Планирование деятельности учреждений культуры (стр. 1 )

Планирование деятельности учреждений культуры

,

консультант Департамента культуры

Ярославской области

Основные культурные события и акценты культурной политики сегодня перенесены на региональный и муниципальный уровни, где создаются стратегии развития сферы культуры с учетом социально-экономических особенностей развития территории, интересов различных категорий населения, потенциала культурных ресурсов, возможностей конкретных учреждений культуры. Работа в текущих экономических условиях ставит специалистов всех уров­ней перед необходимостью принимать быстрые и грамотные решения в самых различных ситуациях, мотивировать работников на производительный творческий труд, стратегически мыслить и принимать меры по решению как многолетних, так и вновь возникающих проблем.

Современная система культурного обслуживания требует от коллекти­вов учреждений эффективного владения инструментами современного менеджмента в сфере культуры. Одним из них является планирование деятельности организаций культуры.

Отметим, что проблема планирования оказалась принципиально новой как в теоретическом, так и в прикладном аспекте. Она актуальна для региональных органов управления и государственных учреждений, а также для муниципальных органов местного самоуправления и организаций культуры всех типов. Это обу­словлено тем, что частично используемая до настоящего момента советская си­стема планирования с самого начала носила унитарный характер, где процессы планирования, анализа и отчетности были предельно централизованы и имели идеологическую направленность. "Сверху" спускались основные направления деятельности эстетического и этического характера, указывались методы органи­зации и управления, диктовались сроки и показатели. Планы работы учреждений представляли собой несколько разделов, отражающих конкретные мероприятия и события массового или камерного характера.

Перестройка экономической системы в 1990-е гг. привела к тому, что большинство российских ведомственных и профсоюзных учреждений культуры были воссозданы как муниципальные. В то время оперативные планы работы организаций культуры сводились к перечислению основных праздников _ народ­ных и гражданских.

Период конца 1990-х - начала 2000-х гг. ознаменовался внедрением ак­тивного культурного программирования. Понятия "целевая программа", "социо­культурное программирование" стали доминировать как плановые инструменты, обеспечивающие перестройку методологии управления. Планы в данном случае стали выступать как конкретизированные подпрограммы, где указывались про­граммные мероприятия, исполнители (организаторы) и сроки реализации мер. Появились региональные программы развития территорий, программы развития конкретных учреждений культуры, в которых была сделана попытка соединить традиционное тяготение к тотальному регулированию всех процессов и субъектов планирования с рыночными механизмами. Сегодня ясно одно: такие образцы программ и планов нужны. В них должны сочетаться интересы потребителей куль­турных услуг, широкая самостоятельность учреждений и необходимость выпол­нения социально-культурных заказов вышестоящих управляющих структур.

В данном случае нелишним представляется обращение к западноевропей­скому и американскому опыту функционирования некоммерческих организаций, так называемому "третьему сектору" экономики.

Соблюдение принципа "служения публике", найденного после долгих лет исканий и перемен в XX в., позволяет сегодня организациям культу­ры западных стран увеличивать количество человеческих, интеллекту­альных, финансовых и капитальных ресурсов за счет использования в своей работе общих принципов менеджмента, в т. ч. анализа и плани­рования.

Очень важно понять, что планирование деятельности учреждения культу­ры - необходимый и основополагающий процесс функционирования современной организации. Его интегрирование имеет такие же управленческие, экономические и эмоциональные последствия, как и "провальные" или успешные концерты. Хо­рошо спланированные виды деятельности становятся фундаментом привлекатель­ной деловой культуры организации, предпосылкой удачных творческих событий и решений. В данной статье мы не будем касаться теоретических основ современ­ного планирования - они хорошо раскрыты в специальной литературе.

Отметим основные принципиальные моменты процесса планирования: принципы, элементы и этапы планирования.

1. Для сферы культуры актуальны перспективное, текущее и, конечно же, оперативное планирование. В прикладном виде это означает необходимость разработки стратегии (программы) развития учреждения на срок от 3 до 5 лет, плана деятельности учреждения на год (прил. 1), планов работы на месяц (прил. 2), планов работы структурных подразделений, планов работы по отдельным направ­лениям.

2.Планирование деятельности целесообразно начинать с предпланового анализа, который базируется на годовых информационно-аналитических отчетах учреждения.

На данном этапе чрезвычайно важно определить главные проблемы внутренней деятельности организации и вызовы внешней среды.

3.Планирование разделяется на следующие этапы: подготовительный, предварительный, основной и заключительный (прил. 3). На подготовительном и предварительном этапах в учреждениях культуры необходимо содействовать тому, чтобы в составлении планов участвовало как можно больше работников. Практическое наблюдение автором процессов планирования в учреждениях подтверждает целесообразность этого. Чем больше и ярче идеи специалистов, высказанные во время "мозгового штурма", тем успешнее и эффективнее ре­зультаты совместной управленческой и творческой деятельности организации.

4. Предплановый анализ невозможен без четких, утвержденных, "про­зрачных" показателей деятельности. Особо заметим, что показатели в учрежде­ниях культуры изначально носят комплексный характер, как и вся культурная деятельность (услуги, мероприятия, направления работы). Однако важно сгруп­пировать показатели по направлениям деятельности учреждения, а также раз­делить их на непосредственные и конечные (прил. 4).

5. План работы обязательно должен следовать правилам деловой культу­ры организации. То есть прежде чем приступить к составлению стратегических, перспективных и текущих планов, необходимо осознать миссию учреждения, цен­ности и приоритеты деловой этики коллектива. Это может быть закреплено в таких самостоятельных документах, как кодекс работников или концепция деятельности, Устав учреждения.

В атрибутике и рекламных материалах следует отразить девиз работы организации.

6. План - логичная и подвижная система. С одной стороны, все его раз­делы должны быть взаимоувязаны друг с другом, служить достижению единой цели. С другой стороны, каждый раздел может стать самостоятельным документом и программой действий в рамках стратегии учреждения.

Основными элементами современной методологии планирования явля­ются:

■ стратегии (программы) развития учреждения;

■ целевые программы развития культуры (федеральные, региональные, муниципальные);

■ специальные, социальные программы и долгосрочные проекты территории (региона, города, микрорайона, поселения);

■ государственные (муниципальные) задания.

На подготовительном и предварительном этапах планирования деятельности учрежде­ния культуры необходи­мо содействовать тому, чтобы в составлении планов участвовало как можно больше работников.

Текущие и оперативные планы деятельности учреждения составляются с учетом перечисленных на рисунке документов.

Взаимосвязи элементов планирования

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие раз­делы (подпланы):

Раздел 1. Характеристика (паспорт) учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде краткого текста либо в табличной форме (паспорт, информационная карта ит. п.). Характеристика в сжатом виде дает основ­ные сведения об организации, подготавливает к восприятию дальнейше­го материала, демонстрирует конечные результаты деятельности в преды­дущем отчетном периоде. Данные должны совпадать с данными отрасле­вого статистического отчета по типу учреждения.

Характеристика должна быть небольшого объема (до 20 предложений или один лист формата А4, размер шрифта - 12-14) и содержать следующую ин­формацию об учреждении культуры:

■ название, местоположение, ведомственная принадлежность, организа­ционно-правовая форма;

■ количественная характеристика ресурсов (кадровых, материально-технических, творческо-производственных, финансовых);

■ качественная характеристика ресурсов (кадровых, материально-техни­ческих, творческо-производственных, финансовых);

■ качественная характеристика показателей деятельности (относительные или натуральные);

■ характеристика внешней среды;

■ рейтинговые результаты (могут быть в качественных характеристиках, должны быть официальными. Как правило, даются управляющими струк­турами).

Раздел 2. Характеристика деятельности учреждения. Это текст, от­ражающий:

■ миссию, долгосрочные цели и задачи деятельности;

■ проблемы, выявленные в ходе предыдущего планового периода;

■ краткую характеристику-анализ показателей деятельности за последний плановый период, последние два-три года, творческий сезон (творческо-производственная, финансовая, хозяйственная, кадровая, управленческая, инновационная).

Раздел 3. Цели и задачи на плановый период. Перечисляются цели, задачи, приоритеты, направления деятельности в течение планового пе­риода.

Раздел 4. План деятельности учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде программы с учетом раздела 3 и указанием основных мероприятий, их исполнителей, бюджета, сроков и показателей.

План деятельности учреждения, в свою очередь, состоит из нескольких подпланов (разделов).

4.1. План центральных (основных, главных и т. п.) мероприятий, со­бытий.

4.2. План административно-управленческой деятельности:

■ рабочие планерки, совещания, "летучки";

■ оргкомитеты по организации мероприятий;

■ совещания с общественным (родительским) активом, попечительским советом;

■ работа с архивом, презентационным материалом;

■ проверки, ревизии.

4.3. План кадровой работы (социального развития коллектива):

■ обучение, повышение квалификации, учебные выезды и семинары;

■ меры по поощрению, сплочению и стимулированию сотрудников;

■ кадровые совещания, аттестация.

4.4. План финансово-хозяйственной деятельности:

■ источники финансирования, учет, распределение, контроль;

■ модернизация оборудования, техническое оснащение;

■ ремонты, реконструкция, строительство;

■ создание базы для проектов и программ;

■ работа с поставщиками, подрядчиками;

■ приобретение оборудования и материалов.

4.5. План деятельности структурного подразделения, клубного фор­мирования. Конкретизирует все формы деятельности структур, субъектов деятельности учреждения, перечисленных в характеристике организации (формирований, отделов, аппарата, бухгалтерии, филиалов, обществен­ных объединений).

4.6. План инновационной, предпринимательской деятельности. Упо­рядочивает решения и действия, связанные с внедрением новых техноло­гий деятельности:

■ реализацию творческих и управленческих проектов;

■ эксперименты;

■ работу со спонсорами и партнерами.

4.7. План выполнения заявок. Составляется в тех случаях, когда заявки имеют циклический характер и поступают от постоянных клиентов, парт­неров.

4.8. Приложения к плану:

■ рекламные буклеты учреждения, события, клубного формирования;

■ график (расписание) занятий в клубных формированиях;

■ график (расписание) деятельности учреждения и его структурных подраз­делений;

■ план-сетка работы на год по месяцам и главным приоритетам деятель­ности (в прил. 5 представлена часть такого плана сетки - с января по июнь).

Оформление планов деятельности учреждения

Приведенные в приложениях разделы годового плана деятельности учреж­дения имеют единую логическую структуру: четыре основные вертикальные графы (столбцы) во всех разделах аналогичны. Они отражают: содержание мер (меро­приятий), сроки их реализации, ответственных исполнителей и плановые показа­тели выполнения мер. По желанию авторов планов могут добавляться графы, указывающие, например, бюджет и партнеров мероприятия, планируемое коли­чество посетителей.

Приложение 1

План ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ НА ГОД

Цели и задачи на плановый период

№ п/п	Содержание мероприятий	Бюджет, тыс. руб.	Показатели (индикаторы) выполнения задачи	Примечания
Цель 1. Приобщение молодежи к культурным ценностям
Задача 1. Расширение культурных услуг для молодежной аудитории
11.1	Оснащение помещения компьютерной техникой	214	Создание молодежного информа­ционного центра в учреждении	До 1 ноября 2010 г.
Задача 2. Вовлечение молодежи в процесс создания электронного банка культурных ценностей г. Ярославля
12.1	Проведение фестиваля презентаций электронных банков культурных цен­ностей	116	Количество участников - до 200 чел. Новые идеи по проведению фести­валя. Создание молодежного клуба	Обеспечение циклич­ности мероприятия. Привлечение партне­ров

План центральных (основных, главных и т. п.) мероприятий, событий

№п/п	Содержание	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Бюджет, тыс. руб.	Показатели мероприятия
1	Праздник	9 мая	Художественный руково­дитель, организационно-методический отдел	120	Посетителей: 800 чел. Доход: 146 тыс. руб.
	ИТОГО: мероприятий

План административно-управленческой деятельности

Содержание	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Тема	Показатели
Планерки	Один раз в неде­лю (понедельник, 10.00)	Директор	Планирование на неделю и месяц
Собрания трудового коллектива	Раз в полугодие	Совет коллектива	10 октября 2009 г. - обсуждение коллективного договора. 14 мая 2010 г. утверждение коллективного договора	Уточнение и закрепление трудовых прав, режима труда работ­ников учреждения
Совещания	По мере необхо­димости
Аттестация	Не реже 1 раза	Заместитель	Утверждение разряда	Доля аттестованных
	в год	директора		работников
Разработка организационно- распорядительных документов	Март 2010 г.		Внедрение проектной деятельности. Подготовка заявок в фонд	Обеспеченность деятельности нормативно - правовыми и распорядительными документами
Фонды, некоммерческое партнерство	Не реже трех раз в год (по Уставу)	Художественный руководитель	15 сентября 2009 г. - организация конкурса детских талантов.	Количество участников и партнеров мероприятии
			1 декабря 2009 г. - планиро­вание на год. 1 января 2010 г. - разработка проектов
Посещение мероприятии и занятии	30 октября 2009 г.		Контроль организации охраны мероприятия	Повышение качества организации
Контрольная проверка	14 декабря 2009 г.		Проверка работы руководителя клубного формирования	Составление рейтинга работы клубных фор­мирований
Ревизия	10 ноября 2009 г. 15 апреля 2010 г.		Бухгалтерская ревизия	Оценка качества ор­ганизации бухгалтер­ского учета и админи­стративной работы
Участие учреждения в конкурсах	Март 2010 г.	Директор	Конкурс "Лучшее клубное учреждение"	Итоги конкурса
Иное

План кадровой работы (социального развития коллектива)