Система менеджмента качества «Внутренний аудит» (стр. 1 )

УТВЕРЖДАЮ:

Директор КемГППК

__________

«___» ______________ 200_ г.

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

«ВНУТРЕННИЙ АУДИТ»

КемГППК-ДП-8.2.

Введена в действие ________________________________________________________________________

«СОГЛАСОВАНО»

Ответственный представитель

руководства по качеству

__________

«___» ______________ 200_ г.

Кемерово 2009

	Должность	Фамилия/ Подпись	Дата
Разработал	Методист по качеству
Согласовал	Начальник отдела документационного обеспечения

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая документированная процедура является основным документом, реализующим требования системы менеджмента качества к внутреннему аудиту системы менеджмента качества. Она определяет порядок планирования и проведения внутренних аудитов; контроля их результатов и проведения корректирующих действий. Документированная процедура обязательна к применению во всех структурных подразделениях колледжа, участвующих в предоставлении и обеспечении качества образовательной услуги.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Настоящая документированная процедура разработана в соответствии с требованиями:

МС ИСО 9004:2000 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности».

МС ИСО 19011:2002 «Рекомендации по аудиту систем менеджмента

качества и/или окружающей среды».

ГОСТ Р ИСО 9000:2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Система менеджмента качества. Требования».

ГОСТ Р ИСО 19011:2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и /или систем экологического менеджмента».

Руководство по качеству КемГППК.

3. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Проектирование и разработка – совокупность процессов, переводящих требования в установленные характеристики или нормативную и техническую документацию на продукцию, процесс или систему.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита.

Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

Аудиторская группа – состав внутренних аудиторов СМК, проводящих конкретный аудит.

Контрольный вопросник (чек-лист) – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору получить необходимую информацию о степени соответствия объекта установленным требованиям.

Несоответствие – невыполнение требования, установленного документом СМК, которое может оказать отрицательное влияние на качество продукции или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено.

Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Свидетельство аудита – записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которая может быть перепроверена.

Характеристика – отличительное свойство.

Продукция, услуга – результат процесса.

Качество – степень соответствия присущих характеристик требованиям.

Потребитель – организация или лицо, получающее продукцию.

Соответствие – выполнение требования.

Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.

Контроль – процедура оценивания соответствия путем наблюдения и суждений, сопровождаемых соответствующими измерениями, испытаниями или калибровкой.

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Аудит осуществляются с целью:

1. оценки эффективности функционирования СМК или отдельных ее процессов с точки зрения достижения целей, определенных в области качества;

2. определения возможности и путей улучшения СМК, в том числе продукции и процессов;

3. определения несоответствий в СМК или отдельных ее процессов в сравнении с требованиями, установленными документацией СМК;

4. проверки эффективности корректирующих действий по результатам предыду­щих аудитов.

В отдельных случаях внутренний аудит проводится с целью оценки соответствия всей СМК или отдельных ее процессов, удовлетворяющих требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

4.2. Причины, вызывающие необходимость проведения внутреннего аудита СМК:

1. плановые аудиты СМК,

2. внеплановые аудиты, вызванные рекламациями и претензиями потребителей;

3. необходимость совершенствования образовательной услуги;

4. необходимость совершенствования документации СМК, вызванная внутренни­ми (изменение целей в области качества, структуры управления, формы собственности и г. п.)
или внешними (изменение требований потребителей и рынка, изменение поставщиков, требования законодательства и т. п.) причинами;

5. подготовка к испытаниям и сертификации системы менеджмента качества кол­леджа.

4.3. Основными объектами аудита являются:

1. качество образовательной услуги;

2. качество научно-исследовательской деятельности;

3. качество и эффективность вспомогательных процессов;

4. функционирование системы менеджмента качества.

4.3.1.При аудите качества оказания образовательной услуги определяется соответствие фак­тических показателей требуемым, то есть степень выполнения требований, предъявляемых к образовательной услуге.

4.3.2.При аудите процессов оценивается способность обеспечивать заданные требования и стабильность процессов.

При планировании аудита состояния процессов, прежде всего, выделяются те, которые могут быть потенциальными источниками критических, значительных или повторяющихся несоответст­вий.

