Тема 1. Роль секретаря и руководителя в деятельности организации (стр. 1 )

Тема 1. Роль секретаря и руководителя в деятельности организации

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не может существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, который берет на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками организации. Слово секретарь происходит от французского средневекового слова тайна, первоначально оно означало доверенное лицо. Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас.

Работа секретаря не так проста, как кажется на первый взгляд, и как любая другая, требует проявления определенных профессиональных и личных качеств, а порой и таланта. Специфика работы состоит в том, что квалификация секретарей различна. Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам - от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до вчерашнего выпускника школы, окончившего секретарские курсы. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них также различно.

Карьерную лестницу секретаря можно представить следующим образом:

-  секретарь на ресепшн (прием и распределение звонков, переводы, отправка писем, прием посетителей);

-  секретарь-референт (ведение документооборота организации, деловая переписка как на русском, так и на английском языках, переговоры с иностранными партнерами, организация встреч и переговоров, административная и информационная поддержка руководителя);

-  помощник руководителя (планирование и организация рабочего дня руководителя, подготовка к переговорам, оформление документации, контроль за выполнением распоряжений руководителя структурными подразделениями, выполнение отдельных работ и личных поручений);

-  руководитель секретариата, начальник службы ДОУ (организация, руководство, контроль за ведением документооборота, разработка инструкций и отраслевых стандартов по документационному обеспечению, организация подготовки проектов документов).

В арсенале секретаря имеется целый набор организационных средств, позволяющих сделать работу руководителя и сотрудников организации производительной. Одно из действенных средств - показатель культуры труда.

Тема 2. Нормативно-методическая база работы секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими затратами достигаются наилучшие результаты. Это значит, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий работу, должен быть обучен этому. Как правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах.

Прежде всего обратим внимание на понятие «нормативно-методические документы»: нормативные – устанавливающие признанный, обязательный порядок; методические – определяющие, как правильно выполнить, сделать конкретную работу. Следовательно, к нормативно-методическим документам обращаются тогда, когда хотят определенную работу выполнить правильно, наилучшим образом. В этом и заключается значение нормативно-методической базы для организации любой деятельности, в частности деятельности секретаря.

Весь комплекс нормативно-методических документов обеспечения деятельности секретаря состоит из двух групп.

1.  Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус (Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, трудовое законодательство, Кодекс РФ об административных нарушениях, основы законодательства об охране труда; законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.). Обозначенные документы, находящиеся на «вершине правовой пирамиды», влияют на деятельность секретаря, как правило, опосредованно.

2.  Внутренние документы организации: устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, программа развития персонала и Положение о персонале, коллективный договор, положения о структурных подразделениях, трудовой договор (контракт), должностная инструкция и др.

Нормативно-методическая база включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: Федеральный закон -ФЗ (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) //Рос. газ. – 2006. – 29 июля. (Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации); «Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10 янв. 2002 г. : принят ГД ФС РФ 13 дек. 2001г.: в ред. от 01.01.01 г.// Рос. газ. – 2002. – 12 января (Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе); Федеральный закон от 01.01.2001 N 125-ФЗ (ред. от 01.01.2001) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004)// "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169. (Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства); «О государственном гербе РФ» от 01.01.01 г. и др.);

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне (указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 01.01.01 г.; постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи: постановление Правительства РФ // Рос. газ. – 2005. – 27 апреля. и др.);

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; (Постановление Госкомстата РФ от 01.01.2001 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"// "Бюллетень Минтруда РФ", N 5, 2004 "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. Постановлением Минтруда РФ от 01.01.2001 N 37) (ред. от 01.01.2001)// Минтруд РФ, М., 1998 Справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий и является первым источником для разработки должностных инструкций Приказ Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 536  "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418)// "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 10, 06.03.2006 (Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 260, вступившего в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования (опубликован в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" - 21.06.2010). Инструкция предназначена для организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, однако многие ее положения могут быть использованы в любой организации. На ее основе мож­но разрабатывать инструкцию конкретной организации Приказ Министерства культуры Российской Федерации О признании утратившим силу приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» // Бюл. нормат. актов федеральных органов исполнительной власти.- 2010.- № 25.- С. 127-128. Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Рос. Федерации от 01.01.01 г. № 000 // Рос. газ. – 2009. – 24 июня.

