Руководство участника выставки «Нефтегаз»/mioge 2013 (стр. 2 )

Пожарный надзор

160 ПЧ ФПС

+7 (4

+7 (4

СТРОИТЕЛЬСТВО СТЕНДОВ
Генеральный застройщик ЦВК «Экспоцентр»	www. ***** Знайко Нина	+7 (4 +7 (4	+7 (4 +7 (4	*****@***ru; *****@***ru
РЕКЛАМА
Отдел рекламы	Наружная реклама		*****@***ru
Реклама на плазменных панелях и мультимедийных терминалах	+7 (4		*****@***ru
	Реклама на сайте ЦВК «Экспоцентр»	+7 (4		*****@***ru

	Подразделение	Телефон
Медпункт	Павильон №1 (у главного входа)	+7 (4
При кражах	Отдел безопасности	+7 (4круглосуточно)
	Полиция	+7 (4

1.3. Важная информация

Ответственность за сохранность экспонатов и другого стендового имущества несет экспонент. Индивидуальная охрана стенда может быть заказана в Сервис-бюро (услуга платная).

Розничная продажа экспонатов и образцов со стенда во время работы выставки запрещена.

Запрещается складирование тары и упаковки на стендах. Для хранения упаковки можно воспользоваться услугами .

Тел.: +7 (4, факс: +7 (4, е-mail: *****@***ru.

В случае невыполнения данного условия пожарная часть вправе наложить штраф и потребовать незамедлительного вывоза упаковки.

При подготовке рекламных акций на Вашем стенде и планировании демонстрации экспонатов в действии обратите внимание, что на территории ЦВК «Экспоцентр» запрещено превышать уровень звукового давления в 75 дБ на границах Вашего стенда в залах и в радиусе 5 м на открытых площадях. Это делается в интересах Ваших посетителей и других экспонентов. Уровень звука контролируется инструментально. Нарушение этого требования влечет за собой штраф, оплата которого обеспечивается отключением электроэнергии на стенде.

СОГЛАСОВАНИЕ ВВОЗА/ВЫВОЗА ОБОРУДОВАНИЯ

В случае завоза презентационной техники, принадлежащей третьей стороне, а также при завозе радиоэлектронных средств и высокочастотных установок (РЭС и ВЧ) необходимо получить:

Согласование ввоза на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» ЖК и плазменных панелей, мощных проекционных установок, звукоусилительного оборудования и осветительных концертных приборов – 4700 руб., без НДС. Согласование ввоза на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» радиоэлектронных средств и высокочастотных установок (РЭС и ВЧ), только при наличии у экспонента разрешения Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (РОСКОМНАДЗОР) на использование радиочастот или радиочастотных каналов на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» – 4700 руб., без НДС.

Если вышеперечисленное оборудование принадлежит фирме-экспоненту, согласование производится бесплатно. Принадлежность оборудования подтверждается копией товарной накладной унифицированной формы ТОРГ-12.

ВНИМАНИЕ! Несанкционированный ввоз на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» и эксплуатация ЖК и плазменных панелей, мощных проекционных установок, звукоусилительного оборудования и осветительных приборов, РЭС и ВЧ устройств влечет за собой штраф в размере 20 000 руб. (см. «Ставки за услуги» раздел «Штрафные санкции»).

По всем вопросам обращаться в Сервис-бюро (комната 110) или по тел.: +7 (4, факсу: +7 (4

II. ПОДГОТОВКА К ВЫСТАВКЕ

2.1.Оплата участия

Напоминаем Вам, что ВСЕ СУММЫ по счетам, выставленным за аренду экспозиционной площади, страхование и услуги, должны ПОЛНОСТЬЮ поступить на расчетный счет в срок, указанный в счете.

Компании, не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги до 20 июня 2013 г. не будут допущены к монтажу экспозиции.

При отсутствии возможности оплаты аренды площади и дополнительного оборудования по безналичному расчету Вы сможете произвести оплату счетов наличными в рублях в помещении Сервис-бюро ЦВК «Экспоцентр». Максимальная сумма для расчетов наличными составляет руб. (указание ЦБ РФ от 01.01.01 г. «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица
или кассу индивидуального предпринимателя»). Также Вы можете оплатить наличными через Сбербанк РФ от физического лица.

