Документы и системы документации (стр. 5 )

Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск дается по их желанию в удобное для них время. К таким работникам относятся:

·  работники моложе 18 лет;

·  ветераны, в том числе ветераны труда;

·  участники Великой Отечественной войны;

·  Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

·  лица, награжденные знаком “Почетный донор”;

·  лица, получившие заболевания вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС и других авариях на атомных объектах.

Отдельно в ТК РФ закреплено право мужа использовать свой ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени непрерывной работы в данной организации.

В соответствии со статьей 124 ТК РФ ежегодный отпуск должен быть перенесен или продлен:

·  при временной нетрудоспособности работника;

·  при выполнении специалистом государственных обязанностей;

Ежегодный отпуск по соглашению между работодателем и работником переносится на другой срок, если:

·  работнику своевременно не произведена оплата за предстоящий отпуск;

·  работник не был в установленный срок предупрежден о времени начала отпуска.

В исключительных случаях и только с согласия служащего допускается перемещение отпуска на следующий рабочий год. Однако при этом отпуск должен быть использован не позднее 12-месячного срока после окончания того года, за который он предоставляется.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению сторон трудового договора можно разделить на части, причем хотя бы одна его часть должна включать не менее 14 календарных дней.

Статья 125 ТК РФ предусматривает, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в часть отпуска д. б. предоставлена сотруднику в удобное время в течение рабочего года или присоединена к отпуску за следующий год.

По письменному заявлению работника часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией в соответствии со статьей 126 ТК РФ.

Не допускается замена отпуска денежной компенсацией:

·  беременным женщинам;

·  работникам в возрасте до 18 лет;

·  работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда.

Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска по совмещаемой работе даются одновременно с отпуском по основной работе.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска в соответствии со статьей 116 ТК РФ предоставляются:

·  специалистам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

·  работникам, деятельность которых носит особый характер;

·  работникам, имеющим ненормированный рабочий день;

·  работникам, живущим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

·  в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Дополнительные отпуска м. б. продолжительностью от 6 до 36 рабочих дней в зависимости от степени вредности условий труда.  

Лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, в соответствии со статьями 116 и 321 ТК РФ дается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью: 24 календарных дня — для работников Крайнего Севера; 16 календарных дней — для работников приравненных к нему местностей.

Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие аварии на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 01.01.01 года № 000-1) в соответствии с п. 9 статьи 14 данного закона имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

Решение о предоставлении работнику оплачиваемого отпуска оформляется приказом (форма Т-6, Т-6а). Основание для его издания – график отпусков.

Кадровик на основании приказа делает отметку в личной карточке работника и заполняет лицевую сторону записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). Лицевая сторона формы Т-60 практически идентична приказу по форме Т-6 и заполняется по аналогичным правилам.

Приказ и оформленная записка-расчет передаются в бухгалтерию для расчета и выдачи отпускных.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

·  участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;

·  работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;

·  родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, или вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;

·  работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;

·  работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;

·  в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Документирование направления работников в командировки

В соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой, в т. ч.:

·  по проезду;

·  по найму жилого помещения;

·  дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

·  иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

·  До принятия решения о направлении работника в командировку инспектору по кадрам следует установить: цель командировки; наличие препятствий для направления в командировку соответствующего работника.

В соответствии с ч.2 ст. 259 ТК РФ направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет, работников, воспитывающих детей в возрасте до 5-ти лет без супруга (супруги), а также работников, имеющих детей-инвалидов или ухаживающих за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением допускается только с их письменного согласия.

ТК РФ определяет категории работников, направление которых в командировки запрещено:

·  беременные (ст.259)

·  работники в возрасте до 18-ти лет (ст.268)

·  работники, которым направление в командировку противопоказано по состоянию здоровья (ст.72.1)

В комплект документов для оформления служебной командировки входят:

·  приказ о направлении работника (работников) в командировку – унифицированная форма Т-9 (Т-9а);

·  командировочное удостоверение работника - унифицированная форма Т-10;

·  служебное задание с отчетом о его выполнении - унифицированная форма Т-10а;

·  авансовый отчет - унифицированная форма АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России .

При направлении работников в командировку издается приказ (формы Т-9; Т-9а). В приказе указываются место назначения, цель командировки, срок в календарных днях, источник финансирования. Работник знакомится с приказом под роспись.

Приказ издается на основании служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении. Задание утверждается руководителем организации.

Работнику выдается командировочное удостоверение, которое выписывается в одном экземпляре. После возвращения из командировки работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в командировке. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Вместе с командировочным удостоверением работнику выдается аванс. Выезд работника в командировку фиксируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки. В журнал заносятся сведения о Ф. И.О., занимаемой должности, номере командировочного удостоверения. Дате отъезда и возвращения.

После возвращения из командировки работником составляется краткий отчет о выполненной работе на второй стороне служебного задания (Т-10) и в 3-х дневный срок предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом с приложением документов, подтверждающих расходы.

