ФГБОУ ВПО «Забайкальский государственный гуманитарно-педагогический университет им. » | |
Система менеджмента качества |
1. Процесс «Менеджмент персонала»
СОГЛАСОВАНО Представитель руководства- уполномоченный по качеству ЗабГГПУ _______________ «15» апреля 2011 г. | УТВЕРЖДАЮ Ректор ЗабГГПУ _________________ «15» апреля 2011 г. |
Процесс «Менеджмент персонала»
Документированная процедура
ДП 01-08
«Менеджмент персонала»
Владелец процесса:
проректор по организационно-правовым
вопросам и региональным программам
______________________
«15» апреля 2011 г.
|
Чита – 2011
______________________________________________________________________
Версия 02 Экземпляр №1
СОДЕРЖАНИЕ
1. Схема процесса «Менеджмент персонала». 3
2. Карта процесса «Менеджмент персонала». 4
3. Область применения. 6
4. Нормативные ссылки.. 6
5. Термины, определения и сокращения. 6
6. Содержание процедуры... 9
7. Управление процедурой.. 9
8. Лист ознакомления с процедурой.. 10
9. Лист регистрации изменений.. 11
10. Приложение. 12
10.1 Блок-схема процесса «Менеджмент персонала». 12
10.2 Блок-схема «Планирование потребностей в персонале». 13
10.3 Блок-схема «Поиск, отбор и найм персонала». 14
10.4 Блок-схема «Перевод на другую работу». 16
10.5 Блок-схема «Актуализация штатного расписания». 17
10.6 Блок-схема «Аттестация кадров». 18
10.7 Блок-схема «Мотивация персонала». 18
10.8 Блок-схема «Увольнение работника». 19
10.9 Блок-схема «Увольнение работника по сокращению штата». 20
2. Схема процесса «Менеджмент персонала»
2. Карта процесса «Менеджмент персонала»
№ | Название операции | Критерии | Показатели | Периодичность мониторинга и анализа | Способы расчета показателя | Ответственность |
1 | Планирование обеспечения университета персоналом (разработка штатного расписания) | 1. Разработанность штатного расписания | 1. Наличие штатного расписания | 1 раз в год | 1. Отчет | Экономист УБУиФК |
2 | Поиск, отбор и найм персонала | 1. Заполненность штатного расписания структурного подразделения | 1. Количество вакантных ставок в подразделении | 1 раз в год | 1. Отчет | Руководитель подразделения |
3 | Перевод работника на другую работу | 1. Повышение квалификации работника | 1. % работников, переведенных на другую работу; | 1 раз в год | 1. Отчет | Начальник отдела кадров |
4 | Актуализация штатного расписания | 1. Укомплектованность кадрами по направлениям деятельности университета | 1. Количество вакантных должностей по направлениям деятельности университета | 1 раз в год | 1. Отчет | Начальник отдела кадров |
5 | Аттестация кадров | 1. Соответствие квалификации работника требованиям занимаемой должности | 1. % сотрудников, не подтвердивших свою квалификацию | 1 раз в год | 1. Отчет | Проректор по ОПВиРП |
6 | Анализ качественного состава персонала | 1. уровень квалификации кадров, необходимость проведения переподготовки или повышения квалификации | 1. % сотрудников, нуждающихся в переподготовке и повышении квалификации | 1 раз в год | 1. Отчет | Руководители подразделений |
7 | Мотивация и обеспечение прав персонала | 1. Удовлетворенность персонала работой; 2. Текучесть кадров | 1. Количество работников, награжденных медалями, грамотами; 2. Количество жалоб, поданных на КТС | 1 раз в год | 1. Опрос 2. Отчет | Начальник отдела кадров Начальник юридической службы |
8 | Увольнение персонала | 1. Рекламации на сотрудников, текучесть кадров | 1. Доля работников, на которых поступили рекламации 2. % работников, уволившихся по собственному желанию 3. % работников, уволившихся по окончанию ТД 4. % работников, уволившихся по инициативе работодателя | 1. Отчет | Начальник отдела кадров Начальник юридической службы |
3. Область применения
Настоящая документированная процедура устанавливает единые требования и порядок организации процесса «Менеджмент персонала».
Менеджмент персонала способствует функционированию в штатном режиме структурных подразделений университета с учетом современных требований к управленческой деятельности.