Для оперативной подготовки документов бухгалтерской отчетности по выставке, просим Вас передать в Дирекцию выставки:

– оформленные 2 оригинала договора на участие в выставке с подписью и печатью;

– 2 оригинала плана-схемы расположения стенда в павильоне, подписанные и заверенные печатью;

– 5 экземпляров доверенности (D.01) на ответственного сотрудника для подписания акта сдачи-приемки выставочной площади и услуг, получение пропусков на персонал и автотранспорт.

Обращаем Ваше внимание, что для получения закрывающих документов по выставке (счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей, договор) представителю фирмы необходимо в период монтажа подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей в Дирекции выставки.

При себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта и два оригинала договора.

По всем вопросам, связанным со счетами, оплатой и получением финансовых документов, просим обращаться к бухгалтеру выставки Шепырёвой Анне, тел.: +7 (4, e-mail: *****@***ru

В случае если доверенность не оформляется, то представителям компании передаются акты для подписания руководством, и после их получения Дирекцией выставки выдаются закрывающие финансовые документы по выставке.

2.2. Заказ услуг

Бонус в подарок

Одноразовая сухая уборка стенда входит в пакет участника.

Бесплатная уборка вашего стенда (чистка коврового покрытия пола пылесосом, очистка мусорных корзин и пепельниц) будет производиться один раз в день в течение работы выставки.

Если Вам необходимо заказать услуги на стенд* просим Вас заполнить БЛАНК ЗАКАЗА УСЛУГ (см. Образцы раздел «Образцы документов») и отправить в Сервис-бюро .

Куратор выставки по вопросу сервиса:

Тел.: +7 (4,

E-mail: *****@***ru.

* Ставка арендной платы за выставочную площадь включает в себя стоимость электроосвещения стенда в пределах 100Вт установленной мощности напряжением 220В на 1 кв. м. арендованной площади.

При размещении на стенде энергопотребляющих экспонатов, дополнительных осветительных приборов необходимо заказать соответствующий установленной мощности дополнительный источник электроснабжения (см. «Ставки за услуги»). Все электромонтажные работы на стенде, включая розетки 380V для подключения технологического оборудования, выполняет Генеральный застройщик – (при условии заказа). При выполнении работ своими силами или другим застройщиком необходимо получить разрешение на ведение этих работ у Генерального застройщика (см. «Общие условия участия», раздел №6 «Монтажные и демонтажные работы»).

Платежи

Подача заявки на услуги и оплата за них по безналичному расчету должна быть произведена до начала монтажных работ (т. е. до 20 июня 2013 г.).

Услуги предоставляются ТОЛЬКО ПОСЛЕ полной оплаты.

Оплатить услуги во время монтажа выставки возможно в кассах Сервис-бюро.

Поздний заказ или заказ во время монтажа

Просим учесть, что при позднем заказе часть услуг или оборудования может отсутствовать в наличии.

Во время монтажа выставки заказы принимаются только при технической возможности.

ВНИМАНИЕ!

НЕОБХОДИМО оформить доверенность (D.01, бланк прилагается) в 5 экземплярах на соответствующем бланке установленного государственного образца или на бланке фирмы-участника для представителя Вашей фирмы, имеющего право подписи финансовых документов, получения пропусков на персонал и на автотранспорт, оформления заказов в Сервис-бюро.

Услуги, не указанные в БЛАНКЕ ЗАКАЗА УСЛУГ, могут быть предоставлены дополнительно по запросу экспонента. С перечнем данных услуг можно ознакомиться по ссылке: http://www. *****/common/img/uploaded/divisions/exposervice/blank. doc.

2.3. Строительство стенда

По вопросу строительства и оборудования стенда необходимо обращаться:

тел.: +7 (4, (4,

факс: +7 (4,

E-mail: *****@***ru, сайт: www. *****

Варианты стандартных стендов:

http://www. *****/rus/stand_st. php? d=12

Ответственный за выставку от :

Знайко Нина – e-mail: *****@***ru

ВАЖНО! Если Ваша фирма привлекает стороннюю организацию для строительно-монтажных работ по застройке стенда или занимается оборудованием стенда самостоятельно, необходимо получить разрешение на проведение монтажных работ у генерального застройщика – (тел.:+7 (4Наряду с этим, фирма-строитель или экспонент должны представить в ПЧ № 000, курирующую противопожарную безопасность ЦВК «Экспоцентр», сертификаты пожарной безопасности на используемые материалы и завизировать их справки по тел.: +7 (4Более подробно см. раздел 6 «Общих условий участия».