Дни, проведенные работником в пути, оплачиваются как рабочие, за исключением случаев нахождения в пути в выходные и праздничные дни.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогичным образом определяется и день приезда работника.

Ведение воинского учета в организации

При трудоустройстве работник должен предъявить документы воинского учета, а именно: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — для призывников и военный билет либо временное удостоверение, выданное взамен военного билета, — для граждан, пребывающих в запасе.

Если гражданин, устраивающийся на работу, отказывается представить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, то работодатель имеет право и даже обязан отказать ему в приеме на работу. Если все же работодатель принял на работу гражданина, обязанного состоять на воинском учете, который не предъявил документы воинского учета, то он должен в двухнедельный срок со дня приема на работу указанного работника уведомить об этом военкомат. То же самое необходимо будет сделать и при увольнении. За нарушение данной обязанности предусмотрена административная ответственность.

Извлечение из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 21.4. Несообщение сведений о гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете

3. Несообщение руководителем или другим ответственным за военно-учетную работу должностным лицом организации в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, сведений о принятых на работу (учебу) либо об уволенных с работы (отчисленных из образовательных учреждений) гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, — влечет наложение административного штрафа в размере от трехсот до одной тысячи рублей.

В целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, и в документах воинского учета военных комиссариатов, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, обязаны:

·  по запросу военкомата и органов местного самоуправления направлять в двухнедельный срок необходимые сведения о гражданах, обязанных состоять на воинском учете (п. 32 Положения о воинском учете). За нарушение данной обязанности пунктом 3 ст. 21.4 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность;

·  представлять ежегодно до 1 ноября в военные комиссариаты списки граждан мужского пола, которым в следующем году исполнится 17 лет (пп. 32 и 34 Положения о воинском учете). За нарушение данной обязанности предусмотрена административная ответственность должностного лица в виде штрафа от 300 до 1 000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ);

·  сверять не реже одного раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан (п. 32 Положения о воинском учете);

·  вносить в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в двухнедельный срок сообщать об указанных изменениях в военные комиссариаты (п. 32 Положения о воинском учете);

·  оповещать граждан о вызовах (повестках) военных комиссариатов и обеспечивать им возможность своевременной явки в места, указанные военными комиссариатами (п. 32 Положения о воинской учете). За нарушение указанной обязанности предусмотрена административная ответственность должностного лица в виде штрафа от 500 до 1 000 руб. (ст. 21.2 КоАП РФ).

Учет граждан, состоящих на воинском учете

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.01.01 г. № 61-ФЗ «Об обороне» (в ред. от 14 июля 2008 г.; далее — Федеральный закон № 61-ФЗ) все организации обязаны осуществлять воинский учет.

Воинский учет граждан Российской Федерации организуется и осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом № 61-ФЗ, Федеральным законом от 01.01.01 г. № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации» (в ред. от 25 октября 2006 г.), Положением о воинском учете. 

Для учета военнообязанных в организации должны быть оформлены следующие документы:

·  приказ об организации воинского учета и бронировании граждан, пребывающих в запасе;

·  план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан;

·  картотека личных карточек (формы № Т-2 и Т-2ГС (МС) на сотрудников, пребывающих в запасе и подлежащих призыву на военную службу;

·  журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных сотрудников, пребывающих в запасе;

·  справочная информация (стенды открытого доступа) об обязанностях работников по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации и др. 

Согласно п. 14 Положения о воинском учете воинскому учету подлежат:

а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе;

б) граждане, пребывающие в запасе:

• мужского пола, пребывающие в запасе;

• уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;

• успешно прошедшие программу подготовки офицеров запаса на военных кафедрах различных учебных заведений;

• не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва;

• не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам до 27 лет;

• уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;

• прошедшие альтернативную гражданскую службу.

Военнообязанными также являются женщины, имеющие воинские звания и зачисленные в запас, имеющие специальности согласно Перечню военно-учетных специальностей, а также профессий, специальностей, при наличии которых граждане женского пола получают военно-учетные специальности и подлежат постановке на воинский учет (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 719, в ред. от 01.01.01 г.).

В карточке (форма № Т-2) в разделе II «Сведения о воинском учете» указывают возраст, образование и воинское звание военнообязанного сотрудника, находящегося в запасе, а также возраст и образование сотрудника-призывника (пример 1–3).

Контроль за ведением организациями воинского учета осуществляется органами военного управления Вооруженных Сил РФ, военными комиссариатами и органами местного самоуправления. В обязанности работодателя по осуществлению воинского учета входит хранение, обновление и передача в военкомат сведений о военнообязанных работниках.

Число работников по воинскому учету и бронированию граждан в организациях определяется исходя из норм, установленных п. 12 Положения о воинском учете (см. таблицу). 

ТАБЛИЦА

Число работников, осуществляющих воинский учет в организациях

Количество работников, состоящих на воинском учете	Число работников, осуществляющих воинский учет
Менее 500	Один работник, выполняющий обязанности по совместительству
От 500 до 2 000	Один освобожденный работник
От 2 000 до 4 000	Два освобожденных работника
На каждые последующие 3 000	По одному освобожденному работнику