4.3.3. При аудите системы менеджмента качества проверяется:

·  документация;

·  фактическое выполнение требований, изложенных в документации.

Аудит документации СМК проводится по следующим направлениям:

·  документация проверяется на соответствие требованиям, изложенным в Руково­дстве по качеству: политике в области качества, стратегии развития, целям и задачам в области качества (для документов нижнего уровня - требованиям вышестоящих документов);

·  проверяются процедуры по управлению документацией, а именно:

- утверждение;

- выпуск;

- ведение;

- изменения;

- изъятие устаревшей документации;

·  проверяется качество самой документации: доступность и правильность формули­ровок требований, четкость изложения, наличие полного комплекта рисунков, таблиц, приложений и др.;

·  наличие документации на рабочих местах.

Аудит фактического выполнения требований, изложенных в документации, строится по ста­диям жизненного цикла продукции и образовательной услуги. Для этого согласно плану проведе­ния аудита выбирается процесс СМК и проверяется фактическое выполнение требований документации, соответствующей этому процессу.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

5.1.  Руководство колледжа обеспечивает независимое проведение аудита и анализа системы менеджмента качества (СМК).

5.2.  Руководство внутренним аудитом СМК - ответственность за его планирование и осуще­ствление возлагается на руководителя отдела качества, который подчиняется непосредственно от­ветственному за качество - директору колледжа.

Руководитель отдела качества:

1. руководит разработкой программы аудита;

2. утверждает планы аудита;

3. определяет документы, процедуры, процессы в подразделении, подлежащие аудиту;

4. определяет возможность и методы проведения аудита с наименьшими затра­тами и максимальной эффективностью;

5. организует подготовку внутренних аудиторов;

6. формирует группы по проведению аудита с привлечением технических экспертов;

7. организует (или проводит) анализ результатов аудита;

8. контролирует ход выполнения корректирующих мер по результатам ауди­та.

5.3. Специальный персонал по внутреннему аудиту

Внутренние аудиторы должны пройти специальную подготовку, иметь соответствующую квалификацию и отвечать ниже перечисленным требованиям.

Знания:

1. основополагающие нормативные документы (в том числе ГОСТ Р ИСО 9001:2008);

2. документы системы менеджмента качества колледжа (методологические ин­струкции колледжа, положения, инструкции и другие документы);

3. принципы, методы и организация проведения аудита СМК.

Опыт:

1. не менее трех лет работы;

2. опыт руководящей работы;

3. умение работать с документами;

4. участие в нескольких аудитах, проводимых специалистами, допущенными к этой работе. Личные качества и мастерство:

•  принципиальность:

•  квалификация в области аудита;

•  коммуникабельность, соблюдение этических норм;

•  умение выслушивать собеседника, выполнять требования конфиденциальности;

•  уравновешенность, умение владеть собой;

•  реалистичность и объективность;

•  целеустремленность;

•  умение устно и письменно выражать свои мысли;

•  тактичность и надежность в работе.

Соответствие квалификации персонала периодически анализируется отделом качества.

5.4. Группа, проводящая внутренний аудит

В группу по аудиту назначается не менее двух человек. Руководители групп назначаются из числа внутренних аудиторов или из числа независимых от проверяемой области деятельности должностных лиц.

Руководитель группы несет ответственность за проводимый аудит и наделен полномочиями, принимать решения по вопросам организации проведения аудита и оценки его результатов.

Руководитель группы несет ответственность за:

1. формирование плана аудита, группы по аудиту, организацию ее работы;

2. проведение предварительного совещания;

3. объективность оценки результатов аудита;

4. составление отчета о результатах аудита;

5. проведение заключительного совещания;

6. проверку результатов корректирующих действий;

7. сохранение и ведение документации по аудиту.

5.5.Обязанности руководителя проверяемого подразделения:

1. информировать сотрудников подразделения о целях и масштабах аудита;

2. назначать из числа сотрудников сопровождающего аудиторов по подразделению;

3. обеспечивать членов группы по аудиту соответствующим рабочим местом;

4. обеспечить членам группы по аудиту доступ к необходимому оборудованию, мате­риалам и документации:

5. анализировать результаты аудита;

6. определять и осуществлять корректирующие действия на основании отчета по аудиту.