В СЛУЧАЕ СТРОИТЕЛЬСТВА:

СТЕНДА, ВЫСОТА КОТОРОГО ПРЕВЫШАЕТ 2,5 м, – представить в Дирекцию выставки и в для согласования чертеж стенда с «разрезами»;

ДВУХЭТАЖНОГО СТЕНДА – необходимо письменно сообщить об этом в Дирекцию выставки и согласовать технический чертеж с (тел.: +7 (4), а также получить визу 160 ПЧ ФПС.

Дополнительная информация по тел.: +7 (4, инженер выставки .

2.4. Реклама на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»

ВНИМАНИЕ! Все навесные рекламные носители в павильоне (подвесные баннеры, флаги, перетяжки, вращающиеся кубы и т. П.), устанавливаются ТОЛЬКО в границах арендованной экспонентом выставочной площади (на 1 метр вглубь от границы стенда). Высотные работы выполняет только фирма .

По вопросу размещения наружной рекламы на территории ЦВК «Экспоцентр» просьба обращаться в Отдел маркетинга и рекламы к Буланцевой Елене Григорьевне

Тел.: +7 (4, e-mail: *****@***ru

Подвес баннеров, флагов, перетяжек внутри павильонов разрешен только непосредственно над стендом экспонента и производится .

Тел.: +7 (4

III. Оформление участия, ЗАЕЗД НА КОМПЛЕКС, ПОГРУЗОЧНО-РАЗГРУЗОЧНЫЕ РАБОТЫ

Обращаем Ваше внимание, что пропуска и удостоверения выдаются в напечатанном виде с указанием Ф. И.О. и названия компании.

3.1. Оформление пропусков и удостоверений

Для получения «Удостоверений участника выставки» и «Пропусков на монтаж/демонтаж» для специалистов фирмы, занятых при оформлении стенда необходимо:

1. Подготовить доверенность (D.01) в 5-ти экземплярах.

2. Подготовить в 1 экземпляре письма на получение «Удостоверений участника выставки» (D.02) и пропусков на монтаж/демонтаж (D.04).

Письма должны быть оформлены на фирменном бланке, заверены печатью организации и подписью руководителя. В письмах также следует включить Ф. И.О. техников, наладчиков, строителей, рабочих и др. сотрудников компании-экспонента, которые будут заняты при работах только на монтаже и демонтаже экспозиции.

3. Получить удостоверения и пропуска в Сервис-бюро ПРИ ПРЕДЪЯВЛЕНИИ ДОВЕРЕННОСТИ (D.01) и ПИСЕМ (D.02 и D.04).

Информируем Вас, что пропуска монтажников и удостоверения участников выставки выдаются только в напечатанном виде с указанием Ф. И.О. и названия компании.

Для ускорения получения пропусков и удостоверений участников просим Вас прислать на бланке (http://www.expocentr.ru/common/img/uploaded/divisions/exposervice/pass_app.xls)

по электронной почте *****@***ru не позднее 17 июня 2013 г.! Список Ваших сотрудников, которые будут работать на выставке.

«Удостоверения участника выставки» действительны для входа на ЦВК «Экспоцентр» в период монтажа, работы и демонтажа выставки.

«Удостоверения участника выставки» предоставляются из расчета:

·  1 пропуск на каждые 3 кв. м – при аренде площади до 90 кв. м;

·  30 пропусков – при аренде площади 90 кв. м;

·  дополнительно 1 пропуск на каждые 6 кв. м – при аренде площади свыше 90 кв. м.

Дополнительные «Удостоверения участника выставки» можно приобрести за безналичный (по предварительному заказу, БЛАНК ЗАКАЗА УСЛУГ прилагается) или наличный расчет в Сервис-бюро (стоимость одного дополнительного удостоверения составляет 1000 руб. с НДС).

«Пропуска на монтаж/демонтаж» действительны для входа на ЦВК «Экспоцентр» в период монтажа и демонтажа выставки.

ВНИМАНИЕ! Фирмы-застройщики выставочных стендов получают пропуска для своих специалистов самостоятельно.

Пожалуйста, находясь на выставочном комплексе, постоянно имейте при себе пропуск или удостоверение. Охрана не допускает на территорию Центрального выставочного комплекса «Экспоцентр» лиц без пропусков или удостоверений.

3.2. ЗАЕЗД НА КОМПЛЕКС

Уважаемые участники выставки!

В связи с ужесточением требований Правительства г. Москвы к грузовому автотранспорту в центральной части г. Москвы и установкой на прилегающих к выставочному комплексу улицах дорожных знаков «Стоянка запрещена» и «Остановка запрещена» организует для Вас парковку грузового автотранспорта на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» в ожидании оформления пропускных документов на завоз, проведения таможенных операций и погрузо-разгрузочных работ, и предлагает Вам:

1. Заполнить Форму (D.03 Приложение ) и отправить на e-mail: *****@***ru. Получение Формы можно уточнить по телефону: 8 (4

2. Получить на передовых диспетчерских пунктах (ПДП), у администратора павильона, в Дирекции выставки, или в Сервисэкспо разовый пропуск для въезда автотранспорта.

Новый порядок ввоза/вывоза оборудования и экспонатов (для грузов, не проходящих таможенную очистку) читать подробнее

ДЛЯ ГРУЗОВ, ПРОХОДЯЩИХ ТАМОЖЕННУЮ ОЧИСТКУ, просьба действовать согласно инструкции .

Новый порядок ввоза/вывоза оборудования и экспонатов

ДО ВВОЗА на ЦВК «Экспоцентр»:

Шаг 1. Оплатите участие в выставке и пришлите копию платежного поручения по факсу: 8 (4

Убедительная просьба своевременно решать вопросы с оплатой: компании, не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги до 22 июня 2013 г., не будут допущены к завозу экспонатов и оборудования на ЦВК «Экспоцентр» и монтажу экспозиции.

Шаг 2. Подготовьте необходимые документы:

1) Генеральную доверенность (D.01 Приложение ) или доверенность для водителя-экспедитора транспортного средства или на лицо, сопровождающее груз (D.01А Приложение );

2) Письмо/разрешение (D.03 Приложение ) на ввоз/вывоз экспонатов (2 экз.)

Письмо/разрешение должно быть подготовлено на бланке организации или товарно-транспортной накладной, заверено печатью компании и подписью руководителя.

Кроме экспонатов и оборудования в список необходимо включить ввозимые хозяйственные принадлежности, оргтехнику и бытовые приборы.

Шаг 3. ЗАРАНЕЕ отправьте заполненную Форму D.03 на e-mail: *****@***ru.

Шаг 4. При необходимости получите согласования ввозимого имущества с (Приложение ):

1)  160 ПЧ ФПС – обязательно в части экспонатов, строительных конструкций и материалов;

2) ИТО – необходимо в случае завоза тяжеловесных и крупногабаритных экспонатов;

3) Дирекцией выставки – химически, биологически и экологически опасные материалы, технологические процессы и оборудование, потенциально опасные для здоровья и жизни посетителей и участников выставки, места подвеса экспонатов и рекламы;

4) Сервис-бюро – необходимо в случае завоза презентационной техники, принадлежащей третьей стороне, а также при завозе радиоэлектронных средств и высокочастотных установок (РЭСиВЧ);

5) – обязательно в части планировки, этажности и конструкций стенда, строительных конструкций и материалов, ведения электро - и сантехнических работ, подвески элементов художественного оформления к конструкциям перекрытия павильона и т. п.;

Шаг 5. По возможности (в случае Вашего нахождения в г. Москве и Московской области) Ваш представитель на ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» может ЗАРАНЕЕ получить разовый пропуск в Дирекции выставки, Сервис-бюро, в администрации выставочных залов и павильонов (по месту нахождения Вашего выставочного стенда) и в случае довоза только экспонатов и выставочного оборудования стенда на передовых диспетчерских пунктах (ПДП) ПДП №1 у КПП №1 и ПДП №2 у КПП №2 ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР».

Время работы ПДП – последние 2 дня монтажа выставки с 8.00 до 20.00

Для этого предъявите генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора, письма/разрешения (D.03), документы на автотранспорт, на котором осуществляется въезд.

ЗАЕЗД, ВВОЗ/ВЫВОЗ ЭКСПОНАТОВ, РАЗГРУЗКА

Заезд ДЛЯ ВВОЗА компаниям-застройщикам и участникам выставки на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» разрешЕн с 22.00 часов 21 ИЮНЯ и возможен в дневное и ночное время В ТЕЧЕНИЕ ВСЕГО ПЕРИОДА МОНТАЖА.

Заезд для ввоза:

Для грузового автотранспорта	21 июня 2013 г. – с 22.00 2июня 2013 г. – по факту прибытия 24 июня 2013 г. – до 20.00
Для легковых автомобилей с ГРУЗАМИ весом свыше 40 кг*	22 – 24 июня 2013 г. – с 8.00 до 20.00

Заезд ДЛЯ ВЫВОЗА:

ДЕМОНТАЖ
Для грузового автотранспорта	28 июня 2013 г. – с 22.00 29 июня 2013 г. – по факту прибытия 30 июня 2013 г. – до 20.00
Для легковых автомобилей с ГРУЗАМИ весом свыше 40 кг*	28 июня 2013 г. – с 18.00 до 20.00 2июня 2013 г. – с 8.00 до 20.00

*Сотрудники охраны имеют право проверить наличие неподъемного груза весом свыше 40 кг и отказать в доступе легкового автомобиля на территорию при его отсутствии. По необходимости Вы можете воспользоваться грузовой тележкой получаемой в администрации павильона по месту нахождения Вашего выставочного стенда.

Для заезда легковых автомобилей Вы можете приобрести платный пропуск в Сервисэкспо ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР». Телефон для справок: 8 (4

Для оптимизации логистики в период монтажа и демонтажа выставки на парковке №4 ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» (схема ниже) организована бесплатная ЗОНА СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ в дневное и ночное время.

Заезд на территорию в дневное и ночное время:

Ночью (с 20.00 до 7.00) – только в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ через:

– КПП №1 (со стороны Краснопресненской набережной)

– КПП №2 (со стороны 1-го Красногвардейского проезда)

ДнЕм (с 8.00 до 20.00) – осуществляется через следующие КПП (см. схему):

с ЗАРАНЕЕ оформленными разовыми пропусками и наличием свободных мест у павильонов – сразу к павильонам (выделены цветом)

	заезд	выезд
к павильону №1	КПП-9	КПП-5
к павильону №2	КПП-2	КПП-5
к павильону №2 (залы 4, 5) (первый и основной уровни, габариты по высоте 2,7)	КПП-5	КПП-5
к павильону №3
верхний уровень	КПП-2	КПП-5
нижний уровень	КПП-2	КПП-1
к павильону №4
- легковые а/м	КПП-1 и 2	КПП-5
- а/м малой г/п	КПП-1 и 2	КПП-5
- большегрузные а/м	КПП-9	КПП-5
к павильону №5	КПП-9	КПП-5
к павильону №7 (залы 1 и 2)
- легковые а/м	КПП-1 и 2	КПП-1
- а/м малой г/п	КПП-1 и 2	КПП-1
- большегрузные а/м	КПП-2	КПП-1
к павильону №7 (залы 3, 4, 5, 6)
- легковые а/м	КПП-1 и 2	КПП-1 и 5
- а/м малой г/п	КПП-1 и 2	КПП-1 и 5
- большегрузные а/м	КПП-9	КПП-5
к павильону №8	КПП-9	КПП-5
к павильону №8 (зал 4) (первый и основной уровни, габариты по высоте 2,7)	КПП-8	КПП-8
к павильону «Форум»	КПП-21	КПП-21
на открытые территории	КПП-9	КПП-5

при отсутствии ЗАРАНЕЕ оформленного разового пропуска и/или свободных мест у павильонов – в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ.