ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЯ:
Комплексная система электронного документооборота bb workspace,
издание Government Service (Государственная служба)
№ | Название раздела | Содержание раздела | ||||||||||||||||||||
1. | Краткое описание типового решения | 1) Описание назначения и целей создания: комплексная автоматизация документооборота решает задачи сокращения времени на согласование документов, поиск документов, повышает исполнительскую дисциплину; главное отличие от аналогичных решений – интерфейс программного продукта, ориентированный на начинающих пользователей ПК. 2) Описание объектов автоматизации: документооборот, учет контактов с гражданами и контрагентами, внутреннее бюджетирование (учет и контроль внутренних расходов). 3) Описание решаемых задач: регистрация и учет всех типов документов, делопроизводство и канцелярия, согласование проектов документов, упорядочение регламентов обработки всех типов документов, учет обращений граждан, учет всех типов контактов с гражданами и контрагентами, учет заявок на расходование средств (автоматизация внутреннего бюджетирования учреждения), учет рабочего времени сотрудников, кадровый учет. | ||||||||||||||||||||
2. | Полное описание концепции решения | 1) Введение: Необходимость использования комплексной системы электронного документооборота bb workspace, издание Government Service (Государственная служба) обусловлено требованиями к современному обществу: оперативность обработки информации, удобство для пользователей при выполнении функций документационной обработки информации. 2) Предпосылки создания системы: Низкая производительность труда, высокие накладные расходы при большом количестве документов, борьба с коррупцией, низкая исполнительская дисциплина. 3) Цель создания системы: повысить производительность труда, сократить накладные расходы при большом количестве документов, искоренить коррупцию, повысить исполнительскую дисциплину. 4) Основные требования, предъявляемые к системе: грамотный пользовательский интерфейс, ориентированный на начинающих пользователей ПК, функциональная насыщенность, промышленная СУБД, простота настройки и администрирования. 5) Состав и структура системы: система содержит визуальный слой bb docflow (документооборот), визуальный слой bb crm (контрагенты и граждане), визуальный слой bb budget (бюджетирование), визуальный слой bb staff (кадры и учет рабочего времени), визуальный слой bb tuning (настройка системы) 6) Обеспечение создания, функционирования и развития системы (план): Предполагается распространение системы на всех подведомственные учреждения для целей организации межведомственного документооборота для работы в режиме «одного окна». 7) Ресурсное обеспечение создания и развития системы (средства): Средства на лицензии для ПО не требуются, т. к. разработчик ( Би») ведет свою деятельность за счет средств федерального бюджета в соответствии с государственным контрактом 6895р/9542 от 01.01.2001 г. Предполагается выделение незначительных средств в рамках котировок на выполнение работ по настройке, адаптации и технической поддержке ПО. 8) Ожидаемый социально-экономический или иной эффект создания системы: прозрачность делопроизводственных процессов, сокращение времени на согласование и поиск документов, повышение оперативности при обработке обращений граждан, оперативное удовлетворение гражданских прав жителей, выявление узких мест при согласовании и обработке документов, повышение профессионализма служащих муниципальных и государственных учреждений. | ||||||||||||||||||||
3. | Перечень автоматизируемых деловых процессов | Описание объекта автоматизации, перечня автоматизируемых процессов: делопроизводство и канцелярия, регистрация и учет всех типов документов, согласование проектов документов, упорядочение регламентов обработки всех типов документов, учет обращений граждан, учет всех типов контактов с гражданами и контрагентами, учет заявок на расходование средств (автоматизация внутреннего бюджетирования учреждения), учет рабочего времени сотрудников, кадровый учет. | ||||||||||||||||||||
4. | Перечень и характеристики существующих объектов внедрения | Перечень регионов, городов РФ, учреждений, где было внедрено решение. Указание масштаба внедрения в каждом случае, с количеством рабочих мест. Указать до 10 основных внедрений: Администрация г. Серпухова (г. Серпухов) – 200 мест, Контрольно-счетная палата Краснодарского края (г. Краснодар) – 50 мест, » - 30 мест, Cанитарно-эпидемиологический надзор Орловской области (г. Орел) – 30 мест, Евразийский банк развития (г. Санкт-Петербург) – 250 мест, (г. Петрозаводск) – 100 мест, (г. Новосибирск) – 100 мест. Указать общее количество внедрений: 45 учреждений и организаций различного масштаба в различных городах РФ. | ||||||||||||||||||||
5. | Правовая принадлежность | Указать принадлежность исключительных прав на созданное решение: Исключительные и авторские права на комплексную систему электронного документооборота («Система эффективного управления bb workspace») принадлежат разработчику - Би», на основании свидетельства РОСПАТЕНТ № от 01.01.2001 г. | ||||||||||||||||||||
6. | Возможность тиражирования | Перечень отраслей, комплексов, ведомств и т. п. подходящих для внедрения данного типового решения: государственные учреждения любой ведомственной принадлежности, муниципальные учреждения различного масштаба. | ||||||||||||||||||||
7. | Архитектура решения, требования к инфраструктуре | Описание технологических компонент, из которых состоит решение: СУБД Microsoft SQL Server 2005, исполняемые модули в виде *.exe и *.dll файлов. Содержит автоматический инсталлятор системы и модуль автоматического обновления системы. Описание стандартного ПО: Система bb workspace состоит из пяти визуальных слоев, четыре из которых служат для автоматизации деловых процессов, один визуальный слой обеспечивает настройку Системы:
Интерфейс каждого визуального слоя состоит из трех фреймов: Дерево, Реестр и Карточка.
| ||||||||||||||||||||
8. | Методология внедрения решения | Включает материалы: 1) Нормативно-правовое обеспечение: Типовой набор распорядительных документов, обеспечивающих применение типового решения, включая «Положение об электронном документообороте» предоставляется при поставке ПО. 2) Методология внедрения: Предоставляется план внедрения, который описывает, каким образом организовать внедрение ИС на предприятии с использованием Типового решения (рекомендации по созданию команды внедрения, организации системы мотивации, типовой график внедрения и т. п.). 3) Методология настройки. Предоставляется документ, который описывает наиболее распространенные подходы к настройке программного обеспечения. Пример краткого плана настройки: Установка и настройка системы bb workspace на сервере: 1. Инсталляция Системы на сервере производится с помощью актуальной редакции файла bbinstall. exe с указанием sql-пользователя для установки "sa" (system administrator SQL-server, пароль для которого задается при установке SQL Server). Видеоролик по установке Системы: bbinstall. avi. 2. Если необходимо, производится корректировка пользователя базы данных, для этого: 2.1. В Microsoft SQL Management Studio 2005 добавляется новый пользователь "eDocsAdmin" с правами "Owner" для базы OPERATIVE (если не менялось название БД при установке); 2.2. В IniEditor. exe вместо пользователя "sa" указывается "eDocsAdmin" и его пароль. 3. Далее производится загрузка файла лицензий в IniEditor. exe в базу данных. 4. В Визуальном слое bb staff производится настройка оргструктуры организации (всех подразделений, в которых будут работать пользователи): 4.1. Добавляются (или переименовываются существующие) подразделения организации; 4.2. Добавляются (или переименовываются существующие) пользователи Системы; 4.3. Производится генерация электронно-цифровых ключей для каждого пользователю на закладке "Ключи". 5. В Визуальном слое bb tuning осуществляется настройка маршрутов обработки и загрузка шаблонов документов: 5.1. Настройка дерева типов документов, номенклатуры дел и проектов, типов контрагентов, бюджетообразующих статей; 5.2. Настройка автонумерации по каждому типу документа. 6. Также следует настроить ярлыки на рабочем столе для запуска Системы. 4) Преднастроенное программное обеспечение. К комплекту документов прилагается демонстрационная база данных СЭД, в которой выполнены все настройки согласно Методологии настройки. 5) Обучающие видеоролики: Предлагаются курс из обучающих видеороликов по различным темам автоматизации делопроизводства: 1. Архитектура Системы электронного документооборота и основные принципы работы во всех Визуальных Слоях. (3,4 Mb) 2. Технология работы Руководителя и заместителя Руководителя. (3,7 Mb) 3. Технология работы личного помощника руководителя. (11 Mb) 4. Технология создания документов, контроль заполнения полей на обложке документа и работа с номенклатурой Дел. (15 Mb) 5. Технология подготовки, согласования и рассылки документа на примере приказа по основной деятельности. (14 Mb) 6. Технология регистрации и обработки входящей корреспонденции. Формирование резолюций по входящей корреспонденции. (10 Mb) 7. Технология подготовки и отправки исходящей корреспонденции. (6,3 Mb) 8. Технология работы с Задачами (Резолюциями, Поручениями) и их делегирование нижестоящим сотрудникам. Контроль исполнения. (6,4 Mb) 9. Технология работы с договорами на примере согласования и выпуска хозяйственного договора. (4,4 Mb) 10. Технология работы со связанными документами. (5,7 Mb) 11. Технология работы с Проектами. (2,8 Mb) 12. Технология планирования и исполнения Бюджета. Формирование дерева бюджетообразующих статей. (1,4 Mb) 13. Технология планирования Бюджета. Формирование и согласование финансовых Лимитов по бюджетообразующим статьям. (2,5 Mb) 14. Технология исполнения Бюджета. Формирование и обработка финансовых Заявок по бюджетообразующим статьям. Связь с документами из bb docflow. (8,8 Mb) | ||||||||||||||||||||
9. | Расчет бюджета на внедрение типового решения | Типовой расчет затрат на внедрение типового решения: 1) Расчет стоимости программного обеспечения типового решения с необходимыми лицензиями на продукты третьих фирм: - Серверная и пользовательские лицензии на bb workspace (издание Government Service) – 0.00 р. - Серверная лицензия Microsoft Windows 2003 Server – 21 т. р. - Лицензия на СУБД Microsoft SQL Server 2005 Express Edition – 0.00 р. - Лицензия на офисный пакет Open Office – 0.00 р. 2) Расчет стоимости аппаратного комплекса в минимально возможной конфигурации, требующегося для развертывания программного комплекса: - Сервер с конфигураций Intel Xeon 5030 / 1 Гб /120 Гб – 30 т. р. 3) Расчет стоимости работ по развертыванию и настройке аппаратно-программного комплекса на территории заказчика: - при самостоятельном внедрении (силами сотрудников учреждения) – 0.00 р. - при использовании сотрудников Би» (или сертифицированных агентов) – от 50 до 150 т. р. в зависимости от объемов и сложности автоматизируемых процессов 4) Расчет стоимости обучения персонала заказчика: - при самообучении (с использованием обучающих видеороликов) – 0.00 р. - при использовании сотрудников Би» (или сертифицированных агентов) – от 30 до 100 т. р. в зависимости от количества часов обучения (групповые или индивидуальные для руководителей). 5) Расчет стоимости технического и консультационного сопровождения всего аппаратно-программного комплекса в течение одного года после приема в промышленную эксплуатацию: - зависит от выбранного уровня технической поддержки (от количества используемых услуг Би») и составляет от 40 т. р. до 400 т. р. в год. | ||||||||||||||||||||
10. | Ключевые слова | Электронный документооборот, Электронное правительство, система электронного документооборота, bb workspace, Government Service, Государственная служба | ||||||||||||||||||||
11. | Контакты | ФИО ответственных, контактные телефоны, адрес сайта 1) Контакты правообладателя (он же разработчик) ЗАО "Дабл Би" Россия, г. Москва, ул. Твардовского, дом 8, стр. 1 http://www. ***** Тел.: +7 (4 Факс: +7 (4 mailto:*****@***ru skypeID=bbsoftware 2) Контакты ведомств, где решение внедрено: - Управляюший делами Администрации г. Серпухова, , +7 (49, *****@***ru - Сергей Буренков, Начальник отдела банковских информационных технологий Евразийского банка развития. тел. +7 (7, факс +7 (7+6000; моб. +7 ; e-mail: *****@***org | ||||||||||||||||||||
12. | Дополнительные материалы | Ссылки на демо-версию, описания, таблицы, фотографии, диаграммы, справки, публикации, копии постановлений, и т. д.: Демо-версия: http://*****/files/bbinstall. exe Страница со скриншотами программы: http://*****/products. php Страница с полезной информацией для загрузки: http://*****/download. php, включая: Конкурентные преимущества Системы: http://*****/advant. php Экономическая эффективность Системы: http://*****/economica. htm Файл справки по системе: http://*****/files/help. zip Видеоролик: архитектура грамотной эргономики: http://*****/files/video/part1.swf Видеоролик: установка Системы "с нуля": http://*****/files/video/bbinstall. avi По возможности – сравнительные характеристики с другими аналогичными системами: Сравнительный обзор на примере издания Corporate Business (во многом похоже на издание Government Service): http://www. *****/Analytics/EDMS. aspx В Ежегодном послании Президента РФ Федеральному Собранию от 01.01.2001 г. Дмитрием Медведевым был приведен пример успешного использования системы электронного документооборота в Администрации города Серпухова: «В одном из откликов, который я получил на известную статью "Россия, вперёд!" - он пришел из Серпухова - указывается, что внедрение таких технологий, в частности так называемого "электронного правительства", существенно ослабит проблемы с коррупцией, позволит избавиться от стояния в очередях, от траты денег и времени. Это, очевидно, так». Ссылка на полный текст послания Федеральному Собранию Российской Федерации: http://*****/transcripts/5979 |
