УТВЕРЖДЕНО Протокол экспертно-проверочной |
Управление архивами Свердловской области
Примерная номенклатура дел
телерадиокомпании
Екатеринбург
2005
Оглавление
Методические рекомендации | 3 | |
01. | Руководство | 5 |
02. | Организация теле - и радиовещания | 8 |
03. | Рекламная деятельность | 9 |
04. | Работа с письмами | 10 |
05. | Учет, хранение и использование фонодокументов | 11 |
06. | Учет, хранение и использование кинодокументов | 12 |
07. | Учет, хранение и использование видеодокументов | 13 |
08. | Бухгалтерский учет и отчетность | 14 |
09. | Работа с кадрами | 19 |
10. | Правовое обеспечение деятельности | 21 |
11. | Административно-хозяйственная работа | 22 |
12. | Охрана труда, техника безопасности | 23 |
13. | Гражданская оборона | 24 |
14. | Социальное страхование | 26 |
15. | Профсоюзная работа | 27 |
16. | Архив | 29 |
Приложение 1. Форма номенклатуры дел организации | 31 |
Приложение 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации | 32 |
Методические рекомендации
Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве телерадиокомпании.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, и обеспечения сохранности документов. Примерная номенклатура является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел. Телерадиокомпании, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы ведомственных архивов», М., 1986.
При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной телерадиокомпании и требования архивных органов и учреждений к номенклатурам дел.
Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности телерадиокомпании, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.
Заголовки дел примерной номенклатуры переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями. Так, например, заголовок дела примерной номенклатуры «Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа телерадиокомпании» в конкретной номенклатуре может быть уточнен следующим образом: Протоколы заседаний совета телерадиокомпании».
Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. В то же время два или несколько дел примерной номенклатуры с одинаковыми сроками хранения могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.
Не следует механически переносить из примерной номенклатуры в конкретную номенклатуру те дела, которые в данной телерадиокомпании не образуются. По этой же причине в конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой.
Необходимо учитывать, что заголовки некоторых дел, заводимых тем или иным структурным подразделением (специалистом) могут отсутствовать в соответствующем разделе примерной номенклатуры. В этом случае следует искать их в других разделах. Так, например, журналы-ордера включены в раздел «Бухгалтерский учет и отчетность», хотя на практике они могут откладываться и в отделе рекламы.
Примерная номенклатура построена по функциональной схеме, ее разделы соответствуют наиболее характерным для телерадиокомпаний направлениям деятельности. При наличии в телерадиокомпании организационной структуры конкретная номенклатура строится по структурному принципу, названия ее разделов должны соответствовать наименованиям структурных подразделений, указанным в штатном расписании.
В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000 (далее – ПТД), «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 1989 (далее – ТП), «Перечня документов Государственного комитета СССР по телевидению и радиовещанию, учреждений, организаций и предприятий его системы с указанием сроков хранения», М., 1990 (далее – ВП), «Перечня документов со сроками хранения Главного архивного управления при Совете Министров СССР и подведомственных ему организаций», М., 1976 (далее – АП). Сроки хранения части документов установлены решениями экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления архивами Свердловской области.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов...», либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК Управления архивами. В графе 4 конкретной номенклатуры, если она составляется на основе примерной, рекомендуется кроме номеров статей по перечню в качестве ссылок к срокам хранения указывать индексы дел примерной номенклатуры.
Конкретная номенклатура дел составляется ежегодно в IV квартале текущего года на следующий год сотрудниками телерадиокомпании, ответственными за делопроизводства и архив. Номенклатура дел согласовывается с Управлением архивами Свердловской области не реже одного раза в пять лет. В случае значительных изменений в делопроизводстве телерадиокомпании номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее предыдущего согласования.
Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1,2 и 4-ой граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В отличие от примерной номенклатуры в конкретной номенклатуре имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.
Примечания, приведенные в графе 4 примерной номенклатуры, переносятся в конкретную номенклатуру. В последней графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за делопроизводство. В той же графе против заголовков дел, содержащих документы с грифом «Для служебного пользования», проставляется пометка «ДСП».
Конкретная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (см. приложение № 1). По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, где подводится итог количества дел, отложившихся в истекшем году отдельно постоянного и временного хранения (см. приложение № 2). Эти сведения сообщаются в соответствующий государственный архив или муниципальный архивный отдел.
Индекс дела | Заголовок дела | Срок | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
01. Руководство
01-01 | Учредительные документы (устав, учредительный договор, протокол общего собрания, договор о передаче имущества на праве оперативного управления) телерадиокомпании | Пост. 13а,14 ПТД | |
01-02 | Свидетельство о регистрации телерадиокомпании | Пост. 15 ПТД | |
01-03 | Лицензия на осуществление теле - и радиовещания на территории Российской Федерации | Пост. 19 ПТД | |
01-04 | Положения о структурных подразделениях и коллегиальном органе телерадиокомпании | Пост. 16 ПТД | |
01-05 | Постановления, распоряжения, решения органов местного самоуправления | До минования надобности* 1б ПТД | *Относящиеся к деятельности телерадиокомпании - пост. |
01-06 | Приказы (распоряжения) руководителя телерадиокомпании по основной деятельности | Пост. 6а ПТД | |
01-07 | Приказы (распоряжения) руководителя телерадиокомпании о приеме, переводе, поощрении, увольнении сотрудников | 75 л. ЭПК 6б ПТД | |
01-08 | Приказы (распоряжения) руководителя телерадиокомпании о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках сотрудников | 5 л. 6б ПТД | |
01-09 | Приказы (распоряжения) руководителя телерадиокомпании по административно-хозяйственным вопросам | 5 л. 6в ПТД | |
01-10 | Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа телерадиокомпании | Пост. 5а ПТД | |
01-11 | Протоколы общих производственных собраний сотрудников телерадиокомпании | Пост. 5д ПТД | |
01-12 | Протоколы редакционных совещаний | Пост. 925 ВП | |
01-13 | Договор с администрацией муниципального образования о принципах взаимоотношений и приложения к нему | Пост. 218 ПТД | |
01-14 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства телерадиокомпании | Пост. 36а ПТД | |
01-15 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене ответственных исполнителей в телерадиокомпании | 5 л.* 36б ПТД | *После смены ответственного исполнителя |
01-16 | Документы (проекты, заключения, справки, переписка) о подготовке договоров и соглашений | 10 л. ЭПК 219 ПТД | |
01-17 | Поздравительные адреса, письма, телеграммы, присланные в связи с юбилейными датами | 1 г.* 69 ТП | *Принадлежащие известным государственным, политическим, общественным деятелям, деятелям литературы, искусства, культуры, науки, техники, производства – пост. |
01-18 | Переписка с Департаментом информационной политики Администрации губернатора Свердловской области по основной деятельности | 5 л. ЭПК 12 ПТД | |
01-19 | Переписка с администрацией, организациями и предприятиями муниципального образования по основной деятельности | 5 л. ЭПК 12 ПТД | |
01-20 | Переписка с администрацией муниципального образования, организациями и предприятиями по административно-хозяйственным вопросам | 3 г. 435, 442, 455 ПТД | |
01-21 | Книга (журнал) регистрации приказов (распоряжений) руководителя телерадиокомпании по основной деятельности | Пост. 72а ПТД | |
01-22 | Книга (журнал) регистрации приказов (распоряжений) руководителя телерадиокомпании о приеме, переводе, поощрении, увольнении сотрудников | 75 л. 358а ПТД | |
01-23 | Книга (журнал) регистрации приказов (распоряжений) руководителя телерадиокомпании о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках сотрудников | 5 л. 6б ПТД | |
01-24 | Книга (журнал) регистрации приказов (распоряжений) руководителя телерадиокомпании по административно-хозяйственным вопросам | 5 л. 6в ПТД | |
01-25 | Журнал регистрации поступающих документов | 3 г. 72б ПТД | |
01-26 | Журнал регистрации отправляемых документов | 3 г. 72б ПТД | |
01-27 | Журнал регистрации телефонограмм | 3 г. 72г ПТД |
02. Организация теле - и радиовещания
02-01 | Недельные тематические планы программ | 10 л. 324е ВП | |
02-02 | Сетки вещания | Пост. 334 ВП | |
02-03 | Сценарии передач и телефильмов | 5 л. ЭПК 350 ВП | |
02-04 | Тексты теле - и радиопередач | 10 л. ЭПК Реш. ЭПК от 01.01.2001 | |
02-05 | Микрофонная папка | До минования надобности* Реш. ЭПК от 01.01.2001 | *Не менее 1 г. |
02-06 | Пост-релизы | 1 г. Реш. ЭПК от 01.01.2001 | |
02-07 | Переписка с организациями и физическими лицами об использовании эфирного времени | 5 л. ЭПК 232 ПТД | |
02-08 | Журнал учета передач, прошедших в эфир | 1 г. 420 ВП | |
02-09 | Журнал ответственного выпускающего | 1 г. 421 ВП | |
02-10 | Журнал регистрации видеокассет | До списания видеокассет 660 ВП | |
02-11 | Журнал регистрации минидисков | До списания минидисков 660 ВП | |
02-12 | Журнал регистрации компакт-дисков | До списания компакт-дисков 660 ВП |
03. Рекламная деятельность
03-01 | Договоры с юридическими и физическими лицами о выпуске рекламы | 5 л.* 256 ПТД | *После истечения срока действия договора |
03-02 | Документы (буклеты, фотодокументы, информации) о рекламной деятельности телерадиокомпании | До минования надобности* 258 ПТД | *Наиболее удачные в художественном отношении, выполненные известными авторами – пост. |
03-03 | Документы (заявки, акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы | 3 г. 257 ПТД | |
03-04 | Сценарии рекламных роликов | Пост. Реш. ЭПК от 01.01.2001 | |
03-05 | Плей-листы | До минования надобности* Реш. ЭПК от 01.01.2001 | *Не менее 1 г. |
03-06 | Каталоги рекламных роликов | До минования надобности 722 ВП |
04. Работа с письмами
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