6. ПЛАНИРОВАНИЕ И ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

6.1. Составление программы аудита.

Программа проведения аудита разрабатывается на год таким образом, чтобы каждое подраз­деление образовательною учреждения были проверены один раз в течение года, и содержит пере­чень аудитов с указанием сроков их проведения.

Программа аудита согласовывается с директором колледжа и утверждается. Программа до­водится до сведения всех подразделений и содержит:

1. проверочные задания (разделы стандарта ГОСТ Р ИСО-9001:2008);

2. проверяемые подразделения;

3. сроки проведения аудитов.

Форма программы аудита проверок приведена в

6.2. Составление плана аудита.

План аудита включает:

1. цель и причину проведения данного аудита;

2. перечень объектов и элементов, подлежащих аудиту; масштаб; наименова­ние проверяемого подразделения;

3. ответственность и полномочия аудиторов (по этапам и элементам аудита);

4. график аудита, включая совещания, по срокам;

5. ссылки на соответствующие методологические инструкции, методические и рабочие документы.

План составляются для каждого конкретного аудита руководителем группы и согласовыва­ется с проверяемым подразделением.

Руководитель группы по аудиту распределяет задания по проверке между аудиторами, кото­рые разрабатывают рабочие документы в ходе аудита.

Форма плана аудита СМК приведена в приложении Б.

6.3. Последовательность проведения аудита:

1. уведомление проверяемого подразделения;

2.проведение предварительного совещания с проверяемым подразделением;

3. проведение собственно аудита;

4. проведение итогового совещания с проверяемым подразделением;

5. составление отчета о результатах аудита.

6.3.1. Уведомление проверяемого подразделения проводится в срок, установленный СМК. Вместе с уведомлением руководителю проверяемого подразделения направляется план аудита.

6.3.2. Проведение предварительного совещания, на котором устанавливаются и разъясняются цели, методы и процедуры аудита, а также план его проведения.

Руководитель аудита представляет аудиторов руководству проверяемого подразделения, ру­ководитель подразделения знакомит аудиторов с сопровождающим.

6.3.3. Проведение собственно аудита

Данные, необходимые для анализа работы проверяемого подразделения получают путем экспертизы документов, анализа первичных носителей информация, опроса персонала, наблюде­ния на проверяемых участках и сбора доказательств. Информация, указывающая на возможность несоответствия, фиксируется независимо от ТОГО, входит она в перечень контролируемых вопро­сов или нет.

Информация, полученная в ходе опроса, подтверждается данными, полученными из незави­симых источников (документы, измерения, отчеты).

После проведения анализа полученных данных аудитор делает вывод о несоответствиях. Несоответствия, подтвержденные доказательствами, документируются в Листке несоответствий и классифицируются по степени значимости. Здесь же планируется выполнение корректирующих мер по устранению обнаруженных несоответствий, подписанное проверяющим и руководителем подразделения. (Приложение Г)

В ходе аудита, по усмотрению руководителя группы, проводятся промежуточные совещания, где руководитель знакомится с результатами наблюдений. Проверяющие анализируют получен­ные результаты с целью включения их в отчет.

6.3.4. Проведение итогового совещания

По завершении аудита, до подготовки отчета, руководитель группы проводит совещание с руководством проверяемого подразделения с целью представления и разъяснения результатов ау­дита. В зависимости от результата и значимости обнаруженных отклонений делается вывод о со­ответствии проверяемого подразделения требованиям СМК и определяются сроки проведения не­обходимых корректирующих и предупреждающих действий.

Рекомендуется, чтобы аудитор оформлял свои предложения по улучшению деятельности подразделения в Листках уведомлений. Руководитель группы может дать свои рекомендации по проведению корректирующих и предупреждающих действий.

Ход совещания протоколируется.

7. ОТЧЕТ О РЕЗУЛЬТАТАХ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Эффективность аудита и разработки, корректирующих и предупреждающих действий зави­сит от подготовки отчета и ею должного распространения.

7.1.  Отчет составляется руководителем группы по аудиту, который несет ответственность за его четкость и полноту. Положения отчета готовятся всеми членами группы, анализируются руко­водством проверяемого подразделения и утверждаются директором колледжа. Отчет выпускается не позднее, чем через месяц со дня проведения итогового совещания.

