Рекомендации, по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов, по единому государственному экзамену

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ПИСЬМО

от 01.01.01 г. N 01-41/08-01

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену.

Руководитель

В. А.БОЛОТОВ

Приложение

к письму

Федеральной службы

по надзору в сфере

образования и науки

от 01.01.01 г. N 01-41/08-01

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА,

ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ

ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ

1. Область применения

1.1. Настоящие Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену (далее - рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.

1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.

1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке органами управления образованием субъектов Российской Федерации (далее - ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации ОУО устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:

муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);

государственной экзаменационной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - ГЭК);

конфликтной комиссии субъекта Российской Федерации;

предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;

регионального центра обработки информации (далее - РЦОИ);

первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ);

пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).

2. Общие положения

2.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

2.1.1. Экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель);

- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель).

2.1.2. Документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое.

2.1.3. Материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков;

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

- протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение".

2.1.4. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ.

2.1.5. Апелляционные материалы:

- апелляции;

- журналы (листы) регистрации апелляций;

- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;

- заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);

- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.

2.1.6. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца.

2.1.7. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов.

2.1.8. Акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ.

2.1.9. Акты приемки-передачи различных материалов и документов.

2.2. Формы и комплектация материалов и документов по ЕГЭ согласованы и/или утверждены Рособрнадзором инструкциями по вопросам организационно-технологического обеспечения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии (Приложение 1).

Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями, субъекты Российской Федерации разрабатывают и утверждают самостоятельно.

2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

2.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.

3. Приемка

3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект Российской Федерации из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования).

3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.

3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект Российской Федерации из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации.

3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. также п. 4.3 и п. 4.4).

3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 2.1, формируются в субъекте Российской Федерации в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями.

4. Передача

4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другой регламентируются инструкциями.

4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.

4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон либо их уполномоченные лица.

4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

5. Учет

5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.

ОУО (МОУО) организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ:

осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур;

организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению;

организует размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;

проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

5.2. ОУО субъекта Российской Федерации рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные пунктом 2.1 настоящих рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте Российской Федерации.

Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 27.10.2003).

5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня документов материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводятся экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.

5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться на основе Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 01.01.2001).

5.5. Результат работ экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО.

В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом от 01.01.2001 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 01.01.2001 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (Приложение 2).

6. Хранение

6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями.

6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации (Приложение 3).

6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО либо по его поручению РЦОИ.

6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое - хранятся в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988).

7. Уничтожение

7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.

7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

Приложение 1

к Рекомендациям

по организации

приема, передачи,

учета, хранения

и уничтожения материалов

и документов по единому

государственному экзамену

ФОРМЫ И КОМПЛЕКТАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ

В РАЗНЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ ПРОВЕДЕНИЯ ЕГЭ <1>

<1> Субъекты Российской Федерации, работающие одновременно по двум технологиям проведения ЕГЭ (например, по базовой технологии и, в отдельных муниципалитетах, по технологии проведения ЕГЭ в труднодоступных и отдаленных местностях), должны проводить учет документов и материалов обеих технологий.

N	Материалы/ документы ЕГЭ	Базовая технология проведения ЕГЭ	Технология проведения ЕГЭ с использованием АИС "Экзамен"
1.	Экзамена - ционные материалы	В одном спецпакете: КИМ, бланк регистрации, бланк ответов N 1, бланк ответов N 2. Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: аудиокассеты с записями текстов для раздела "Аудирование" в спецпакетах на письменную часть, чистые аудиокассеты для записи устных ответов участников ЕГЭ в спецпакетах на устную часть, задания по устной части в спецпакетах на устную часть	Спецпакеты с КИМ, именные бланки ответов "AB" и "C" в спецпакетах с комплектом документации для аудитории ППЭ, дополнительные (неименные) бланки ответов "C" в спецпакете с комплектом документации для руководителя ППЭ. Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: аудиокассеты с записями текстов для раздела "Аудирование" в спецпакетах с КИМ на письменную часть, спецпакеты с КИМ на устную часть, чистые аудионосители (аудиокассеты, диктофоны) в комплекте документации для руководителя ППЭ, бланки для устной части в комплекте документации для аудитории ППЭ
2.	Протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ и сопутст - вующие им материалы	Протокол готовности ППЭ (форма 1-ППЭ), список распределения выпускников (поступающих) по аудиториям (форма 5-ППЭ), список выпускников по классам с указанием номеров аудиторий (форма 6-ППЭ), протокол распределения организаторов по аудиториям ППЭ (форма 7-ППЭ), протокол идентификации личности выпускника при отсутствии у него паспорта (форма 8-ППЭ), протокол допуска участника ЕГЭ, прибывшего на единый государственный экзамен без пропуска (форма 9-ППЭ), протокол проведения ЕГЭ в ППЭ с приложением (форма 13-ППЭ)	Протокол "Распределение вариантов КИМ по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма ПФ-4), протокол выдачи дополнительного бланка ответов "C" (форма ПФ-7), протокол фиксирования отсутствия документа, удостоверяющего личность участника экзамена (форма ПФ-8), протокол контроля качества КИМ в ППЭ (форма ПФ-20), справка "Распределение участников экзамена по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма СФ-8), ведомость распределения участников экзамена по аудиториям ППЭ (форма ВФ-6), ведомость входа участников экзамена в аудиторию ППЭ (форма ВФ-7), ведомость проведения экзамена (форма ВФ-8), ПФ-25 "Протокол исправления ошибки в регистрационных данных участника экзамена" Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: ВФ-11 "Ведомость проведения устной части экзамена", ВФ-12 "Ведомость учета бланков проверки и аудионосителей", ВФ-10 "Ведомость аудионосителя"
3.	Материалы предметных комиссий	Бланки-копии (форма 2РЦОИ), бланки-протоколы (формы 3РЦОИ и 4РЦОИ), бланки оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение"	Бланки проверки ответов на задания типа "C", бланк проверки устной части
4.	Материалы конфликтной комиссии	Апелляция по процедуре проведения ЕГЭ (форма 2-ППЭ), апелляция по результатам ЕГЭ (форма 1-АП), заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма 3-ППЭ), протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы 2-АП, 3-АП)	Апелляция по процедуре проведения ЕГЭ (форма ПФ30), апелляция по результатам ЕГЭ (форма ПФ15), заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма ПФ29), протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы ПФ26, ПФ27, ПФ28)
5.	Акты приемки - передачи	Акты приемки-передачи (форма 14-ППЭ)	Протокол приема/передачи комплектов документации на экзамен (форма ПФ-19), протокол передачи бланков ответов из ППЭ на обработку в РЦОИ/ППОИ (форма ПФ-10), протокол передачи материалов из ППЭ на обработку в РЦОИ/устная часть (форма ПФ31)