Документированная процедура разработана в соответствии с требованиями ISO 9001:2000.
Требования документированной процедуры являются обязательными для подразделений университета, задействованных в процессе «Менеджмент персонала». ДП затрагивает интересы каждого работника университета.
4. Нормативные ссылки
В ДП учитываются положения и требования следующих нормативных документов:
· ISO 9000:2005 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;
· ISO 9001:2008 Система менеджмента качества. Требования;
· Трудовой кодекс Российской Федерации;
· Гражданский кодекс Российской Федерации, часть I и часть II;
· Закон Российской Федерации «Об образовании»;
· Закон Российской Федерации «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»;
· Нормативные правовые акты Минобрнауки России;
· Устав ЗабГГПУ;
· Коллективный трудовой договор ЗабГГПУ на соответствующий период;
· Локальные нормативно-правовые акты ЗабГГПУ;
· Прочие законодательные акты.
Все указанные нормативные документы используются в работе в их последней действующей редакции.
5. Термины, определения и сокращения
5.1. В ДП применяются следующие термины и определения
Аттестация персонала – один из важнейших элементов кадровой работы, представляющий собой периодическое освидетельствование профессиональной пригодности и соответствия занимаемой должности каждого работника определенной категории. Состав кадров, подлежащих аттестации, устанавливается в каждой отрасли деятельности согласно перечню должностей руководителей, специалистов и др. работников
Прием на работу – самая распространенная процедура в работе службы персонала.
Порядок оформления приема на работу (трудовых отношений) урегулирован в статье 68 ТК РФ. Для соблюдения законности и максимальной защиты интересов работодателя необходимо:
- выполнять все этапы кадровой процедуры, с соблюдением сроков и правил составления документов;
- условия трудового договора должны соответствовать ст.57 ТК РФ и не противоречить другим документам - коллективному договору, нормам и правилам трудового распорядка, а также другим локальным нормативным актам.
Для определения уровня квалификации и личностных качеств работника работодатель может использовать анкеты при приеме работника на работу. Такие анкеты заполняются собственноручно соискателем. При заполнении анкеты работнику необходимо предоставить два вида информации - данные о себе и данные о работе, которую он хотел бы получить.
Следующим этапом может быть написание заявления о приеме на работу. Образец такого заявления, обычно можно получить в отделе кадров работодателя. Заявление оформляется работником, в нем обычно указывается должность, на которую он претендует и дата, с которой он может быть принят на работу. Часто на заявлении ставится виза непосредственного начальника о том, что он согласен с кандидатурой работника или виза отдела безопасности.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором.
Штатное расписание – форма отчётности юридического лица
, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру университета, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций и т. д. в зависимости от занимаемой должности.
Учебная нагрузка является количественной обязательной составляющей трудовой функции, которую выполняет преподаватель, поэтому объем этой нагрузки относится к обязательным условиям трудового договора (раздел II Рекомендаций по установлению учебной нагрузки учителей, разработанных ЦК профсоюза работников народного образования и науки РФ 26.09.2007 № 188).
Должностной регламент – это нормативный документ, в котором должны быть определены:
· квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к работнику, а также к образованию, стажу (опыту) работы по специальности;
· должностные обязанности, права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;
· перечень вопросов, по которым работник вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
· перечень вопросов, по которым работник вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
· сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
· порядок служебного взаимодействия;
· показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности работника.
Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистам при выполнении ими задач, определённых положением о структурном подразделении, а также использоваться при оценке результатов служебной деятельности работника.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обозначенной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и другими нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник со своей стороны обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующего работодателя. Основным документом регламентирующим трудовые отношения является Трудовой кодекс, и условия трудового договора не должны противоречить его статьям. При этом в спорных ситуациях они будут трактоваться так, как это описано в трудовом кодексе.
Служебный контракт – это соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы, по которому представитель нанимателя обязуется предоставить гражданину, поступающему на гражданскую службу, возможность прохождения гражданской службы, а также предоставить указанному гражданину или гражданскому служащему возможность замещения определенной должности гражданской службы, обеспечить им прохождение гражданской службы и замещение должности гражданской службы в соответствии с Федеральным законом №79-ФЗ, другими законами и иными нормативными правовыми актами о гражданской службе, своевременно и в полном объеме выплачивать гражданскому служащему денежное содержание и предоставить ему государственные социальные гарантии, а гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы и гражданский служащий при заключении служебного контракта о замещении должности гражданской службы обязуются исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом и соблюдать служебный распорядок государственного органа.
