Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах (стр. 1 )

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

(Росархив)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВСЕРОССИЙСКИЙ - НАУЧНО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

(ВНИИДАД)

УТВЕРЖДЕНО

актом № 1 сдачи-приемки работ

от 30 ноября 2011 г. Федерального

архивного агентства

Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах

Москва

2011

Составители:

(руководитель темы),

, .

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.……………………………………………………………………………..4

1. Сущность и задачи нормирования труда в архивах……………..……..5

2. Нормы труда и их классификация ……………………………………….7

3. Методы нормирования труда …………………………………………….9

4. Рабочее время и методы его изучения …………………………………..10

5.  Обработка исходных данных для расчета норм………………………13

6.  Организация работы по разработке и уточнению норм. Апробация

и внедрение норм в архивах ……………………………………………17

Приложение 1 Наблюдательный лист фотографии (самофотографии)

рабочего времени ………………………………………………………….20

Приложение 2 Наблюдательный лист хронометража рабочего времени……………………………………………………………………..21

Приложение 3 Пояснения к проведению фотографии (самофотографии)

рабочего времени ….………..…………………….………………………22

Приложение 4 Карта экспертных оценок ………………………. ……24

Приложение 5 Перечень нормативных материалов и литературы,

рекомендуемых при нормировании труда в архивах…………………..25

Введение

Нормирование – одно из важнейших направлений научной организации труда. Главная его цель – исключение непроизводительного времени и создание базы для обоснованной подготовки программ и планов деятельности архивов и архивных служб, расчета необходимой численности основного персонала для проведения планируемых объемов работ.

Особую роль приобретает нормирование при рыночных отношениях, когда большинство наиболее важных и сложных управленческих задач, стоящих перед архивными учреждениями, невозможно решить без научно обоснованных норм по труду.

К настоящему времени ВНИИДАД и государственные архивы разработали научно обоснованные или опытно-статистические нормы на основные виды работ с документами на разных носителях: бумажной основе, кинофотофоно - и видео документы, нормы на работы с применением персональных компьютеров, нормы для лабораторий обеспечения сохранности документов и т. д. Нормы, разработанные ВНИИАД, включают максимально полный перечень работ и носят рекомендательный характер, что позволяет архивам разрабатывать собственные, местные нормы. Особенно это необходимо делать в тех случаях, когда у архивов появляются новые виды работ или услуг, когда внесены новые элементы в процесс выполнения отдельных работ, внедрено более совершенное оборудование, техника, изменились условия работы специалистов, их профессиональный уровень и т. д.

Местные нормы могут быть более детализированными, учитывать опыт и уровень квалификации исполнителей, сложность работы, условия хранения документов и другие факторы, влияющие на количественные показатели норм. Однако местные нормы не всегда носят прогрессивный характер, так как часто разработка их проводится без учета требований, предъявляемых к подобным документам.

В настоящее время накоплен большой опыт по методике нормирования, организации работы, расчету и внедрению в архивах норм труда. Знать и осмыслить практику, чтобы использовать ее при разработках новых нормативных сборников, крайне важно.

Именно по этой причине подготовлены настоящие методические рекомендации, в которых освещены главные вопросы (как теоретического, так и практического характера) организации в архивах работы по нормированию труда, уточнению и внедрению норм для использования их при планировании и организации трудовых процессов по комплектованию, хранению, учету и использованию документов архивов.

Разработка норм для архивных учреждений должна осуществляться с использованием правовой и методической базы, заложенной в основных нормативных и правовых документах. Главным из них является Трудовой кодекс Российской Федерации в части, где речь идет о нормировании труда, продолжительности рабочего времени, о пересмотре и уточнении нормативов по труду и порядке утверждения норм. До сих пор в архивах при организации нормирования труда используется «Положение об организации нормирования труда в учреждениях архивной отрасли» (Росархив, 1989). Кроме того, при разработке норм для уточнения и унификации понятий и терминов необходимо руководствоваться Правилами работы архивов[1], стандартами (в том числе международными), типовыми технологическими регламентами, методическими пособиями и рекомендациями по вопросам организации и проведения архивных работ.

