ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КАДАСТРОВОГО УЧЕТА ЗЕМЕЛЬНЫХ УЧАСТКОВ
(Лекция 2 часа).
В процессе ведения ГКН принимается, создается и выдается большое количество документов. С точки зрения организации работы с документами существует три типа документов:
1) входящий - документ, поступивший в учреждение;
2) внутренний - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
3) исходящий - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Основная масса входящих документов - документы, поступающие от лиц заинтересованных в сведениях ГКН и в проведении ГКУ земельных участков.
Заявлениями оформляются все письменные обращения заявителей в ЗКП, в результате которых должна выполняться кадастровая процедура постановки на кадастровый учет или кадастровая процедура учета текущих изменений. Заявлениями оформляются письменные обращения заявителей в ЗКП на получение сведений ГКН. Эти обращения не вызывают необходимости проведения кадастровых процедур. В случае запроса сведений о ранее учтенных земельных участках, данные о которых еще не внесены в ГРЗ КР, может быть инициировано проведение кадастровой процедуры внесения сведений о ранее учтенных земельных участках.
Входящими являются также и другие документы, поступающие в ЗКП, в которых содержатся сведения об объектах недвижимости, прочно связанных с земельными участками и подлежащих учету в ГКН.
В соответствии ФЗ «О ГКН» органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, органы, осуществляющие специальную регистрацию или учет отдельных видов недвижимого имущества, природных ресурсов и территориальных зон, бесплатно в десятидневный срок предоставляют информацию о зарегистрированных правах, наличии объектов недвижимого имущества, прочно связанных с земельными участками, и территориальных зонах органам, осуществляющим деятельность по ведению ГКН, в необходимом объеме».
Т. о. документы, поступающие в ЗКП из указанных организаций, также будут входящими. К ним относят документы, поступающие:
- из Росреестра (справки о правах или копии свидетельств о государственной регистрации прав на земельные участки и отдельных видов недвижимого имущества; выписки из реестра прав о регистрации ограничений);
- территориального органа Росреестра (инвентаризационные описи кадастровых кварталов; документы архива территориального органа, переданные по запросу в земельную кадастровую палату для работы);
- бюро технической инвентаризации;
- органов исполнительной власти (запросы на получение обобщающих сведений о территории муниципального образования; сведения об изменении качественных и количественных характеристик земельных участков).
К исходящим документам относятся документы, создаваемые в ЗКП (кадастровые планы земельных участков, извещения о приостановлении, решения об отказе), выдаваемые зарегистрированные документы.
Любая отчетная документация, которую передают в иные организации, а также документация, которую создают в рамках соглашений по обмену информацией с иными организациями, является исходящей.
Внутренние документы формируют в ЗКП в процессе проведения государственного кадастрового учета. К ним относятся основные документы ГЗК, а также иные технологические документы, создаваемые в процессе работы ЗКП. Перечень внутренних документов включает:
- основные документы ГКН, в которых содержатся сведения об учтенных земельных участках (дежурная кадастровая карта, кадастровые дела);
- книги учета для регистрации входящих и исходящих документов;
- технологические документы, которые образуются в процессе проведения кадастрового учета земельных участков.
В ЗКП организуют документооборот - движение документов в организации с момента их создание или получения до завершения исполнения или отправления, он позволяет следить за исполнением обращений от заявителей.
Организация работы с документами включает регистрацию документов, контроль исполнения документов, формирование дел.
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Входящие и исходящие документы подлежат регистрации в книгах учета. Регистрацию проводят в день получения документа. Исходящие документы регистрируют в день подписания или утверждения.
Основная цель организации контроля исполнения документов - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения документов устанавливают актами органов государственной власти. Сроки исполнения заявлений на постановку на государственный кадастровый учет определены в ФЗ «О ГКН» и составляют один месяц со дня подачи заявки. В этой же статье определены сроки проведения приостановки кадастровых действий и подготовки решения об отказе.
В процессе ведения ГКН предусмотрено формирование кадастровых дел, дел по заявлениям.
Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Для дела устанавливают процедуру формирования и ведения.
Формирование дела заключается в группировании документов, которые помещают в него в соответствии с номенклатурой, систематизации их внутри дела. При поступлении в земельную кадастровую палату документов, требующих в дальнейшем внесения сведений или изменения существующих сведений в документах ГЗК, формируют дело по заявке.
При формировании дела по заявлению на проведение государственного кадастрового учета земельных участков в соответствии с п. 11 Требований к оформлению документов о межевании, представляемых для постановки земельных участков на ГКУ, комплектуют описания земельных участков. Делу по заявлению, присваивают номер, соответствующий регистрационному номеру принятых документов.
Кадастровое дело земельных участков представляет собой скомплектованные в хронологическом порядке документы ГКН по конкретным земельным участкам. После кадастрового учета земельных участков из одного дела по заявке формируют одно кадастровое дело.
Кадастровое дело идентифицируют:
1) кадастровым номером земельного участка - для земельного участка, дело которого открывают после кадастрового учета текущих изменений отраженных в ГРЗ КР сведений о ранее учтенных земельных участках, или для земельного участка, образуемого путем слияния учтенных земельных участков;
2) последовательной совокупностью кадастровых номеров земельных участков - для земельных участков, образуемых одновременно;
3) номером заявки на кадастровый учет - для земельных участков, по которым принято решение об отказе в кадастровом учете.
В кадастровое дело включают все поступающие в орган кадастрового учета документы, касающиеся конкретного земельного участка и не включаемые в установленном порядке в иные документы ГКН, например в ГРЗ КР. К ним относят:
- заявления о постановке на государственный кадастровый учет вновь образуемых земельных участков;
- заявления о кадастровом учете текущих изменений характеристик учтенных земельных участков;
- заявления о предоставлении сведений ГЗК;
- доверенности;
- правоустанавливающие документы;
- соответствующие разделы описаний земельных участков;
- документы, содержащие сведения о регистрации прав и обременении;
В кадастровое дело помещают также все документы, создаваемые в процессе государственного кадастрового учета и не подлежащие выдаче заинтересованным лицам либо не подлежащие включению иные документы ГКН, к которым относят:
- вторые экземпляры извещений о приостановлении кадастрового учета;
- вторые экземпляры решений об отказе в кадастровом учете;
- оригинальный экземпляр изготавливаемого по результатам кадастрового учета КПЗУ,
Кадастровые дела существующих земельных участков относят к делам динамичного архивного хранения, и их целостность обеспечивают за счет соответствующей организации хранения и применения описи включаемых документов. Кадастровые дела земельных участков, прекративших свое существование, относят к делам, пополнение которых завершено и для обеспечения их целостности прошивают и скрепляют печатью.
Регистрировать принятые заявления и выданные в соответствии с ними выписки из ГКН в разных Книгах учета выдаваемых сведений не допускается.
В органе кадастрового учета должна быть организована система хранения документов. Она предполагает создание:
динамичного архива - для хранения документов ГКН по учтенным и зарегистрированным земельным участкам;
статичного архива - для документов ГКН по земельным участкам, прекратившим свое существование.
В динамичном архиве с документами работают в последовательности:
1) составляют карточки архивного хранения на кадастровые дела;
2)вкладывают в кадастровые дела документы по изменениям в порядке их поступления в архив;
3) дополняют опись в кадастровом деле;
4) отмечают на кадастровых делах участки, прекратившие существование;
5) закрывают дело и перемещают его в статичный архив при прекращении существования всех участков по данному делу.
Организация хранения документов представляет собой объединение работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в архив в соответствии с требованиями.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должны помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
В зависимости от сроков хранения дела оформляют полностью или частично. Полностью оформляют дела постоянного, временного хранения и по личному составу.
Вместе с делами в архив передают регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включают в опись.
