Инструкция по документационному обеспечению департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА приказом руководителя департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области

от «___»________ 2011 г. № ___

ИНСТРУКЦИЯ

по документационному обеспечению

департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий

Новосибирской области
СОДЕРЖАНИЕ

I.	Общие положения………………………………………………...………….	4
II.	Требования к бланкам документов……………………………...……….....	5
III.	Состав и правила оформления реквизитов документов…………………...	7
IV.	Состав документов управления и порядок оформления документов…….	20
V.	Порядок подготовки законопроектов, проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области…………………………………………………………………..…...	30
VI.	Правовая и антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов, их подписание, регистрация и рассылка………………………...….	31
VII.	Организация работы с поступающими (входящими) документами…...…	33
VIII.	Порядок рассмотрения зарегистрированных в СЭДД документов и организация работы с отправляемыми (исходящими) документами…….	35
IX.	Разработка и ведение номенклатуры дел………………………………......	36
X.	Порядок формирования дел в делопроизводстве ………….....…………...	41
XI.	Организация оперативного хранения документов………………………...	42
XII.	Порядок проведения экспертизы ценности документов…………..………	44
XIII.	Правила оформления дел и передачи дел на архивное хранение……...…	46
XIV.	Порядок применения печатей и штампов……………………………...…..	53
XV.	Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения…………………………….	54
XVI.	Заключение………………………………………………………………...…	55
XVII.	Приложения…………………………………………………………….........
ПРИЛОЖЕНИЕ №	1	Образец оформления приказа……………………………..	56
ПРИЛОЖЕНИЕ №	2	Образец оформления приказа о проведении проверок….	57
ПРИЛОЖЕНИЕ №	3	Образец оформления полного протокола…………….......	59
ПРИЛОЖЕНИЕ №	4	Образец оформления выписки из протокола……….........	60
ПРИЛОЖЕНИЕ №	5	Образец оформления самостоятельных правовых
актов положений (правил, инструкций), как приложений к документу……........	61
ПРИЛОЖЕНИЕ №	6	Образец оформления сопроводительного письма………..	62
ПРИЛОЖЕНИЕ №	7	Образец оформления акта………………………………….	63
ПРИЛОЖЕНИЕ №	8	Образец акта проверки юридического лица………..…….	65
ПРИЛОЖЕНИЕ №	9	Образец оформления докладной записки………….......…	67
ПРИЛОЖЕНИЕ №	10	Образец оформления внутренней справки………….…….	68
ПРИЛОЖЕНИЕ №	11	Образец оформления внешней справки…………………..	69
ПРИЛОЖЕНИЕ №	12	Образец титульного листа сводной номенклатуры дел…	70
ПРИЛОЖЕНИЕ №	13	Образец номенклатуры дел структурного подразделения	71
ПРИЛОЖЕНИЕ №	14	Образец оформления итоговой записи о категориях и
количестве дел………………………………………………	72
ПРИЛОЖЕНИЕ №	15	Образец листа – заверителя дела…………………….……	73
ПРИЛОЖЕНИЕ №	16	Образец оформления внутренней описи документов дела	74
ПРИЛОЖЕНИЕ №	17	Образец обложки дела постоянного и временного (более	75
10 лет) хранения…………………………………………….
ПРИЛОЖЕНИЕ №	18	Образец оформления описи дел постоянного хранения…	76
ПРИЛОЖЕНИЕ №	19	Образец оформления описи дел по личному составу……	77
ПРИЛОЖЕНИЕ №	20	Образец оформления акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению…………………………………………….	78
ПРИЛОЖЕНИЕ №	21	Форма журнала учета оттисков печатей и штампов…….	80

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Инструкция по документационному обеспечению департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в департаменте информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области (далее – департамент).

1.2.  Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (далее – Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 01.01.01 года № 76 (далее – Методические рекомендации), государственным стандартом Российской Федерации, принятым постановлением Госстандарта Российской Федерации -ст, Правилами организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации ; Уставом и законами Новосибирской области, инструкцией по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области, утвержденной Постановлением Губернатора Новосибирской области , иными нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

1.3.  Приведенные в Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Методических рекомендациях.

1.4.  Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также несекретными документами, содержащими информацию об административно-хозяйственной, финансовой и других областях деятельности департамента (контрактные, договорные, отчетные и т. п.), правила работы с которыми определяются специальными нормативными документами.

1.5.  Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.

1.6.  Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства и архива департамента возлагается приказом руководителя департамента на ведущего специалиста департамента; а в структурных подразделениях департамента – на руководителей либо специально уполномоченных сотрудников структурных подразделений.

1.7.  При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию начальника структурного подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.8.  Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.

1.9.  Методическое руководство организацией делопроизводства в департаменте осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК).

1.10.  Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в департаменте осуществляет служба делопроизводства.

1.11.  Инструкция утверждается Руководителем департамента после согласования с экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее – ЭПК управления ГАС НСО).