7.2.  Отчет датируется и подписывается руководителем группы по аудиту и должен содер­жать следующие разделы:

·  цель и план аудита;

·  список членов группы, наименование проверяемого подразделения;

·  перечень основных документов, в соответствии с которыми проводилась проверка;

·  результаты аудита, вспомогательные данные, замечания и описания обнаруженных отклонений со ссылкой на соответствующие нормативные документы;

·  описание уже предусмотренных мер по устранению обнаруженных недостатков или ссылку на то, когда эти меры будут представлены;

·  рекомендации членов группы по проведению и контролю за корректирующими действиями;

·  рекомендации по предупреждающим действиям.

Форма отчета по аудиту системы менеджмента качества приведена в приложении В.

7.3. Копия отчета хранится у руководства проверяемого подразделения и начальника отдела, ответственного за проведение корректирующих и предупреждающих действий.

Отчеты и другая документация по аудиту хранятся в отделе инноваций и качества до окон­чания следующего официального аудита данного объекта, если нет другого срока, указанного в документе.

8. АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ И ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ АУДИТА

8.1. Разработка плана корректирующих и предупреждающих действий по результатам ау­дита.

Руководителем отдела качества составляется план корректирующих и предупреждающих действий, включающий исполнителей, порядок осуществления и сроки проведения. (МИ 8.5.2-1.0-2004 «Система менеджмента качества. Корректирующие действия», МИ 8.5. «Преду­преждающие действия»). Директор колледжа утверждает план.

Руководство проверяемого подразделения несет ответственность за выполнение Данного плана и уведомляет руководителя отдела качества о выполнении корректирующих и предупреж­дающих действий. После выполнения плана корректирующих и предупреждающих действий ру­ководством проверяемого подразделения составляется справка. Планы корректирующих и преду­преждающих действий по результатам отдельных аудитов являются основой программы работ по совершенствованию системы менеджмента качества, которая разрабатывается отделом качества и утверждается - директором.

8.2. Контроль над ходом выполнения плана корректирующих мероприятий осуществляет руководитель отдела качества. Эффективность предпринятых мер оценивается при проведении следующего аудита.

10. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

10.1. ЦЕЛЬ ПРОЦЕССА, ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Цель процесса – установление порядка проведения и правил внутреннего аудита.

Владелец процесса – руководитель ОИиК.

10.2. ОПИСАНИЕ ВХОДНЫХ ДАННЫХ ПРОЦЕССА

Входные данные процесса представлены в таблице 1.

Таблица 1. Входные данные процесса

№ п/п	Наименование входных дан­ных	Наименование документа	Ответственное долж­ностное лицо
1	2	3	4
1	Вид, объект внутреннего аудита, структурные подразделения, сроки проведения, ответствен­ные лица	Годовой план аудитов СМК Программа аудитов	Начальник ОИиК
2	Указания высшего руководства по внеплановым аудитам	Приказы, распоряжения	Начальник ОИиК
3	Цель, объект аудита, внутрен­ние аудиторы, мероприятия	Программа аудита	Ведущий аудитор

10.3. БЛОК-СХЕМА ПРОЦЕССА

10.3.1. Блок-схема процесса «Внутренние аудиты»

Блок-схема 1 «Внутренние аудиты»

4 Анализ и оценка эффективности СМК

3 Анализ результатов аудита

1 Планирование аудита

 

10.3.2. Блок-схема процесса « Организация и проведение внутреннего аудита»

Блок-схема 2. «Организация и проведение внутреннего аудита»

2-1 Проведение аудита

2-3 Проведение итогового совещания

2-4 Составление акта о результатах проверки

2-5 Анализ результатов службой качества

да

2-2 Проведение оперативных корректи-рующих мер

да

нет

6 Верификация предпринятых мер

5 Процедура «Предупреждающие действия»

4 Процедура «Корректирующие действия»

10.4. СОДЕРЖАНИЕ И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ, МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ И ВРЕМЕННЫЕ НОРМАТИВЫ ПРОЦЕССА ПРЕДСТАВЛЕНЫ В ТАБЛИЦЕ 2.

