Должностной регламент ведущего специалиста отдела организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета по управлению архивным делом Ростовской области

Должностной регламент

ведущего специалиста отдела организационно-методической и

научной работы, хранения, комплектования, учета и использования

архивных документов комитета по управлению архивным делом

1. Общие положения

1.1. Должность государственной гражданской службы области - ведущий специалист отдела организационно-методической и научной работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – ведущий специалист) относится к группе старших должностей государственной гражданской службы категории «специалисты».

1.2. Государственный гражданский служащий Ростовской области (далее - гражданский служащий), замещающий указанную в п.1 настоящего должностного регламента должность гражданской службы, назначается и освобождается от должности приказом председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее - председатель комитета).

1.3. Непосредственная подчиненность гражданского служащего, порядок наделения его полномочиями, порядок замещения гражданского служащего, а также порядок делегирования его полномочий устанавливается председателем комитета.

1.4. В период временного отсутствия гражданского служащего исполнение его должностных обязанностей возлагается на другого гражданского служащего в соответствии с установленным распределением должностных обязанностей.

1.5. Ведущий специалист отдела осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:

Конституции Российской Федерации;

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Федеральных законов:

-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

–ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

от 01.01.2001 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

от 27 июля 2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

Областных законов Ростовской области:

-ЗС «Устав Ростовской области»;

-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;

-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;

Указа Губернатора Ростовской области «О Регламенте Правительства Ростовской области»;

иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов, указаний Федерального архивного агентства, областных законов, указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области;

положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области;

положения об отделе организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета;

настоящего должностного регламента.

2. Квалификационные требования к

ведущему специалисту

2.1. На должность ведущего специалиста отдела назначается лицо, имеющее:

2.1.1. Высшее профессиональное образование.

2.1.2. Для замещения должности, относящейся к группе старших должностей гражданской службы – требования к стажу государственной гражданской службы Ростовской области, Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности не предъявляются.

Обязательными являются знания в области использования информационных технологий уровня «Базовый» и «Расширенный».

2.2. Ведущий специалист отдела должен знать:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральные законы:

-ФЗ «О системе государственной службе Российской Федерации»;

-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

от 01.01.2001 3 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

-ФЗ «О персональных данных»;

-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с ратификацией Конвенции Организации Объединенных Наций против коррупции от 01.01.01 года, Конвенции об уголовной ответственности за коррупцию от 01.01.01 года и принятием Федерального закона «О противодействии коррупции»»;

-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Указы Президента Российской Федерации:

«Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

«О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» и в общие принципы, утвержденные этим Указом»;

«О некоторых социальных гарантиях лицам, замещавшим государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы»;

«О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»;

«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценка их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»;

«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;

«О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»;

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

«О порядке и условиях командирования федеральных государственных служащих»;

Приказ министерства информационных технологий и связи Российской Федерации «Об утверждении квалификационных требований к федеральным государственным гражданским служащим и государственным гражданским служащим субъектов Российской Федерации в области использования информационных технологий»;

Областные законы Ростовской области:

-ЗС «Устав Ростовской области»;

-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

-ЗС «О Реестре государственных должностей Ростовской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Ростовской области»;

-ЗС «Об обращениях граждан»;

-ЗС «Об областном государственном заказе на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Ростовской области»;

-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;

-ЗС «О денежном содержании государственных гражданских служащих Ростовской области»;

-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;

-ЗС «О Правительстве Ростовской области»;

Постановление Администрации Ростовской области «Об утверждении Положения о представлении сведений о полученных государственным гражданским служащим Ростовской области доходах, принадлежащих ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, и обязательствах имущественного характера»;

Постановление Администрации Ростовской области «О проведении аттестации государственных гражданских служащих в Администрации Ростовской области»;

Постановление Правительства Ростовской области «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы Ростовской области, и государственными гражданскими служащими Ростовской области сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;

Постановление Правительства Ростовской области «О совершенствовании порядка подготовки и представления докладов о результатах и основных направлениях деятельности областных органов исполнительной власти»;

Регламент Правительства Ростовской области;

распределения обязанностей между Губернатором Ростовской области и его заместителями; Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;

Инструкцию по делопроизводству Правительства Ростовской области;

иные нормативные правовые акты Российской Федерации по направлениям профессиональной деятельности;

положение об отделе организационно-методической и научной работе комитета;

настоящий должностной регламент;

основы государственного и муниципального управления;

основы трудового права;

организации труда, управления;

правил и норм охраны труда и противопожарной защиты;

Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области, правила делового этикета.

2.3. Ведущий специалист должен уметь:

работать с людьми, вести деловые переговоры, воспринимать конструктивную критику, владеть навыками подготовки делового письма, эффективно взаимодействовать с другими организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, населением;

быть требовательным, энергичным, настойчивым, принимать советы других коллег, признавать свою неправоту, ставить достижимые цели и выполнимые задачи, оперативно принимать и реализовывать решения, адаптироваться к ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;

использовать современные информационные технологии, компьютерную и другую оргтехнику;

систематически повышать свою квалификацию;

не допускать личностных конфликтов с сотрудниками и представителями вышестоящих органов;

знать основы государственного и муниципального управления;

использовать модули уровней «Базовый» и «Расширенный» квалификационных требований, разработанных Минздравсоцразвития России и одобренные Правительственной комиссией по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления протоколом от 01.01.2001 г. № 4, в области использования информационных технологий:

- аппаратное и программное обеспечение;

- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

- общие вопросы в области обеспечения безопасности;

- навыки работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;

- работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;

- работы в операционной системе;

- управления электронной почтой;

- работы в текстовом редакторе;

- работы с электронными таблицами;

- подготовки презентаций;

- использования графических объектов в электронных документах

- работы с базами данных;

- знания систем взаимодействия с гражданами и организациями;

- учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными органами государственной власти основных задач и функций;

- систем межведомственного взаимодействия;

- систем управления государственными информационными ресурсами;

- информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных;

- систем управления электронными архивами;

- систем информационной безопасности;

- систем управления эксплуатацией.

3. Должностные обязанности, права и ответственность

ведущего специалиста

3.1. Должностные обязанности:

3.1.1. Ведущий специалист в пределах своей компетенции осуществляет следующие полномочия:

организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

сводный учет и анализ состояния материально-технической базы архивных учреждений области;

комплектование архивов научно-технической документацией, фотодокумен-тами, фондами личного происхождения;

государственный учет документов АФ РФ в музеях и библиотеках;

учет работы по исполнению запросов организаций и граждан;

внедрение в практику работы архивов современных автоматизированных технологий;

контроль за подготовкой материалов для пополнения БД «Архивный фонд» по курируемым архивам;

организационно-методическое руководство (кураторство) архивными учреждениями городов Батайска, Волгодонска, Каменск-Шахтинского, Волгодонского, Боковского, Веселовского, Егорлыкского, Зерноградского, Каменского, Кагальницкого, Милютинского, Октябрьского, Ремонтненского, Цимлянского, Чертковского районов.

3.1.2. Ведущий специалист участвует в решении наиболее важных вопросов развития архивного дела в области и деятельности комитета.

3.1.3. Исходя из задач отдела организационно-методической и научной работы комитета ведущий специалист:

несет ответственность за невыполнение задач, возложенных на него и за неисполнение утвержденных председателем комитета должностных обязанностей;

вносит предложения о заключении комитетом договоров с организациями и специалистами на проведение работ, оказание услуг, связанных с работой отдела;

осуществляет мероприятия по контролю за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации и Ростовской области;

организует изучение, обобщение и распространение передового опыта работы архивных учреждений области;

обязан:

уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокураты или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов;

в письменной форме уведомлять своего непосредственного начальника о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно.

3.2. Права ведущего специалиста:

3.2.1. Ведущий специалист при исполнении своих должностных обязанностей обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.2.2. Ведущий специалист имеет право:

запрашивать от работников комитета и руководителей государственных архивов и архивов муниципальных городов и районов области необходимую информацию и документы;

представлять по поручению председателя комитета комитет в законодательных и исполнительных органах власти области и органах местного самоуправления по кругу вопросов, входящих в ведение комитета;

принимать участие в проверке деятельности архивных служб области, представлять председателю комитета предложения по совершенствованию их деятельности;

вносить предложения по улучшению архивной работы.

3.3. Ответственность ведущего специалиста:

3.3.1. Ведущий специалист несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностным регламентом. За разглашение сведений, составляющих государственную, коммерческую тайну, а также конфиденциальных сведений, касающихся деятельности юридических лиц и граждан, гражданский служащий несет ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

4. Перечень вопросов, по которым

ведущий специалист вправе или обязан самостоятельно

принимать управленческие или иные решения

4.1. Ведущий специалист вправе:

давать консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций;

принимать участие в подготовке проектов актов, управленческих и иных решений по вопросам, отнесенным к его компетенции, в соответствии с задачами, возложенными на отдел;

4.2. Ведущий специалист обязан:

в пределах своей компетенции принимать участие в оказании комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственных услуг гражданам и организациям в соответствии с функциями отдела;

выполнять поручения председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также другие функции в пределах должностных полномочий и в соответствии с компетенцией.

5. Перечень вопросов, по которым ведущий специалист вправе

или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных

правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

5.1. Ведущий специалист вправе принимать участие:

в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам деятельности комитета в рамках его полномочий в соответствии с Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области.

5.2. Ведущий специалист обязан принимать участие:

в заседании ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов

управленческих и иных решений, порядок согласования и

принятия данных решений

6.1. Ведущий специалист принимает участие в разработке, подготовке, согласовании и рассмотрении проектов управленческих и иных решений в сроки и в порядке, определяемые Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом комитета.

7. Порядок служебного взаимодействия ведущего специалиста в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями

7.1. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав ведущий специалист в пределах своей компетенции осуществляет взаимодействие с гражданскими служащими Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальными служащими, а также с организациями и гражданами в порядке, определенном Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом комитета.

8. Перечень государственных услуг, оказываемых ведущим специалистом гражданам и организациям в соответствии с

административным регламентом государственного органа

8.1. При выполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист отдела оказывает следующие государственные услуги:

8.1.1. По организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

8.1.2. По организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

8.1.3. По информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

8.2. Дает консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций.

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста комитета

9.1. Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста оценивается по следующим показателям:

9.1.1. Качество деятельности (результата):

соответствие требованиям, предъявляемым к должности;

подготовка документов в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов;

точность/недопущение ошибок;

другие.

9.1.2. Своевременность решения поставленных задач.

9.1.3. Организация труда:

производительность (объем выполненной работы за расчетный период);

результативность (мера достижения поставленных задач/целей);

соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов, опозданий и т. д.);

9.1.4. Мотивация:

заинтересованность в выполняемой работе;

использование творческого подхода при решении поставленных задач.

9.1.5. Профессионализм:

соответствие требованиям, предъявляемым к должности;

знание смежных сфер, использование системного подхода в работе;

широта профессиональных знаний.

9.1.6. Другие критерии в соответствии с особенностями профессиональной деятельности:

достижение целей, поставленных руководителем при организации и проведении совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

Председатель комитета по

управлению архивным делом

Ростовской области

Квалификационные требования

по государственным должностям государственной гражданской службы Ростовской области аппарата комитета по управлению архивным делом Ростовской области

1. Наименование должности – ведущий специалист отдела организационно-методической и научной работы.

2. Категория должностей – специалисты.

3. Группа должностей – старшая.

4. Разделы профессиональных знаний, владение которым необходимо для успешного замещения должности – история и обществоведение; педагогика; экономика и управление; государственное и муниципальное управление; менеджмент организации; информатика; антикризисное управление.

Обязательным являются знания в области использования информационных технологий уровня «Базовый» и «Специальный».

5. Нормативные правовые акты, знание которых обязательно для государственного служащего:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

- Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон -ФЗ «О противодействии коррупции»;

- Федеральный закон от 01.01.01 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Федеральный закон -ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

- Областной закон -ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

- Областной закон -ЗС « О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;

- Приказ Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации «Об утверждении квалификационных требований к федеральным государственным гражданским служащим и государственным

гражданским служащим субъектов Российской Федерации в области использования информационных технологий»;

- Другие федеральные и областные нормативные правовые акты по вопросам архивного дела.

6. Нормативные правовые акты, знание которых необходимо для успешного замещения должности:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации , зарегистрированы Минюстом Российской Федерации, рег. № 000 от 01.01.2001 г.

- Основные правила работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов;

- Основные правила работы с кинофотодокументами и НТД;

- Руководящие документы Росархива и областных органов государственной власти, определяющие направления деятельности архивов, перспективы развития архивного дела;

- правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;

- Основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- Государственные стандарты на условия и режим хранения документов.

7. Виды работ, по которым необходимо иметь профессиональные знания и навыки:

- организация и ведение государственного учета документов;

- составление планов и отчетов;

- организация подготовки справочных и аналитических материалов по вопросам архивного дела;

- подготовка нормативных правовых актов и методических пособий по вопросам архивного дела;

- организация и проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников архивных учреждений;

- рецензирование научно-методических разработок по проблемам архивного дела;

- нормативы условий и режимов хранения документов;

- виды справочно-поисковых средств архивов;

- состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архивах.

- организация контроля за исполнением решений.