1. Сущность и задачи нормирования труда в архивах

Нормирование труда – это установление меры труда на основе изучения и проектирования рационального трудового процесса. Нормирование труда в архивах – одно из условий обоснованного использования рабочего времени, так как оно устанавливает научно обоснованные затраты труда на выполнение конкретной работы. Однако сущность нормирования состоит не только в установлении нормативной продолжительности трудового процесса, но и в детальном анализе этого процесса и определении степени прогрессивности используемых приемов и методов труда.

Существенно важно то, что при нормировании труда устанавливаются необходимые затраты времени на работы и операции. Это означает, что нормы должны соответствовать наиболее эффективным вариантам технологии работ, организации труда и управления. Иными словами, нормы труда должны способствовать наилучшему использованию трудовых и материальных ресурсов структурных подразделений и архива в целом при осуществлении архивных работ и оказании услуг.

На основании норм труда архивы имеют возможность установить долю участия каждого работника в общем труде и определить меру вознаграждения за труд в соответствии с его количеством и качеством, определить необходимую штатную численность. Но такая задача может быть решена только с использованием прогрессивных норм, учитывающих возможности новой технологии и передовой опыт организации труда. Это, в свою очередь, побуждает работника более полно и рационально использовать рабочее время, сокращать затраты труда на выполнение определенной работы или операции.

Основными задачами нормирования труда в архивах являются:

- обеспечение единого методического подхода к формированию нормативов по труду;

- обеспечение прогрессивности норм на основе максимального отражения в них передовых методов организации труда а также использования современных научно-методических разработок архивов для выполнения конкретных работ;

- расширение сферы нормирования, т. е. стремление к разработке норм по всему комплексу работ, осуществляемых архивом;

- систематическое обновление норм, их уточнение

2. Нормы труда и их классификация

Для измерения работы, выполняемой работниками, применяются нормы труда, которые являются конкретным выражением его меры. Нормы труда имеют ряд разновидностей: времени, выработки, обслуживания, численности.

Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях.

Норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, пользователей), которые один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны обслуживать в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Разновидностью нормы обслуживания является норма управляемости, определяющая численность работников, которыми должен руководить один руководитель.

Норма численности – это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения определенных объемов работ или управленческих функций[2].

В настоящее время в архивах для выполнения основных видов работ по всем направлениям деятельности разрабатываются, главным образом, нормы времени и нормы выработки. Эти нормы взаимосвязаны, каждая из них может рассчитываться на основании другой путем простейших операций. Например, рассчитав норму времени на проведение работы «простановка архивных шифров на карточках» (1,2 минуты – 1 карточка), можно делением величины избранного периода (например, рабочий день – 480 минут) на норму времени получить норму выработки (480 минут :1,2 минуты = 400 карточек), и наоборот, зная норму выработки 400 карточек, получить норму времени на обработку одной карточки (480 минут : 400 карточек = 1,2 минуты).

По сложности структуры нормы времени и нормы выработки могут быть операционными и комплексными.

Операционные нормы устанавливаются на одну рабочую операцию, обеспечивают высокую точность при расчетах трудоемкости выполнения работ или расчете штатной численности. Эти нормы служат основой для составления комплексных норм.

Комплексные нормы – это общие суммарные затраты труда всех исполнителей одинаковой или различной квалификации, необходимые для выполнения полного цикла работы и получения конечного результата при определенных организационно - технических условиях. Комплексные нормы необходимо разрабатывать только на работы, продолжительные по времени выполнения, состоящие из установленного методикой обязательного набора видов работ и операций, обеспечивающих достижение конечного результата[3].

По видам нормы времени и нормы выработки подразделяются на отраслевые, разрабатываемые вышестоящим архивным органом, и местные. Отраслевые нормы разрабатываются на однотипные виды работ, выполняемые в архивах разного уровня с учетом усредненного технологического процесса, имеют, как правило, рекомендательный характер. Эти нормы могут корректироваться архивами в зависимости от уровня его организационно-технических условий.

Местные нормы разрабатываются конкретным архивом, как правило, на вновь появившиеся виды работ или в связи с изменением условий труда, а также технологии проведения работ (операций). Местные нормы могут быть более детализированными, учитывать опыт и уровень квалификации исполнителей, сложность работы, условия хранения документов и другие факторы, влияющие на количественные показатели норм. В архивах при выполнении библиотечных, компьютерных работ, а также работ инженерно-технического и обслуживающего характера, возможно использование межотраслевых норм[4].