Таблица 2. Содержание и последовательность работ, матрица ответственности и временные нормативы.

			Должностные лица	Временные нормативы
Директор	Начальник ОИиК	Ведущий аудитор	Руководитель СП	Члены группы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1. Планирование внутренних аудитов
1-1	Определение цели аудита	Внутренние аудиты являются одним из основных инструментов управления СМК и преследует одну или несколько целей. Детально информация представлена в п. 5.1.2 настоящего СТП.			У			За 15 дней до даты проверки
1-2	Определение вида аудита	Аудит может быть: Плановый и внеплановый; СМК и/или СП; По видам продукции, процессам и СМК ГОУ СПО «КемГППК»		О	О	У	У	За 15 дней до даты проверки
1-3	Подготовка к аудиту	Назначается группа аудиторов и руководитель аудита. Определяется программа проверки. Каждому аудитору для проверки должен быть выделен конкретный элемент СМК. Извещается руководитель СП.			Р, О	О, У	У	За 10 дней до даты проверки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2. Проведение внутреннего аудита

2-1

Проведение внутреннего аудита

Проводиться предварительное совещание. Сбор данных производиться путем опроса, анализа документов и наблюдения за деятельностью и условиями производства на проверяемых участках. Все собранные данные должны быть документированы и подтверждены доказательствами, а о выявленных несоответствиях поставлено в известность руководство проверяемого СП.

Р

О, У

О, У

О, У

По плану и программе проверки

Несоответствия выявлены? ·  1 Да – определение степени несоответствия; ·  2 Нет – продолжение этапов процесса (2-3)

Несоответствие существенное? ·  Да – проведение оперативных корректирующих мер (2-2); ·  2 Нет – продолжение этапов процесса (2-3)

2-3

Проведение итогового совещания

Целью проведения заключительного совещания является представление: - наблюдений, сделанных в ходе проверки руководству проверяемого подразделения в удобной форме; - несоответствий в порядке их значимости - выводов группы аудиторов относительно эффективности действующей системы качества. В случае несогласия руководства подразделения с результатами проверки и выводами группы по проверке, окончательное решение принимается генеральным директором вплоть до проведения (при необходимости) повторной проверки.

Р

О, У

О, У

У

По окончании проверки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2-4

Составление акта о результатах проверки

По окончании заключительного совещания составляют акт о результатах внутренней проверки, который утверждается генеральным директором. В акте указывается: цель проверки; основание для проверки; время проведения проверки; ведущий аудитор и члены группы по проверке; база проверки (указывается в соответствии, с чем проводилась проверка); выявленные несоответствия, представленные по мере их значимости; список нормативных документов, на соответствие которым проводилась проверка; Рекомендации по улучшению деятельности подразделения в области качества; адреса рассылки акта о проверке.

В течение3х дней после проверки

2-5

Анализ результатов службой качества

Анализируются несоответствия в порядке их значимости; делаются выводы относительно эффективности действующей системы качества.

Р

О, У

У

У

У

В течение 7-10 дней после аудита

3

Анализ результатов высшим руководством

Анализ проводится по элементам, в целом по СМК и структурным подразделениям. Дается оценка динамики зарегистрированных изменений, количество и описание критических несоответствий, проводится анализ корректирующих и предупреждающих мероприятий. Результаты анализов докладываются на ежегодном совещании по качеству. Результаты внутренних проверок докладываются на совещаниях и используются для утверждения и принятия решений, при разработке текущих и перспективных планов по повышению качества продукции.

Р

О, У

У

У

У

Не реже 1 раза в 6 месяцев

Коррекция СМК нужна? ·  Да – продолжение этапов процесса; ·  2 Нет – завершение процесса

4

Процедура «Корректи- рующие действия»

Анализируются результаты внутренней проверки, и составляется план корректирующих мероприятий

Р

О

У

У

У

По плану

5

Процедура «Предупре-ждающие действия»

Анализируются результаты внутренней проверки, и составляется план корректирующих мероприятий

Р

О

У

У

У

По плану

6

Верифика- ция предприня- тых мер

Проводится оценка предпринятых мероприятий

Р

О

У

У

У

По плану

Уровни ответственности должностных лиц: