Комитет по делам архивов Оренбургской области
Обеспечение сохранности и прием на государственное хранение научно-технической документации от организаций и предприятий – источников комплектования архивных учреждений Оренбургской области. Опыт и проблемы.
Сообщение заместителя председателя комитета по делам архивов Оренбургской области на заседании научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Кирове
15 сентября 2004 г.
г. Оренбург
2004
Обеспечение сохранности и прием на государственное хранение
научно-технической документации от организаций и предприятий – источников комплектования Оренбургской области. Опыт и проблемы.
Основную свою задачу в работе с научно-технической документацией, архивные учреждения Оренбургской области видят в обеспечении сохранности и приеме на государственное хранение той ее части, которая является государственной собственностью и относится к Архивному фонду Российской Федерации.
В государственных архивах Оренбургской области хранится на 01.01.2004 всего 6902 ед. хр. НТД за годы. В основном это научно-исследовательская документация Оренбургского государственного аграрного университета, Всесоюзного научно-исследовательского института мясного скотоводства (ВНИИМС), инспектуры Госкомиссии РФ по испытанию и охране селекционных достижений по Оренбургской области.
В архивные учреждения муниципальных образований передано на постоянное хранение всего 1242 ед. хр. НТД комитетов по земельным ресурсам и землеустройству, лесхозов, отделов архитектуры и градостроительства.
Качественное и полное комплектование архивных учреждений научно-техническими документами во многом зависит от состояния сохранности НТД в организациях. И этому вопросу мы уделяем значительное внимание.
В список № 1–т архивных учреждений Оренбургской области включены 110 организаций, из них 88 - являются источниками комплектования управленческими и научно-техническими документами, 22 – источниками комплектования только НТД. По рекомендациям Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) и Уральского отделения академии наук Российской Федерации (УрО РАН) в этот список включены три источника комплектования профиля РГАНТД: ООО "Волго-Урал-НИПИгаз", ОАО "НИПИПрикаспийскнефтегазстрой", ОАО "ОренбургНИПИнефть"; два источника комплектования Уральского отделения академии наук Российской Федерации: Институт Степи, Институт клеточного и внутриклеточного симбиоза.
Список имеет дополнение. В список возможных источников комплектования включено 6 организаций, с которыми ведется работа. Проводятся встречи, беседы с руководителями и специалистами этих организаций; изучается состав и содержание документов, составляется небольшая историческая справка, в которой отражается функционально-целевое назначение организации.
Муниципальные архивы отдельного списка не имеют. В их источники комплектования включены комитеты по земельным ресурсам и землеустройству, лесхозы, отделы архитектуры и градостроительства, в которых создается и хранится управленческая документация и НТД.
В настоящее время нами достигнута договоренность с Управлением Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Оренбургской области о предоставлении информации по запросу архивных учреждений области сведений о ликвидированных организациях и юридических лицах
, включенных в Единый государственный реестр юридических лиц.
Работа с современными научно-техническими организациями, которые в основном сегодня являются негосударственными, требует применения особых форм и методов, и здесь нам помогают те деловые и доверительные отношения, которые сложились между Государственным архивом Оренбургской области и организациями, которые много лет являются его источниками комплектования.
Со всеми организациями и предприятиями списка заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности НТД в договоры включаются пункты о проведении проверки наличия НТД (не реже 1 раза в 5 лет) в архивах организаций, в том числе технических.
С 2001 года с целью оказания практической помощи для проведения проверки наличия привлекаются студенты профессионального лицея №47, выпускающего специалистов по делопроизводству и секретарей – референтов.
Результаты комплексных и тематических проверок организаций – источников комплектования НТД оформляются справками, с которыми руководство организации знакомит специалистов на аппаратных совещаниях.
Так в гг. совещания по итогам проверки наличия и состояния хранения НТД были проведены в "Оренбурггражданпроект", Всесоюзном научно-исследовательском институте мясного скотоводства (ВНИИМС), ОАО "Ореншаль". Случаев утраты пока не выявлено.
Для работников, специалистов, ответственных за технические архивы ежегодно организовываются семинары, которые проводятся на базе лучших архивов. На них, кроме обучающей темы по делопроизводству, обсуждаются наиболее проблематичные вопросы, происходит обмен положительным опытом работы по составлению номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству, описанию НТД, составлению перечней на НТД.
Особенно тесное сотрудничество сложилось у нас с комитетом по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области. Стало традиционным на расширенных заседаниях коллегии комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области по итогам работы за год рассматривать вопросы обеспечения сохранности управленческой документации и НТД: в отделах комитета, техническом архиве, а также в комитетах по земельным ресурсам и землеустройству городов и районов области. Работники комитета по делам архивов области и специалисты ГАОО принимают непосредственное участие в подобных мероприятиях.
В декабре 2003 года на базе комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области проведено выездное заседание экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области по вопросу об обеспечении сохранности, учету и отбору НТД на постоянное хранение комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области и его структурных подразделений, в котором принимали участие не только руководители архивных учреждений, но и руководители, специалисты комитетов по земельным ресурсам и землеустройству городов и районов области.
Подготовлено и направлено в комитеты городов и районов области совместное инструктивное письмо комитета по делам архивов Оренбургской области и комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области "О совершенствовании организации делопроизводства и обеспечении сохранности управленческих и научно-технических документов в комитете по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области и его структурных подразделениях".
Результатом этих мероприятий стало описание и утверждение описей научно-технической документации землеустроителей – специалистов ликвидированных управлений сельского хозяйства горрайисполкомов, документы которых были переданы комитетам по земельным ресурсам и землеустройству и передача от 10 комитетов городов и районов НТД на постоянное хранение в муниципальные архивы.
На расширенных аппаратных совещаниях у глав администраций муниципальных образований были заслушаны руководители архивных учреждений г. Новотроицка, Домбаровского, Матвеевского, Октябрьского, Сорочинского районов по вопросу сохранности документов, которые подтверждают право граждан на землю.
Руководителю службы земельного надзора России направлено совместное письмо руководителя комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области и директора Государственного архива Оренбургской области об оказании содействия в выделении денежных средств на научно-техническую обработку НТД за годы ликвидированного Управления сельского хозяйства Оренбургского облисполкома.
Помогает обеспечивать сохранность научно-технической документации и методическая помощь организациям со стороны архивных учреждений области. Нами подготовлено «Методическое пособие по работе с документами в лесхозах городов и районов области» (1998г.), «Методические рекомендации по составлению номенклатур дел комитетов по земельным ресурсам и землеустройству районов (городов) Оренбургской области и подготовке документов к передаче в государственный или муниципальный архив» (2000г.), «Перечень научно-технической документации, подлежащей хранению в комитетах по земельным ресурсам и землеустройству городов и района до ее обновления и окончания в делопроизводстве с последующей передачей их на государственное хранение в архив» (2000г.), «Примерное положение о техническом архиве» (2002г.). В подготовке «Методических рекомендаций по описанию картографических документов», выпуск которых предполагается в конце 2004 года, принимают непосредственное участие специалисты организаций, работающие с такими видами документов.
Используя различные формы и методы работы с организациями, хранящими НТД, на сегодня мы имеем следующие результаты:
- в 22 организациях - источниках комплектования НТД созданы экспертные комиссии, разработаны положения об ЭК (ЦЭК), о техническом архиве, инструкции по делопроизводству;
- в 16 организациях имеются освобожденные штатные работники технических архивов ( институт "Оренбурггражданпроект"; комитет по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области; ОАО "Станкостроительный завод" и др.);
- в 20 организациях имеются отдельные специализированные архивы (комитет по земельным ресурсам и землеустройству г. Оренбурга, институт "Оренбурггражданпроект" и др.). Требования по оборудованию этих помещений соответствуют «Основным правилам работы с НТД в организациях и на предприятиях», М., 1991.
Вместе с тем, несмотря на некоторые позитивные результаты в работе с организациями списка , мы сталкиваемся с большими трудностями.
Работа по обеспечению сохранности НТД в Оренбургской области осложнена тем, что из-за отсутствия свободных площадей в Государственном архиве Оренбургской области и его филиалах в городах Бузулуке и Бугуруслане с 1994 года не принимается на государственное хранение научно-техническая документация. Все это создает угрозу утраты научно-технических документов.
Наиболее сложной проблемой является вопрос о правопреемственности научно-технических документов, т. е. об их передаче на хранение и учете бывшими государственными предприятиями.
К сожалению, в первые годы акционирования государственных предприятий передача научно-технической документации не проводилась или передавалась по юридически неправильно оформленным актам (не заверенные подписями руководителей, без печати).
Приведу пример: с 2003 года и по настоящее время ведется судебный процесс в Арбитражном суде Оренбургской области между и АО «Оренбургводмелиорация» по вопросу принадлежности научно-технических документов. Государственный архив привлечен к суду в качестве третьего лица для подтверждения принадлежности НТД за годы к государственной части Архивного фонда Оренбургской области и передачи его на госхранение. Основной причиной этого инцидента является юридическая ошибка двух руководителей при приватизации государственного имущества. При отделении из АО «Оренбург-водмелиорация» юридически неправильно был оформлен акт приема – передачи технического архива и в уставе не указана принадлежность архива владельцу.
При заключении договоров акционерные общества, хранящие НТД неохотно включают обязательства о временном хранении НТД, относящихся к государственной собственности в техническом архиве и последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы.
В связи с акционированием организаций у нового собственника остается документация государственной части Архивного фонда Российской Федерации, которую они не хотят сдавать на госхранение, используя ее в практических целях и чаще всего в коммерческих (если бы и была в ГАОО возможность их принимать). Например, после 10 лет вновь востребована техническая документация за годы на модель тракторного радиатора , так как восстановились экономические связи Оренбурга с Пакистаном, Вьетнамом, Румынией по поставке оборудования; в Оренбургском научно-исследовательском институте сельского хозяйства ведется работа по возрождению технологии выращивания пивоваренного ячменя.
Другая проблема: на проведение научно-технической обработки документов не выделяются денежные средства. В (с 1980г.), ВНИИМС (с 1986г.), (с 1971г.).
Ни разу не проводилась научно-техническая обработка НТД в , в Оренбургском станко-строительном заводе, Соль-Илецком рудоуправлении.
Сталкиваемся мы и с такими фактами, когда ранее упорядоченная проектная документация при использовании пополняется новыми разработками при реконструкции старых зданий. Комплект таких документов подлежит переработке (учету, описанию).
Имеются сложности и при проведении паспортизации организаций – источников комплектования НТД. Встречаются единичные факты скрытия некоторых научно-исследовательских и проектно-изыскательских работ, созданных в доперестроечное время за счет бюджетных финансовых средств. Это позволяет нам делать вывод, что не все научно-технические документы проходят государственный учет.
Остается для нас непроработанным вопрос о взаимоотношениях и сотрудничестве с организациями списка , которые являются источниками комплектования РГАНТД и УрО РАН. Государственный архив Оренбургской области заключил с этими организациями (так как они находятся на территории области) договоры без участия третьих лиц, т. е. без РГАНТД и УрО РАН.
Не имеют Перечней на научно-техническую документацию, подлежащей передаче на постоянное хранение организации: станко - строительный завод», .
Невозможно перечислить все проблемы, возникающие у оренбургских архивистов в ходе работы по обеспечению сохранности НТД. Ждем принятия федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Но и он может не решить все наши проблемы, так как работа с современными организациями, создающими и хранящими НТД, требует особого индивидуального подхода к каждой из них.
Заместитель председателя комитета
по делам архивов Оренбургской области
Главный специалист отдела
ведомственных архивов и
делопроизводства Государственного
архива Оренбургской области
Приложение
КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С УЧРЕЖДЕНИЕМ
1. Общие сведения об учреждении
Название учреждения и его непосредственная подчиненность _______________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Адрес учреждения ___________________________________________________
Название архива _____________________________________________________
Адрес архива ________________________________________________________
Название, дата и № документа
Об образовании учреждения ___________________________________________
____________________________________________________________________
О реорганизации учреждения __________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации учреждения _____________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, № телефона
Руководителя учреждения _____________________________________________
____________________________________________________________________
Начальника управления делами, канцелярии ______________________________
____________________________________________________________________
Председателя ЦЭК /ЭК/ _______________________________________________
____________________________________________________________________
Зав. архивом или лица, ответственного за архив ___________________________
____________________________________________________________________
Дата и № приказа о назначении лица, ответственного за архив _______________
____________________________________________________________________
2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических документов
Положения об архиве _________________________________________________
Инструкции по делопроизводству _______________________________________
Перечня документов с указанием сроков их хранения ______________________
Номенклатуры дел ____________________________________________________
Положения о ЦЭК /ЭК/ ________________________________________________
____________________________________________________________________
Плана-графика рассмотрения описей на ЭПК _____________________________
____________________________________________________________________
Плана-графика передачи дел в госархив __________________________________
____________________________________________________________________
Форма карточки учета работы с учреждением
/лицевая сторона/
Формат А4 /210х297/
Продолжение приложения № 1
3. Сведения о проверках
Дата проверки | Кто осуществлял проверку | Основные предложения по итогам проверки | Результаты реализации предложений | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив
Дата и № протокола ЭПК или акта о приеме-передаче дел | Утверждение описей на ЭПК | Согласование описей на дела по личному составу | Передача дел в госархив | |||||||
дела пост. хранения | особо ценных | копий страхов. фонда | кол-во | годы | кол-во | годы | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Отметка о передаче дел в госархив и место
хранения дел по личному составу после
ликвидации учреждения
Форма карточки учета работы с учреждением
/оборотная сторона/
Формат А4 /210х297/
