Номенклатура - проект 2

Примерная номенклатура дел

нотариусов, занимающихся частной практикой и

государственных нотариальных контор

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов

Предлагаемый срок хранения

(статья по Перечню[2])

Примечания

 

1

2

3

4

5

 

1.  документы, отражающие распорядительные,

организационные функции, функции контроля, правовое обеспечение, организацию документационного обеспечения и хранения документов

Этот раздел соответствует разделу 1 Перечня

 

Документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности:

а) приказы о назначении

б) документы о замещении нотариуса, и относящиеся к этому иные документы

До прекращения деятельности

необходимо урегулировать срок

Эти документы нужно разбить на две группы а) и б) . Документы группы а) это личные экз. нотариуса и после прекращения полномочий (сложения) нотариус вправе их забрать

Документы группы б) должны храниться в архиве нотариуса и передаваться со всем архивом. Соответственно нужно предусмотреть разные сроки

 

Договоры страхования профессиональной

ответственности

5л. после истечения срока действия договора,

п. 447 Перечня

 

Справки и акты проверок профессиональной деятельности нотариуса

До прекращения

деятельности

Это также личные экз. нотариуса, а в НП, УЮ есть свои экз. , поэтому передавать с архивом нотариуса нет необходимости

 

Журнал регистрации входящей корреспонденции

5 л.,

п. 258 Перечня

 

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

5 л.,

п. 258 Перечня

 

Журнал организационно-распорядительных документов

Постоянно,

пункт 258 Перечня

 

Журнал приема-передачи полномочий и дел нотариуса

75 л.,

пункт 258 Перечня

применяется по аналогии как распорядительные документы по личному составу, но есть ли необходимость хранить так долго, 10 л. достаточно, т. е. требуется регулирование данного вопроса

 

Дела учета бланков (выписок)

3 г.

пункт 259 Перечня

 

Номенклатура дел

Постоянно,

п. 200 Перечня

 

Описи дел:

а) постоянного срока хранения

в) временного срока хранения

Постоянно

3г. после уничтожения

дел,

п.248 Перечня

 

Акты о выделении дел (документов) к уничтожению

Постоянно,

пункт 246 Перечня

 

Акты приема-передачи дел

??? полномочий

подлежит урегулированию

 

Статистические отчеты

До прекращения деятельности

 

Документы (заявления об

изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной

цифровой подписи и др.) о

создании и аннулировании

электронной цифровой подписи

15 л. ЭПК,

п. 233 Перечня

После аннулирования

(прекращения действия

ключа) сертификата ключа

подписи и истечения

установленного федеральным

законом срока исковой давности

 

Нормативные правовые акты, акты Министерства юстиции РФ и его территориальных органов,

До прекращения деятельности

 

Документы Федеральной нотариальной палаты и региональных нотариальных палат, в том числе протоколы общих собраний, правлений, других органов

До прекращения деятельности

 

Методические рекомендации по вопросам совершения нотариальных действий, обобщения нотариальной и судебной практики, прочие письма и разъяснения

До прекращения деятельности

 

 

2.  ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Реестры для регистрации нотариальных действий

Постоянно,

в Перечне отсутствует

 

Книга учета наследственных дел

Постоянно,

в Перечне отсутствует

 

Алфавитная книга учета наследственных дел

Постоянно,

в Перечне отсутствует

 

Алфавитная книга учета завещаний

Постоянно,

в Перечне отсутствует

 

Книга учета дел закрытых завещаний

Постоянно,

в Перечне отсутствует

 

Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества

????

подлежит урегулированию, хранить постоянно нет необходимости

 

Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом

?????

подлежит урегулированию, хранить постоянно нет необходимости

 

Книга учета депозитных операций

подлежит урегулированию

 

Алфавитная книга кредиторов

подлежит урегулированию

 

 

 

2. ДОКУМЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В РЕЗУЛЬТАТЕ НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

01-08

Договоры и сделки по отчуждению недвижимого имущества, а также документы к ним

Постоянно,

пункт 797 Перечня

В указанном пункте перечислены только договоры купли-продажи, пункт применяем расширительно – к другим сделкам тоже

 

Договоры ренты, в том числе договоры пожизненного содержания с иждивением

Постоянно,

пункт 442, 943 Перечня

 

Договоры (отчуждения исключительных прав, лицензионные) о передаче прав на результаты интеллектуальной собственности

Постоянно,

пункт 85 Перечня

 

Договоры о передаче имущества в доверительное управление

Постоянно,

п. 122 Перечня

 

Договоры и иные документы по отчуждению движимого имущества

10 л.,

п. 430 Перечня

 

01-09

Договоры ипотеки

Постоянно,

п. 451 Перечня

 

Договоры залога прочего имущества

10 лет,

пункт 451 Перечня

В Перечне срок 10 лет исчисляется с момента истечения срока действия договора,

 

Брачные договоры в отношении недвижимого имущества

Постоянно

Аналогия с п. 797 Перечня

 

Брачные договоры прочие

10 л.

