Теория бухгалтерского учета (стр. 3 )

11. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций допускается вести в суммах, округленных до целых рублей. Возникающие при этом суммовые разницы относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов (уменьшение расходов) у некоммерческой организации.

К оценке как к одному из элементов метода бухгалтерского учета предъявляются два основных требования:

1)  реальность оценки - объективное соответствие денежного выражения объектов учета их фактической величине, что требует точного исчисления фактической себестоимости всех объектов учета;

2)  единство оценки - ее единообразие и неизменность, т. е. одинаковые объекты учета должны оцениваться одинаково на всех предприятиях, что достигается установлением обязательных положений и правил учета и калькулирования.

Общим правилом (главным требованием) оценки средств, обязательств и расчетов является отражение фактической себестоимости. И связи с тем, что фактическая себестоимость отдельных видов имущества в течение месяца не может быть подсчитана точно, в текущем учете может применяться условная оценка (учетная цена), но при этом в конце месяца в обязательном порядке определяется фактическая себестоимость объектов, по которой они отражаются в отчетности

Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций

Правила оценки объектов учета в России в последние годы су­щественно изменились и стали больше соответствовать международ­ным. На изменение правил оценки решающее влияние оказали три нормативных документа: Закон «О бухгалтерском учете», Поло­жение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Положение «Учетная политика орга­низации».

Оценка имущества и обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении.

Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется пу­тем суммирования фактически произведенных расходов на его покуп­ку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимос­ти на дату оприходования; имущества, произведенного в самой орга­низации, - по стоимости его изготовления.

В состав фактически произведенных расходов включают затраты на приобретение имущества, уплачиваемые проценты по предостав­ленному коммерческому кредиту, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, таможенные пошлины и иные платежи, затраты на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые сторонней организацией.

Формирование текущей рыночной стоимости производится на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, полу­ченного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены докумен­тально или экспертным путем.

Под стоимостью изготовления подразумеваются фактически про­изведенные затраты на изготовление объекта имущества (стоимость израсходованных сырья, материалов, топлива и др.).

Применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществ­ляющих регулирование бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операци­ям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Феде­рации на дату совершения операции.

Согласно Положению возможно использование различных ва­риантов (методов) оценки многих объектов учета. Например, расходуемые производственные запасы разрешено оценивать любым из четырех методов: по себестоимости единицы запасов; по средней се­бестоимости; по себестоимости первых по времени закупок партий (ФИФО); по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО).

Готовая и отгруженная продукция может отражаться в учете и отчетности в зависимости от принятого порядка списания общехо­зяйственных расходов и использования (или неиспользования) сче­та 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» по четырем вариантам: пол­ной фактической производственной себестоимости; неполной фак­тической производственной себестоимости; нормативной или плановой полной производственной себестоимости продукции; нор­мативной или плановой неполной производственной себестоимости продукции.

Производственные запасы, готовую продукцию и товары разре­шено отражать в балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, когда она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), т. е. разрешено осуществлять оценку по «низшей» сто­имости.

Незавершенное производство в массовом и серийном производ­стве может отражаться в учете и отчетности: по нормативной (плано­вой) производственной себестоимости; прямым статьям расходов; сто­имости сырья, материалов и полуфабрикатов. При единичном произ­водстве продукции незавершенное производство отражается в учете и отчетности по фактическим производственным затратам.

В Положении «Учетная политика организации» установлены ос­новные принципы оценки объектов учета, названные в этом докумен­те допущениями и требованиями: допущение непрерывности деятель­ности предприятия, которое обусловливает целесообразность исполь­зования метода оценки имущества по первоначальной стоимости; допущение последовательности применения учетной политики, тре­бующее соблюдения преемственности выбранных методов оценки объектов учета по годам; требование осмотрительности, ориентиру­ющее предприятие на оценку производственных запасов, готовой про­дукции и товаров по «низшей» стоимости; требование полноты отра­жения в учете всех фактов хозяйственной деятельности, т. е. определе­ние фактической себестоимости приобретения (заготовления) производственных запасов и фактической себестоимости готовой от­груженной и реализованной продукции (работ, услуг).

К синтетическим счетам предусматриваются колонки не только для стоимост­ных, но и для натуральных измерителей с указанием единицы измере­ния.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам, так же как и обо­ротные ведомости по синтетическим счетам, составляют главным об­разом для проверки правильности записей по аналитическим счетам. Итоги оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяют с ито­гами соответствующего синтетического счета. Они должны быть обя­зательно равны.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам используют так­же для наблюдения и контроля за состоянием и движением отдельных видов имущества и их источников.

Оборотную ведомость по аналитическим счетам разных дебито­ров и кредиторов, которые открываются в дополнение к синтетичес­кому счету «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», приме­няют, кроме того, для выведения конечных остатков активно-пассив­ного счета «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Контрольные вопросы:

1. Для чего производится оценка имущества и обязательств?

2. Как показывают в бухгалтерском учете имущество, стоимость которого выражена в валюте?

3. Как оцениваются объекты основных средств, поступившие в организацию в качестве вклада в уставный капитал?

4. Как оцениваются объекты основных средств, поступившие безвозмездно?

5. Назвать методы оценки материально-производственных запасов?

6. Как можно оценить готовую продукцию?

Модуль 5. Первичное наблюдение, документация и документооборот.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ - это бумажный или машинный носитель инфор­мации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждаю­щий факт ее использования.

Первичные бухгалтерские документы – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Велика роль документов для предварительного и последующего контроля над законностью хозяйственных операций, для более эффективного использования ма­териальных, трудовых и финансовых ресурсов организации. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбит­ражах. Важную роль документы играют в контроле над сохранностью собственно­сти. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, произ­водимых на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотребления.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения опе­рации. На основе первичных документов для контроля и упорядочения, для об­работки данных могут составляться сводные учетные документы. При реализа­ции товаров (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных опера­ций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации. Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства зафиксированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утверж­денному руководителем организации перечню: первая подпись - лица, пред­ставляющего функцию общего руководства, вторая - лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организации. При отсутствии главного бухгалтера руководитель организации назначает контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего определенную ответственность.

Операция, связанная с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождается составлением первич­ного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юриди­ческих лиц получают юридически полноценные его копии. Обязанность обеспе­чить участников операции копиями возлагается на организацию, оформляющую эту операцию.

Первичные документы признаются доказательными, если они содержат сле­дующие обязательные реквизиты, т. е. показатели: наименование документа, дата и место его составления; наименование организации, от имени которой состав­лен документ; содержание и количественное измерение хозяйственной опера­ции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личности людей, совершивших операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, офор­мившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или су­дебных органов.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответствен­ность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержа­щихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отра­жения в бухгалтерском учете.

В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участника­ми хозяйственной операции, не допускается. При этом в денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборо­та, т. е. движения документа от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Доку­ментооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей число промежуточных инстанций и минимальное количество времени их на­хождения.

Документ - это письменное свидетельство права на совершение той или иной операции или ее фактического исполнения.

Каждый счет бухгалтерского учета собирает и накапливает информацию о движении отдельного объекта учета. Для подтверждения полноты и правиль­ности записей на счетах в целях руководства хозяйственной деятельностью необходимо иметь общую картину остатков и оборотов по всем счетам, а так­же получить общие суммы остатков и оборотов, просуммировав все записи по счетам, т. е. данные всех учетных объектов (всех счетов) нужно собрать вместе, обобщить.

Обобщение и проверка проводятся в специальных таблицах, которые назы­ваются оборотными ведомостями.

Оборотные ведомости составляются отдельно по счетам синтетического и ана­литического учета за каждый отчетный (налоговый) период.

Откроем счета, запишем в них операции, подсчитаем обороты и выведем сальдо на конец месяца.

Как мы видим, оборотная ведомость по синтетическим счетам — это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам. Заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В обо­ротной ведомости записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок:

1)  начальное сальдо;

2)  обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год);

3)  конечное сальдо (прил. 2).

Если все операции по счетам были разнесены верно, то итоги каждой пары колонок будут между собой равны. Чем объясняется это равенство?

Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного (налогового) периода (сумма средств предприятия всегда равна сумме их источников).

Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной записи операций на счетах в одинаковой сумме.

Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту выте­кает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.

Итак, равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойствен­ном отражении хозяйственных операций на счетах. Значит, нарушение равен­ства итогов оборотной ведомости свидетельствует об ошибке, вызванной нару­шением двойственности отражения операций на счетах.

Двойственное отражение — это запись хозяйственной операции в дебет од­ного и в кредит другого счета в одинаковой сумме.

Оборотная ведомость используется не только для контроля, но и для анализа хозяйственной деятельности предприятия.

По собранным в одну таблицу данным всех ведущихся на предприятии сче­тов можно установить изменения в составе средств и источников, проанализи­ровать итоги финансовых результатов.

Для предприятий, применяющих форму бухгалтерского учета Журнал-Глав­ная, оборотной ведомостью и основанием для составления баланса будет являть­ся сама книга учета Журнал-Главная, в которой совмещаются регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись).

Итак, оборотная ведомость является средством обобщения данных бухгал­терского учета. Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам - контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.

Такое же назначение имеют оборотные ведомости по аналитическим счетам.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются на каждую однородную группу аналитических счетов, объединяющихся своим синтети­ческим счетом или субсчетом.

Итоги оборотной ведомости по аналитическим счетам должны равняться итогам своего синтетического счета или субсчета.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам включает показатели нату­ральные и стоимостные или только стоимостные в зависимости от строения ана­литических счетов, которые она объединяет.

Оборотные ведомости, составленные по счетам аналитического учета, име­ют значение:

1) контрольное - проверка полноты и правильности ведения учетных записей в счетах аналитического учета во взаимной увязке с соответствующим син­тетическим счетом, контроль над движением отдельных видов хозяйствен­ных средств, что важно при решении вопроса обеспеченности ими;

2) аналитическое - данные ведомостей используются для экономического анализа хозяйственных средств предприятия и источников их формирования.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам бухгалтерского учета может быть составлена в шахматной форме.

Особенностью составления шахматной оборотной ведомости является то, что в ней записываются не общие итоги дебетовых и кредитовых оборотов каждого счета, ведущегося на предприятии, а каждая сумма корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции. Сумма хозяйственной операции записывается один раз в клетку, в которой пересекаются корреспондирующие счета: дебет одного и кредит другого счетов. Таким образом, метод двойной записи хозяйственных операций соблюдается.

Сальдовые ведомости также являются средством обобщения данных текуще­го бухгалтерского учета.

Само название ведомостей «сальдовые» говорит о том, что в них присутству­ют только данные об остатках объектов учета. Применяются они для контроля над обеспеченностью предприятия запасами товарно-материальных ценностей, а также в целях проверки соответствия данных бухгалтерского учета и фактического наличия производственных запасов предприятия. Чаще всего сальдовые ведомости составляются перед проведением инвентаризации.

Разновидности документов. Классификация первичных документов.

По своему назначению документы подразделяются на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительным документом оформляют поручение совершить хозяйствен­ную операцию. К таким документам относятся доверенности, наряды, приказы. Но основанием для записи в бухгалтерские регистры распорядительные до­кументы не служат. Они имеют большое значение для предварительного контро­ля над правильностью, т. е. юридической и экономической обоснованностью, совершения операций.

Оправдательные документы содержат сведения о совершившихся хозяйствен­ных операциях. Например: приходные и расходные накладные, различные акты, кассовые чеки и др.

Документы бухгалтерского оформления — это различные расчеты и справ­ки, составляемые бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учет­ных записей. К ним, например, относятся расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизационных отчислений, справки об ошибках, обнаружен­ных в учетных регистрах и подлежащих устранению посредством дополнитель­ных записей и т. п.