Увольнение работника – прекращение трудовых отношений между работником и работодателем, как в частном, так и в государственном секторе. В Трудовом Кодексе Российской Федерации увольнению посвящена Глава 13 - Прекращение трудового договора, в которой подробно описаны все условия и процедура увольнения работника.
Сокращение штатов или численности работающих — весьма распространенный способ увольнения работников, сохранение которых в штате организации по каким-либо причинам нецелесообразно.
5.2. В ДП используются следующие обозначения и сокращения:
· АХЧ – административно-хозяйственная часть;
· ГОСТ РФ – государственный стандарт Российской Федерации;
· ДП – документированная процедура;
· Минобрнауки России – Министерство образования и науки Российской Федерации;
· ОК – отдел кадров;
· ОПВиРП – организационно-правовые вопросы и региональные программы;
· ППС – профессорско-преподавательский состав.
· РСП – руководитель структурного подразделения;
· СМК – система менеджмента качества;
· СП – структурное подразделение;
· УБУиФК – управление бухгалтерского учета и финансового контроля;
· УМиПО – управление мониторинга и правового обеспечения;
6. Содержание процедуры
Менеджмент персонала в организации является одним из важнейших процессов в системе стратегического менеджмента.
В рамках ДП «Менеджмент персонала» предусмотрено регламентирование процессов управления персоналом в университете в соответствии с установленными требованиями. Установленные критерии и показатели позволяют всесторонне осуществить мониторинг процесса в ходе проведения внутреннего и внешнего аудита.
Главная цель управления персоналом состоит в обеспечении университета работниками, отвечающими требованиям направлений деятельности университета, их профессиональной и социальной адаптации.
Основными задачами, которые решают структуры по управлению персоналом (отдел кадров, управление бухгалтерского учета и финансового контроля, структурные подразделения), являются: планирование потребности университета в трудовых ресурсах (прежде всего профессорско-преподавательского состава), поиск и отбор нужных работников, обучение и повышение их квалификации, управление трудовой мотивацией, создание условий для повышения производительности труда, контроль за изменением статуса работников, правовые вопросы трудовых отношений.
Вся организационно-управленческая деятельность, и прежде всего мотивационная, в совокупности направлена на активизацию всех внутренних ресурсов работников и их максимально эффективное использование. Аспекты организации работы по менеджменту персоналу на различных этапах отражены в блок-схемах данной документированной процедуры.
7. Управление процедурой
Ключевым подразделением по управлению персоналом является отдел кадров университета, осуществляющий текущую организационно-техническую деятельность в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Отделом кадров совместно с УБУиФК осуществляется формирование штатного расписания университета на текущий учебный год в соответствии с установленными требованиями. Ключевым аспектом при формировании штатного расписания является соотношение числа студентов и преподавателей университета (примерно 10:1), что определяется лицензированными нормативами функционирования университета.
Подтверждение соответствующей квалификации работников возложено на руководителей структурных подразделений и аттестационную комиссию. Подписание контрактов (трудовых договоров, соглашений к трудовых договорам) после прохождения ППС по конкурсу осуществляется после проведения процедуры согласования со всеми проректорами, что обусловлено необходимостью повышения требовательности к деятельности работников, а также при личном присутствии непосредственных руководителей аттестуемых (деканов, директоров, заведующих кафедрами).
Основными критериями оценки эффективности работы по менеджменту персонала помимо установленных в законодательстве отчетов является наличие (или отсутствие) рекламаций на действия работников, число жалоб и споров в рамках трудовых правоотношений в университете.
8. Лист ознакомления с процедурой
Должность | Фамилия | Подпись | Дата |
Начальник отдела кадров | |||
Начальник юридической службы | |||
Владелец процесса _______________________________
(подпись, дата)
9. Лист регистрации изменений
Номер изменения | Номер и дата распорядительного документа о внесении изменений | Дата внесения изменений | ФИО лица, утвердившего изменение | Подпись |
1. | Приказ Минобрнауки РФ № 000 от 01.01.2001 | 01.09.2011 | ||
3. | Приказ ректора №25 от 01.01.2001 | 13.01.2012 | ||
10. Приложение
10.1 Блок-схема процесса «Менеджмент персонала»
1. Контрольные нормативы лицензии
Отв.: Проректор по ОПВиРП
2. Прием
Отв.: ОК, РСП
3. Планирование потребностей в персонале
Отв.: УБУиФК, УПРОПОП, АХЧ
4. Штатное расписание
Отв.: Ректор
Исп.: УБУиФК, УМиПО
5. Поиск, отбор, найм персонала
Отв.: Ректор
Исп.: ОК, СП
6. Приказ о приеме на работу
Отв.: Ректор
Исп.: ОК, СП
7. Обучение
Отв.: Проректор по НИР, проректор по УР
Исп.: РСП
8. Перевод на другую работу
Отв.: ОК
Исп.: ОК
9. Аттестация кадров
Отв.: ОК
Исп.: РСП, Аттестационная комиссия
10. Увольнение
Отв.: ОК
Исп.: ОК
11. Актуализация штатного расписания
Отв.: УБУиФК, ОК
Исп.: РСП, ОК
12. Анализ качественного состава персонала
Отв.: Проректор по ОПВиРП
Исп.: РСП
13. Мотивация персонала
Отв.: Проректор по СВР
Исп.: РСП
14. Обеспечение прав персонала: трудовой договор, коллективный договор
Отв.: Проректор по СВР
Исп.: ОК, Профком преподавателей
10.2 Блок-схема «Планирование потребностей в персонале»
1. 
Штатное расписание разрабатывается для учебных подразделений и ППС?
Если да: в п.3
Если нет: в п.4
2. Количество студентов, учебная нагрузка
Отв.: РСП
3. Разработка заявки СП
Отв.: Руководитель подразделения
4. Разработка заявки СП
Отв.: Руководитель подразделения
5. Заявка
Отв.: УБУиФК
6. Расчет количества ставок
Отв.: УБУиФК
7. Штатное расписание
Отв.: Ректор
Исп.: ОК, УБУиФК
10.3 Блок-схема «Поиск, отбор и найм персонала»
1. 
Перечень персонала по вакантным должностям, квалификационые требования
Отв.: ОК
2. Поиск работников
Отв.: РСП, ОК
3. ППС?
Если да: в п.5
Если нет: в п.4
4. Собеседование
Отв.: РСП
Исп.: ОК
5. Подготовка и аттестация ППС
Отв.: РСП
Исп.: ОК
6. Собеседование пройдено успешно?
Если да: в п.7
Если нет: в конец
7. Документы об образовании, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, страховое свидетельство пенсионного страхования
Отв.: РСП
Исп.: ОК
8. Пакет документов: заявление об участии в конкурсе, документы об образовании, личный листок, протокол решения кафедры, копия трудовой книжки, список трудов
Отв.: РСП
Исп.: ОК
9. Установление срока трудового договора
Отв.: Ректор
Исп.: РСП
10. Проверка документов на соответствие квалификационным требованиям
Отв.: ОК
Исп.: ОК
11. Документы соответствуют требованиям?
Если да: в п.13
Если нет: в п.12
12. Есть возможность преобразовать ставку?
Если да: в п.13
Если нет: в конец
13. Прием на работу
Отв.: ОК
Исп.: ОК
14. Трудовой договор, приказ о приеме на работу
Отв.: ОК
Исп.: ОК
15. Формирование базы данных
Отв.: ОК, УБУиФК
Исп.: ОК, УБУиФК
10.4 Блок-схема «Перевод на другую работу»
1. 
ППС?
Если да: в п. 3
Если нет: в п.2
2. Проверка на соответствие квалификационным требованиям
Отв.: ОК
Исп.: ОК
3. Заверение и проверка на соответствие документов об образовании и личного листка требованиям должности, на которую претендуют работник
Отв.: РСП
Исп.: ОК
4. Подготовка и аттестация ППС
Отв.: Аттестационная комиссия
Исп.: ОК
5. Соответствие требованиям?
Если да: в п.7
Исп.: 6
6. Есть рекомендация руководителя подразделения?
