платежные

ведомости по заработ-

ной плате работников

за годы

36

75 лет

В данную опись внесено 4 (четыре) дела с № 1 по № 4, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Индивидуальный предприниматель Подпись Расшифровка подписи

Передачу произвели: Прием произвели:

Индивидуальный предприниматель Зав. отделом делопроизводства

и формирования Национального

архивного фонда

______________________

_____________________

____________________________ _____________________________

(дата) (дата)