3. Методы нормирования труда

Одним из главных моментов нормирования труда является выбор метода установления норм, т. е. выбор способов и приемов исследования трудовых процессов. В архивах могут применяться такие методы нормирования труда, как аналитически - исследовательский, опытно – статистический и метод экспертных оценок.

Наибольшее распространение в архивных учреждениях получил аналитически – исследовательский метод нормирования труда. Этот метод основан на изучении и критическом анализе существующих последовательности и приемов выполнения нормируемых работ. Суть метода в том, что норма труда устанавливается на основе анализа фактического сочетания элементов трудового процесса и определения рациональных приемов проведения каждого из них. Этим методом могут быть установлены затраты труда в любом подразделении с учетом всех специфических особенностей выполняемой работы. При аналитически – исследовательском методе нормирование проводится непосредственно на рабочем месте путем фотографии, самофотографии, хронометражных наблюдений рабочего времени. При этом нормируются отдельные операции или работа в целом.

Опытно-статистический метод нормирования труда основан на использовании статистических данных, когда норма устанавливается на основе данных статистического учета выработки исполнителей по отдельным видам работ за определенный период времени.

Метод экспертных оценок применяется в архивах в основном для определения необходимых затрат времени на выполнение внепланового дополнительного задания, в случаях отсутствия данных о трудоемкости работ и факторах, влияющих на нее. Это время определяют эксперты – высококвалифицированные специалисты, руководители подразделений, работники, имеющие значительный опыт работы. Экспертов должно быть не менее двух. Задача экспертов – сформулировать и обосновать свое мнение о необходимых затратах рабочего времени на выполнение той или иной работы. Результат их работы позволяет изменить величину предлагаемой нормы времени, корректировать содержание работы и т. д. Оценки экспертов заносятся в карту (Приложение 4). Полученные на основании работы экспертов исходные данные могут быть рекомендованы для определения нормативного времени на выполнение конкретной работы.

4. Рабочее время и методы его изучения

Рабочее время - это законодательно установленная продолжительность рабочего дня, в течение которого исполнитель должен выполнять работу, определенную его должностной инструкцией. В рабочее время входит время работы исполнителя и время перерывов в работе.

Время работы исполнителя − это время, в течение которого он производит действия, связанные с выполнением порученного ему задания. Время работы, в свою очередь, можно разделить на время по выполнению конкретного задания и время, не предусмотренное данным заданием (дополнительное задание).

Время работы по выполнению конкретного задания делится на оперативное, подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места.

Оперативное время (Топ) − время, затраченное исполнителем в течение рабочего дня на выполнение конкретного задания, определяемого должностной инструкцией.

Подготовительно-заключительное время (Тпз) − время, затраченное на подготовку к выполнению задания и на его окончание.

Время обслуживания рабочего места (Тобс) − время, затраченное на организацию рабочего места и уход за ним.

Время работы, не предусмотренное конкретным заданием (Тнк) − это время для выполнения обязанностей, не входящих в круг основных обязанностей исполнителя, но выполняемых им по специальному распоряжению руководителя работы.

Перерывы в работе (Тп) – это перерывы в оперативном времени по каким-либо причинам.

Время перерывов делится на время регламентированных и время нерегламентированных перерывов. В состав регламентированных перерывов, кроме времени на обеденный перерыв, входит время на отдых и личные надобности (Тотд), а также время перерывов, установленных технологией проведения работы и её организацией. Например, продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна составлять более 2 часов. После каждого часа работы обязателен перерыв не менее 10 минут.[5] Регламентированный обеденный перерыв при нормировании в рабочее время не включается.

Время нерегламентированных перерывов (Тнп) − время перерывов в работе, вызванных нарушением трудовой дисциплины или другими отклонениями от трудового процесса.

Изучение затрат рабочего времени производится главным образом методом фотографии, самофотографии рабочего времени и реже - с помощью хронометражных наблюдений. Это объясняется тем, что хронометраж предусматривает разделение операций на отдельные элементы, приемы. В архивах такое деление практикуется в отдельных случаях, например, при проведении картонирования большого массива документов.

Фотография рабочего времени − это изучение рабочего времени исполнителя в течение рабочего дня или его части путем измерения всех видов затрат времени (на работы, перерывы), их содержания, последовательности, продолжительности.

Самофотография рабочего времени − это регистрация рабочего времени, проводимая самим работником с обязательным указанием потерь рабочего времени и причин их вызывающих.