II.  ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

2.1.  Документы, создаваемые в департаменте, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) или в электронном виде и имеют установленный состав реквизитов.

2.2.  Применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк письма (сопроводительное письмо, письма-приглашения и т. п.);

общий бланк (протокол, выписка из протокола, доверенность, заключение, справка, акт и т. п.).

2.3.  Бланки документов могут изготавливаться на основе углового и продольного расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу (письма, справки, акты), при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля (приказы, протоколы, выписки из протоколов).

Каждый лист документа должен иметь поля: 25 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. Размер шрифта: текст – 14, отметка об исполнителе – 10, нумерация страниц – 10. Текст печатается через один межстрочный интервал и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Разработка и изготовление бланков:

1) образцы бланков документов разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются приказом руководителя департамента;

2) бланки документов воспроизводятся исполнителями непосредственно при изготовлении.

Бланк департамента размещается в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭДД) в подсистеме «Исходящие документы».

Образец общего бланка при угловом расположении приведен ниже:

ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАТИЗАЦИИ И РАЗВИТИЯ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Красный проспект, 18, г. Новосибирск, 630011 Тел./ E-mail: *****@ www. infocom. ***** ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № На № от

Первому заместителю Губернатора Новосибирской области

Образец общего бланка при угловом расположении для внутреннего пользования приведен ниже:

Департамент информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области Отдел телекоммуникаций ЗАЯВЛЕНИЕ

Руководителю департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области

При оформлении общего бланка при продольном расположении выглядит следующим образом:

ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАТИЗАЦИИ И РАЗВИТИЯ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

____________ № _________

ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАТИЗАЦИИ И РАЗВИТИЯ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ОТДЕЛ ИНФОКОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОГРАММ СПРАВКА

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на листах бумаги формата А4 без использовании бланков.

2.4.  Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

III.  СОСТАВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

ДОКУМЕНТОВ

3.1.  Документ состоит из отдельных реквизитов – обязательного элемента оформления документа.

При оформлении документов департамента используются следующие реквизиты:

1)  герб Новосибирской области;

2)  наименование департамента;

3)  вид документа;

4)  место составления документа (г. Новосибирск);

5)  справочные данные департамента;

6)  адресат;

7)  дата документа;

8)  регистрационный номер документа;

9)  ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа);

10)  наименование документа (заголовок к тексту);

11)  текст документа;

12)  отметка о наличии приложений;

13)  подпись должностного лица;

14)  виза (виза согласования документа);

15)  гриф согласования (гриф согласования документа);

16)  гриф утверждения (гриф утверждения документа);

17)  оттиск печати;

18)  отметка о заверении копии;

19)  отметка об исполнителе;

20)  указания по исполнению документа (резолюция);

21)  отметка о контроле документа;

22)  отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело);

23)  отметка о конфиденциальности;

24)  отметка о поступлении документа в министерство;

3.2.  Реквизит «Герб Новосибирской области».

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита «Наименование организации» и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

3.3.  Реквизит «Наименование департамента».

Наименование департамента указывается в соответствии с учредительными документами, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов бланка.

3.4.  Реквизит «Вид документа».

Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита «Наименование управления» и печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом № 14 и располагается по центру при продольном расположении реквизитов бланка и от границы левого поля при угловом: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и другие.

3.5.  Реквизит «Место составления документа».

Реквизит (г. Новосибирск) указывается на всех бланках документов, кроме писем и располагается ниже реквизита «Вид документа».

3.6.  Реквизит «Справочные данные».

Реквизит обязателен для бланков писем. Справочные данные департамента включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете.

3.7.  Реквизит «Дата документа».

Датой документа является: дата его подписания (распорядительные документы, письма); дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.

При написании даты используются способы: словесно-цифровой (09 апреля 2010 года) и цифровой (06.02.2010 – день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами). На внутренних документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Консультант-юрист	Подпись
Дата

Реквизит «Дата документа» обязателен для всех видов документов, оформленных на бланках, и располагается ниже реквизита «Наименование департамента», кроме писем, где дата указывается ниже реквизита «Справочные данные».

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля.

3.8.  Реквизит «Регистрационный номер документа».

Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и индекса управления в системе исполнительных органов власти (34).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.9.  Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта».

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа с поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. В тексте документа регистрационный исходящий номер и дата документа, на который дается ответ, не указывается.

Располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

3.10.  Реквизит « Адресат».

Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление. Реквизит «Адресат» выравнивается по левому краю.

Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство зравоохранения Новосибирской области Департамент массовых коммуникаций

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа (организации), наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, которая указывается в дательном падеже,

например:

Заместителю Председателя Правительства Новосибирской области

При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:

Главам районов и городских округов Новосибирской области

В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, например:

Председателю Новосибирского отделения РОИА Свердлова ул., д. 16, г. Новосибирск, 630007

При адресовании документа частному лицу инициалы ставятся после фамилии.