Как создать «Аллею жизни» на территории больницы в своем регионе
(алгоритм действий для НКО)
1.Членам НКО необходимо обсудить идею, определиться с концепцией;
2.Сделать официальный запрос на имя главного врача больницы с просьбой о поддержке проведения акции. Получить письменный ответ о согласии;
3.Совместно с главврачом больницы выбрать территорию под будущую аллею. Проверить по утвержденному Плану земельного участка (проекту) отсутствие препятствий по благоустройству территории, в виде подземных силовых кабелей, линий электропередач, теплосбытовых сетей и пр.
4.Достигнуть договоренности о выделении закрепленных специалистов от больницы, которые будут на протяжении всего периода курировать и оказывать помощь в организации благоустройства отведенной территории (зам. главврача по АХЧ и озеленителя). Обменяться с ними телефонами;
5.Распределить обязанности по реализации проекта между родителями.
· Возможные зоны ответственности:
· Взаимодействие с руководством больницы
· Координация действий всех участников
· Взаимодействие со СМИ, публикация пресс и пост-релизов
· Поиск производителей стройматериалов через Интернет, обзвон фирм
· Общение с потенциальными спонсорами
· Развоз писем, обращений и благодарственных писем спонсорам
· Решение вопросов по организации праздничного мероприятия;
6.В проектную организацию направить просьбу от НКО об оказании спонсорской помощи в качестве составления проекта по благоустройству и озеленению отведенного участка на территории больницы, с обязательным его согласованием со всеми необходимыми организациями: Теплосбытовые сети, электросети, телефонной связи и пр.
7.Проконсультироваться у закрепленных специалистов от больницы:
· У зам. главврача по АХЧ узнать с какой организацией по благоустройству территории они взаимодействовали ранее, взять контактные телефоны. Выяснить какие существуют требования к техническим характеристикам стройматериалов (плитки тротуарной, щебню, ЩПС), какой необходим объем каждого из стройматериалов и пр.;
· у озеленителя проконсультироваться о:
Ø рекомендуемых видах насаждений деревьев или кустарников (с учетом морозоустойчивости, приживаемости, наилучших сроках посадки насаждений, необходимом количестве саженцев; узнать какая организация в городе занимается озеленением);
Ø попросить на схеме изобразить отведенный участок с расстановкой всех задуманных атрибутов аллеи. Согласовать схему аллеи под подпись с главным врачом больницы.
8.Составить перечень необходимого количества стройматериалов, атрибутов для благоустройства аллеи;
9.Постараться заручиться поддержкой высокопоставленного чиновника, под эгидой которого будет осуществляться реализация проекта (это м. б. и Уполномоченный по правам ребенка/человека, и Глава города, и руководитель от партии «Единая Россия», и Зам. председателя Законодательного Собрания и Губернатор области и т. д.) В будущем это очень сильно поможет в продвижении дел;
10.Написать пресс-релиз о планируемой акции в СМИ и через пресс-секретаря областной больницы, а так же чиновника, поддержавшего акцию, раскинуть пресс-релиз по СМИ. Разместить статью на официальном сайте чиновника, оказавшего поддержку + на сайте областной больницы (на которые в последствии можно будет давать ссылки в письме для потенциальных спонсоров, что заведомо вызывает доверие);
11.Написать шаблон письма-обращения к спонсорам, в котором обязательно нужно указать
· конкретную просьбу, с которой обращаются к спонсору (прямо в кв. м., п. м., с указанием цвета стройматериалов и т. д.);
· кратко рассказать об организации, о сути заболевания, привести статистику больных по области;
· написать, что акция проводится при поддержке, или под эгидой …. Чиновника;
· обозначить цель акции - привлечение внимания общественности к проблемам больных МВ;
· перечислить все потребности для реализации проекта и названия организаций, которые уже согласились принять участие в акции;
· дать ссылки на статьи и пресс-релизы об организации, о планируемой акции.
· написать регистрационный номер и дату регистрации организации в Минюсте.
12. Договориться о составлении сопроводительного письма для спонсоров от имени чиновника, поддержавшего акцию (в шаблоне письма менять только ИО потенциального спонсора);
13.Наиболее эффективно просить помощь у спонсоров в натуральном выражении и желательно у производителей (в виде стройматериалов, земли, саженцев, и пр.) Если просить в денежном выражении, то желательно сразу к просьбе прилагать счет об оплате товаров/услуг и просить перевести деньги напрямую «продавцу» (это вызывает большее доверие).
14.Через интернет найти производителей необходимых стройматериалов и сначала по телефону, обзванивая каждого, узнать о наличии желания и возможности участия предприятия/фирмы/ИП в качестве спонсора в планируемой акции. В случае, если потенциальному спонсору требуется дополнительная информация по акции, необходимо скинуть официальное письмо с просьбой о помощи по интернету и договориться через какой период можно узнать решение директора.
15.Наиболее надежный и простой способ, обращаться за спонсорской помощью в муниципальные организации, которые непосредственно занимаются: озеленением, укладкой дорог, городским освещением и пр.
16. После оказания спонсором помощи желательно сразу вручать благодарственное письмо (потому что на акции трудно будет разобраться кто из представителей от какой организации-спонсора присутствует);
17. На протяжении всего периода благоустройства территории желательно фиксировать на фото и видеокамеру все производимые работы, для летописи по реализации проекта и последующего фотоколлажа на память;
18.Определиться с датой проведения акции (учитывая наиболее благоприятные дни недели: со вторника по четверг в первой половине дня, желательно до обеда), сообщить чиновнику, поддержавшему акцию, для включения в свои планы посещения мероприятия;
19.За 10 дней до проведения акции:
Ø Разослать по интернету или развезти (желательно на фирменных бланках НКО) пригласительные: представителям министерств и ведомств, чиновникам, всем спонсорам акции и т. п.
Ø Скинуть общее приглашение всем родителям, детей с МВ.
Ø На детских отделениях областной больницы развешать красочные пригласительные (формата не меньше А4), где сообщается о дате, времени и месте проведения праздничного мероприятия;
20.Обзвонить каждого приглашенного чиновника, представителя министерства и ведомства, с целью уточнения получил ли он приглашение и сможет ли присутствовать на акции (многие в интернет заглядывают не часто, поэтому могут не запланировать свой визит на акцию);
21.Раскинуть через пресс-секретаря областной больницы и чиновника, поддержавшего акцию, за 2 дня до мероприятия – пресс-релиз, с указанием даты и времени проведения акции, а так же с приглашением к участию;
22.После акции проконтролировать указание в пост-релизе всех спонсоров и договориться о размещении данной информации на сайте областной больницы и на сайте чиновника, поддержавшего акцию. Скинуть ссылки спонсорам.
23.Через главврача выразить благодарность всем сотрудникам больницы за оказанную помощь в строительстве аллеи. Предложить расположить на сайте ЧОДКБ благодарность от имени организации с приложением фото всех участвовавших сотрудников на фоне аллеи.