Для проведения фотографии (самофотографии) рекомендуется использовать форму наблюдательного листа фотографии (самофотографии) рабочего времени (Приложение 1).

Фотография (самофотография) рабочего времени заключается в записи в соответствующих графах наблюдательного листа этапов работы (операции), отвлечений, затрат времени на отдых, личные надобности, выполнение вспомогательных операций, а также подготовительно-заключительное время.

При проведении фотографии (самофотографии) целесообразно провести не менее 3-х замеров на выбранные работы, операции; на наблюдательном листе указать должность и стаж работы исполнителя.

При проведении фотографии (самофотографии) должно быть учтено рабочее время по следующим категориям затрат: время оперативной работы (Топ), время подготовительно-заключительной работы (Тпз), время обслуживания рабочего места (Тобс), время перерывов.

При проведении фотографии (самофотографии) по каждому виду работы определяется время начала работы, её окончание и продолжительность. В наблюдательном листе фотографии (самофотографии) указываются все действия исполнителя и перерывы в работе в том порядке, в каком они происходят фактически. Одновременно фиксируется время окончания каждого вида затрат, которое является, в свою очередь, началом следующего вида затрат. Продолжительность каждого вида затрат рабочего времени определяется путем вычитания из последующей записи затрат предыдущей записи.

Хронометражное наблюдение − это изучение затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения затрат времени нормировщиком.[6] Число замеров при проведении хронометражного наблюдения составляет, как правило, не менее 3 и не более 5. При хронометраже для фиксирования замеров времени применяется наблюдательный лист хронометража (Приложение 2).

5. Обработка исходных данных для расчета норм

Расчет норм времени и норм выработки производится на основе обработки исходных данных, полученных в результате проведения фотографии, самофотографии, хронометражных наблюдений.

На начальном этапе исходные данные, полученные в результате проведения замеров рабочего времени, проверяются: устанавливается точность выполнения работы, операции, соответствие организационно-технических условий работы нормативным, соответствие технологии выполнения работы или операции методическим разработкам, определяется фактический объем выполненной работы. В случае нарушения оформления наблюдений замер считается дефектным и исключается из расчета норм.

На следующем этапе осуществляется обработка листов фотографии, самофотографии, листов хронометража. Обработка листов предусматривает выявление одноименных видов работ или операций, определение времени, затраченного на них. На каждый замер рассчитываются затраты времени: подготовительно-заключительное, оперативное, отдых и личные надобности и т. д. Из общего времени замера исключается время на обеденный перерыв и время, не связанное с выполнением конкретной работы.

В качестве примера заполнения и обработки произведенных замеров предлагается наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего времени на работу «Подготовка дел к микрофильмированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования (с выявлением дублетных экземпляров документов)».

Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего времени

Наименование работы (операции): «Подготовка дел к микрофильмированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования (с выявлением дублетных документов)»

Структурное подразделение – отдел обеспечения сохранности

Исполнитель (должность) – специалист 2-й категории

Стаж работы – 1 год 3 месяца

« »____________ 20… г.

№ п/п	Наименование работы или операции	Индекс категории затрат	Текущее время	Продолжи- тельность, мин.	Объем выполненной работы
час	мин
1.	Начало работы		8	00
2.	Подготовка рабочего места	Тобс	8	05	5
3.	Получение дел в архивохранилище	Тпз	8	20	15
4.	Консультация у руководителя	Топ	8	25	5
5.	Подготовка дел к микрофильмированию	Топ	10	15	110	300
6.	Физкультурная пауза	Тотд	10	25	10
7.	Продолжение работы	Топ	12	00	95	210
8.	Личные надобности	Тотд	12	10	10
9.	Обеденный перерыв		13	10
10.	Продолжение работы	Топ	15	30	140	400
11.	Отдых	Тотд	15	35	5
12.	Продолжение работы	Топ	16	50	75	375
13.	Уборка рабочего места	Тобс	17	00	10
	ИТОГО:				8 час. 00 мин. (480 мин)	1350 листов

Из примера видно, что подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места (подготовка рабочего места, получение дел из архивохранилища, уборка рабочего места) составило 30 минут; оперативное время – 425 минут; отдых и личные надобности – 25 минут. Всего 480 минут. Объем выполненной работы по данному замеру составил 1350 листов.