Предлагаю указанный срок по аналогии с п. 430 Перечня

 

Соглашения об уплате алиментов, по которым в качестве алиментов передается недвижимое имущество

Постоянно

по аналогии с п. 797 Перечня

 

Соглашения об уплате алиментов прочие

22 г. (предложение)

алиментное соглашение действует в любом случае до 18-ти летнего возраста ребенка, + 4 года на исковую защиту вполне достаточно, хранить 75 лет нет никакого смысла

 

 

Договоры(соглашения) и документы об определения долей в общей собственности, о разделе имущества (выделе доли), в том числе супругов и наследственного

Постоянно,

п. 425 Перечня

 

Договоры о создании (учреждении) обществ, изменения и дополнения к ним,

Постоянно,

п. 51 Перечня

 

Договоры отчуждения долей в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью, акций в акционерных обществах, документы к ним, в том числе по передаче заявлений в регистрирующий орган

Подлежит урегулированию

Наверное, п. 430 Перечня, т. е. 10 л.,

 

Договоры займа и иные долговые сделки (обязательства)

5 л.,

пункт 340 Перечня

 

Завещания, распоряжения об отмене завещаний

Постоянно,

п. 438 Перечня

 

Наследственные дела:

а) свидетельства о праве собственности, о праве на наследство на недвижимое имущество, документы к ним

б) свидетельства о праве собственности, о праве на наследство на прочее имущество

в) оконченные без выдачи свидетельств о праве на наследство

Постоянно,

п. 185, 186 Перечня

Постоянно,

п. 185, 186 Перечня

Срок хранения не устанавливается

определить постоянный срок хранения для следующих документов к свидетельствам:

правоуст. документы или их копии

завещания

заявления о принятии и выдаче свидетельств

Остальные хранить 10 лет

- 10 л.,

п. 430 Перечня

эти дела оформляются для временного хранения без указания срока, п. 137 ПНД

 

 

Конверты хранения закрытых завещаний

Постоянно

 

01-10

Индивидуальные дела «Закрытое завещание)

Постоянно

 

01-11

Депозитные дела

необходимо урегулировать срок хранения

Предложение - 3 г. после выдачи депозитных сумм или перечисления в бюджет

 

Исполнительные надписи, документы к ним

необходимо урегулировать срок хранения

 

01-12

Свидетельства об удостоверении фактов нахождения гражданина в живых, в определенном месте, тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, времени предъявления документов1

5 лет - предложение

 

Свидетельства о передаче заявлений физических и юридических лиц, документы к ним

5 лет - предложение

 

Свидетельства о принятии на хранение документов, документы к ним

предложение :

3 г. после возвращения всех принятых на хранение документов

 

Акты и документы к ним:

а) о протесте векселей

б) о морских протестах;

в) документы, относящиеся к предъявлению чеков к платежу и удостоверению неоплаты чеков

??????

 

Документы по обеспечению доказательств

?????

 

Прочие нотариальные действия

10 лет

 

Постановления нотариуса об отказе в совершении нотариального действия, его приостановлении, отложении, за исключением постановлений, помещенных в соответствующие дела

5 л. - предлагается

 

Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях, кроме помещенных в соответствующие дела

5л.,

ст. 253 Перечня

 

Переписка с Управлением юстиции, нотариальной палатой, гражданами и юридическими лицами по вопросам совершения нотариальных действий, в том числе о выдаче дубликатов, кроме помещенных в соответствующие дела

До прекращения полномочий

 

Расписки в получении документов нотариусом и от нотариуса, кроме помещенных в соответствующие дела

???

Не урегулирован, аналогии нет. 10 л. достаточно

 

 

3. ДОКУМЕНТЫ О РАБОТЕ С КАДРАМИ

Cоответствует разделу 8 Перечня

 

01-28

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним

по личному составу (прием,

перемещение, совмещение,

перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда,

премирование, различные выплаты)

75 л.,

пункт 19 Перечня

 

01-29

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по вопросам: наложения дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, командировках

5 л.,

пункт 19 Перечня

 

01-30

Трудовые договоры, трудовые соглашения, договоры подряда, другие гражданско-правовые договоры

75  лет,

пункт 657 Перечня

 

Личные карточки работников

75 лет,

пункт 658 Перечня

 

Подлинные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения, лицензии, свидетельства)

До востребования,

не востребованные – 75 лет

 

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте

персональных данных

75 лет,

п. 666 Перечня

 

 

4. Налоговый учет и отчетность

 

03-01

Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий

5л., при условии проведения

проверки,

п. 362 Перечня

03-02

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для налоговой отчетности (банковские документы, корешки банковских чековых книжек, извещения банков, квитанции, корешки к ним, и др.)

5л., при условии проведения

проверки,

п. 362 Перечня

Гражданско-правовые договоры подряда и оказания услуг, по хозяйственной деятельности, охране, информационному обслуживанию и т. д.

5 л. после истечения срока действия договора, при условии проведения проверки

Документы о постановке на учет нотариуса в налоговых органах и в иных органах, регулируемых законодательством о налогах и сборах

До сложения полномочий

Книги, журналы, карточки учета:

а) учета доходов и расходов;

б)основных средств (зданий, сооружений), иного имущества;

в)хозяйственного имущества (ценностей);

???? (предложение - 5л. при условии проведения проверки

5 л. после ликвидации основных средств

5 л. при условии проведения проверки

ст. 459 Перечня

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц ( ф. 1-НДФЛ)

5 л. при условии проведения проверки, при отсутствии лицевых счетов – 75 л. ,

п. 394 Перечня

Налоговые декларации, расчеты авансовых платежей, иные формы налоговой отчетности

5 л. при условии проведения проверки, при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л. ,

п. 393 Перечня

Документы о проведении проверок взимания налогов

5 л. при условии проведения проверки,

п. 402 Перечня

Документы о наложенных штрафах, взыскании налогов

5 л.

п. 409 Перечня

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости и документы к

ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, др. выплат

5 л. при условии проведения проверки, при отсутствии лицевых счетов – 75 л. ,

п. 412 Перечня

Лицевые карточки, счета работников

75 л. ЭПК

п. 413 Перечня

[2]