Если да: в п.9
Если нет: в п.13
7. Оформление перевода
Отв.: РСП
Исп.: ОК
8. Заявление о переводе, дополнительное соглашение к Трудовому Кодексу
Отв.: РСП
Исп.: ОК
9. Внеплановая аттестация
Отв.: РСП, Аттестационная комиссия
Исп.: ОК
10. Приказ о переводе
Отв.: ОК
Исп.: ОК
11. Аттестационный лист, характеристика руководителя с ходатайством
Отв.: РСП
Исп.: ОК
12. Прошел аттестацию?
Если да: в п.7
Если нет: в п.13
13. Отказ
Отв.: РСП, Аттестационная комиссия
Исп.: ОК
10.5 Блок-схема операции «Актуализация штатного расписания»
 |
1. Приказ о приеме
Отв.: ОК
2. Приказ об увольнении
Отв.: ОК
3. Приказ о переводе
Отв.: РСП
Исп.: ОК
4. Преобразование ставки
Отв.: РСП
Исп.: ОК
5. Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе
Отв.: РСП
Исп.: ОК
10.6 Блок-схема «Аттестация кадров»
1. Приказ о проведении аттестации
Отв.: Ректор
Исп.: ОК
2. Аттестация
Отв.: Аттестационная комиссия
3. Подведение итогов согласно приказу
Отв.: Аттестационная комиссия
Исп.: ОК
10.7 Блок-схема «Мотивация персонала»
1. 
Положение о премировании сотрудников
Отв.: Проректор по СВР
Исп.: ОК, УМиПО
2. Материальное стимулирование
Отв.: Ректор
Исп.: ОК, УБУиФК
3. Положение «О порядке назначения доплат и надбавок к должностным окладам сотрудников»
Отв.: УБУиФК
Исп.: ОК, РСП
4. Моральное стимулирование
Отв.: РСП
Исп.: РСП
5. Положение о наградах ЗабГГПУ, внешние представления к наградам
Отв.: Проректор по СВР, Профком
Исп.: ОК
6. Социальное стимулирование
Отв.: Проректор по СВР, Профком
Исп.: ОК
7. Приказ об объединенной комиссии по решению жилищных и социально-бытовых вопросов
Отв.: Проректор по СВР, Профком
Исп.: ОК
8. Положение о порядке предоставления материальной помощи сотрудникам
Отв.: Проректор по СВР, Профком
Исп.: ОК, УБУиФК
10.8 Блок-схема «Увольнение работника»
1. ППС и НИР?
Если да: в п. 2
Если нет: в п.3
2. Окончание трудового договора?
Если да: в п.4
Если нет: в п.3
3. Изъявление работником желания на увольнение?
Если да: в п.10
Если нет: в п.5
4. Уведомление об окончании ТД
Отв.: РСП
Исп.: ОК
5. Контроль, проверка соответствия работников установленным требованиям
Отв.: РСП
Исп.: ОК
6. Должностные инструкции, квалификационные требования
Отв.: РСП
Исп.: ОК
7. Получение рекламации на работника
Отв.: РСП
Исп.: ОК
8. Акт о прогуле, выговоры (не менее 2)
Отв.: РСП
Исп.: ОК
9. Прошел аттестацию?
Если да: в п.12
Если нет: в п.7
10. Получение заявления от работника
Отв.: РСП
Исп.: ОК
11. Приказ об увольнении
Отв.: Проректор по ОПВ и РП
Исп.: ОК
12. Издание приказа об увольнении
Отв.: Проректор по ОПВ и РП
Исп.: ОК
10.9 Блок-схема «Увольнение работника по сокращению штата»
1. Приказ об изменении структуры университета
Отв.: Ректор
Исп.: ОК
2. Подготовка уведомления об увольнении в связи с сокращением штата
Отв.: ОК
Исп.: ОК
3. Уведомление об увольнении
Отв.: ОК
Исп.: ОК
4. Работник увольняется сразу?
Если да: в п.8
Если нет: в п.5
5. Есть вакантные должности?
Если да: в п.6
Если нет: в п. 7
6. Перевод на другую работу
Отв.: Проректор по ОПВ и РП
Исп.: ОК, УБУиФК
7. Подготовка приказа об увольнении и выплата соответствующей компенсации
Отв.: Проректор по ОПВ и РП
Исп.: ОК, УБУиФК
8. Подготовка приказа об увольнении и выплата дополнительной денежной компенсации
Отв.: Проректор по ОПВ и РП
Исп.: ОК, УБУиФК