Приложение 2

к Рекомендациям

по организации

приема, передачи,

учета, хранения

и уничтожения материалов

и документов по единому

государственному экзамену

Сводная справка

об использовании экзаменационных материалов ЕГЭ

_____________________________________________________

(наименование субъекта Российской Федерации)

N п/п	Наименование общеобразо - вательного предмета	Количество экзаменационных материалов, шт.	Приме- чание
полученных из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно- технологическое обеспечение ЕГЭ	использованных при проведении ЕГЭ	с дефектом и/или испорченных	осталось неиспользован - ных материалов
для первого этапа (май - июнь)	для второго этапа (июль)	на первом этапе (май - июнь)	на втором этапе (июль)	на первом этапе (май - июнь)	на втором этапе (июль)	после первого этапа (май - июнь)	после второго этапа (июль)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	Контрольные измеритель - ные мате - риалы <1>
2	Бланки регистрации
3	Бланки ответов N 1
4	Бланки ответов N 2
5	Аудионоси - тели <2>

Руководитель органа управления образованием ___________________

субъекта Российской Федерации (Ф. И.О.)

М. П.

<1> Субъекты Российской Федерации, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием АИС "Экзамен", заполняют только первую и при необходимости пятую строку таблицы.

<2> Данная строка заполняется только субъектами Российской Федерации, участвующими в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.

Приложение 3

к Рекомендациям

по организации

приема, передачи,

учета, хранения

и уничтожения материалов

и документов по единому

государственному экзамену

СРОКИ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ

Материалы и документы ЕГЭ <1>	Срок хранения	Место хранения
1. Использованные экзаменационные задания	до 01.04 следующего года	ОУО (МОУО или РЦОИ)
2. Некомплектные, лишние, имеющие полиграфические дефекты или испорченные экзаменационные материалы	до 01.04 следующего года	ОУО (МОУО или РЦОИ)
3. Документы из ППЭ о проведении экзамена	до 01.04 следующего года	ОУО (МОУО или РЦОИ)
4. Апелляционные материалы	до 01.04 следующего года	ОУО (МОУО)
5. Использованные материалы для оформления ответов участников ЕГЭ	с 01.09 текущего года до 01.04 следующего года	ОУО (МОУО)
6. Использованные материалы проверки ответов участников ЕГЭ	с 01.09 текущего года до 01.04 следующего года	ОУО (МОУО)
7. Имеющие полиграфические дефекты или испорченные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ	до 01.08 текущего года	ОУО (МОУО)
8. Неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ	Подлежат использованию при проведении ЕГЭ в следующем году	ОУО (МОУО)
9. Заполненные бланки свидетельств, не востребованные выпускниками (поступающими)	5 лет	ОУО (МОУО)
10. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ	5 лет	ОУО (МОУО)
11. Акты приемки-передачи материалов и документов	5 лет	ОУО (МОУО)
12. Акты об уничтожении свидетельств о результатах ЕГЭ	5 лет	ОУО (МОУО)
13. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ	5 лет	ОУО
14. Внешние носители с электронными файлами обработки	5 лет	РЦОИ (ОУО)

<1> В соответствии с классификацией, приведенной в п. 2.1 настоящих рекомендаций.