Комбинированными называют документы, имеющие несколько назначений из числа указанных выше. Например, расходный кассовый ордер вначале содержит распоряжение о выдаче наличных денег из кассы, а затем после совершения этой операции становится оправдательным документом. Распорядительное и оправда­тельное назначение имеют товарно-транспортные накладные, требования на по­лучение материалов со склада.

Расчетно-платежная ведомость на заработную плату, которая заменяет со­бой составляемые порознь расчетную и платежную ведомости, является сначала документом бухгалтерского оформления, потом при передаче ее в кассу играет роль распорядительного документа и, наконец, после выплаты денег становится оправдательным документом.

Такое комбинирование назначений сокращает общее количество докумен­тов и поэтому широко распространено.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на пер­вичные и сводные.

Первичные документы составляются непосредственно в процессе соверше­ния той или иной операции, и они становятся самым первым письменным свиде­тельством ее осуществления. Таковы, например, кассовые ордера, платежные поручения, накладные, приемосдаточные акты, препроводительные ведомости к сумме с денежной выручкой, акты об установленном расхождении в количест­ве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей.

Сводный документ — это первая ступень обобщения сведений, содержа­щихся в нескольких первичных документах, которая предшествует их бухгал­терской обработке.

Сводными документами являются товарные отчеты материально ответствен­ных лиц, кассовые отчеты кассира, отчеты подотчетных лиц об израсходовании ими денежного аванса (авансовые отчеты).

В зависимости от количества зарегистрированных операций первичные до­кументы делятся в свою очередь на разовые и накопительные.

В каждом кассовом ордере, чеке, требовании, накладной фиксируют един­ственную, однократно совершенную операцию. Такие документы называются разовыми.

В накопительном документе отражают несколько однородных хозяйственных операций по мере их совершения на протяжении некоторого промежутка времени (суток, недели, месяца). Таковы, например, дневные заработные карты и месячные лимитные карты, оформляющие многократный отпуск товарно-материальных цен­ностей от одного материально ответственного лица к другому, путевые листы автома­шин (если они не совмещены с товарно-транспортными накладными) и др.

Значение документирования заключается в том, что документы являются исходным пунктом бухгалтерского учета; основанием для любой бухгалтерской записи, отражающей совершившуюся хозяйственную операцию и ее по­следствия, может быть только документ. В качестве основного источника сведе­ний документы используют и при проведении ревизий, имеющих целью прове­рить законность и хозяйственную целесообразность отдельных операций и всей деятельности предприятия, а также правильность выполнения учетных про­цедур, достоверность отчетности. Осуществляя детальный экономический анализ какого-либо участка или стороны деятельности предприятия, документы зачастую прилагают к исследованию информации, содержащейся в отдельных доку­ментах. Наконец, за документами закреплена роль юридических доказательств при возникновении имущественных, трудовых и иных споров или предъявлении претензий и исков.

Все это говорит о чрезвычайной важности документов. Поэтому огромное значение придается правильности и четкости оформления документов, своевре­менности их составления, точности фиксации в них хозяйственных операций.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составле­ны по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих аль­бомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которые оформляют хозяйственные операции с денежными сред­ствами, подписываются руководителями организации и главным бухгалтером уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые банковские документы не допускается.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть под­тверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6.Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяй­ственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учетные документы.

7.Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумаж­ных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обя­зана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях
для других участников хозяйственных операций, а также по требованию орга­нов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Россий­ской Федерации, суда и прокуратуры.

8.Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами до­знания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инс­пекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с раз­решения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие доку­ментов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и на­копления информации, содержащейся в принятых к учету первичных доку­ментах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской от­четности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах) на отдельных листах и карточках в виде машинограммы, полученной при использо­вании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

1. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности, и группируют их по соответствую­щим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистре бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

2. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосно­ванно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

3. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгал­терского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установ­ленную законодательством Российской Федерации.

Документооборот и его организация.

Прохождение документов от места их составления через этапы проверки и счет­ной обработки до места хранения называется документооборотом.

Все составные документы, служащие основанием для записей в бухгалтер­ские регистры, должны быть представлены в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Здесь они подвергаются всесторонней проверке. Контролируется полнота и правильность их заполнения, подлинность подписей, точность содержащихся в документе вычислений, логическая увязка отдельных показателей между собой и известными бухгалтерии обстоятельства­ми. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Чрезвычайно важным этапом контроля документов является проверка закон­ности и целесообразности совершения документированных операций. Докумен­ты по операциям, которые противоречат законодательству или установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, немедленно передаются главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Проверенные документы, удовлетворяющие всем требованиям, принимаются к учету, т. е. подвергаются счетной обработке. Она заключается в том, что в доку­ментах, которые содержат только натуральную количественную меру совершен­ной операции, рассчитывают и записывают необходимые стоимостные величины, а затем сведения, содержащиеся во всех документах, накапливают и систематизируют посредством ручных или механизированных записей в различные бухгалтерские регистры.

Обработанные документы хранят в бухгалтерском архиве, а по истечении установленного срока (но не ранее проведения очередной документальной ре­визии) передают в общий архив предприятия.

Сроки хранения документов в общем архиве установлены Главным архив­ным управлением. Ответственность за организацию документооборота возложена на главного бухгалтера, и его распоряжения в этой части обязательны для всех работников предприятия.

В свою очередь каждый работник предприятия, имеющий дело с созданием документов и ставящий на них свою подпись, несет ответственность за своевре­менное и доброкачественное оформление документов, достоверность содержа­щихся в них данных и передачу их в бухгалтерию без нарушения сроков, уста­новленных графиком документооборота.

Порядок и сроки хранения документов

До передачи документов в архив предприятия первичные документы, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в металлических шкафах или сейфах, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

При сдаче в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие до 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать ряд требований:

1.  документы постоянного и временного хранения следует группировать раздельно;

2.  подлинники должны быть отделены от копий;

3.  в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;

4.  документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТов и нормативных актов;

5.  в дела группируются документы одного периода (кроме переходящих, как, например, личные дела), при наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца;

6.  приложения к документам присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения;

7.  плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по содержанию (например, отчет за 2003 год составлен в 2004 году, но хранится с документами 2003 года);

8.  документы располагаются в определенной последовательности (отчет о финансовой деятельности - объяснительная записка,
баланс, приложения; лицевые счета сотрудников - в алфавитном
порядке; протоколы заседаний и собраний акционеров - по хронологии и порядку номеров, а документы, подготовленные к ним,
помещают после протоколов в последовательности рассмотрения;
переписку группируют за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности, документ-ответ размещают за
документом-запросом);

9.  папки с документами переплетают, на титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер
в деле с начала года, отчетный период, номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Выдача первичных документов и учетных регистров из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Порядок изъятия и уничтожения документов

Изъятие первичных документов разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии органов, производящих изъятие документов, главный бухгалтер или иное должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

Контрольные вопросы:

1. Дать определение первичного документа?

2. Назовите разновидности документов?

3. Какие формы учетной документации являются унифицированными?

4.Перечислить обязательные реквизиты первичных учетных документов?

5. Что такое документооборот?

6. Сколько лет должны храниться первичные учетные документы?

7. Кто и в каком порядке может изъять первичные документы?

8. Каких видов бывают ошибки в документах и как они исправляются?

9. В чем состоит сущность проверки документов?

Модуль 6. Инвентаризация

Даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений. Фактически имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

•  материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего количество и стоимость может существенно уменьшиться;

•  возможны прямые злоупотребления при учете (хищения,
обвесы и т. д.);

•  возможны ошибки в учетных записях, в том числе при приходовании ценностей.

В целях обеспечения полноты и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета.

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах.

Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления. Она имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищения имущества и т. д.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.