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ (Закон г. Москвы «Об обращениях граждан»; Закон г. Москвы «Об архивном фонде Москвы и архивах»); нормативные, инструктивные и методические документы по делопроиз­водству и архивному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом) "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР от 01.01.2001, Приказ Главархива СССР от 01.01.2001 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления")// М., Главархив СССР, 1991 Это общегосударственный нормативно-методический документ. Он включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности (т. е. созданию документов) и организации работы с документами в орга­нах государственного управления и на предприятиях, в учреждениях и организациях. ГСДОУ содержит единые для всех организаций правила состав­ления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно-поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хра­нение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила ор­ганизации всего цикла работы с документами, начиная от их созда­ния и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение. Кроме того, документ закрепляет требования к специальному структурному подразделению — службе делопроизводства, которое создается в организациях специально для руководства работой с документами." Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 01.01.2001 N 76) "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 01.01.2001)// М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989.Документ насчитывал 2250 статьи Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т. е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций  "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 01.01.2001) //  "Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение", N 2, 2001. Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Росархива от 01.01.2001 N 63. Документ насчитывал 523 статьи Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных) Приказ Росархива от 01.01.2001 N 63 "О признании утратившим силу Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г." Приказ Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558  "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"  (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)// "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 38, 20.09.2010 Новый перечень насчитывает 1003 статьи "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 01.01.2001) Правила работы архивов организации раскрывают вопросы хра­нения документов в делопроизводстве и в архивах организаций. В первой части подробно говорится о требованиях к номенклатуре дел организаций: какие виды номенклатуры существуют, каков по­рядок их составления и оформления. Кроме того, в документ вклю­чены правила формирования дел, проведения экспертизы ценнос­ти документов, подготовки дел к передаче в архив Приказ Роскомархива от 01.01.2001 N 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия" Приказ Росархива от 01.01.2001 N 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"

государственные стандарты (ГОСТы) ГОСТ Р 511Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 №28. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 1998. Государственный стандарт закрепил опреде­ления терминов, применяемых в делопроизводстве и архивном деле. Для каждого понятия установлен стандартный термин. ГОСТ Р 6.30.– 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Взамен Р 6.30–97; введ. 01.07.03. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 20 с. Государственный стандарт закрепляет требова­ния по оформлению документов, входящих в систему организаци­онно-распорядительной документации: постановлений, распоряже­ний, приказов, протоколов, актов, писем и др. ГОСТ включает перечень реквизитов документов, правила оформления реквизитов, требования к бланкам служебных доку­ментов и др. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2008. — 90 с. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003  "ГОСТ Р 1.5-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 01.01.2001 N 155-ст) (ред. от 01.01.2001)//М.: ИПК Издательство стандартов, 2005.

-  общероссийские классификаторы (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (окато); общероссийский классификатор информации о населении (окин); общероссийский классификатор специальностей по образованию (оксо); общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (окпдтр) общероссийский классификатор управленческой документации (окуд)).

-  документы, разработанные организацией по вопросам документационно-го обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службе ДОУ и др.

Секретарю важно постоянно следить за обновлением содержания норма­тивно-методической литературы, например, Росархивом совместно с ВНИИДАД в последнее время предпринимаются интенсивные меры по принятию законов, направленных на регулирование вопросов правовых условий дея­тельности организаций в части ДОУ.

При разработке должностных инструкций на всех сотрудников организации (согласно штатному расписанию) необходимо обеспечить единый подход к их структуре, последовательности изложения. Допускается внесение «оригиналь­ных» элементов, если того требует специфика выполняемых работником функ­ций.

При составлении должностных инструкций необходимо учитывать иерархический уровень управления и ведомственную подчиненность организации. Федеральные органы исполнительной власти (министерства) из­дают свои нормативно-методические документы, которые являются основой для разработки конкретных должностных инструкций и других материалов. Должностная инструкция - документ длительного пользо­вания и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

общие положения;

функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат сле­дующий набор информации: обобщенные сведения о должности, «подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секре­таря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны так: в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Прези­дента Российской Федерации, постановлениями и распоря­жениями Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоя­щим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации.

Завершает пункт указание на организационные и распоря­дительные документы вышестоящей и своей организации (фир­мы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная долж­ностная инструкция.

Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязан­ности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обес­печивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 01.01.01 г. №37.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводят­ся к следующему:

организует работу канцелярии;

обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюде­нии сроков исполнения документов;

организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т. ч. приказов и распоряжений руководства;

организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автомати­зации управленческого труда;

осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ор­ганизацию.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки Даны так:

выполняет технические функции по обеспечению и обслужива­нию работы руководителя организации или ее подразделений;

получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

организует телефонные переговоры руководителя;

принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание;

осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний проводимых руководителем (сбор необходимых материалов оповещение участников о времени, месте, повестке дня засе­дания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руко­водителя;

передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.); печатает по указанию руководителя различные материалы; ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подраз­деления или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа; следит за сроками выполнения поручений руководителя, взя­тых на контроль;

принимает документы на подпись руководителю; организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки
сдает в архив;

подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Как видим, приведенные характеристики достаточно подроб­но перечисляют должностные обязанности и помогут при написа­нии разделов конкретной должностной инструкции.

В новом квалификационном справочнике с квалификаци­онными характеристиками, утвержденными в 1998 г., впервые появилась квалификационная характеристика секретаря-руководителя.

Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы.

Должностные обязанности секретаря руководителя изложены так:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной дея­тельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подго­товке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлени­ем структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию

и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведе­ния, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими при­надлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую инфор­мацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сро­ки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, секретарю руководителя предъявляются достаточно вы­сокие требования к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т. д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но пока допускается и среднее профессиональ­ное образование при наличии опыта работы.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей раз­личных уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объему. Например, у секретаря руководителя учрежде­ния значительно больше обязанностей по организации приема посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести учет рабочего времени сотрудников отде­ла, у него большой объем работ по перепечатке документов, формированию дел и т. д.

В обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении обычно включают:

прием поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;

заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;

внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при децентрализованной системе регистрации);

передача документа исполнителю;

сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;

сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля;

проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отп­равки;

прием от исполнителя и передача документов для машино­писного оформления;

передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) их отправка, включая факс и электронную почту;

участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;

подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив,

В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинка различных систем;

печатание под диктовку;

распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

уход за используемой техникой, контроль за ее состоянием.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:

постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или тра­диционной сроковой картотеки);

получение от структурных подразделений или от исполните­лей данных о ходе исполнения документа;

проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов (его передаче, проме­жуточных этапах исполнения и т. д.);

проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

информирование руководства о ходе исполнения документов;

составление сводок об исполнении документов и т. д.

Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе «Функции и обязан­ности» можно указать:

При обработке входящих документов:

проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;

вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;

проставление отметки о получении документа;

сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

передача регистрируемых документов на регистрацию;

передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;

общий учет количества входящих документов. При обработке отправляемых документов:

проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;

маркирование почтовых отправлений;

составление описей на заказную почту;

отправка факсов и сообщений электронной почты;

общий учет количества отправляемых из организации документов и т. д.

Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано что и как выполняет конкретный работник, тем ценнее должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно типа «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной должностной инструкцией» или расписан более подробно.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная, и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях, «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка и других правил обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыска­ния. В случае материальной ответственности за ущерб, при­чиненный организации, в соответствии со статьей 238 ТК, ра­ботник несет материальную ответственность, т. е. возмещает стоимость.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодейству­ет со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевремен­ность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, «Организация рабочего места», «Распорядок рабочего дня» и т. д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т. д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем

Тема 3. Деятельность секретаря по документационному обслуживанию организации и руководителя

Типовые функции секретаря по документационному обеспечению управле­ния: регистрация, учет, контроль исполнения, составление номенклатуры дел, архивное хранение и т. п. Работа секретаря с информацией для руководителя. Составление информационно-обзорных рефератов, подбор литературы, перио­дической почты, ведение дневника. Подготовка проектов документов (органи­зационно-распорядительных и других); анализ и фильтрация информации, по­ступающей на имя руководителя.

Документационное обслуживание организации и руководителя является важнейшей функцией управления. В работе секретаря превалируют организа­ционные, координационные, контрольно-оценочные и аналитико-конструктивные операции. В малом и среднем предпринимательстве секретарь, как правило, выполняет также функции документационного обеспечения управления.

Прием и первичная обработка документов – операция в основном техническая, проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреж­дениях – экспедициями или специальным работником (экспедитором).